PROTOKOLL TIL STYREMØTE NR. 4/ A. PROTOKOLLER... 2 SAK 38/13. STYREPROTOKOLL FRA MØTE 3/13...2

Transkript

1 PROTOKOLL TIL STYREMØTE NR. 4/ september klokken 10.30, Lysebu. Til stede: Kari Randen, Stig Søderstrøm, Stian Eriksen, Marte Sletten, Reidar Foss, Sigrid Gårdsvoll, Kjersti Aastad, Wenche Olsen Forfall: Jorund Andersen, Sylvi Graham, Adrian Farner Rogne Referent: Silje Kristin Noer Johansen SAKSKART PROTOKOLL TIL STYREMØTE NR. 4/ A. PROTOKOLLER... 2 SAK 38/13. STYREPROTOKOLL FRA MØTE 3/ B. ORIENTERINGSSAKER... 2 SAK 39/13. REKRUTTERING...2 SAK 40/13. VERKTØYKASSE...2 C. DISKUSJON... 2 D. VEDTAKSSAKER... 3 SAK 41/13 ARBEIDSPLAN E. REGNSKAP OG BUDSJETT... 3 SAK 42/13 REGNSKAP OG BUDSJETT...3 F. EVENTUELT... 6 G. FORSLAG TIL MØTEPLAN... 6

2 A. PROTOKOLLER SAK 38/13. STYREPROTOKOLL FRA MØTE 3/13 Protokoll fra styremøte 3/13 ble lagt fram for styret. VEDTAK SAK 38/13: Protokoll fra styremøte nr. 3/13 godkjennes. B. ORIENTERINGSSAKER SAK 39/13. REKRUTTERING Styret ble informert om årets rekrutteringsrunde opp mot kommunene som har vært basert på utsendelser og målrettet annonsering. Vi har noe nyrekruttering og er i dialog med flere kommuner. VEDTAK SAK 39/13: Styret tar saken til orientering SAK 40/13. VERKTØYKASSE Styret ble presentert den nye ressurspermen kalt «verktøykasse for alkovett» som skal tilbys til de forskjellige AV-OG-TIL kommunene. VEDTAK SAK 40/13: Styret tar saken til orientering Ingen saker C. DISKUSJON Styremøte #4-13 Protokoll side 2

3 D. VEDTAKSSAKER SAK 41/13 ARBEIDSPLAN 2014 Styret fikk presentert et foreløpig forslag til aktivitetsplan for 2014 laget på bakgrunn av handlingsplanen for Denne skal brukes som grunnlag for søknad til Helsedirektoratet. I tillegg til arbeidsplan skal det rapporteres på: 1) Resultat i forhold til prosjektets planer og målsetting 2) En beskrivelse av aktivitetens/tiltakets omfang og anslag av hvor mange i målgruppa som er nådd 3) En beskrivelse av den frivillige innsatsen 4) Vurdering av foreløpig regnskap 5) Aktivitetsplan 6) Budsjett Daglig leder argumenterte for at retningslinjene for neste års tildeling fra Helsedirektoratet ikke har kommet enda og at det kan bli behov for korrigeringer i henhold til disse. VEDTAK SAK 41/13 Daglig leder ferdigstiller arbeidsplanen i tråd med innspillene gitt av styret og eventuelle signaler fra Helsedirektoratet. E. REGNSKAP OG BUDSJETT SAK 42/13 REGNSKAP OG BUDSJETT Resultat Gjenstår Prognose 2013 Budsjett Statsstøtte Kontingenter Momskompensasjon Avsetninger Renteinntekter Totale inntekter Sekretariat AV-OG-TIL generelt Trafikk Båt- og badeliv Idrett og friluftsliv Styremøte #4-13 Protokoll side 3

4 6. Samvær med barn og unge AdWatch Styrets arbeid AV-OG-TIL lokalt AV-OG-TIL Prat Alkovett Totale kostander DRIFTSRESULTAT Første kolonne viser resultatregnskap per basert på tall fra regnskapsavdelingen. Andre kolonne viser forventede/gjenstående kostnader/inntekter, tredje kolonne viser prognoser over årets kostnader/inntekter. Inntektene består av aktivitetstilskudd til arbeid for alkoholfrie soner. I tillegg er det overført kr som ble ført som avsetninger i Momskompensasjonen gis på bakgrunn av utgifter til tjenester i Disse blir gjennomgått i forbindelse med søknad om momskompensasjon, så foreløpig er tallet usikkert. KOMMENTARER AVDELINGSVIS FOR RESULTATREGNSKAP: 1. Sekretariat: Kostnadene gjelder drift av kontor, husleie, felleskostnader i Torggata 1, personalutvikling (kurs), lønn, data- og webkostnader og administrasjon. 2. AV-OG-TIL generelt: Nyhetsovervåkning, kostnader til nettsider, trykking av årsrapport, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen, kostnader knyttet til årsmøtet. 3. Trafikk: Kostnader knyttet til produksjon og gjennomføring av kampanje. 4. Båt- og badeliv: Lønnskostnader, møtevirksomhet for styringsgruppa for Klar for sjøen, produksjon av kampanjemateriell, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen, annonser og andre kostnader knyttet til gjennomføring av kampanjen. 5. Idrett og friluftsliv: Lønnskostnader, produksjon av kampanjemateriell, annonser og andre kostnader knyttet til gjennomføring av kampanjer. 6. Samvær med barn og unge: Lønnskostnader, kostnader i forbindelse med kampanjeaktiviteter, annonsering og deltagelse på Miniøya. 9. AdWatch: Lønnskostnader og kostnader knyttet til overvåkning. 10. Styrets arbeid: Reise- og møtekostnader for styrerepresentanter. 15. AV-OG-TIL Lokalt: Lønnskostnader, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen, utgifter i forbindelse med Styremøte #4-13 Protokoll side 4

5 energisamling for lokale koordinatorer gjennomført i mars 2012 og gjennomføring av fokusuka. 17. alkovett: Lønnskostnader PROGNOSE I prognosen er det gjort beregning av forventede kostnader. 1. Sekretariat: Kjente driftskostnader for hele året er beregnet, samt revisjon. Dette må justeres mot slutten av året (når de fleste kostnadene er kjente og slik vanlig praksis er), og de avdelingsvise budsjetter må justeres i forhold til dette. 2. AV-OG-TIL generelt: Nyhetsovervåkning, abonnement, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen. 3. Trafikk: Kostnader til trafikkampanje i uke 23 og uke 50 og fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen. 4. Båt- og badeliv: Prognosen dekker gjenstående lønnskostnader, meningsmåling og resterende kostnader til kampanjen Klar for sjøen. 5. Idrett og friluftsliv: I prognosen er det gjort beregning av andel lønnsmidler, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen og kostnader til kampanje. 6. Samvær med barn og unge: I prognosen er det beregnet utgifter til lønnskostnader, kampanje og produksjonsutgifter. 9. AdWatch: Kostnader til samarbeidsavtalen med EUCAM og utgifter til abonnement og reise til møte i EUCAM, samt kostnader knyttet til feltarbeid og produksjon av rapporter. 10. Styrets arbeid: Kostnadene kan bli lavere enn budsjettert. 15. AV-OG-TIL Lokalt: Fordeling av kostnad knyttet til undersøkelse av holdninger i befolkningen, lønnsutgifter, beregnede kostnader til fokusuka, lokal aktivitet og rekruttering. 17. AV-OG-TIL Prat: Kostnader til drift og markedsføring av programmet. 18. Kostnader til kampanjeutvikling og kampanjedrift. VEDTAK SAK 43/13: Det fremlagte regnskapet tas til etterretning. Styremøte #4-13 Protokoll side 5

6 F. EVENTU ELT G. FORSLAG TIL MØTEPLAN 19. november kl Kari Randen Daglig leder Styremøte #4-13 Protokoll side 6