Møteinnkalling Fylkesutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Fylkesutvalget Møtested: Fylkeshuset, Valdisholm Tidspunkt: kl. 10:00 Eventuelle forfall meldes til Kjerstin Berg, telefon eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ole Haabeth Leder Arbeiderpartiet Inger-Christin Torp Medlem Arbeiderpartiet Håvard Wennevold Osflaten Medlem Arbeiderpartiet Siv Henriette Jacobsen Medlem Arbeiderpartiet Britt Egeland Gulbrandsen Medlem Kristelig Folkeparti Per Inge Bjerknes Nestleder Senterpartiet Gretha Kant Medlem Høyre Erik Mogens Unaas Medlem Høyre Ingjerd Schou Medlem Høyre Leif Willy Eriksen Medlem Fremskrittspartiet Bente Frederikke Stensrød Medlem Fremskrittspartiet Sarpsborg, 25. mars 2014 Ole Haabeth leder Side1

2 Kjøreplan Gruppemøter Møtestart Orientering Utfordringer ved restaurering av skolebygg, eksempel E blokka ved Askim vgs v/økonomidirektør Hans Jørgen Gade Behandling av saker Lunsj Behandling av saker fortsetter Side2

3 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 38/2014 Entrepriseformer i utbyggingssaker på fylkesvei PS 39/2014 Opprydning i eldre arkiv - oppfølging av tilsyn fra Statsarkivet PS 40/2014 Fylkesrådmannens oppfølging av politiske vedtak - rapportering pr 2. halvår 2013 PS 41/2014 Investeringsregnskap overføring av mider fra 2013 PS 42/2014 Årsberetning Fylkesrådet for funksjonshemmede PS 43/2014 Årsberetning Flerkulturelt råd PS 44/2014 Årsberetning Østfold fylkeskommunale eldreråd PS 45/2014 Regional kystsoneplan for Østfold - orientering om status/arbeidet PS 46/2014 Ny statlig tilskuddsordning for bredbåndsutbygging PS 47/2014 Pilotprosjekt bærekraftige bygg - St. Olav - videre satsning PS 48/2014 To prosjektsøknader til EU-programmer - Østfold kulturutvikling PS 49/2014 Høringsuttalelse. Kommuneplan Oslo mot Smart, trygg og grønn PS 50/2014 Østfoldkonferansen 2015 PS 51/2014 Leverandørutvikling - videreføring av partnerskap 2014 PS 52/2014 Østfold fylkeskommunes deltagelse under Open Days 2014 PS 53/2014 Samarbeidet med Schleswig Holstein - Østfold fylkeskommunes oppfølgingsansvar 2014/2015 PS 54/2014 Utlysing av forstudiemidler til prosjekter i ny programperiode for EU/interreg PS 55/2014 Bevilgning av disponerte midler fra regionalt utviklingsfond - Inkubatorstøtte 2014 Smart Innovation Østfold PS 56/2014 Bevilgning av reserverte midler til Regionalt partnerskapsfond 2014 PS 57/2014 Søknad om midler til videre utvikling av Guldkorn i 2014 PS 58/2014 Orientering om næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen PS 59/2014 Orienteringer i fylkesutvalget 10. april 2014 PS 60/2014 Valg av representanter til generalforsamlingen og styret - Svinesundskomiteen Side3

4 Sakertilbehandling Side4

5 Sakertilbehandling Side5

6 Saksnr.: 2013/3708 Løpenr.: 17000/2014 Klassering: Q10 Saksbehandler: Lars Husvik Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2014 Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Entrepriseformer i utbyggingssaker på fylkesvei Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken I forbindelse med behandling av budsjett 2014 og revidert investeringsprogram for fylkesveier uttrykte Fylkestinget en bekymring for overskridelser i utbyggingsprosjekter. Det ble vedtatt et ønske om en sak, med en utredning som belyser risiko og alternative entrepriseformer. Utredningen skal beskrive kontraktsformer som kan benyttes og i hvilke tilfeller disse er aktuelle. I tillegg er det et ønske å få en vurdering av risiko på kostnadsbildet i utbyggingssaker, i forhold til byggherreanslaget. Østfold fylkeskommune vil at kostnadene som tilfaller Østfold fylkeskommune er kjent før det gjøres positivt vedtak om igangsetting av enkeltprosjekter over en viss størrelse. Entrepriseformer Dette er en modell for organisering av arbeidet mellom byggherren, entreprenøren og den prosjekterende. Ansvarsdelingen er regulert gjennom fremforhandlete, balanserte kontraktstandarder. Det finnes bare to hovedformer for entrepriser. Utførelsesentreprise. Dette er den mest benyttede i Statens vegvesen. Denne kan benyttes for alle typer entreprisearbeider, uavhengig av størrelse og kompleksitet. Byggherren har prosjekteringsansvaret. Slik prosjektporteføljen er sammensatt i Vegvesenet, med en svært stor andel mindre og standardiserte prosjekter, er det naturlig at dette er den dominerende entrepriseformen. Totalentreprise. Her er entreprenørens forpliktelse utvidet til også å omfatte prosjekteringen. Totalentreprise er særlig egnet for litt større kontraktsarbeider der entreprenøren kan påvirke løsningsvalget. Det bør ikke være risikoforhold i prosjektet som entreprenøren vanskelig kan styre (eksempelvis usikre grunnforhold). I så fall vil denne entrepriseformen kunne virke konkurransebegrensende og gi høye priser. Totalentreprise er lite egnet for de utbyggingsoppgaver fylkeskommunen utfører i dag. Side6

7 Kontraktstyper Kontraktstypen fordeler risiko gjennom valg av oppgavebeskrivelse, detaljeringsgrad, oppgjørsregler og prisreguleringsbestemmelser. De vanligste kontraktstypene er enhetspriskontrakt (enhetsprisene er bundet), fikssumkontrakt (sluttsum er bundet) og regningsarbeid. Enhetspriskontrakten har den mest balanserte risikodelingen, og er den mest benyttede. Her bærer byggherren risikoen for at oppgitte mengder er rett, og entreprenøren risikoen for at prisen er rett. Fikssumkontrakt legger svært stor risiko på entreprenøren, og benyttes nesten ikke i dagens markedssituasjon. Regningsarbeid legger hele risikoen på byggherren. Vegvesenets driftskontrakter var opprinnelig langt på vei kontrakter med stor risiko på entreprenøren gjennom ikke regulerbare rundsumposter, men har nå etter hvert fått større innslag av regulerbare mengder samt regningsarbeid. Samlekontrakter. I Statens vegvesens byggherrestrategi inngår også bruk av samlekontrakter, som er en standardisert mal for sammenslåing av småtiltak i større kontraktspakker. Disse samler mindre oppdrag og tiltak fra prosjekter innenfor samme fagområde og innenfor et begrenset geografisk område. Hensikten med dette er rasjonalisering av byggherrens ressursbruk i anskaffelse og gjennomføring. Kontraktstypen er svært fleksibel i sin form ved at byggherren gis mulighet for å ta ut eller legge til tiltak etter inngått kontrakt. Reguleringsplanlegging kan skje i kontraktsperioden. Noe prosjekteringsansvar kan legges på entreprenøren. Tiltakene bør være likeartede og ikke spredd over et for stort geografisk område. Samlet volum av tiltak som gjennomføres bør ikke avvike for mye fra det som er forutsatt i kontrakten. Ved arbeidet med sammensetning av tiltakene i en og samme kontrakt er det viktig å legge effektivitet og optimal gjennomføring til grunn. Samtidig bør kontraktstypens fleksible form gjøre det mulig å oppfylle forventninger om gjennomføring. Innen driftskontraktene er det de siste årene gjort noen forsøk med kontrakter som avviker fra standard kontraktsmal. Hensikten har i første rekke vært å nå de mindre entreprenørene og å få mer økonomisk gunstige kontrakter. Oppdeling av kontraktene i mindre geografiske områder, skille ut enkelte oppgaver i egne fagkontrakter og større grad av byggherrestyring er momenter som går igjen i disse forsøkskontraktene. For å sikre en objektiv evaluering av erfaringene med disse forsøkene, har Vegdirektoratet engasjert det eksterne rådgiverfirmaet Dovre Group. Det er gjennomført noen foreløpige vurderinger av disse kontraktene, men først når endelig evaluering foreligger vil det være mulig å si noe om hvor vellykket dette har vært både med hensyn til kostnadsnivå og kvalitet på leveransene. Offentlig Privat Samarbeid Offentlig Privat Samarbeid (OPS) er et samarbeid mellom offentlig og privat sektor om et prosjekt eller en tjeneste, der privat sektor tar en større del av ansvaret knyttet til utvikling og/eller drift av prosjektet/tjenesten. Den offentlige aktøren beskriver oppgaven som skal løses, og beskriver hvilke standarder og kvaliteter man vil ha levert. Innenfor disse rammene får den private aktøren frihet til å planlegge og gjennomføre arbeidet på en mest mulig 2 Side7

8 hensiktsmessig måte. Innenfor vegsektoren er det gjennomført prøveprosjekter for veg med privat finansiering, bygging og drift. Disse er E39 Klett Bårdshaug i Sør-Trøndelag, E39 Lyngdal Flekkefjord i Vest-Agder og E18 Grimstad - Kristiansand i Aust- og Vest-Agder. OPSselskapene får betalt for en totalleveranse av veg, inklusive drift og vedlikehold. Erfaringene er at prosjektene stort sett ble levert til avtalt tid og kostnad, men det foreligger ingen dokumentasjon på at dette totalt sett er blitt billigere. På grunn av krevende konkurranseforhold er OPS-kontrakter bare aktuelt for store investeringer, anslagsvis på 1 milliard eller mer. OPS er derfor ikke aktuelt for vegprosjekter som bygges i regi av Østfold fylkeskommune. Kostnadsoverslag Alle kostnadsoverslag som utarbeides i Statens vegvesen for investeringsprosjekter skal utarbeides med Anslagmetoden. Ved riktig bruk gir Anslagmetoden et kvalitetssikret kostnadsoverslag som skal forelegges beslutningstakere og legges til grunn for videre finansiering, prosjektstyring og usikkerhetshåndtering i prosjektet. Alle kostnadsoverslag skal ha minimum 70 prosent sannsynlighet for å ligge innenfor det intervallet som bestemmes av nøyaktighetsgrensene som er satt for de ulike plannivåene: Utredning +/- 40 prosent Kommune(del)plan +/- 25 prosent Reguleringsplan +/- 10 prosent Konkurransegrunnlag +/- 10 % Det er viktig å merke seg at det kostnadstallet som oppgis ligger innenfor et kostnadsspenn. Kostnadsoverslaget for reguleringsplanfasen skal være grunnlaget for godkjenning før igangsetting, samt grunnlag for styring av prosjektet og avviksrapportering. Overslaget skal ikke være mer enn ett år gammelt ved oppstart. Anslagmetoden stiller ulike krav til hva som må gjennomføres av kostnadsoverslag avhengig av hvor stort prosjektet er. Alle investeringsprosjekter over 5,0 millioner kroner skal ha gjennomført et kostnadsoverslag etter anslagsmetoden. Alle kostnadsoverslag skal formelt godkjennes av regionvegsjefen eller den hun/han bemyndiger. For Østfold vil det si at avdelingsdirektør skal godkjenne alle kostnadsoverslag. Kostnadsoverslag over 100 millioner kroner skal kvalitetssikres av en regional kostnadsgruppe. Dette gjelder både riks- og fylkesveger. Utover det skal alle riksvegprosjekter over 200 millioner kvalitetssikres i Vegdirektoratet, og alle prosjekter over 750 millioner skal kvalitetssikres av en ekstern konsulent (såkalt KS2). Fylkesvegprosjekter skal kun til kvalitetssikring i Vegdirektoratet dersom dette er et bompengeprosjekt. Usikkerhet I forbindelse med kostnadsoverslag er usikkerhet knyttet til ukjente størrelser, som enten ikke kan måles eller avhenger av hendelser som ennå ikke har inntruffet. Et eksempel kan være at Statens vegvesen må sprenge fjell for å bygge en veg. Det fjellet som sprenges ut vil 3 Side8

9 aldri være likt den mengden som beregnes teoretisk. Her vil det alltid være avvik avhengig av fjellets beskaffenhet. En annen usikkerhet er værforholdene under byggeperioden. Svingningen i entreprenørmarkedet er en annen usikkerhetsfaktor. I Anslagsmetoden behandles usikkerhet knyttet til selve kostnadene. I tillegg har en andre usikkerheter som fremdrift, kvalitet, sikkerhet, omdømme osv. Dette er usikkerheter som det kan være vanskelig å sette en konkret pris på. Statens vegvesen har krav til at rutiner for usikkerhetsstyring skal omtales for prosjekter som skal til ekstern kvalitetssikring (KS2). I byggefasen for disse prosjektene skal det utarbeides en egen plan for å sikre at usikkerheten som er knyttet til gjennomføringen av prosjektet blir håndtert på en optimal måte (US-plan). Det er foreløpig ikke satt krav til tilsvarende planer for andre prosjekter, men det anbefales at prosjekter med kostnad over 25 millioner kroner og prosjekter med stor grad av kompleksitet og risiko gjennomgår en slik styring. Det jobbes nå i etaten med å innføre et system for usikkerhetsstyring også på prosjekter under 25 millioner kroner (MINI-PUS) for å øke fokuset på usikkerhet og håndtere disse med et gunstigs mulig resultat. I Østfold vil vi prøve ut dette på enkelte prosjekter i nær framtid. En modenhetsvurdering av prosjektet er en vurdering for å kartlegge prosjektets status i forhold til nødvendig grunnlag, avklaringer og planmateriale. Er prosjektets modenhet på riktig nivå i forhold til planfasen man er inne i? Man må blant annet ta stilling til prosjektet i forhold til kravet om overslagets nøyaktighetsgrad. Modenhetsvurderingen gir også signaler i forhold til usikkerhetsområder og eventuelt behov for usikkerhetsfaktorer. Avvik fra kostnadsberegningene Det er flere forklaringer på at et prosjekt kan koste mer enn det Statens vegvesen angir: Den viktigste årsaken er ofte at mengdene ikke stemmer overens med planene. Noen konkret eksempler på dette er: o Det kan være mer fjell enn antatt. Ofte ligger fjellet et stykke under jorden. Selv om Statens vegvesen utfører grunnboringer for å fastslå dybden til fjell vil vi aldri klare å bestemme fjelloverflaten eksakt. Fjell må sprenges før det kan fjernes og til sammen er dette dyrere enn å fjerne jord. o Det kan også være mindre fjell enn antatt, eller at fjellet har en slik kvalitet at det ikke kan benyttes i vegoverbygningen. Dette må da erstattes av steinmasser av bedre kvalitet og øker dermed kostnadene. o Omfanget av dårlige masser kan være større enn antatt (eksempelvis leire). Slike masser ligger ofte et stykke nede i bakken, og det er vanskelig å beregne omfanget av disse selv om det gjennomføres grunnundersøkelser. Slike masser må skiftes ut med mer stabile masser, noe som øker kostnadene. Noen ganger støtes det også på lommer/områder med kvikkleire som er ukjent. Da må det utføres kostbare stabiliseringstiltak. o I bystrøk må det ofte legges om vann- og avløpsledninger. Kommunene har i stor grad har oversikt over sine ledninger. Men omfanget av private ledninger og tilkoblinger finnes det ikke alltid oversikt over og det er vanskelig å forutse 4 Side9

10 omfanget. Ofte er også kvaliteten på ledningene dårlig, noe som ikke alltid kan forutsees, selv med kamerainspeksjon av disse. I handlingsprogrammet er ikke alle prosjektene på samme plannivå, og oppgitte kostnader har dermed ikke samme grad av nøyaktighet. Ideelt sett burde derfor alle prosjektene i handlingsprogrammet også ha en godkjent reguleringsplan. Dette er ikke alltid mulig, og Statens vegvesen må bli mer forsiktige med å angi kostnader på prosjekter langt fram i tid. Det har dessverre skjedd at for usikre overslag på for tidlig plannivå er lagt til grunn for de årlige budsjettene, mens byggekostnadene har vist seg å være høyere. Det er derfor viktig å presisere at det bør være kostnadsoverslaget ved godkjent reguleringsplan eller detaljprosjektert løsning som skal legges til grunn for budsjettene. Ikke alle prosjekter krever en reguleringsplan (for eksempel ei ny bru som skal erstatte ei gammel bru, eller tiltak der fylkeskommunen allerede eier grunnen til vegformål). Erfaringsmessig blir det ofte tatt for lett på kostnadsvurderinger på slike prosjekter. Statens vegvesen stiller nå krav til at det skal gjennomføres Anslag på samme nivå som reguleringsplan også for slike prosjekter. Det er en tendens at prosjektene blir utvidet i byggefasen. Det er mange grunner til at det kan være fornuftig (lurt å ta det mens Statens vegvesen er på stedet), men det blir da ikke samsvar med det som var tenkt i planen og kostnadsoverslaget. Prosjektet blir dermed dyrere. Det er svært vanskelig å forutse alle arbeider som skal gjennomføres når Statens vegvesen utarbeider en byggeplan og et konkurransegrunnlag. Det vil alltid bli et visst omfang av tilleggsarbeider utover de arbeidene som er beskrevet. Selv om Statens vegvesen prøver å kalkulere inn slike arbeider er det alltid en usikkerhet knyttet til dette. Noen ganger blir omfanget av slike arbeider større enn forutsatt, og prosjektene blir derfor dyrere. Det vil oppstå situasjoner der antatte kostnader ved byggestart blir større enn hva reguleringsplan grunnlaget tilsa. I slike tilfeller vil Statens vegvesen bestrebe seg på å legge disse sakene fram for fylkeskommunen før prosjektet blir lyst ut på anbud, slik at fylkeskommunen kan avgjøre om det fremdeles er aktuelt å starte opp prosjektet. Det samme gjelder dersom tilbudet avviker mye fra kostnadsoverslaget. Statens vegvesens oppsummering Entrepriseformer: Statens vegvesen mener at det lite å hente på å bruke andre kontraktsformer enn enhetspriskontrakter på investeringsprosjektene i Østfold. De fleste investeringsprosjektene på vegsiden er mindre prosjekter i størrelsesorden 2-30 millioner kroner. De aller fleste av disse prosjektene bygges av lokale små og mellomstore entreprenører med forholdvis lav fortjenestemargin og som ikke kan ta de største risikoene. Dette er prosjekter som best ivaretas gjennom enhetspriskontraktene hvor fylkeskommunen tar ansvar for usikkerhet rundt mengder, mens entreprenørene bærer risikoen for prissetting. Kontraktene er for 5 Side10

11 øvrig utformet slik at det gis mulighet for reguleringer dersom uforutsette forhold skal oppstå. Statens vegvesen vil i den grad det er mulig forsøke å samle flere av de minste prosjektene i samlekontrakter. Utfordringene med disse er at plangodkjenninger, byggeplaner og grunnerverv må være avklart på utlysningstidspunktet. De enkleste tiltakene vil også bli gjennomført gjennom driftskontraktene, innenfor de rammene som er mulig for tilleggsarbeider. Driftskontaktene har i stor grad en lik utforming i hele Norge. Det er åpnet for enkelte forsøkskontrakter uten at en foreløpig kan si om disse har gitt en bedre kvalitet eller er mer økonomisk fordelaktig. Statens vegvesen vil invitere Fylkeskommunen med i arbeidet med ny driftskontrakt for Østfold sør. Dette fremmes som en egen sak. Kostnadsoverslag: Når det gjelder kostnadsoverslag er det viktig at overslagene som legges i budsjettene har størst mulig grad av sikkerhet. Overslagene skal være basert på godkjent reguleringsplan og ikke være mer enn ett år gamle. Prosjekter som ikke krever reguleringsplan må ha samme nivå og sikkerhet for kostnadene. Statens vegvesen vil også prøve ut system for usikkerhetsstyring på mindre prosjekter for å håndtere usikkerhetene med et gunstigs mulig resultat. Dersom det viser seg at et prosjekt gjennom arbeidet med byggeplan blir dyrere enn forutsatt skal dette legges fram for fylkeskommunen før utlysning slik at fylkeskommunen kan ta stilling til om prosjektet fremdeles skal startes opp. Det samme gjelder dersom tilbudet innebærer store merkostnader i forhold til byggherreoverslaget. Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen mener at det er viktig å kjenne til de forskjellige entrepriseformer og kontraktstyper. Bruk av alternative kontraktsformer på fylkesvei viser seg å være lite aktuelt da prosjektene er av mindre størrelse. Etter fylkesrådmannens mening er det naturlig å ha samme innstilling som Statens vegvesen i forhold til at enhetspriskontrakter er den kontraktsformen som passer på fylkeskommunale prosjekter. Det er i tillegg viktig at Statens vegvesen foretar vurdering om eventuelle andre kontraktsformer i de tilfellene hvor fylkeskommunene gjennomfører større prosjekter. Denne vurdering må gjøres i hvert enkelt tilfelle. Fylkesrådmannen mener også at det må være en forutsetning at prosjekter, som gjennom arbeidet med byggeplan, blir dyrere enn forutsatt skal legges fram for fylkeskommunen før utlysning slik at fylkeskommunen kan ta stilling til om prosjektet fremdeles skal startes opp. Det samme gjelder dersom tilbudet innebærer store merkostnader i forhold til Statens vegvesens byggherreoverslag. I revisjonsrapport fra fylkesrevisjonen om felles vegadministrasjon på fylkesvegområdet i Østfold anbefales å utvikle en bedre målstruktur for å sikre at planer som legges frem til politisk behandling, og at disse er mest mulig realistiske på kostnad og grunnlag for styring. Fylkesrådmannen mener at ved å følge de rutiner som blir beskrevet vil kvaliteten på planlegging og kostnadsberegninger bli forbedret. En forbedring på presisjonsnivået på kostnadsoverslagene vil også øke sannsynligheten for at planer som skal vedtas gir et godt grunnlag for styring. 6 Side11

12 Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Investeringsprosjekter hvor antatte kostnader ved byggestart er mer enn 10 % høyere enn anslaget ved reguleringsplan skal legges frem for Østfold fylkeskommune før utlysning på anbud. 2. Investeringsprosjekter hvor mottatte tilbud fra entreprenør avviker mer enn 10 % fra kostnadsoverslaget skal legges frem for Østfold fylkeskommune før kontrakt inngås. 3. Utredningen om entrepriseformer, kontraktsformer, kostnadsrisiko og usikkerhetsvurderinger tas til orientering. Sarpsborg, 15. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 7 Side12

13 Saksnr.: 2012/6191 Løpenr.: 14523/2014 Klassering: 057 Saksbehandler: Wibekke Skjødt Danielsen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Opprydning i eldre arkiv - oppfølging av tilsyn fra Statsarkivet Vedlegg 1 Oversiktsrapport - arkivlokaler - opplæringsområdet 2 Endelig tilsynsrapport fra Statsarkivet datert Bakgrunn for saken 1. november 2012 gjennomførte Statsarkivet i Oslo statlig tilsyn hos Østfold fylkeskommune. I den endelige rapporten fikk fylkeskommunen pålegg om: «For alle lokaler som brukes som arkivdepot, skal det utarbeides bygningsfaglige rapporter. Dette gjelder også de videregående skolene og andre mindre virksomheter. Innen må Østfold fylkeskommune sende Statsarkivet en oversikt over alle lokaler som brukes som arkivdepot, sentralt og lokalt.» Østfold fylkeskommune ble også pålagt følgende: «De rommene som skal brukes som arkivlokaler, må sikres mot brann, vann, fukt og innbrudd i samsvar med kravene i arkivforskriften 4-6, 4-7 og Det arkivmaterialet som oppbevares i rom som ikke er egnet som arkivlokaler på grunn av fare for vannlekkasje, må flyttes til egnede lokaler. De lokalene som er definert som arkivlokaler, må utbedres i samsvar med den bygningsfaglige rapporten av ». Fakta Ingen av virksomhetene oppfyller fullt ut arkivforskriftens krav til forsvarlig oppbevaring av arkivmateriale 2. Ettersom Østfold fylkeskommune har gått over til fullelektronisk saksbehandling, er tilsiget av nye papirdokumenter imidlertid bremset kraftig opp og behovet for arkivlokaler på virksomhetene blir etter hvert borte. Østfold fylkeskommune sitter på betydelige mengder dokumentasjon om blant annet videregående utdanning i fylket. Dette gjelder arkivmateriale tilbake til midt på 1800-tallet. Vi har et samfunnsansvar for å ordne og katalogisere dette materialet for bruk for fremtidige 1 Forskrift om offentlege arkiv Se rapportene fra arkivbefaringene 2013 Side13

14 generasjoner, slik at vi som fylkeskommune skal kunne dokumentere det tilbudet som ble gitt og det arbeidet som ble gjort da den fylkeskommunale forvaltningen var helt papirbasert. Dette er også svært viktig rettighetsdokumentasjon, og vi ser blant annet gjennom Kommunal oppreisningsordning at bevisstheten rundt egne rettigheter og etterspørsel etter slik dokumentasjon er økende. Arkivet og en bygningsfaglig representant for eiendomsavdelingen har i løpet av siste halvår 2013 vært på befaring på virksomhetene i Fylkeskommunen. Konklusjonen etter befaringen er at man anser det som lite hensiktsmessig å gjøre store bygningsfaglige investeringer for at dagens arkivlokaler rundt om på virksomhetene skal sikres mot brann, vann, fukt og innbrudd. De bygningsmessige kostnadene vil bli svært høye. Ved enkelte skoler vil det måtte bygges helt nytt på grunn av sprengt plasskapasitet, og ved de resterende skolene vil det måtte påregnes større arbeider med omlegging av vann- og avløpsrør, fuktgjennomtrenging, brann- og innbrudds sikring. I tillegg vil man uansett måtte sikre arkivfaglig standard på dokumentene før bortsetting/deponering. Fylkesrådmannens vurdering Fylkestinget har tidligere vedtatt deltakelse i Østfold Interkommunale Arkivselskap samt gitt tilslutning til langsiktig leieavtale av arkivdepot. IKA Østfold er nå i gang med bygging av arkivdepot som etter planen skal ferdigstilles høsten Fylkesrådmannen ser det både som naturlig og hensiktsmessig at Østfold fylkeskommunes eldre arkivmateriale oppbevares i dette depotet. Depotinstitusjoner tar bare imot ordnet og katalogisert arkivmateriale dette blant annet for at dokumentasjonen skal være gjenfinnbar. Svært lite av det materialet vi fant ved befaringene er klart for avlevering til depot. Dette er et spesialisert arbeid som krever gode forkunnskaper. De merkantilt ansatte ute ved virksomhetene har verken kunnskap eller tid til å ordne materialet fra sine egne arkiver. Flere av dagens videregående skoler er resultatet av sammenslåingsprosesser, slik at arkivene også omfatter gammelt materiale fra nedlagte skoler som dagens ansatte har små forutsetninger for å kunne håndtere. Å definere dette ordnings- og katalogiseringsarbeidet som et internt prosjekt og ansette midlertidig for å få løst oppgaven er ingen god løsning. For det første er det uhyre vanskelig å få tak i kvalifisert personal til slikt arbeid nasjonalt, ikke bare i Østfold. For det andre vil man kunne få arbeidsgiveransvar for flere personer man ikke uten videre trenger etter at prosjektet avsluttes. Å organisere dette som et prosjekt vil derfor være forbundet med risiko i forhold til forsinkelser og ekstra kostnader. Derfor vil fylkesrådmannen anbefale at arbeidet med ordning av gammelt arkivmateriale fra virksomhetene i Østfold fylkeskommune settes bort for rensing, ordning og katalogisering. Det legges til grunn at arbeidet må lyses ut på anbud, f. eks har Akershus fylkeskommune god erfaring med bruk av Stiftelsen Asta som fikk oppdraget der etter en anbudsrunde. Kartleggingen fra 2010 som viste at de videregående skoler har ca. 600 hyllemeter arkiv, Videre har egen kartlegging vist at tannhelsetjenesten har rundt 200 hyllemeter arkiv, og i 2 Side14

15 tillegg er det arkiver ved PPT/OT-kontorene. Sentralarkivet selv har ca hyllemeter arkiv, hvorpå anslagsvis halvparten ikke er ordnet. Erfaringstall fra andre fylkeskommuner som har gjort tilsvarende arbeid er en hyllemeterpris på ca kr + mva. I tillegg kommer andre kostnader, som for eksempel frakt og emballasje. Det er imidlertid vanskelig å angi nøyaktig kostnad for oss, da det er usikkert hvor mye tilsig det har vært etter 2010, og hvor mye som kan kasseres. Men ut fra kostnadene pr hyllemeter i andre fylker og våre anslag på antall hyllemeter pr virksomhet, vil totalkostnadene for ØFK beløpe seg til om lag kr 8 mill. Arbeidet kan eventuelt strekkes over noen år. Det vil bli utarbeidet en prioriteringsrekke følge både basert på tilstanden til dagens lager, og ut fra hvor det uansett vil være behov for opprydding pga. flyttinger og ombygginger (ref. tannklinikkplan og skolebruksplan). Fylkesrådmannen anser pr i dag det som mest realistisk at kostandene dekkes ved bruk av ubundet disposisjonsfond, men vil også vurdere andre alternativer. Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Planene for opprydning i eldre fylkeskommunale arkiv tas til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen fremme forslag til inndekning i forbindelse med økonomiplan Sarpsborg, 10. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Wibekke Skjødt Danielsen arkivsjef 3 Side15

16 Virksomhetens navn Askim videregående skole Adresse Vammaveien Askim Postadresse Postboks G, 1801 Askim Epostadresse Telefonnummer Rektor Vigdis Gjerberg Oppsummering: Askim videregående skole er resultatet av to sammenslåtte skoler, Hov og Ask. De gamle arkivene er preget av det, bl.a. ble det brukt tre til fire ulike arkivsystemer. Det har tidligere vært foretatt ordning og kassasjon av ufaglærte. Arkivlokalene er fordelt på flere bygg med dagligarkiv i nærheten av administrasjonen og bortsettingsarkivene plassert i bygg andre steder på skoleområdet. Lokalene fremstår gjennomgående som lite egnet for formålet. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. G227 dagligarkiv: Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig rom ved skolens administrasjon 4.4 Utforming, Rullearkiv dimensjonering og Låst safe med sensitive dokumenter innreiing av arkivlokale Noe rekvisita 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt 4.7 Vern mot brann og Ingen brannsikre skap skadeleg varme ikke branndør inn til rommet 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Ventilasjonsrør i taket Rommet åpnes om morgenen og låses om ettermiddagen. Ansatte i administrasjonen har tilgang når rommet er åpent. G227 dagligarkiv: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et ordinært kontor med vindu i skolens administrasjon Side16

17 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Arkivskap med fire låste skuffer som inneholder aktivt personalarkiv. Kontoret er låst når det ikke er i bruk. arkivskapene er neppe brannsikre ikke branndør inn til rommet Rommet er låst når det ikke er i bruk. Ansatte i administrasjonen har tilgang når rommet er åpent. Kjellerrom 1 fjernarkiv (rommet har ikke nummer) Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et ordinært rom 4.4 Utforming, dimensjonering og 2 safer innreiing av arkivlokale 1 låsbart skap med nøkkel i (tomt) samt to låste 1 stålskap med uordnet materiale fra Askim gymnas og yrkesskole 4.5 Drift av arkivlokale Sporadisk renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Vann- og avløpsrør i taket 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge It og arkiv har nøkkel G 108 Kjellerrom 2 fjernarkiv (rommet inneholder bare regnskapsbilag) Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et ordinært rom 4.4 Utforming, dimensjonering og Stålhyller innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Sporadisk renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Vann- og avløpsrør i taket 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme Side17

18 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge It og arkiv har nøkkel C-bygg merket «kjøkken» Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et ordinært rom inne i byggets underetasje 4.4 Utforming, dimensjonering og Hyller i tre med arkivbokser innreiing av arkivlokale 1 låst safe Hyller i tre med tegninger fra yrkesskolen Hylle med pokaler Mye rot, som gammel kaffetrakter 4.5 Drift av arkivlokale Sporadisk renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Ventilasjonsluke i dør Arkiv og vaktmester har nøkkel På befaringen var vi innom et annet rom som muligens kunne egne seg som fjernarkiv i E-bygget. I gangen utenfor stod en safe med ukjent innhold. Safen lar seg ikke åpne. Virksomhetens navn Borg videregående skole Adresse Raveien Borgenhaugen Postadresse Postboks Borgenhaugen Epostadresse borg.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Monica Østby Oppsummering: Ved Borg videregående skole oppbevares arkivmateriale i tre rom, i B225 som er dagligarkiv samt bortsettingsarkiv i rommene B003 og B002. Materialet består av arkivmateriale fra tiden Østfold fylkeskommune brukte jazz, i tillegg til eksamensbesvarelser, karakter- og eksamensprotokoller, ansettelsesråd, referater fra skoleråd, personalmapper, kartleggingsprøver, vitnemål, kompetansebevis samt lønnsbilag og fakturaer. Side18

19 Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. B003 - arkivrom 1: Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et ordinært rom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Arkivmaterialet står i trehyller Det står arkivmateriale på gulvet 4.5 Drift av arkivlokale Renhold mangler 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme Ingen brannsikre skap 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge ikke branndør inn til rommet Det er avtrekk/lufteventil Tre personer + vaktmester har nøkkel til B003 B002 - arkivrom 2: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et ordinært rom 4.4 Utforming, Arkivmaterialet står i trehyller dimensjonering og innreiing av arkivlokale To låste skap, et med protokoller, et med fakturaer bare noen få har skapnøkler 4.5 Drift av arkivlokale Renhold mangler 4.6 Vern mot vatn og fukt Det går vannrør i rommet 4.7 Vern mot brann og Ingen brannsikre skap skadeleg varme ikke branndør inn til rommet 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Tre personer + vaktmester har nøkkel til B002 B225 - dagligarkiv: Arkiv- Arkivforskriften Beskrivelse Side19

20 forskriften tekst paragraf 4.3 Plassering av arkivlokale Det er et ordinært kontor 4.4 Utforming, Arkivmaterialet står i lektriver dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rommet brukes også som arbeidsrom til klargjøring av oppgaver ved avvikling av eksamen 4.5 Drift av arkivlokale Ordinært renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og ikke branndør inn til rommet skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø Det er røykvarsler og god ventilasjon i rommet 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Få personer har nøkkel til B225, kun to personer har nøkkel til lektriver Personalleders kontor: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et ordinært rom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Et brannsikkert skap med tre skuffer 4.5 Drift av arkivlokale Ordinært renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme Ikke branndør inn til rommet 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Det er god ventilasjon i rommet Kun to personer har nøkkel til rommet Virksomhetens navn Frederik II videregående skole Adresse Avd. Christianslund: Merkurveien 2 Avd. Frydenberg: Veumveien Fredrikstad Postadresse Postboks 523, 1612 Fredrikstad Epostadresse frederikii.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Jens Nicolaisen Oppsummering: Side20

21 Ved Frederik II videregående skole oppbevares arkivmateriale i fire rom, to ved hver avdeling. Tilgangsstyringen til flere av rommene som brukes til arkiv er ikke tilfredsstillende. Rommene som huser arkivmateriale kan heller ikke sies å oppfylle de bygningsfaglige kravene. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Rom 1 avdeling Frydenberg: Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Det er et ordinært rom som ikke er egnet for formålet 4.4 Utforming, dimensjonering og Materialet står i trehyller innreiing av arkivlokale Veggen er ikke sikret 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Vannrør og vannbåren varme 4.7 Vern mot brann og skadeleg Godkjent branndør varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Alle med ener-nøkkel har tilgang (administrasjon og renhold) Rom 2 avdeling Frydenberg: Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Tilfluktsrom 4.4 Utforming, dimensjonering og Materialet står i stålhyller innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme Godkjent branndør 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Alle med ener-nøkkel har tilgang (administrasjon og renhold) Rom 1 avdeling Christianslund: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse Side21

22 4.3 Plassering av arkivlokale Ordinært rom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Materialet står i nye stålhyller 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Det går avløpsrør gjennom rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme Godkjent branndør og sikring 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og God ventilasjon miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rom 2 avdeling Christianslund: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Ordinært kjellerrom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Materialet står både i nye stålreoler og gamle trehyller samt i tre låsbare arkivskap 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Det går vannrør gjennom rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Virksomhetens navn Glemmen videregående skole Adresse Traraveien Fredrikstad Postadresse Postboks 104, 1601 Fredrikstad Epostadresse glemmen.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Gunhild Rosnes Oppsummering: Ved Glemmen videregående skole oppbevares nøklene til arkivrom i låst nøkkelskap. Kun tre personer ved skolen kan koden til skapet. Skolen har et dagligarkiv samt et fjernarkiv i et annet bygg; B-bygget. I dagligarkivet er det både arkivmateriale som holdes låst i lektriver samt sakarkiv, postjournaler og regnskapsbilag som står i stålreoler. I fjernarkivet er arkivmaterialet delvis ordnet. Side22

23 Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. J Dagligarkiv: Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig, vindusløst rom i tilknytning til administrasjonen 4.4 Utforming, dimensjonering og Lektriver som kan låses innreiing av arkivlokale Stålreoler med sakarkiv og fakturabilag Det står mye rot på gulvet Safe til oppbevaring av kontanter (elevbedrift) Sentral for overvåkning i rommet 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vann- eller avløpsrør, sprinkleranlegg eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Branndør Det er avtrekk/lufteventil Tre personer kan koden til nøkkelskapet meget god tilgangskontroll Bygg B - fjernarkiv: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig, vindusløst rom i kjelleren 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Sluk i gulvet Vask og vannrør 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme Branndør 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rullearkiv Et ødelagt og tomt arkivskap Noe rot, som f.eks. et nissekostyme Det er avtrekk/lufteventil Enernøkkel, som fem eller seks personer ved skolen har Virksomhetens navn Greåker videregående skole Side23

24 Adresse Fortunaveien Greåker Postadresse Postboks 130, 1720 Greåker Epostadresse Telefonnummer Rektor Alf Andersen Oppsummering: Ved Greåker videregående skole er det tre rom som brukes til arkivformål. I tillegg har personalansvarlig et låsbart arkivskap med alle de fysiske personalmappene inne på sitt kontor. Etter arbeidstid er både skapet og kontoret låst, men begge står åpne i løpet av arbeidsdagen. Arkivene i byggets første etasje er å anse som vitnemålsarkiv mens fjernarkivet befinner seg i kjelleren. Etter innføringen av elektronisk arkiv stanset tilsiget av papirdokumentasjon opp, med unntak av vitnemål og kompetansebevis. Det er derfor ikke noe dagligarkiv i vanlig forstand. Materialet i fjernarkivet er ikke ordnet, bare plassert i arkivbokser. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Yvonne Kristiansens kontor - vitnemålsarkivet Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et ordinært kontor med vindu i byggets første etasje var under innflytting ved befaring 4.4 Utforming, dimensjonering Stålreoler og innreiing av arkivlokale Skap til vitnemål 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg Ikke branndør varme Røykvarsler 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er ikke låst. Alle i administrasjonen har tilgang. Eksamensrommet Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et ordinært kontor uten vindu i byggets Side24

25 første etasje 4.4 Utforming, dimensjonering og Safe til eksamensoppgaver innreiing av arkivlokale Benker og hyller i brennbart materiale til ordning av oppgaver 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg Ikke branndør varme Røykvarsler 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er låst. Kun noen få har tilgang. 037 Fjernarkiv Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Rom er plassert inne i byggets underetasje og er uten vinduer 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 2 låsbare arkivskap, står med nøkkel i 2 låste arkivskap med særskiltsaker og rådgivers materiale Stålreoler til gamle postjournaler, saker fra skoleråd o.l. 4.5 Drift av arkivlokale Regelmessig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Vannrør i taket, ingen synlig fukt 4.7 Vern mot brann og skadeleg Brannvegger varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Gammel branndør, tilfredsstiller ikke dagens spesifikasjoner Renholderne, vaktmester og administrasjonen har nøkkel til fjernarkivet Virksomhetens navn Halden videregående skole Adresse Porsnesbakken Halden Avdeling Porsnes Avdeling Risum Avdeling Tosterødberget Postadresse Postboks 604, 1754 Halden Side25

26 Epostadresse Telefonnummer Rektor Arild Rød Oppsummering: Halden videregående består av tre avdelinger, men har samlet alt arkivmateriale i ett bygg på Porsnes. De har tre arkivrom, et dagligarkiv og to bortsettingsarkiv. I tillegg har skolen et klimaregulert rom som er satt av til det gamle biblioteket fra Christian Augusts skole / Halden offentlig høgere allmennskole. Enkelte av skiftene er fra tidlig 1800-tall, muligens eldre. Materialet i de to bortsettingsarkivene består av bl.a. kasser med klassemapper sortert på skoleår, eksamensbesvarelser, karakter- og eksamensprotokoller, søknader om fritak fra fag, dokumentasjon fra særskilt-inntak og referater fra skoleråd. I dagligarkivet ligger elevmappene, vitnemål og kompetansebevis samt ordinært sakarkiv. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt: Hovedarkiv: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et ombygget trappeløp som strekker seg over alle etasjene i bygget 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rommet er innredet med en stor paternoster som fyller rommet 4.5 Drift av arkivlokale Renhold i henhold til rutiner for vask av tilliggende kontorer 4.6 Vern mot vatn og fukt Et vannrør i taket, antas blendet 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er egen branncelle 30-dør Rommet holdes låst. Kun noen få administrativt ansatte har tilgang til nøkkel Rom bortsettingsarkiv Side26

27 Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et bomberom i underetasjen 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rommet er rotete med mange kasser på gulvet, gamle innrammete bilder og annet ikke arkivverdig materiale i hyllene. Reolene er av stål. 4.5 Drift av arkivlokale Renhold på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet holdes låst. Bare noen få administrativt ansatte har tilgang på nøkkel. Rom bortsettingsarkiv Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et lagerrom i underetasjen 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Stålreoler Noe lagerpreg på grunn av blant annet et utstoppet elghode og julepynt 4.5 Drift av arkivlokale Renhold på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet holdes låst. Bare noen få administrativt ansatte har tilgang på nøkkel. Rom A017 gammelt bibliotek fra Christian August skole / Halden offentlige høgere allmennskole Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et spesialrom i underetasjen 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Bøker og boksamlinger i stålreoler. Flere kasser med bøker på gulvet som venter på utpakking. Side27

28 Stor steinsamling tidligere brukt i geologiundervisning 4.5 Drift av arkivlokale Renhold på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Klimaanlegg: Rør i taket Radiator med vannbåren varme i rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg Rommet er ikke sprinklet varme 4.8 Vern mot skadeleg Klimaregulert rom påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet holdes låst. Bare noen få administrativt ansatte har tilgang på nøkkel. Virksomhetens navn Kalnes videregående skole Adresse Sandtangen Grålum Postadresse Som over Epostadresse kalnes.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Torstein Maugesten Oppsummering: Ved Kalnes videregående skole oppbevares arkivmateriale primært i to rom, et dagligarkiv som også er et rekvisita- og kopirom samt et fjernarkiv for eldre materiale. Gjennom arbeidsdagen står skap og safe i og i tilknytning til dagligarkivet åpne. Det er gode rutiner for tilgangsstyring til bygget, kun tjenstlig adgang. Fjernarkivet holdes kontinuerlig låst med stram tilgangsstyring. En god del av materialet her er ordnet, men er mangelfullt merket. De eldste vitnemålene oppbevares i en låsbar safe som står i resepsjonen, nyere ligger i et låst skap på et kontor. Safen og kontoret holdes låst utenom ordinær arbeidstid. Besvarte eksamensoppgaver ligger innelåst i et skap hos assisterende rektor mens klagebehandling pågår med klagenemnd osv. før det settes ut i fjernarkivet. Dette kontoret er låst utenom ordinær arbeidstid, skapet holdes alltid låst. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. A 050 Dagligarkiv Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Dette er et ordinært rekvisitarom med vinduer 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Kopimaskin, makulator og rekvisita i stålreoler Side28

29 Arkivmaterialet oppbevares i stålskap som står åpne i arbeidstiden 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Det går vannrør i gjennom rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg Døren er ikke brannsikker varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge God adgangskontroll god oversikt med hvem som har nøkkel AE 034 Fjernarkiv Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et tidligere bomberom med vinduer, ligger delvis under bakkeplan 4.4 Utforming, dimensjonering og Arkivmaterialet og regnskapspapirer står i stålreoler innreiing av arkivlokale Det er to låsbare arkivskap som står åpne med nøkkel i Det står esker med rekvisita på gulvet 4.5 Drift av arkivlokale Renhold mangler 4.6 Vern mot vatn og fukt Det går vannrør i taket ved yttervegg 4.7 Vern mot brann og Døren er ikke brannsikker skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge God adgangskontroll god oversikt med hvem som har nøkkel Virksomhetens navn Kirkeparken videregående skole Adresse Dronningens gate Moss Postadresse Postboks 113, 1501 Moss Epostadresse kirkeparken.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Solveig Olsen Fjærvik Oppsummering: Side29

30 Kirkeparken videregående skole har flere rom som brukes til arkivformål. Skolen har vært gjennomgående renovert og bygget ut de senere år, men arkivlokalene er ikke oppgradert i tråd med annet arbeid som ellers er gjort av bygningsmessig art. Skolen har to nærarkiv i administrasjonen og to bortsettingsarkiver i kjeller. Kirkeparken videregående skole har mottatt og oppbevarer arkivmateriale fra flere nedlagte skoler i området, mye av materialet er ordnet, resten må ordnes og katalogiseres. Skolen har et fryserom som kan tas i bruk til skadet arkivmateriale i tilfelle vannskade. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Dagligarkiv 1 Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et vindusløst rom inne i byggets første etasje i tilknytning til administrasjonen 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rommet er utstyrt med stålreoler og en lektriver 4.5 Drift av arkivlokale Renhold foretas en gang i uken 4.6 Vern mot vatn og fukt Rommet er sprinklet Det er vannbåren varme i rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg Branndør varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er låst. God adgangskontroll, kun administrativt ansatte har adgang i arkivrommet. Dagligarkiv 2 Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et lite, vindusløst rom inne i byggets første etasje i tilknytning til administrasjonen 4.4 Utforming, dimensjonering og Arkivmaterialet oppbevares i stålreoler innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Vaskes en gang i uken 4.6 Vern mot vatn og fukt Rommet er sprinklet Side30

31 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge ikke branndør inn til rommet Tre personer + vaktmester har nøkkel til B003 Fjernarkiv 1 Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et rom med yttervegg i underetasjen i den gamle delen av bygget 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i stålreoler og i 3 rullearkiv. 4.5 Drift av arkivlokale Regelmessig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ytterveggen og en innervegg har synlige fuktskader. Det stod vann på gulvet grunnet defekt ned/avløp for halvannet år siden. Etter dette står avfukter permanent plassert i rommet. 4.7 Vern mot brann og Branndør K60 skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø Arkivmateriale er ryddet mer opp fra gulvet 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge K2-nøkkel, administrasjon og skoleledelse har tilgang Fjernarkiv 2 i F-bygget (gamle Moss bibliotek) Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et kjellerrom med yttervegger 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Renhold på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen synlige rør Ordnet arkivmateriale som oppbevares i stålreoler. Klart for avlevering til depot. Side31

32 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Røykvarsler K2-nøkkel, administrasjon og skoleledelse har tilgang Virksomhetens navn Malakoff videregående skole Adresse Dyreveien Moss Postadresse Postboks 398, 1502 Moss Epostadresse malakoff.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Bente Lis Larsen Oppsummering: Ved Malakoff videregående skole oppbevares arkivmateriale i fem rom. D254 er dagligarkiv/nærarkiv, de andre rommene huser materiale som ikke på samme måte er i daglig bruk. Rommene brukes også som lager for sekker til elev-pc-er, juletrepynt og andre former for rekvisita. Mye materiale er uordnet, mye kan kasseres, som eksempelvis besvarelser på lokalgitte eksamener. Det oppbevares også gamle lønnsbilag og fakturaer i arkivlokalene. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. D254 dagligarkiv/nærarkiv: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Det er et ordinært, vindusløst rom i byggets øverste etasje 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Arkivdokumentene oppbevares i en lektriver som holdes låst Stålhyller med ulike former for elevdokumentasjon 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Flatt tak har vist seg å være et problem i andre rom i samme etasje 4.7 Vern mot brann og skadeleg Godkjent branndør varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad Røykvarsler i gang rett utenfor Side32

33 frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Administrasjon og renhold har tilgang. D264 - rekvisitarom: Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Det er et ordinært, vindusløst rom i byggets øverste etasje 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 2 låste, gamle brannskap med vitnemål 2 skap med skuffer, ulåste med nøkkel stående i Stålhyller med vitnemål i permer 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Flatt tak har vist seg å være et problem i andre rom i samme etasje 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Brannspjeld Administrasjon og renhold har tilgang D266 - eksamensrom: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Det er et ordinært, vindusløst rom i byggets øverste etasje 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rommet er primært for arbeid med eksamensavvikling, men inneholder også: Stålskap med klasseprotokoller Stålhyller med eldre eksamensoppgaver Vitnemålkopier og hovedprotokoller Gammel safe med eksamensprotokoller fra 1910 og oppover 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Flatt tak har vist seg å være et problem i andre rom i samme etasje 4.7 Vern mot brann og Godkjent branndør skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg Røykvarsler i gang utenfor Side33

34 påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Egen spesialnøkkel til rommet, tre personer har slik nøkkel Bortsettingsarkiv i kjeller Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Tilfluktsrom / bomberom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Materialet står i trehyller To låsbare arkivskap med skuffer To tomme, låsbare skap Kasser og esker med uordnet materiale på gulvet Trehyller med sekker til elev-pc-er Julepynt 4.5 Drift av arkivlokale Renhold ved behov 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør 4.7 Vern mot brann og skadeleg Godkjent branndør varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Gjennomgående ventilasjonsrør Aggregat til friskluftanlegget er plassert her De med K1-nøkkel har tilgang god oversikt over hvem dette er Virksomhetens navn Mysen videregående skole Adresse Gymnasveien Mysen Postadresse Postboks 163, 1851 Mysen Epostadresse mysen.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Bjørn Solberg Fra Brynjard Rønningen Oppsummering: Mysen videregående skole har flere rom som brukes til arkivformål. Personalmappene oppbevares i et låst skap på et kontor. De har også et dagligarkiv i tilknytning til administrasjonen samt to Side34

35 fjernarkiv i skolens underetasje. Skolen har mottatt og oppbevarer arkivmateriale fra nedlagte skoler i området, noe er ordnet, noe må ordnes og katalogiseres. Skolen har et fryserom som kan tas i bruk til skadet arkivmateriale i tilfelle vannskade. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. K149 - dagligarkiv Arkivforskriften Tekst 4.3 Plassering av arkivlokale Beskrivelse Et vindusløst rom inne i bygget i tilknytning til administrasjonen 4.4 Utforming, Rommet er innredet med 4 rullereoler dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Renhold foretas på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Blendete vannrør 4.7 Vern mot brann og B60 branndør inn til rommet skadeleg varme Røykvarsler i rommet 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima Det er god ventilasjon og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er låst, rullereolene er ulåste. God adgangskontroll, kun noen få personer vet hvor nøkkel er gjemt, og en merkantilt ansatt blir alltid med inn. Vaktmester har egen nøkkel. A22 bortsettingsarkiv i kjeller Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et vindusløst kjellerrom i tilknytning til tilfluktsrom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rommet er innredet med trehyller samt to ulåste arkivskap som mangler nøkkel 4.5 Drift av arkivlokale Renhold foretas på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Vann- og ventilasjonsrør i rommet 4.7 Vern mot brann og K60 branndør inn til rommet skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og Side35

36 miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er låst. God adgangskontroll, alle som må ned i bortsettingsarkivet blir fulgt ned. Vaktmester har egen nøkkel. A fjernarkiv Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et nyoppusset og nyinnredet innvendig rom i byggets underetasje 4.4 Utforming, dimensjonering 3 rullereoler, hvorav ett er låsbart og innreiing av arkivlokale 5 brannsikre Fossafe skap En arbeidsplass med PC 4.5 Drift av arkivlokale Ordinært renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Radiator med vannbåren varme 4.7 Vern mot brann og skadeleg Noen brannsikre skap varme ikke branndør inn til rommet usikkert om det er to lag gips i veggene 4.8 Vern mot skadeleg Temperaturstyring påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet holdes låst. Nøkkel må hentes i administrasjonen. Vaktmester har egen nøkkel. Virksomhetens navn St. Olav videregående skole Adresse Dronningensgt Sarpsborg Postadresse Postboks 357, 1702 Sarpsborg Epostadresse Stolav.vgs@ostfoldfk.no Telefonnummer Rektor Tormod Korpås Oppsummering: Ved St. Olav videregående skole oppbevares arkivmateriale i tre rom, i et dagligarkiv i tilknytning til administrasjonen samt fjernarkiv fordelt på to rom i kjelleren. I fjernarkivrommene er det både eldre arkivmateriale, mye er ordnet, lønnsbilag og fakturaer i tillegg til gamle fotografier og bilder og kuriosa som gamle båndspillere og annet utstyr som ble brukt i undervisning for flere tiår siden. Dagligarkivet er et kombinert arkiv- og rekvisitarom som også huser kopimaskin, makulator, frankeringsmaskin, to arbeidsplasser, stiger og en del rot. Side36

37 Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Dagligarkiv: Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et ordinært, innvendig rom 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Arkivmaterialet står rullearkiv og i låsbare arkivskap, regnskapsbilag o.l. i permer i stålhyller Mye rekvisita og kasser i rommet Rommet er svært fullt, med stiger slik at man kommer til i høyden Stor maskinpark i rommet 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Vannrør i rommet 4.7 Vern mot brann og Brannsikre skap skadeleg varme Branndør inn til rommet 4.8 Vern mot skadeleg Det er avtrekk/lufteventil påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Kun administrasjon og ledelse har adgang til rommet, i tillegg til vaktmester og renhold Fjernarkivrom 1 Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et lite rom i tilknytning til tilfluktsrommet i byggets underetasje 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Arkivskap som holdes låst To doble treskap som holdes låst Trereoler lang en vegg med arkivbokser og permer Fulle arkivbokser er plassert oppå arkivskapene og på et lite avlastningsbord 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig, men ikke hyppig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Vannrør og vannbåren varme 4.7 Vern mot brann og Brannsikre skap Side37

38 skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Det er avtrekk i rommet Kun administrasjon og ledelse har adgang til nøkkel til rommet, i tillegg til vaktmester og renhold Fjernarkivrom Plassering av arkivlokale Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Drift av arkivlokale Vern mot vatn og fukt Vern mot brann og skadeleg varme Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Arkivmaterialet oppbevares i et lite rom i tilknytning til tilfluktsrommet i byggets underetasje Vegghengt reol med stålstendere og trehyller med uordnet arkivmateriale og regnskapsbilag i tillegg til gamle bilder som står stablet opp mot en vegg Jevnlig, men ikke hyppig, renhold Vannbåren varme i rommet Det er avtrekk i rommet Kun administrasjon og ledelse har adgang til nøkkel til rommet, i tillegg til vaktmester og renhold Virksomhetens navn Østfold fagskole Adresse Kobberslagerstredet Kråkerøy Postadresse Epostadresse Ostfold.fagskole@ostfoldfk.no Telefon Rektor Ketil Solbakke Oppsummering: Ved Østfold fagskole er arkivmateriale i flere rom, personalmapper oppbevares i et låst skap på et kontor, aktive studentmapper i kopirommet og det øvrige arkivmaterialet i et eget arkivrom. Bygget er relativt nytt og lokalene er lyse og preget av god orden. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Side38

39 Rom kontor Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i låst arkivskap i et ordinært kontor 4.4 Utforming, Vanlig kontorrom dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Regelmessig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og ikke branndør inn til rommet skadeleg varme Arkivskapet er ikke brannsikkert 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og Det er god ventilasjon miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Administrasjonen er låst, adgang ved hjelp av adgangskort. Kontoret holdes låst utenfor ordinær arbeidstid. Rom kopirom Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i låst arkivskap i et ordinært, innvendig rom 4.4 Utforming, Rom med kopimaskin dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Regelmessig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ingen vannrør eller synlig fukt 4.7 Vern mot brann og ikke branndør inn til rommet skadeleg varme Arkivskapet er ikke brannsikkert 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og Det er god ventilasjon miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Administrasjonen er låst, adgang ved hjelp av adgangskort. Kopirommet holdes låst utenfor ordinær arbeidstid. Rom Arkivrom Arkiv- Arkivforskriften Beskrivelse Side39

40 forskriften Tekst paragraf 4.3 Plassering av arkivlokale Et ordinært innvendig rom i byggets 2. etasje 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Stålreoler med godt merkete arkivbokser Noen kasser med kontorrekvisita på gulvet 4.5 Drift av arkivlokale Regelmessig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Rommet er sprinklet 4.7 Vern mot brann og skadeleg ikke branndør inn til rommet varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå Det er god ventilasjon klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er låst. God kontroll med hvem som får tilgang Virksomhetens navn Adresse til sentralledelsen Postadresse Epostadresse Telefonnummer Rektor Kjetil Haagensen Østfold fylkeskommunale grunnskole Papeibakken Borgenhaugen Avdeling Grepperød, Grepperød, Våler i Østfold Avdeling Ise, Papeibakken 5, 1740 Borgenhaugen Avdeling Nabbetorp, Nabbetorpveien 99, 1639 Gamle Fredrikstad Avdeling Rørvik, Rørvikveien 10, 1560 Larkollen Avdeling Åsebråten, Åsebråtveien 27, 1605 Fredrikstad Postboks 43, 1740 Borgenhaugen grunnskole@ostfoldfk.no Oppsummering: Som det fremgår av oversikten har Østfold fylkeskommunale grunnskole flere avdelinger. Imidlertid oppbevares og håndteres all fysisk elevdokumentasjon i administrasjonen i Papeibakken på Borgenhaugen, de øvrige avdelingene bruker kun det fullelektroniske sakarkivsystemet ved lesing og produksjon av dokumenter. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt arkivrom Arkivforskriften Arkivforskriften Tekst Beskrivelse Side40

41 paragraf 4.3 Plassering av arkivlokale Arkivmaterialet oppbevares i et innvendig rom med teppegulv (nålefilt) 4.4 Utforming, dimensjonering og Arkivmaterialet oppbevares i låsbare, brannhemmende stålskap innreiing av arkivlokale Personalmapper oppbevares i eget låsbart skap Stålreoler med kontorrekvisita 4.5 Drift av arkivlokale Rengjøres samtidig med kontorene 4.6 Vern mot vatn og Ingen vannrør eller synlig fukt fukt 4.7 Vern mot brann og Ikke branndør skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Nøkler til arkivskapene oppbevares i låsbart nøkkelskap, kun to personer har tilgang til dette. Ellers er det to personer til som henter rekvisita i rommet en sjelden gang. Utenom ordinær arbeidstid holdes rommet avlåst. Virksomhetens navn PPTvgo avdeling Halden Adresse Niels Stubs gate Halden Postadresse Som over Epostadresse pptot.halden@ostfoldfk.no Telefonnummer Avdelingsleder Line Næss Virksomhetsleder PPT/OT sentralt Rita Kristin Magnussen Oppsummering: Arkivet ved PPT/OT avdeling i Halden er det klart største av PPTvgos arkiver og fungerer som depot for de tre andre avdelingene. For et par år siden hadde man problemer med fukt/vann, men ettersom det ikke stod materiale på gulvet, unngikk man at dette ble skadet. I tillegg til depotrommet har PPT i Halden et mindre dagligarkiv. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Dagligarkiv: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig rom i tilknytning til kontorene Side41

42 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ikke vannrør i rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet er innredet med låsbare arkivskap Rommet åpnes om morgenen og låses om ettermiddagen. Depotrom: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig rom i kjelleretasjen 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Rullearkiv med arkivbokser ordnet etter fødselsdato 4.5 Drift av arkivlokale Rengjøring på forespørsel 4.6 Vern mot vatn og fukt Det rant inn vann for rundt to år siden. 4.7 Vern mot brann og skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet holdes låst. God oversikt over nøkler. Virksomhetens navn PPTvgo avdeling Indre Østfold Adresse Skolegata Askim Postadresse Postboks Askim Epostadresse pptot.indre@ostfoldfk.no Telefonnummer Avdelingsleder Terje Nordhus Virksomhetsleder PPT/OT sentralt Rita Kristin Magnussen Oppsummering: Arkivrommet hos PPT/OT avdeling indre Østfold ligger i tilknytning til kontorene i en gang innenfor resepsjonsområdet. Rommet består av to deler, hvorav det minste er et gammelt posthvelv. Rommet er ikke brannsikret. Arkivmaterialet er lagt i dårlig merkete arkivbokser og er bare delvis ordnet. Side42

43 Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Arkivrom: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften Tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig rom i tilknytning til kontorene 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Indre del er var et hvelv fra den gang dette var postkontor Her inne står materialet i trehyller Låste arkivskap i ytre del av lokalet Små låsbare kartotekskuffer Noe rekvisita 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Ikke vannrør i rommet 4.7 Vern mot brann og skadeleg Skapene neppe brannsikre varme Ikke branndør inn til rommet 4.8 Vern mot skadeleg påverknad Ventilasjonsrør frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Rommet åpnes om morgenen og låses om ettermiddagen. Virksomhetens navn PPTvgo avdeling Moss Adresse Dronningens gate 16/ Moss Postadresse Postboks 162, 1501 Moss Epostadresse pptot.moss@ostfoldfk.no Telefonnummer Avdelingsleder Elsa Bjørkholt Virksomhetsleder PPT/OT sentralt Rita Kristin Magnussen Oppsummering: PPT/OT avdeling Moss arkivrom er låst med kodelås, noe som sikrer god adgangskontroll. I tillegg oppbevares nøklene til arkivskapene i en egen safe. Rommet er sprinklet. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Arkivrommet: Side43

44 Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig rom i byggets andre etasje 4.4 Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale Låste arkivskap med journaler ordnet etter år Trehyller med postjournaler Noe rekvisita 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Rommet er sprinklet 4.7 Vern mot brann og skadeleg Branndør inn til rommet varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Kodelås på dør ut mot gangen. Døren holdes låst. Virksomhetens navn PPTvgo avdeling nedre Glomma Adresse Glemmengaten Fredrikstad Postadresse Som over Epostadresse pptot.nedre@ostfoldfk.no Telefonnummer Avdelingsleder Tom-Erik Olsen Virksomhetsleder PPT/OT sentralt Rita Kristin Magnussen Oppsummering: Hos PPT/ Ot avdeling nedre Glomma oppbevares mye materiale. Det er god adgangskontroll inn til arkivrommet hvor arkivert materiale står ulåst i rullearkiv. Det går vannrør i taket. Kravene i Forskrift om offentlege arkiv kapitel IV kan ikke anses å være oppfylt. Arkivrommet: Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften paragraf Arkivforskriften tekst Beskrivelse 4.3 Plassering av arkivlokale Et innvendig rom i byggets tredje etasje 4.4 Utforming, dimensjonering Rullearkiv som står ulåst og innreiing av arkivlokale Stålhyller til rekvisita Telefonsentral i rommet 4.5 Drift av arkivlokale Jevnlig renhold 4.6 Vern mot vatn og fukt Det går vannrør i taket 4.7 Vern mot brann og Branndør inn til rommet Side44

45 skadeleg varme 4.8 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4.9 Vern mot skadeverk, innbrot og uloveleg tilgjenge Kodelås på dør ut mot gangen. Dør mellom arkiv og felleslokaler holdes ulåst på dagtid Side45

46 ARKIVVERKET STATSARKIVET I OSLO Tilsyn med arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver Østfold fylkeskommune Endelig tilsynsrapport Sak 2012/13861 Rapportdato: Dato for tilsyn: Utarbeidet av: Bente Hartviksen Sted: Fylkeshuset, Sarpsborg Side46

47 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Gjennomføring 5 2 Østfold fylkeskommune Oppbygging og organisering Arkivtjenesten 7 3 Tilsynsområder Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver Arkivbegrensning og kassasjon Tapt og skadet arkivmateriale Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Pubtikums adgang til og bruk av eldre og avsluttede arkiver Oppsummering 16 VEDLEGG: Fortegnelse over bortsettingsarkiver i ulike kjellerlokaler i Fylkeshuset 17 2 Side47

48 [an 1.1 Baligrunn for tiisynel Statsarkivet i Oslo hadde tilsyn i østfold fylkeskommune den Etter først å ha varslet Fylkesmannen i østfold, ble Fylkeskommunen i brev av varslet om tilsynet. Den fikk Statsarkivet oversendt aktuell dokumentasjon fra Fylkeskommunen. Hjemmel for Riksarkivets og statsarkivenes tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: "Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ". Hensikten med tilsynet er å kontrollere at gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver blir oppfylt. Arkivloven og arkivforskriften krever at kommuner og fylkeskommuner skal ha en depotordning for eldre arkiver og oppbevare dem i sikre lokaler. Kommunale og fylkeskommunale arkiver er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Riksarkivaren sendte ut brev til samtlige kommuner og fylkeskommuner der han minnet om at kommuner skal etablere egne ordninger for arkivdepot og ha til rådighet nødvendige og forskriftsrnessige lokaler for oppbevaring av eldre og avsluttede arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret blir plassert et sted, at kommunen har til rådighet nødvendige og forskriftsmessige lokaler for å oppbevare arkivene, at arkivdepotet fører register over arkivbestand og tilvekst, og at forholdene er lagt til rette slik at publikum kan gjøre bruk av materialet innenfor de rammer som gjelder for innsynsrett og skjerming. I brevet ble det varslet om følgende tiltak: Fra og med 2010 sender Riksarkivaren ut et elektronisk spørreskjema til alle kommuner og interkommunale depotordninger, som en årlig innrapportering til Riksarkivaren om de arkivmessige forholdene i kommunene. Snarest mulig og innen utgangen av 2011 skulle alle kommuner og interkommunale arkivdepot ha sendt inn bygningsfaglig tilstandsrapport for arkivlokaler som inneholder eldre og avsluttede arkiv. Fra 2012 og framover gjennomføres oppfølgende tilsyn med utvalgte kommuner som ikke har levert den bygningsfaglige tilstandsrapporten, kommuner som ikke er medlem i interkommunal depotordning og kommuner som ikke har overført alle eldre og avsluttede arkiv til den interkommunale depotordningen de tilhører. Statsarkivet i Oslo har planlagt å gjennomføre stedlig tilsyn med samtlige kommuner i østfold og Akershus, samt fylkeskommunene, i løpet av de nærmeste årene. Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor peker også på nødvendigheten av at statsarkivene har tilsyn med kommunene og fylkeskommunene. Statsarkivets brev til østfold fylkeskommune ble det opplyst at tilsynet ville legge hovedvekten på om Fylkeskommunen har etablert ordninger og lokaler for bortsettingsarkiv og 3 Side48

49 arkivdepot. Statsarkivet ønsket å få oversikt over elektroniske fagsystemer, men tilsynet omfattet ikke dette. Fagsystemene vil bli kontrollert ved senere tilsyn. Statsarkivet tok før befaring av arkivene utgangspunkt i tidligere rapporter om arkivene i Østfold fylkeskommune. Statsarkivet i Oslo var i Fylkeskommunens arkiver i 1985 og I årene ble samtlige kommuner i Østfold og Akershus inspisert av Statsarkivet i Oslo. Østfold fylkeskommune ble inspisert allerede i 1994, og det foreligger en rapport fra I tillegg til disse dokumentene tok man utgangspunkt i Fylkeskommunens svar på Riksarkivarens spørreskjema for 2010 og 2011 og den informasjonen som ble sendt inn til Statsarkivet i forkant av tilsynet. I rapporten er det også tatt med informasjon fra dokumentene Statsarkivet mottok under og i etterkant av tilsynet. Arkiver etter Christian August videregående skole, Ørjetun kursted/ørjetun bo- og treningssenter og Det fylkeskommunale helsevesenet for psykisk utviklingshemmede (HVPU) i Østfold er avlevert til Statsarkivet i Oslo. Østfold fylkeskommune sendte inn bygningsfaglig rapport den Statsarkivet svarte at rapporten bie tatt til etterretning. Det ble lagt til grunn at rapporten dekker alle lokaler med eldre og avsluttede arkiv i Fyikeskommunen. 4 Side49

50 12 IotLiLt dokturientanion Tilsynet ble varslet i brev av til Østfold fylkeskommune. Statsarkivet i Oslo ba om å få tilsendt gjeldende arkivplan, inkludert arkivrutiner og relevante instrukser, samt oversikt over kommunens tilrettelegging av arkivene for publikum innen Vi mottok den , følgende dokumenter: Arkivhåndbok av Arkivrutiner oppdatert Vi mottok under tilsynet følgende dokumenter: Arkivplan Kartlegging av arkivene for de videregående skolene, datert Oversikt over sentralarkivet Vi mottok i etterkant av tilsynet følgende dokumenter : Kartlegging av Fylkeskommunens fagsystemer. Et omtrentlig overslag over bortsettingsarkivene i Fylkeshuset med angivelse av ordningsgrad. Bestandslister fra skolene med opplysninger innhentet sommer og høst Statsarkivet mottok den følgende dokument: Oppdatert kartlegging av Fylkeskommunens fagsystemer. Gjennonoriug Tilsynet ble gjennomført i Fylkeshuset i Oscars Pedersens vei 39 i Sarpsborg. Fra Statsarkivet i Oslo møtte: Arkivar Jolanta Akre-Johansson. Rådgiver Vigdis Andersen. Førstearkivar Bente Hartviksen. Fra Østfold fylkeskommune møtte: Fylkesdirektør for Kommunikasjonsstab/Fylkesrådmannens stedfortreder Odd Roald Andreassen. Tidligere arkivsjef Grete G6nter Bjørkenes, som nå arbeider med arkivene på timebasis. Arkivsjef Wibekke 5. Johannessen. Andreassen var med på det innledende møtet og på avslutningen av tilsynet, mens Bjørkenes og Johannessen deltok under hele tilsynet. 5 Side50

51 2 Ostibid,,keskrimni-dne Fylkeskommunene har røtter tilbake til formannskapslovene i 1837, der det ble bestemt at ordførerne I kommunene i fylket, fylkesmannen og fogdene (amtsformannskapet) skulle samles en gang i året for å vedta fylkeskommunens budsjett og behandle fylkeskommunale saker. Fylkeskommunene spilte en beskjeden rolle før andre verdenskrig. Etter 1945 og særlig fra rundt 1950, fikk fylkeskommunene stadig flere oppgaver. Det var sterk vekst fra 1964 da bykommunene ble innlemrnet i fylkeskommunene. Samme år overtok fylkene (fylkeskommunene) ansvaret for de videregående skolene. Fra 1976 har fylkeskommunene vært egne forvaltningsenheter og ikke bare en sammenslutning av kommunene i et fylke. Fylkestinget ble sammensatt av direkte valgte representanter, og institusjonen fikk egen administrasjon ledet av en fylkesrådmann. I 1980 overtok Østfold fylkeskommune driftsansvar for 10 barnevernsinstitusjoner. I 1984 fikk den ansvar for den offentlige tannhelsetjenesten med skoletannpleie som hovedoppgave. Veksten avtok fra slutten av 1980-årene da flere funksjoner etter hvert ble overført til kommunene og til staten. I 1988 ble fylkeskommunenes ansvar for somatiske sykehjem overført til kommunene. HVPU-reformen i 1991 medførte at kommunene overtok ansvaret for helsevernet for psykisk utviklingshemmede. I 1992 ble det i fylkeskommunene opprettet egen pedagogisk-psykologiske tjeneste, PPT. Tidligere kjøpte Østfold fylkeskommune slike tjenester av kommunene. Som følge av Reform-94 ble Oppfølgingstjenesten (0T) opprettet fra I ble Østfold teaterverksted (Østfold teater) opprettet. Sykehusene, spesialisthelsetjenesten og rustjenesten gikk ut av fylkeskommunenes arbeidsområde og over til staten i 2002, barnevern og familievern i I 2002 ble samferdselsoppgavene organisert som egen virksomhet og med eget styre under navnet Østfold kollektivtrafikk. I 2001 og 2004 ble henholdsvis Akershus og Østfold fylkesrevisjon og Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat etablert. I 2007 ble Østfoldhelsa opprettet som et samarbeidsprosjekt med kommunene om forebyggende helsearbeid. Dette var en videreføring av Folkehelseprogrammet i Østfold. I 2008 ble Opera Østfold på Fredriksten festning opprettet, tilknyttet Østfold kulturproduksjon. I 2008/2009 ble Karrieresenter Østfold opprettet. I 2009 ble Den Kommunale Oppreisningsordningen opprettet som et samarbeidsprosjekt mellom alle kommunene i Østfold, unntatt Hvaler, med sekretariat i Østfold fylkeskommune. I 2012 fikk man en tilskuddsordning, Trafikksikkerhet, tilknyttet Fylkestrafikksikkerhetsutvalget, som er en samarbeidsordning mellom flere instanser. Samme år ble Østfold kulturutvikling opprettet med egen direktør. Fylkeskommunens hovedoppgaver er i dag videregående opplæring og regional utvikling. Videregående opplæring tar omkring 70 % av budsjettet. Andre store poster på budsjettet er tannhelse og samferdsel. 6 Side51

52 C1), G 11-erihg Fylkesfinget (med 35 representanter) er det øverste styringsorganet. Fylkesordføreren er den øverste politiske leder. Administrasjon ledes av fylkesrådmannen og har 3 avdelinger: Opplæringsavdelingen, Regionalutviklingsavdelingen og Samfunnsplanavdelingen. I tillegg har Fylkeskommunen Økonomi- og eiendomsstaben, Personal- og organisasjonsstaben og Kommunikasjonsstaben. Arkivet sorterer under sistnevnte sammen med Informasjonsseksjonen, ITseksjonen, Juridisk seksjon og Sekretariatsseksjonen Utenom sentraladministrasjonen har Fylkeskommunen skoler og ulike mindre virksomheter som har et selvstendig ansvar for sine oppgaver. Det politiske arbeidet er organisert etter formannskapsmodellen med fylkesting, fylkesutvalg og underutvalg. Sentraladministrasjon holder til i Fylkeshuset i Oscars Pedersens vei 39 i Sarpsborg. Fylkeshuset er et moderne bygg, som sto ferdig i Før det holdt Østfold fylkeskommune til i Statens hus i Moss, samlokalisert med Fylkesrnannen. Fylkeskommunen har ca ansatte fordelt på avdelinger og virksomheter over hele fylket. 2.2 Aric, tjeilesten Det er 10 ansatte i arkivtjenesten, noen på deltid, til sammen 6,8 årsverk. Ingen av disse utfører oppgaver som ikke er arkivrelaterte. 4 av de ansatte har arkivfaglig utdannelse. I tillegg har rundt 35 personer ved skolene og de mindre virksomhetene arbeid i tilknytning til arkiv. Arkivsjefen har det faglige ansvaret for all arkivtjeneste i Østfold fylkeskommune og leder sentralarkivet, som utfører arkivtjeneste for hele Fylkeskommunen uavhengig av lokalisering. De videregående skolene, Østfold fagskole, tannhelseklinikkene og avdelingskontorene for Pedagogisk psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjenesten har egne arkiver. Fra rundt 1986 er arkivtjenesten sentralisert, med gradvis overføring fra avdelingene, med unntak av videregående skoler, folkehøyskolen og kollektivtransport. Det ser ut til at sentralarkivet har god kontroll over arkivarbeidet i de mindre virksomhetene. De som arbeider med arkiv, blir jevnlig innkalt til møter og kurs. Fra til hadde Fylkeskommunen manuelle journaler. Fra har man benyttet elektronisk journalføring, først i Onfile, deretter i lass og nå i ephorte. I tidsrommet ble ephorte tatt i bruk av de videregående skolene, Østfold fylkeskommunale grunnskole og Østfold fagskole, med egne journalenheter. Fylkeskommunen har fra høsten 2009 et fullelektronisk arkiv. Inngående post skannes og oppbevares i en kort periode før makulering etter at saksbehandlerne har kontrollert kvaliteten på de skannede dokumentene. Materiale rundt Særskilt inntak, Kommunal oppreisningsordning, samt legeerklæringer og sakkyndige rapporter skannes ikke, men bevares ennå på papir i separate mapper fordi ephorte av Østfold fylkeskommune ennå ikke betraktes som "sikker sone". Personalsaker utenom legeerklæringer skannes. Sikkerheten i ephorte skulle imidlertid være bra nok hvis man definerer adgang på en kontrollert måte. 7 Side52

53 PPT-tjenesten har en sikker sone for sine sensitive arkiver. Østfold fylkeskommune har en egen håndbok for informasjonssikkerhet og informasjonsikkerhetsstrategi (2010). Overgangen til fullelektronisk arkiv har gått greitt. Arkivet omfatter i dag sentraladministrasjonen, Østfold kollektivtrafikk, ledelsen for Pedagogisk psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjenesten, Østfold kulturutvikling og Karrieresenter Østfold, tannhelsetjenesten (ledelse og overtannleger), samt Skjeberg folkehøyskole. Dessuten utføres det arkivtjenester for Østfold og Akershus kontrollutvalgssekretariat i egen database. Sentralarkivet har også systemansvar for databasen til Akershus og Østfold fylkesrevisjon, som har egen arkivtjeneste ble de videregående skolene lagt inn i databasen og gikk over til fullelektronisk arkiv. Spillemiddelsakene har hele tiden vært i en egen arkivdel og ble ikke periodisert før ved overgangen til fullelektronisk arkiv Noen virksomheter har egne systemer. Tannhelsetjenesten bruker Opus, PPT bruker Frida og OT (Oppfølgingstjenesten) bruker OTTO. Sentralarkivet er inndelt i følgende perioder, alle med skarpt periodeskille , , , 2005 (6.4) 2009 (1.9). Kommunene og fylkeskommunene periodiserer stort sett arkivene etter 4 års valgperioder. Overgang til nye journalsystemer har imidlertid medført at noen perioder i Fylkeskommunen er blitt lengre. Gjeldende periode går fra Arkivene er ordnet etter K-koder. I 1979 fikk man egen arkivnøkkel basert på Arkivnøkkel for fylkeskommunene (Kommunenes sentralforbund). I 2002 ble arkivnøkkelen revidert i samarbeid med skolearkivarene for å få en nøkkel som ivaretok skolenes materiale bedre. For de eldste periodene er det ikke foretatt noe skille i den elektroniske journalføringen. Det er en journalbase fra 1987 til april Noen av de videregående skolene brukte fra rundt år 2000 Jass som journalsystem med egne baser. Basene ble sanert i 2005, og journalene ble skrevet ut på den enkelte skole før sanering. Omfanget skal ha vært lite og bruken sporadisk. Østfold fylkesrevisjon hadde egen arkivtjeneste og egen journalenhet i Jass. Systemansvar lå til sentralarkivet. Østfold fylkeskommune har en rekke elektroniske fagsystem, databaser og elektroniske registre som inneholder arkivverdig materiale. Det er på innrapporteringsskjemaene fra oppgitt at Fylkeskommunen har 10 elektroniske fagsystemer, hvorav ett er integrert med et Noark-system. Det er ikke rutiner for uttrekk fra fagsystemer med tanke på bevaring. Det blir tatt utskrift av systemer som avsluttes, og informasjonen bevares på papir. Statsarkivets medarbeidere understreket at det kan være fare for at informasjon går tapt hvis man ikke sørger for å ta vare på også disse delene av arkivet. En oversikt over fagsystemene ble sendt til Statsarkivet i Oslo etter tilsynet. Her er det informasjon om 18 systemer. 12 av disse driftes av IT-seksjonen i Østfold fylkeskommune. Fire av de øvrige brukes av alle fylkeskommuner og behandler ulike former for opplæring. Et søknadssystem for spillemidler og registrering av idrettsanlegg driftes av Kulturdepartementet. Et system som genererer transportløyver, driftes av Hordaland fylkeskommune. Utenom Ephorte og Jass (til 1990 Onfile), er det flere viktige saksbehandlingssystemer. Frida for PPT-tjenester/sakkyndige vurderinger er spesielt utviklet for dette formålet i Østfold fylkeskommune. Det er ikke Noark-godkjent. Det ble opplyst at man arbeider med dette. Tannhelsetjenesten har to systemer for pasientjournaler, analyser og behandling, et er knyttet til Sidexia røntgenløsning. Østfold fylkeskommune har flere ulike administrasjonssystemer: lønns- og personalsystem (Oracleapp.), fakturaprogram (Oracleapp.), 8 Side53

54 anbudsforvaltning, bygningsforvaltning, fraværsføring og karakterlegging. Safir Data leverer administrasjon av skoleskyss, som genererer bestillingsskjema for elevskyss. Som vedlegg til Fylkeskommunens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten mottok Statsarkivet den en oppdatert oversikt over fagsystemene. Denne er tatt til etterretning uten at den er kommentert i tilsynsrapporten. Fylkeskommunen har nylig utarbeidet arkivplan. Den ble godkjent av Fylkesdirektøren i Kommunikasjonsstaben Arkivarbeidet, inkludert bortset-ting av eldre materiale, synes å være godt organisert og følger klare rutiner. I kartleggingsskjemaet sendt til Riksarkivaren i 2010 ble det oppgitt at Fylkeskommunen ved utsetting av tjenester ikke stiller krav om at arkivdanningen skal være i henhold til arkivloven med forskrifter. Det ble heller ikke stilt krav om at arkivene avleveres til Fylkeskommunen. Det ble svart ja til at Fylkeskommunen skal ha eierskap til dataene som produseres. Dette ble ikke besvart i Statsarkivets medarbeidere minnet om at det er viktig at det finnes dokumentasjon for tjenester som settes ut på anbud. Dette er spesielt viktig når det gjelder materiale med betydning for klientrettigheter, som for eksempel ved drift av barnehjem. Spørsmål om materiale med klientarkiver må tas inn i anbudsrunder når tjenester blir satt ut. Det ble opplyst at Fylkeskommunen ikke har satt noe ut på anbud, som har generert arkiv. Østfold fylkeskommune har heller ikke svart på punktene om ansvar for arkivdanning I forbindelse med interkommunalt arkivhold. Også her må man sørge for å ha klare avtaler. Det ble opplyst at man i praksis har hatt avtaler for arkiver dannet i slike prosjekter, og at de er blitt avlevert. Eksempler på samarbeidsprosjekter er Østfold byoffensiv ( ) og Østfold industrioffensiv ( ) og Østfold bompengeselskap ( ). Østfold fylkeskommune er medeier i Østfold interkommunale arkivselskap, som gir råd og veiledning blant annet i forbindelse med ordning og registrering av arkivmateriale, og hjelper til med opplæring av nyansatte arkivmedarbeidere. Ellers har også Fylkeskommunen selv god arkivkompetanse. T[ yusoiiirader Tilsynet gjaldt Fylkeskommunens depotordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre eldre og avsluttede arkiver. Dette omfatter arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver, arkivbegrensning og kassasjon, ordning, pakking og listeføring av arkiver, register over arkivbestand og tilvekst, samt ordninger for publikums bruk av arkivmaterialet innenfor de rammer som gjelder for innsynsrett og skjerming. Der,mitordning IOFelot e og Llysw'tede Arkivforskriftens 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. 9 Side54

55 Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal arkivordning. Fylkeskommunen er medeier i Østfold interkommunale arkivselskap og har som intensjon at de eldre og avsluttede arkivene skulle overføres til interkommunalt arkivdepot. Men det vil ikke bli mulig å deponere eldre og avsluttede arkiver hos Østfold interkommunale arkivselskap i den nærmeste framtid ble det vedtatt at selskapet skal leie egnede magasiner, publikumsarealer og kontorlokaler av Sarpsborg kommune i nybygg. Uansett kan man ikke regne med at et nybygg kan tas i bruk før 2014/2015. Dermed må Fylkeskommunen og kommunene i Østfold inntil videre finne andre løsninger for sikker oppbevaring og tilgang for publikum for de eldre og avsluttede arkivene. Også etter at eldre arkiver er overført til depot vil det være behov for sikre arkivlokaler for oppbevaring av nyere materiale. Østfold fylkeskommune har ennå ikke etablert noen egen depotordning slik arkivforskriften krever. Bortsettingsarkivene oppbevares imidlertid i Fylkeshuset og spredt rundt omkring i en rekke mindre virksomheter i påvente av overføring til depot hos IKA-Østfold om noen år. 32 Arkivlokaier for bor:settingsarldver og eldre og avsluitcsde arkiver Arkivforskriften stiller detaljerte krav til arkiviokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver. Riksarkivaren har krevd at alle kommuner og interkommunale arkivdepot innen utgangen av 2011 skulle sende inn bygningsfaglig tilstandsrapport for arkivlokaler som inneholder eldre og avsluttede arkiv, jf. punkt 1.1. Det er arkivlokaler for eldre og avsluttede arkiver i kjelleren i Fylkeshuset i Oscar Pedersens vei 39 i Sarpsborg. Der finnes hovedsakelig materiale etter sentraladministrasjonen. Østfold fylkeskommune sendte inn en bygningsfaglig tilstandsrapport for lokaler i Fylkeshuset, som inneholder eldre og avsluttede arkiver. Rapporten er utført av en uavhengig takstmann, som relaterer tilstandsanalysen til arkivforskriftens bestemmelser. Den er delt i to og gir en grundig beskrivelse av rom 0403 hovedarkiv og rom 0303 fiernarkiv. I følgebrevet til rapporten ble det opplyst at etter avtale med eiendomsavdelingen i Østfold fylkeskommune ville manglene i rom 0403 bli utbedret. Videre ville arkivene i rom 0303, som er tilfluktsrom, bli flyttet til egnede lokaler i løpet av høsten. Arkivene oppbevares i kjelleretasjen, i nordre del. Det meste finnes i "hovedarkivet", rom Bortsett fra noen hyllemeter med møtebøker var arkivmaterialet i rom 0303 allerede flyttet. Statsarkivets medarbeidere understreket at tilsynet ikke var et bygningsfaglig tilsyn. Det er likevel enkelte momenter som kan påpekes uavhengig av den bygningsfaglige rapporten fra Fylkeskommunen. I Statsarkivets tilsvar på Fylkeskommunens bygningsfaglige rapport av gjorde man oppmerksom på at Statsarkivet la til grunn at rapporten dekker alle lokaler med eldre og avsluttede arkiv i Fylkeskommunen. Ved tilsynet viste det seg imidlertid at det i tillegg til de to rommene det er sendt bygningsfaglig rapport for, finnes flere lokaler som må betraktes som arkivlokaler, i og med at de brukes til oppbevaring av eldre arkivmateriale. Det dreide seg om en rekke mindre rom i Fylkeshuset, som åpenbart ikke er egnet som arkivdepot, fordi det er gjennomløpende vannrør og mange løse elektriske ledninger i rommene. Det dreier seg om to rom med tannlegejournaler (0408 og 0418) og et annet rom (0302), der det oppbevares noe statlig materiale som skal avleveres til Statsarkivet i Oslo, samt uordnet arkivmateriale etter Samferdselsavdelingen. Materialet som befinner seg i disse rommene bør så snart som mulig flyttes til hovedarkivet (rom 0403) eller et annet rom som er bedre egnet for oppbevaring av arkivmateriale. 10 Side55

56 For eksempel fantes det et mindre lagerrom (for julepynt mv.), som ikke hadde gjennomløpende vannrør. En bygningsfaglig vurdering kan vise om dette kan være egnet som arkivlokale, I rom 0403 må Fylkeskommunen utbedre de svakhetene som ble påpekt i den bygningsfaglige rapporten, særlig med hensyn til faren for vannlekkasje fra et tilliggende rom, og sikring mot brann ved branntetting, brannslukningsapparat mv. Det ble i rapporten også påpekt at det er manglende rutiner for renhold, tilsyn og kontroll, og at man manglet regler for hvem som har tilgang til lokalene. Det siste forholdet må reftes opp snarest, da Statsarkivets medarbeidere påpekte at det ble oppbevart svært personsensitivt materiale i hovedarkivet, bl.a. dokumenter om barnevern, som er unntatt offentlighet i 100 år. Et par av reolene hadde lås, men disse var ikke i bruk. Man bør undersøke om det lar seg gjøre å reparere låsene, slik at det mest sensitive materialet kan oppbevares i låste reoler. Uansett må man sørge for å begrense adgangen til hovedarkivet. Hovedarkivet (rom 0403) er prosjektert og bygd som arkivlokale og er utstyrt med forskriftsmessige rullereoler. Her blir det ikke oppbevart annet enn arkivmateriale, bortsett fra noen bilag fra regnskapsseksjonen og dokumenter fra innkjøpsseksjonen i påvente av makulering. Under tilsynet ble det bemerket at en reol mot vegg har hylle med arkivmateriale helt ned til gulvet. Dette ble også påpekt i den bygningsfaglige rapporten. For å oppfylle arkivforskriftens 4.4, ble dette materialet ifølge brev fra Østfold fylkeskommune flyttet i etterkant av tilsynet. Lokalet hadde også en del løse plater i taket. Rommet har hatt fuktskade som er utbedret, og det er lagt nytt gulvbelegg etter reparasjonen, men dette er ikke brannhemmende. Hovedarkivet består i realiteten av to tilstøtende rom. Noe av plassen i det ene rommet ble under tilsynet opptatt av regnskapsmateriale som var eldre enn 10 år og skal kasseres. Dette vil bli kassert fortløpende etter hvert som 10 års- fristene utløper slik at det frigjøres plass til arkivmateriale. Lokalene for dagligarkiv ble ikke inspisert. Eldre arkivmateriale som er oppbevart ute i de ulike virksomhetene ble heller ikke inspisert. Alle virksomheter som er lokalisert utenfor Fylkeshuset, oppbevarer avsluttede arkiver i egne bortsettingsarkiv. Lokalene skal ifølge Fylkeskommunens arkivplan være tilfredsstillende. Mens det er sendt bygningsfaglige rapporter for arkivlokaler i Fylkeshuset, er det imidlertid ikke sendt inn rapporter for de virksomhetene som er lokalisert utenfor Fylkeshuset. Ifølge IKA-Østfolds kartlegging av 8. oktober 2010 har de videregående skolene rundt 530 hyllemeter med bortsettingsarkiver. Dette er ofte satt bort i lokaler som også brukes som lager for andre ting, og det er usikkert om man har full kontroll med tilgangen til rommene. Østfold fylkeskommune oppfyller ikke fullt ut kravene til arkivlokaler i arkivforskriften 4-3 til 4-9. Det er nødvendig med forbedringer med hensyn til sikring mot innbrudd/uhjemlet tilgang og sikring mot brann, vann og fukt ( 4-6, 4-7 og 4-9). Tilgangen til det personsensidve materialet i hovedarkivet og lignende materiale andre steder må begrenses umiddelbart ( 4-9). Det må etableres rutiner for tilsyn og renhold ( 4-5). I tilsvar til den foreløpige tilsynsrapporten opplyste Østfold fylkeskommune at flere av de manglene som ble påpekt i rapporten allerede var utbedret. Arkivmaterialet som under tilsynet sto i rom (0408 og 0418) der det var gjennomløpende vannrør, var i etterkant av tilsynet flyttet over i et lagerrom uten slike rør. Materialet i rom (0302), som ifølge Fylkeskommunens brev av snart vil bli ordnet, bør også så snart som mulig flyttes til hovedarkivet (rom 0403) eller annet egnet lokale uten vannrør mv. Fylkeskommunen må dessuten bruke bygningsfaglig ekspertise til å utarbeide bygningsfaglige rapporter for alle sine arkivlokaler både i Fylkeshuset og ute i virksomhetene. 11 Side56

57 3.3 Arkivbegrunsi g <as asjort - Tav og skat'et arkis. ra;:e!ia:e Arkivforskriften har krav om at det skal gjennomføres arkivbegrensning og kassasjon etter gjeldende regler senest ved bortsetting av arkivmateriale. I denne sammenheng må det bemerkes at gjeldende kassasjonsbestemmelser er vanskelige å praktisere. Riksarkivaren har sendt forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner på høring, med frist Det er imidlertid ingen automatikk i at de skal gjelde for eldre arkiver, da de vil være basert på dagens funksjoner. Her bør det komme noen føringer i nærmeste framtid. I Østfold fylkeskommune er man opptatt av utfallet av dette. I rapport etter inspeksjon i 1994 skrev Statsarkivet at det er ønskelig at reglene for arkivbegrensning og kassasjon følges opp. Det er ikke foretatt noe særlig kassasjon, men arkivbegrensning foretas ved bortsetting i henhold til arkivforskriften 3-18 og 19. Arkivforskriften 3-20 og 3-21 har vært retningsgivende for kassasjon. Ingen egne bestemmelser finnes. Man har foretatt arkivbegrensning og en del kassasjon i den første perioden etter datidens regler. Arkivverkets signaler om at man skal være forsiktig med å kassere før de nye reglene kommer, har stilt kassasjon i bero. Fylkeskommunen venter på avklaring. Eksamensbesvarelser utgjør for eksempel et stort volum. For å hindre redundans kasseres særskilte inntakssøknader etter tillatelse fra Riksarkivaren Byggesaker til uttalelse fra kommunene med arkivkode 723 og senere L14, er blitt kassert etter avtale med planseksjonen for å hindre redundans. Disse er arkivert i kommunene, og Fylkeskommunens uttalelser er bevart i utgående brev, enten i kopibok eller som utgående brev i elektronisk arkiv. I arkivplanen er det oppgitt at der det har vært uhjemlet kassasjon eller tap, er dette angitt under den enkelte periode i bestandsoversikt. I Helse- og sosialsektorens saksarkiv skal det rundt 1988 være foretatt uhjemlet kassasjon av flere årganger journaler og kopibøker. Møtebøker for 1986 og 1987 er dessuten mangelfulle idet noen saksforelegg og protokoller mangler (.1f.arkivplanen s. 30). Av arkivplanen framgår det (s. 29) at Habilitetstjenesten på Furutun ikke avleverte materiale til Østfold fylkeskommune da arkivene etter Atferdsfaglig sektor ble avlevert. Dette materialet befinner seg ifølge Fylkeskommunens brev av fortsatt på Furutun. I arkivplanen (s. 30) er det videre opplyst at Østfold Energis samling gikk til Østfoldmuseene. Dette gjaldt arkivsakene også. Fylkeskommunen har ingen liste, da materialet aldri kom dit. Det ble besluttet at alt skulle til museet. Det var en politisk beslutning som ble tatt i Fylkeskommunen, og materialet ble da overført slik det var i sin helhet. Når de arkivene som er uordet, gjennomgås og ordnes, vil materialet trolig kunne reduseres ved arkivbegrensning. Det var for eksempel åpenbart at arkivet etter Samferdselsavdelingen inneholdt mye arkivuverdig materiale. I forbindelse med ordning av arkivene må det settes opp lister over arkivmateriale som er gått tapt eller materiale som er overført til andre institusjoner uten tillatelse fra Riksarkivaren. 12 Side57

58 ig. : I best,: uukljer Arkivforskriften 5-4 har krav om at bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer, jf. kravene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Fylkeskommunens eldre arkiver går tilbake til Men det finnes også en del materiale fra tiden før Østfold fylkeskommune ble en egen forvaltningsenhet. Da institusjonen flyttet inn i Fylkeshuset i 1986, hadde man med seg en god del eldre materiale. Fylkets arkivsaker til og med 1975 skal avleveres til Statsarkivet. En del arkivsaker som er eldre enn 1976 skulle ifølge Statsarkivets rapport fra 1994 da fortsatt ha befunnet seg i Moss der Østfold fylkeskommune holdt til fram til Arkivmateriale som blir ansett som spesielt verdifullt, d.v.s. hjemmelsdokument for eiendommer, målebrev, garantier, kontrakter mv., finnes i "Hjemmelsarkivet", som oppbevares i et brannsikkert skap i dagligarkivet. Før overgang til fullelektronisk arkiv ble det i tillegg tatt kopi av alle registrerte dokumenter til oppbevaring i de respektive saksmappene. Hjemmelsarkivet inneholder også en del eldre dokumenter om eiendommer Fylkeskommunen har eid, ordnet etter arkivnøkkel. Bortsettingsarkivene i kjelleren i Fylkeshuset omfatter både sentralarkivet, eldre avdelingsarkiver og arkiver som er overført fra ulike sektorer, gjerne i forbindelse med omorganiseringer. Arkivene bærer preg av at det stadig har vært endringer i fylkeskommunens arbeidsområder. Organisasjonsendringene og konsekvensene for arkivet er imidlertid godt beskrevet i arkivplanen og man har oversikt over de ulike delene av arkivene. I den innsendte rapporten til Riksarkivaren i 2010 oppga Fylkeskommunen at bortsettingsarkivene utgjorde om lag 1120 hyllemeter, pluss 35 hyllemeter siste år. I 2011 var tallene sunket til 822 pluss 40 hyllemeter siste år. Forskjellen kan ha sammenheng med at man ved første beregning også har tatt med en del uordnet materiale. På grunn av en stor arkivmengde der det både finnes ordnet og uordnet materiale, var det heller ikke mulig for Statsarkivets medarbeidere å få noen god oversikt over omfanget. I etterkant av tilsynet fikk Statsarkivet tilsendt en fortegnelse der det oppgis at Fylkeskommunen har 1145 hyllemeter med bortsetningsarkiver i Fylkeshuset. I tillegg kommer to rom med uordnede tannhelsekort. Østfold fylkeskommune oppga i rapportene fra at arkivene ikke er ordnet og katalogisert. Det viste seg at hovedmengden av arkivene etter sentraladministrasjonen er ordnet og etikettert. De er imidlertid ikke listeført, og det er vanskelig å få oversikt over hvor langt tilbake i tid materialet går. Statsarkivets medarbeidere bemerket at mange av arkiveskene ikke var fylt opp, slik at materialet ligger ustabilt. Fylkeskommunen har nå begynt å bruke nye liggende arkivesker, der papirene ligger svært stabilt. Av plasshensyn bør også disse fylles opp. Kopibøker og journaler, samt møtebøker er for det meste innbundet. I den tilsendte arkivhåndboka (s.10) blir det opplyst at sentralarkivet i påvente av depot i IKA-regi tar imot arkivmateriale som ikke lenger er i administrativt bruk, fra desentraliserte enheter og at materialet da skal ordnes. Under befaringen forsøkte Statsarkivets medarbeidere å få inntrykk av hvilke arkiver som ble oppbevart i de ulike kjellerlokalene i Fylkeshuset og i hvilken grad de var ordnet. En fortegnelse over arkivene i de ulike lokalene følger som vedlegg til tilsynsrapporten. 13 Side58

59 Blant arkivene i Fylkeshuset var det (i rom 0302) ca. 20 hyllemeter med uordnede arkiver etter Vårli videregående skole, Torderød videregående skole og Kirkeporken videregående skole. Disse skolearkivene skal listeføres og avleveres til Statsarkivet i Oslo. Statsarkivets medarbeidere opplyste at dette kan avleveres når det er ordnet og registrert på forskriftsmessig måte. Fylkeskommunen opplyste i sitt brev av at ordning av dette materialet allerede er påbegynt av IKA Østfold. Arkiver ute i virksomhetene Skolene og de små virksomhetene har egne bortsettingsarkiv for å ha nærhet til eget materiale og fordi man mangler plass i Fylkeshuset. Disse arkivene ble ikke inspisert av Statsarkivet under tilsynet. I 2010 foretok Østfold interkommunale arkivselskap på oppdrag av sentralarkivet en kartlegging av arkivene ved de videregående skolene, Østfold fylkeskommunale grunnskole og Østfold fagskole, til sammen 14 skoler (alle skolene). Elevmapper opprettes bare ved ekstraordinære forhold som krever saksbehandling eller dokumentasjon. De registreres i en egen arkivdel og periodiseres ikke sammen med annet arkivmateriale, men settes bort på de fleste skolene når eleven har sluttet, eller få år etter. De ordnes alfabetisk etter elevens etternavn. Ifølge IKA-Østfolds kartlegging i 2010 har de videregående skolene rundt 530 hyllemeter med bortsettingsarkiver. Materialet er i liten grad ordnet og registrert. I bestandslister som ble sendt inn til Fylkeskommunen i 2012, var tallet noe lavere, muligens fordi skolene i mellornfiden hadde ordnet mer av materialet. Det er viktig at disse arkivene sikres både fordi en del materiale går langt tilbake i tid og fordi der finnes personsensitiv informasjon. Framtidig overføring til IKA-Østfold I og med at Fylkeskommunen ikke har mye materiale som er eldre enn år, er man usikker på hvor mye som skal overføres til IKA-Østfold. Dette må avklares med IKA, men det skulle ikke være noe i veien for å avlevere yngre arkiver som ikke lenger er i administrativt bruk. Fylkeskommunen ser ikke plassproblemer som grunn til avlevering. Noen av skolene er også interessert i å beholde eldre materiale. Overføring til fellesmagasinene vil bedre sikkerheten for arkivene og kan også øke tilgjengeligheten for publikum gjennom lesesalstjenester, formidling mv. En god del arbeid gjenstår med å klargjøre arkiver for overføring når IKAs depot er klart. Materialet må være ordnet, listeført og etikettert. I og med at den tidligere arkivlederen, som kjenner de eldre arkivene særlig godt, fortsatt arbeider en del på timebasis, skulle forholdene ligge godt til rette for å sette i gang prosjekter med flere medarbeidere og få arkivene ordnet. På denne måten kan man også få overført kompetanse. Det ble opplyst at IKA-Østfold har planer om å bruke ASTA som registreringssystem. Statsarkivets medarbeidere gjorde oppmerksom på at man kan bruke avleveringslister i excel-format som finnes på Arkivverkets nettsider til registrering. De kan senere konverteres til ASTA. Østfold fylkeskommune oppfyller ikke kravene i arkivforskriften 5-4 og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner om at arkivene skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført. 3.5 Publikums adgang til og bruk av eldre og avslultedearkiver I innrapporteringsskjemaene til Riksarkivaren både i 2010 og 2011 har Fylkeskommunen svart at publikum kan henvende seg til sentralarkivet i kontorfiden og få kvalifisert hjelp til å finne fram i 14 Side59

60 Fylkeskomrnunens arkiver. Det er viktig at fylkesrådmannen og arkivlederen har full kontroll over hvem som får tilgang til arkivene, spesielt når det gjelder personsensitive opplysninger. Fylkeskommunen har ikke hatt mange søknader om innsyn. Man mener dette henger sammen med at insfitusjonen ikke har så mye rettsdokumentasjon for enkeltpersoner. Slikt materiale er gjerne ute i kommunene. Dessuten virker det som arkivene i Fyikeskommunen er lite kjent ute blant folk. Innsynsspørsmål kommer stort sett fra folk som nærmer seg pensjonsalder og vil ha informasjon fra personalmappene sine. Ved innsynspørsmål har Fylkeskommunen jurister som kan konsulteres i vanskelige problemstillinger. Saker rundt den kommunale oppreisningsordningen skal være i juridisk trygge hender. Fylkeskommunen har journalført innsynsspørsmål som har medført saksbehandling. Statsarkivets medarbeidere understreket at det er viktig at spørsmål om innsyn dokumenteres, også ute i skolene. Også spørsmål om innsyn i elevmapper er å betrakte som innsynssaker. Hvis ikke henvendelser dokumenteres, kan man for eksempel risikere å få klager på at det ikke er utlevert nok informasjon. Det er departementet som gir adgang til forskere som vil bruke materiale som ikke er allment tilgjengelig. Det har ikke vært pågang fra forskere. De har gjerne skrevet skolehistorie og brukt eldre materiale som er fritt tilgjengelig. Hvis det har vært tvil, er saksbehandlerne forespurt. På oppdrag fra arkivet skrives nå Fylkeskommunens historie og møtebøker mv. har vært mye brukt i den forbindelse. Ingen har fått mulighet til å finne fram selv, materialet har vært funnet fram av kvalifiserte medarbeidere og stilt til rådighet i møterom under oppsyn. Arkivtjenesten har rutiner for produksjon og kontroll av offentlig journal. Når det gjelder dagligarkivet har Fylkeskommunen postlister tilgjengelig på sin nettside, med veiledning om framgangsmåte for å be om innsyn. Det har vært begrenset pågang etter det som er lagt ut på offentlig journal. Fra 1.9,2009 dreier det seg om 635 forespørsler. Men lokalavisene kommer jevnlig med spørsmål. Også amatørarkeologer kommer med henvendelser idet østfold har mange fornminner. Historisk arkiv er i utgangspunktet tilgjengelig for allmennheten i henhold til offentleglova 3, men det kan inneholde taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten bortfaller etter 60 år når ikke annet er bestemt. For barnevernssaker og adopsjonssaker gjelder taushetsplikten i 100 år, jf. forvaltningslovforskriften 10. Innsynsbegjæringer journalføres og behandles etter gjeldende regelverk. Innsyn gis til dem som har partsrettigheter etter forvaltningsloven 13 a nr. 1, 13 b nr. 1 og 18 ff., og for forskningsformål etter forvaltningslovens 13 d. Avgjørelsen om innsyn til forskningsformål er lagt til det enkelte fagdepartement. Selv om Fylkeskommunen har offentlig journal og arkivpersonalet kan finne fram dokumentasjon i de eldre arkivene, er tilretteleggingen for publikums bruk av eldre og avsluttede arkiver begrenset. Publikum som ønsker tilgang til arkivmateriale, kan bruke dette under tilsyn. Det finnes imidlertid ikke arkivlister eller kataloger over Fylkeskommunens arkivmateriale. Østrold fylkeskommune oppfyller ikke kravene i arkivforskriften 5-6 om å legge forholdene til rette slik at publikum kan bruke arkivmaterialet, innenfor de rammer som følger av gjeldende regler. 15 Side60

61 3.6 O c Østfold fylkeskommune oppfyller ikke fullt ut gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkivene. Arkivloven og arkivforskriften krever at kommunene skal ha en depotordning for eldre arkiver og oppbevare dem i sikre lokaler. Det er ennå ikke etablert noe arkivdepot. Eldre og avsluttede arkiv er ikke fullt ut sikret, og vil ikke være gjort godt nok tilgjengelige for brukere før alt materialet er ordnet og listeført. Fylkeskommunen får pålegg om følgende: Arkivlokaler De rommene som skal brukes som arkivlokaler, må sikres mot brann, vann, fukt og innbrudd i samsvar med kravene i arkivforskriften 4-6, 4-7 og 4-9. Det arkivmaterialet som oppbevares i rom som ikke er egnet som arkivlokaler på grunn av fare for vannlekkasje, må flyttes til egnede lokaler. De lokalene som er definert som arkivlokaler, må utbedres i samsvar med den bygningsfaglige rapporten av Det må etableres klare rutiner for renhold og tilsyn samt adgang til arkivlokalene, jf. arkivforskriften 4-5 og 4-9. Disse tiltakene må gjennomføres snarest og senest innen For alle lokaler som brukes som arkivdepot, skal det utarbeides bygningsfaglige rapporter. Dette gjelder også de videregående skolene og andre mindre virksomheter. Innen må Østrold fylkeskommune sende Statsarkivet en oversikt over alle lokaler som brukes som arkivdepot, sentralt og lokalt. Når det gjelder desentraliserte arkivenheter utvides fristen for innsending av bygningsfaglige tilstandsvurderinger til Ordning og katalogisering Det må etableres faste rutiner for overføring til bortsettingsarkiv og for overføring av arkivmateriale til arkivdepot i framtiden. Eldre og avsluttede arkiver, samt annet bortsatt arkivmateriale, må ordnes, pakkes, etiketteres og listeføres i samsvar med gjeldende regler, jf. arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. sammenheng med ordning og katalogisering skal det utarbeides et bestandsregister over eldre og avsluttede arkiver, det vil si en overordnet oversikt over arkiver og arkivserier, jf. arkivforskriften 5-5. I arbeidet med ordning og katalogisering skal det også kartlegges om bevaringsverdig arkivmateriale kan ha gått tapt. Arbeidet med ordning og katalogisering av sentralarkivet må være fuflført senest innen På dette tidspunktet skal det også foreligge en grov oversikt over arkivmaterialet i de desentraliserte arkivenhetene. Det vil da bli satt en ny frist for ordning av dette materialet. Publikums adgang til eldre og avsluttede arkiver Publikums adgang til arkivene er avhengig av at arkivene er ordnet og katalogisert, jf. punkt 2 over. Det må utarbeides ordninger for publikums adgang til arkivene. Publikum må ha mulighet til å bruke arkivene under oppsyn, og kommunen må ha rutiner for adgang som følger gjeldende regler for innsyn og skjerming, jf. arkivforskriften 5-6. Jf. fristen for ordning og katalogisering. 16 Side61

62 VEDLEGG: Fortegneise over boetse: i 1 AiiiRjr?.:e lij&lerlokaleu i FyIkesnuf<eL For større arkiver er omtrentlig mengde angitt Hovedarkivet (rom 0403) Arkivene er plassert i rullereoler, der innholdet er angitt på fronten av hyllen. Sentralarkiv: ca. 380 hyllemeter, ordnet. Materialet er ordnet etter KSarkivnøkkel av 1979 med lokale endringer. Det er delt inn i periodene: , , og Perioden skiller seg ut. Den inneholder en god del materiale som er flyttet fra Moss, der Fylkeskommunen var samlokalisert med Fylkesmannen fram til I denne perioden inngår rådmannskontoret, personalavdelingen og økonomiavdelingen. Fagavdelingene hadde ansvar for egne arkiv. Perioden har både manuell og elektronisk journalføring idet elektronisk journalføring ble innført uten at det ble foretatt periodisering av det fysiske arkivet. Personalavdelin en mv. Personalmapper har hele perioden utgjort en egen arkivdel og vært oppbevart på personalseksjonene i de ulike virksomhetene. De er ikke periodisert på vanlig måte. Mappene er ordnet 1perioder etter årstall for når de ansatte sluttet og dernest alfabetisk etter ansattes etternavn. I 1996 ble alle personalmappene fra utdanningsavdelingenes personalarkiv overført til de videregående skolene med unntak for rektorenes mapper. Også personalmapper for Østerbo og andre institusjoner, for personer som måtte slutte eller ble overført til andre virksomheter på grunn av HVPU-reformen i 1991, er bortsatt i hovedarkivet. I forbindelse med overføring av sykehus/spesialhelsereformen ble en del personalmapper overført til Sykehuset Østfold HF. Dette gjaldt også originale geriatrirapporter. Etter forespørsel er søknader om fylkeskommunale garantier overført til Rusomsorgen. Eiendomsseksbnens arkiv f r innf rin av sentralarkiv: ca. 36 hyllemeter, uordnet. Da sykehusene ble overført til Staten, ble hjemmelsdokumenter mv overført til Sykehuset Østfold HF. Atferdsfa li sektor o forl er Sar sbor helse o sosialdistrikt m.m ca. 63 hyllemeter Sektoren ble nedlagt som følge av Spesialhelsetjenestereformen i 2002, og avviklet i løpet av Dette er svært sensitive arkiver med klientmapper og personalmapper, og mange av virksomhetene har arkiver etter forløpere. Arkivene omfatter blant annet direktørens arkiv, Barne- og ungdomstjenesten ( ), Ungdomssenteret Skiptvedt ( ), Fosterhjemstjenesten ( ), Rustjenesten ( ) og Knivsøprosjektet ( ), som var en del av Østfoldprosjektet. Her er også sakarkiv, klientmapper, personalmapper mv. fra barnehjem: Tune barnehjem ( ) og Østheim barneog ungdomshjem ( ), opprinnelig Østre Fredrikstad barnehjem (fra 1885), så Barnehjemmet Østheim, slått sammen med Glemmen barnehjem i Side62

63 Av arkivplanen framgår det (s. 29) at Habilitetstjenesten på Furutun ikke hadde avlevert materiale til Østfold fylkeskommune. Helse- o sosialsektoren Helse og sosialsektorens sakarkiv Noe er eldre materiale fra overgangsperiode da saksområder gikk over fra Fylkesmannen til Fylkeskommunen. Pasientombudet Østfold (opprettet i 1990, tilknyttet sykehuset Østfold), Kopibøker og sakarkiv (ca.4 hyllemeter). Østfoldprosjektet ( ) (ØPRO), rusprosjekt ledet av Arvid Wangberg. Da ble vernehjem avviklet og sosialmedisinske vernehjern opprettet. Fylkeskommunen hadde følgende vernehjem: Ørnen, Blåkorsklinikken, Ulleng, Ørje kurstedmrjetun bo- og treningssenter og Veksthus Phoenix House Haga. Mosse orten videre ående skole. I forbindelse med nedleggelse av Mosseporten videregående skole, (som var en avdeling av Kirkeparken), ble sak- og personalarkivet overlevert til Østfold fylkeskommune, sentraladministrasjonen. Eldre arkivmateriale for Kirkeparken beror ellers ved fagskolen. Nærin s- o kultursektoren : ca. 10 hyllemeter, mye ordnet SND (Innovasjon Norge), saksarkiv (ca ), saksbehandlingsdokumenter etableringsstipend, uordnet. Østfold byoffensiv ( ), materialet er dels i sentralarkivet og dels avlevert fra prosjektet. Østfold industrioffensiv ( ), materialet er dels i sentralarkivet og dels avlevert fra prosjektet. Tippemiddelsaker ( ), overlevert fra Kulturdepartementet i 2002 da saksbehandlingen ble overtatt av fylkeskommunene, ikke periodisert. Østfold bompengeselskap AS ( ). Reguleringsplaner stadfestet av departementet. F Ikeskulturs'efens arkiv F Ikeskonservator: ca 66 hyllemeter, delvis ordnet Fylkeskultursjefens arkiv hører til hovedarkivet fra Tidligere arkivmateriell står i reolene, men er ikke endelig ordnet. Fylkeskonservatoren ca I Østfold ble fylkeskonservatorstilling opprettet i Fylkeskonservatoren holder i dag til i Sarpsborg. Østfold teater for perioden , og tilsvarende for Østfold fylkesbibliotek og Østfold kulturproduksjon som i et par år også het Delta-k. Disse enhetene er egne virksomheter i Østfold fylkeskommune og har egne arkivdeler i sentralarkivets sakjarkivsystem. Alle tre er nå lokalisert i Fredrikstad, men har ingenting med kultursektoren der å gjøre. Skolesektoren: Fylkesskolesjefens kontor : kopibøker, journaler, møtebøker, sakarkiv. Eldre skolesaker: journaler fra 1917, møtebøker fra Korrespondanse med Smaalenenes Arntsskolestyre tilbake til ca. 1888, ikke komplett 18 Side63

64 Den innerste delen av rom 0403 (regnskapsrommet). Dette er i realiteten et eget rom. M teb ker or s old Ikeskommune ra 1840 til dato. ca. 50 hyllemeter, ordnet Fasongen har variert og de er bare bundet inn til og med 1978, De gjelder fylkesting frem til Med ny valgordning kom også fylkesutvalget til. Her var også håndskrevne protokoller fra fylkestinget i en perbde. Dette ble gitt opp da det ble tungvint med så store bøker. En god del av regnskapsmaterialet er mer enn ti år gammelt og kan kasseres nå, slik at det frigjøres plass til arkivmateriale. Det skal fra innføres nytt økonomisystem slik at man ikke trenger å oppbevare bilag på papir. ROM 0303 M teb ker for f lkestin et f Ikesutval o underutval, Materialet er under flytting til Dette bindes inn, men på grunn av store kostnader ved innbinding vurderer man å la være å binde inn møtebøker etter underutvalg. ROM Mindre kjellerlokale med gjennomløpende vannrør. Samferdselsavdelin en arkiv f r 1990 :uordnet, ca. 110 hm. (Her fantes f. eks. utgåtte godsløyver). Skolearkiver som skal avleveres til Statsarkivet i Oslo: ca. 20 hyllemeter, uordnet, Vårli videregående skole ( ): opprettet som privat skole for vanføre, overdratt til Norges Handikapforbund. Gikk etter hvert inn i Kirkeparken videregående skole. Elevmappene ble dels overført til Mosseporten videregående skole og dels til Kirkeparken videregående. Mye av elevarkivet ble sendt Eksamensformannen for Østfold krets og i 1998 avlevert derfra til Statsarkivet i Oslo. Det gjenværende materialet omfatter sakarkiv, personalmapper, elevkort og medisinske journaler for elever samt noen eksamensbesvarelser (delvis ordnet). Torderød videregående skole ( ), tidligere Moss kommunale husmorskole ( ) og Moss kvinnelige fagskole ( ). Her er eksamensbesvarelser, sakarkiv, elevlister mv. Elevlister også for Kirkeparken videregående skole. Uordnet. Rom 0408 og To små kjellerlokaler med gjennomgående vannrør. Tannlegejournaler fra tannklinikkene i østfold: Omkring 100 hyllemeter( grovt regnet), uordnet. 19 Side64

65 Saksnr.: 2012/3162 Løpenr.: 16334/2014 Klassering: C83 Saksbehandler: Atle Haga Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Opplæring, kultur og helsekomiteen /2014 Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2014 Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Fylkesrådmannens oppfølging av politiske vedtak - rapportering pr 2. halvår 2013 Vedlegg 1 Saker vedtatt i fylkestinget som fortsatt er under behandling 2 Saker vedtatt i fylkesutvalget som fortsatt er under behandling 3 Saker vedtatt i smk-komiteen som fortsatt er under behandling Bakgrunn for saken I samråd med Kontrollutvalget har fylkesrådmannen funnet en rapporteringsform som viser hvordan vedtakene i de politiske organene følges opp. I møte 23. oktober 2013 tok fylkestinget rapporteringen fra 1. halvår 2013 til orientering. Fakta I annet halvår 2013 hadde fylkestinget 3 møter (to dagers møte i desember), og behandlet 48 saker. Fylkesutvalget hadde 4 møter og behandlet 87 saker. De to fagkomiteene, OKH og SMK, hadde begge 3 møter og behandlet hhv. 33 og 32 saker. Alle vedtakene er fulgt opp administrativt i den forstand at sakene enten er ferdigbehandlet eller er under oppfølging. En oversikt over sistnevnte følger som vedlegg. Alle saker som er sluttbehandlet i OKH er ferdig mht. oppfølging. Av fylkestingssakene i annet halvår 2013 vil fylkesrådmannen særlig nevne: Tilstandsrapporten for videregående opplæring følges opp gjennom målrettet innsats knyttet til skoleledelse, til å få flere elever til å fullføre og bestå, og til å bedre karakterene. Ombygging og utbedring av Askim videregående skole, E-blokka, er under ferdigstillelse innenfor en ramme på 43,5 mill (inkl. HMS-midler). Side65

66 Det arbeides videre med kystsoneplan i tråd med fastsatt planprogram. Sluttbehandling e planlagt i desember. Forvaltningsrevisjonens undersøkelse av undervisningstimer følges opp i styringsdialogen med de enkelte skolene, og i utvikling av nytt skoleadministrativt system. Det er søkt Kommunaldepartementet om å få være garantist for låneopptak i Bypakke Nedre Glomma, og nytt bompengeselskap med fylkeskommunen som 50 % eier, er under etablering Ny skolebruksplan for Østfold følger fremdriften med planlagt sluttbehandling i fylkestinget i oktober Planer for Ny St. Olav videregående skole følger også fremdriften med FT-sak i oktober Det er sendt fornyet søknad til Kulturdepartementet om midler til fylkesscene i Inntil svar på denne søknaden er videre arbeid satt på vent. Det er lagt en egen detaljert plan for oppfølging av fylkesrevisjonens rapport om sams vegadministrasjon, som ble lagt fram for SMK i møte 5. februar Av saker der sluttbehandling har vært i fylkesutvalget nevnes særlig: Regional kompetanseplan følger fremdriften, og planprogrammet ble vedtatt i fylkestinget 13. februar Investeringstilskudd til ideelle organisasjoner som driver videregående skoler er fordelt, og tilbakemeldingene er at disse midlene verdsettes høyt og kommer godt med. De regionale utviklingsavtalene er opphørt, og det er etablert et felles Regionalt partnerskapsfond med formål å støtte tiltak som utvikler og løfter hele Østfoldsamfunnet. Regionalplan for vindkraft i Østfold er lagt til grunn for våre høringsuttalelser i konsesjonssaker, og fulgt opp i møter der fylkeskommunen har deltatt. Opprydding av skjellanlegg på Hvaler planlegges gjennomført i sommer. Forvaltningsrapporten om regionalt utviklingsfond er fulgt opp med nye retningslinjer for fondet, og innskjerpete rapporteringsrutiner. Av saker der sluttbehandling har vært i OKH nevnes særlig: Tilskuddsordninger innenfor kultur og helse følges opp med krav om tilbakerapportering på regnskap og resultater. Fagskolerådet for Østfold er etablert, og den vedtatte eierstrategien legges til grunn for styringen av vår fagskole. Av saker der sluttbehandling har vært i SMK nevnes særlig: Tilskuddsordninger innen kulturminner, viltforvaltning og friluftsliv følges opp med krav om tilbakerapportering på regnskap og resultater. I tillegg er det mottatt midler fra Gjensidigestiftelsen til merking av stier som bidrar positivt til tilrettelegging for friluftsliv. Handlingsplanen for fylkesveger og kollektivtransport er revidert med økte ambisjoner pga. betydelig vekst i statsbudsjettet for Side66

67 Det arbeides med en helhetlig løsning for kollektivtilbudet i Indre Østfold, mot Oslo, mot Sarpsborg og mot Sverige. Samtidig arbeides det med å få på plass en vesentlig styrke av kollektivtrafikken i hele Østfold fra annet halvår 2015 når det nye sykehuset på Kalnes åpner. Særskilt om oppfølging av budsjettvedtaket: Også i desember 2013 vedtok fylkestinget en rekke verbale føringer og bestillinger da budsjett 2014 ble vedtatt. Innen samferdsel kommer det egne saker mht. utbedring av tverrforbindelsene, økt satsing på gang- og sykkelveger, videreføring av FLEX og en gjennomgang av spesialskyssen. Innen opplæring fremmes egne saker om skolehelsetjenesten, videreføring av samarbeidet med VTA- bedrifter, forsøk med produksjonsskole og arbeidet innen spesialundervisning og kompetanseheving. Innen næringsutvikling fremmes egen sak om satsingen rundt Haldenkanalen, om mulighetene innen bioøkonomi, og ellers tiltak som kan utløse ekstern finansiering. Arbeidet med omstilling og effektivisering følger fremdriften med mål å frigjøre 150 mill kr i løpet av 6 år Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen mener at det gjennomgående er en god oppfølging av de vedtak som fattes i politiske organer. Det er utviklet en kultur i Østfold fylkeskommunen for et godt samspill mellom politikere og administrasjon. I dette ligger også at administrasjonen bestreber seg på både å legge til rette for gode politiske beslutninger og å følge opp politiske vedtak. Det er også, etter fylkesrådmannens oppfatning, utviklet en kultur for ærlige tilbakemeldinger der vedtak av ulike grunner ikke er fulgt opp. Dette handler om en kultur basert på våre verdier profesjonell, raus og kreativ kombinert med trygghet og tillit. Fylkesrådmannens forslag til innstilling Fylkesrådmannens oppfølging av politiske vedtak i annet halvår 2013 tas til orientering. Sarpsborg, 10. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann 3 Side67

68 Saker under oppfølging behandlet i fylkestinget 2. halvår 2013 Vedtaksoppfølging Seleksjon: Utvalg: 38 - Fylkestinget, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: Rapport generert: ep 2013/5364- Revisjonsrapport. Bevilgninger fra komiteenes / programstyrenes 2 disponible midler for 2012 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FT 1 Revisjonsrapport. Bevilgninger fra komiteenes / programstyrenes disponible midler for 2012 Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under ØKOEIE - HANGAD - Hans Jørgen Gade behandling Sentraladministrasjonen Merknad: Melding om vedtak er sendt kontrollutvalgssekretariatet Videre oppfølging av økonomidirektøren. Vedtaksoppfølging Seleksjon: Utvalg: 38 - Fylkestinget, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: Rapport generert: ep 2013/342- Regional kystsoneplan for Østfold - fastsetting av planprogram 21 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FT 1 Regional kystsoneplan for Østfold - fastsetting av planprogram Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under behandling PLAN - MAGTVE1 - Magnar Tveit Sentraladministrasjonen Merknad: Side68

69 Vedtaksoppfølging Seleksjon: Utvalg: 38 - Fylkestinget, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: Rapport generert: ep 2013/969-5 Forvaltningsrevisjon. Fylkesrevisjonens undersøkelse av undervisningstimer i samsvar med opplæringslovens krav i Østfold fylkeskommune Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FT 1 Forvaltningsrevisjon. Fylkesrevisjonens undersøkelse av undervisningstimer i samsvar med opplæringslovens krav i Østfold fylkeskommune Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under OPPLAVD - FRISAN - Frid Sandmoe Sørensen behandling Sentraladministrasjonen Merknad: Melding om vedtak oversendt kontrollutvalgssekretariatet. Videre oppfølging av opplæringsavdelingen. 2012/4207- Skolebruksplan for Østfold fylkeskommune - status og videre arbeid 12 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FT 1 Skolebruksplan for Østfold fylkeskommune - status og videre arbeid Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under OPPLAVD - EGIOLS - Egil Frode Olsen behandling Sentraladministrasjonen Merknad: 2012/6614- Nye St. Olav videregående skole - status og fremdrift i arbeidet 24 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FT 1 Nye St. Olav videregående skole - status og fremdrift i arbeidet Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under OPPLAVD -EGIOLS - Egil Frode Olsen behandling Sentraladministrasjonen Merknad: Side69

70 Saker under oppfølging behandlet i fylkesutvalget 2. halvår 2013 Vedtaksoppfølging Seleksjon: Utvalg: 49 - Fylkesutvalget, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: Rapport generert: ep 2013/4156- Bevilgning til KommIT programmet 3 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FU 1 Bevilgning til KommIT programmet Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under IT - Sentraladministrasjonen ANDSOR6 - Anders Aagaard Sørby behandling Merknad: 2013/6771- Østfold som Fairtrade-fylke 1 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FU 1 Østfold som Fairtrade-fylke Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under PLAN - MAGTVE1 - Magnar Tveit behandling Sentraladministrasjonen Merknad: Side70

71 Vedtaksoppfølging Seleksjon: Utvalg: 49 - Fylkesutvalget, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: Rapport generert: ep 2013/10243 Opprydding av skjellanlegg - Hvaler kommune -1 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FU 1 Opprydding av skjellanlegg - Hvaler kommune Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under KLIMA - HILBRA - Hilde Brandsrud behandling Sentraladministrasjonen Merknad: avventer tilbakemelding fra Hvaler kommune om fullfinansiering av prosjektet 2013/8240- Søknad om støtte til etablering av busstilbud over riksgrensen 8 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: FU 1 Søknad om støtte til etablering av busstilbud over riksgrensen Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under ØKT - Østfold kollektivtrafikk KJEGAU - Kjetil Gaulen behandling Merknad: Side71

72 Saker under oppfølging behandlet i smk-komiteen 2. halvår 2013 Vedtaksoppfølging Seleksjon: Rapport generert: Utvalg: 45 - Samferdsel, miljø og klimakomiteen, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: ep 2010/3665- Biogass videre satsning 28 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: SMK 1 Biogass videre satsning Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under KLIMA - HILBRA - Hilde Brandsrud behandling Sentraladministrasjonen Merknad: det utarbeides en ny prosjektsøknad i løpet av våren 2014 Vedtaksoppfølging Seleksjon: Rapport generert: Utvalg: 45 - Samferdsel, miljø og klimakomiteen, Vedtakstatus: B - Under behandling, Vedtaksdato: ep 2013/8240- Søknad om støtte til etablering av busstilbud over riksgrensen mellom 3 Värmland og Indre Østfold Utvalg: Nr: Vedtakstittel: SMK 1 Søknad om støtte til etablering av busstilbud over riksgrensen mellom Värmland og Indre Østfold Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under ØKT - Østfold kollektivtrafikk KJEGAU - Kjetil Gaulen behandling Merknad: Side72

73 2010/1607- Kollektivtilbud langs E18 i Indre Østfold 16 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: SMK 1 Kollektivtilbud langs E18 i Indre Østfold Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under ØKT - Østfold kollektivtrafikk KJEGAU - Kjetil Gaulen behandling Merknad: 2013/116-8 Felles vegadministrasjon på fylkesvegområdet i Østfold Utvalg: Nr: Vedtakstittel: SMK 1 Felles vegadministrasjon på fylkesvegområdet i Østfold Status: Frist: Iverksatt: Adm. enhet: Saksansvarlig: Under SAMF -MONVIN - Monica Vinje behandling Sentraladministrasjonen Merknad: Det ble den 5. februar 2014 gitt en redegjørelse for SMK-komiteen om oppfølgingen av fylkesrevisjonens 13 anbefalinger (i rapport om felles vegadministrasjon på fylkesvegområdet i Østfold). Side73

74 Saksnr.: 2014/2725 Løpenr.: 21064/2014 Klassering: Saksbehandler: Merete Sundby Skovdahl Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Investeringsregnskap overføring av midler fra 2013 Vedlegg 1 Rebevilgning Bakgrunn for saken Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) presiserte i brev av 7.april 2010 flere forhold knyttet til budsjettering og regnskapsføring av investeringer herunder avslutning av investeringsregnskapet. Disse presiseringer har sin bakgrunn i departementets tolking av kommuneloven samt tilhørende forskrift. De føringer som er gitt fra departementet kan i korthet beskrives ved at investeringsbudsjettet er ettårig og investeringsregnskapet skal vise den samlede tilgang og bruk av midler det enkelte år. Alle midler i investeringsregnskapet anses som frie og vil således kunne benyttes som felles finansiering av investeringsporteføljen dersom dette er nødvendig for å sikre tilstrekkelig finansiell dekning av investeringsregnskapet. Fylkeskommunen kan ikke foreta utbetalinger eller pådra seg utgifter i året utover de bevilgninger som er fastsatt i årsbudsjettet for budsjettåret. Kommunal og regionaldepartementets presiseringer er gitt for å bedre politisk styring ved eventuelle svikt av vesentlig art enten i budsjetterte inntekter, eller ved vesentlig økning i budsjetterte utgifter. Kommunal- og regionaldepartementet har også utarbeidet en veileder for behandling og avslutning av investeringsregnskapet. Veilederen er utarbeidet for å bidra til god praksis, og for å fremme løsninger for god økonomiforvaltning i samsvar med regelverket. Østfold fylkeskommune har innrettet sin praksis i tråd med de anbefalinger som er gitt fra Kommunal- og regionaldepartementet. Fakta En konsekvens av regelverket er at ubrukte bevilgninger må rebevilges dersom disse skal benyttes i Eventuelt må det bevilges midler til prosjekter som har benyttet mer enn tildelt ramme for I henhold til presiseringene skal bevilgning foreligge før midler kan disponeres. I det noen prosjekter ikke har nye bevilgninger fra 2014, men kun midler som stammer fra 2013 må denne saken behandles så snart endelige tall for 2013 foreligger, og kan derfor ikke utsettes til behandlingen av regnskapet for 2013 i juni. Vedlagte tabell viser Side74

75 ubrukte bevilgninger ved utgangen av 2013, det vedtatte budsjett for 2014 samt ny regulert ramme for Prosjekter som er sluttført i 2013 vises ikke i tabellen. Investeringsbudsjettet for året 2013 ble behandlet av fylkestinget i desember I tillegg ble det i løpet av 2013 gitt økte rammer på enkelte prosjekter. I det regulerte budsjettet for 2013 er både overføringer fra 2012 og tilleggsbevilgningene i 2013 innarbeidet. Når investeringsregnskapet for 2013 avlegges viser dette balanse. For regnskapsåret 2013 viser summen av ubrukte investeringsmidler kr 164,9 mill. Dette fordeler seg på lånemidler med kr 140 mill, fondsmidler kr 11,7 mill og mindreforbruk driftsmidler på kr 13,2 mill. I henhold til endring i regnskapsforskriften er 80 % av momskompensasjon fra investeringsregnskapet budsjettert til delfinansiering av prosjektene i Til investeringer i fylkesveger er også bompengeinntekter på til sammen kr 35,7 mill benyttet til finansiering i Med unntak av fylkesvegene og Askim vgs E-blokk, henvises det til omtalen av det enkelte prosjekt i investeringskapitlet i årsbudsjettet for Ved en misforståelse ble ikke budsjettrammen for fylkesveginvesteringene økt med det riktige beløpet knyttet til salg av barnehage i forbindelse med Kråkerøy-prosjektet. Fylkestinget har tidligere vedtatt at inntektene fra salget skulle benyttes til fylkesveginvesteringer. Fylkesrådmannen foreslår derfor at fylkesvegene tilføres disse midlene. Når det gjelder Askim vgs E-blokka, så er det nylig (mars 2014) avdekket store forekomster av sopp og mugg på grunn av vanninntrenging fra vinduene. Dette har det ikke vært mulig å avdekke før innvendige vegger har blitt fjernet som en del av det opprinnelige prosjektet. Vanligvis blir denne typen funn/skader dekket ved bruk av HMS-midler. Fylkesrådmannen foreslår derfor å styrke årets bevilgning av HMS-midler med resten av de inndratte midlene fra I tillegg vil fylkesutvalget blir orientert om status i prosjektet i møtet 10. april. Ubrukte lånemidler Ved utgangen av 2013 er faktiske ubrukte lånemidler kr 6,0 mill høyere enn summen av ubrukte lånemidler som knytter seg til det enkelte prosjekt. Dette kommer av at det er mottatt mer momskompensasjon enn forventet fordi midler fra 2012 ble rebevilget i 2013 (fra 60% til 80% mva-kompensasjon). Når prosjekter finansieres benyttes først egne midler som fond og momskompensasjon for til slutt å benytte lånemidler. Inntektsføring av momskompensasjon i investeringsregnskapet (med økt sats - opptrapping med 20 % årlig) medfører at prosjekter som er noe etter plan får større deler av prosjektet finansiert med momskompensasjon enn budsjettert. Rådmannen foreslår derfor å frigjøre disse lånemidlene og tilføre de til konto for ubrukte lånemidler avsluttede prosjekter. Midlene foreslås benyttet til å redusere årets låneopptak. Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen mener det er god styring og kontroll på fylkeskommunes investeringer. Det er få overskridelser av vesentlig art, selv om rammene for flere av de pågående prosjektene er svært trange. En utfordring knyttet til de pågående prosjektene er at flere av prosjektene (som f.eks Askim E-blokk og Greåker vgs) utløser HMS-krav som en følge av det igangsatte arbeidet. HMS-posten bør derfor styrkes betydelig. Prosjekter som er forsinket i forhold til oppstart eller fremdrift medfører at beløpet er bevilget i 2013, men ikke benyttet må bevilges på nytt i Dette vil ikke ha noen 2 Side75

76 økonomisk konsekvens i det låneopptakene allerede er innarbeidet i fylkeskommunens budsjett og økonomiplan. Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Vedlagte oversikt over investeringsprosjekter for 2013 tas til orientering. 2. Investeringsmidler som er inntrukket, totalt kr ,- frigjøres. Kr 5,3 mill rebevilges til fylkeveginvesteringer og resterende midler kr ,- benyttes til styrking av årets HMS-bevilgning. 3. Ubenyttede investeringsmidler, kr ,- fra prosjekter som videreføres i 2014 rebudsjetteres. Total ramme for 2014 pr prosjekt fremgår av kolonnen lengst til høyre i vedlagte regneark og utgjør kr ,-. 4. Ubrukte lånemidler på kr ,- fra økte midler momskompensasjon tilbakeføres konto for frigitte investeringsmidler og benyttes til å redusere årets låneopptak tilsvarende. Sarpsborg, 20. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør 3 Side76

77 Prosjekt Prosjekt navn Regnskap 2013 Regulert bud Avvik Rebevilgning Inntrukket Budsjett 2014 Tillegg Til bruk 2014 I13004 Talevarslingsanlegg flere skoler , I13005 Arealeffektivisering universell utformig og ped. skolebygg ,00 - I13006 Utstyr vgs , I13007 ERP system , I13008 Kjøleanlegg fylkeshuset , I13009 Strategisk plan for IT - felles , I13011 Halden vgs - samlokalisering ,00 - I13012 Greåker vgs - nye klasserom (St. Olav elever) , I13014D Kalnes VGS: Trinn 2 - Anleggsgartneri (EK) , I13015 Kalnes VGS: Nytt fjøs , I13018 Askim vgs - E blokk , I13020 Fylkesveier - nyanlegg - trafikksikkerhet , I13021 Tannhelse utstyr , I13025 Eiendomserverv , , I13026 Halden vgs: Tosterødberget , I13029 Askim vgs: Tilbygg Blokk G ,00 - I13031 Askim vgs: Idrettshall - Omb/tilbygg Blokk F , I13032 Mysen vgs: Utbygging ,64 - I13033 Mysen vgs: Ny blokk D , I13035 Østfold kollektivtrafikk - Nytt bilettsystem , I13022 Papeibakken , I13028 Kirkeparken vgs: Avløpsnett , , I13030 Askim vgs: Utstyr til tilbygg ,00 - I13034 Mysen vgs: Skoleplass ,50 - I14001 Fylkeshuset: Oppgraderinger I14002 Nytt skoleadministrativt system I14003 Tannhelse: Ny klinikk struktur I13003 HMS I13002 Egenkapitalinnskudd KLP I13016 St. Olav vgs - Tilbygg Totalt Side77

78 Saksnr.: 2012/520 Løpenr.: 1949/2014 Klassering: 033 Saksbehandler: Rune Vold Vallner Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesrådet for funksjonshemmede /2014 Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Årsberetning Fylkesrådet for funksjonshemmede Vedlegg 1. Årsberetning Fylkesrådet for funksjonshemmede Bakgrunn for saken Fylkesrådet for funksjonshemmede skal i følge «Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m», hvert år utarbeide en årsmelding om sin virksomhet. Årsmeldingen skal legges frem for fylkestinget. Fylkesrådmannens forslag til innstilling Årsberetning 2013 fra Fylkesrådet for funksjonshemmede tas til orientering. Sarpsborg, 10. januar 2014 Atle Haga fylkesrådmann Olav Nyhus seksjonsleder Side78

79 c k e rsto u S h : to F o Fylkesrådetfor funksjonshemmede Årsberetning 2013 Side79

80 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Møter... 4 Økonomi... 4 Sekreteriat... 4 Representasjon... 4 Handlingsplani valgperioden... 5 Universellu orming... 5 Saker... 6 Side80

81 Innledning Fylkesrådetfor funksjonshemmed er et rådgivendeorganfor fylkeskommuneni sakersomangårpersonermednedsa funksjonsevne. Det er oppre et e er Lovom råd eller annarepresentasjonsordningi kommunarog fylkeskommunarfor menneskemed nedsa funksjonsevne m.m. sompåleggerfylkeskommunenå ha et slikt råd.fylkesrådetfor funksjonshemmedehar et egetreglement,vedta avfylkes nget 25.oktober Sammensetningav rådet Fylkesrådetfor funksjonshemmedefor valgperioden ble oppnevntavfylkes nget 07. desember2011medpersonligevaramedlemmer. Medlemmer: Varamedlemmer Poli ske representanter: 1. HåvardW.Os aten (Ap),leder OleHenrikGrønn(Ap) 2. ElinJohanneTvete(Sp),nestleder Kari-Me e Fjeld(SV) 3. IngridWilloch(H) JohanEdvardGrimstad(Sp) Representanterfor funksjonshemmedesorganisasjoner 4. ToveM. Larsen(NHF) ToneC.Lillestølen 5. GerdSisselMøller (NFU) IngebjørgAndersen 6. GroBuer(Astmaog Allergiforbundet) KariLundeby 7. GudmundSolvang(Ryggforeningen) EivorWesteng 8. KjellA. Karlsen(Mul ppel SkleroseForbundet) HannePetersen 9. VidarJansen(Diabetesforbundet) RagnhildSkovlyHartviksen Fylkes nget valgtehåvardw.os aten (Ap)somleder,og ElinJohanneTvete (Sp)somnestleder. Fylkes nget har ogsåvedta at opp l fem o entlige etater og tre representanterfra administrasjonenhar møte-og talere. Følgendeinstanserhar i 2013ha fasterepresentanter: Fylkesmanneni Øs old v/beatebøepe ersen StatensVegvesenØs old v/jonøyvindreme 3 Side81

82 NAVhjelpemiddelsentralv/AnneMe e Følkner KSØs old ogakershusv/lindaengsmyr I oktober ble HåvardW.Os aten ersta et avroarhøisveen(ap)somleder for rådet for funksjonshemmede. Møter Fylkesrådetfor funksjonshemmedeholder møtei forkant avfylkes ngets møter,slikat sakersomangårpersonermed nedsa funksjonsevnekan behandlesi rådetfør de behandlesi fylkes nget. I 2013har fylkesrådetfor funksjonshemmedeholdt i alt seksmøter: 04.02,22.04,03.06,16.09,14.10, Møtenefant stedpå fylkeshuseti Sarpsborg. Økonomi Fylkesrådetfor funksjonshemmedesbudsje skaldekkefastledergodtgjøring, utgi er l møtegodtgjøring,bevertningvedmøter,deltakelsei nasjonal konferansefor fylkesrådfor funksjonshemmede,befaringeretc. Utgi er l sekretariatet,herunderlønn l sekretærene,dekkesover kommunikasjonsstabens budsje. Sekretariat I følge Lovom råd eller annarepresentasjonsordningi kommunarog fylkeskommunarfor menneskemed nedsa funksjonsevnem.m. skal fylkeskommunen sørgjefor at dei administra ve funksjonanefor rådablir teknevarepå.sekretærerfor rådet har i periodenvært Chris ne O erstad og RuneVoldVallner,samtførstesekretærCarolineØstvold.Til sammen brukerde anslagsvis30 %aven full s lling l arbeidetmed fylkesrådetfor funksjonshemmede. Representasjon Befaringog orienteringom universellu orming vedinspiriasciencecenter Møte og orienteringpå Skjebergfolkehøgskolemedfokuspå universell u orming Deltakelseog innleggpå NAVsseminarom ermannsboliger Deltakelsepå åpningenavutsiktspostenpå Vetatoppeni regiavlionsclub Borgeog overrekkelseavprisenfor universellu orming. Representanter fra rådetdeltokpå«seminarom fall»i regiavhøgskoleni Øs old høsten2013 Møte medøs old kollek vtra kk desember2013vedr.universell u orming avbusseri Øs old 4 Side82

83 Handlingsplanfor valgperioden Fylkesrådetfor funksjonshemmedehar vedta en handlingsplanfor si arbeidi valgperioden.i planenstårdet at: Visjonenfor fylkesrådetfor funksjonshemmed er et samfunnmed likemuligheterfor alle. Utoversinelovpålagteoppgaversomfylkeskommunenshøringsinstansi saker somangårpersonermedfunksjonsnedse elsei Øs old, vil fylkesrådetfor funksjonshemmedei valgperiodenprioritere følgendetema: Universellu orming Videregåendeopplæring Informasjonsarbeid Helseog omsorg Arbeid Kompetanseog ne verk Universellu orming Fylkesrådetfor funksjonshemmed er referansegruppefor pilo ylkeprosjektet for universellu orming, og ble i si møte i februar2013orientert om fremdri en i prosjektet. Somen del avpilo ylkeprosjektet for universellu orming, kanfylkesrådet for funksjonshemmedehvert år deleut Prisfor universellu orming en erkjentlighetfor stor innsatsfor å bedrefunksjonshemmedeslivsvilkår. Retningslinjenefor prisenble vedta i 2009,og revidert i oktober2011. Prisenbeståravkr ,-og et bilde. Prisenble i 2013gi l LionsClubBorgefor si arbeidmed lre elegging av Vetatoppen. Rådetvar på befaringavvetatoppenfor å vurderehvorvidt LionsClubBorge skullefå prisenfor universellu orming for si arbeidmedområdet.et enstemmigråd bestemtee er befaringenå gi prisen l LionsClubBorge. Fylkesrådetfor funksjonshemmedevedtokå avska e prisenfor universell u orming for kommendeperioder,og heller disponeremidlenepå ere og vik ge ltak i regiavrådet. 5 Side83

84 Sakeri 2013 Herundernevnesnoenavde sakenerådet behandleti 2013: Utvalgsnummer Saks el PS1/2013 PS2/2013 PS4/2013 PS6/2013 EtableringavFylkessceneØs old - søknadom lskudd over statsbudsje et - under kapi el 320post 73 Nasjonale kulturbygg3/2012for likes lling» Pilo ylke universellu orming - rapportering2012 Årsberetning2012- Fylkesrådetfor funksjonshemmede Prisfor universellu orming PS7/2013 Årsregnskapog årsberetningfor disponeringav regnskapsmessigmindreforbruk PS8/2013 Økonomiplan PS11/2013 Ny reglementfor lskudd l dri avfunksjonshemmedes organisasjoneri Øs old PS13/2013 Fylkesrådmannens forslag l årsbudsje 2014 Diverseorienteringssaker,blant annet: Orienteringom kollek vtra kkbetjening avny sykehuspåkalnesi 2015 Inspiriahelse- årsrapport2012og handlingsplan2013 Prop.88 L( ) Diskrimineringsloven Slu rapport Helsefremmendeskoler Folkehelsemeldingen Årsrapportfor Ak v på dag d Høring forslag l endringi forskri om dødsde nisjonen i relasjon l lov om transplantasjon,sykehusobduksjonog avgivelseavlik m.m Informasjonom universellu orming for eksisterendebygningeri ØFK Informasjonfra barne-,likes llings- og inkluderingsdepartementet - Menneskermedutviklingshemmingskalhøresmer 6 Side84

85 Fylkesrådetfor funksjonshemmede Side85

86 Østfoldfylkeskommune Postboks220,1702Sarpsborg Tlf.: Side86

87 Saksnr.: 2012/521 Løpenr.: 1960/2014 Klassering: 033 Saksbehandler: Rune Vold Vallner Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Flerkulturelt råd /2014 Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Årsberetning Flerkulturelt råd Vedlegg 1. Årsberetning Flerkulturelt råd Bakgrunn for saken Det er utarbeidet en årsberetning for Flerkulturelt råd i Østfold, som viser dets aktivitet i Fylkesrådmannens forslag til innstilling Årsberetning 2013 fra Flerkulturelt råd tas til orientering. Sarpsborg, 10. januar 2014 Atle Haga fylkesrådmann Olav Nyhus seksjonsleder Side87

88 Flerkulturelt råd, Østfold fylkeskommune Årsberetning 2013 c k e rsto u S h : to F o Side88

89 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Møter... 4 Økonomi... 4 Sekreteriat... 4 Ak vitet og ltak... 4 Representasjon... 5 Handlingsplani valgperioden... 5 Saker... 6 Side89

90 Innledning Flerkultureltråder Øs old fylkeskommuneshøringsinstansi sakersomangår innvandrereog derese erkommere. Rådetskalsikreat erkulturelle innbyggeresperspek v ivaretasi planarbeid,partnerskapognår fylkeskommunenfungerersompådriveri denregionaleutviklingen på integreringsområdet.rådetsarbeider ikkebegrenset l sakersom angårfylkeskommunen,menskalværeet organfor heleøs oldsamfunnet. Hensiktenmedrådet er å sikregoddialogi Øs old mellomden erkulturelle befolkningen,folkevalgteogandredeleravøs oldsamfunnet. Sammensetningav rådet Flerkultureltråd for valgperioden ble oppnevntavfylkes nget 7. desember2011medvaramedlemmer.valgetavde folkevalgte representantenegjennomføressomavtalevalgjf. kommuneloven 38 a). Defolkevalgtemedlemmenei Flerkulturelt råd er: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. MayHansen(SV),leder Gerd-BeritOdberg(Krf) 2. Shakeelur Rehman(Ap) OleHagen(Ap) 3. MonicaCarmenGåsvatn(Frp) Mar ne LindhLøkke(V) Innvandrerrepresentanterfor Flerkulturelt råd er: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. BushraGhazanfar ArshadMahmood 2. ZibaAmind GloriaLaraWindstad 3. TshiyoyoAlphonseMunfoncol LipovitAndréVinsent 4. Miralem Medic Antoine e Tedy 5. CesarineM. Cihiluka MohammedSalem 6. QaderAzizbegi NatalinaWanda Observatørerfor Flerkulturelt råd er: 1. Marit L.Larsen(IMDI) 2. TormodLund(Fylkesmanneni Øs old) 3 Side90

91 Møter Flerkultureltråd holder møte i forkantavfylkes ngets møter,slikat saker somangårpersonermed erkulturell bakgrunnkanbehandlesi rådet før de behandlesi Fylkes nget. I 2013har Flerkultureltråd holdt i alt 6 møter: 30.01,24.04,29.05,11.09, 17.10og Flerkultureltråd har valgtå leggesinemøter ulikestederi fylket og i Oslofor å få oppdateringpå de godeintegrerings ltakene som nnes i området.de e er ogsåen vik g del avfolkevalgtopplæringen,og det gir rådet muligheten l å få godeinnspillog ikkeminst markedsføresegog si arbeid. Møtet i april ble holdt på Ryggehelsestasjonhvor rådet ogsåhaddemøte med Barneog likes llingsminister IngaMarte Torkildsenog representanterfra departementet.temaetvarlikes lling og integrering. Møtet i septemberble holdt hosimdii Oslo.Rådethaddeogsåmøte med rådet for Innvandrerorganisasjonene i Oslo. Deøvrigemøteneble holdt på fylkeshuseti Sarpsborg. Økonomi Flerkultureltrådsbudsje dekkerutgi er l møtegodtgjøring,tapt arbeidsfortjeneste,bevertningvedmøter,reisegodtgjøring,deltakelse på kursog konferanseretc. Utgi er l sekretariatet,herunderlønn l sekretærene,dekkesav kommunikasjonsstabens budsje. Sekretariat Sekretærerfor rådet har i periodenvært Chris ne O erstad og RuneVoldVallner,samtførstesekretærCarolineØstvold.Til sammen brukerde anslagsvis30 %aven full s lling l arbeidetmed erkulturelt råd. Ak vitet og ltak Besøkog befaringhosimdiog Rådetfor innvandrerorganisasjoner i Oslo medfokuspå hvordandisseorganisasjonenejobber,hvilkeu ordringer de serog ltak de har lykkesmed. Markeringavstemmere sjubileet. I forbindelsemed kvinnedagen 8. marsarrangerteflerkultureltråd dialogkonferansei Sarpsborgmed over120deltakerefra heleøs old. Temafor konferansenvar «Innvandrerkvinnerog -jentersu ordringer i et likes llingsperspek v. Fylkesmannenvar l stedeog holdt innledningpå konferansen. I llegg var det foredragfra blant andrelivtørres,generalsekretær 4 Side91

92 i NorskFolkehjelpog PalwashaKakar,freds-og kvinnere sforkjemper fra Kabuli Afghanistan. Flerkultureltråd arr.også8.marstog fra sentrum l Borgarsyssel og deltok på åpningenavuts llingen «Kvinnerslevekårgjennom100år» I lknytning l møtet i oktober varflerkultureltråd vertskapfor IMDIs nominasjonsmøtel KIM, og i lknytning l møtet i novemberble det arrangertkursfor innvandrerorganisasjoner i Øs old i hvordansøke økonomiskstø e. Dialogog presentasjonavbarne-og likes llingsminister IngaMarte Torkildsenog representanterfra departementetifm møtet i april. Temavar likes lling og integrering. Representasjon «Kvinnerslevekårgjennom100år».Flerkultureltrådhar delta både i planleggingoggjennomføringavavslutningenavuts llingen på fylkeshuset. Flerkultureltrådslederåpnetuts llingen i Mossoghaddeomvisning og informasjonsmøtefor innvandrerkvinnerom stemmere før valget. Hunvar ogsåpå MossVoksog haddeen me om poli kk og stemmere. Trerepresentanterfra rådet var representertpå Øs oldkonferansen2013. Handlingsplanfor valgperioden Flerkultureltråd har vedta en handlingsplanfor si arbeidi valgperioden. Handlingsplanenomhandlervik ge ltak somflerkultureltrådønsker å gjennomføreog værepådriverfor. De e for å fremmebedreintegrering og samfunnsdeltakelsehosinnvandrere,likes lling og medbestemmelse. I planenstårdet blant at følgende:«øs old skalværeet fylkemedlikes lling og fraværavdiskriminering.alleskalha like muligheter,re gheter og plikter l å delta i samfunnetog brukesineressurser.» Rådethar selvvalgt 12 konkrete ltak somde ak vt vil jobbe for/med: 1. Øs oldkonferansen 2. Årligdialogkonferanse 3. Årligstudietur 4. Kvinnersre gheter - Minoritetskvinnerssamfunnsdeltakelse 5. Norskundervisning 6. Kultureltmangfoldi læremidler 7. Kultureltmangfoldog likes lling i Øs old fylkeskommune 8. Kultureltmangfoldpå kulturfeltet 5 Side92

93 9. Gjennomgangavaktuelleprosedyrerog ru ner i fylkeskommunen 10. Fellesarenaer 11. Tildelingskriterier 12. Tolk Sakeri 2013 Hervednevnesnoenavde sakenesområdet behandleti 2013: Utvalgsnummer:Saks el: PS1/2013 PS3/2013 PS4/2013 EtableringavFylkessceneØs old - søknadom lskudd overstatsbudsje et - under kapi el 320post 73 Nasjonale kulturbygg Årsberetning2012- Flerkultureltråd Fylkeskommunens fordelingav lskudd l frivillig virksomheti lokalsamfunnsombidrar l deltakelse, dialogog samhandling PS6/2013 Økonomiplan PS8/2013 Årsregnskapog årsberetningfor 2012 disponeringav regnskapsmessigmindreforbruk PS11/2013 PS12/2013 Fylkesrådmannens forslag l årsbudsje 2014 Viderearbeidmed InkluderendeØs old bedrelevekår for alle Diverseorienteringssaker,blant annet: Søknadom statligstø e l arbeidmedå reduseresosialeulikheteri helse. Statusrapport6, Helsefremmedeskoler. Rapportfor kulturkort for ungdom2012. Orienteringom kollek vtra kkbetjeningen avny sykehuspå Kalnesi Prp.88 L «Diskrimineringslovgivning( )». Realkompetansehos yktninger og innvandrere. «Høringsu alelsekulturutredningen2014fra Øs old fylkeskommune». 6 Side93

94 Flerkultureltråd Side94

95 Østfoldfylkeskommune Postboks220,1702Sarpsborg Tlf.: Side95

96 Saksnr.: 2013/2550 Løpenr.: 1939/2014 Klassering: 210 Saksbehandler: Rune Vold Vallner Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Eldrerådet /2014 Fylkesutvalget /2014 Fylkestinget /2014 Årsberetning Østfold fylkeskommunale eldreråd Vedlegg 1. Årsberetning Østfold fylkeskommunale eldreråd Bakgrunn for saken Eldrerådet skal i følge eldrerådsloven hvert år utarbeide en årsmelding om sin virksomhet. Årsmeldingen skal legges frem for fylkestinget. Fylkesrådmannens forslag til innstilling Årsberetningen fra Østfold fylkeskommunale eldreråd for 2013 tas til orientering. Sarpsborg, 10. januar 2014 Atle Haga fylkesrådmann Olav Nyhus seksjonsleder Side96

97 t h L ig ic rd o a k e /N R : T e rje to F o Eldrerådet,Østfoldfylkeskommune Årsberetning 2013 Side97

98 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Økonomi... 4 Sekreteriat... 4 Møter... 4 Representasjon... 4 Ønskeligak vitet... 4 Handlingsplani valgperioden... 4 Mandat... 5 Sakeri Side98

99 Innledning Eldrerådeter et lovpålagtråd somalle kommunerog fylkeskommunerskal ha e er at «lov om eldreråd»trådte i kra 1. januar1992.i lovener det krav om at alderspensjonisterskalha ertall i rådet,og at rådet hvert år skallegge fram en årsberetning.eldrerådeter rådgivendeorganfor fylkeskommuneni sakersomangåreldreinnbyggerei fylket,og rådet kanpå egenhåndta opp saker. I lovens 7 stårdet: 7. (Oppgåvenefor fylkeskommunal eldreråd) Eldrerådeter eit rådgjevandeorganfor fylkeskommunen. Allesaksdokumentaskalleggjastfram for rådet i god d før fylkes nget handsamarsakene. Eldrerådetskalha l handsamingalle sakersomgjeldlevekårafor eldre. Eldrerådetkansjølvta opp sakersomvedkjemeldrei fylket. Protokollenfrå rådsmøtetskalfylgjesaksdokumental dei fylkeskommunaleorgansomtek endelegavgjerdi saka. Sammensetningav rådet Eldrerådetfor valgperioden ble oppnevntavfylkes nget 7. desember2011medpersonligevaramedlemmer. Medlemmer: Poli ske representanter: Varamedlemmer: 1. EinarAntonsen(Ap) GunnelEdfelt(Ap) 2. Anne-KarinAarvik(Krf) KariMe e Fjeld(SV) 3. May-AnnFagerheim(H) LeifWilly Eriksen(FrP) Alderspensjonister 4. SolveigBredal-Thorsen RolfSunde 5. GerdSkovdahl FrøydisWroldsen 6. MagnarEnggrav Berit Hansen 7. FreddyLindquist RannveigBjønnes I eldrerådetsførstemøte ble GerdSkovdahlvalgt l l nestleder. leder,og FreddyLindquist 3 Side99

100 Økonomi Eldrerådetsbudsje dekkerutgi er l møtegodtgjøring,tapt arbeidsfortjeneste,bevertningvedmøter,reisegodtgjøring,deltakelsei nasjonalkonferansefor eldreråd,befaringeretc. Utgi er l sekretariatet,herunderlønn l sekretærene,dekkesav kommunikasjonsstabens budsje. Sekretariat I følgelov om eldrerådskalfylkeskommunen«skipehøvelegsekretariatshjelp for rådet».sekretærfor rådet har i periodenvært Chris ne O erstad og Rune VoldVallner,samtsekretærCarolineØstvold.Debrukeranslagsvis30 %aven full s lling l arbeidetmedeldrerådet. Møter Eldrerådetholder møte i forkant avfylkes ngets møter.pådenmåtenkan sakersomangårøs olds eldrebefolkningbehandlesi eldrerådetfør de behandlesi fylkes nget. I 2013har eldrerådetholdt i alt 6 møter.01.02,19.04,31.05,13.09,11.10og De este møter har vært holdt på fylkeshuseti Sarpsborg,medunntak avmøtet 31.05somble avholdtpå InspiriaScienceCenter. Representasjon BrukerrådetvedSykehusetØs old HF:FreddyLindquister oppnevnt somrepresentanti brukerrådet,og GerdSkovdahler personlig vararepresentant,e er forslagfra eldrerådet. Nasjonalkonferansefor fylkeskommunal eldrerådpå Hell.Fraeldrerådet deltok GerdSkovdahl,FreddyLindquistog SolveigBredal-Thorsen.Fra administrasjonendeltok RuneVoldVallner. Øvrigak vitet Eldrerådetarrangerte16. oktoberdialogkonferansepå ParkHoteli Haldenfor de kommunaleeldrerådeneog pensjonis orbundene i fylket. Temafor årets konferansevar«eldrei tra kken» og foredragsholderevaregilnordengen, dligere sjefsingeniøri Statensvegvesen,RegionøstogPaal-GunnarMathisen, distriktsledertryggtra kk. Omlag60 personerdeltok på konferansen. Handlingsplanfor perioden Eldrerådethar vedta en handlingsplanfor valgperioden Handlingsplanenble revidertdesember2013.herstårdet at: 4 Side100

101 «Deter storeendringeri samfunnet.ak v aldringblir et stadigmer aktuelt tema.globaliseringenog den tverrkulturellesamfunnsutviklingenbringer medsegnyemuligheterogu ordringer. Dagenssamfunnbyggesi betydelig gradavsosialkapitalog verdigrunnlageter basertblant annetpå menneskeverd, likhet og demokra. Øs old skalværeet fylkemedlikes lling og fraværavdiskriminering.alleskal ha likemuligheter,re gheter og plikter l å delta i samfunnetog brukesine ressurser. Mandat Eldrerådeter et rådgivendeorganfor fylkeskommunen,og er et lovpålagt råd.eldrerådeter Øs old fylkeskommuneshøringsinstansi sakersomangår levekårenefor eldre.eldrerådetbehandlerikkeenkeltsaker,men tar saker opp på genereltgrunnlag. Øs old fylkeskommunekanbe rådet u ale segom sakerpå si område og rådet kanpå egenhåndta opp saker.rådetskalsikreat innbyggernes seniorperspek v ivaretasi planarbeid,partnerskapog når fylkeskommunen fungerersompådriveri denregionaleutviklingen.rådetsarbeider ikke begrenset l sakersomangårfylkeskommunen,menskalværeet organfor heleøs oldsamfunnet. Rådetskalholdegodkontaktmedkommunenei Øs old, for eksempel gjennomå ha regelmessigkontaktmedkommunaleeldreråd. Hensiktenmedrådet er å sikregoddialogi Øs old mellomdeneldre befolkningen,folkevalgteogandredeleravøs oldsamfunnet.» Andreområdersomeldrerådetvil prioritere i periodener: - Øs oldkonferansen:eldrerådetskalværerepresentertpådennekonferansen. - Årligdialogkonferansemedeldrerådenei kommunene:dialogkonferansene planleggesgjennomførtpå høsten.temafor 2014og 2015vil se es når konferanse dspunktetnærmerseg. Temafor konferansenei 2012og 2013var Samhandlingsreformen og Eldrei tra kken. Fagligpåfyll Universellu orming Folkehelse Kollek vtra kk FLEXX(ny eksibelt kollek v lbud) Tannhelse Kultur Årligmøte medleder og sekretæri de kommunaleeldrerådene 5 Side101

102 Sakeri 2013 Herundernevnesnoenavde sakenerådet behandleti 2013 Utvalgsnummer:Saks el: PS1/2013 PS2/2013 PS4/2013 PS6/2013 EtableringavFylkessceneØs old - søknadom lskudd overstatsbudsje et - under kapi el 320post 73 Nasjonale kulturbygg Pilo ylke universellu orming - rapportering2012 Årsberetning2012- Øs old fylkeskommunal eldreråd Årsregnskapog årsberetningfor disponeringav regnskapsmessigmindreforbruk PS7/2013 Økonomiplan PS11/2013 Fylkesrådmannens forslag l årsbudsje 2014 Diverseorienteringssaker,blant annet: Prop.88 L( )Diskrimineringslovgivning. Orienteringom kollek vtra kkbetjening avny sykehuspåkalnesi Folkehelsemeldingen. Årsrapportak v på dag d. Høring- forslag l endringi forskri om dødsde nisjonen i relasjon l lov om transplantasjon,sykehusobduksjonog avgivelseavlik m.m. Tannpleiersfrem dige rolle og lokalisering. Nyrapport om forhold mellomkommunalska er og avgi er og alderspensjon Holdninger l eldre2013 en temperaturmålingpå folkssynpå eldre i og utenfor arbeidslivet InkluderendeØs old veienvidere. Forsterketinnsatsfor gang-og sykkelveier. Helsekravl bilførereover75 år.variasjoneri praksisvedutstedelse avhelsea ester. 6 Side102

103 7 Side103

104 Østfoldfylkeskommune Postboks220,1702Sarpsborg Tlf.: Side104

105 Saksnr.: 2013/342 Løpenr.: 18807/2014 Klassering: 144 Saksbehandler: Ingun Ege Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2014 Fylkesutvalget /2014 Regional kystsoneplan for Østfold - orientering om status/arbeidet Vedlegg Ingen. Bakgrunn Ny Regional kystsoneplan for Østfold skal ihht. Regional planstrategi erstatte gjeldende Kystsoneplan for Østfold fra Fylkesutvalget vedtok 14.mars 2013 oppstart av planarbeidet. Planprogrammet for rulleringen ble vedtatt av Fylkestinget 23.oktober I samsvar med planprogrammet tas det sikte på endelig vedtak i Fylkestinget i november I denne saken gis det en orientering om status for planarbeidet. Organisering og medvirkning Sekretariat Samfunnsplanavdelingens planseksjon. Prosjektgruppe Representanter for de 7 kystkommunene, Fylkesmannen, Fiskeridirektoratet, Kystverket og fylkeskommunen. Prosjektgruppa har hittil hatt 5 møter. Kommunene deltar aktivt i arbeidet og det er et klart ønske om felles retningslinjer for kysten. Under arbeidet er det et løpende og tett samarbeid med Fylkesmannen. Referansegruppe/Kystforum Interesseorganisasjoner, næringsrepresentanter, kystkommunene i Østfold, offentlige organer. I denne gruppa har vi hatt 2 møter - ett i 2013 og ett den 26. mars I tillegg tas det sikte på ett møte i referansegruppa ved oppstart av høringsperioden. Framdrift Høringsperiode Side105

106 Forslag til regional kystsoneplan legges fram for SMK-komiteen og Fylkesutvalget i junimøtet for vedtak om utsending på høring. Høringsperioden settes til juni - september Endelig vedtak I samsvar med planprogrammet tas det sikte på avsluttende behandling i Fylkestinget i november Prinsipper for planarbeidet I samsvar med vedtatt planprogram legges disse prinsippene til grunn i arbeidet: Det skal foretas en lett rullering Plandokumentet kortes betydelig ned Det settes fokus på områder der planen kan ha størst påvirkningseffekt Det foretas en prioritering mellom temaene i nåværende plan Planen skal gi føringer, men ikke være en database Planen skal baseres på tilgjengelig kunnskap. Samarbeid over land- og fylkesgrenser skal vektlegges. Særlig viktig nytt siden 2006 Viktige endringer som i nødvendig grad innarbeides i den nye planen: 2008 Nye planbestemmelser i plan- og bygningsloven Naturmangfoldloven 2009 Fylkesplanen Østfold mot Ytre Hvaler Nasjonalpark 2010 Forvaltningsreformen med nye oppgaver for fylkeskommunen 2010 Regional plan for fysisk aktivitet Kulturminneplan for Østfold Statlige planretningslinjer for strandsoneforvaltning 2011 Nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging 2012 Regional planstrategi for Østfold Ny kunnskap om klimaendringer. Målsetting Overordnet mål for Østfoldkysten i nåværende plan foreslås videreført: «Østfoldkysten skal forvaltes gjennom bruk og vern i et bærekraftig perspektiv. Kysten skal nyttes som områder for opplevelse og reiseliv*, friluftsliv, båtliv, fritidsboliger, helårsboliger, næring og transport, samtidig som kystens spesielle landskaps-, natur-, og kulturverdier bevares. Rekreasjonsverdier, naturverdier og kulturminneverdier skal forvaltes som en ressurs av nasjonal betydning, til beste for befolkningen i dag og i fremtiden. Disse hensynene skal tillegges avgjørende betydning i all forvaltning og planlegging.» * Reiseliv er tatt inn som nytt tema. Det vil bli utarbeidet egne mål for hvert av de prioriterte plantemaene. 2 Side106

107 Prioriterte plantema - med aktuelle utfordringer Antall utfordringer bør begrenses for å gjøre planen til et hensiktsmessig verktøy. Hvilke utfordringer som oppfattes som viktigst vil imidlertid kunne endre seg underveis i planprosessen. På mange av temaområdene ligger virkemidlene hos kommunene. Et viktig formål med fylkets kystsoneplan er derfor å gi regionale føringer for kommunenes planlegging. Nedenfor er en del aktuelle utfordringer under de enkelte plantema presentert: Tema 1 Biologisk mangfold Aktuelle utfordringer på kysten: 1. Forvaltning av verneverdig natur a) Kartlegging og vern av viktige biotoper - bl.a. ålegrasenger b) Særlig viktige mindre leveområder/restarealer for truete og sårbare arter c) Avklaring av faste dumpeplasser 2. Miljøtiltak a) Oljevernberedskap b) Marint avfall Tema 2 Landskap og kulturminner Fylkeskommunen er regional kulturminnemyndighet for forvaltning av fredete og verneverdige kulturminner og kulturmiljø i fylket. Kommunene har ansvar for å ta vare på og sikre sine egne kulturminner. Planen bør ha fokus på landskap, kulturminner og kulturmiljø som er mest utsatt i kystsonen. Aktuelle utfordringer på kysten: a) Kulturminner som ikke har formelt vern. Eks spor fra 2. verdenskrig, pålebrygger og sjøbuer b) Inngrep i kystsonen. Eks. Fremføring og graving ved vann, vei og kloakk c) Karakteristiske tettstedsmiljøer og strandsitterplasser ved kysten d) Spesielle/karakteristiske landskapsutsnitt. e) Gjengroing/beiting Tema 3 Friluftsliv Gjennom forvaltningsreformen fikk fylkeskommunen fra 2010 et ansvar for friluftsliv. Folkehelseperspektivet er viktig i friluftslivsammenheng, og det vil bli foreslått en satsing på friluftsliv i planen. Generelle utfordringer på friluftsområdet er hensynet til barn og unge og universell utforming er utpekt til Friluftslivets år med fokus på fritidsfiske. Aktuelle utfordringer på kysten: 1. Friluftsliv på land a) Tilgjengelighet i strandsonen/allemannsretten b) Sikring og tilrettelegging av stier og friluftsområder 2. Friluftsliv til sjøs a) Tilrettelegging for ulike former for sjøbasert friluftsliv b) Vurdering av fartsbegrensninger i visse områder 3 Side107

108 3. Jakt og fiske a) Forvaltning av jaktbare arter b) Satsinger innen fritidsfiske/friluftslivets år Tema 4 Næring Av viktige næringer knyttet til kysten har fylkeskommunen et særlig fokus på reiseliv. Det vil bli foreslått en satsning på Ytre Hvaler Nasjonalpark og Nasjonalparksenteret som vil kreve økt innsats bl.a. fra fylkeskommunen. Gjennom forvaltningsreformen har fylkeskommunen også fått et ansvar for næringsutvikling for akvakultur (oppdrettsnæringer) og fiske. Fiskeridirektoratet, som har ansvar for fiskeriområdet, deltar aktivt i planprosessen gjennom prosjektgruppa. Det pågår et arbeid for å kartlegge interessen for et samarbeid mellom fylkene rundt Oslofjorden om videregående opplæring i forhold til rekruttering og opplæring på fiskeriområdet. Aktuelle utfordringer: 1. Sjøbasert næring a) Ivaretakelse av fiskeområder b) Rekruttering og opplæring Reiseliv a) Utvikling av Ytre Hvaler Nasjonalpark med Nasjonalparksenteret b) Grønt reiseliv og opplevelser c) Kulturbasert reiseliv Tema 5 Infrastruktur Temaet omfatter svært ulike former for infrastrukturtiltak. Utbedring av farleden til Borg Havn er prioritert og under behandling i plansystemet. Utvidelse av farleden til Halden med Svinesundsterskelen krever samarbeid ut over landegrensene på nasjonalt nivå. Aktuelle utfordringer: 1. Farleder og havner for nyttetrafikk a) Utbedring av innseilingen til Borg havn b) Utbedring av farleden til Halden 2. Småbåthavner a) Prinsipper for lokalisering og utforming av miljøvennlige småbåthavner b) Utsettingsplasser for fritidsbåter 3. Andre infrastrukturtiltak a) Sjøkabler og ledninger i sjøen b) Parkering i kystsonen Retningslinjer for planlegging og forvaltning av Østfoldkysten Retningslinjene tar utgangspunkt i forslag til retningslinjer i nåværende plan hvor de nye statlige planretningslinjene fra 2011 blir innarbeidet. Bakgrunnen for disse er en innstramming av forvaltningspraksis av strandsonen. Formålet med de nye statlige 4 Side108

109 planretningslinjene er å tydeliggjøre nasjonal arealpolitikk i 100-metersbeltet langs sjøen. Målet er å ivareta allmennhetens interesser og unngå uheldig bygging langs sjøen. Retningslinjene i kystsoneplanen bør være entydige og hensiktsmessige slik at disse kan legges til grunn for kommunenes egne planer. Gjennom retningslinjene tilstrebes en felles helhetlig forvaltning av Østfoldkysten som støttes av kommunene. Arbeidet med retningslinjene skjer i samarbeid med Fylkesmannen og representanter for kystkommunene. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Sak om status i arbeid med Regional kystsoneplan for Østfold tas til orientering Sarpsborg, 19. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Elisabeth Dahle fylkesdirektør 5 Side109

110 Saksnr.: 2009/235 Løpenr.: 13902/2014 Klassering: 060 Saksbehandler: Hans-Erik Fosby Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2014 Fylkesutvalget /2014 Ny statlig tilskuddsordning for bredbåndsutbygging Vedlegg Ingen. Bakgrunn I sak PS 146/2013 til fylkesutvalget ( ), ble det opplyst at Regjeringen skulle etablere en tilskuddsordning for å sikre bredbånd av grunnleggende god kvalitet til alle husstander i hele landet. I det etterfølgende gis det en redegjørelse for hvordan denne ordningen skal legges opp. Beskrivelse av ordningen Formål Målet med ordningen er å bidra til at alle husstander får tilbud om bredbånd av grunnleggende god kvalitet. Det kan også gis tilskudd for å øke kapasiteten for bredbånd i områder hvor det ikke kan ventes å komme nye kommersielle tilbud de nærmeste årene. Tilskuddsordningen vil være søknadsbasert og erstatter tidligere ordning med rammetildeling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) til fylkeskommunene. Hensikten med denne endringen er å gjøre fordelingen og bruken av de statlige bredbåndsmidlene mer målrettet mot områder med husstander uten bredbånd med grunnleggende god kvalitet. Post- og teletilsynet skal forvalte tilskuddsordningen. Føringer for ordningen Følgende føringer for tildeling skal være gjeldende for ordningen: 1. Regelverk for utlysning, anbudsprosesser og rapporteringskrav gjøres gjeldende for støtteordningen. Ordningen skal notifiseres til EFTAs Overvåkningsorgan (ESA). 2. Ordningen skal følge EUs retningslinjer for bredbåndsstøtte, herunder kravet om at det i subsidierte nett skal tilbys grossisttilgang til tredjepartsoperatører. 3. Ordningen skal være teknologinøytral. Det betyr blant annet at både mobile, trådløse og faste bredbåndstilknytninger kan være aktuelle for støtte. Side110

111 Søknadsprosessen 1. Kommuner og fylkeskommuner kan søke om midler. Kommunene må søke gjennom fylkeskommunene. 2. Fylkeskommunen vurderer og rangerer søknadene ut fra et sett av evalueringskriterier. Søknadene sendes så til Post- og Teletilsynet for avgjørelse. 3. Søknader og tildelinger skal registreres og behandles i 4. Post- og Teletilsynet skal administrere og rapportere til departementet om gjennomføringen av ordningen. Fylkeskommunene skal stå for førstelinje informasjonsarbeid og veiledning om ordningen til kommunene. Kommuner som planlegger søknad kan få lokale dekningskart ved henvendelse til Post- og Teletilsynet. Utlysning skal skje i løpet av våren 2014, etter at ESA har gitt tilbakemelding til Post- og Teletilsynet på notifisering av ordningen. Det legges opp til en søknadsperiode på 10 uker fra utlysningen. Evalueringskriterier for tildeling av bredbåndsstøtte Tildeling av bredbåndsmidler vil baseres på følgende tildelingskriterier: 1. Antall husstander som får et tilbud om bredbånd med grunnleggende god kvalitet (antall nye aksesser) 2. Kostnadseffektiv nettutbygging i det enkelte prosjekt (kost/nytte) 3. Lokal medfinansiering (evt. egeninnsats) 4. Plan for bærekraftig drift etter at utbyggingen er gjennomført (sannsynlig videre drift) 5. Bedring av eksisterende bredbåndstilbud (antall aksesser med økt kapasitet) 6. Betydning for lokal samfunnsutvikling, verdiskaping og attraktivitet for innbyggere næringsliv og besøkende (økt samfunnsgevinst) Det legges opp til at søknadene skal kvalitetsbedømmes av fylkeskommunene og Post- og Teletilsynet etter en forhåndsdefinert vekting av ovennevnte kriterier. Denne vektleggingen har Post- og Teletilsynet drøftet med fylkeskommunene. Definisjoner «Hvitt område» er et geografisk område uten grunnleggende bredbåndstilbud (minst 4 Mbit/s og uten beskrankninger som volumkvote (satellitt, 4G)), og hvor det ikke foreligger planer for kommersiell utbygging de nærmeste tre år. «Grått område» er et geografisk område hvor det eksisterer et grunnleggende bredbåndstilbud (under 30 Mbit/s) fra kun en tilbyder, eller tilnærmet likeverdige tilbud fra flere tilbydere over samme infrastruktur. I et slikt område kan det gis støtte til utbygging av et høykapasitetstilbud (NGA, over 30 Mbit/s) dersom det ikke foreligger planer for kommersiell utbygging de nærmeste tre år. 2 Side111

112 Fylkesrådmannens vurdering Østfold har i dag en bredbåndsdekning på 100 % med satellittbasert aksess i følge en bredbåndsdekningsundersøkelse for 2013 (FAD/NEXIA). Selv om dekningsgraden gjennomgående er god for Østfold, er det store utfordringer mange steder i fylket hvor kvaliteten på bredbåndstilbudet fortsatt er lite tilfredsstillende (lav kapasitet og ustabilitet). Østfold fylkeskommune har i samarbeid med kommunene gjennomført flere prosjekter og tiltak i Østfold de siste årene for å bygge ut bredbåndet i fylket, og fylkeskommunen har fortsatt et samarbeid pågående med Breiband.no (ex. Direct Connect AS) for å oppgradere det trådløse nettet som Nextnet bygde ut i Østfold. Etter fylkesrådmannens vurdering er det viktig at innsatsen nå rettes mot de områder i Østfold som har mangelfull bredbåndsdekning. Det er derfor viktig å få kartlagt hvor disse stedene er. Post- og teletilsynet kan bidra med lokale dekningskart til kommunene for å avdekke slike områder. Slik ordningen legges opp, skal kommunene søke om tilskudd til bredbåndsutbyggingen gjennom fylkeskommunen. Fylkeskommunen kan også selv stå som søker. Fylkesrådmannen foreslår at det legges opp til en kommunevis runde i første omgang, og at det underveis vurderes om det er grunnlag for en felles søknad med fylkeskommunen som søker. Dette betyr i så fall at fylkeskommunen påtar seg rollen som prosjekteier. Fylkeskommunen vil kunne bidra med informasjon og veiledning til kommunene. Det er avsatt ressurser til dette arbeidet. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Opplegget for den nye statlige tilskuddsordningen for bredbåndsutbygging tas til orientering. Det legges i første omgang opp til en kommunevis søknadsrunde via fylkeskommunen. Sarpsborg, 3. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 3 Side112

113 Saksnr.: 2011/3505 Løpenr.: 18495/2014 Klassering: S02 Saksbehandler: Joakim Hvamb Sveli Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2014 Fylkesutvalget /2014 Pilotprosjekt bærekraftige bygg - St. Olav - videre satsning Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken SNM-komiteen vedtok i sak 39/2011 at Østfold fylkeskommune skal utrede et pilotprosjekt for energieffektiv rehabilitering på et av fylkeskommunens bygg. Komiteens vedtak lød som følger: 1. Østfold fylkeskommune er positiv til et pilotprosjekt i Østfold på energieffektivisering av et eksisterende bygg som kobles til energieffektiviseringsprosjektet i VRI. 2. Det legges til grunn at et egnet bygg i Fylkeskommunens portefølje velges ut og gjøres tilgjengelig for et slikt pilotprosjekt. Pilotprosjektet skal ha som mål å: Så langt som mulig gjøre bygget energinøytralt. Være utstillingsvindu for industri- og utviklingsaktører innen løsninger for energieffektiviseringstiltak i Østfold. Være en forskningsplattform for energieffektiviseringsløsninger i eksisterende bygg. Være en undervisningsplattform for både elever og studenter på relevante fag i fylket. 3. Det er en intensjon om at pilotprosjektets nødvendige finansiering gjennom investeringsmidler inkluderes i økonomiplanen for Østfold fylkeskommune setter av en ramme på kr til et forprosjekt med hensikt å etablere plan og rammer for pilotprosjektet. Kr tas fra ansvar , Strategisk Næringsutvikling. Initiativet til saken ble tatt av både administrativ og politisk ledelse i fylkeskommunen, og saken ble utarbeidet etter innspill fra både næringen og forskningsmiljøer og er basert på politiske mål forankret i Fylkesplanen. Side113

114 Denne saken er en oppsummering av hvordan vedtaket fra 2011 er blitt fulgt opp. Pilotprosjektet Pilotprosjektet ble knyttet til VRI (Virkemidler for Regional Innovasjon og FoU) - energieffektiv rehabilitering av bygg. Finansieringen til VRI-Østfold ble innvilget av Norges forskningsråd og Østfold fylkeskommune. Innsatsen i VRI-Østfold ble tidlig knyttet opp til Østfold fylkeskommunes vedtak om å etablere et pilotprosjekt innen energieffektiv rehabilitering. Pilotprosjektet skulle være en FoU-arena der næringslivet og forskningsmiljøer ble utfordret til å løse konkrete problemstillinger relatert til «bærekraftig rehabilitering av eksisterende bygninger». Husbanken gav tilsagn og støtte til gjennomføring av pilotprosjektet, som etter utvelgelsesfasen ble gjennomført i Etter en mobiliserende fase ble det etablert en arbeidsgruppe med deltakelse fra forskningsmiljøer og næringsliv. Arbeidsgruppen vurderte fire bygg, foreslått av fylkeskommunens eiendomsavdeling, og valgte ut det bygget som hadde størst potensial til å innfri ambisjonene politikerne hadde til pilotprosjektet. St. Olav videregående skole ble utpekt som det beste av de foreslåtte alternativene. I slutten av mars 2012 ble det på St. Olav vgs. gjennomført en kreativ prosess med deltakelse fra byggenæringen, Høgskolen i Østfold, Østfoldforskning og NMBU(Norges miljø- og biovitenskapelige universitet), der målet var å skissere mulige løsninger for et framtidig bygg, samt å kartlegge viktige premisser for at bygget skulle bli en FoU-arena. Etter prosessen ble arbeidsgruppen utvidet, og det ble gjennomført en utredning som ble overlevert Østfold fylkeskommune i august Utredningen skisserer blant annet hvordan forskning kan initieres og gjennomføres i tilknytning til et byggeprosjekt. I tillegg gir rapporten en status for byggets egenskaper. Samtidig med at utredningen ble gjennomført ble det også utarbeidet et energimerke for bygget, gjennomført en passivhusutredning (med støtte fra ENOVA) og gjennomført en foranalyse som vurderte byggets muligheter til å nå ulike karakterer i BREEAM-NOR systemet. Oppfølging av pilotprosjektet St. Olav Resultatet fra pilotprosjekt St. Olav ble presentert i FT-sak 66/2012 og behandlet av både SMK-komiteen og OKH-komiteen i forkant. Rapport fra pilotprosjektet ble lagt ved saken. Vedtaket om pilotprosjektet i FT-sak 66 ble som følger: 1. Det arbeides videre med realisering av St. Olav videregående skole som er et forbildeprosjekt for bærekraftige bygg. Det søkes om status for St. Olav-prosjektet som pilotprosjekt i Framtidens Bygg. 2. Det legges til grunn en ambisjon om minimum 30 % reduksjon i energibruk og oppgradering til moderne inneklimakrav for eksisterende bygningsmasse på St. Olav. For påbygget settes ambisjonsnivået til minimum karakteren Excellent i BREAM-systemet. 3. Tilbyggets innhold og antall elevplasser, samt hvordan behovet for midlertidige elevplasser skal sikres, avklares i egen sak for fylkestinget i oktober. Ved ny behandling av St.Olav i Fylkestinget i sak 81/2012 ble følgende vedtatt om pilotprosjektet: 2 Side114

115 5. Fylkestinget understreker at pilotprosjektet med nybygg og ombygging ved St. Olav videregående skole skal gjennomføres som vedtatt i fylkestinget. Ved Fylkestingets behandling i sak 42/2012 ble det fattet følgende vedtak knyttet til St. Olav og rehabilitering 2. Det foretas en samordnet gjennomgang av potensialet for en rehabilitering av dagens hovedbygg som ivaretar både skolefaglige, økonomiske og miljø-/energimessige hensyn på en god måte. Det rettes samtidig en fornyet henvendelse til Sarpsborg kommune om vurdering av en samlet løsning på Sarpsborg stadion eller andre sentrumstomter. Aktører fra pilotprosjektet arbeidet sammen med Norconsult i en ny vurdering av skolen som rehabiliteringsprosjekt kontra nybygg. I sak 95/2013 til Fylkestinget ble det lagt til grunn og vedtatt at det ikke gjennomføres noen rehabilitering og at det bygges ny St. Olav i Sarpsborg sentrum: 1. For det videre arbeid legges til grunn at St. Olav vgs bygges som en helt ny skole og at dagens hovedbygg ikke rehabiliteres. I utredningen vurderes også en trinnvis utbygging på nåværende tomt. 2. Videre utredningsarbeid gjøres i nært samarbeid med Sarpsborg kommune. De arbeides videre med alternativene for ny skole på dagens tomt eller i området Kirkegata skole/kulturkvartalet og fylkesrådmannen legger fram sak for fylkestinget om lokalisering/tomtevalg så raskt som mulig. 3. Endelig beslutning om elevvolum og tilbudsstruktur for «Nye St. Olav vgs» gjøres i forbindelse med behandlingen om Skolebruksplan i løpet av 2014, der det også vurderes mulighetene for å redusere antall videregående skoler i Sarpsborg. 4. Fylkesrådmannen kommer tilbake med egen sak for fylkestinget våren 2014 med tiltak for å bedre situasjonen for ansatte og elever ved St. Olav vgs som er omfattet av filialvirksomheten ved Greåker vgs. Laboratorium for bærekraftige bygg St. Olav Tiltakene beskrevet som oppfølging av pilotprosjektet i FT sak 66 ble iverksatt i november 2012 og fortsatte til mai 2013 i forkant av endelig avgjørelse for St. Olav vedrørende nybygg eller rehabilitering. Følgende tiltak er gjennomført på St. Olav knyttet til utviklingen av en forskningsinfrastruktur for kunnskapsutvikling knyttet til bærekraftige bygg: Det er etablert en tredimensjonal bygningsinformasjonsmodell (BIM) av bygningen. Arbeidet er utført av BIM-consult/Graphisoft, og modellen er enkelt tilgjengelig for bruk. Arbeidet med innhenting og kvalitetssikring av tilbud har inkludert en betydelig egeninnsats. Modellen benyttes nå av Fagskolen i opplæringsøyemed, og er benyttet i bacheloroppgaver ved Høgskolen i Østfold knyttet til bygg, og i masteroppgaver i bygningsfysikk ved NMBU. Følgende utstyr er installert: o mer enn 100 sensorer som måler lyd, lys, bevegelse, CO 2 -konsentrasjon, fuktighet og temperatur. Data samples hvert minutt og overføres til en database. Dataene 3 Side115

116 kan integreres med BIM-modellen. Data kan brukes til problemstillinger rundt både inneklima, og energibruk. Dataene benyttes i 2 pågående FoU-prosjekter. o en utvendig klimasensor for måling av temperatur og luftfuktighet o fire energimålere for varmesystem som måler vannmengde og vanntemperatur på tilførsel og temperatur på returvann o en energimåler for strøm o ni trykkmålere i ventilasjonsanlegget o to gateways (datainnsamlingspunkter) Utstyret og sensorer installert samsvarer med det som er gjennomført på Statsbygg bygningsmasse på Remmen (Høgskolen) Data fra målerne hentes elektronisk og sendes med radiobølger til en gateway som er koblet til internett. Deretter videresendes de til lagring i en database. Dataene kan analyseres og visualiseres i den utarbeidede BIM-modellen. Kostnader til etablering av forskningsinfrastrukturen ved St. Olav har beløpet seg totalt til kr I tillegg vil det komme driftskostnader ved drift utover ett år. Fakta Etablerte forskningsprosjekter Det er etablert en rekke forskningsprosjekter på grunnlag av pilotprosjektet og forskningsinfrastrukturen på St. Olav. Prosjektene er knyttet til analyser av hvordan bygg kan styres bedre og mer effektivt, både innen inneklima og energieffektivitet. Det er etablert prosjekt knyttet til hvordan inneklima kan måles og vurderes objektivt gjennom måling kombinert med forenklet innrapportering fra elever og lærere. Både elever og ansatte ved St. Olav har bidratt til forskningsprosjektene, og innholdet har videre blitt integrert i undervisningen. Prosjektene innvilget av Oslofjordfondet, Forskningsrådet og VRI-bedriftsmidler har som formål å legge grunnlaget for senere og større FoU-prosjekter. Prosjektene tar utgangspunkt i egenskapene til St. Olav vgs. og hva den skal levere av bygningsmessig kvalitet (undervisning), samtidig som det også settes fokus på hva som kreves for at nødvendig kvalitet oppnås (energitilførsel, ventilasjon med mer). I tillegg setter et prosjekt fokus på prosessen med å etablere byggeprosjektet og hvordan fylkeskommunen kan utvikle en ny prosess for bestilling av innovative løsninger. Oslofjordfondet og Forskningsrådet Kompetent bestilling av innovasjon ved rehabilitering av offentlige bygg. Prosjekteier: Østfold fylkeskommune. Deltakere: COWI, Østfoldforskning. Totalt budsjett: 400 Metode for å oppnå optimalt inneklima gjennom sensoriske analyser av målte inneklimaparametre, brukerfeedback og bygningsfysiske egenskaper. Prosjekteier: Østfold Fylkeskommune, Deltakere: SINTEF Byggforsk, Tiny Mesh, CAMO Software, Catenda AS. Totalt budsjett: kr VRI-bedriftsmidler Multivariat modellering av energiforbruk i større bygg basert på empiriske data om bruksmønster, bygningsfysikk, inneklima og meteorologi. Prosjekteier TinyMesh AS. Deltakere: Høgskolen i Narvik, Inkubator Halden, Østfold fylkeskommune, Høgskolen i 4 Side116

117 Telemark, Statsbygg, CAMO Software, Catenda AS, Norges miljø- og biovitenskaplige universitet. Totalt budsjett: kr Oslofjordalliansen (samarbeid mellom NMBU og HiØ). Årsaker til store avvik mellom målt og beregnet energiforbruk for større bygninger. Prosjekteier UMB. Deltaker: HiØ. Totalt budsjett: 100 Det er gjennomført 3 masteroppgave ved NMBU tilknyttet prosjektet. o Waqas Afzal - Energieffektiv rehabilitering av Skjeberg folkehøgskole 1 o Harald Halsne - Tredimensjonal analyse av kuldebroer i bæresystemet til St. Olav videregående skole i Sarpsborg 2 o Ingvild Hovstein Haugen - Forskjellen mellom beregnet og målt energiforbruk ved St. Olav videregående skole 3 Det er gjennomført en bacheloroppgave (med fire samarbeidende studenter) ved HiØ tilknyttet prosjektet. Oppgavens tittel er «Bestemmelse av luftlekkasjer for St. Olav VGS» ( Fylkesrådmannens vurdering Det er en stor interesse fra forskningsaktørene involvert på St. Olav til å fortsette aktivitetene og arbeide sammen med byggeier med utvikling av bedre parametere for styring av bygg på inneklima og energi, og benytte eksisterende infrastruktur. Vestfold fylkeskommune jobber også med utviklingsprosjektet knyttet til inneklima og har meldt interesse for å samarbeide med Østfold fylkeskommune om indikatorer for inneklima. I tillegg til direkte kostnader listet opp i saken har St. Olav prosjektene blitt drevet frem av ressurser i VRI og egne timer til oppfølging fra Regionalutviklingsavdelingen. Videre har Eiendomsseksjonen deltatt i det innledende arbeidet. Det er ressurskrevende å drive utviklingsprosjekter og fylkeskommunen har ikke lyktes med å finne en tilnærming og gjennomføring som gir full uttelling for fylkeskommunen som byggeier hva gjelder å høste kunnskap og erfaring til egen virksomhet. Potensialet for videre forskningsprosjekter og dataseriene som generer fra sensorene på bygget er stort. Selv om bygget er vedtatt faset ut fra fylkeskommunens portefølje kan det være verdifullt som forskningslab hvor bygget kan manipuleres i form av bygningsmessige tiltak eller luftstyringstiltak for å undersøke forskningsspørsmål. Bygningsmessige manipulering kan gjøres uten forringelse av byggets kvalitet og uten vesentlige forstyrrelser i undervisningen. Uansett vil tiltak måtte gjennomføres i tett samarbeid med skolens administrasjon. Utbytte fra forskningsaktiviteter på St. Olav og i andre lignende sammenhenger vil kunne være nyttig både undervisnings- og opplæringsfaglig, for hvordan luftkvalitet, temperatur og belysning påvirker undervisning, trivsel og læringsmiljø. Videre vil det kunne være vesentlig kunnskap å hente for bygningsteknisk drift og hvordan nye skolebygg planlegges. Eventuelle påvirkningsfaktorer for inneklima og trivsel kan tas med tidlig i prosjekteringen av nybygg og rehabiliteringer. Østfold fylkeskommune har ikke i dag styringssystem eller indikatorsett for Side117

118 systematisk arbeid med kvalitet på inneklima, eller noen form for energistyringssystem. Dette er tiltak som vurderes gjennom eiendomsstrategien, og som eventuelt vil kunne initieres eller formes som en del av eiendomsstrategien. Østfold fylkeskommune har begrensede ressurser til å følge opp utviklings- og forskningsaktiviteter knyttet til egne bygg. VRI II er i en avslutningsfase og vil ikke kunne tilby samme type støtte og oppfølging i videre arbeid med fylkeskommunale bygg. Det er ikke avsatt budsjettmidler for 2014 eller innarbeidet i økonomiplanen ressurser til drift og oppfølging av forskningsinfrastruktur som nå finnes på St. Olav. Fylkesrådmannens forslag til vedtak 1. Pilotprosjektet for bærekraftige bygg - St. Olav avsluttes. 2. Resultater og erfaringer fra pilotprosjektet tas med inn i arbeidet med eiendomsstrategien og skolebruksplanen. 3. Inneklima bør bli et satsningsområde for ØFK og innarbeides i eiendomsstrategien. 4. BIM- modell og data fra sensorer og måleprogram frigjøres til allmenn bruk for opplærings- og forskningsformål. Sarpsborg, 12. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 6 Side118

119 Saksnr.: 2014/2826 Løpenr.: 18747/2014 Klassering: Saksbehandler: Tormod Gangfløt Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Opplæring, kultur og helsekomiteen /2014 Fylkesutvalget /2014 To prosjektsøknader til EU-programmer - Østfold kulturutvikling Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken Det vises til vedtak i fylkestinget , hvor det står: 1. EU programmene anses som en del av Østfolds regionale utviklingsmidler og bør brukes som et aktivt verktøy for å nå fylkeskommunale mål. I 2013 startet Østfold fylkeskommune et kompetansehevingsprogram for kultur- og næringsseksjonene og Østfold kulturutvikling. I planen for dette programmet ble det skrevet: Kulturuttrykk og formidlingsformer er i stadige og sterke endringer nasjonalt og internasjonalt. Fylkeskommunen må ha større grad av politisk og faglig kontakt med kulturkolleger i utlandet for å følge med i utviklingen. Fylkeskommunen har behov for å øke robustheten i egne virksomheter vedrørende nyskaping og evne til omstillinger knyttet til egne produksjoner og publikumsbygging. Kompetansehevingsprogrammets mål er å få fram mellom 1 og 3 søknader til EUs kulturprogram Creative Europe hvor fylkeskommunen er part, eller har medvirket til at andre aktører i Østfold er part. Kompetansehevingsprogrammet har fulgt sitt oppsatte program og det foreligger nå konkrete prosjektsøknader til EU-program og EØS-program. Fakta Prosjekt 1: Ung kultur Østfold søker prosjektstøtte til en ungdomsutveksling gjennom EUs sektorprogram Erasmus + med søknadsfrist 17. mars. Utvekslingen er et samarbeid med organisasjonen EkoDrom med tilhold i Zagreb, Kroatia. Partnerne møttes på en Partnership building activity i regi av Aktiv Ungdom i Portugal i november 2013 der ideen til prosjektet ble meislet ut. Side119

120 Prosjektide Hovedmålsettingen er å skape et nettverk for unge artister på tvers av kulturer og landegrenser i Europa. 10 unge talenter fra Østfold og 10 unge talenter fra Kroatia møtes på øya Hvar for gjennom 10 dager å jobbe sammen med fokus på musikk. Med seg har de et dokumentarfilmteam og et mobilt innspillingsstudio for å dokumentere samspillet og samtalene. Hva skjer når unge artister og instrumentalister fra hver sin ytterkant av Europa møtes for å spille sammen? Kan de musikalske tradisjonene smelte sammen og skape grobunn for nye uttrykk og ny musikk? Vil utvekslingen bidra til å åpne deltakernes øyne for andre måter å tenke- og leve på, og vil vi kunne åpne en bro og knytte bånd mellom disse miljøene med tanke på fremtidig samarbeid. EkoDrom er en organisasjon som driver en permakulturfestival. Tanken bak permakultur er å skape et helhetlig planleggingssystem for hvordan å leve, og skape bærekraftige samfunn hvor man kan høste av et naturlig overskudd. Kombinasjonen musikk, kultur og permakulturens verdier sett i perspektiv av EUs 2020 mål om bærekraftig, inklusiv og smart vekst tror vi skaper grunnlag for en utfordrende, aktiv og lærerik uke for deltakerne. Budsjett Prosjektkostnadene dekker reise, kost, losji, filmteam, ungdomsledere, forsikringer og nødvendig utstyr. Eurokursen er satt til 8,3. Erasmus + Euro NOK Søknad Viken filmsenter Euro NOK Bidrag Østfold fylkeskommune Euro NOK Totale prosjektkostnader Euro NOK En av deltakerne i prosjektet er utdannet dokumentarfilmskaper som er løftet fram som et talent av Viken filmsenter. Hun har sendt en søknad til Viken filmsenter som skal dekke kostnadene til forarbeid, produksjon og etterarbeid for denne delen av prosjektet. Hvis Viken filmsenter ikke finner anledning til å støtte prosjektet vil dette bare berøre den delen av prosjektet som har med dokumentarfilmen å gjøre. Ung kultur Østfold søker om kr til dette prosjektet. Prosjekt 2 Scenekunst Østfold søker om støtte til to prosjekter som er støttet av EU-programmet Culture 2000 og EØS-midlene. 2a) Prosjektet IN SITU gjelder først og fremst formell læring gjennom nettverksarbeid. Dette er et prosjekt som allerede har vart noen år, men som Scenekunst Østfold har fått anledning til å nyte godt av de siste årene av prosjektet. Dette nettverket vil antagligvis videreføres i et nytt EU-prosjekt da støttet av Creative Europe. Da vil Scenekunst Østfold kunne gå inn som en likeverdig partner i prosjektet. For å delta i prosjektet må Scenekunst Østfold bruke kr pr år i 2014 og 2015 for å utvikle stedspesifikke prosjekter til Fredriksten Musikkfestuke, NonStop-festivalen og Kulturhusnettverket, men kr refunderes ved prosjektavslutning i 2015 som utgjør 27% av alle kostnadene. Altså en reell kostnad over to år på kr Prosjektet dekker 1-3 reiser med opphold for 1-2 personer pr år på 2 Side120

121 fagsamlinger samt billetter til forestillinger. Men den største verdien er å få tilgang til nettverket. I tillegg gir prosjektet støtte til mobilitet for kunstnere fra regionen og deltagelse for disse i diverse kunstprosjekter. Scenekunst Østfold ønsker også med dette prosjektet å stimulere til samarbeid med HiØ ved Akademi for Scenekunst i Fredrikstad, og å utvikle sin inkubatorrolle i tråd med føringene i Kulturløftet I og II. Østfold fylkeskommune ved Scenekunst Østfold er den eneste norske partneren i prosjektet og det gjør at man stiller seg i en særposisjon når det gjelder definisjonsmakt på dette feltet. Derfor forventes det også nasjonal og internasjonal oppmerksomhet rundt deltagelsen. Scenekunst Østfold trenger av den grunn støtte til å få dekket sin årlige utgift på kr samt markedsføring lokalt og dokumentasjon av prosjektene som er satt til kr Scenekunst Østfold egenandel 2014 NOK Scenekunst Østfold egenandel 2015 NOK Refusjon 27% av kostnadene NOK Utregnet NOK Markedsføring og dokumentasjon NOK TIL SAMMEN NOK b) Det søkes om EØS-midler til samarbeid med Tsjekkia der teatersjefen ved Scenekunst Østfold har hatt sitt virke gjennom mange år og derfor har utviklet et stort nettverk i denne regionen. Dette prosjektet vil dreie seg både om gjestespill og samproduksjoner innenfor fagfeltet dans - for styrking av festivalprogrammene til NonStop Internasjonale teaterfestival i Moss fra år 2014 og Fredriksten Musikkfestuke i Halden i Begge disse festivalene vil Scenekunst Østfold være sterkt involvert i på den kunstneriske siden. I utgangspunktet dekker EØS-midlene 100% av utgiftene, men de dekker ikke markedsføring og symposiearbeid. I tillegg må man beregne en del lokale reisekostnader og utgifter til ekstra personell i forbindelse med festivalene. Denne summen er satt til kr Scenekunst Østfold søker derfor om kr til begge disse prosjektene. Fylkesrådmannens vurdering Prosjekt 1 Ung kultur Østfold deltar i Østfold fylkeskommunes 3-årige kompetansehevingsprogram rettet mot EUs sektorprogram i budsjettperioden Leder for avdelingen deltar også på studiet EU- prosjektledelse ved høgskolen i Buskerud, avdeling Drammen. Denne søknaden danner grunnlag for mye læring, og forhåpentligvis gjennomføringskompetanse inn mot sektorprogrammet Erasmus +. Budsjettet er forholdsvis lite slik at risikoen ved å ta en ledende, koordinerende rolle vurderes som lav. Prosjekt 2a og 2b Scenekunst Østfold deltar i det 3-årige kompetansehevingsprogram. Det er grunn til å tro at deltagelsen i InSitu-prosjektet gir Scenekunst Østfold en posisjon i dette nettverket som vil kunne føre til medlemskap som fullverdig partner i et nytt større prosjekt i ny søknad mot Creative Europe i oktober Deltagelsen i InSitu-prosjektet må kunne sees på som en 3 Side121

122 døråpner og en god investering i nettverksarbeid som vil kunne glede Østfold-publikummet med svært spennende besøk av kompanier og kunstprosjekter i mange år fremover. Det vurderes som svært viktig at Scenekunst Østfold har innledet et omfattende samarbeid med både NonStop-festivalen i Moss og Musikkteater-festivalen i Halden. Dette EØSprosjektet vil kunne medvirke til disse festivalene får styrket sin programmering og kan tilby en større bredde i tilbudet. Ved både prosjekt 1 og prosjekt 2a/prosjekt 2b vil egeninnsatsen til de ansatte i Ung kultur Østfold og Scenekunst Østfold dekkes av virksomheten selv. Fylkesrådmannens forslag til vedtak 1. Ung kultur Østfold sitt ungdomsutvekslingsprosjekt i Kroatia innvilges en støtte på kr Scenekunst Østfolds deltagelse i prosjektet InSitu og EØS-prosjektet innvilges en støtte på kr Beløpene dekkes av midler satt av til medfinansiering av EU-prosjekter, konto Sarpsborg, 18. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 4 Side122

123 Saksnr.: 2011/8883 Løpenr.: 16786/2014 Klassering: 123 Saksbehandler: Kari Ottestad Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Høringsuttalelse. Kommuneplan Oslo mot Smart, trygg og grønn Vedlegg Forslag til kommuneplan - Oslo mot 2030 Bakgrunn for saken Oslo kommune har i brev datert 14. februar 2014 sendt kommuneplanens samfunnsdel og arealdel «Oslo mot Smart, trygg og grønn» på offentlig ettersyn. Frist for uttalelse er satt til 30. mai. Fakta Om planen Planforslaget er delt i en samfunnsdel med byutviklingsstrategi og en juridisk bindende arealdel med plankart. Planforslaget legger opp til at den forventede befolkningsveksten skal brukes aktivt for å videreutvikle og skape nye kvaliteter. Viktige tema i samfunnsdelen er: Oslo må i fremtiden løse sine oppgaver smartere og mer effektivt for å tilfredsstille befolkningens behov. Oslo må sette beredskap og kriminalitetsforebygging høyt for å fortsatt oppleves som en trygg hovedstad. Oslo skal være verdensledende miljøby og tilrettelegger for en byutvikling som bygger opp under en grønn og miljøvennlig utvikling frem mot Forslag til endring av markagrensen fremmes som egen sak for bystyret, men er sendt på høring sammen med kommuneplanforslaget. Endringen består i å trekke markagrensen nærmere bebyggelsen nord-øst for Romsås. Særlig om samfunnsdelen og byutviklingsstrategiene Forholdet til Osloregionens ATP-strategi Oslo kommune beskriver at kommuneplanen er koordinert med plansamarbeidet i Oslo/Akershus som skal fremme en god samordnet areal- og transportplanlegging, Side123

124 planprosessen for Oslopakke 3 og prosessen for NTP (Nasjonal transportplan ). Videre skriver kommunen at full utbygging av InterCity-trianglet vil være et viktig tiltak for å løse transportutfordringene i regionen og til utlandet, både for person- og godstransport. Byutviklingsstrategien Samfunnsdelens byutviklingsstrategi viser hvor og hvordan byen kan vokse frem til For å forberede en situasjon med fortsatt vekst etter 2030, er det derfor utarbeidet mer langsiktige perspektiver og et strategisk kart som viser utvikling mot Forholdet til Regional fordeling av vekst Mot 2050 Samfunnsdelen beskriver at det fremover kan bli enda viktigere å avklare den regionale fordelingen av veksten. Det er beskrevet at utbygging av effektive, bærekraftige baneløsninger, som for eksempel dobbeltspor i Intercity-triangelet eller forlengelse av T- bane i nabokommuner, bringer nye, store områder av regionen i kort reiseavstand til de sentrale delene av byen. Med knapphet på arealer i Oslo, peker planforslaget på at disse områdene vil kunne ta en økende andel av fremtidig vekst etter Et sentralt grep i planen er derfor å utvikle områder med høy tetthet langs allerede utbygde T-baner og toglinjer i Oslos nabokommuner og ved eventuelt nye T-bane- og jernbanestasjoner. Gjennom Intercity-satsning og etter hvert høyhastighetstog mot Gøteborg og København beskrives en ytterligere forstørring av regionen, noe som muliggjør utvikling av potensielle knutepunkt og byer langs dagens regionrandsone, Lillehammer, Hamar, Øst- og Vestfoldbyene og Grenland, som så kan ta ytterligere deler av veksten. Forholdet til Koordinert regional utvikling Plansamarbeidet for Oslo og Akershus skal lede til en felles forståelse for hvordan veksten best skal håndteres. Utviklingen av de tre korridorene som leder ut av Oslo til sammenhengende bystrukturer er et sentralt grep for å håndtere ytterligere vekst. Planforslaget bygger på disse prinsippene. Oslo kommune beskriver at byutviklingsstrategien skal bidra til bærekraftig regional utvikling gjennom god samordnet areal- og transportplanlegging, slik at veksten kan tas gjennom kollektivtransporten og en økende andel gående og syklende. Samtidig pekes det på viktigheten av å styrke Osloregionens konkurransekraft gjennom å tilrettelegge for sentrale og tilgjengelige næringsareal og ivareta og videreutvikle potensielle næringsklynger. Byutviklingsstrategien bygger på prinsippet «Banebasert utvikling satsing innenfra og ut». Konkret innebærer dette en vektlegging av innsatsområdene Indre by inkludert Fjordbyen, Vestkorridoren og Hovinbyen. Særlig om arealdelen Arbeidet med byutviklingsstrategi og den juridiske arealdelen bygger også på det regionale plansamarbeidet om en regional areal- og transportplan for Oslo og Akershus, og viderefører byutviklingsstrategiene i samfunnsdelen. Arealdelen beskriver at Alnabruterminalen har begrenset potensial for vekst, og at det må etableres andre godsknutepunkter i Osloregionen som skal supplere dette «navet». 2 Side124

125 Arealdelen beskriver at Oslo kommune og Akershus fylkeskommune gjennom pågående plansamarbeid skal vurdere behovet for arealer og transport til gods- og logistikkvirksomhet. Fylkesrådmannens vurdering Oslo kommunes kommuneplan viderefører Areal- og transportstrategien for Osloregionen, som bygger på en flerkjernestruktur. Kjernene rundt Oslo skal bidra til å avlaste og supplere Oslo. For Østfold betyr dette at byene og områdesentrene i Østfold skal utvikles som selvstendige byer og tettsteder med urbane sentra og kvaliteter. Utbyggingsmønsteret bygger således på transporteffektivitet og er en areal- og transporteffektiv modell med raske skinnegående kollektivreisemidler og et vegsystem som sikrer god fremkommelighet for kollektivtrafikken. Kommunene i Østfold har planlagt etter dette prinsippet gjennom flere kommuneplangenerasjoner, og byene og områdesentrene nærmest Akershus har de seneste årene hatt en betydelig vekst. Med bakgrunn i nærhet til Oslo, ny E18 med regionbusstilbud, oppgradering av Østfoldbanens østre linjer og InterCity-satsningen på Østfoldbanens vestre linje fremstår Østfold med effektive transportløsninger og er dermed rustet for videreutvikling av den flerkjernede strukturen. Østfold vil også kunne spille en viktig rolle i det videre arbeidet med å finne arealer til godsog logistikkvirksomhet, og viser blant annet til arbeidet med flytting/utvidelse av Moss havn med jernbanetilknytning mot Vestby. Arbeidet med revidering av Osloregionens areal- og transportstrategi er igangsatt. I dette arbeidet skal strategiene oppdateres innenfor de allerede fastlagte målene, og det er viktig at avlastningsområdene for både bolig, næring og godsknutepunkter blir vurdert i dette arbeidet. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Østfold fylkeskommune mener det er positivt at Oslo kommunes kommuneplan viderefører Areal- og transportstrategien for Osloregionen, som bygger på en flerkjernestruktur. Med bakgrunn i nærhet til Oslo, ny E18 med regionbusstilbud, oppgradering av Østfoldbanens østre linjer og InterCity-satsningen på Østfoldbanens vestre linje fremstår Østfold med effektive transportløsninger og er dermed rustet for videreutvikling av den flerkjernede strukturen. Østfold vil kunne spille en viktig rolle i det videre arbeidet med å finne arealer til gods- og logistikkvirksomhet, og Østfold fylkeskommune ønsker å bidra aktivt i drøftingen av lokalisering av godsknutepunkter. Sarpsborg, 17. mars Side125

126 Atle Haga fylkesrådmann Elisabeth Dahle fylkesdirektør 4 Side126

127 Saksnr.: 2014/1826 Løpenr.: 20519/2014 Klassering: 033 Saksbehandler: Anne-Lise Kristoffersen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Østfoldkonferansen 2015 Vedlegg 1 Konferansestyrets evaluering og innspill møteprotokollen Bakgrunn for saken Den årlige Østfoldkonferansen arrangeres i januar hvert år. Østfoldrådet nedsetter et konferansestyre for den enkelte konferanse, mens de respektive aktørene som oppnevnes, utpeker personrepresentantene en av hvert kjønn. Fylkesrådmannen har fullmakt til å ivareta at kjønnsrepresentasjonen i styret som helhet ivaretas, og kan ved behov velge blant disse. Østfoldrådet fastlegger vanligvis tidspunktet for konferansen og kommer med innspill på innretningen f.eks. dagskonferanse, over to dager eller lunsj til lunsj. Konferansestyret bestemmer endelig innretning. Konferansestyret er også tillagt ansvaret for å planlegge og å gjennomføre Østfoldkonferansen, herunder å godkjenne konferanseprogrammet. Arbeidet skjer i samarbeid med fylkesrådmannen som sekretariat. Styret har frihet til å samarbeide med andre regionale aktører enn de som inngår som medlemmer av konferansestyret. I forbindelse med fylkesutvalgets oppnevning av fylkeskommunens representant og evalueringen av årets konferanse, er det framkommet ønske om noe klarere føringer fra fylkesutvalgets side med hensyn til rammene for konferansen og forventningene til konferansestyret. Saken legges på denne bakgrunn fram for fylkesutvalget. Tidspunkt og omfang Konferansen har i mange år vært besluttet lagt til siste torsdag og fredag i januar, hvilket vil si at den noen ganger faller i uke 4 og noen ganger i uke 5. Uke 4 er møtefri uke i Stortinget, noe som betyr at den ofte benyttes til komitereiser o.l. Østfoldbenken er en av målgruppene for konferansen, og konferansen ble derfor ett år lagt til uke 3 uten at dette økte andelen deltakere fra Østfoldbenken. Side127

128 Under Østfoldrådets evaluering av årets konferanse og innspill for neste år, 17. mars sak nr 8/14, ble ikke konferansetidspunkt fastsatt, men det ble framlagt ønske om ikke å legge den i uke 4. Videre ble det gitt innspill om å vurdere konferansen avholdt som en heldagskonferanse. Dette ble også framholdt til vurdering av fjorårets konferansestyre, se vedlegg nr 1, som dessuten mente parallelsesjoner bør vurderes, spesielt dersom fylkeskommunen beslutter å slå sammen flere konferanser/møtearenaer. Tema Som nevnt har konferansestyret på vegne av Østfoldrådet mandat til å planlegge, utforme programinnholdet for og gjennomføre Østfoldkonferansen. Grunnet at Østfoldrådet kun har ett møte i hvert halvår, er det vanskelig å få til en orientering underveis om tema og fokusområder for konferansen. I stedet inviteres rådet til å komme med innspill til tema på forhånd som framlegges for det nye konferansestyret til vurdering så snart det konstitueres. Følgende innspill ble gitt: Hvordan skal det framtidige Østfoldkartet tegnes? Hvordan Østfold skal gjøre seg gjeldende i framtiden innenfor kommunereformen? Presentasjon av bedrifter som er spennende og viktige for Østfoldsamfunnet. Næringsrettet forskning Workshop Fjorårets konferansestyre spilte inn at konferansestyret bør ha en helt fri stilling/mandat til å utforme programmet. Videre at det nye styret bør starte opp sitt programarbeid med en intensiv workshop/brainstorming, gjerne en ekstern prosessbistand på kreativ idéutforming, der hovedrammene for programmet trekkes opp, og for å sikre en rød tråd. Det er også kommet noen innspill til tema gjennom deltakerevalueringen. Fylkesrådmannens vurdering Sett fra et praktisk og arrangementsmessig ståsted er det ikke ønskelig å legge konferansen tidligere enn uke 3. Blant annet tilsier erfaringene at påmeldingene først og fremst påkommer etter nyttår, i liten grad før jul. Fylkesrådmannen foreslår også at en unngår uke 4 for å få mer erfaring om dette grepet gjør at deltakerandelen fra Østfoldbenken øker. Uke 3, ev. uke 5 foreslås derfor valgt. Når det gjelder innretning, vil fylkesrådmannen foreslå at fylkeskommunen i 2015 prøver dagskonferanseformen med frokost som oppstart - i tillegg til lunsj, og avslutning sen ettermiddag uten middag. Dersom en skal slutte en dagskonferanse med festmiddag, kreves nok at det knyttes andre ting/begivenheter til selve middagen for å gjøre den attraktiv og relevant nok som en møteplass/nettverksarena. Hva angår tema har ikke fylkesrådmannen på nåværende tidspunkt innspill utover det som framkommer fra Østfoldrådet ovenfor. Fylkesutvalget inviteres til å komme med sine innspill. 2 Side128

129 Fylkesrådmannens forslag til vedtak 1. Østfoldkonferansen 2015 arrangeres i uke Østfoldkonferansen 2015 avholdes som heldagskonferanse med oppstart fra frokost. 3. Fylkesutvalget gir følgende innspill til tema: Sarpsborg, 21. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Anne-Lise Kristoffersen sekretariatssjef 3 Side129

130 1 Møteprotokoll Utvalg: Konferansestyret Møtested: Kongsten, Fylkeshuset Dato: Tid: 09:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Bente Frederikke Stensrød Leder Østfold fylkeskommune Olav Ingebjørn Moe Nestleder Østfold fylkeskommune Carl-Morten Gjeldnes Medlem Høgskolen i Østfold Espen N. Evensen Medlem Næringslivets hovedorganisasjon Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Ulf Lervik Medlem LO Østfold Svein Roald Hansen Medlem Stortingsrepresentanter Inger-Lise Skartlien Medlem KS Thor Bjønnes Medlem Fylkesmannen i Østfold Fra administrasjonen møtte: Navn Odd Roald Andreassen Anne-Lise Kristoffersen Tone Stenbek Camilla Aarsrud Ellen Engebretsen Stilling Fylkesdirektør Sekretariatssjef Informasjonssjef Informasjonsrådgiver Sekretær Side130

131 2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side PS 1/2014 Evaluering og oppsummering av Østfoldkonferansen Side131

132 3 PS 1/2014 Evaluering og oppsummering av Østfoldkonferansen 2014 Fylkesrådmannens forslag til vedtak Konferansestyret 2014 vil viderebringe følgende innspill fra evalueringen av Østfoldkonferansen 2014: Konferansestyrets behandling: Konferansestyrets medlemmer kom med diverse tilbakemeldinger som oppsummeres i konferansestyrets vedtak nedenfor. Konferansestyrets vedtak : Østfoldkonferansen fungerer godt som en av de/den viktigste møteplassen for aktørene i fylket. Det skal være en møteplass hvor en treffer stortingspolitikere, fylkespolitikere, kommune, næringsliv og det knyttes kontakter. Deltakerevalueringen viser at et flertall vurderer konferansen som viktig i så henseende. Det er viktig å videreutvikle og forbedre konferansen slik at den kan fortsette å inneha denne posisjonen og rollen. Konferansestyret vil bringe videre følgende innspill fra evalueringen av Østfoldkonferansen 2014: Konferansestyrets arbeidsform Konferansestyret må ha en helt fri stilling/mandat til å utforme programmet. Det er viktig å bruke mye tid på programmet da det er dette som er «varen» som skal selges. Foredragsholdere som treffer både offentlige og private aktører må være et sentralt mål. Konferansestyret bør vurdere å ha starte opp med en intensiv workshop/brainstorming, gjerne med ekstern prosessbistand på kreativ ideutforming, med mål om at hovedrammene for programmet trekkes opp. Det vil kunne bøte på utfordringene knyttet til det forhold at programutformingen går over tid, og for å sikre en rød tråd i programmet. Konferansestyrets bestilling til foredragsholdere må være tydelig. Ideelt burde konferansestyret se budskapet i forkant av enkelte foredragsholdere, men i praksis er det vanskelig. Fylkeskommunen bør i hvert fall være på tilbudssiden og tilby bistand til presentasjonen av foredragene og slik sett få en viss mulighet til å kvalitetssikre foredragene. Inspirasjonsforedrag må kvalitetssikres. Konferansens organisasjonsform/innretning Det bør vurderes om neste års konferanse skal arrangeres i samarbeid med NHO for å få økt næringslivsdeltakelse og enda mer aktuelt programinnhold for næringslivet. Fylkeskommunen bør vurdere antall møteareaner. Møteplasser er viktige, men det må ikke være for mange. Selv om lunsj-til lunsjformen fungerte bra, bør det vurderes om konferansen heller bør arrangeres som en dagskonferanse. Parallellsesjoner bør vurderes, spesielt dersom Østfold fylkeskommune beslutter å slå sammen flere konferanse/møteareaner. Side132

133 4 Det bør være litt bevissthet på at også partnerskapet, i tillegg til fylkeskommunen synliggjøres. Deltakelse og sammensetning Folloregionen er viktig for Østfoldsamfunnet. Viktige aktører i denne regionen bør inviteres til konferansen. Konferansegjennomføring Generelt Foredrag bør normalt ikke være lengre enn 30 min, ofte er 20 min tilstrekkelig. Foredragsholdere må sende over presentasjon en uke i forkant av konferansen. Strenge på hva de presenterer. Vi må være på tilbudssiden og kvalitetssikre foredragene. Teknikkstyringen må være absolutt, ingen innledere må gis «fritak». Festmiddagen Opplevdes å fungere godt med bra deltakelse (ca 120 stk), og «i tide» med ølmenyen. Signalrettene var bra presentert på dagtid, men selve presentasjonen av vinneren ble litt tam. Fil/oppspill Filmer er viktige innslag og må fortsatt prioriteres. Forslag til konferansetema 2015 Samferdsel Forhandlingene avsluttet. Møtet hevet. Frederikke Stensrød leder Ellen Engebretsen sekretær Side133

134 Saksnr.: 2009/97 Løpenr.: 13354/2014 Klassering: 223 Saksbehandler: Tore Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Leverandørutvikling - videreføring av partnerskap 2014 Vedlegg 1. Invitasjon til videre deltakelse i leverandørutvikling - innovative offentlige anskaffelser 2. Handlingsplan 2014 Bakgrunn for saken Regionalt program for leverandørutvikling hovedstadsregionen inviterer i henvendelse av 23. januar 2014 til fortsatt partnerskap i 2014, og søker om tilskudd på kr ,-. Fakta Leverandørutvikling hovedstadsregionen ledes av NHO Oslo og Akershus med Akershus fylkeskommune, Østfold fylkeskommune ( ), Oslo kommune, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), KS Oslo, og LO Oslo og Akershus som sentrale partnere. Øvrige partnere er Undervisningsbygg, Bærum kommune, Nittedal kommune og Veidekke. Østfold fylkeskommune har deltatt i det regionale leverandørutviklingsprogrammet i foregående fireårsperiode. I løpet av denne tiden er det etablert et nasjonalt program med utspring i det arbeidet som er gjort i hovedstadsregionen. Innovative offentlige anskaffelser ble satt på den nasjonale dagsordenen med regjeringsstrategien fra 2013, og samme tema er forsterket i plattformen for den nye regjeringen. Fra 2015 vil det foreligge en ny periode med endringer i organisering og finansiering for det nasjonale programmet blir derfor et mellomår for Regionalt program for leverandørutvikling hovedstadsregionen. Bakgrunnen for leverandørutvikling og styrking av innovative anskaffelser er at det offentlige er en stor kjøper av varer og tjenester. Leverandørutviklingsprogrammet tilrettelegger for økt innovasjon i offentlige anskaffelser ved å bedre informasjonsstrømmen og samarbeid mellom innkjøpere og leverandører. Som krevende kunde kan stat og fylkeskommune stimulere til utvikling av nye fremtidsrettede løsninger i langt større grad enn i dag. Det handler om god planlegging og åpen dialog med leverandørmarkedet i en tidlig fase i Side134

135 anskaffelsesprosessen. Leverandørutviklingsprogrammet fremmer og fasiliterer dette samspillet og skaper spennende møteplasser mellom behov og løsninger som fremmer næringsutvikling. Leverandørutviklingsprogrammet vil i Østfold i 2014 tilrettelegge for ledelsesforankring, workshop i smartere innkjøp og gjennomføre pilotprosjekt med bistand fra programmet. Som partner vil Østfold fylkeskommune fortsatt ha en plass i programmets styringsgruppe. I tillegg tilbys et faglig nettverk og en sentral posisjon i utvikling av metodikk, kompetanse og prosjekter innen innovative offentlige anskaffelsesprosesser. Fylkesrådmannens vurdering Bruk av offentlig innkjøpsmakt for å styrke innovasjon er høyere på den politiske dagsordenen enn noen gang tidligere. Leverandørutvikling er tatt inn i fylkeskommunens innkjøpsstrategi fra 2012: «Vår virksomhet skal ved å stille krav til våre avtaleleverandører, bidra til økt verdiskapning og leverandørutvikling. Vi skal ha en god dialog med leverandørmarkedet og gjennom åpen og rettferdig konkurranse knytte til oss de beste leverandørene.» Temaet er også fulgt opp i budsjettvedtak for 2014: «Fylkeskommunen skal bruke sin innkjøpsmakt og utvikle anbud for å nå viktige samfunnsmessige mål innen klima, innovasjon og næringsutvikling jfr. biogassatsing på buss.» Næringsstrategien omtaler leverandørutvikling under innsatsområde for å øke innovasjon og nyskaping: - Legge til rette for samarbeid mellom leverandører om leveranser til større prosjekter - Etterspørre nye og innovative løsninger ved egne anskaffelser, særlig på miljøområdet Det vil derfor være naturlig å videreføre arbeidet i hovedstadsregionen der arbeidet har kommet lengst, fram til et nytt grunnlag for leverandørutvikling på nasjonalt nivå er etablert for Det er fastsatt et lederseminar i mars for å synliggjøre mulighetene for innovative anskaffelser ved bruk av leverandørutviklingsprogrammet, og det planlegges workshops innen utvalgte bransjer i fylket i Fylkesrådmannen anbefaler derfor at Østfold fylkeskommune deltar som partner i leverandørutviklingsprogrammet også i Fylkesrådmannens forslag til vedtak Østfold fylkeskommune viderefører sin deltakelse som partner i Leverandørutvikling hovedstadsområdet. Det bevilges kr ,- til arbeidet. Bevilgningen dekkes innenfor midler avsatt til næringsutvikling. Sarpsborg, 26. februar Side135

136 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 3 Side136

137 Side137 file://admpdfcon01/pdfdocproc$/ephorte/413993_fix.html Side 1 av Fra: Gørill Horrigmoe[gorill.horrigmoe@nho.no] Dato: :05:27 Til: Tore Helge Hansen Kopi: Anne Katrine Wold Tittel: Videreføring partnerskap LuHo Invitasjon til videre deltakelse i leverandørutviklingsarbeid - innovative offentlige anskaffelsesprosesser 2014 Vi viser til møte hos dere vedr. videreføring av partnerskap i prosjektet Regionalt program for leverandørutvikling - Hovedstadsregionen ( LuHo). LuHo vil med dette invitere Østfold fylkeskommune til å fortsette som partner i Arbeidet ledes av NHO Oslo og Akershus med Akershus fylkeskommune, Østfold fylkeskommune ( ), Oslo kommune, Difi, KS Oslo, og LO Oslo og Akershus som sentrale partnere. Øvrige partnere er Undervisningsbygg, Bærum kommune, Nittedal kommune og Veidekke. Bakgrunn Offentlig sektor kjøper varer og tjenester for 400 milliarder kroner i året. Hovedstadsregionen alene står for 110 milliarder av disse. Å tilrettelegge for økt innovasjonseffekt i offentlige anskaffelser går ut på å bedre informasjonsstrømmen og samarbeid mellom innkjøpere og leverandører. Som "krevende kunde" kan stat og kommune stimulere til utvikling av nye fremtidsrettede løsninger i langt større grad enn i dag. Det handler om god planlegging og åpen dialog med leverandørmarkedet i en tidlig fase i anskaffelsesprosessen. Programmet vårt fremmer og fasiliterer dette samspillet. Leverandørutviklingsprogrammet har vist at offentlig sektor besitter et kraftfullt verktøy for å stimulere den innovasjonen som skal bidra til at offentlig sektor blir i bedre stand til å planlegge og tilrettelegge for framtidens behov. Vi ser starten på det når helseog omsorgsektoren etterspør nye tjenester og ny teknologi for å løse fremtidens utfordringer. Likeså når kommuner etterspør nye tjenester og ny teknologi for å løse tettsteder og byers behov for bærekraftige løsninger innen miljø. Programmet er en viktig pådriver for økt innovasjonseffekt av offentlige anskaffelser. Fokus på innovasjon som et viktig virkemiddel for å modernisere og effektivisere offentlig sektor er sterkt økende. Når behov for nye offentlige løsninger blir brukt for å utfordre næringslivet til å utvikle ny teknologi og nye tjenester) fremmes innovasjon. Da utvikles det et samfunnsnyttig avhengighetsforhold som skaper verdier for både offentlig og privat sektor. Historisk sett har et slikt arbeid gått ut på at "krevende kunder" (det offentlige ) spisser sine behov og tar næringslivet i bruk for å utvikle de optimale løsningene. På den andre siden, - at næringslivet tar "krevende kunder" i bruk for å strekke seg og utvikle fremtidens løsninger. M.a.o. skapes det spennende møteplasser mellom "behov" og "løsninger" som fremmer næringsutvikling. Interessen for arbeid med innovasjon og offentlige anskaffelser er økende, men det er fortsatt et stykke å gå før innovasjon blir en naturlig del av innkjøpsarbeidet. Ledelsesforankring på strategisk nivå er et av fokusområdene i fortsettelsen av programmet. Invitasjon til videre deltagelse Det er et ønske å gå i tettere samarbeid med Østfold fylkeskommune via en partneravtale for 2014 for kompetansebygging i innovative offentlige anskaffelser internt i organisasjonen. Programmet vil tilrettelegge for ledelsesforankring, workshop i smartere innkjøp og gjennomføring av pilotprosjekt med bistand fra programmet. Som partner vil Østfold fylkeskommune fortsatt ha en plass i prosjektets styringsgruppe. I tillegg tilbys et faglig nettverk og en sentral posisjon i forhold til utvikling av metodikk-, kompetanse-, og prosjekter innen

138 Side138 file://admpdfcon01/pdfdocproc$/ephorte/413993_fix.html Side 2 av innovative offentlige anskaffelsesprosesser. Vi søker herved Østfold fylkeskommune om et prosjekttilskudd på kr ,-. Vi håper invitasjonen er av interesse og ser frem til å høre fra dere. Vedlegg : Handlingsplan LuHo 2014 Med vennlig hilsen Gørill Horrigmoe Prosjektleder Nasjonalt og regionalt program for leverandørutvikling Hovedstadsregionen Mobil Gorill.horrigmoe@nho.no Næringslivets Hovedorganisasjon Essendrops gate 3, Postboks 7173 Majorstuen 0307 Oslo

139 Regionalt program for leverandørutvikling - Hovedstadsregionen Handlingsplan Bakgrunn Leverandørutviklingsprogrammet har vist at offentlig sektor bestitter et kraftfullt verktøy for å stimulere den innovasjonen som skal bidra til at offentlig sektor blir i bedre stand til å planlegge og tilrettelegge for framtidens behov. Vi ser starten på det når helse- og omsorgsektoren etterspør nye tjenester og ny teknologi for å løse fremtidens utfordringer. Likeså når kommuner etterspør nye tjenester og ny teknologi for å løse tettsteder og byers behov for bærekraftige løsninger innen miljø. Likeså har det stor betydning for næringslivet i regionen at offentlige anskaffelser blir brukt på en ny og aktiv måte, slik at nye løsninger etterspørres og tas i bruk. Gjennom vårt programarbeid utvikler eksisterende og nye leverandører sin kompetanse om innovative offentlige anskaffelsesprosesser slik at nye forretningsområder, løsninger og produkter utvikles. Dette bidrar til å styrke næringslivets konkurransekraft nasjonalt og internasjonalt Evalueringer av programmet dokumenterer at det er skapt en betydelig interesse, forståelse og engasjement for innovasjon i anskaffelsesprosessene hos myndigheter, stat, kommuner og næringsliv. Selv om interessen for arbeid med innovasjon og offentlige anskaffelser er økende, er det fortsatt et stykke å gå før innovasjon blir en naturlig del av innkjøpsarbeidet. Ledelsesforankring på strategisk nivå er et av fokusområdene i fortsettelsen av programmet. Et annet fokusområde er å spre kunnskap om innovasjon i offentlig sektor og de hvilke muligheter som ligger i dette markedet for leverandørene. Evalueringer tyder på at en god del leverandører ikke ser sin rolle og hvilke forventinger som stilles til dem i tidlig dialogfase. 2. Målsetting Programmets mandat er å øke kunnskapen om og øke gjennomføringen av innovative offentlige anskaffelser ved å være kunnskapsformidler og tilby aktørene i innkjøpsprosesser bistand i denne type anskaffelser. Programmet skal ha en pådriverfunksjon som bidrar med kunnskap og veiledning slik at det skapes trygghet i prosessene og fortgang i gjennomføringene. Hovedmål: Hovedstadsregionen har ambisjon om å være landets ledende region innen innovative offentlige anskaffelser Dette skal vi oppnå ved å; 1. Øke gjennomføringen av innovative offentlige anskaffelser ved å mobilisere innkjøpere, leverandører og FoU miljøer/utviklingsaktører gjennom konkrete leverandørutviklingstiltak 2. Øke kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser i kommuner, statlige virksomheter og næringslivet /fou miljøer/utviklingsaktører gjennom kunnskaps- og kompetanseformidling og pilotprosjekter. 3. Trekke mest mulig regionale synergier ut av nasjonal og internasjonal satsing på området. Dette skal vi oppnå ved å; Samhandle med Nasjonalt program for leverandørutvikling legge til rette for kunnskapsoverføring fra andre regionale programmer og EU initiativ. 3. Aktivitetsbeskrivelse, milepæler Delmål 1.1: Være en regional pådriver og støttespiller for at pilotprosjekter identifiseres, iverksettes og at dialogaktiviteter gjennomføres i partnerskapet Milepæl: 6 nye pilotprosjekter skal være identifisert og iverksatt innen sommeren 2014, og gjennomføre 6-12 dialogaktiviteter i de samme piloter. Delmål 1.2: Løpende kontakt med regionale leverandører, FoU miljøer/utviklingsaktører og bransjenettverk slik at de mobiliseres opp mot dialogaktivitetene. Milepæl: Avholde 8-10 dialog / kontaktmøter med bransjenettverk. Minst 4 innovasjoner / utviklingsinitiativ skal være identifisert eller iverksatt i samme periode. Gjennomføre minst 6 workshop for leverandører innenfor ulike bransjenettverk Søke synergier gjennom de ulike etablerte prosjekter, klynger og nettverk til våret pilotarbeid, minst 6 aktiviteter skal initieres. 1 Side139

140 Delmål 2.1 Forankre leverandørutvikling i kommunale og statlige planer/strategier. Milepæl: Dra nytte av Nasjonalt programs sett av strategi og målformuleringer og implementere disse i regionen. Innen utgangen av 2014 skal minst 6 av kommunene og 6 av de statlige virksomhetene i regionen ha etablert mål og strategier for innovative offentlige anskaffelser i egne virksomheter. Delmål 2.2: Spre kompetanse og erfaringer fra pilotarbeidet. Milepæler: Gjennomføre 8-10 workshops for regionens offentlige innkjøpere innen Gjennomføre 4-6 workshop for regionens offentlige ledere politisk og administrativt innen Gjennomføre et årlig innkjøpsmøte med fokus på Innovative offentlige anskaffelser og erfaringsutveksling. Dra veksler på det arbeid som utøves i LuNo og overføre det til hovedstadsregionen. Delmål 2.3: Synliggjøre effekten gjennom evalueringer av pilotarbeidet. Milepæler: Utarbeide en studie /business case der vi kvantifiserer gevinstene ved en innovativ anskaffelsesprosess ift en tradisjonell anskaffelsesprosess og spre denne til regionens innkjøpere, leverandører og FoU miljøer/utviklingsaktører innen Spre informasjon og kjennskap til pilotenes løpende evalueringer. Delmål 3.1 Være samhandlingsorientert gjennom bruk av etablerte strukturer i regionen. Milepæler: Følge Nasjonalt program for leverandørutvikling, bidra og dra veksler av deres arbeid nasjonalt og internasjonalt. 2 Side140

141 Saksnr.: 2012/1398 Løpenr.: 12637/2014 Klassering: 029 Saksbehandler: Thomas André Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Østfold fylkeskommunes deltagelse under Open Days 2014 Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken Fylkesutvalget behandlet i sitt møte den 22. april 2010 saken om Open Days fremtidig deltagelse fra Østfold fylkeskommune, jfr. FU-sak 56/2010. Dette var en generell sak om fylkeskommunens deltagelse under Open Days arrangementene fremover. Fylkesutvalget fattet følgende vedtak: 1. Fylkesrådmannen legger årlig frem en sak for Internasjonalt Forum og deretter fylkesutvalget vedr Østfold fylkeskommunes deltagelse under Open Days for det enkelte år. 2. Fylkesutvalgets vedtatte spissing på temaer knyttet til det internasjonale arbeidet legges til grunn for valg av tema(er) på de egen arrangerte aktivitetene. 3. Det fremmes en egen sak til Internasjonalt Forum og fylkesutvalget i løpet av høsten 2010 om mulighetene for å arrangere et seminar, enten alene eller i samarbeid med andre, under Open Days Fylkesutvalget avgjør hvilke folkevalgte som skal delta. Formålet med denne saken Formålet med denne saken er å følge opp vedtaket i FU-sak 56/2010 ovenfor vedrørende deltagelse under Open Days Informasjon om Open Days 2014 finnes på fylkeskommunens internasjonale hjemmeside under aktuelle lenker på høyre side. Open Days 2014 tema og fokus Open Days er et årlig arrangement hvor byer og regioner samles i Brussel for å vise frem og diskutere muligheter for økt vekst og nye arbeidsplasser. Arrangementet er en viktig arena hvor byer og regioner kan vise frem gode eksempler, dele erfaringer og påvirke den politiske debatten mellom EU-institusjonene og de enkelte landene når det gjelder å styrke regional konkurransedyktighet, territorielt samarbeid og sosial og økonomisk samhørighet. Side141

142 Det 12. Open Days vil gå av stabelen oktober 2014, og vil arrangeres under visjonen «Growing together Smart investments for poeple.» Workshopene som skal arrangeres vil ta for seg en av de følgende tematiske prioriteringene: 1. «Connecting regional strategies» som kan omfatte smart spesialisering, digital agenda, støtte til små og mellomstore bedrifter, lav-karbon, opplæring og sosial inkludering. 2. «Building capacity» som omfatter nye funksjoner og virkemidler i programledelse (financial engineering, performance framework evaluation, partnership agreements) 3. «Territorial cooperation» som omfatter den nye generasjonen av pan-europeiske programmer (Interreg, Urbact, Espon, Interact). Som tidligere år vil Osloregionens Europakontor søke å delta under Open Days. Kontoret har startet dialogen med aktuelle samarbeidspartnere i Brussel, hvor nettverket Capital Cities and Regions Network (CCRN) vurderes som aktuell: CCRN er det samme nettverket som Osloregionen samarbeidet med i fjor, og består av flere hovedstedsbyer og regioner i Europa. Det ble avholdt et første møte i nettverket 21. januar 2014 for å drøfte mulig samarbeid for det kommende Open Days arrangementet. Enkelte regionskontor ga uttrykk for at de ikke ville ha mulighet til å delta i år på grunn av nasjonale valg, men foruten dette var alle positive til samarbeid under Open Days Følgende meldte sin interesse på møtet: Il de France, Brussel, Wien, London, Riga, Amsterdam, Tallinn, Berlin og Praha. Connecting regional strategies ble nevnt som den prefererte vinklingen for årets Open Days, fremmet av Wien. Det kom ingen motsigelser på dette under møtet. Når det gjaldt tematikk var de fleste enda usikre, men følgende temaer ble luftet: urbane og smarte byer, transport og offentlig transport. Foreløpig program for Open Days Det er foreløpig ikke laget et program for høstens Open Days, hverken når det gjelder workshopene eller Europakontorets eget arrangement. Dette vil administrasjonen følge opp med deltagerne så fort dette er på plass. Fylkeskommunens deltagelse Valg av tema Alle de tre temaene for Open Days arrangementet er både relevante og viktige i forhold til fylkeskommunens internasjonale arbeid knyttet til målene i fylkesplanen og prioriteringene i det internasjonale handlingsprogrammet. Fylkesrådmannen foreslår å la alle de tre temaene være sentrale i vår deltagelse under Open Days, og overlater til deltagerne å prioritere det de mener er mest relevant for hver enkelt. Egenarrangerte møter Fylkeskommunen vurderer til høsten om det er ønskelig og mulig å få til korte enkeltmøter med aktører innenfor temaene for arrangementet eller innenfor andre aktuelle og relevante temaer. 2 Side142

143 Deltagere Fylkesutvalget bes avgjøre hvilke politikere som skal representere fylkeskommunen under arrangementet i 2014 og eventuelt utnevne en leder for delegasjonen. Praktisk opplegg Påmeldinger til seminarene under Open Days kan gjøres når registreringen åpner på arrangementets hjemmeside i begynnelsen av juli (datoen er foreløpig ikke lagt ut). Det legges opp til at deltagerne selv registrerer seg på de seminarene man ønsker å delta på. Denne hjemmesiden finner man ved å gå inn på fylkeskommunens internasjonale nettsider. På høyre side finner man en rekke aktuelle lenker og der er det en link videre til Open Days. Fylkesrådmannen vil sørge for bestilling av hotell og reise i samråd med deltagerne. Formøte Deltagerne vil bli invitert til å delta på et formøte i september for å planlegge Open Days deltagelsen. Datoen for formøtet vil bli avtalt med deltagerne i samråd med delegasjonsleder. Rapportering og oppfølging Lederen av delegasjonen får ansvar for rapportering og oppfølging i etterkant av arrangementet i samarbeid med fylkeskommunens administrasjon. Administrativ kontaktperson er Thomas Hansen. Regionalt Open Days arrangement Det er satt i gang et arbeid med å arrangere et Regionalt Open Days i Østfold i løpet av høsten Foreløpig innretning på dette seminaret er tematisk område 1 (som nevnt over): «Connecting regional strategies». Fylkesrådmannen kommer tilbake til dette i en senere sak. Fylkesrådmannens forslag til vedtak 1. Østfold fylkeskommune deltar på arrangementet Open Days Målet for deltagelsen er kompetanseheving innenfor alle Open Days temaene. 3. Den enkelte deltager melder seg på arrangementene selv i begynnelsen av juli på hjemmesiden til arrangementet. Fylkesrådmannen sørger for bestilling av flybilletter og hotell. 4. Det blir avholdt formøte i september. 5. Fylkesutvalget utpeker følgende deltagere til Open Days 2014, hvorav en av deltagerne utpekes som delegasjonsleder: a. b. c. Sarpsborg, 24. februar Side143

144 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 4 Side144

145 Saksnr.: 2012/5 Løpenr.: 7486/2014 Klassering: 072 Saksbehandler: Kjersti Garberg Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Samarbeidet med Schleswig Holstein - Østfold fylkeskommunes oppfølgingsansvar 2014/2015 Vedlegg 1 Handlingsprogram for 2014/ Oversikt over fordeling av oppfølgingsansvar 2014/2015 Bakgrunn for saken Fylkesutvalget behandlet i oktober 2012 en orienteringssak om samarbeidsavtalen mellom medlemmene av Østlandssamarbeidet (ØS) og Land Schleswig Holstein, jf. FU-sak 157/12. Når det gjelder selve samarbeidsavtalen vises det til denne saken. Medlemmene i Østlandssamarbeidet var i Kiel under fredsmarkeringen for freden i 1814 den 14. januar. Den 15. januar ble det avholdt kommisjonsmøte knyttet til samarbeidsavtalen med Schleswig Holstein. Fylkesordfører Ole Haabeth var, som leder av kontaktutvalget i ØS, delegasjonsleder under besøket. På kommisjonsmøtet ble handlingsprogrammet for 2014/2015 knyttet til samarbeidsavtalen vedtatt (vedlegg 1). På møtet i Internasjonalt Fagpolitisk Utvalg (IFU), Østlandssamarbeidet, den 31. januar ble det foretatt en oppsummering etter arrangementene i Kiel, og man ble også enige om den videre oppfølgingen av handlingsprogrammet for 2014/2015. Oppfølgingsansvaret på norsk side for de ulike punktene i handlingsprogrammet er fordelt på ett eller flere av de norske fylkene (vedlegg 2). Formålet med saken er å orientere om den reviderte handlingsplanen for 2014/15 og å forankre de punktene i handlingsplanen som Østfold har ansvar for hos fylkesutvalget. Oppfølgingsansvar for aktivitetsprogrammet 2014/15 Handlingsprogrammet for 2014/2015 inneholder følgende hovedpunkter: 1. Samarbeid i Østersjø- og Nordsjøregionen 2. Maritim politikk 3. Bærekraftig utvikling og klimaendringer Side145

146 4. Transport og kommunikasjoner 5. Kultursamarbeid 6. Ungdomssamarbeid 7. Turisme samarbeid Fordelingen av oppfølgingsansvar følger den samme inndelingen. Medlemmene av IFU var enige om den foreslåtte fordelingen av ansvarsområdene og ble også enige om at denne fordelingen burde forankres hos de enkelte medlemmene. Det er de ansvarspunktene som er relevante for Østfold fylkeskommune som er gjengitt nedenfor. Hele oversikten over oppfølgingsansvar finnes i vedlegg 2. Østersjø- og Nordsjøsamarbeid Se på mulige samarbeidsområder innenfor de tematiske arbeidsgruppene i NSC Ansvar for oppfølging: Østfold og Vestfold (kultur og turisme), Telemark og Buskerud (økonomisk utvikling) Andre grupper? (transport, miljø og klima og marine ressurser) Energi og klima Identifisere områder for utveksling av erfaringer og beste praksis innenfor området klima og transport bl.a. infrastruktur for fornybart drivstoff og teknologi for nullutslippskjøretøy. Ansvar for oppfølging: Østfold og Akershus Se nærmere på tema «smart energiforbruk» til neste kommisjonsmøte i april/mai Ansvar for oppfølging: Østfold i dialog med sekretariatet i Østlandssamarbeidet mht. planlegging av kommisjonsmøtet Transport og kommunikasjon Følge arbeidet relatert til nord-syd aksen av TEN-T multimodale kjernenettverk som knytter Norge til Europa via Sverige, Danmark og Nord-Tyskland. Både Schleswig-Holstein og Østlandssamarbeidet bør spille en aktiv rolle bl.a. gjennom deltakelse i ulike Interregprosjekt som kan bidra til utvikling av denne sentrale korridoren. Jernbane står sentral for Østlandssamarbeidet i dette bildet. Ansvar for oppfølging: Oslo, Akershus og Østfold i samarbeid med fagpolitisk utvalg for samferdsel i Østlandssamarbeidet Delta i diskusjoner og aktiviteter knyttet til bl.a. Fehmern Belt fixed link gjennom deltakelse som observatør i STRING politiske nettverk. Ansvar for oppfølging: Akershus med Østfold som vara Ungdom Følge opp arbeidet i Ungdomsnettverk og Working Group Youth Policy i BSSSC Ansvar for oppfølging: Østfold og Oppland (ØstsamUng representanter) med støtte fra ØS sekretariat v/ungdomskoordinator. Side146

147 Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen gjennomgikk de foreslåtte ansvarspunktene internt i administrasjonen før behandlingen i IFU og anbefaler at Østfold tar ansvar for de nevnte punktene i samarbeid med de andre fylkene som er oppført på de samme punktene. Hvis det skulle skje endringer underveis i oppfølgingsperioden for eksempel når det gjelder medlemskap i internasjonale organisasjoner vil Østlandssamarbeidet bli orientert om dette. Fylkesrådmannens forslag til vedtak I samarbeidet med Schleswig Holstein tar Østfold fylkeskommune ansvar for de tildelte ansvarspunktene innenfor Østersjø- og Nordsjøsamarbeid, energi og klima, transport og kommunikasjon samt ungdom. Hvis det skulle skje endringer underveis i oppfølgingsperioden, for eksempel når det gjelder medlemskap i internasjonale organisasjoner, vil Østlandssamarbeidet bli orientert om dette. Sarpsborg, 27. februar 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør Side147

148 Cooperation between Eastern Norway County Network (ENCN) and Schleswig-Holstein Cooperation perspectives 2014/2015 (adopted ) 1. BALTIC SEA AND NORTH SEA COOPERATION The partners have used each other s network and representations in the Baltic Sea Region and in the North Sea Region and have co-operated within the frame of BSSSC and NSC over the past years. Proposal for actions in 2014/2015: Take part in follow-up of the North Sea Region 2020 strategy and in the programme work towards an Interreg B North Sea Programme Exchange views and ideas prepare for new projects of common interest. Investigate possible cooperation areas within the thematic WG of the North Sea Commission. Take part in the follow up of the EU Strategy for the Baltic Sea Region and connect the work to the cooperation within BSSSC. Exchange views and ideas in the programme work towards the new Interreg B Baltic Sea Region programme and prepare for new projects of common interest. 2. MARITIME POLICY Maritime policy is an important topic for cooperation between Schleswig-Holstein and Eastern Norway County Network (ENCN). The partner regions contribute to the work of the BSSSC Working Group on Maritime Policy aiming at contributing to the development of the Baltic Sea Region into a European maritime best practise region by Both regions were present at the final conference of the Clean Baltic Shipping project in Trelleborg, SE in September Proposal for actions in 2014/2015: Follow and support the work of the Submariner project towards a blue-green economy in the Baltic Sea Region. Disseminate results and follow up on the Clean Ship projects (Baltic Sea and North Sea). Inform each other about large arrangements and activities of interest for the other partner region open up for and stimulate participation from each other s organisations and business environments. Maintain and develop the existing networks. 3. SUSTAINABLE ENERGY AND CLIMATE CHANGE Sustainable Energy and Climate Change are high on everyone s agenda and should continue to be an area of common concern. During the CC meeting 2010 and 2011 there was a special focus on sustainable energy. This discussion was continued in the 2012 Side148

149 meeting by a presentation on the status of the electricity interconnection project Nord.Link, given by StatNett. In the further course a number of items of major interest to the counties in Eastern Norway in the renewable energy sector was collected and checked for matching interests at the Schleswig-Holstein side. It turned out that most of these items being operated in Schleswig- Holstein by districts/municipalities (or private companies, based on public concessions). Due to a 6-month leave of the contact person in charge at ENCN, no further attempts could be done since then. Provided the target of interest being further specified, Schleswig-Holstein offered to act as facilitator towards tentatively interested districts/municipalities on items to be selected. Proposal for actions in 2014/2015 To investigate possible cooperation within the area transport and climate among other infrastructure for renewable fuel and technology for zero-emission transport. To exchange information and inform each other about large arrangements and activities of interest for the other partner region. The issue of smart energy should be further elaborated and put on the agenda for TRANSPORT AND COMMUNICATION Transport Corridors are an important topic for Schleswig-Holstein as well as ENCN and binds our regions together. The Fehmarnbelt Fixed Link will open new perspectives for the whole Western Baltic Sea Region and will serve as a catalyst to create mental bridges and intensified cooperation in various sectors between the regions. The Scandinavian 8 Million City (CoInCo North) project is of importance for the corridor from Eastern Norway to Copenhagen and further on to Germany. In April 2013 a delegation from Oppland County Council was informed about the Public Transport System - its challenges and perspectives - of the City of Kiel. The Fehmarn Belt Fixed Link will when implemented in 2021 play an important role for a substantial improved transport connection between northern Germany and Scandinavia for both passenger and freight transport. It is, however; important that the transport rail links on each side of Fehmarn Belt in both Denmark and Germany has sufficient track capacity when opened in The Fehmarn Belt Fixed Link will constitute an important transport link in the EU initiative of developing a Green Freight Corridor between northern Europe namely Germany; Denmark, Sweden and terminating in Stockholm and Oslo. Proposal for actions in 2014/2015: To follow the work concerning the north-south axis of the TEN-T multi-modal Core Network - linking Norway to Europe via Sweden, Denmark and Northern Germany (Schleswig-Holstein/Hamburg). Both Schleswig-Holstein and ENCN should play an active role, among others through participation in different Interreg-projects contributing to enhance such a development. Take part in the discussion and activities around the impacts of the Fehmarnbelt Fixed Link in the frame of the STRING cooperation in which the ENCN gained an observer status since To exchange information and inform each other about the development of intermodal hubs through supplementary transport corridors between northern Germany and Scandinavia Side149

150 5. CULTURAL COOPERATION Art The cooperation in the area of contemporary art continues, and our aim is to have regular exchange in the field of modern art (exhibitions, seminars, residencies etc) in our two regions. Arts and craft / Kunsthandwerk The common exhibition on crafts Connecting 2011 has been successfully carried out during 2011 and The exhibition consisted of works by 40 artists from 5 regions and countries and was defined as an Ars Baltica project. A catalogue was produced and an internet page established. The project got a broad presentation in the magazine Kunsthandwerk & Design, which is a magazine for German speaking Europe and all together 53 previews and reviews in the daily press, art magazines and digital newspapers. The exhibition opened in Flensburg 13 February 2011 and was shown in Eastern Norway from June Later Connecting has been to Finland, Denmark and ended up in Sweden in August See also The jewellery exhibition LightSpot was carried out as a spin-off project of Connecting. It was shown in Oslo from mid-january to early February 2013 and in Kiel in March The project was a part of the bigger Nordic project From the Coolest Corner and gave Schleswig-Holstein artists a possibility to join the Nordic project using the cooperation agreement with ENCN. 5-6 artists from both regions took part in the exchange project, like during the Connecting period, manifesting both in exhibition and visiting programmes for the. The exhibition focused on a wide range of techniques, materials and form. As a follow up of these projects 3 Norwegian artists, from Oslo and Östfold, are invited to Schleswig-Holstein for an exhibition in Parliament 2014, together with 3 German artists. Contemporary art cooperation between Östlandsutstillingen and BBK The first joint exhibition of Landesschau by the National Association of Fine Artists - State Association of Schleswig-Holstein (Bundesverband Bildende Künstler, Landesverband Schleswig-Holstein) and Östlandsutstillingen, Stereo. Not Mono, was carried out in 2012/2013. It was opened at Galleri F15 in Moss, Eastern Norway and was presented in Brunsbüttel, Schleswig-Holstein between 26.01and Part of the exhibition was also shown in the Schleswig-Holstein representation in Berlin in April With the exhibition Stereo. Not Mono the idea of cooperation has been taken one step further - from merely exchange of exhibitions to development and implementation of a joint project. For the first time we developed together a bi-national exhibition based on theoretical texts, a joint jury and a catalogue - and the applications/information were communicated by the world wide web. Both German and Norwegian artists applied for Stereo. Not Mono. 30 artists were presented, with 40 works at the exhibition and in the Norwegian-German catalogue. Color Line supported the exhibition with free transport. Proposal for actions in 2014/2015: As part of the celebration of the Treaty of Kiel and the Norwegian Constitutional jubilee 2014 artists from the partner regions will take part in the following exhibitions: o Threaded / Eingefädelt in the Landeshaus (Parliament) in Kiel, from until Side150

151 o Exhibition in the Flandern Bunker with preview 14 th January 2014 and opening on 4 th May Östlandsutstillingen will invite artists from Schleswig-Holstein to a seminar in Hamar (Kunstbanken) in June 2014 Preparation and execution of a second joint exhibition project between Östlandsutstillingen and BBK to be opened in The exhibition will be shown in Eastern Norway in cooperation with the art galleries in central Oslo (Kvadraturen) and at a location in Schleswig-Holstein. Film After some years of dialog and preparation the Landesverband Jugend & Film (LJF) and "Oppland Film Centre for Youth" (FiO) have started a common project in the field of youth and film. Project name: Norwegian-German Film Workshop (Norwegische-Deutche Filmwerkstatt/Norsk-Tysk Filmverksted) FiO first invited to a film camp in Oppland (Biristrand) in August 2013, while The LJF invited to a second film camp in Schleswig-Holstein (Scheersberg) in November At both film camps, 3 bilingual or subtitled films were produced, by 6 young film enthusiasts from Oppland and 6 from Schleswig-Holstein. In total, 6 films have been produced by the Norwegian-German film enthusiasts in Proposal for actions in 2014/2015: The two organizations want to continue the exchange in 2014/2015, and will work to find the needed financing, for example as an Erasmus-project. EUSBSR (EU Strategy for the Baltic Sea Region) Priority Area Culture Schleswig-Holstein together with Poland took over responsibility for the implementation of the Priority Area Culture (PA Culture) of the EU Strategy for the Baltic Sea Region as Priority Area Coordinators in The partners appreciate the related chances for strengthening BSR cultural cooperation and agree on contributing to it with joint activities. Proposal for actions in 2014/2015: Follow the activities of PA Culture and seek to participate with partners from both regions in suitable flagship projects. Support the work of PA Culture within BSSSC (Schleswig-Holstein rapporteur for policy area culture). 6. YOUTH COOPERATION Youth involvement is high on the priority list in the international work of ENCN and a focused area in the Norwegian Government s Strategy for Germany. Both ENCN and Schleswig- Holstein are active within the BSSSC WG Youth Policy. The Youth in Action project Discovering our opportunities in Europe: Active inclusion of disadvantaged youth was successfully carried out end of October 2012 in Schleswig- Side151

152 Holstein with partners from Buskerud and Oppland (8 young people + two from the regional administration). Other partners were UK, Finland and Poland. In April 2013 a group of 7 experts from ENCN visited Schleswig-Holstein to exchange competence in youth work and involvement of young people. A joint Youth in Action project was successfully carried out on Youth and Sport from 4-11 October 2013 in cooperation with regions in Poland, Finland and Turkey. The Regional Youth Council of Schleswig-Holstein (Landesjugendring) acted as lead partner. Norwegian partner was Oppland Sport Association and 5 young people from Oppland and Hedmark took part together with two adults. Both Schleswig-Holstein and Eastern Norway took part in the Youth in Action project Youth for work carried out under the BSSSC Chairmanship of Helsinki-Uusimaa Region as a part of the BSSSC AC in Helsinki October Proposal for actions in 2014/2015: Continue to support the BSSSC youth work through the WG youth policy and the youth network under the Helsinki-Uusimaa Region Chairmanship ( ). Prepare and carry out an international youth seminar in Kiel from January 2014 on the topics of democracy and youth participation with young people from Eastern Norway, Schleswig-Holstein as well as youth representatives from Sweden and Denmark. Plan and carry out the re-visit from Schleswig-Holstein experts on Youth work to Norway March Prepare and carry out a revisit of the Ernst-Barlach-Gymnasium to the school in Skien in autumn Look into new possibilities for joint youth projects in 2014/ TOURISM COOPERATION Tourism is a major economic sector for Schleswig-Holstein as well as for the counties in Eastern Norway. German tourists are the largest group of foreign visitor to Norway. Our two cooperating areas are well connected by direct ferry between Oslo and Kiel and via Hirtshals, Denmark to Larvik (Color Line). Proposal for actions in 2014/2015: Prepare and carry out seminars for key-players in the tourism sector within topics such as o Transfer of knowledge regarding the ongoing project Tourism Monitor, which is a pilot project in Norway. o Discussion and exchange of best practices on the topic of seasonal challenges in the tourism sector. o Exchange of knowledge and best practices concerning restructuring of hotels and accommodation facilities. Responsible units for coordination of the cooperation: From Schleswig-Holstein: Division for European Affairs in the Ministry of Justice, Culture and European Affairs From ENCN: Eastern Norway County Network Secretariat Side152

153 Side153

154 Samarbeidet med delstaten Schleswig-Holstein oppfølgingsansvar for aktivitetsprogrammet 2014/2015 Kommisjonsmøtet 15. januar 2014 behandlet felles aktivitetsprogram for samarbeidet for 2014/2015 med utvalgte satsingsområder og i noen grad konkrete aktiviteter for året som kommer. For oppfølging av aktivitetsprogrammet for perioden foreslås følgende fordeling av ansvar på norsk side (basert på tidligere avtale/behandling av arbeidsdeling): Østersjø- og Nordsjøsamarbeid Delta i oppfølging North Sea 2020 strategien og i det nye Interreg B programmet for Nordsjøregionen. Forberede grunnen for nye prosjekt innen aktuelle områder av felles interesse. Gjennomføre partnersøk og utveksle ideer. Ansvar for oppfølging: Vestfold og Telemark (som varamedlem i styret i NSC og som medlem i programkomiteen for Nordsjøprogrammet) i nært samarbeid med internasjonalt fagpolitisk utvalg Se på mulige samarbeidsområder innenfor de tematiske arbeidsgruppene i NSC Ansvar for oppfølging: Østfold og Vestfold (kultur og turisme), Telemark og Buskerud (økonomisk utvikling) Andre grupper? (transport, miljø og klima og marine ressurser) Delta i oppfølging/gjennomføring av EUs Østersjøstrategi og i programkomiteen for Interreg B programmet for Østersjøen. Forberede grunnen for nye prosjekt innen aktuelle områder av felles interesse. Gjennomføre partnersøk og utveksle ideer. Ansvar for oppfølging: Buskerud og Oppland (som medlem og vara medlem i styret i BSSSC) og ØS sekretariat som nasjonalt kontaktpunkt for Interreg Østersjøprogrammet Nært samarbeid med internasjonalt fagpolitisk utvalg legges til grunn. Maritim politikk Følge arbeidet og støtte opp om prosjektet «Submariner» samt spre informasjon om og resultat fra prosjektene Clean Baltic Shipping under Interreg Østersjøprogrammet og Clean North Sea Shipping under Interreg Nordsjøprogrammet Ansvar for oppfølging: Schleswig-Holstein for «Submariner». Oslo og Vestfold (Baltic Sea) og Telemark (North Sea) Holde hverandre løpende orientert om større arrangement og aktiviteter av interesse. Åpne opp for og stimulere deltakelse i hverandres aktiviteter i organisasjoner og næringsliv. Ansvar for oppfølging: Vestfold og Telemark. Formidling av informasjon via koordinatorene på begge sider Energi og klima Identifisere områder for utveksling av erfaringer og beste praksis innenfor området klima og transport bl.a. infrastruktur for fornybart drivstoff og teknologi for null-utslippskjøretøy. Ansvar for oppfølging: Østfold og Akershus Utveksle informasjon og informere hverandre om større arrangement og aktiviteter av interesse for hverandre (for eksempel messen Husum Wind) Ansvar for oppfølging: Formidling av informasjon via koordinatorene på begge sider Se nærmere på tema «smart energiforbruk» til neste kommisjonsmøte i april/mai 2015 Side154

155 Ansvar for oppfølging: Østfold i dialog med sekretariatet i Østlandssamarbeidet mht. planlegging av kommisjonsmøtet Transport og kommunikasjon Følge arbeidet relatert til nord-syd aksen av TEN-T multimodale kjernenettverk som knytter Norge til Europa via Sverige, Danmark og Nord-Tyskland. Både Schleswig-Holstein og Østlandssamarbeidet bør spille en aktiv rolle bl.a. gjennom deltakelse i ulike Interregprosjekt som kan bidra til utvikling av denne sentrale korridoren. Jernbane står sentral for Østlandssamarbeidet i dette bildet. Ansvar for oppfølging: Oslo, Akershus og Østfold i samarbeid med fagpolitisk utvalg for samferdsel i Østlandssamarbeidet Delta i diskusjoner og aktiviteter knyttet til bl.a. Fehmer Belt fixed link gjennom deltakelse som observatør i STRING politiske nettverk. Ansvar for oppfølging: Akershus med Østfold som vara Utveksle informasjon og holde hverandre oppdatert om utvikling av intermodale hubs via supplementære korridorer mellom Nord-Tyskland og Skandinavia (bl.a. Nordic link) Ansvar for oppfølging: Vestfold og Telemark Kultur Kunst Gjennomføre utstillingene «Threaded» i Parlamentet i Schleswig-Holstein ( ) og utstillingen i Flandern Bunker (åpner ) Invitere kunstnere fra Schleswig-Holstein til et seminar på Hamar knyttet til visning av Østlandsutstillingen Ansvar for oppfølging: Østlandsutstillingen Forberede og gjennomføre en felles kunstutstilling mellom Østlandsutstillingen og Landesschau (den andre i rekken) som skal vises i Utstillingen skal vises i Norge i samarbeid med galleriene i Kvadraturen i Oslo. Ansvar for oppfølging: Østlandsutstillingen i dialog med ad hoc gruppa for kultur i Østlandssamarbeidet Følge opp kontakt innenfor ungdom og film mellom FiO (Filmverkstedet i Oppland) og LJF (Landesverband Jugend und Film). Fortsette utveksling/workshops for ungdom i Ansvar for oppfølging: Oppland Følge aktivitetene til prioritet KULTUR i EUs Østersjøstrategi og søke å delta sammen i relevante flaggskipprosjekt. Støtte opp om arbeidet via BSSSC der Schleswig-Holstein er rapportør for kulturområdet. Ansvar for oppfølging: Schleswig-Holstein, som koordinator for kulturområdet i EUs Østersjøstrategi, holder ØS oppdatert og kommer forslag til prosjekt. Buskerud og Oppland i forhold til BSSSC Side155

156 Ungdom Følge opp arbeidet i Ungdomsnettverk og Working Group Youth Policy i BSSSC Ansvar for oppfølging: Østfold og Oppland (ØstsamUng representanter) med støtte fra ØS sekretariat v/ungdomskoordinator. Gjennomføre gjenbesøk fra Schleswig-Holstein for 6 adm. personer som jobber med ungdom med tanke på erfaringsutveksling og kompetanseutvikling. Turen arrangeres i uke 13, mars 2014 Ansvar for oppfølging: Koordineringsgruppa for ØstsamUng nettverket med støtte fra sekretariatet v/ungdomskoordinator og internasjonal koordinator. Planlegge og gjennomføre gjenvisitt for musikkelever fra Ernst Barlach Gymnasium i Kiel til Skien høsten Ansvar for oppfølging: Telemark med støtte fra sekretariatet i Østlandssamarbeidet (fellesprosjekt knyttet til markering av Kielfreden 2014) Utvikle og gjennomføre felles ungdomsprosjekt med støtte fra EU-programmet Aktiv Ungdom Ansvar for oppfølging: Alle Turismesamarbeid Forberede og gjennomføre seminar for nøkkelaktører innenfor reiselivssektoren på følgende områder: o Overføring av kunnskap i tilknytning til det pågående prosjektet «Tourism Monitor» o Drøfting og utveksling av beste praksis innenfor tema «Sesongforlengelse» o Erfaringsutveksling og deling av beste praksis i forhold til omstilling i hotell og overnattingsbransjen. Ansvar for oppfølging: Buskerud og Oppland Andre fylkeskommuner kobler seg på der det er relevant. Side156

157 Saksnr.: 2014/2390 Løpenr.: 15951/2014 Klassering: U01 Saksbehandler: Tore Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Utlysing av forstudiemidler til prosjekter i ny programperiode for EU/interreg Vedlegg Ingen Bakgrunn for saken Fra og med 2014 går EU-programmene inn i en ny periode, og i løpet av året vil utlysingene åpne for nye prosjektsøknader. I regionalt utviklingsfond og i budsjett for 2014 er det avsatt midler til medfinansiering i interreg/eu-prosjekter. Det foreslås i denne saken at deler av midlene utlyses til forstudiemidler for å stimulere flere aktører til å søke EU-prosjekter. Fakta I henhold til fylkesplanen, budsjettvedtak og strategier på flere områder er det ønskelig å få større aktivitet i bruk av EU-midler til innovasjon og utvikling. I løpet av 2014 vil flere EUprogrammer åpne for søknader om utviklingsmidler. Det vil alltid være en fordel å være tidlig ute med søknader i ny programperiode. Fylkesrådmannens vurdering 2014 vil være et oppstartsår for eventuelle prosjekter i interreg/eu-programmer. Det vil være få prosjekter som har behov for medfinansiering dette året, siden utlysingene vil komme ut over i året. Oppstart av nye prosjekter vil enten være sent i 2014 eller begynnelsen av For å få fram flere søknader og flere prosjekter under EUprogrammene kan det derfor være hensiktsmessig å benytte deler av avsatte midler til forstudier. Forstudiemidler kan være de lettest tilgjengelige midlene for å konkretisere en ide, avklare om den passer innenfor noen av de kommende EU-programmene og søke interesserte partnere. Forstudiemidlene skal være stimulerende for å komme raskest mulig i posisjon når utlysingene kommer. Fylkesrådmannen foreslår derfor at inntil kr. 2 mill reservert i regionalt utviklingsfond stilles til disposisjon til forstudiemidlene. Tilbudet utlyses og det åpnes for løpende Side157

158 søknadsbehandling fram til november Midlene kan tildeles nye prosjekter som i tråd med fylkesplanens prioriteringer og fylkeskommunale strategier sikter inn mot EUprogrammene Horizon 2020 (Programmet for forskning og innovasjon) Erasmus + (Programmet for utdanning, opplæring, ungdom og sport) Creative Europe (Programmet for kultur og kreative næringer) Employment and Social Innovation (EaSI) (Programmet for sysselsetting og sosial innovasjon) Interreg-programmene (Sverige-Norge og Øresund-Kattegat-Skagerrak, Østersjøprogrammet, Nordsjøprogrammet og alleuropeisk program) Det foreslås ikke strenge begrensninger for hvem som kan søke om forstudiemidler, men tildeling skal skje innenfor rammen av følgende hovedkriterier: - forstudiemidlene kan bare benyttes til nye prosjekter, ikke faser i en videreføring - midlene skal dekke eksterne kostnader for søkeren - bedrifter prioriteres som søkere til interregprogrammene - det er krav om minst 50 % egenfinansiering enten i tid eller kontante midler - det kan maksimalt tildeles kr ,- til en forstudie For at søknader skal vurderes, må de bl.a. inneholde: - redegjøring for kopling til fylkeskommunale planer eller strategier og Europa strategien - begrunnelse for valg av EU-program - beskrivelse av hva som er nyskapende ved prosjektideen - prosjektplan For at muligheten til å søke forstudiemidler skal bli godt kjent, bør det avsettes inntil kr av totalbeløpet til informasjon og annonsering. Søknadsbehandlingen foretas løpende ved fullmakt til fylkesrådmannen. Ved åres slutt utarbeides en rapport om bruken av midlene. Fylkesrådmannens forslag til vedtak 1. Inntil kr. 2 mill reservert i regionalt utviklingsfond til interreg/eu-programmer benyttes til forstudiemidler i Innenfor denne rammen kan inntil kr benyttes til informasjon og annonsering. 3. Midlene kan tildeles innenfor følgende hovedkriterier: a. forstudiemidlene kan bare benyttes til nye prosjekter, ikke faser i en videreføring b. midlene skal dekke eksterne kostnader for søkeren c. bedrifter prioriteres som søkere til interregprogrammene d. det er krav om minst 50 % egenfinansiering enten i tid eller kontante midler e. det kan maksimalt tildeles kr ,- til en forstudie 4. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å utforme detaljere retningslinjer for støtteordningen innenfor disse hovedkriteriene 5. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å avgjøre søknadene. 6. Det utarbeides en rapport om bruk av forstudiemidlene ved årets slutt. 2 Side158

159 Sarpsborg, 13. mars 2012 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 3 Side159

160 Saksnr.: 2013/1971 Løpenr.: 16512/2014 Klassering: 223 Saksbehandler: Tore Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Bevilgning av disponerte midler fra regionalt utviklingsfond - Inkubatorstøtte 2014 Smart Innovation Østfold Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken Saken gjelder bevilgning til inkubatordrift 2014 i Smart Innovation Østfold fra midler avsatt i regionalt utviklingsfond. Fakta Smart Innovation Østfold AS (Tidligere Inkubator Halden AS) har over flere år mottatt støtte til inkubatordrift. Årlig beløp har vært kr ,-. Tidligere år har også støtte til inkubatordrift vært gitt til Borg Innovasjon AS. Heller ikke for 2014 har det lyktes å få inkubatorstøtte fra SIVA. Det pågår imidlertid fortsatt dialog med SIVA om å komme inn under deres program fra Fylkesrådmannens vurdering I 2013 samarbeidet Smart Innovation Østfold AS og Borg Innovasjon AS om søknad til SIVA om inkubatormidler for Pga avviklingen av Borg Innovasjon ble dette arbeidet sluttført av Smart Innovation Østfold, men man nådde ikke fram med søknaden denne gangen heller. Senere kontakt med SIVA har vist at selskapet er svært interessert i å støtte opp om aktivitet knyttet til deres investering i bygget på Remmen i Halden. Sannsynligvis vil det være lettere å nå gjennom med søknaden for 2015 når inkubatordriften samles på ett sted. Det betyr at det er kritisk å sikre drift og økonomi for inkubatordriften for Med nye regler for bruk av statlige midler til regional utvikling, ble inkubatorstøtte for 2013 gitt ved bruk av midler fra regionalt utviklingsfond. Fylkesrådmannen foreslår at dette gjøres også for 2014, og midlene ble reservert i regionalt utviklingsfond i Støtten gis innenfor rammen for bagatellmessig støtte. Side160

161 Fylkesrådmannens forslag til vedtak Det bevilges kr ,- fra regionalt utviklingsfond til Smart Innovation Østfold AS til inkubatordrift Sarpsborg, 12.mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 2 Side161

162 Saksnr.: 2012/9618 Løpenr.: 18529/2014 Klassering: 026 Saksbehandler: Linda Iren Karlsen Duffy Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Bevilgning av reserverte midler til Regionalt partnerskapsfond 2014 Vedlegg 1 Oversikt søknader og prosjekter Regionalt partnerskapsfond Søknader til Regionalt partnerskapsfond mars 2014 Fakta Regionalt partnerskapsfond er et fylkesdekkende utviklingsfond som skal delfinansiere prosjekter som skal gi nytteeffekter og positiv utvikling for hele Østfoldsamfunnet. I 2013 fikk 12 ulike prosjekter bevilget til sammen kr ,- fra fondet (kr ,- til Ski- NM i Indre Østfold vil ikke bli utbetalt siden mesterskapet ikke ble lagt til regionen). Siden det kreves minst 50% medfinansiering i prosjektene og flere av dem hadde en større andel enn det, ble det i disse prosjektene foretatt betydelige investeringer i Østfolds utvikling. Det er i budsjettet for 2014 avsatt kr ,- til Regionalt partnerskapsfond. Disse midlene må formelt bevilges av fylkesutvalget før de kan utbetales til prosjekter. Det har pr kommet inn søknader til fondet for totalt kr ,-. Styringsgruppens første møte i 2014 er 21.mars. Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen mener det arbeidet som gjøres i de ulike prosjektene som delfinansieres av Regionalt partnerskapsfond er viktig, og at midlene bør utbetales så raskt som mulig etter vedtak i styringsgruppen for ikke å hindre framdriften. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Kr ,- avsatt i Østfold fylkeskommunes budsjett for 2014 til Regionalt partnerskapsfond bevilges. Side162

163 Sarpsborg, 19. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Elisabeth Dahle fylkesdirektør 2 Side163

164 Oversikt over søknader regionalt partnerskapsfond 2013, pr møte omsøkt 2013 tildelt mar E Senior kr ,00 kr ,00 04.jun Nautilus Marinepark kr ,00 kr ,00 04.jun Utvikling og etablering av cruisenæring kr ,00 kr ,00 04.jun The Tall Ships Races- Fredrikstad 2014 kr ,00 kr ,00 04.jun Strategisk næringsplan for Indre Østfold kr ,00 kr ,00 04.jun Fossumstrøkets befestninger kr ,00 kr ,00 04.jun Prosjekt Storesand 2015 kr ,00 kr - 04.jun Næringsutviklingsprosjektet for Mosseregionen kr ,00 kr ,00 04.jun Bolig- by- og stedsutvikling i Mosseregionen kr ,00 kr - 04.jun Fredriksten festning kr ,00 kr ,00 07.nov Unionsleden kr ,00 kr ,00 07.nov Glommabanen kr ,33 kr ,00 07.nov Ski-NM i Indre Østfold kr ,00 kr ,00 07.nov Bolig-, by- og stedsutvikling i Mosseregionen kr ,00 kr ,00 totalt kr ,33 kr ,00 Side164

165 utbetalt status årsrapport 2013 rev. godkjent regnskap kr ,00 utbetalt 100%, innlevert kr ,00 utbetalt 100% innlevert innlevert kr ,00 utbetalt 75%, i gang innlevert kr ,00 utbetalt 100% innlevert innlevert kr ,00 utbetalt 75%, i gang innlevert kr ,00 utbetalt 75%, i gang innlevert kr ,00 utbetalt 100% innlevert innlevert kr ,00 utbetalt 75%, i gang kr ,00 utbetalt 50%, i gang kr ,00 utbetalt 50%, i gang ikke aktuellt kr ,00 utbetalt 50%, i gang kr ,00 kr ,00 ikke aktuelt rest til utbetaling Side165

166 Oversikt Søknader regionalt partnerskapsfond 2014 omsøkt esenior kr ,00 2 The Tall Ships Races- Fredrikstad 2014 kr ,00 3 Utvikling og etablering av cruisenæring kr ,00 4 Næringsutvikling Indre Østfold kr ,00 5 Næringsutviklingsprosjektet for Mosseregionen kr ,00 6 NCE- Smart cities kr ,00 7 Wilse og hans landskaper kr ,00 8 Bolig-, by- og stedsutvikling i Mosseregionen kr ,00 totalt kr ,00 Side166

167 Saksnr.: 2013/2077 Løpenr.: 16294/2014 Klassering: U01 Saksbehandler: Ragnhild Saakvitne Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Søknad om midler til videre utvikling av Guldkorn i 2014 Vedlegg 1 Rapport - første driftsår 2013 Bakgrunn for saken Det ble i 2013 etablert ett nettverk innen mat og drikke i Østfold, Guldkorn SA. Guldkorn har som målsetting å utvikle Østfold til det sterkeste fylket innen mat og drikke. Guldkorn SA fikk tildelt fra Østfold fylkeskommune i oppstartsmidler i For å videreutvikle arbeidet med Guldkorn søkes det nå om kr for Fakta Guldkorn SA ble stiftet med 31 andelseiere og en samlet andelskapital på kr. Ved utgangen av 2013 har antallet andelseiere økt til 40. Det er i løpet av 2013 ansatt daglig leder i 50 % stilling, og det er avsatt kontorplass til Guldkorn på Kalnes videregående skole. Guldkorn har i 2013 hatt svært høy aktivitet med nettverkssamlinger, samlinger hos medlemsbedrifter, deltakelse på flere matfestivaler rundt om i fylket og synliggjøring/ markedsføring av Guldkorn på ulike sosiale medier. Guldkorn samarbeider med de andre opplevelsesselskapene i Østfold og også på regionalt plan, bl.a. gjennom Interreg-prosjektet Foodbest. Guldkorn er et non-profit samvirkeselskap og har medlemmer fra hele næringskjeden, i tillegg til offentlige aktører som Fylkesmannen i Østfold, Østfold Fylkeskommune og 11 kommuner. Styret består av følgende: Styreleder: Hanne Egenæss Wiig - Hansa Borg Bryggerier (1 år) Styremedlem: Morten Hoff Norsk Matraps SA (2 år) Styremedlem: Bård Greni Urban Food (2 år) Styremedlem: Øystein Mysen Nortura (1 år) Styremedlem: Laila Aarstrand Støtvig Hotel (1 år) Side167

168 Oppgaver/aktiviteter 2014 med kostnadsanslag Beløp i kr. Koordinering av Guldkorn SA Administrasjon Oppfølging og tilrettelegging av nye aktiviteter Sum totalt Kostnadene søkes finansiert med kr fra Østfold fylkeskommune og kr fra Fylkesmannen i Østfold. Som begrunnelse for søknad om midler i 2014 oppgir Guldkorn SA behovet for å få på plass struktur og systemer i organisasjonen, slik at arbeidet kan fungere så godt som mulig. Det er også viktig for Guldkorn SA å se på fylkets eierinteresser i organisasjonen slik at Guldkorn kan fungere som et verktøy for at Østfold skal nå sine strategier på mat og drikkeområdet. Videre vil Guldkorn vurdere å ansette en medarbeider på deltid for å ta det administrative arbeidet. Oppfølging og tilrettelegging av eksisterende aktiviteter har også et kapitalbehov. I tillegg til de ovenfor nevnte aktiviteter har Guldkorn skissert flere aktuelle prosjekter, men disse trenger hver for seg finansiering fra ulike kilder, så som Innovasjon Norge, Landbruks og matdepartementet, Inter-reg-midler osv. Fylkesrådmannens vurdering Produksjon av mat og drikkevarer med lokal identitet er et viktig satsningsområde for å utvikle nye næringer på mat og drikkeområdet, samt bidra til styring av reiseliv og opplevelsesnæringen i Østfold. Dette kan bidra til økt verdiskapning og gi større valgmuligheter og mat- og drikkemangfold. Innovasjon og næringsutvikling er sentrale elementer også innenfor mat og drikke segmentet. Dette er viktig både for å få robuste og innovative virksomheter, og for å utvikle identitet og attraktivitet for tilliggende næringer som f.eks. reiselivsnæringen. Guldkorn SA er inne i sitt andre driftsår. Arbeidet med å synliggjøre Østfold som et sterkt fylke på mat og drikke er godt i gang. Når virksomheten nå er kommet mer over i drifts og utviklingsfasen, fremfor etablering, er det sterkt behov for å få på plass styrings- og driftssystemer i organisasjonen. Å ha gode styringssystemer og rutiner letter, sikrer og effektiviserer driften. Det er også behov for å ha noe mer personellressurser å spille på for å redusere den personavhengige sårbarheten. Slik det er i dag, er svært mye av aktiviteten avhengig av en person og det gir svært stor grad av sårbarhet. Guldkorn SA er et verktøy som benyttes for å få de ulike aktørene innenfor næringsmiddelproduksjon til å samarbeide, utveksle erfaringer, ideer, utnytte hverandres potensiale osv. Østfold fylkeskommune støtter også matsatsningen gjennom klyngebyggingen «Arena mat og helse», FU sak 34/2014. Det er ingen direkte kobling mellom disse satsningene. Styreleder i «Arena mat og helse» er også styremedlem i Guldkorn og mange av de samme bedriftene er med i begge nettverkene. I fremtiden er det viktig å kunne utnytte synergieffekten de to nettverkene kan gi og koordinere disse. 2 Side168

169 Fylkesrådmannens forslag til vedtak Østfold fylkeskommune bevilger kr til videreutvikling av Guldkorn SA. Midlene belastes konto overføringer til andre. Sarpsborg, 10. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 3 Side169

170 Guldkorn SA CO/ Ann Kristin Andreassen Sandtangen Sarpsborg Org: Kontonummer: Regionalavdelingen klima-, vann og landbruksavdeling PB Sarpsborg Sarpsborg Ra ort første driftsår 2013 Guldkorn SA ble stiftet 6. mars 2013 med 31 andelseiere. Stiftelseskapital ble kr ,-. I løpet av 2013 hadde Guldkorn 40 medlemmer, noe Guldkorn er meget fornøyd med. Per dags dato har Guldkorn 44 medlemmer. Fra å være et fylkesovergripende prosjekt er Guldkorn SA en selvstendig organisasjon. Det er ansatt daglig leder i 50 % stilling. Kalnes videregående har gitt Guldkorn kontorplass. Guldkorn har brukt mye av tiden til å skrive søknader for å kunne opprettholde nettverket, samkjøre strategier og å rekruttere. Det har vært avholdt tre nettverkssamlinger, en fellessamling med New Scandinavian Cooking og En bit av Norge som hadde førpremiere med lunsj. Vi har hatt samlingene hos medlemsbedriftene Borg Bryggeri, Nofima Hærland, Låntmarmen og Støtvig Hotell. Når det gjelder markedsføring har Guldkorn SA gjennom prosjektmidler fra Landbruks og matdepartementet vært rundt på matfestivalene i Mysen, Moss, Råde, Rygge, Svinndal, Fredrikstad og Halden for å kåre Østfolds signalrett. Signalretten ble flesk & duppe. Facebook er en utmerket markedskanal. Statistikken viser at det er i gjennomsnitt er 8500 inne og ser på siden til Guldkorn hver uke. Dette arbeidet gjøres mye på kveldstid av daglig leder. Siden får flere likere hver dag og markedskanalen vil i så måte bli mer og mer viktig for Guldkom og Østfold. Guldkorn har hatt innslag i NRK flere ganger i løpet av året, både i radio, TV og web sider. Flere innlegg i aviser, på avisenes nettsider og i papirform. Det har vært 15 radioprogrammer sommer, hvor Bård Greni i medlemsbedriften Urban Food hadde innslag på lokalt mat med sommer tips. Sendingen ble sendt på hele Østlandet. Guldkorn har også vært i de fleste avisene i fylket. i Under Østfoldkonferansen, der hvor næringen i Østfold samles, ble maten fra fylket markedsført i to hele dager. Askim frukt og bær AS, Hansa Borg Bryggerei, Dyre Gård og Nortura Hærland var foredragsholdere. Alle er medlemmer i Guldkorn. Guldkom hadde egen stor stand som viste omfanget og mangfoldet av mat og drikke i fylket. Standen var ikke uttømmende. Langt der i fra! 1 Side170

171 Det var smaksprøver av lokalt øl før middagen mens kåringen av Østfold signalrett ble gjort med assistanse fra Harald Osa under middagen. Smaksprøver fra medlemsbedriftene ble gitt i alle pauser. Her kan nevenes Nortura Hærland, Gourmetcompagniet, Buer AS, Brødrene Ringstad, fjordfisk, Manstad kjøtt, Stabburet med Idun ketchup og sermep. Guldkorn fikk fire nye medlenuner under Østfold konferansen. Flere er på vei. I samarbeid med fylkesmannens landbruksavdeling har Guldkorns medlemmer vært med på å grunnlegge hoved og delmål i matstrategien for Østfold. Hele 12 medlemmer var med til Berlin i Tyskland og Grane Woche i midten av januar Det er Fylkesmannen som har det korrigerende arbeidet med å lage en matstrategi som skal gjelde hele fylket. Et av målene er at kommunen skal få mat og næringsproduksjon inn som viktig næring på lik linje med annen næringsutvikling. Et godt eksempel er Råde kommune som allerede har implementer matproduksjon i sine kommunestrategier. Matproduksjon er her fra bonde til industri, servering med mer. Under årsmøtet i 3. juni ble nytt styre valgt (vedlegg 1). Aktivitetsplan ble bestemt (vedlegg 2). Alle aktiviteter er gjennomført foruten kommunemøtene pga. tidspress men også det å forankre Guldkorn som nettverk i den enkelte kommune godt nok. Vi jobber fortsatt og kommunemøter i Våler og Råde er satt til 12. og 13. mars, mens Askim med Hobøl vil samarbeide om sine. Eidsberg og Trøgstad har signalisert at de vil ha samlingen sammen. Sarpsborg og Fredrikstad har fått beskjed om å finne datoer, mens Rakkestad, Marker og Rømskog er nye kommuner vi vil ha samlinger i på høsten. 11 kommuner har tegnet andelsmedlemskap i Guldkorn. Det har vært avholdt fire styremøter i tillegg til alle aktivitetene. Ved siden av tre telefonmøter for å få organisasjonen på plass. Samarbeidsforholdet med fylkesmannens regnskapsavdeling er avsluttet. Ny regnskapsfører er valgt for føring av regnskapet. Nå er det fakturasystem som skal tilpasses virksomheten og kobles opp mot regnskapsfører. Mye av tiden har bestått i å forme, tilrettelegge og pissing av hva Guldkorn skal gjøre og stå for. I disse dager går det ut en spørreundersøkelse blant medlemmene for å få hjelp til dette. Guldkorn har også i inneværende år blitt partner i Intereg - prosjektet Foodbest som første Norske region. Foodbest se vedlegg 3. Vi har også signalisert til Stokstad at vi er interessert i å være med som partner i North Sea Seafood Route. Guldkorn samarbeider med de andre opplevelsesprosjektene i fylket. Sammen med Regionalparken Haldenkanalen har vi gått sammen om å ferdigstille en Mat app. Mat appen er et verktøy for bonden som kan legge ut produkter etter sesong, åpningstider, bestilling, betaling eller fakturering. Brukeren av tjenesten er mannen i gaten, serveringssteder og butikker får å få oversikt over utvalg, åpningstider, samlefaktura med mer. Appen er ikke en fylkes - app men en app som distribueres nasjonalt. Flere andre organisasjoner i Norge venter på å bli med på om støtten går i orden. Østfold vil være piloten og ha opphavsrett til appen. Vi venter på svar og er optimistiske! Guldkorn har oppnådd mye i året som har gått. Utsikten for videre arbeid er å forankre. synliggjøre viktigheten og de muligheter Østfold har, noe vi alle er stolte av! 2 Side171

172 N soknad om utviklin smidler Guldkom trenger å få strukturen og systemene i organisasjonen på plass. Spesielt den administrative. Et godt administrasjonsverktøy er grunnlaget for en nyopprettet organisasjon. Når kontorplassene er klare vil det være å sette sammen kontor med det utstyr som kreves for å gjøre hverdagen lett og best når det gjelder de statlige pålagte oppavene en organisasjon må følge. Det vil bli vurdert om det skal ansettes en medarbeider i en viss prosentbrøk for å ta den administrative delen til å arkivere, fakturere og kontroll på regnskap for å avlaste daglig leder i arbeidet. 50 % stilling som daglig leder er ikke tilstrekkelig til å klare alle oppgavene det er å administrere, organisere og gjennomfore aktivitetene Guldkorn. Med så stor egeninnsats fra styret, andelseiere og daglig leder tilsvarer samlet arbeid ca. to hele stillinger om ikke mer. I 2014 blir det derfor viktig å se på fylkets eierinteresse i Guldkorn er reell slik at Guldkorn til kan bli det verktøyet som kan bidra til at fylkets strategier i partnerskapet, nasjonale og Østfolds matstrategi. Altså et bindeledd mellom det offentlige og brukerne som er de som skal sette strategiene ut i praksis for å fremme omdørnme av Østfold. Her trenger partene å komme samme for å drate satsingen som en felles aktivitet for Østfold. En rnarkedsstrategi bør på plass sammen med en organisasjonsdesign, noe Guldkorn trolig vil søke Innovasjon Norge hjelp til. Østfold skal også gjennomføre Innovasjon Norges nye kokkekurs i lopet av året. Østfold vil skreddersy kurset slik at målet med å høyne kvaliteten på serveringssteder der folk og turister ferdig gjøres i tråd med å bli Norges sterkest region på mat og drikke. Spesielt gjelder dette å øke stolthet og bygge omdømme med maten som signal. Målet er også å få fiere serveringssteder inn på Visit Norways Foodprints, noe som er gratis men etter oppsatte regler for bruk av lokalmat og høy kvalitet på maten. Guldkorn har også sett på mulig samarbeid med Arena Magica. Mer mat fra fylket inn i kulturarrangement, street footl og nye kreative sjeler inn på kjøkkenet sammen med kokkene for å få skapt nye matopplevelser, nye former og snaker fra Østfold? Mat i reiselivet er vel ikke nytt. Det nye er at reiselivsstrategien som skal reorganiseres også bør inneholde klare mål med å få større matfokus i reiseopplevelsen. Samarbeid her bør føre til en synergi sv mersalg, verdiskapning og bedre omdømme av Østfold som matfylke! Det vil fortsatt påregnes at daglig leder har en dobbelfunksjon ved å være utleid av fylkesmannen i Østfold i 25 % samtidig som 25 % av matkontaktarbeidet inngår i Guldkorn, derav 50 % stilling. Fylkesmannen og Guldkom betaler 25 % av daglig leders lønn. Avtalen med Guldkom går ut juni 2014 for så å revurderes eller finne andre måter å opprettholde arbeidet på. Guldkorn laner for 2014 Oppgaver/aktivitet Belop Koordinering av Guldkorn 25 % Administrasjon % Oppfølging og tilrettelegging av nye aktiviteter Totalt Side172

173 Andre aktiviteter vi er med i og trenger bistand til er de tre nederste. Vi vil søke penger der det er mulig for å holde aktivitetsnivået oppe. Dette gjelder de resterende aktivitetene. Søknader må skrives, samtidig som vi må få godkjent søknadene: Sentrale BU midler hos LMD (omdømme og kompetanse) Sentrale reiselivsmidler IN Jeg fant, jeg fant Østfold) RKL midler (rekruttering og kompetansebygging) Organisasjonsdesign Kokkekurs IN Rotgrørmsaker med BAMA Foodbest?, Kompetansesenter på Kalnes rmnorth arkedsdesign Sea Seafood - INRoute Ønskede midler til aktiviteter 1 Guldkorn søker Regionalavdelingen i Østfold fylkeskommune om kr ,- til oppfølging og forankring i For Guldkom SA Ann Kristin Andreassen Daglig leder 4 Side173

174 Saksnr.: 2012/9692 Løpenr.: 15326/2014 Klassering: U03 Saksbehandler: Gry Rustad Pettersen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget /2014 Orientering om næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen Vedlegg 1 Handlingsplan 2014 (versjon 1.0) 2 Årsrapport 2013 for næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen Bakgrunn for saken Østfold fylkeskommune fikk i 2013 og 2014 en økt tildeling av statlige regionale utviklingsmidler for å møte de utfordringer som Mosseregionen opplever etter bortfall av arbeidsplasser. Fylkesutvalget har fordelt midlene for begge år (jevnfør sakene PS 38/2013 Støtte til kommunikasjonsplan for Prosjekt Rygge, PS 56/ 2013 Tildeling av omstillingsmidler til næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen og PS15/ 2014 Tilskudd for regional utvikling. Tildeling over statsbudsjettet for 2014, kap. 551, post 60). Denne saken skal gi en orientering om hva som er oppnådd i 2013 og hvilke planer som foreligger for inneværende år. Fakta I forbindelse med statsbudsjettet for 2013, ba Østfold fylkeskommune om at Mosseregionens utfordringer ble hensyntatt når rammen for regional utvikling skulle settes. Oppfordringen ble imøtekommet og av de regionale utviklingsmidlene fikk vi tilsagn om 3 millioner kroner til omstillingsarbeid. Vår oppfordring om å tilgodese vårt fylke med midler, ble også imøtekommet da statsbudsjettet for 2014 ble behandlet. Til sammen er det bevilget 6 millioner kroner i statlige regionale utviklingsmidler til Østfold fylkeskommune som følge av innspill om våre ekstraordinære utfordringer. Midlene er ikke øremerket, men er en skjønnsmessig tildeling. Generelle krav til midlene Det er en dreining i de generelle krav til midlene etter regjeringsskiftet For midlene bevilget for 2013 forutsatte Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) at midlene skal utløse regionalt potensiale for verdiskapning og styrke bosetting i områder med særlige utfordringer. Midlene skal brukes til å styrke verdiskapningen i næringsmiljøer og utvikle attraktive arbeidsplasser ved å fremme innovasjon, omstilling og nyetableringer. Midlene kan også bidra til å utvikle lokal infrastruktur, kompetanse og attraktive steder. Side174

175 Tiltakene kan påvirke valg av bosted og medvirke til entreprenørskap. Kvinner, unge og innvandrere er prioriterte grupper. Midlene kan ikke benyttes til ordinære driftsoppgaver eller lovpålagte oppgaver. Noe av dette er fortsatt gjeldende etter ny politikkutforming, mens det kan spores en tendens til at forventningene til bruk av virkemidlene dreies fra bosetting til næringsutvikling. I oppdragsbrevet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) framkommer det at det viktigste for å sikre vekstkraftige regioner, er et næringsliv som er i stand til å ta vare på og skape nye og lønnsomme arbeidsplasser. Regjeringen forutsetter at bedriftsrettede tiltak med det formål å utvikle arbeidsplasser og bidra til verdiskapning prioriteres. Innsatsen skal særlig spisses mot entreprenørskap og innovasjon og tiltak rettet mot næringsrettet kompetanse, næringsrettet infrastruktur og nærings- og innovasjonsmiljøer. Kvinner er fremdeles en prioritert gruppe, mens unge og innvandrere ikke nevnes i oppdragsbrevet. Midlene kan fortsatt ikke benyttes til ordinære driftsoppgaver eller lovpålagte oppgaver. Mål, organisering og finansiering Hovedmålsettingen for prosjektet er å legge til rette for at næringslivet i Mosseregionen generelt, og innenfor utvalgte næringsområder spesielt, får optimale forutsetninger som bidrar til økt konkurransekraft, knoppskyting, etablering av nye virksomheter og innovasjon. Prosjektet er avgrenset til å tilrettelegge for vekst og verdiskapning med hovedfokus på kunnskapsintensive og produserende næringer. Ordførerne i de fire kommunene er oppdragsgivere for prosjektet. Mosseregionenes Næringsutvikling AS (MNU) er prosjektansvarlig og leder styringskomiteen som består av representanter fra næringslivet og Regionrådet. MNU, Innovasjon Norge og fylkeskommunen er representert med hver sin observatør som har forslag- og talerett. Det er ansatt en prosjektleder i hel stilling som er ansvarlig for gjennomføring av tiltakene innenfor rammene som styringskomiteen setter. Det er i tillegg oppnevnt nettverksledere innfor de prioriterte innsatsområdene. Prosjektet deles inn i tre faser: Fase 1 (2013): oppstart Fase 2 ( ): iverksette tiltak Fase 3 ( ): gevinstrealisering For perioden er det budsjetter med følgende finansiering: Omstillingsmidler fra KMD via fylkeskommunen 9 millioner kroner Østfold fylkeskommunes partnerskapsfond 3 millioner kroner Kommunene i Mosseregionen 3 millioner kroner Innovasjon Norge 3 millioner kroner Årsrapport 2013 I 2013 var de prioriterte næringsområdene logistikk- og maritim sektor, leverandørindustrien til olje og gass, helse og omsorgssektoren og næringsmiddelindustrien. Det er etablert aktive 2 Side175

176 og levedyktige nettverk i de tre førstnevnte næringsområdene. Formålet med nettverkene er vekst og innovasjon. Målsetninger og strategi utarbeides av deltakende bedrifter i samhandling med prosjektleder. Det ble forsøkt å etablere en satsing innenfor næringsmiddelindustrien uten at dette har vært vellykket. I tillegg har det vært lagt ned arbeid med tanke på ny virksomhet på Rygge flyplass. Rygge beredskapssenter er lansert og har fått oppslutning i form av den tidligere justisministerens og forsvarsministerens innstilling om utredning. Dette er et pågående arbeid. Det er også gjort undersøkelser og henvendelser med tanke på annen flyplassrelatert virksomhet. I årsrapporten for 2013 framkommer det at gjennom prosjektet har det vært en utstrakt markedsføring av regionen med mål om nye etableringer. Dette har vært særlig vellykket innen for olje- og gassindustrien. Prosjektet har lagt vekt på å styrke kommunikasjon og samhandling mellom bedriftene i regionen og det offentlige, og mener å ha lykkes med dette. Det sies at selvbilde og positiviteten i Mosseregionen er betydelig hevet. Prosjektet har bidratt til etablering av nye arbeidsplasser (seks nye selskaper innenfor satsingsområdene har etablert seg i regionen) og bygget nettverk (over 100 partnerbedrifter, 1000 personer og 150 bedrifter som har deltatt på nettverksmøter). Prosjektet legger også til rette for videre vekst gjennom politiske påvirkningsprosesser som den for Rygge Beredskapssenter. Prosjektledelsen mener det er rom for mer samarbeid mellom FoUmiljøene og bedriftene. Handlingsplan 2014 I 2014 vil det overordnede målet for prosjektet være å utvide og styrke nettverkene, sikre økt synlighet og bistå med å belyse alle mulighetene ved Rygge flyplass. Det bygges videre på de tre etablerte nettverkene og arbeidet med flyplassrelatert virksomhet. Arbeidet med et nettverk innen næringsmiddelindustrien erstattes med et forsøk på å etablere et nettverk innenfor IKT. Nettverkene er åpne for interesserte bedrifter uansett geografisk lokalisering. Arbeidet i nettverkene kan eksemplifiseres ved at det skal jobbes med kartlegging av kompetanse, profilering og innsalg av regionen, etablering av salg mellom bedrifter (B2B), samling av Østfold, etablere kontakt med inkubatormiljø, felles stands på messer, arbeidsmøter, case-studier, etablere innovasjonsprosjekter, arrangere temamøter med mer. Fylkeskommunale forventninger Det er innvilget et tilsagn på inntil 3 millioner kroner til næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen (jfr. PS15/ 2014 Tilskudd for regional utvikling. Tildeling over statsbudsjettet for 2014, kap. 551, post 60). Selv om midlene ikke er øremerket omstilling, ligger de utenfor den objektive rammen og det kan forstås som en mindre grad av frihet i disponeringen av midlene. Fylkesrådmannens vurderer i saksframlegget at det viktigste argumentet for å beholde midlene slik de opprinnelig var tenkt, er utfordringene som må løses i regionen, kvaliteten på arbeidet som er gjort så langt og det gode samarbeidet som er opprettet med Innovasjon Norge, regionens kommuner og næringsliv. Størrelsen på tilsagnet opprettholdes, men prosjektet gis et større ansvar for å involvere bedrifter utenfor Mosseregionen i deres nettverk. Opprettholdelsen støtter opp under departementets vektlegging av behovet for langsiktighet i arbeid med omstilling. 3 Side176

177 Fylkesrådmannens vurdering Næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen er på mange måter et nybrottsarbeid, og det kan ikke forventes at resultatene kommer før senere i prosjektperioden. Dette er også en type arbeid hvor det er utfordrende å spore resultater tilbake til de enkelte tiltak. Fylkesrådmannen mener at prosjektet til tross for dette, evner å vise til god framdrift i prosjektperiodens første år. Nettverkene som er etablert, har aktive deltakere som gir inntrykk av et godt eierskap til problemstillingen og en positiv holdning til mulighetene. I tillegg er det etablert seks nye selskap innenfor de utvalgte næringsområdene. Det kan tyde på at valg av strategi der næringslivet leder og driver prosjektet på egne premisser, var riktig. Fylkesrådmannen har lagt et økt ansvar for å involvere aktører utenfor Mosseregionen til grunn for sin vurdering om å opprettholde tilsagnet på inntil 3 millioner kroner. Fylkesrådmannen har god tro på at Østfoldperspektivet vil bli ivaretatt av prosjektet, slik at bedrifter og næringsaktører i hele fylket kan dra nytte av den kompetansen og de nettverkene som bygges i prosjektet. Det er i tillegg ønske og mulighet for å arrangere en erfaringskonferanse i andre halvår av Denne vil være åpen for deltagere uavhengig av geografisk tilhørighet. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Fylkesutvalget tar årsrapport for 2013 og handlingsplan for 2014 for næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen til orientering. Sarpsborg, 17. mars 2014 Atle Haga fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør 4 Side177

178 HANDLINGSPLAN 2014 HANDLINGSPLAN FOR 2014 HANDLINGSPLANEN ER EN DEL AV MOSSEREGIONENS NÆRINGSUTVIKLINGS UTVIKLINGSPLAN FOR Næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionens Næringsutvikling AS har utarbeidet en utviklingsplan for næringslivet i regionen for perioden Handlingsplanen for 2014 er en detaljering av de aktivitetene som skal gjennomføres inneværende år. Hovedmålsettingen er å legge til rette for at næringslivet i Mosseregionen generelt, og innenfor utvalgte næringsområder spesielt, får optimale forutsetninger som bidrar til økt konkurransekraft, knoppskyting, etablering av nye virksomheter og innovasjon. I 2014 vil de overordnede målsetninger være å utvide og styrke nettverkene ytterligere, også for bedrifter utenfor regionen, økte nettverkenes synlighet samt bistå med å belyse alle mulighetene ved Rygge flyplass. Nettverkene er åpne for Interesserte bedrifter uansett geografisk lokalisering. Utarbeidet Revidert Versjon: 1.0 Side178

179 HANDLINGSPLAN FOR 2014 OPPSUMMERING Næringsutviklingsprosjektet i Mosseregionen Næringsutvikling (MNU) har utarbeidet en utviklingsplan for næringslivet i regionen for perioden Planen er laget med utgangspunkt i de fire kommunenes felles kommuneplaner og en strategisk utviklingsanalyse. Handlingsplanen for 2014 er en detaljering av de aktivitetene som skal gjennomføres inneværende år. Det er viktig for næringsutviklingsprosjektets måloppnåelse at bedriftsnettverkene er åpne for alle bedrifter som ønsker å arbeide for realisere egne og felles mål i nettverkene uansett geografisk lokalisering. OVERODNET MÅLSETNING FOR INNEVÆRENDE ÅR «I 2014 vil de overordnede målsetninger være å utvide og styrke nettverkene ytterligere, sikre økt synlighet og bistå med å belyse alle mulighetene ved Rygge flyplass.» Videre ønsker vi å fokusere på ytterligere markedsføringen av nettverkssamarbeidet, profileringsarbeidet og innsalget av Mosseregionen. Vi skal også etablere et IKT-nettverk etter samme mal som nettverket Viken Olje & Gass. VIKTIGISTE TILTAK I Arbeidet med etablering av Rygge Beredskapssenter (RBS) - Etablere et levedyktig IKT nettverk, etter mal fra Viken O&G - Spisse og styrke samarbeidet i samtlige nettverk, med interregional deltagelse - Synliggjøre regionen i media, på-messer og andre utvalgte møteplasser - Deltagelse i Arena prosjekt med Oslo Medtech Visjon Mosseregionen mest attraktiv ved Oslofjorden Hovedmålsetting Legge til rette for at næringslivet i Mosseregionen generelt, og innenfor utvalgte næringsområder spesielt, får optimale forutsetninger som bidrar til økt konkurransekraft, knoppskyting, etablering av nye virksomheter og innovasjon. Fem utvalgte næringsområder I perioden vil det bli satt fokus på fem næringsområder: Logistikk- og maritimsektor Leverandørindustrien til olje og gass Helse- og omsorgssektoren IKT Flyplassrelatert virksomhet Om MNU Selskapet skal være et kontaktorgan i næringsspørsmål og sikre en balansert og mangfoldig utvikling av regionens produserende og nyskapende næringsliv. MNU er eid av Moss Industri og Næringsforening, Sparebank1 Østfold Akershus, Moss Havn KF, Moss kommune, Rygge kommune, Råde kommune og Våler kommune. Mosseregionen Næringsutvikling Handlingsplan 2014 Ver. 0.9 Rev Side179

180 INNHOLDSFORTEGNELSE Utvalgte satsningsområder Handlingsplan for logistikk- og maritim sektor... 4 Handlingsplan for leverandørindustrien til olje og gass... 6 Handlingsplan for helse- og omsorgssektoren... 8 Handlingsplan for IKT Handlingsplan for flyplass relaterte aktiviteter Budsjett for Rapportering Kritiske suksessfaktorer Mosseregionen Næringsutvikling Handlingsplan 2014 Ver. 0.9 Rev Side180

181 UTVALGTE SATSNINGSOMRÅDER UTVALGTE SATSNINGSOMRÅDER Gjennom arbeidet med den strategiske utviklingsanalysen i 2012 ble tre næringer (logistikk- og maritimsektor, leverandørindustrien til olje og gass og helse- og omsorgssektoren) fremhevet som områder hvor regionen besitter særlige komparative fortrinn. I 2013 ble det besluttet å etablere et eget IKT-nettverk etter samme mal som nettverket Viken Olje & Gass. Flyplassrelatert virksomhet er også trukket frem av prosjektgruppen som et viktig satsningsområde. Flyplassrelatert virksomhet vil stå sentralt de kommende årene siden luftforsvarets aktiviteter på Rygge er besluttet nedlagt. Utover de åpenbare utfordringer dette medfører gir det også store muligheter for utvikling av annen privat eller offentlig flyplassrelatert virksomhet (for eksempel sivilt Beredskapssenter og politihøyskole) innenfor det arealet luftforsvaret i dag disponerer. ØVRIGE SATSINGSOMRÅDER Selv om MNU har valgt fem satsningsområder for perioden, innebærer ikke dette at spennende prosjekter og tiltak utenfor disse næringene ikke vil bli vurdert gjennomført. Spesielt gjelder dette prosjekter innenfor utviklingsprosjektets mandat om å tilrettelegge for vekst og verdiskaping med hovedfokus på kunnskapsintensive og produserende næringer. Aktuelle prosjekter og tiltak blir vurdert fortløpende. Mosseregionen Næringsutvikling Handlingsplan 2014 Ver. 0.9 Rev Side181