Prosjektplan for Litteraturhus Vestfold

Transkript

1 Prosjektplan for Litteraturhus Vestfold Godkjent av oppdragsansvarlig: Navn Rolle Stilling Dato Unni Minsås Prosjekteier Fylkesbiblioteksjef

2

3 DISTRIBUSJON AV PROSJEKTPLAN Navn Rolle Stilling Enhet Marit B Gossner Styringsgruppe Biblioteksjef Horten bibliotek Tone Moseid Styringsgruppe Biblioteksjef Tønsberg og Nøtterøy bibliotek Hans Gjerløw Styringsgruppe Biblioteksjef Sandefjord bibliotek Mette K. Gjerdrum Styringsgruppe Biblioteksjef Larvik bibliotek Unni W. Minsås Styringsgruppe Fylkesbiblioteksjef Vestfold fylkesbibliotek Steinar Engeland Prosjektkoordinator Rådgiver Vestfold fylkesbibliotek Aslak Larsen Prosjektleder Avdelingsleder Tønsberg og Nøtterøy bibliotek PROSJEKTNIVÅ (RAPPORTERINGSNIVÅ) Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nasjonalbiblioteket Vestfold fylkesbibliotek Styringsgruppa ENDRINGSLOGG Versj. Kapittel Endring Produsent: Godkjent av: REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 St.meld 23 ( ) om Bibliotek 1 endelig Strategisk kulturplan Vestfold 2 endelig Bibliotekplan Vestfold 3 endelig Samarbeidsavtaler for de fire bibliotekene 4 endelig Årlig 5 NOU 2013 : 4 Kulturutredningen endelig (5) (Forslag til ny biblioteklov) ---

4 1 INNLEDNING 1.1 Kort beskrivelse av prosjektet Prosjektnavn: Prosjektnivå: 1 Prosjektmål / visjon Bibliotekene i Tønsberg, Horten, Sandefjord og Larvik skal være de lokale kraftsentra og de naturlige samarbeidspartnerne i Vestfold når det gjelder litteratur og offentlig ordskifte. Lav terskel inn - høy kvalitet ut! Overordnet ansvarlig Vestfold fylkesbibliotek Varighet Overordnet tidsplan Studietur for søker. Bibliotek i Tyskland Kurs i publikumsutvikling og litterære arrangement Etablering av styringsgruppe Studietur prosjektgruppa Literaturhaus Hamburg Etablering av prosjektgruppe Engasjere prosjektleder Felles workshop styringsgruppe/prosjektgruppe Dialogmøte i Tønsberg Dialogmøte i Horten Dialogmøte i Larvik Dialogmøte i Sandefjord Studietur Litteraturhuset i Oslo prosjektgruppe April 13 April 13 Gjennomføring av arrangementer Semesterevaluering V Statusrapportering til Nasjonalbiblioteket Kurs i mediehåndtering xx xx Kurs i formidling xx xx Semesterevaluering H Semesterevaluering V Semesterevaluering H Semesterevaluering V Semesterevaluering H Avsluttende evaluering og rapport Plassering / lokaler Bibliotekene i Horten, Tønsberg/Nøtterøy, Sandefjord og Larvik Bakgrunn Ide fra prosjektkoordinator Naturlig konsekvens av føringer i Strategisk Kulturplan for Vestfold fylkeskommune og Bibliotekplan Vestfold Erfaringene fra Litteraturuka i Vestfold i årene etter 2009 gir rom for å tenke stort om (litteratur)formidling - også på helårsbasis. Omfang Personalressurser: Prosjektleder 20% (lokalt ansatt TNB, lønnsmidler fra Vestfold fylkesbibl.) Personalinnsats øvrige:

5 o Vestfold fylkesbibliotek 15% o Tønsberg & Nøtterøy bibliotek 15% o Larvik bibliotek 15% o Sandefjord bibliotek 15% o Horten bibliotek 15% Hovedaktiviteter 30 arrangementsuker pr år Samlet 120 arrangementer i året i prosjektperioden Økonomi / budsjett Kr pr prosjektår + egeninnsats fra prosjektbibliotekene 2 MÅL OG RESULTAT Prosjektet skal etablere de fire bybibliotekene i Vestfold som lokale litteraturhus. I et samarbeid mellom Vestfold fylkesbibliotek og de fire største bybibliotekene i Vestfold skal prosjektet bygge og styrke disse bibliotekene som lokale arenaer for debatt og samfunnsspørsmål knyttet til lokale, regionale, nasjonale og internasjonale anliggender. Brukermedvirkning og lokalt engasjement: Prosjektet tar mål av seg å øke det lokale engasjement i befolkningen rundt lokal debatt og litterære arrangementer. Skape økt aktivitet og bred lokal forankring ved å styrke og nyetablere samarbeid med andre aktører som arbeider med litteratur og debatt lokalt Tilby publikum relevante og attraktive arrangementer, som møter brukernes behov og forventninger. Kompetanseutvikling: Profesjonalisere arrangørkompetanse, litteraturkunnskap, formidlingskompetanse og mediehåndtering Ved prosjektets slutt ha en modell for flere slike etableringer som kan tas i bruk av andre norske folkebibliotek.

6 3 BESKRIVELSE AV PROSJEKTET 3.1 Oppgavebeskrivelsen Leveranse Innhold Ferdig Involvert Ansvarlig Ansvarlig har kvittert Programarbeid - avklare ansvarsfordeling - ivareta behovet for lokal forankring - utnytte fordeler ved koordinering Profilering (grafisk) Årlig dialogmøte Mediekontakt Overordnet økonomistyring Semestervise programplaner Annonse Trykksak Vår: desember Høst: juni Utforming innen juni 2013 Ad hoc 04/ / /2015 Kontinuerlig Kontinuerlig Prosjektgruppa Prosjektgruppa, styringsgruppa Alle Prosjektgruppa Vestfold fylkesbibliotek Prosjektleder Lokalansvarlige Prosjektleder Prosjektkoordinator Lokalansvarlig, Prosjektleder - Lokalansvarlig - prosjektleder / prosjektkoordinator Møte med lokale ressursgrupper Redaksjonelt innhold - om arrangement er - om prosjektet Budsjett Økonomirapport Innmeldte behov Avklare forventninger Fylkesbiblioteksjefen Kompetanseutvikling Kompetanse -kalender Vestfold fylkesbibliotek Prosjektkoordinator Forventningssamtaler 20. mars 2013 Alle Prosjektleder Prosjektkoordinator Studieturer Litteraturhus Mai 13 (Ty.) Prosjektgruppa Prosjektkoordinator Ad hoc Blogg Program Kontinuerlig Alle Prosjektleder Fremdrift Prosjektgruppem Jf. saksliste Etter Prosjektgruppa Prosjektleder øter innkalling 1.planleggingsmøte Igangsetting Prosjektleder Prosjektgruppa Prosjektleder lokalt kaller inn Semesterevaluering Ev. av Høst: januar Prosjektgruppa Prosjektleder aktivitet Vår: august

7 Workshop Semesterrapport til fylkesbiblioteket (grunnlag for rapport fra fyb til NB) Innhold i prosjektet Aktivitet høsten mars 13 Styringsgr Prosjektgr 1.8 Prosjektleder Lokale ressurspersoner Styringsgruppe Prosjektleder 3.2 Avgrensning av oppgaven Prosjektet skal løfte bibliotekene i Horten, Tønsberg, Sandefjord og Horten som litteraturhus drive utviklingsarbeid som genererer nye typer arrangementer sørge for økt arrangementsvolum i de fire byene gi ny kompetanse komme i tillegg til ordinær arrangementskalender i bibliotekene 3.3 Kritiske suksessfaktorer samarbeidet mellom de fire bibliotekene er en viktig forutsetning. forankringen lokalt for å realisere visjonen og målsettingene som er beskrevet tidligere tilstrekkelig budsjett som skaper handlingsrom for å levere kvalitet til publikum tilstrekkelig mannskap til å gjennomføre tilstrekkelig grad av lokalt engasjement og endringsvilje 4 ANSVARSFORDELING Navn Roller Ansvar Unni Minsås Prosjekteier Leder styringsgruppe Aslak Larsen Prosjektleder Leder prosjektgruppa. Rapportering kommunenivå Steinar Engeland Prosjektkoordinator Kompetanseheving, studieturer, søknad og rapportering fylkesnivå Aase Wivestad Lokal prosjektleder Planlegging og gjennomføring av lokalt arrangement og rapportering til prosjektleder Aslak Larsen Lokal prosjektleder Planlegging og gjennomføring av lokalt arrangement og rapportering til prosjektleder Kirsten Muhle Lokal prosjektleder Planlegging og gjennomføring av lokalt arrangement og rapportering til prosjektleder Benedikte Gjone Lokal prosjektleder Planlegging og gjennomføring av lokalt arrangement og rapportering til prosjektleder

8 4.1 Prosjektets forhold til linjen Unni Minsås er prosjekteier. Steinar Engeland er prosjektkoordinator. Aslak Larsen i Tønsberg & Nøtterøy bibliotek er prosjektleder. På fylkesnivå rapporteres det til Kulturdirektørens ledermøte. Rapportering lokalt skjer ihht lokale bestemmelser. Biblioteksjefene i samarbeidsbibliotekene, fylkesbiblioteksjef og prosjektkoordinator utgjør prosjektets styringsgruppe. Prosjektleder er sektretær møter i styringsgruppemøtene. 5 ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjekteier, ledelse, referansegruppe, styringsgruppe Navn Roller % Stilling Tilhørighet Unni Minsås Prosjekteier - Fylkesbiblioteksjef Vestfold fylkesbibliotek Styringsgruppe Steinar Engeland Prosjektkoordinator 15% Rådgiver litteratur Vestfold fylkesbibliotek Styringsgruppe Prosjektgruppe Aslak Larsen Prosjektleder 20% Avdelingsleder Tønsberg & Nøtterøy bibliotek Leder prosjektgruppe arrangementsavd. Marit B. Gossner Styringsgruppe - Biblioteksjef Horten bibliotek Tone Moseid Styringsgruppe - Biblioteksjef Tønsberg & Nøtterøy bibliotek Hans Gjerløw Styringsgruppe - Biblioteksjef Sandefjord bibliotek Mette Gjerdrum Styringsgruppe - Bibliloteksjef Larvik bibliotek Aase Wivestad Lokal prosjektleder 15% Bibliotekar Horten bibliotek Aslak Larsen Lokal prosjektleder 15% Avdelingsleder Tønsberg & Nøtterøy bibl. arrangementsavd. Kirsten Muhle Lokal prosjektleder 15% Sekretær Sandefjord bibliotek Benedikte Gjone Lokal prosjektleder 15% Avdelingsleder voksenavd. Larvik bibliotek

9 6 MILEPÆLSPLAN Jfr pkt 3.1 Oppgavebeskrivelse. Ta med bare det viktigste her Milepælnr Milepælsbeskrivelse Dato Resultat M1 Godkjent prosjektplan M2 Dialogmøter x 4 i april gjennomført M3 Programplan ferdigstilt for H M4 Plan for kompetansetiltak ferdigstilt M5 Statusrapport, ny framdriftsplan RISIKOBETRAKTNINGER Prosjektet er avhengig av faktisk fristilling av prosjektleder, prosjektkoordinator og de lokale ressurspersonene. Om prosjektet mister sin avsatte tidsressurs til andre oppgaver er det vanskelig å se for seg suksess. For at prosjektet skal få fortsatt støtte fra NB må rapporteringen fra første og andre prosjektår være tilfredsstillende. Prosjektet må kunne rapportere en arrangementsmengde og -type som står i stil til prosjektsøknaden til NB. Alle nivåer må besørge at prosjektet ikke henger på enkeltpersoner, slik at prosjektet blir satt i et vakuum ved en evt vakanse, oppsigelse e.l. Ressurgrunnlag tilstrekkelig i form av kapasitet og økonomi for å gjennomføre arrangementer (markedsføring, overtid m.m.) 8 BUDSJETT / ØKONOMI 8.1 Budsjett Driftsinntekter/driftsutgifter pr år Budsjett Prosjektmidler fra Nasjonalbiblioteket kr Vestfold fylkesbibliotek kr Sum inntekter kr Lønn til prosjektleder kr Arrangementsstøtte (kr ,- pr bibl x 4 bibl = ) kr Kompetansetiltak kr Markedsføring kr Sum utgifter kr

10 9 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON Plan for hva som skal kommuniseres til hvem og når, for eks: hva skal kommuniseres til eier, når skal det kommuniseres til referansegruppe, styringsgruppe, politisk utvalg, media os Målgruppe Tiltak/kanal Tid Ansvar Interessenter og potensielle samarbeidspartnere Dialogmøter April 2013 Prosjektleder Prosjektgruppe Media Pressemelding ved kickoff August 2013 Prosjektleder Prosjektkoordinator Eiere Orientering om prosjektet for politisk hovedutvalg Vår 2013 Styringsgruppa ved det enkelte medlem