Fakultetet har et regnskapsført resultat på totalt 219,5 mill kr i overskudd, fordelt på:

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 32/09 Møtedato: 19. oktober 2009 Notatdato: 12.oktober 2009 Saksbehandler: Jan Aldal REGNSKAP 2. TERTIAL 2009 Vedlagt følger regnskapet for 2. tertial 2009 for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Regnskap og avviksforklaringer er satt opp i henhold til retningslinjer fra universitetsdirektøren. Fakultetet har et regnskapsført resultat på totalt 219,5 mill kr i overskudd, fordelt på: Bevilgningsfinansierte basisvirksomhet på 57,9 mill kr Bidragsfinansierte virksomheten på 158,6 mill kr Oppdragsfinansierte virksomheten på 3,0 mill kr MNF har 18 rapporterende enheter (9 institutter og 9 sentre) med vidt ulik størrelse og kompleksitet i aktivitet. Kontroll på reelt disponible midler og et aktivt tilsyn fra fakultetsnivået er nødvendig for å sikre at regnskap og rapporter har informasjonsverdi for fakultet og enhetenes ledelse. Fra 2010 innføres en felles økonomimodell for å sikre lik utforming av og jevnere kvalitet på enheters budsjetter og regnskaper, slik reduseres risiko ved skifte av økonomipersonell. Andre tiltak er fokus på prognoselaging, involvering og ansvarliggjøring fra ledere i økonomirapportering samt bedre økonomistyring på eksternt finansierte prosjekter (EFP) som svar på de utfordringer fullkostregnskaper gir oss. Hovedpunkter: Resultatet for den bevilgningsfinansierte virksomheten viser et regnskapsmessig overskudd på 57,9 mkr pr , hoveforklaringer er ubrukte bundne midler til bl.a. FUNMAT, EMBIO, vitenskapelig utstyr, samt startpakker og småforsk. Bundne midler er øremerkede midler der kostnadene påløper i senere periode enn de inntektsføres (UiO praktiserer ikke sammenstilling av inntekter og kostnader i samme periode eller periodiserer bevilgninger fra KD). Disse bundne midlene skygger for enhetenes reelle driftsresultat men korrigerer man resultatet for hva som er bundet opp i disse fremtidige forpliktelser har fakultetet ett reelt overskudd på 11,5 mkr pr 2 tertial. Tilsvarende resultat i 2 tertial 2008 var 10,5 mkr i underskudd, så trenden er positiv. Årsprognosen for bevilgning 2009 indikerer et regnskapsmessig nominelt overskudd på 33 mkr, men korrigert for fremtidige forpliktelser viser prognosen et overskudd på 12 mkr i overskudd. Tilsvarende gav 2008 et reelt underskudd på 4,6 mill kr. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner regnskapet for 2. tertial Vedlegg: Analyser og kommentarer til regnskapet 2 tertial 09

2 Analyser og kommentarer Vedlegg til styresak regnskap 1 tertial Innledning: MNF med sine totalt 18 rapporterende enheter (9 institutter og 9 sentre) har et behov for et oversiktlig, stabilt og ensartet system for å føre regnskapene likt for de ulike enhetene. Først da vil fakultetsnivået kunne føre et fullgodt tilsyn med enhetene for å sikre kvalitet på budsjetter, regnskap og rapporter. Sekundært åpner et slikt system for kompetanseoverføring mellom enhetene samt mer nettverksjobbing mellom enheter som har utskifte av økonomipersonell eller annen midlertidig behov for ekstra ressursinnsats på økonomifeltet. Modellen ble utarbeidet 1 og 2 tertial og ferdigstilles i 3 tertial til bruk når budsjetteringsprosessen starter ved årsskiftet. Innføring av BOA (fullkostregnskapsføring av eksternt finansierte prosjekter) er en annen utfordring som fakultetet jobber med, i 3 tertial og utover i 2010 vil innsatsen dreies mot å styrke økonomistyringen innen EFP. Aktuelle tiltak er gjennomgang rutiner, arbeidsfordeling, prosjektstyringsverktøy og vurdering av den samlede arbeidsinnsatsen på prosjektstyring. Regnskapet viser følgende hovedtall: Totalt: -219,5 mkr Bevilgning: -57,9 mkr Bidrag: -158,6 mkr Oppdrag: -3,0 mkr Bundne midler: -46,4 mkr Reelt resultat: -11,5 mkr Bidrag NFR: -93,8 mkr Bidrag øvrige: -64,8 mkr Fig 1, resultat fordelt på virksomheter. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Fakultetet har pr et regnskapsmessig overskudd på 219,5 mkr, der 161,6 mkr av overskuddet ligger på den eksternfinansierte virksomheten (bidrag og oppdrag). Overskuddet skyldes hovedsakelig ubrukte midler da det er forsinket aktivitet på flere prosjekter i tillegg til at NFR har overført bevilgningen for 2 tertial. Resultatstatus per prosjekt og hvor mye av det regnskapsførte resultat som har et overskuddselement i seg, er det med dagens økonomisystemer ved UiO ikke mulig å vite. Til dette kreves et prosjektstyringsverktøy som kan avstemme prosjektfremdrift mot regnskapsstatus og eventuelt restbudsjett på det enkelte prosjekt. UiO har per dags dato ingen planer om å implementere noe slikt system, det bør vurderes om MNF på eget initiativ skal kjøre en minipilot på noen av de enklere prosjektstyringsverktøyene som finnes på markedet. Generelt er kvaliteten på budsjett, regnskaper og rapporter tilfredsstillende for bevilgningsdelen, 5 års innsats har sørget for det. På EFP er kvaliteten mer variende, der spesielt budsjettene og tilhørende avviksforklaringer og prognoser er av til dels lav kvalitet. På EFP har inntektene, aktiviteten og antall prosjekttilsatte økt de senere år, ikke minst på grunn av de nye sentrene som er etablert ved Fakultet. Denne økningen i aktivitet har til en viss grad ført til flere prosjektøkonomer og annet støttepersonell (for eksempel 2 EU-prosjektkonsulenter). Spørsmålet er dog om det ikke er på tide å se grundigere på om bemanningen og organiseringen av oppgavene har fulgt den økte aktiviteten og de nye arbeidsoppgavene som BOA har medført. 2

3 2. Kommentarer til avvik 2.1 BEVILGNINGSFINANSIERT VIRKSOMHET: Bevilgning (basis) HITTIL I ÅR HELÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Årsbudsjett Årsprognose Avvik Avvik i % Overført saldo fra i fjor % % Bevilgning / bidrag KD % % Bevilgning/bidrag andre dept Bidragsinntekter fra NFR Andre bidragsinntekter % % Oppdragsinntekter Egenandel % % Andre inntekter % % Dekningsbidrag % % Sum inntekter % % Investeringer % % Fastlønn % % Variabel lønn % % Feriepenger % % Sosiale kostnader % % Offentlige refusjoner % % Frikjøp basisdrift % % Frikjøp prosjekter % % Andre lønnskostnader % % Sum lønn % % Intern husleie % % Indirekte kostnader % % Andre driftskostnader % % Sum kostnader (inkl invest.) % % Finansinntekter/kostnader Avsluttede prosjekter Resultat % % Herav bundne midler Reelt resultat % % Fig 2: intern regnskapsrapport bevilgning (basisvirksomhet). Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Inntekter: positivt avvik på 4,165 mkr. To store avviksposter er økt dekningsbidrag og egenandel (negativ), dette pga fullkost regnskapsføring (BOA) på eksternt finansierte prosjekter (EFP). Nettoeffekten av disse nye transaksjonene vites per dags dato ikke. Ellers har flere enheter mottatt inntekter fra KD og andre kilder som ikke var budsjettert, herunder instituttene fysikk, kjemi og geofag. Midlene er stort sett bundet til innkjøp utstyr, lønnskostnader eller drift og bedrer således ikke bunnlinjen for enhetene. Også under andre inntekter er det mottatt flere midler (1,65 mkr) enn budsjettert, f. eks har Astrofysikk mottatt 500 tkr til Astronomiåret mens kjemi har mottatt 433 tkr fra Birkeland innovasjon. 3

4 Investeringer: positivt avvik på 0,5 mkr. Investeringer viser et foreløpig underforbruk på 5,3 mkr, hovedårsak er forsinkede anskaffelser. SMN har utstyr verd 2,5 mkr som påløper i 3 tertial. Kjemi har utstyr for 1,0 mkr på vei inn, IMBV (inst. for molekylær biovitenskap) gjør investeringer på ca 1,6 mkr i 3 tertial. Astrofysikk har et avvik på -0,5 mkr som skyldes at investeringene i datautstyr var budsjettert som andre driftskostnader. Totale lønnskostnader: negativt avvik på 1,2 mkr. Generelt har enhetene god styring på fastlønnskostnaden, under 2 % avvik viser betryggende kontroll. Fysikk, farmasi og IFI (inst. for informatikk) har alle lavere kostnader på fastlønn enn budsjettert. Kjemisk og IMBV sier de vil få positive avvik i 3 tertial, se her omtale av årsprognosen. Hovedårsakene til de positive avvikene er gunstig lønnsoppgjør i 2009 og ledighet i faste stillinger. Videre er lønn ført på bevilgningssektoren og skal omposteres eller faktureres EFP. For bilagslønn er bildet mer variert, enheter som kjemisk, IFI, matte IMBV og geofag har større avvik (ca 2,6 mkr inkl sos kost) og der mesteparten vil påvirke årsprognosen. Frikjøp av fast vitenskapelige ansattes innsats på prosjekter øker sterkt pga BOA, årseffekt på bunnlinjen er foreløpig ukjent. Refusjoner av sykelønn har avvik men mindre enn tidligere år. Andre driftskostnader (herunder indirekte kostnader): positivt avvik 570 mill kr. Viser jevnt over underforbruk eller balanse iht. budsjett for perioden. Fysisk har hele 2,5 mill kr i positivt avvik men regner med at avviket blir spist opp i 3 tertial. Andre avvik på enhetene skyldes mer regnskapstekniske årsaker, som f. eks hvordan viderefakturere kostnader (høyere kostnad men også høyere inntekt) eller kostnader som skal/skal ikke føres som investeringer. Enhetene har stort sett god kontroll på ADK (andre driftskostnader), dog er budsjettene ikke alltid like gode å bruke som målesnor til rapporteringen, spesielt noen av sentrene har lav kvalitet på budsjettene. Kjemisk og geofag avslutter underskuddsprosjekter for 986 tkr, SMN har tap på 877 tkr for underskuddsprosjekter, en forklaring er dårlig prosjektstyring i tidligere år. Generelt er dog fakultetet bekymret for prosjektstyringen på KI og tilhørende sentrene, det må forventes flere underskuddsprosjekter i kommende perioder fra dette miljø selv om KI har satt i gang tiltak for bedre prosjektoppfølging. Årsprognosen. Årsprognosen viser økte inntekter med 2,3 mill kr, reduserte lønnskostnader med 13,6 (mest pga Fysikk, KI, IMBV og Farmasi), ADK reduseres med 1,3 mkr og avsluttede prosjekter estimeres til 2,1 mkr dårligere enn budsjett. Samlet gir dette et forventet nominelt årsresultat på 33 mill kr, dette er ca 14,4 mkr bedre enn årsbudsjettet tilsier. Fratrukket bundne midler estimeres et reelt resultat på 12 mkr, denne siste prognosen må betegnes som usikker pga kompleksiteten bundne midler gir. Generelt bekrefter årsprognosen inntrykket av mange enheter med god kontroll på kostnadssiden for bevilgningssektoren, der flere skaffer seg handlingsrom rundt ulike egeninitierte satsninger. Usikkerhetsmomenter er KI, IMBV, SMN og tildels BIO. 2.2 BIDRAGSFINASIERT VIRKSOMHET: 4

5 HITTIL I ÅR HELÅR Bidrag Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Årsbudsjett Årsprognose Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor % % Bevilgning / bidrag KD % % Bevilgning/bidrag andre dept % % Bidragsinntekter fra NFR % % Andre bidragsinntekter % % Oppdragsinntekter Egenandel % % Andre inntekter % % Dekningsbidrag % % Sum inntekter % % KOSTNADER Investeringer % % Fastlønn % % Variabel lønn % % Feriepenger % % Sosiale kostnader % % Offentlige refusjoner % % Frikjøp basisdrift % % Frikjøp prosjekter % % Andre lønnskostnader % % Sum lønn % % Intern husleie Indirekte kostnader % % Andre driftskostnader % % Sum kostnader (+ invest.) % % Finanskostnader/inntekter Avsluttede prosjekter Resultat % % Fig 3: intern regnskapsrapport bidrag. Budsjett 144,2 mkr Regnskap: 158,6 mkr Avvik: mkr Avviket på -14,4 mkr skyldes i hovedsak manglende NFR inntekter pga kontraktsendringer, forsinket fakturering og utsatte utbetalinger på grunn av manglende sluttrapportering. IMBV har hele 9,5 mkr utestående mens Bioologi har ca 2 mkr i forsinkede innbetalinger. Fysikk, geofag, Ingap og SMN har fått betydelig mer enn budsjettert, mesteparten skyldes feilbudsjettering eller fremskutt innbetaling. For farmasi gir feil i prosjektbudsjetter 1,7 mkr i midlertidig negativt avvik. BOA-føringene gir økte inntekter til prosjektene uten at dette skal påvirke prosjektenes totalramme. Generelt inntrykk er god tilgang til prosjektmidler men tildels sviktende kvalitet på prosjektbudsjettene. Noen enheter bruker alle avvikskommentarene til å forklare regnskapstekniske feil eller feilbudsjettering, dette er alarmerende. Tidligere år har en trend vært forsinkelser i tilsetting av medarbeidere på prosjektene og er hovedforklaringen på positivt avvik lønn også i år. Avviket er dog mindre enn i tidligere år. Et annet problem er prosjekttilsatte som midlertidig lønnes over basis for så å flyttes over til prosjektene når de opprettes. Gir ukorrekte regnskaper, uoversiktlige regnskapsførsel og risiko for at lønnskostnad belastes basis heller enn det prosjekt den ansatte tilhører. Økning i frikjøp skyldes BOA-regnskapsførsel. IFI og Geofag har stort overforbruk av bilagslønn (variabel lønn) på flere prosjekter, forventes å holde seg ut året. Årsakene er uvisse for fakultetet og enhetene er blitt bedt om forklaring. Positivt avvik på investeringer, stor individuelle forskjeller. SMNs innkjøp på 2,5 mkr er forsinket. Astrofysikk og geofag har overforbruk på ca 1 mkr hver. Hovedårsaken til avvikene er budsjettfeil. 5

6 Lavere driftskostnader på mange prosjekter gir et positivt avvik på 11 mkr. Naturfagsenteret alene har underforbruk på 4,4 mkr mens CTCC har merforbruk på over 1 mkr. Årsakene er alt fra dårlige budsjett, utsatt aktivitet til redusert aktivitet. CEES har over 9 mkr i positivt avvik på ADK. Kjemi, geofag og SMN avslutter prosjekter med underskudd, det registreres som en inntektsføring på prosjektene (omtalt under bevilgning). Typisk nok har ingen enheter budsjettert med underskudd på prosjektavslutninger, dette reflekterer mer svak prosjektoppfølging enn at underskuddene dukker opp i prosjektets siste leveår. Det knytter seg litt spenning til årsprognosen siden så få enheter har justert årsprognosen på ADK. Det forventes at avviket på 11 m kr hentes inn i 3 tertial, samlet prognoseresultat på 49 mkr må betegnes som usikkert. 2.3 OPPDRAGSFINANSIERT VIRKSOMHET: OPPDRAG HITTIL I ÅR HELÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Årsbudsjett Årsprognose Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor % % Bidragsinntekter fra NFR Andre bidragsinntekter % % Oppdragsinntekter % % Andre inntekter Sum inntekter % % KOSTNADER Investeringer % % Fastlønn % % Variabel lønn % % Feriepenger % % Sosiale kostnader % % Frikjøp prosjekter % % Andre lønnskostnader Sum lønn % % 0 Indirekte kostnader % % Andre driftskostnader % % Sum kostnader (inkl invest.) % % Finansinntekter/kostnader Avsluttede prosjekter Resultat % % Fig 4: intern regnskapsrapport oppdrag. Budsjett: 2,4 mkr Regnskap: 3,0 mkr Avvik: -0,6 mkr Avviket på 0,6 mkr skyldes Farmasi som har fakturert mer enn budsjettert for prosjekt med Aker Biomarine. små avvik på lønn og mindre avvik på investeringer og drift, Aker Biomarine-prosjektet er hovedårsak til mindreforbruk ADK og underforbruk på KI og MI forklarer positivt avvik på investeringer. Dette oppjusterer årsprognosen med ca 970 tkr i forhold til årsbudsjett. Enheter som har oppdragsprosjekter melder om at de har god kontroll og at ingen forventes å avsluttes med underskudd innen årsskiftet. 6

7 3. Kommentarer resultatutvikling på bevilgning, samlet og per institutt. 3.1 Resultat: Tabellen under summerer opp utviklingen i resultat for alle de rapporterende enheter. Institutt / senter Rapporterende enhet SUM Reelt Regnskap pr resultat 2 2. tertial 09 tertial Bunde midler pr 2 tertial Årsbudsj. 09 Prognose nominelt resultat 09 Prognoseendring Reelt resultat 08 Prognose reelt resultat 09 Endring Institutt Astrofysikk Fysisk institutt Informatikk institutt Kjemisk institutt Matematisk institutt IMBV Biologisk + CEES Institutt for Geofag Farmasøytisk institutt Sum institutter Senter SFI-INGAP FERMIO CTCC SMN SFE SFF-PGP SFF-CMA Naturfagstr SAFE Sum sentre Fig. 5. Negative tall betyr underforbruk (overskudd), positive tall betyr overforbruk midler (overskudd). Per 2 tertial står instituttene for 8,6 mkr av det reelle overskuddet mens sentrenes andel er 9 mkr, sentrene har i forhold til sin størrelse relativt store overskudd. Spesielt har SMN betydelige midler akkumulert. Ser vi på årsprognosen anslår instituttene at de vil ha et reelt overskudd på 12 mkr, sentrene 10,5 mkr. Prognosen er usikker og fakultetet vil følge den opp ved neste rapportering i november. Fysisk institutt anslår sitt overskudd ved årsskifte til 9,9 mkr, dette vil gi dem et betydelig handlingsrom. Kjemisk institutt spår et reelt overskudd på 2 mkr, hvis den prognosen slår til har de forbedret sitt resultat med nesten 9 mkr fra 2 tertial 09 og med 7,9 mkr fra årsskiftet (inkludert overføring av underskudd på 9 mkr fra institutt til fakultetsnivået ved årsskiftet 08/09). Styring av øremerkete midler (bundne midler) er komplisert ved instituttet, kvaliteten av årsprognosen henger nøye sammen med om kjemi klarer å holde oversikt over disse midlene. I styremøte 12. desember 2008 ble det vedtatt en nedbetalingsplan for Kjemisk institutt sitt underskudd. 9 mill kr av underskuddet ble vedtatt overført til MNF fakultetsnivået. Kjemisk institutt skulle til gjengjeld betale ned til sammen 10 mkr av restunderskuddet i 5-årsperioden Slik resultatet ligger an per 2 tertial er instituttet på langt vei i ferd med å oppfylle sin del av nedbetalingsplanen. Et reelt underskudd på 6,7 mkr per 2 tertial betyr at underskuddet er redusert med 1,6 mkr siden årsskiftet, (underskuddet var på på 8,3 mkr etter at fakultetsnivået hadde tatt over 9 mkr). Årsprognosen for 2009 tilsier et reelt overskudd på ca 2 mkr for kjemisk, noe som gir en resultatforbedring på hele 10,3 mkr i forhold til underskuddet Selv om kjemisk sin prognose for reelt resultat ikke skulle slå til er sannsynligheten for at enheten ikke klarer å nedbetale underskudd iht. styrevedtak desember 2008 lav. Fra 1. januar skal alle enheter ved MNF gå over til å bruke den samme økonomimodell, det vil si bruke de samme tiltaksnumrene for budsjettering og regnskapsførsel. Fordelene er flere, men et hovedpoeng er å sikre at like aktiviteter/hendelser føres likt på enhetene. Dette åpner for at en blant annet kan analysere kostnadsnivået på ulike aktiviteter mellom enhetene eller se samlede kostnader for en type aktiviteter (f. eks undervisning) på hele fakultetet. Fra 2010 vil dette kunne brukes i dypere analyser rundt hver regnskapsavslutning. 7

8 Fig 6: resultat alle enheter, regnskapsført (uten bundne midler) og reelt (inkl. bundne midler). Negative tall betyr underforbruk (overskudd), positive tall betyr overforbruk midler (overskudd). 3.2 Langsiktig trend: Et sentralt formål med all rapportering er å søke å se om regnskapene kan si noe om mulig fremtidig utvikling for enhetene. For å lage en prognose kan en sette sammen resultattallene for foregående avsluttede regnskapsperioder og se hvor resultatutviklingen peker hen. Vi tar vekk bundne midler og ser utelukkende på reelt resultat, det er dette som reflekterer enhetenes langsiktige inntekts- og kostnadsside Et moment som påvirker tallene er innføringen av totalregnskapsføring (BOA), dette gir utslag på dekningsbidrag, egenandeler og dermed enhetenes resultat. Ennå er det bare Geofag som fullt ut har implementert BOA, så nettoeffekten er inntil videre liten. Følgende talldata er sammenstilt for å vise langsiktig trend i reelt resultat: - Reelt resultat 2 tertial Reelt resultat (årsresultat) - Reelt resultat 2 tertial Årsprognosen reelt resultat Utviklingstrend sees på neste side. 8

9 Fig 7: langsiktig trend resultatutvikling instituttene. Negative tall betyr underforbruk (overskudd), positive tall betyr overforbruk midler (overskudd). 9

10 De fleste enhetene viser en positivt eller nøytral langsiktig trend siste 12 mnd og på årsprognosen for Tallene for Kjemisk institutt inkluderer overføringen av 9 mill kr av det akkumulerte årsresultatet til fakultetsnivået. Ut fra disse tall kan det virke som om Institutt for Geofag og IMBV er de to enhetene som har en svak økonomisk utvikling også i tiden fremover. Det blir for disse to enhetene spesielt viktig å lage god langtidsbudsjetter for å se om de langsiktige inntektene tilsvarer det langsiktige kostnadsnivået på enhetene. Her bør enhetene først bygge et budsjett der både kostnads- (fast ansatte, undervisning og fellestjenester) og inntektssiden (KD-midler + dekningsbidrag) bygger utelukkende på ordinære tilgjengelige midler for å se om aktiviteten tilhørende statsoppdraget økonomisk går i balanse. 3.3 Kommentarer tilstand per institutt per 2 tertial. Under følger kommentarer per institutt og fakultets oppfatning av kvalitet på budsjetter, regnskapsførsel og andre viktige faktorer på økonomisiden. Fysisk: positiv trend årsprognose, årsresultat blir bedre enn budsjettert i hovedsak pga senere tilsettinger av stillinger (2 tekniske stillinger, 4 vitenskapelige), gunstig lønnsoppgjør og mer dekningsbidrag. Handlingsrom brukes til et forventet overforbruk (stillinger + økt drift) i årene Instituttet har god økonomistyring og et grundig gjennomarbeidet langtidsbudsjett. God kontroll på betydelige bunde midler. God tilgang EPF-midler pluss få prosjekter som avsluttes med underskudd. Reelt dekningsbidrag usikkert pga BOA. Risiko: lav Astro: god økonomistyring og enkel økonomi, driver i balanse på kort sikt men svakt negativ trend på årsresultat og prognoser siden Få/ingen prosjekter avsluttes med underskudd, lite bundne midler. Regnskapsrapportene må bli bedre på ledelsesinformasjon, per i dag vanskelig å trekke ut ledelsesinformasjon av rapportene. Risiko: lav IMBV: komplisert økonomi, presset økonomiseksjon pga sykemeldinger, tildels treg fakturaflyt og tunge manuelle rutiner rundt internhandel. Betydelige bundne midler (13 mkr) som dog styres bra. Prognosen er tilsynelatende negativ trend m/reelt underskudd på 1,3 (økt m/600 tkr siden 2008), dog er tallene i prognosen inkonsekvente og må følges opp. IMBV har god kontroll på fastlønn og drift fellesavdelinger. Utvikling i dekningsbidrag er positiv, opp 20 % til 11,5 mkr. God tilgang EFP-midler, få prosjekter avsluttes med underskudd. Risiko: medium. Kjemi: komplisert økonomi, medium kompetanse på deler av stab og økonomiansvarlig som slutter. Kontorsjef med stort engasjement for enhetens økonomi. Tilsynelatende positiv trend i resultat, årsprognosen viser ca 2 mkr reelt overskudd, er en resultatforbedring på ca 9 mkr bare i siste tertial!? Fakultetet er veldig usikker på årsprognosen. Ledighet i stillinger, lavere investeringer og gunstig lønnsoppgjør er enhetens hovedforklaringer på den positive utviklingen. Langsiktig trend er nøytral, eventuelt handlingsrom er borte når alle faste stillinger en gang blir besatt. Instituttet tok med seg et reelt underskudd på 8,3 mkr fra 2008, KI anslår de vil betale ned ca 3 mkr på dette i 2009 (stemmer ikke med årsprognosen på 2 mkr overskudd). God tilgang EFP-midler men litt for mange prosjekter avsluttes m/underskudd (ca 570 tkr per 2 t). Risiko: høy Geofag: komplisert økonomi men flinke økonomer og involvert ledelse. BOA gir store og uavklarte økonomiske effekter pga manglende rapporteringsløsninger. Gunstig lønnsoppgjør og god kontroll på ADK gir stabil drift og svakt stigende prognose. Årsresultat prognostiseres til ca 2,5 mkr i underskudd, 2008 gav 2,8 mkr i underskudd. Langsiktig prognose stabil/svakt økende. Veldig god tilgang EFP-midler men tidligere svak økonomistyring på prosjekter medfører at flere prosjekter avsluttes m/underskudd (ca 540 tkr i 09). Risiko: utgangspunktet lav men BOA øker risiko til medium. 10

11 Matematisk: relativ enkel økonomi, lite bundne midler og ivrig økonom. Årsprognosen er på 1,3 mkr i overskudd, i så fall en resultatforbedring på 1,5 mkr fra Fakultetet er usikker på kvaliteten til prognosen. Langsiktig trend er nøytral, men langtidsbudsjettet er ikke av de best gjennomarbeidete og bidrar til usikkerhet. God kontroll lønn og ADK men sterk økning bilagslønn siste 2 år. Moderat tilgang EFPmidler, få prosjekter belaster basis med underskudd. Risiko: medium Biologisk og SFF-CEES: Komplisert økonomi, sammenblanding midler og aktivitet mellom instituttet og SFF-CEES, presset økonomiavdeling pga turnover og svake interne rutiner. Også usikker kvalitet på årsbudsjett og langtidsbudsjett. Årsprognosen med negativ trend, fra pluss 2,4 mkr i til minus 500 tkr for God kontroll lønn mens ADK ligger ca 1,0 mkr over årsbudsjett. Langsiktig trend forventes å være nøytral. Bundne midler er usikkert men ny økonomileder foretar for tiden en gjennomgang av instituttets budsjettforutsetninger, økonomimodell og interne rutiner. Forventes å gi kvalitetsforbedring i CEES sine midler holder på å bli skilt ut fra instituttets øvrige midler, dette vil redusere risiko. God tilgang EFP-midler og god prosjektstyring bidrar til få underskuddsprosjekter. Risiko: medium/høy Informatikk: Gode erfarne økonomer og godt involvert ledelse. Årsprognosen er positiv, reelt resultat i 2008 på 2,5 mkr overskudd, reelt resultat i 2 tertial på 2,6 mkr og årsprognose for 2009 på ca 3,2 mkr pluss. IFI har hatt noenlunde samme resultat i 3 år nå og viser en stabil langsiktig positiv resultattrend. Handlingsrommet brukes til ny førstestilling i Enheten har god kontroll på bundne midler. Rikelig tilgang EFP-midler og få prosjekter ender med underskudd. Dog utfordringer med prosjekter i 3-verden der ingen av de indirekte kostnadene dekkes inn. Risiko: lav Farmasi: Erfarne økonomer, enkel økonomi og leder med hands on på budsjetter og økonomistyring. Reelt resultat per 2 t er 3,1 mkr pluss, årsprognosen viser dog 250 tkr pluss. Kvaliteten på prognosen er usikker, det samme er langtidsbudsjett. Langsiktig trend er nøytral, instituttets årsresultater viser et lite overskudd de siste årene. Reduserte kostnader på fastlønn (1,4 mkr) av uviss årsak per 2 tertial, enheten bedt om forklaring. Etterutdanningstiltaket VETT må redusere aktiviteten sin betydelig på grunn av sviktende tilgang kursdeltakere, gir usikker virkning på basisøkonomien. Moderat tilgang på EFP-midler og antall prosjekter er lavt. Dog avsluttes flere av prosjektene i underskudd, tilsyn og oppfølging må bedres. Risiko: lav 4. Usikkerhetsfaktorer. Totalregnskapsføring: flere enheter rapporterer om usikkerhet knyttet til BOA. Per dags dato finnes det ikke gode nok rapporter som viser enhetene hvordan overheadinntekt og egenandel påvirker resultat og enhetens handlingsrom. Relatert til innføring av fullkostregnskaper er delvis lave kvalitet på budsjettene innen bidragsog oppdragsfinasiert aktivitet samt manglende prosjektstyringsverktøy (økonomi- og aktivtetsoppfølging). BOA medfører økt kompleksitet i regnskapsførsel (flere manuelle regnskapsoperasjoner) og tetter oppfølging aktivitet for å avstemme denne mot egenandelsføring i regnskapene. Uten et prosjektstyringsverktøy overlates mye av dette til manuelle transaksjoner og skyggeregnskap. Bundne midler: en stor risiko er at det ikke finnes en måte å skille ut øremerkede forpliktelser i regnskapet, noe som bidrar til å skjule hvordan den enkelte enhet bruker sin tildelte ramme (driftsresultat). Å få et vanntett system for behandling av øremerkede forpliktelser er ett av fokusområdene til fakultetet. Pr dags dato brukes ulike modeller av skyggeregnskap. Turnover i økonomistaben på MNF er tidvis et problem, både på kunnskapsoverføring og rent kapasitetsmessig. Akkurat nå er det IMBV, Biologisk og Senter for materialvitenskap og Nanoteknologi og kjemisk institutt som opplever dette, samtidig som fakultetsnivået har manko på controller. Innføring av felles økonomiomodell fra 2010 forventes å redusere risikoen ved turnover. 11