Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Mandag 11. juni 2018, kl Møtested Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer Leder Edvin Ræstad til stede i møtet Nestleder Jens Petter Brandlie Varamedlem Torleiv Dengerud Forfall Lise Løvdokken Moen Andre til stede i møtet Ordfører Solveig Vestenfor, t.o.m. sak 15/2018 Rådmann Tone Tveito Eidnes Økonomisjef Erik Braaten, sak 15/2018 Nestleder fellestjenester Kari Hallingstad Medgard, sak 16/2018 Revisor Elin Dokken Myhre, Kommunerevisjon IKS Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 15-16/2018 SAKSKART Saker til behandling: 15/2018 Årsregnskap Ål Kraftverk KF 2017, kontrollutvalgets uttale 16/2018 Restanseliste oversikt over saker i kommunestyre i 2017 Drøftings- og orienteringssaker: Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Ordfører orienterte kort om bl.a.: Ål kommunes fond og avsetning til disse. Nedgang i folketallet i Barneantallet synker. Prognosene tilsier færre fødte barn i årene fremover. Skolestrukturen må tilpasses fremtidige årskull. Skolestruktur har vært et tema etter omstillingsarbeidet i Kommunen er ikke fullstendig i mål med alle næringsarealene i forhold til kommunedelplanen. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om: Avdelingsledermøter hvor det gjennomføres lederopplæring, hvor budskapet bl.a. er den positive utviklingen og endringen i kommunen. 1

2 Rådmann og økonomisjefen har vært to på dagers-besøk hos Markedskraft, hvor de har fått god opplæring vedr. kraft. Sak 15/2018 Årsregnskap Ål Kraftverk KF 2017, kontrollutvalgets uttale Dokumenter: Årsregnskap Ål Kraftverk KF 2017 Årsmelding Ål Kraftverk KF 2017 Revisjonsberetning for 2017 Revisjonsbrev 2017 Dokumentene ettersendes Saksopplysninger: Ål Kraftverk KF er et kommunalt foretak (KF) etter kommuneloven kapittel 11. Virksomheten er en del av kommunen som juridisk person. På grunnlag av tilsynsansvaret etter kommuneloven skal kontrollutvalget gi uttale til årsregnskapet og årsmeldingen for virksomheten. Revisjon er utført av Kommunerevisjon IKS etter gjeldene lover, forskrifter og god kommunal revisjonsskikk. Forslag til vedtak (Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS): Kontrollutvalget har i møtet behandlet Ål kraftverk KF sitt årsregnskap for 2017 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra revisjonssjef på at han er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egenregi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Merknader til årsregnskapet 2017 fra revisor Revisor har ikke rapportert vesentlige merknader til årsregnskapet til Ål kraftverk KF for Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i

3 Kontrollutvalgets uttale til Ål kraftverk KF sitt årsregnskap for 2017 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Ål kraftverk KF for 2017, samt revisjonsberetning 2017 og revisjonsbrev. Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for foretakets økonomiske stilling pr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetning, legger til grunn styrets vurdering, og anbefaler at årsregnskapet til Ål kraftverk KF godkjennes slik det er framlagt. Behandling i møtet Økonomisjef Erika Braaten gjennomgikk årsrapporten fra administrasjonen og informerte om bl.a. Driftsresultat etter skatt i 2017 kr. 15 millioner, som tilsvarer 2,6 millioner bedre enn 2016 Andelen sikringshandel i 2017 var ca. 185 GWh til en gjennomsnittspris på kr. 22,91 øre/kwh Volumet som ikke var sikret ble løpende solgt i spotmarkedet. Salget til lokale kunder har vært litt lavere enn i Totalt salg fra Ål kraftverk KF i 2017 var 109,2 GWh. Revisor Elin D. Myhre informerte kort om bl.a.: Usikkerhet knyttet til de skatte- og avgiftsmessige konsekvenser av sluttbrukersalg med underskudd. Underskuddet kommer som følge av at Ål Kraftverk KF selger strøm til forbrukerne i Ål til spot-pris uten påslag. De skatte- og avgiftsmessige konsekvenser av praksisen må avklares med Skatteetaten og/eller juridisk kompetanse innen skattemelding 2017 skal leveres. Økonomisjef og revisor ga k-utvalget god orientering om årsregnskapet og forklaring av det regnskapstekniske. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 11. juni 2018 behandlet Ål Kraftverk KF sitt årsregnskap for 2017 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra hhv. revisjonssjef og konstituert fagog oppdragsansvarlig , på at de er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. 3

4 Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egen regi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Merknader fra revisor Revisors tidligere vesentlige merknader til Ål Kraftverk KF er fulgt opp og brakt i orden. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyrets vedtak som er relevante for regnskapet er fulgt opp i regnskapet. Kommunestyret har for øvrig ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i Kontrollutvalgets uttale til Ål Kraftverk KF sitt årsregnskap for 2017 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Ål Kraftverk KF for 2017, samt revisjonsberetning 2017 og revisjonsbrev datert 6. juni Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for foretakets økonomiske stilling pr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter i alt vesentlig tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Ut over dette vil kontrollutvalget bemerke følgende: Kontrollutvalget anmoder styret i Ål Kraftverk KF om snarlig i 2018 å avklare de forholdene som revisjonen har tatt opp i revisjonsbrev av 6. juni Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Ål Kraftverk KF godkjennes. Sak 16/2018 Restanseliste oversikt over saker til kommunestyre i 2017 Dokumenter: Ingen Saksopplysninger: I møtet ble rådmannen anmodet om å legge frem en oversikt over alle saker som er vedtatt av kommunestyret og formannskap, og som ikke er avsluttet herunder vedtak, hvem som er ansvarlig for gjennomføring, frist og status. 4

5 I møtet informerte rådmannen kort om: Forskjellige prosjekter i de ulike sektorene og om de er gjennomført eller fortsatt pågår. Kommunen mangler et it-system som gir et enkelt og god oversikt automatisk. Kontrollutvalget drøftet saken og ønsket som en minimum en oversikt med følgende punkter: Saksnr.: Saksnavn: Vedtak: Saksbeh: Gjennomføring/dato: Vedtak i møtet : Kontrollutvalget anmoder rådmann om å legge frem en oversikt, for 2017, over samtlige kommunestyre-sakers behandling og gjennomføring, til første møte i k-utvalget i I møte : Kontrollutvalget fulgte opp vedtak fra møtet , sak 16/2017, og hvor rådmann ble anmodet om å legge frem en oversikt for 2017, over samtlige saker i kommunestyret og dets behandling og gjennomføring. I møtet orienterte rådmannen om: Det har blitt utarbeidet en oversikt over samtlige kommunestyre-saker, saksbehandler og gjennomføring, som anmodet om fra k-utvalget i møtet Listen er lagt tilgjengelig for administrasjonen, hvor de kan avkrysse/svare på fattede vedtak i kommunestyret. Kommunen vil gå til innkjøp av et enkelt dataprogram for oppfølging av fattede vedtak i kommunestyret, noe som vil gi mer oversiktlig informasjon og mindre tidkrevende registrering. Når nåværende liste er ferdig utarbeidet vil den bli sendt over til k-utvalget. Vedtak i møtet : Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning, men anbefaler at oversikten over vedtak inneholder to ekstra kolonner; bevilget beløp og brukt beløp. Rådmannen sender oversikten over kommunestyrevedtak, når den er fullstendig utarbeidet, til k-utvalget. I dagens møte: Kontrollutvalget følger opp vedtak fra møtet , sak 03/2018, og anmoder rådmannen om å legge frem en oversikt for 2017, over samtlige saker i kommunestyret og dets behandling og gjennomføring. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Nestleder fellestjenester Kari Hallingstad Medgard orienterte om bl.a. følgende: Nytt dataprogram som brukes til å lage oversikt over kommunestyrets vedtak og dets behandling og gjennomføring. 5

6 Programmet er et oversiktlig og godt verktøy. Kommunestyretpolitikerne og k-utvalgsmedlemmene har tilgang til listen, som blir kontinuerlig oppdatert. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget er fornøyd med at det nå er innført et system med en oversikt over alle kommunestyrevedtak og oppfølgingen av disse, som kommunestyrepolitikerne har tilgang til. Annet: Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert. Neste møte: Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Ål, Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Torleiv Dengerud leder nestleder varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 6