UNIVERSITETET I OSLO. Til: MN-fakultetsstyret

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 03/10 Møtedato: 5. februar 2010 Notatdato: 29. februar 2010 Saksbehandler: Jan Aldal REGNSKAP 2009 De viktigste problemstilingene: Vedlagt følger årsregnskapet 2009 for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Regnskap og avviksforklaringer er satt opp i henhold til retningslinjer fra universitetsdirektøren. Fakultetet har et regnskapsført resultat: for den bevilgningsfinansierte basisvirksomheten på 72,8 mill kr for den øvrige bevilgningsfinansierte virksomheten på 103,6 mill kr for den oppdragsfinansierte virksomheten på 4,2 mill kr Det regnskapsførte resultat på bevilgningsfinansiert virksomhet (rammebevilgning fra KD) inneholder øremerkete (bundne) midler i form av startpakker, vitenskapelig utstyr, EMBIO-midler etc. som skal anvendes i senere perioder. For å synliggjøre et mer reelt resultat har vi foretatt en intern periodisering for bundne midler på bevilgningsvirksomheten. Den bevilgningsfinansierte virksomheten viser da et reelt overskudd på 33,1 mill kr, en forbedring på 28,7 mill kr fra Herav har instituttene er reelt overskudd på 30,2 mill kr, forbedret med 18,2 mill kr fra De fleste instituttene har styrket sin økonomi betydelig i 2009, Fysisk institutt har et reelt overskudd på 12 mill kr, tilsvarende for Kjemisk institutt er pluss 3,3 mill kr, inkludert de 7 mill kr som Fakultetet dekket inn av det tidligere underskuddet. Det er bare IMBV som har underskudd, reelt resultat viser 2,6 mill kr i minus. Hovedtrender er god kontroll på fastlønnskostnader, tilsynelatende god kontroll på andre driftskostnader og økte dekningsbidragsinntekter fra prosjektene. For å opprettholde en god økonomistyring er det avgjørende med høy kvalitet på årsbudsjett, langtidsbudsjetter og prognoser, bare slik kan enhetene styre aktivitetsnivået slikt at det er avstemt med de langsiktige budsjettrammer. Fullkostregnskaper på eksternt finansierte prosjekter (BOA) ble implementert i 2009 og gir store utfordringer i å skille ut midlertidige resultateffekter mellom prosjekter og bevilgningssektoren. Det er stor sannsynlighet for at deler av enhetenes overskudd er midler som i senere regnskapsperioder skal tilbakeføres til prosjektene. Inntil videre er det ikke mulig å gi presise anslag på dette mellomregnskapet for Forslag til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner årsregnskapet for Vedlegg: 1. Regnskapstall samlet (basis, BFV-øvrige og EFV). 2. Regnskapstall for alle enheter.

2 1. Analyse og kommentarer til årsregnskapet 2009 for MNF BFV Basis nominelt resultat: Budsjett: -18,6 mill kr Regnskap: -72,8 mill kr Avvik: 54,2 mill kr (NB. Minus betyr overskudd/ inntekt) Kommentarer til resultatet: Siden enhetene leverte regnskapsrapporter onsdag 27. januar har det vært for kort tidsrom til å gjøre grundige analyser av årsakene til resultatet, det må utføres til neste styremøte. Generell forklaringer til budsjettavviket er: Inntektene på basis er totalt 22,6 mill kr over årsbudsjettet og hovedforklaringene er ikke-budsjetterte merinntekter: Inntekter fra KD er 14 mill kr høyere enn budsjettert. Videre har enhetene innkassert 2,9 mill kr i midler fra prosjekter som står med overskudd før avslutning, dette var ikke budsjettert. Posten andre inntekter har et positivt avvik på 10,3 mill kr mens dekningsbidrag fra eksternt finansierte prosjekter ligger hele 28,6 mill kr over årsbudsjettet. Dette store avviket skyldes overgang til BOA-regnskapsføring i 2009 der prosjektene blir belastet for alle indirekte kostnader de påfører bevilgningsfinansiert sektor (basis). For å korrigere for at ekstern finansiør vanligvis ikke fullfinansierer prosjektene tilbakefører enhetene deler av dekningsbidraget til prosjektene i form av såkalt egenfinansiering. Posten egenfinansiering (en negativ inntekt på basisregnskapet) var på 40,9 mill kr i 2009, der 33,1 mill kr var direkte relatert til BOA-regnskapsføring. Samlet avvik på lønn var 22,6 mill kr under budsjett, vesentlige forklaringer er: Fastlønn har et positivt avvik på 8,2 mill kr, som er ca 1,47 % i forhold til budsjett. Det er meget tilfredsstillende at enhetene har så presise budsjetter på fastlønnskostnaden. Årets lønnsoppgjør var av den edruelige sorten og bidrar til at fastlønnskostnaden ligger under budsjett. Det er et positivt avvik på refusjon sykepenger og svangerskap på ca 3,5 mill kr, en budsjettpost som dog er vanskelig å budsjettere på lokalt nivå. BOA-regnskapsføring bringer nye (ubudsjetterte) poster inn i regnskapet, posten frikjøp prosjekter viser hvor mye arbeidstid (og ressurser) eksternt finansierte prosjekter har kjøpt fra fast vitenskapelige tilsatte. Det ble regnskapsført 15,5 mill kr i frikjøp fra prosjektene, et avvik fra budsjett på ca 11 mill kr. Trolig er avviket høyere siden deler av det budsjetterte frikjøpet gjelder ikke-boa relaterte frikjøp av ansatte. På driftskostnader er det et positivt avvik på ca 3,4 mill kr, der hovedforklaringene er: 2

3 Sentrene (SFF, SFI) bokfører indirekte kostnader på basis, utgjør ca 4,9 mill kr og er 2,8 under budsjett. Posten andre driftskostnader har et lite mindreforbruk på 0,7 mill kr, totalt ble det forbrukt 94 mill kr i Investeringskostnader ligger 4,3 mill kr under budsjettert, mest relatert til øremerkede midler (jf økte inntekter fra KD) til vitenskapelig utstyr og ombygginger. Siden inntektene er mottatt i år eller tidligere år gir det ikke noen nettoeffekt på årsresultatet når vi holder av i regnskapet de øremerkete midler som står ubrukt per (bundne midler). Det er i 2009 blitt avsluttet prosjekter som til sammen har gitt 1,3 mill kr i inntekter til instituttene. Bildet er dog blandet, SMN har måtte tåle tap på ca 1,8 mill kr under den opprydding som har vært på senteret i BFV Basis reelt årsresultat: Årsbudsjett: 18,6 mill kr Reelt resultat: -33,1 mill kr Avvik: 14,5 mill kr Kommentarer til reelt årsresultatet 2009: Det regnskapsførte resultat på 72,8 mill kr på basis inkluderer ikke avsetning til midler som er bundet opp i fremtidig anvendelse og viser således ikke hva som disponible midler for enhetene i senere budsjettår. De bundne midler må holdes unna resultatet, det reelle resultat er dermed lavere og må hensyntas. Fordelt mellom instituttene får vi disse tall for reelt resultat i Nominelt og reellt Regnskapsført Bundne Reelt Reelt res. Reelt res. Reelt res. Differanse årsresultat per resultat midler resultat Astrofysikk Biologisk/CEES Farmasi Fysisk Geofag IMBV Informatikk Kjemisk Matematisk Sum instituttene NB. Minus betyr overskudd, i kolonne for differanse betyr minus en forbedring i resultat Grafisk. 3

4 Totalt har instituttene et reelt overskudd på 30,2 mill kr, dette er 18,2 mill kr bedre enn i Årsresultatet reflekterer at instituttene har en stram kostnadskontroll på fastlønn og driftskostnader, noen enheter opererer med ledige stillinger som skal besettes senere. Ser vi på utviklingen i reelt resultat tilbake til 2006 får vi denne utvikling for instituttene. Kjemisk institutt fikk i 2009 slettet 7 mill kr av sitt underskudd gjennom nedbetalingsavtalen mellom Fakultetet og instituttet. Dette sammen med reduserte kostnader og økte inntekter (spesielt dekningsbidrag) gir resultater, reelt resultat for 2009 viser et overskudd på 3,3 mill kr. Kjemi planlegger å tilsette 6 i vitenskspelige stillinger de nærmeste to årene, videre setter instituttet av 3 mill kr til å kompensere prosjekter som risikerer å gå med underskudd på grunn av det høye dekningsbidraget de nå betaler til instituttet. Fakultetet følger opp enheten med eget møte i februar. IMBV har lenge hatt en litt uoversiktlig økonomisk status, delvis av årsaker som instituttet selv ikke har vært herre over (for eksempel overføringen av Kreftforeningsstipendiatene i 2007 og 4

5 gaveforsterkningstildelingen i 2008). Etter en midlertidig bedring i resultat i 2008 indikerer resultat for instituttet igjen en negativ resultatutvikling. Reelt resultat per er minus 2,6 mill kr, en svekkelse fra underskuddet på ca 0,5 mil kr i Instituttet har en komplisert økonomimodell (intern tildeling annumsmidler), et stort antall kreftforeningsstipendiater som en årlig søker om gaveforsterkningsmidler for og tung infrastruktur som skal driftes. Enheten må fokusere ekstra nøye på et godt langtidsbudsjett for å sikre at det langsiktige aktivitetsnivået ikke ligger høyere enn tilgjengelige budsjettmidler tillater. Geofag har hatt en vanskelig økonomi siden 2005, for 2009 ser det ut som om Geofag har fått kontroll på utviklingen med et reelt overskudd på 1,4 mill kr. Instituttet selv mener at BOA-regnskapsføringen midlertidig blåser opp inntektssiden (for høy dekningsbidrag og frikjøp tilsatte) og at deler av overskuddet vil måtte tilbakeføres til prosjektene i senere budsjettår. Fakultetet jobber sammen med enheten om å finne løsninger på skille ut disse midlertidige inntektsvariasjonene på grunn av BOA-regnskapsførsel. Bidragsprosjekter resultat: Budsjett: -98,4 mill kr Regnskap: -103,6 mill kr Avvik: 5,2 mill kr På grunn av endrede regler fra KD på kategorisering av eksternt finansierte prosjekter er det vanskelig å sammenligne inntektsutviklingen 2008 og 2009 samt budsjettene. Samlet sett får MNF inn 8,9 mill kr mer i inntekter fra finansiører innen BFV-sektoren. NFR er største enkeltfinansiør her. Nytt er at NFR følger opp prosjektene ved UiO langt bedre og stopper utbetalinger til prosjekter som er sterkt forsinket, mangler rapportering eller av andre grunner har betydelige ubrukte midler i forhold til budsjett. NFR har holdt tilbake betydelige beløp i 2009 (spesifisert beløp er usikkert i skrivende stund). For første gang på flere år opplever dermed MNF at det står mindre prosjektmidler ubrukt ved utgangen av året enn ved inngangen, reduksjonen er på hele 54 mill kr. Innføring av BOA-regnskapsføring i 2009 gir mange nye utfordringer innen prosjektsregnskapsføring blir et prøve- og feileår der vi vil oppleve problemer innen budsjettering, regnskapsføring og rapportering. Oppdragsprosjekter - resultat: Budsjett: 2,9 mill kr Regnskap: 4,2 mill kr Avvik: 1,3 mill kr Sektoren oppdragsprosjekter representerer nå det som før ble kalt eksternt finansierte prosjekter, storparten av prosjektgruppene her er overført til sektoren bidragsprosjekter slik at det nå bare står igjen rene oppdragsprosjekter. Dette er prosjekter i UiOs randsone, altså prosjektaktivitet vi utfører i konkurranse med private aktører. Enn så lenge har MNF få oppdragsprosjekter selv om vi har mest ved UiO. Samlede nye inntekter i 2009 er bare på 3,8 mill kr og stabilt i forhold til Samlet gir dette følgende resultatfordeling per de ulike kategoriene som KD deler finansieringskildene opp i. 5

6 Totalt 180,6 mill kr Bevilgningsfinansiert virksomhet 176,4 mill kr Eksternt finansierte prosjekter 4,2 mill kr Bevilgningsfinansiert basisvirksomhet 72,8 mill kr Bevilgningsfinansierte prosjekter 103,6 mill kr 6

7 2. Risiko i regnskapet/økonomiforvaltningen Det kan være på sin plass å kommentere de vesentligste faktorene til mulig svekket kvalitet ved regnskapene og eventuell redusert troverdighet og informasjonsverdien til regnskapene ved MNF. Bundne midler/øremerkede forpliktelser: Etter en lang kamp siden 2005 der Fakultetet har kjempet for å kunne føre øremerkede midler (bundne midler) som internprosjekt har den sentrale regnskapsseksjonen i 2009 endelig akseptert denne løsningen for kunne skille midlene fra instituttenes øvrige driftsmidler på basis. Endringen trer i kraft fra 2010 og er svært velkommen både for fakultetet og underliggende enheter som nå ser at vi får mulighet for enda bedre informasjonsverdi fra regnskapene. Spesielt for den langsiktige budsjettering og aktivitetsplanlegging betyr dette økt kontroll og styring og redusert risiko for ukorrekte regnskaper og styring mot ikke-planlagte underskudd. Sammenslåing økonomigrupper: Det er et jevnlig tilbakevendende tema at enheter opplever fall i kvalitet og kapasitetsproblemer ved sine økonomigrupper når økonomimedarbeidere skifter jobb eller ved langvarig sykefravær. I 2009 har IMBV og Biologisk institutt testet en prøveordning med samordnet økonomigruppe (teller 6 personer + gruppeleder). I løpet av 2010 har Fysisk og kjemisk institutt intensjoner om å gjøre det samme, hovedformålet er økt robusthet for utskiftning av medarbeidere, bedret effektivitet, høyere faglig nivå og bedre styring av prosjekter som krysser instituttgrensene. Fakultetet ser positivt på å teste nye måter å organisere oppgavene på, spesielt der geografisk lokalisering (enheter under samme tak) gjør det mulig. Det er ennå for tidlig å evaluere nyordningen til Biologisk og IMBV men fakultetet tror nyordningen bidrar til redusert risiko for feil i regnskaper, budsjetter og ved rapportering. Felles økonomimodell fra Fra starter enhetene å føre regnskapene etter en felles økonomimodell der en skal bruke de samme tiltakene (segmentet i kontostrengen som viser type aktivitet) for å sikre at lik aktivitet blir regnskapsført likt mellom enhetene. Dette bidrar til mer enhetlig oppsatte budsjetter, letter innsyn for fakultetet, bedre mulighet for overlapping/utlån av økonomimedarbeidere og raskere opplæring av nye økonomitilsatte. Til syvende og siste bidrar tiltaket til lavere risiko innen økonomiforvaltningen. UiOs lønnssystem (SAP): Lik i 2008 har det i 2009 vært for mange feilføringer av lønn, utleggsbilag og reiseregninger på lønnssiden i regnskapet. Feilene har flere årsaker, men OPA har et vesentlig ansvar for mange av dem. Feilinnleggelse av bilag skjer beviselig i et for stort omfang (feil sted /prosjektkoder). Fakultetet jobber mot OPA for å bedre sine interne rutiner samt til mer åpne prosesser rundt periodeavslutninger og årsoppgjør. Samarbeidet har blitt bedre i 2009 men ennå er risikoen for feil innen lønnsområdet på grensen av det tillatte. Ny regnskapsmodell på eksternt finansiert virksomhet - BOA: UiO ble pålagt av Kunnskapsdepartementet og Riskrevisjonen å implementere fullkostsregnskaper av eksternt finansierte prosjekter i løpet av MNF har nå implementert dette på alle sine prosjekter med virkning fra 2 tertial. Det er tekniske svakheter ved den fullkost regnskapsmodell som UiO har valgt, dette bidrar til at periodiseringen av indirekte kostnader og egenfinansiering ikke er korrekt imellom det enkelte regnskapsår. Institutter vil således kunne oppleve at deler av de dekningsbidrag som en har mottatt i 2009 må tilbakebetales til prosjektene i senere regnskapsår. 7

8 Likeledes er korrekt regnskapsstatus for det enkelte prosjekt usikker og det må manuelle regnskapsrutiner til å finne disponible driftsmidler for det enkelte regnskapsår. Sammen med at UiO mangler et helhetlig prosjektstyringsverktøy og at arbeidsmengden har vokst betydelig med BOA-regnskapsføringen betyr at det er høy risiko for vesentlige feil både for det enkelte prosjekt og enhetenes basisresultat. MNF vil jobbe intenst med den sentrale regnskapsseksjon for å bedre situasjonen men 2010 må påregnes å bli et prøve- og feileår med de følger dette kan gi. 3. Vedlegg: 1. Regnskapstall totalt, basis, BFV-øvrige og EFV. 8

9 Årsresultat total alle sektorer. HITTIL I ÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor % Bevilgning / bidrag fra KD % Bevilgning / bidrag fra andre dept % Bidragsinntekter fra NFR % Andre bidragsinntekter % Oppdragsinntekter % Egenandel % Andre inntekter % Dekningsbidrag % Sum inntekter % KOSTNADER Investeringer % Fastlønn % Variabel lønn % Feriepenger % Sosiale kostnader % Offentlige refusjoner % Frikjøp basisdrift % Frikjøp prosjekter % Andre lønnskostnader % Sum lønn % Intern husleie % Indirekte kostnader % Andre driftskostnader % Sum kostnader (inkl invest.) % Finanskostnader/inntekter ikke budsjett Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat % Utsatt aktivitet ikke budsjett Reelt resultat % 9

10 Årsresultat basis (P50-52). HITTIL I ÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor % Bevilgning / bidrag fra KD % Bevilgning / bidrag fra andre dept % Bidragsinntekter fra NFR ikke budsjett Andre bidragsinntekter % Oppdragsinntekter ikke budsjett Egenandel % Andre inntekter % Dekningsbidrag % Sum inntekter % KOSTNADER Investeringer % Fastlønn % Variabel lønn % Feriepenger % Sosiale kostnader % Offentlige refusjoner % Frikjøp basisdrift % Frikjøp prosjekter % Andre lønnskostnader % Sum lønn % Intern husleie % Indirekte kostnader % Andre driftskostnader % Sum kostnader (inkl invest.) % Finansinntekter/kostnader ikke budsjett Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat % Utsatt aktivitet ikke budsjett Reelt resultat % Årsresultat bidragsprosjekter (NFR+ andre). 10

11 INNTEKTER HITTIL I ÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Overført saldo fra i fjor % Bevilgning / bidrag fra KD % Bevilgning / bidrag fra andre dept % Bidragsinntekter fra NFR % Andre bidragsinntekter % Oppdragsinntekter % Egenandel % Andre inntekter % Dekningsbidrag % Sum inntekter % KOSTNADER Investeringer % Fastlønn % Variabel lønn % Feriepenger % Sosiale kostnader % Offentlige refusjoner % Frikjøp basisdrift % Frikjøp prosjekter % Andre lønnskostnader % Sum lønn % Intern husleie ikke budsjett Indirekte kostnader % Andre driftskostnader % Sum kostnader (inkl invest.) % Finanskostnader/inntekter ikke budsjett Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat % Utsatt aktivitet ikke budsjett Reelt resultat % Årsresultat oppdragsprosjekter. 11

12 HITTIL I ÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor % Bevilgning / bidrag fra KD ikke budsjett Bevilgning / bidrag fra andre dept ikke budsjett Bidragsinntekter fra NFR ikke budsjett Andre bidragsinntekter % Oppdragsinntekter % Egenandel ikke budsjett Andre inntekter ikke budsjett Dekningsbidrag ikke budsjett Sum inntekter % KOSTNADER Investeringer % Fastlønn % Variabel lønn % Feriepenger % Sosiale kostnader % Offentlige refusjoner ikke budsjett Frikjøp basisdrift ikke budsjett Frikjøp prosjekter % Andre lønnskostnader ikke budsjett Sum lønn % Intern husleie ikke budsjett Indirekte kostnader % Andre driftskostnader % Sum kostnader (inkl invest.) % Finansinntekter/kostnader ikke budsjett Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat % Utsatt aktivitet ikke budsjett Reelt resultat % Vedlegg 2: årsregnskapet 2009 basis for alle enheter. 12

13 NB Beløp i Minus betyr inntekt (på avvik betyr dog minus et negativt avvik) Årsresultat for hver enhet per Inntekter Invest. Lønn Andre driftskost Prosjekt avsl. Regnskapsført resultat Budsjett Budsjett avvik Bundne midler Reelt resultat 09 Reelt res Reelt res Reelt res Astrofysikk Farmasi Fysisk Informatikk Kjemisk Matematisk Geofag Biologisk/CEES IMBV Sum instituttene CMA CTCC Entreprenørskap FERMIO INGAP Naturfagsenteret PGP SAFE SMN Sum sentre Matnat adm Unik Total