UNIVERSITETET I OSLO. Til: MN-fakultetsstyret

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 04 Møtedato: 6.februar 2009 Notatdato: 30. februar 2009 Saksbehandler: Jan E. Aldal REVIDERT LANGTIDSBUDSJETT FOR PERIODEN De viktigste problemstilingene: Vedlagt følger innspill til revidert langtidsbudsjett (LTB) for perioden for Det matematisknaturvitenskapelige fakultet (MNF). LTB bygger på det tentative forslaget sendt til UiOs 1. oktober, men er oppdatert på MNFs budsjett for 2009 vedtatt 12 des. samt endelige regnskapstall for Hovedformålet med LTB er bedre langsiktig aktivitetsstyring, sikre at enhetene har et aktivitetsnivå i henhold til langsiktige budsjettrammer og å bidra til økt handlingsrom gjennom bedre oversikt over disponible ressurser. Følgende generelle konklusjoner kan trekkes ut av revidert LTB: De fleste enhetene budsjetterer med stramme økonomiske rammer i den kommende 5-årsperioden. Samlet sett budsjetteres det med et underskudd på 50 mill kr ved utløp av budsjettperioden i 2013, inkludert sentrene. På resultatbasert produksjon forventes svak vekst: studiepoeng + 8,4 %, utveksling +16 %, fullførte PhD +3 % og publikasjon + 9 %. Antall årsverk på basisdrift forventes å øke med 1 %, rekrutteringsstillinger øker 6,7 % mens det forventes en reduksjon på 1 % i vitenskapelige tilsatte. Eksternt finansierte årsverk ventes ikke økt ved utgangen av perioden (2013), hovedsakelig pga sentre med slutt i Årlige NFR inntekter forventes redusert med 76 mill kr i perioden (31 %) mens EU inntekter forventes økt med 19,2 mill kr (146 %). Årlige NFR og EU inntekter inngår i den nye finansieringsmodellen til UiO og utløser støttemidler fra KD/UiO. Kvaliteten er varierende på det reviderte LTB, årsoppgjør, knappe tidsfrister og tekniske svakheter ved budsjettarket påvirker kvaliteten negativt, budsjettene må kvalitetssikres frem til endelig levering 11. Mars Det hefter ennå svakheter ved budsjettmalen selv om den er klart bedre enn 2008-utgaven. Hovedproblemet er som tidligere å skille ut bundne midler både på inntekts- og kostnadssiden, dette medfører at LTB har svekket nytte som styringsverktøy for enhetene og beslutningsstøtte for ledelsen. Enhetene leverer endelig LTB 11. mars 2009, da med budsjettrammen fra 6 februar innarbeidet. Vedtaksforslag: Fakultetsstyret slutter seg til det fremlagte forslag til langtidsbudsjett. Vedlegg: 1. Hovedpunkter fra MNFs langtidsbudsjett

2 Kap. 1. Kort om LTB-modellen, prosess, risiko og kvalitet. LTB-modellen. Langtidsbudsjettet består av følgende elementer: 1. Regnskap , regnskap 2008 (overskrift i ark prognose ) samt budsjett for den enkelte enhet. 2. Aggregert budsjett for eksternt finansiert virksomhet , inkludert eksternt finansierte stillinger. 3. Utvikling årsverk finansiert over basisdrift samt utvikling i resultatbaserte belønningsparametre innen forskning og utdanning i perioden Totaloversikt for fakultetets budsjett- og produksjonstall i langtidsperioden. Årets mal for budsjettinnspill er en videreutvikling fra fjorårets, en kort beskrivelse samt omtale av prosess og problemområder bidrar til at leserne bedre skal kunne gjøre seg opp en mening om det fremlagt LTB, prosessen og kvaliteten av det arbeidet som er levert. LTB-malen er videreutviklet av UiO sentralt for å bedre på fjorårets svakheter samt tilpasse malen til UIOs nye finansieringsmodell. Hver enhet leverer sitt delbudsjett, som består av følgende data: 1. regnskapstall for , regnskap for 2008 og budsjettall for perioden For å regne ut lønnskostnader er det satt opp et eget fastlønnsprognoseark med data på bl.a. navn, fødselsår, stillingsprosent og lønnstrinn. Slik får en også ut avgang/tilsettinger gjennom perioden. 2. Enheten skal anslå samlede inntekter på de ulike eksterne finansieringskilder, herunder NFR og EU. Videre anslag på antall eksternt finansierte stillinger i ulike kategorier. 3. Videre leverer enheten prognoser på flere resultatmål (måltall) som hovedsakelig tilsvarer de fordelingskomponenter som KD har fastsatt i Universitetenes finansieringsmodell. Enhetene er blitt bedt om å gi en grundig vurdering for å gi realistiske tall på alle komponenter. Grunnlagsdata som f. eks årets inntak av studenter, strykprosenter eller historisk fullføringsgrad på PhD er anbefalt brukt til å gjøre gode kvalifiserte vurderinger. Det er hentet data fra lønns- og personalsystemet SAP UiO til å gi et oppdatert bilde av antall tilsatte enhetene har og i hvilke kategorier. Gitt enhetenes vurdering av avgang og tilsettinger er målet å gi god oversikt over mulig handlingsrom med ledige lønnsmidler i 5-årsperioden. Prosess. Utgangspunktet for budsjettallene i 2009 er det vedtatte budsjett 12. Desember 2008 med en samlet ramme på 732,723 mill kr. Det endelige budsjett MNF blir vedtatt 6. februar Endelig utgave av LTB fra MNF skal leveres til UiO 11. Mars 2009, frem til den tid skal følgende arbeid utføres: endelig budsjettramme til enhetene innarbeides etter MNFs styremøte i februar. møte med de enheter som trenger kvalitetssikring på tall og/eller forutsetninger. Oppdatering av budsjettarket for å fjerne mindre tekniske feil. Risiko og kvalitet. Erfaringene med budsjettverktøyet og prosessen har påvist en del problemområder som bør kommenteres. Generelt bidrar disse punktene til at nåværende utgave av langtidsbudsjettet gjør det mindre egnet til å gi gode prognoser om fremtiden. Bundne midler: regnskapstallene skiller ikke entydig ut bundne midler i det enkelte budsjettår, noe som bidrar til å skjule de reelle årlig over- eller underskuddene. Dette er problematisk, MNF har i de senere pr hatt mellom mill kr i bundne midler ute hos enhetene gjennom regnskapsåret (per 2 tertial 07 hele 67,7 mill. kr). Feilen bidrar til å skjule for enhetene og fakultetet hvorvidt enhetene klarer å balansere basisdrift med den årlige tildelingsrammen fra UiO. Utslag av feilen gir mindre utslag senere i budsjettperioden da 2

3 enhetene ikke vet hva de får inn av bundne midler utover de nærmeste 2-3 årene, følgelig nærmer det nominelle resultat seg det reelle. Det burde derfor vært utarbeidet en 2-lagsmodell med et eget budsjett utelukkende av basismidler (P50) og fritt disponible inntekter samt en tilleggskomponent med bundne midler. Før dette gjennomføres har LTB mindre verdi til å forutsi enhetenes reelle årsresultater i periodene fremover og hvor balansepunktet ligger for aktivitetsnivået. En siste kommentar går på involvering fra ledelsen på enheten og realisme i de forutsetninger som ledelsen setter i langtidsbudsjettene. Det er en klar sammenheng mellom kvalitet på budsjettet og høy involvering fra lederne. De fleste instituttene har hatt en klar forbedring på dette siden 2007, dette bidrar til at flere av dem leverer gode LTB. På sentrene er bildet ennå blandet, der enkelte senterledere ikke er sitt ansvar bevist sitt ansvar. Det sier seg selv at det blir en vanskelig jobb for en økonomiansvarlige å sette opp gode LTB. Det er videre en klar forbedring på realisme i enhetenes LTB i forhold til Samtidig er det en vanskelig balansegang mellom politiske ønsker (ønske om endring) som kan være nødvendige og å se på LTB som et realistisk styringsverktøy av den faste ordinære driften. For mye politikk gjør LTB uegnet som styringsverktøy av ordinær drift, på den annen side er politisk/strategisk endring en forutsetning for å tilpasse enheten fremtidige utfordringer eller muligheter. Kap. 2 Hovedpunkter på nøkkeltall. FORSKNING. Publisering Dataene frem til 2007 er hentet fra database for høyere utdanning (DBH), senere år er prognoser. Enhetenes tall tilsier en jevn økning i publiseringsaktivitet i årene som kommer. Økningen må dog sees i sammenheng med økt antall vitenskapelige årsverk, det er tvilsomt om publiseringsfrekvensen per ansatt øker. Dataene må sees i sammenheng med det arbeid fakultetet gjør sammen med enhetene til å bedre publiseringsfrekvensen blant de vitenskapelige tilsatte. Fakultetet er ikke kjent med noen spesielle svakheter ved datagrunnlaget fra enhetene. 3

4 Dr.grader Enhetene legger opp til en liten økning i antallet fullførte doktorgrader i LTB-perioden. Produksjonen er i stor grad avhengig av antall prosjekter som tillegges MNF samt tildeling av nye KD stipendiater gjennom UiOs basisbevilgning, der begge deler har vokst betraktelig i de senere år. MN fakultetet vil kvalitetssikre enhetenes tall ytterligere frem til mars UTDANNING. Studiepoeng master, bachelor og profesjon (farmasi). Prognosen for studiepoengsproduksjon på bachelor indikerer en liten økning fra 2008 til Master forventes økt fra 835 til 907, som er opp ca 8,6 % i forhold til nivået i Enhetene begrunner sine prognoser med litt bedre tilstrømning og bedre fullføringsgrad hos studentene. Farmasi forventer en økt produksjon på sitt profesjonsstudium, en viss overbooking ved inntak er strategi instituttet følger for å ha fulle årsklasser. Dataene fra enhetene vil bli ytterligere kvalitetssikret før endelig versjon 11 mars. 4

5 Utveksling. Inngår også i UiOs nye finansieringsmodell, dette er en parameter som vi ikke får mye betalt for i belønningsmidler, for 2009 er belønningen kr 4650 per student (krav om minimum 3 mnd på utveksling). Figuren under viser faktiske antall fram til 2007, derpå enhetenes prognoser i LTB-perioden. Enhetene tror på en liten økning i antall studenter på utveksling (inn-/utreisende i minimum 3 mnd) i perioden frem til Spesielt senter for entreprenørskap som har mange utvekslingsstudenter, senteret anslår å ha 130 utvekslingsstudenter (Grunderskolen) i perioden De andre enhetene forventer en mindre økning. Kvaliteten på enhetenes prognoser er vanskelig å vurdere. Årsverk. Gitt de oppdaterte dataene fra lønns- og personalsystemet SAP UiO på årsverk er enhetene bedt om å gi prognoser på antallet tilsatte frem til Dette inkluderer avgang for aldersgrensen, midlertidige tilsatte og eksterne årsverk. Gitt de tilgjengelige data viser tabellen under enhetenes samlede tall Utviklingårsverk tot. 784,9 843,0 872,1 819,2 860,6 870,2 865,4 845,0 827,2 Administrative stillinger Andre stillinger Andre still.ufm ,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Støttest. UFM ,1 165,0 168,4 168,0 166,1 164,3 Drifts- og vedlikeholdsstill Hjelpestillinger UFM ,2 0, Professor II ,1 9,5 9,4 9,6 9,2 9,3 Rekrutteringsstill ,1 230,3 231,3 229,5 218,0 206,7 Underv. & forskerstill ,0 328,8 334,2 331,8 326,0 322,3 Vitenskap. still. (ex stip) ,8 349,4 351,8 349,0 341,7 336,6 NB. UFM står for Undervisning-, Forsknings- og Formidlingsstillinger. Dataene er basert på enhetenes egne tall for utregning av lønnskostnadene og er av god kvalitet. Det må bemerkes at tilsettingene gjelder både tilsatte over basisdrift/rammen (P50-budsjettetet) pluss andre tilsatte som enhetene får midler inn på basis (embio, startpakker, funmat og lignende). SFF- og SFI ene skal legges 5

6 ned fra 2012, det er derfor tatt som forutsetning at midlertidige stillinger på disse ikke blir videreført. Kvaliteten på datamaterialet for er usikkert, de bygger på DBH (Database for høyere utdanning) og er ikke kompatible med enhetenes egne data fra 2008 og utover. Trenden fra er nesten uendret på de fleste stillingsgruppene. Rekrutteringsstillinger vokser sterkt, mens enheter holder bevisst stillinger på faste vitenskapelige årsverk ledige trolig for å balansere et trangt budsjett. Det er usikkert om denne trenden øker hvis enhetene fortsetter med ikke å få kompensert hele prisog lønnsveksten i årene fremover. Hva gjelder eksternt finansierte årsverk viser tabellen under enhetenes forventninger i perioden Her er trenden noenlunde stabil vekst bortsett fra i 2013, dette skyldes den tidligere omtalte forutsetning om nedleggelse av SFF/SFI er i Sett bort fra SFF-/SFI-sentrene virker de fleste enhetene å forutsette videre økning i eksternt finansierte tilsatte i perioden. NFR og EU inntekter. Siden UiO har tatt inn belønningsparameterne NFR og EU inntekter i sin finansieringsmodell fra 2009 er enhetene blitt bedt om å angi utvikling for disse finansieringskildene i perioden. 6

7 Enhetenes prognose er at NFR-inntektene vil falle i årene som kommer. Dette kan delvis skyldes sentrene som har kontrakt frem til 2012, en annen mulig forklaring er usikkerhet og konservativ (forsiktig) tenkning fra enhetene. For EU-prosjekter er enhetene positive, det regnes med over en dobling av inntektene fra 2008 til Dette kan være et utslag av det økte fokus forskningsmiljøet i Norge har mot EU-finansiering og at en større del av NFRs forskningsmidlene i tiden fremover vil bli kanalisert gjennom EU-systemet. 1 kr fra NFR til UiO utløser ca 0,2 kr fra departementet mens hver ny EU-krone utløser ca 2 kr til UiO (prisene er ikke faste men basert på en pott som institusjonene kjemper om, såkalt Resultat Basert Omfordeling). Internt fordeler UiO ca 60 % av belønningen videre til underliggende enhet. MNF bruker inntil videre den fordelingsmodell som ble etablert i 2003 og der NFR eller EU belønningsmidler ikke inngår. I en eventuell ny MN finansieringsmodell fra 2010 bør det blant annet vurderes hvorvidt disse resultatmidlene skal gå uavkortet til enhetene som har EU-prosjektene, ikke som belønningsmiddel men for å dekke manglende finansiering av indirekte kostnader. Årsaken til departementets relativt gode belønning av EU inntekter skyldes nemlig den lave dekningsbidragssatsen (dekning for indirekte kostnader) som enhetene får fra EU-prosjektene. Dette taler for uavkortet viderefordeling i enheten som huser prosjektet. Kap. 3 Hovedpunkter på økonomi. Resultatutvikling Samlet resultatutvikling alle enheter. Økonomioversikten som inkluderer alle institutter og sentre viser følgende grafikk og tall. 7

8 Prognosen viser et akkumulert underskudd på 49, 982 mill kr ved årsavslutning Hvis dette blir en realitet er MNF i alvorlige økonomiske vansker innen den tid. Samlet resultatutvikling for enhetene. Vedlagt følger en samlet oversikt over LTB for MNF. 8