BUDSJETT Felles studentsystem. Felles Studentsystem og Samordna opptak

Transkript

1 BUDSJETT 2014 Felles Studentsystem og Samordna opptak Dette notatet gir en samlet oversikt over de vedtatte budsjetter, arbeidsoppgaver og prioriteringer for 2014, som styrene til Felles studentsystem og Samordna opptak vedtok i Felles studentsystem Det er budsjettert med 22 årsverk til brukerstøtte, vedlikehold og videreutvikling av FS. Det er videre budsjettert med 4 årsverk til FS-sekretariatet og et tilskudd fra Kunnskapsdepartementet til FS-sekretariatet på kroner I 2014 var det ca. 12 årsverk som styret kunne bruke til å prioritere oppgaver. Pr har Samarbeidstiltaket FS 52 medlemsinstitusjoner. Som hovedsatsninger for 2014 har styret for FS prioritert følgende oppgaver: - Ferdigstillelse av Ny StudentWeb - Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen - Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR - Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter - Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering - Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem I første tertial ble det i all hovedsak arbeidet med ny StudentWeb, digital eksamen, integrasjoner og ny versjon av FS. I andre tertial ble arbeidet med å få alle institusjoner som driftes av USIT over på felles VPD-databaser ferdigstilt. Digital karakterutskrift som skal kunne signeres digitalt, ble laget. Det ble også jobbet videre med StudentWeb, modernisering av Søknadsweb og ny mal for vitnemål ble levert. I tredje tertial skal det arbeides med bl.a levering av ny versjon av FS, der mal for ny PhDvitnemål leveres, 1. versjon av ny StudentWeb skal fullføres, og utvikling av de første datavarehusrapporter med Tableau skal igangsettes. Finansieringen av FS Det ble søkt Kunnskapsdepartementet om bidrag til FS-sekretariatet på kroner. KD har bevilget kroner. Beregningsmodellen som brukes til å fordele utgiftene mellom institusjonene tar utgangspunkt i antall registrerte studenter. Tallene hentes fra DBH (Database for statistikk om høgre utdanning), og er for 2014 gjennomsnittet av antall studenter høsten 2012 og våren Beregningsmodellen baseres på en minstepris på kroner for antall studenter opp til 500. Deretter beregnes en pris for antall studenter mellom 501 og , og halve prisen pr student over

2 For 2014 ble dermed prisen pr student mellom 500 og kroner 121,11 og pr student over kroner 60,55. Drift av FS for institusjonene Fra og med overtok FS ansvaret for bestilling av driftstjenester. 30 % av kostnadene fordeles jevnt, resterende 70 % av kostnadene fordeles med utgangspunkt i gjennomsnitt av antall registrerte studenter høsten 2012 og våren I 2014 kom kostnader til innføring av prosjektet og til investering i 2 servere i tillegg til ordinære driftskostnader. Disse utgiftene beløper seg til kroner

3 Utgifter og inntekter 2014 for FS (22 årsverk til brukerstøtte/utvikling og 4 til sekretariat) Utgifter og inntekter 2014 for utvikling og forvaltning av FS ( 21,87 årsverk til brukerstøtte/utvikling og 3,87 til sekretariat) Utgifter Timepris Sekretariat 3,87 årsverk Betalingskurs 0,1 årsverk Forvaltning og Vedlikehold 9,26 årsverk Videreutvikling 4,42 årsverk Nyutvikling 6 årsverk Nyutvikling 2,1 årsverk Forvaltning og vedlikehold Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (3,87 årsverk) Kjøp av personell fra USIT for betalingskurs, basert på omfanget i 2013 (0,1 årsverk/150 timer) Kjøp av personell fra USIT til forvaltning og vedlikehold (9,26 årsverk/ timer) Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av funksjonalitet (4,42 årsverk/6 630 timer) Utvikling av ny funksjonalitet Kjøp av personell fra USIT til utvikling av ny funksjonalitet (6 årsverk/9 000 timer) Digitalisering og prioriterte områder Kjøp av personell fra USIT til utvikling av ny funksjonalitet (2,1 årsverk/3 120 timer) Leie av infrastruktur, drift av utviklingsmiljø og fellestjenester Konsulentbistand Konferansedeltakelse, kompetanseoppbygging Reiser/kurs sekretariat og brukerstøtte Bevertning på møter og kurs Seminarer/Brukerforum/Kontaktforum Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie Utgifter i forbindelse med standardiseringsarbeide Prosjektleder STAR andre utgifter SUM UTGIFTER Inntekter KD Bidrag fra Kunnskapsdepartementet til sekretariatet Vedlikehold og Betaling fra institusjonene Videreutvikling ( ) Betalingskurs Inntekter fra betalingskurs Ubrukte midler Ubrukte midler fra SUM INNTEKTER

4 Utgifter og inntekter 2014 for drift av FS (0,13 årsverk til brukerstøtte/utvikling og 0,13 til sekretariat) Utgifter (basert på utkast fra USIT) Timer Kjøp av personell til FS-sekretariat (0,13 årsverk/200 timer) Kjøp av personell til FS-brukerstøtte (0,13 årsverk/200 timer à 755,-) Kostnader Infrastruktur (økt lagring, færre servere) Timer Ordinær drift SUM DRIFT OG INFRASTRUKTUR Timer Innføringsprosjekt Ny-FS-Drift Kostnader Investering i 2 stk servere SUM INNFØRING/OVERGANG TOTALT Inntekter Inntekter Innbetaling fra institusjonene SUM INNTEKTER

5 Samordna opptak Samordna opptak (SO) er opprettet med hjemmel UH-loven 1-4 (4). SO har som formål å tilrettelegge og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak ved hjelp av den nasjonale opptaksmodellen. I tilknytning til dette skal SO gi råd og informasjon til lærestedene, berørte etater og organisasjoner. Samordna opptak har også ansvaret for drift av Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB), felles klagenemnd for studentsaker, nasjonal klagenemnd for opptakssaker og en interaktiv vurderingstjeneste. SO har også saksbehandling av spesielle søkergrupper, bl.a. søkere med utenlandsk utdanning. SO skal være et rådgivende organ innenfor sitt arbeidsområde og levere nødvendig statistikk og rapporter om opptaket til departementet. SO er administrativt tilknyttet Universitetet i Oslo, har eget budsjett og kjøper tjenester, herunder utviklingstjenester, fra Universitetet i Oslo. SO har egne avtaler om dette. SO har eget styre som er oppnevnt av departementet, og som har ansvar for den faglige driften av SO. ÅRSPLAN Gjennomføre NOM2014 på en profesjonell og servicevennlig måte for søkerne Det er planlagt følgende tiltak: Gjennomføre NOM2014 på samme måte som NOM2013 med følgende endringer: Forbedre nettsøknaden slik at søker har oversikt over historikken Gjenopprette maskin-til-maskin-forbindelsen med det sentrale folkeregisteret Gi god informasjon, både muntlig og skriftlig Det er planlagt følgende tiltak: Sørge for tilstrekkelig bemanning av førstelinjen Bearbeide informasjonen som sendes til søkerne i henhold til Klarspråkprinsippene Utvikle tekniske løsninger/informasjon som følger myndighetenes krav Det er planlagt følgende tiltak: Fortsette SO 3.0-prosjektet Igangsette arbeidet i linjen som skal sørge for et vellykket mottak av nye tjenester fra prosjektet Fortsette gjennomgangen av system og rutiner med tanke på kravene i personopplysningsloven, og andre relevante lover og forskrifter Gjennomføre samorganiseringen med FS Når overordnede beslutninger er tatt, er det planlagt følgende tiltak:

6 Bidra til tydelig rolleavklaring mellom KD, vertsinstitusjonen og den nye organisasjonen Få på plass tydelige avtaler og rutinedokumenter for tjenester som kjøpes av vertsinstitusjonen Få på plass ny organisasjonsstruktur, bemanningsplaner og stillingsbeskrivelser Bidra til at samorganiseringen blir vellykket med tanke på fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Bidra til å finne egnede lokaler for den nye organisasjonen

7 Utgifter og inntekter 2014 for SO Utgifter Timepris Lønn og konsulenttjenester Fastlønn Fastlønn, inkl. feriepenger og arbeidsgiveravgift xx årsverk Løslønn Løslønn inkl. feriepenger og arbeidsgiveravgift 3,2 årsverk SUAF-SO 4,13 årsverk Kjøp av personell fra USIT til utvikling (xx årsverk/xx timer) Løvdal Conculting Kjøp av konsulenttimer, NVB lønn og konsulenttjenester Drift Husleie og Infrastruktur Søkerhåndbøker SMS-kostnader Databasedrift, telefoni Kunngjøringer Styret Personalseminar Kompetanseutvikling Ekstern virksomhet Nasjonal klagenemnd opptakssaker Felles klagenemnd, studentsaker Abonnementer Utstyr/programvarer/møbler Rekvisita Serviceavtaler SUM drift lønn, konsulenttjenester og drift Overført til SO Overføres til SUM UTGIFTER Inntekter KD Tildeling fra Kunnskapsdepartementet Ubrukte midler Ubrukte midler fra SUM INNTEKTER

8 Rapport og planer for SO 3.0 for 2014 Utgifter Timepris Fastlønn 3 årsverk SUAF-SO 7,33 årsverk Lønn og konsulenttjenester Fastlønn, inkl. feriepenger og arbeidsgiveravgift Kjøp av personell fra USIT til utvikling og prosjektledelse (7,33 årsverk/ timer) lønn og konsulenttjenester Drift Driftskostnader SUM drift SUM UTGIFTER Inntekter KD Tildeling fra Kunnskapsdepartementet Ubrukte midler Midler overført fra Overført fra ordinært budsjett SUM DISPONIBELT FOR SO