Følgende generelle konklusjoner kan trekkes ut av budsjettallene og prosessen rundt LTB:

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 34/08 Møtedato: 27.oktober 2008 Notatdato: 16. oktober 2008 Saksbehandler: Jan E. Aldal LANGTIDSBUDSJETT FOR PERIODEN De viktigste problemstilingene: Vedlagt følger innspill til UiO for tentativt budsjett for 2009 og langtidsbudsjett (LTB) for perioden for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet (MNF). LTB-formatet er videreutviklet fra 2008 og bygger delvis på UiOs nye finansieringsmodell. Hovedformålet med LTB er bedre langsiktig aktivitetsstyring og å bidra til økt handlingsrom gjennom bedre oversikt over disponible ressurser. Følgende generelle konklusjoner kan trekkes ut av budsjettallene og prosessen rundt LTB: De fleste enhetene forventer stramme økonomiske rammer i den kommende 5-årsperioden. Samlet sett budsjetteres det med et underskudd på 21,6 mill kr ved utløp av budsjettperioden i 2013, inkludert sentrene. Eksklusive sentre er underskuddet på basisdriften ca 25,5 mill. kr. Underskuddet inkluderer ikke bundne midler og er altså et nominelt underskudd. På resultatbasert produksjon forventes svak vekst: studiepoeng +6 %, utveksling +14 %, fullførte PhD +3 % og publikasjon +11 %. Antall årsverk på basisdrift forventes å øke med 2 %, rekrutteringsstillinger øker 11 % mens det forventes en reduksjon på 3 % i vitenskapelige tilsatte. Eksternt finansierte årsverk ventes ikke økt ved utgangen av perioden (2013), hovedsakelig pga sentre med slutt i Årlige NFR inntekter forventes redusert med 63 mill kr i perioden (17 %) mens EU inntekter forventes økt med 30 mill kr (122 %). Årlige NFR og EU inntekter inngår i den nye finansieringsmodellen til UiO og utløser støttemidler fra KD/UiO. Enhetenes tekniske kvalitet og budsjettforutsetninger er samlet sett av bedre kvalitet enn forrige år. Flere enheter leverer god kvalitet, noen enheters budsjetter må dog kvalitetssikres ytterligere frem til endelig levering 31. januar Det hefter ennå svakheter ved budsjettmalen selv om den er klart bedre enn fjorårets modell. Hovedproblemet er som tidligere å skille ut bundne midler både på inntekts- og kostnadssiden, dette medfører at LTB har svekket nytte som styringsverktøy for enhetene og beslutningsstøtte for ledelsen. Enhetene skal revidere LTB når endelige tildelingsrammer er vedtatt i desember, endelig levering til UiO er 31. januar Vedtaksforslag: Fakultetsstyret slutter seg til det fremlagte forslag til langtidsbudsjett. Vedlegg: 1. Hovedpunkter fra MNFs langtidsbudsjett

2 Kap. 1. Kort om LTB-modellen, prosess, risiko og kvalitet. LTB-modellen. Langtidsbudsjettet består av følgende elementer: 1. Regnskap , prognose 2008 samt budsjett for den enkelte enhet. 2. Aggregert budsjett for eksternt finansiert virksomhet , inkludert eksternt finansierte stillinger. 3. Utvikling årsverk finansiert over basisdrift samt utvikling i resultatbaserte belønningsparametre innen forskning og utdanning i perioden Totaloversikter for den enkelte enhets budsjett- og produksjonstall i langtidsperioden. Årets mal for budsjettinnspill er en videreutvikling fra fjorårets, en kort beskrivelse samt omtale av prosess og problemområder bidrar til at leserne bedre skal kunne gjøre seg opp en mening om det fremlagt LTB, prosessen og kvaliteten av det arbeidet som er levert. LTB-malen er videreutviklet av UiO sentralt for å bedre på fjorårets svakheter samt tilpasse malen til UIOs nye finansieringsmodell. Hver enhet leverer sitt delbudsjett, som består av følgende data: 1. regnskapstall for , prognosetall for 2008 og budsjettall for perioden For å regne ut lønnskostnader er det satt opp et eget fastlønnsprognoseark med data på bl.a. navn, fødselsår, stillingsprosent og lønnstrinn. Slik får en også ut avgang/tilsettinger gjennom perioden. 2. Enheten skal anslå samlede inntekter på de ulike eksterne finansieringskilder, herunder NFR og EU. Videre anslag på antall eksternt finansierte stillinger i ulike kategorier. 3. Videre leverer enheten prognoser på flere resultatmål (måltall) som hovedsakelig tilsvarer de fordelingskomponenter som KD har fastsatt i Universitetenes finansieringsmodell. Enhetene er blitt bedt om å gi en grundig vurdering for å gi realistiske tall på alle komponenter. Grunnlagsdata som f. eks årets inntak av studenter, strykprosenter eller historisk fullføringsgrad på PhD er anbefalt brukt til å gjøre gode kvalifiserte vurderinger. Det er hentet data fra lønns- og personalsystemet POLS til å gi et oppdatert bilde av antall tilsatte enhetene har og i hvilke kategorier. Gitt enhetenes vurdering av avgang og tilsettinger er målet å gi god oversikt over mulig handlingsrom med ledige lønnsmidler i 5-årsperioden. Prosess. Utgangspunktet for budsjettallene i 2009 er den reviderte versjonen av vedtatte tentative budsjett 17. juni med en samlet ramme på 755,599 mill kr. Konsekvensene av statsbudsjettet er ennå ikke klare, dette foreligger medio november og vil danne grunnlaget for det endelige budsjett MNF vedtar i desember. Det har vært avholdt møter i forkant av budsjettprosessen der instituttledere, kontorsjefer, administrative ledere og økonomiansvarlige har møtt samlet. Der er det gitt retningslinjer og budsjettforutsetninger samt hovedformålene med budsjettprosessen. Nytt av året er at enhetene har levert følgeskriv til fakultetet (samme mal for alle), dette har vesentlig bidratt til å gi fakultetet innsikt i de vurderinger og forutsetninger som enhetene har satt i LTB. Fakultetet sendte LTB til UiO 1. oktober etter gjennomsyn av Dekan, og det har derpå vært dialogmøte med UiO på sentrale punkter i LTB. Endelig utgave av LTB fra MNF skal leveres til UiO 31. Januar 2009, frem til den tid skal følgende arbeid utføres: endelig budsjettramme til enhetene innarbeides etter MNFs styremøte i desember. møte med de enheter som trenger kvalitetssikring på tall og/eller forutsetninger. Revidering/kvalitetssikring av forsknings og studieseksjonen på måltall PhD og studieproduksjon. Oppdatering av 2008-prognose med regnskapstall per Risiko og kvalitet. 2

3 Erfaringene med budsjettverktøyet og prosessen har påvist en del problemområder som bør kommenteres. Generelt bidrar disse punktene til at nåværende utgave av langtidsbudsjettet gjør det mindre egnet til å gi gode prognoser om fremtiden. Bundne midler: regnskapstallene skiller ikke entydig ut bundne midler i det enkelte budsjettår, noe som bidrar til å skjule de reelle årlig over- eller underskuddene. Dette er problematisk, MNF har mellom mill kr i bundne midler ute hos enhetene gjennom regnskapsåret (per 2 tertial 07 hele 67,7 mill. kr). Feilen bidrar til å skjule for enhetene og fakultetet hvorvidt enhetene klarer å balansere basisdrift med den årlige tildelingsrammen fra UiO. Utslag av feilen gir mindre utslag senere i budsjettperioden da enhetene ikke vet hva de får inn av bundne midler utover de nærmeste 2-3 årene, følgelig nærmer det nominelle resultat seg det reelle. Det burde vært utarbeidet en 2-lagsmodell med et eget budsjett utelukkende av basismidler (P50) og fritt disponible inntekter samt en tilleggskomponent med bundne midler. Før dette gjennomføres har LTB mindre verdi til å forutsi enhetenes reelle årsresultater i periodene fremover. Antall tilsettinger DBH vs. fastlønnsprognosen: det er et relativt stort avvik mellom historiske tilsettingstall fra DBH (2007) og antall tilsatte basert på enhetenes egne oversikter. Feilen skyldes trolig ulike tellemåter, fakultetet har ikke funnet store feil ved enhetenes egne tall. Dette må dog kvalitetssikres ytterligere i den videre prosess. Hva gjelder risiko og kvalitetsvurdering har den enkelte enhet blitt vurdert av fakultetet ut fra det tallforslag den har levert, tilbakemeldinger i følgeskriv, dialog med fakultetet samt enhetenes kompleksitet (f. eks er Kjemisk institutt mer komplekst enn et lite senter). For noen av enhetene bidrar enhetens økonomiske kompleksitet sammen med LTB-malens svakheter at kvaliteten blir dårlig uten at det nødvendigvis betyr at enhetens ledere og økonomitilsatte har gjort en dårlig jobb. Det er IKKE eget punkt i LTB for risikovurdering, for å bøte på dette har enhetene gjort en egen risikovurdering i følgeskrivet, denne er dog av plasshensyn ikke inntatt i dette dokument. En siste kommentar går på involvering fra ledelsen på enheten og realisme i de forutsetninger som ledelsen setter i langtidsbudsjettene. Det er en klar sammenheng mellom kvalitet på budsjettet og høy involvering fra lederne. De fleste instituttene har hatt en klar forbedring på dette siden 2007, dette bidrar til at flere av dem leverer gode LTB. På sentrene er bildet ennå blandet, der noen senterledere knapt har vært å få tak i for utarbeidelse av LTB. Det sier seg selv at det blir en vanskelig jobb for den økonomiansvarlige å sette opp gode LTB. Det er videre en klar forbedring på realisme i enhetenes LTB i forhold til På grunn av følgeskrivene har det vært mulig å bedre følge dette opp, kun i få tilfeller har det vært nødvendig med en dialog med enheter om punkter her. Samtidig er det en vanskelig balansegang mellom politiske ønsker (ønske om endring) som kan være nødvendige, og å se på LTB som et styringsverktøy av den faste ordinære driften. For mye politikk gjør LTB uegnet som styringsverktøy av ordinær drift, på den annen side er politisk/strategisk endring en forutsetning for å tilpasse enheten fremtidige utfordringer eller muligheter. Kap. 2 Hovedpunkter på nøkkeltall. 3

4 FORSKNING. Publisering Dataene frem til 2007 er hentet fra database for høyere utdanning (DBH), senere år er prognoser. Enhetenes tall tilsier en jevn økning i publiseringsaktivitet i årene som kommer. Økningen må dog sees i sammenheng med økt antall vitenskapelige årsverk, det er tvilsomt om publiseringsfrekvensen per ansatt øker. Dataene må sees i sammenheng med det arbeid fakultetet gjør sammen med enhetene til å bedre publiseringsfrekvensen blant de vitenskapelige tilsatte. Fakultetet er ikke kjent med noen spesielle svakheter ved datagrunnlaget fra enhetene. Dr.grader 4

5 Enhetene legger opp til en økning i antallet fullførte doktorgrader i LTB-perioden. Produksjonen er i stor grad avhengig av antall prosjekter som tillegges MNF samt tildeling av nye KD stipendiater gjennom UiOs basisbevilgning, der begge deler har vokst betraktelig i de senere år. MN fakultetet vil kvalitetssikre enhetenes tall ytterligere frem til januar UTDANNING. Studiepoeng master, bachelor og profesjon (farmasi). Prognosen for studiepoengsproduksjon på bachelor indikerer en liten økning fra 2008 til Master forventes økt fra 830 til 906, som er opp ca 9 % i forhold til nivået i Enhetene begrunner sine prognoser med litt bedre tilstrømning og bedre fullføringsgrad hos studentene. Farmasi forventer en økt produksjon på sitt profesjonsstudium, en viss overbooking ved inntak er strategi instituttet følger for å ha fulle årsklasser. Dataene fra enhetene vil bli ytterligere kvalitetssikret av studieseksjonen før endelig versjon. Utveksling. Inngår også i UiOs nye finansieringsmodell, dette er en parameter som vi ikke får mye betalt for i belønningsmidler, for 2009 er belønningen kr 4650 per student (krav om minimum 3 mnd på utveksling). Figuren under viser faktiske antall fram til 2007, derpå enhetenes prognoser i LTB-perioden. 5

6 Enhetene tror på en liten økning i antall studenter på utveksling (inn-/utreisende i minimum 3 mnd) i perioden frem til Spesielt senter for entreprenørskap som har mange utvekslingsstudenter, senteret anslår å ha 130 utvekslingsstudenter (Grunderskolen) i perioden De andre enhetene forventer en mindre økning. Kvaliteten på enhetenes prognoser er vanskelig å vurdere. Årsverk. Gitt de oppdaterte dataene fra lønns- og personalsystemet POLS på årsverk er enhetene bedt om å gi prognoser på antallet tilsatte frem til Dette inkluderer avgang for aldersgrensen, midlertidige tilsatte og eksterne årsverk. Gitt de tilgjengelige data viser tabellen under enhetenes samlede tall. 6

7 Dataene er basert på enhetenes egne tall for utregning av lønnskostnadene og er av god kvalitet. Det må bemerkes at tilsettingene gjelder både tilsatte over basisdrift/rammen (P50-budsjettetet) pluss andre tilsatte som enhetene får midler inn på basis (embio, startpakker, funmat og lignende). Trenden fra er nesten uendret på alle stillingsgruppene unntatt for rekrutteringsstillinger som vokser sterkt. SFF- og SFI ene skal legges ned fra 2012, det er derfor tatt som forutsetning at midlertidige stillinger på disse ikke blir videreført. Noen enheter holder bevisst stillinger på faste vitenskapelige årsverk ledige, dette for å balansere et trangt budsjett. Det er usikkert om denne trenden øker hvis enhetene fortsetter med ikke å få kompensert hele pris- og lønnsveksten i årene fremover. Hva gjelder eksternt finansierte årsverk viser tabellen under enhetenes forventninger i perioden Her er trenden noenlunde stabil vekst bortsett fra i 2013, dette skyldes den tidligere omtalte forutsetning om nedleggelse av SFF/SFI er i Sett bort fra sentrene virker de fleste enhetene å forutsette videre økning i eksternt finansierte tilsatte i perioden. NFR og EU inntekter. Siden UiO har tatt inn belønningsparameterne NFR og EU inntekter i sin finansieringsmodell fra 2009 er enhetene blitt bedt om å angi utvikling for disse finansieringskildene i perioden. 7

8 Enhetenes prognose er at NFR-inntektene vil falle i årene som kommer. Dette kan delvis skyldes sentrene som har kontrakt frem til 2012, en annen mulig forklaring er usikkerhet og konservativ (forsiktig) tenkning fra enhetene. Innen EU-prosjekter er enhetene mer positive, det regnes med over en dobling av inntektene i Dette kan være et utslag av det økte fokus forskningsmiljøet i Norge har mot EU-finansiering og at en større del av NFRs forskningsmidlene i tiden fremover vil bli kanalisert gjennom EU-systemet. 1 kr fra NFR til UiO utløser 0,2 kr fra departementet mens hver ny EU-krone utløser 2 kr til UiO (prisene er ikke faste men basert på en pott som institusjonene kjemper om, såkalt RBO). Internt fordeler UiO 2/3 av belønningen videre til underliggende enhet. MNF bruker inntil videre den fordelingsmodell som ble etablert i 2003 og der NFR eller EU belønningsmidler ikke inngår. I en eventuell ny MN finansieringsmodell fra 2010 bør det blant annet vurderes hvorvidt disse resultatmidlene skal gå uforkortet til de enhet som har EU-prosjektene. Årsaken til departementets relativt gode belønning av EU inntekter skyldes visstnok den lave dekningsbidragssatsen (dekning for indirekte kostnader) som enhetene får fra EU-prosjektene. Dette er i så fall et argument som taler for uforkortet viderefordeling. Kap. 3 Hovedpunkter på økonomi. Resultatutvikling Samlet resultatutvikling alle enheter. Økonomioversikten som inkluderer alle institutter og sentre viser følgende grafikk og tall. 8

9 I tall: Inntekt Investeringer Personalkostnader Drift Årlig resultat Isolert årlig resultat (minus = inntekt/overskudd) Prognosen viser et akkumulert underskudd på 21,634 mill kr ved årsavslutning Dog må en huske på at budsjettet ikke trekker ut bundne midler, dette er altså et nominelt og ikke et reelt resultat. Over tid nærmer det nominelle resultat seg det reelle etter hvert som bundne midler brukes opp og nye ikke kommer til. Inntekter. Det forventes mindre endringer i disse, hovedsakelig fra økt studiepoengsproduksjon, belønning doktorgrader og høyere dekningsbidragsinntekter (1,7 mill kr). Investeringer. Prognosen indikerer nedgang, trolig skyldes dette at enhetene ikke har lagt inn de tyngre tildelingene som dukker opp på kort varsel (type NFR og lignende). Dette går til tyngre utstyr, eksempelvis PET-laboratoriet eller annet tungt vitenskapelig utstyr. Personalkostnader. Øker sterkt fra prognosen 2008 til budsjettet for Økningen skyldes hovedsakelig tillegg for årets lønnsoppgjør, flere rekrutteringsstillinger og generelt flere tilsatte på sentrene (CEES for eksempel). Drift. Øker jevnt utover i 5-årsperioden men med et lite fall i Nye sentre med økt aktivitet er en forklaring, videre Geofag og Farmasøytisk institutt som budsjetter med høyere driftskostnader. For øvrig ligger instituttenes driftskostnader på et rimelig stabilt nivå. 9

10 Samlet resultatutvikling kjerneaktiviteten for instituttene. Betrakter en LTB som et styringsverktøy for den ordinære driften og finansieringen av kjerneaktiviteten i MatNat-miljøet kan det være nyttig bare å se på instituttenes LTB. Tar en vekk budsjettene for sentrene får en denne oversikten: Tallene blir: Inntekt Investeringer Personalkostnader Drift Årlig resultat Isolert årlig resultat (minus = inntekt/overskudd) Instituttene forventer en økning i inntekter (+ 7,2 %), økning i driftskostnader (+ 4,2 %) og høyere lønnskostnader (+7,4 %) ser en 2013 opp mot Kjerneaktiviteten går med underskudd i perioden unntatt de to siste årene, der spesielt Astrofysikk og Institutt for Geofag styrker driftsbalansen. Risikoen for å gå med svekket driftsresultat er imidlertid høy for to av enhetene, Kjemisk institutt og Institutt for Molekylær biovitenskap (IMBV). Begge er preget av høy kompleksitet på økonomisiden med betydelig bundne midler inn på basis hvert år (IMBV har i perioder hatt over 8 mill kr i bundne midler på basis) og med den risiko for feil som følger av dårlig regnskapsmodell ved UiO. Kjemisk institutt driver i tillegg med en meget stram budsjettdisiplin og er sårbar for uforutsette kostnader/hendelser (reparasjoner av vitenskapelig utstyr eller svikt i dekningsbidragsinntekter pga lav prosjektilgang). Resultatutvikling og nøkkeltall den enkelte enhet. Vedlagt følger samlet MNF LTB pluss oversikt over budsjettert utvikling på økonomi og nøkkeltall for alle enhetene enkeltvis. Å gi omtale til den enkelte enhet er for omfattende til å gjøre her, men viser til omtale av nøkkeltall og budsjett gitt i tidligere i dette dokumentet. For hver enhet er det gitt en karakter på langtidsbudsjettet, grunnlaget for den vurderingen er som tidligere omtalt flere faktorer og ikke nødvendigvis at ledelsen eller økonomikonsulenten på den angjeldende enhet har gjort en dårlig jobb. 10