ÅRSMELDING 2010 HVALER KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSMELDING 2010 HVALER KOMMUNE

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 RÅDMANNENS INNLEDNING INNLEDNING PRESENTASJON AV REGNSKAPET VIRKSOMHETENES HOVEDRESULTATER FORKLARINGER STYRINGSVERKTØYET ÅRSHJULET FOR PLANLEGGING OG RAPPORTERING MÅL OG RESULTATER SENTRAL STAB SEKSJON FOR OPPLÆRING OG KULTUR Virksomhet: Asmaløy barnehage Virksomhet: Brekke barnehage Virksomhet: Hauge barnehage Virksomhet: Hvaler Oppvekst- og kultursenter Virksomhet: Floren skole Virksomhet: Åttekanten skole SEKSJON HELSE OG SOSIAL Virksomhet: Barn, unge og voksne Virksomhet: Barneverntjenesten Virksomhet: Lege og Fysioterapi Virksomhet: Omsorgstjenesten Virksomhet: Tiltak for funksjonshemmede Virksomhet: NAV Hvaler SEKSJON MILJØ OG TEKNIKK Virksomhet: Plan og miljø Virksomhet: Kommunal teknikk Virksomhet: Havn sidenr. 2

3 1 RÅDMANNENS INNLEDNING 1.1 INNLEDNING Rådmannen ønsker at kommunen skal være åpen og gjennomsiktig. Vi skal la alle komme til uttrykk, og informasjon skal ikke siles gjennom filtere av ledere eller andre. Derfor har denne årsmeldingen også flere forfattere, herunder alle virksomhetsledere som skriver sine respektive deler. Med fordeler og ulemper setter dette sitt preg på dokumentet. Økonomien Året 2010 har vært preget av de samme hovedutfordringene som i de nærmeste årene før. Det vil primært si utfordringen med å unngå regnskapsmessig underskudd. Vi lyktes heldigvis med det. For kommunekassen samlet sett har vi likevel ikke kommet nærmere å innfri de målsettingene som ble fastsatt i forbindelse med AGENDA-rapportene høsten 2007 (10 mill kroner forbedret driftsresultat på årsbasis, sammenlignet med regnskap 2006). Vi har heller ikke kommet nærmere å kunne finansiere det behovet som finnes for økte driftsutgifter og nye investeringer til plasser i sykehjem og tiltak for funksjonshemmede (om lag 20 mill kroner som årsvirkning). Kommunens regnskapsmessige overskudd, om lag 8,3 mill kroner, bør etter rådmannens mening i det alt vesentlige avsettes til fond. Begrunnelsen for at overskuddet bør avsettes til fond, har sammenheng med grunnene til at overskuddet oppsto. Dette fremgår av nedenforstående avsnitt om regnskapsresultater. Kommunens avsetninger er foreløpig alt for små i forhold til det vi trenger som permanent støtpute for å møte negative resultater i regnskapet. Inntil vi har en tilstrekkelig slik støtpute, bør vi begrense oss til å bruke av disposisjonsfondet (overskuddet) til rene nødstilfeller. Budsjettsituasjonen ved inngangen til 2011 er etter rådmannens mening et slikt nødstilfelle, og formannskapet har derfor, etter forslag fra rådmannen, gått inn for å bruke 2,5 mill kroner av overskuddet fra 2010, til styrking av budsjettet for Ved utarbeidelsen av forslag til budsjett og økonomiplan for , herunder i kommunestyrets vedtak i møte , var det betydelig usikkerhet om de økonomiske rammene, og budsjettbehovene i særlig seksjon opplæring og kultur. Dette hadde blant annet sammenheng med omlegginger i statens finansieringssystem, virkningene av ny privat barnehage, og veksten i behovet for spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder, og veksten i behovet for spesialundervisning i skolene. Samtidig som kommunestyret i møte vedtok budsjettet og økonomiplanen, vedtok kommunestyret også at budsjettet og økonomiplanen skulle revideres så raskt som mulig, slik at vi kunne forebygge eventuelle regnskapsmessige underskudd. Rådmannen ser det som svært gledelig at vi også i 2010 fikk et godt økonomisk resultat, men vil samtidig understreke at de store økonomiske utfordringene i økonomiplanperioden ikke blir vesentlig mindre av den grunn. Opprinnelig forslag til økonomiplan for , viste at vi fra og med 2012 var avhengig av å bruke oppsparte midler for å holde driften i gang. Gjennomførte revidering av budsjettet for 2011 viser som nevnt over at vi allerede i år må bruke oppsparte midler for å finansiere driften. Økonomiplanen viser at vi i resterende del økonomiplanperioden ( ) forventer et sterkt økende misforhold mellom driftsinntekter og driftsutgifter, slik at vi blir mer avhengig av oppsparte midler. I 2013 vil kommunens oppsparte midler være brukt opp, med de forutsetninger som nå ligger til grunn. Tjenesteytingen lovpålagte krav utviklingsarbeid Konsekvensen av kommunens økonomiske situasjon, og det fokuset som vi har hatt de siste årene, er redusert tjenesteyting, både i mengde og kvalitet på mange tjenesteområder. Vi har økende usikkerhet om tjenesteytingen holder de krav som overordnede myndigheter har satt til lovpålagte tjenester. Dette gjelder direkte tjenesteyting til brukere, men kanskje særlig oppgaver i forbindelse med beredskap, HMS (helse, miljø og sikkerhet), internkontroll og forebyggende arbeid. Rådmannen har i rapporter, budsjett og økonomiplan vært tydelig på at kommunens økonomiske situasjon innebærer at alle må være inneforstått med at vi vil få flere avvik fra interne standarder og som følge av eksterne tilsyn. I tillegg må vi regne med at det i større grad enn tidligere vil bli fremsatt klager fra søkere/mottagere av tjenester, som også blir gitt medhold. Dette siste gjelder spesielt i forhold til opplæringsloven, lov om sosiale tjenester og kommunehelseloven. På den annen side har vi i 2010 også kunnet levere flere og bedre enkelttjenester på mange områder. Eksempler finnes i samtlige områder av kommunens virksomhet. Flere av disse forbedringene har utgangspunkt i bruk av informasjonsteknologi, men fremfor alt skyldes likevel disse forbedringene en ekstraordinær innsats fra mange svært arbeidsomme og kompetente ansatte. Hvaler kommune synes å være bedrestillet enn mange andre kommuner, i sidenr. 3

4 forhold til å kunne rekruttere og beholde dyktige medarbeidere. Eksemplene på positiv tjenesteutvikling henger ofte sammen med godt utviklings- og forbedringsarbeid som drives kvalifisert og entusiastisk i den enkelte virksomhet og i samarbeid med andre virksomheter, i og utenfor kommunen. Hvis vi i denne innledningen skal driste oss til trekke frem noen eksempler på markerte positive hendelser, så vil rådmannen i uprioritert rekkefølge vise til: arbeidet med mottak og integrering av flyktninger arbeidet kommuneplanen ferdigstillelsen av fiberoptisk kabel felles servicetorg og sentralbord med Fredrikstad kommune innføring av elektronisk arkiv nye elektroniske hjemmesider for kommunen og mange av virksomhetene omorganiseringene i seksjon miljø og teknikk etableringen av Hvaler oppvekst- og kultursenter etableringen av Skjærgårdens hus oppstarten av arbeidet med kommunen planstrategi i henhold til bestemmelsene i plan- og bygningsloven etableringen av prosjektarbeidsmetodikk som systematisk arbeidsmetode i hele kommunen oppstarten av arbeidet med tilrettelagte boliger på Sandbakken på Kirkeøy innkjøpet av velegnet tomt til tiltak for funksjonshemmede redusert totalt sykefravær fra 10,3 % i 2009 til 8,1 % i Rådmannen understreker at vi ikke er helt i mål med alle disse nevnte positive hendelsene. For eksempel gjenstår fortsatt mye arbeid før samarbeidet med Fredrikstad kommune om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv fungerer etter intensjonene, og vi er fortsatt ikke fornøyd med reduksjonen i sykefraværet. Alle spør om vi gjør tingene riktig ingen spør om vi gjør de riktige tingene Rådmannen mener at rettighetslovgivningen og raskt voksende statlige tilsyn, har bidratt sakte, men sikkert til å endre kommunenes fokus. Det samme gjør også medienes omtale og dekning av kommunene. Statens styring av kommunene og kommunenes styring av seg selv blir i økende grad basert på strenge systemer og utallige regler. Regelverket for offentlig virksomhet er så omfattende at det i praksis antakelig er umulig ikke å bryte noen regler. I kjølvannet av dette synes rådmannen å se at kommunene blir stadig mer fokusert på å gjøre tingene riktig, i en blanding av frykt for å gjøre feil, og lengsel etter belønning for å ha gjort alt rett. Det oppleves som et stort dilemma for mange ansatte, herunder rådmannen, at vi som følge av dette taper kraft og mot til å gå løse på store oppgaver og muligheter som ligger rett rundt oss, og som ville kunne fått stor betydning for Hvalersamfunnets fastboende og besøkende. Dette vil rådmannen gjerne komme tilbake til ved en passende anledning. Regnskapsresultater: Hvaler kommunes driftsregnskapet ble gjort opp i med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,99 og investeringsregnskapet ble gjort opp med et resultat på kr. 0,-. For øvrig viser regnskapet gunstige nøkkeltall med et positivt brutto driftsresultat (sum driftsinntekter sum driftsutgifter) på ca 21,7 mill kroner og et positivt netto driftsresultat (sum driftsinntekter sum driftsutgifter resultat finanstransaksjoner) på ca 21,1 mill kroner. Netto driftsresultat utgjør ca 7,0 prosent av sum driftsinntekter og er godt innen anbefalt nivå. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Mens selve driftsresultatet er netto driftsresultat korrigert for interne finanstransaksjoner, som bruk og avsetninger til fond, bruk eller dekning av tidligere års mer/mindreforbruk og ev overføring til investeringsregnskapet. Driftsresultatene for seksjonene og staben fordeler seg på et merforbruk på ca 0,8 mill kroner for seksjon Opplæring og kultur, et mindreforbruk på ca 0,7 mill kroner for seksjon Helse og sosial, et merforbruk på ca 1,3 mill kroner for seksjon Miljø og teknikk og Sentral stab fikk et merforbruk på 0,5 mill kroner. Kommunens driftsresultat kan ved første øyekast se veldig godt ut, men det er viktig å påpeke at overskuddet i stor grad skyldes økte inntekter som man ikke kan påregne fremover. Det tenkes da spesielt på gunstige pensjonsføringer som forbedret resultatet med ca 4,3 mill kroner og økte skatteinntekter som ble ca 7,5 mill bedre enn forventet. sidenr. 4

5 Disse svingningene i inntektene tilsier at man bør sette av en større buffer for å kunne håndtere svikt i inntektsnivået også. Hovedårsakene til resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak følgende forhold: Positive premieavvik medførte pensjonsføringer som forbedret driftsresultat ca 4,3 mill kroner. Merinntekt på skatt med 7,5 mill kroner. Mindreinntekt på rammetilskudd på 3,3 mill kroner. Mindreutgift på renter og avdrag med ca 1,2 mill kroner. Merinntekt på kapitalinntekter på 1,4 mill kroner. Merforbruk hos seksjonene med ca 1,9 mill kroner. Årets resultat ble en del bedre enn hva som ble indikert i tertialrapporten pr Der ble det antydet et resultat i balanse på driftsregnskapet, og at seksjon Opplæring og kultur antakelig ville få et lite merforbruk. Det vises til mer utfyllende forklaringer i presentasjon av regnskapets i kap. 1.2, samt til forklaringer innenfor hver virksomhet. sidenr. 5

6 1.2 PRESENTASJON AV REGNSKAPET De kommunale forskrifter baserer seg på anordningsprinsippet. Dette tilsier at regnskap skal belastes og godskrives med utgifter og inntekter det året disse oppstår og ikke det året de betales. For detaljer vises det til avlagte regnskap med tilhørende note opplysninger. Regnskapet behandles parallelt med årsmeldingen. Det kommunale regnskapet er 3 delt med: Driftsregnskap I driftsregnskapet føres kommunens driftsutgifter og driftsinntekter, herunder renter og avdrag for vanlige lån som en har gjennom året. Investeringsregnskap I investeringsregnskapet føres alle utgifter og inntekter som vedrører nybygg og faste investeringer, samt avdrag på videreformidlingslån og Startlån, alle beløp over ca. kr ,-. Balanseregnskap I balanseregnskapet skal status for kommunens eiendeler, gjeld og bokført egenkapital fremkomme. Driftsregnskapet Tabell 1 Hovedoversikt driftsregnskapet tall i hele kroner Økonomiske oversikt Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2008 Driftsinntekter regulert Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter 1) Overføringer med krav til motytelse 2) Rammetilskudd 3) Andre statlige overføringer 4) Andre overføringer 5) Skatt på inntekt og formue 6) Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter 7) Sosiale utgifter 8) Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 9) Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 10) Overføringer 11) Avskrivninger 12) Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak 13) Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdragsutgifter Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger 12) sidenr. 6

7 Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond 17) Bruk av bundne fond 14) Bruk av likviditetsreserve Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Avsetninger til disposisjonsfond 15) Avsetninger til bundne fond 16) Avsetninger til likviditetsreserven Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk ) Avviket skyldes i sin helhet større tilknytingsinntekter enn budsjettert. 2) De store avvikene på Overføringer med krav til motytelse og Kjøp av varer som inngår i tj.produksjon kan delvis ses i sammenheng da noe av dette går mot hverandre. Man har ikke budsjett regulert flyktningeområdet etter hvert som både utgift- og inntektssiden har økt, derfor blir det avvik på begge sider. Det er også mottatt 7,5 mill kroner fra fylkeskommunen til RUP-midler som Hvaler kommune fører regnskap for, mens som det ikke er budsjettregulert for. For øvrig skyldes avviket ulik budsjett- og regnskapsmessig behandling av momskompensasjon fra driften. 3) Rammetilskudd ble ca 3,3 mill lavere enn antatt hovedsakelig som mindre inntektsutjevning grunnet sterk skatteutvikling. 4) Avviket på andre statlige overføringer skyldes merinntekter på øremerkede midler hovedsakelig innen barnehage, helse og sosial flyktninger og nasjonalpark, disse er igjen avsatt til fond og forklarer avviket der også. 5) Avviket på andre overføringer skyldes bidrag fra Sarpsborg og Fredrikstad til RUP-midler som Hvaler fører regnskap for, men som det ikke er budsjettregulert for. 6) Avviket på skatteinntektene er forklart i kap 1.1 tidligere i årsmeldingen. 7) Avviket på lønn skyldes mindre ekstrahjelp innen barnevern enn budsjettert. 8) Avviket på sosiale utgifter skyldes store positive premieavvik på pensjon som reduserer årets pensjonskostnader. 9) Avviket på kjøp av varer og tjenester gjelder hovedsakelig forskjelligbudsjett- og regnskapsmessig behandling ved fordeling av renholds- og vaktmestertjenesten og må ses i sammenheng med avviket på fordelte utgifter. Utgiftene til ny privat barnehageaktør var det ikke budsjettmessig tatt hensyn til. I tillegg vises det til fotnote 3 over. 10) Avviket på kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon skyldes hovedsakelig kjøp av vikartjenester innen pleie- og omsorg og mer kjøp av tjenester innen renovasjon enn budsjettert. 11) Avviket innen overføringer skyldes bl.a momskompensasjonsordning og at man ikke har budsjettert med momsandel av hvert innkjøp som er foretatt i kommunen. Noe skyldes også overføringer av RUP-midler som Hvaler fører regnskap for. 12) Avskrivninger har ingen resultatvirkning de har lik kostnads- og inntektspost. 13) Avviket innen renteinntekter skyldes i hovedsak en bedring i likviditeten som følge av økte inntekter og bedre avkastning på våre verdipapirer. 14) Avviket på bruk av bundne fond gjelder innen vann og avløp der økte tilknytningsgebyr reduserte behovet for bruk av fondsmidler. 15) Avviket på avsetning til disposisjonsfond gjelder transaksjoner for Næringsplan Nedre Glomma som Hvaler kommune fører regnskap for, det var stor del av overføring på 7,5 mill kroner fra fylkeskommunen som ikke ble benyttet i ) Avviket på avsetninger til bundne fond skyldes primært flytting av fondsmidler som gjelder Næringsplan Nedre Glomma fra disposisjonsfond til bundne fond, og delvis at man ikke har vært flink nok til å regulere budsjettet etter hvert som tilsagnene om støtte er mottatt. Mye av inntektene vil bli benyttet senere regnskapsår og måtte dermed fondsavsettes. Dette gjelder spesielt innen flyktningeområdet, skjærgårdens hus og selvkostområdene. 17) Avviket på bruk av disposisjonsfond skyldes flytting av midlene som gjelder Næringsplan for Nedre Glomma fra fondsgruppen disposisjonsfond til gruppen bundne fond. Tabell 1 viser at kommunens driftsregnskap i 2010 er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på ,99 kroner. Flere av komponentene til det gode driftsresultatet for 2010 skyldes forhold man ikke kan påregne seg fremover og som i varierende grad kan forutses på forhånd. Dette gjelder i hovedsak premieavvik som må regnskapsføres etter gitte retningslinjer etter en aktuarberegning som kommer kommunen i hende i januar måned etter regnskapsåret. Det er viktig å være klar over at premieavvik som inntektsføres et år må kostnadsføres de påfølgende 15 år. Dette gjør at resultateffekten av premieavviket over tid vil være lik null. Skatteinntektene til kommunene er også til en viss grad vanskelig å forutse på forhånd. Hvaler kommune startet i januar 2010 med et skatteinntektsnivå som lå på 82,3 % av landsgjennomsnittet, mens det gradvis økte i løpet av året og endte samlet sett 96,6 % av landsgjennomsnittet. Det var i hovedsak skatteinngangen fra november med en merinntekt på ca 5 mill som gå den store merinntekten på skatteinntektene. sidenr. 7

8 Tabell 2 Kommunens totale driftsinntekter, netto driftsresultat i perioden i kroner og netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. tall i hele tusen Sum driftsinntekter Netto driftsresultat % - andel -5,5 5,0 6,0 8,5-2,1-1,2 6,6 7,0 Av tabell 1 og 2 fremgår det at netto driftsresultat ble på ca 21,1 mill. kroner i 2010 eller 7,0 % av sum driftsinntekter. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Netto driftsresultat er overskudd, evt. underskudd, som er knyttet til driften av kommunen, og er dermed et uttrykk for handlefriheten i økonomien. For Hvaler ble denne handlefriheten styrket i 2004, 2005 og 2006 da man lyktes å avsette midler fra driften i kommunen. Denne handlefriheten ble svekket betraktelig i 2007 og ikke fullt så mye i 2008, mens 2009 og 2010 medførte en styrking av handlefriheten igjen. Fylkesmannen har angitt at netto driftsresultat bør utgjøre ca. 3 % av sum driftsinntekter for å kunne opprettholde en sunn driftsøkonomi og for å ha økonomiske reserver i tilfelle sviktende inntekter, og/eller uforutsette utgifter. Hvaler kommune ligger dermed godt innen det anbefalte nivået for å kunne opprettholde en sunn kommuneøkonomi. Investeringsregnskapet Tabell 3 Hovedoversikt investeringsregnskap tall i hele kroner Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2009 Inntekter Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overføringer med krav til motytelse Statlige overføringer 1) Andre overføringer Renteinntekter, utbytte og eieruttak Sum inntekter Utgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 2) Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer 3) Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg Fordelte utgifter Sum utgifter Finanstransaksjoner Avdrag videreformidlingslån Husbanken 4) Utlån, videreformidlingslån Husbanken 5) Kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års udekket Avsetninger til ubundne investeringsfond Avsetninger til bundne fond sidenr. 8

9 Avsetninger til likviditetsreserve Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Dekket slik: Bruk av lån 2) Mottatte avdrag på utlån 4) Salg av aksjer og andeler Bruk av tidligere års udisponert Overføringer fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne investeringsfond 6) Bruk av likviditetsreserve Sum Finansiering Udekket/Udisponert ) Avviket gjelder statstilskudd for flyktningeboligene. 2) Avviket skyldes at en del investeringstiltak ikke igangsatt slik som forutsatt, dermed vil også låneopptaket vise tilsvarende avvik. 3) Avviket skyldes at man ikke detaljbudsjetter mva-andel, men har budsjettmidlene innbakt i de ulike ugiftstypene. 4) Avviket skyldes at man ikke har budsjettert avdrag på utlån da disse dekkes av mottatte avdrag fra utlånene og netto ikke belaster regnskapet. 5) Avviket skyldes at man ikke har budsjettert disse utlånene da disse varierer fra år til år. Man budsjetterer opp lånerammen for slike utlån de årene det er nødvendig. 6) Avviket ble budsjettert i 2009, men først benyttet i Som tabellen viser ble det totalt investert for ca 46,4 mill kroner i Hovedtyngden av investeringene gjaldt bl.a. utbygging av fiberoptiske kabel til Hvaler, brannsikring av sykehjemmet, kjøp av flyktningeboliger, kjøp og rehabilitering av boliger for vanskeligstilte ved Sandbakken, rehabilitering av Steinhuset, kjøp av tomt ved Østerhaug for boliger med funksjonshemming, omlegging av renovasjonsordning, rehabilitering av flere bryggeanlegg og mindre vann- og avløpsutbedringer. Balanseregnskapet Tabell 4 Balanseregnskap pr tall i hele tusen. EIENDELER Omløpsmidler Kasse/ bank /post Kortsiktige fordringer Premieavvik Sum omløpsmidler Anleggsmidler Aksjer og andeler Pensjonsmidler Langsiktige utlån Utstyr og maskiner Fast eiendom og anlegg Sum anleggsmidler SUM EIENDELER sidenr. 9

10 GJELD / EGENKAPITAL Gjeld Kortsiktig gjeld Premieavvik Pensjonsforpliktelse 1) Langsiktig gjeld Sum gjeld Egenkapital Fond Akkumulert mer/mindreforbruk drift Akkumulert mer/mindreforbruk investering Annen egenkapital Sum egenkapital SUM GJELD / EGENKAPITAL ) Andelen av langsiktig gjeld er høy når man sammenligner seg med grupper av andre kommuner, enten kommunegruppe 1, Østfold eller landet. Dette forklares med at det er få kommuner som har bygd opp sitt vann- og avløpsnett på så kort tid som Hvaler og som har så stor andel gjeld innen selvkostområdene. Siden forutsetningene er så forskjellige fra kommune til kommune, er det heller ikke utarbeidet noen styrende normtall for hvor mye lån en kommune kan ta opp. Hvaler ligger høyt på nøkkeltallene langsiktig gjeld i % av brutto driftsinntekter og netto lånegjeld i kr pr innbygger, men vi er også høyt oppe i statistikken over kommunale avgifter som jo også skal betjene mye av gjelden. 1.3 VIRKSOMHETENES HOVEDRESULTATER FORKLARINGER Fra regnskapsåret 2006 fikk man en ny organisering av Hvaler kommune med færre hovedenheter seksjoner, og flere driftsenheter virksomheter. I en slik desentral organisasjonsmodell har den enkelte virksomhetsleder stor myndighet til å disponere ressurser knyttet til det tjenestetilbudet vedkommende har ansvaret for. Samtidig stilles det større krav til det ansvaret som ligger i disponering av ressursene innenfor de gitt rammene. For at den enkelte virksomhet skal ha mulighet til å planlegge disponeringen av knappe økonomiske ressurser over en lengre periode enn ett år, vil et eventuelt overskudd i forhold til vedtatte netto utgiftsrammer bli overført til neste (eller senere) års drift. Tilsvarende vil det bli stilt krav om at et merforbruk ett år må dekkes inn året etter, eventuelt etter vurdering fra seksjonssjef kan det vedtas en inndekning over en periode på inntil 3 år. Under vises resultatene for hver virksomhet i 2010 med hovedforklaringer til resultatet. I tillegg vises samlet videreført resultat fra 2008 til 2010 helt til høyre. Det gjøres oppmerksom på at videreførte resultater kan avvike noe fra virksomhetenes driftsresultateter fordi reglene om videreføring av overskudd har noen forutsetninger om at man ikke alltid kan få med seg hele resultatet. Sentral stab Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Underbudsjettering av lærlingekostnadene. Merutgifter på overformynderiet. Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Asmaløy barnehage Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Statstilskudd vurdert for høyt. Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Brekke barnehage Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. sidenr. 10

11 Hauge barnehage Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Hvaler oppvekst- og kultursenter (HOK) Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Floren skole Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Større lønnsutvikling enn budsjettert. Økt behov for spesialundervisning Virksomheten fikk flere barn med spesielle behov og fikk styrket budsjettrammen med kroner i tertialrapporten. Åttekanten skole Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Mer refusjon fra salgselever enn planlagt. Virksomheten antydet et merforbruk på rundt kroner i tertialrapporten og fikk økt budsjettrammen med samme sum. Barn, unge og voksne Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Barnevern Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten meldte i siste tertialrapport om et forventet merforbruk på 0,4 mill kroner hvis skjønnsmidlene uteble. Merutgifter ved flere feriegjester ble ca 0,4 mill kroner. Høyt sykefravær medførte utstrakt bruk av vikarinnleie og overtid. Lege og fysioterapi Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Mindreutgifter på miljørettet helsevern og legevakten. Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Omsorgstjenesten Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten fikk styrket budsjettrammen med kroner i siste tertialrapport for å styrke nattjenesten for hjemmesykepleien. Tiltakt for funksjonshemmede Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Ny ressurskrevende bruker kom ikke som planlagt. Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. sidenr. 11

12 NAV Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Sterk vekst i utgiftene innen sosialhjelp og ettervern rus. Virksomheten fikk tilført kroner fra egen seksjon i siste tertialrapport for å dekke opp den veksten i sosialhjelpsutgiftene man fikk som en følge av finanskrisen tidligere i Plan og miljø Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: For lavt kalkulerte gebyrer innen byggesak medførte mindreinntekt. Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Kommunal teknikk Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. Havn Regnskap Budsjett Avvik i kr Samlet videreført resultat Netto ramme Forklaringer: Regnskapet viser havns reelle gjeldsbelastning og ikke som tidligere hva man kan betjene. Virksomheten meldte ikke om noe avvik i tertialrapporten. sidenr. 12

13 2 STYRINGSVERKTØYET 2.1 ÅRSHJULET FOR PLANLEGGING OG RAPPORTERING Forklaring: Aktiviteter innenfor sirkelen er politisk behandling. Aktiviteter utenfor sirkelen er administrativ behandling Januar KOSTRA - rapportering frister 15/1 og 15/2 Gjennomf ø ring av medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser ø annethvert å r. Ø k.plan/ å rsbudsjett Utvalgene og FS fastsetter mål og rammer for virksomhetene og staben. Ø k.plan/ å rsbudsjett KS fastsetter mål l og rammer for seksjonene og staben Regnskap avlegges Innen 15. februar Å rsmelding, r å dmannens forslag avlegges innen 31. mars Ø k.plan / å rsbudsjett R å dmannens endelige forslag Oktober Ø k.plan / å rsbudsjett Seksjonenes endelige forslag 2. tertialrapport pr HMS tiltak og godkjenning i AMU Medarbeidersamtaler - og forhandlinger ansatte Ø k.plan/ å rsbudsjett Innstilling fra FS, behandling i utvalgene, AMU og Eldrerådett 2. tertialrapport pr med evt.korrektive tiltak (budsjettjustering) Å rshjul for planlegging og rapportering i Hvaler kommune Ø k.plan/ å rsbudsjett Kommunestyrets budsjettrundskriv 1. tertialrapport pr med evt.korrektive tiltak (budsjettjustering) Å rsmelding og regnskap foregående å r Dialogmøter Seksjonene/virksomhetene gjennomfører April 1. tertialrapport pr. 30. april HMS vernerunder og arbeidsmiljøsamtaler Ø k.plan/ å rsbudsjett R å dmannens utkast til budsjettrundskriv dr ø ftes i administrativ ledergruppe (ALG) Ledersamtaler og forhandlinger / avtaler med ledere Ø k.plan / å rsbudsjett Seksjoner, stab og virksomheter starter sitt plan - og budsjettarbeid Juli Kommunestyret gjorde i møte , sak 52/05, vedtak om årshjul for Hvaler kommune. Årshjulet gir en oversikt over det årlige sykliske arbeidet med rapportering, planlegging og budsjettering. Årshjulet representerer på denne måten en viktig beskrivelse av kommunens styringssystem. Alle de repeterende aktiviteter og prosesser som er knyttet til årlig planlegging og rapportering, bruker- og medarbeiderundersøkelser, dialogmøter, medarbeidersamtaler og - forhandlinger er nå beskrevet i et årshjul. Behovet for øket bevissthet om hvordan vi styrer en kommune er stort. Vi styrer ikke kommunen gjennom enkeltvedtak, men gjennom systematisk og konsistent arbeid med alle de aktivitetene som ligger i årshjulet. I tillegg til det som er nevnt i årshjulet er kommuneplanen, samfunnsdelen og arealdelen, det viktigste verktøyet for styring. Denne planen må også inneholde en visjon og noen verdier som kan virke normgivende for vår styring av Hvaler kommune. De aktiviteter som utføres av administrasjonen er beskrevet på utsiden av sirkelen, og de aktiviteter som er knyttet til politisk behandling er plassert inne i sirkelen. I innledningen i kapittel 1.1 er det gitt kommentarer til at vi med de økonomiske utfordringene som finnes ikke har kapasitet til å utføre alle deler av årshjulet med tilfredsstillende kvalitet og tempo. sidenr. 13

14 3 MÅL OG RESULTATER 3.1 SENTRAL STAB Stabssjef: Grethe B. Hansen Nøkkeltall Antall ansatte Antall årsverk (adm.) 11,2 10,8 9,7 Antall ansatte I 2010 har det skjedd flere endringer i sentral stab. Det er opprettet stilling som prosjektleder og det har vært flere utskiftninger av personalet i eksisterende stillinger. bl.a er politisk sekretariat styrket som en følge av bl.a behovet for møtesekretærfunksjon i ulike møter. Kjerneoppgavene i sentral stab er: Politisk sekretariat Kommunearkiv - post/arkiv Webredaksjon Servicetorgtjenester Interne ledelses- og støtteprosesser, samt overordnet utvikling og kvalitetssikring av kommunens tjenester Administrasjon for lærlinger Stabens ansvarsområde er i hovedsak knyttet til å ha en støttende og veiledende funksjon overfor seksjoner og virksomheter og inn mot politisk virksomhet. Staben har hatt ansvar for flere utviklingsprosjekter som medførte endringer i bemanning i Deriblant felles servicetorg og elektronisk arkiv med Fredrikstad kommune. Brukere Servicetorg og arkiv 2010 var året hvor Hvaler og Fredrikstad kommune fikk felles servicetorg. Hvaler kjøper denne tjenesten fra Fredrikstad kommune. Det vil si at det til enhver tid er to ansatte som bemanner servicetorget fysisk på rådhuset på Skjærhalden, mens mange flere bemanner det felles servicetorg og telefonene som ringes til Hvaler fra Fredrikstad. I 2010 innførte vi fullelektronisk arkiv i Hvaler kommune. Arkivtjenesten kjøpes som en tjeneste fra Fredrikstad kommune. Nettsider I 2010 fikk Hvaler kommune nye nettsider. De viktigste endringer for publikum er at kommunens tjenester er beskrevet bedre, det er kommet nye elektroniske skjemaer, barnehager og skoler har fått egne sider og at nettstedet har fått et nåtidig design. Internt i kommunen blir siden vedlikeholdt av ni redaktører som er ansvarlig for deres fagområder. Besøket på siden er stabilt og de mest populære områder er Ledige stillinger Kart og arealplaner Politikk Postlister Tjenester Politisk sekretariat Organ: møter saker møter saker møter saker Kommunestyret Formannskapet Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personrettede tjenester Administrasjonsutvalget Eldrerådet Arbeidsmiljøutvalget Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Interpellasjoner og spørsmål er ikke tatt med i antall saker. Tabellen viser noe nedgang i antall saker fra 2008 til 2009, men med en jevn økning igjen i Kjønnsbalanse i styrer råd og utvalg Politiske styrer, råd og utvalg 2009 % 2010 % M K M K Kommunestyret Formannskapet Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personrettede tjenester Eldrerådet Kontrollutvalget Klageutvalget Utvidet klageutvalg Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne sidenr. 14

15 Næringsutvikling Stillingen som næringssjef har i 2010 vært fordelt på følgende oppgaver og omfatter: Drift og utvikling av Nasjonalparksenter: 44 % Prosjektleder og deltakelse i Interregprosjektet Kosterhavet Ytre Hvaler, Vår felles arv : 30 % Kommunalt næringsarbeide: 26 % Deltakelse i kommunale prosesser, kurs og møteaktiviteter, herunder rådmannens ledergruppe RÅLE, fagadministrative- og politiske møter, regnskap og rapportering. Samarbeid med Næringsforum og enkeltbedrifter. Ivaretatt kommunens samarbeid med Opplev Fredrikstad OFAS, herunder avtale og drift av lokalt turistkontor i samarbeid med Skjærhalden gjestehavn og nasjonalparksenteret. Det nye skuespillet Kong Neptun på Lilleputtsenteret ble en vellykket og godt besøkt attraksjon. Deltakelse i Grensekomiteens arbeid med grensehindre, herunder problematikken med båttransport over grensa. Arbeid med avtale og etablering av Skjærgårdens hus, herunder finansiering av ombyggings- og etableringskostnader samt samhandling/sikring av fremtidige leietakere. Sluttført utbyggingssaken vedr. Lilleputtsenter etableringskostnadene er i sin helhet eksternt finansiert ved øremerkede tilskudd fra MD, DN sentermidler og interregprosjektet. Nasjonalparksenter Besøk: 7700 besøkende på selve senteret betydelig større besøk/aktivitet på Lilleputtsenteret (krabbefiske, akvarier og infosted). I sommerhalvåret har nasjonalparksenteret tatt imot og informert 79 turbussgrupper fra store deler av Østlandet samt 9 skole/barnehagegrupper og 39 grupper fra ulike foreninger, bedrifter og organisasjoner. Utenlandsbesøkende har vist en økende tendens, særlig på ettersommeren tidlig høst. I tillegg er det gjennomført 6 guidede turer i senterets regi. Andre arrangementer: Barn og foreldreaktivitet: Undring i fjæra strandekskursjon med påfølgende artsbestemmelse på senteret, er gjennomført av sommervikarer 5 ganger. Gründercamp i idrettshallen heldagsopplegg med tema nasjonalparkene KH-YH, for 200 skoleelever fra Sverige og Norge i samarbeid med ungdomsskolen, interregprosjektet og ungt entreprenørskap. Markering av nasjonalparkenes dag foredrag om korallene v/forsker fra Tjærnø marinbiologiske stasjon. Markering av biomangfoldåret 26.09, med fokus på sommerfugl foredrag v/forsker fra UIO. Stand/informasjon på Østfoldkonferansen og landsmøte for frimerkesamlere Frefil, med spesialtema nasjonalparken. Arrangert landssamling for norske autoriserte nasjonalparksenteret. Flere av aktivitetene er gjennomført og samfinansiert med interregprosjektet. Direktoratet for naturforvaltning (DN) innvilget grunntilskudd til drift på og et prosjekttilskudd til videreutvikling av senteret på kroner. Interregprosjekt Arbeidet fordeles mellom prosjektledelse av delprosjekt Utvikling av bærekraftig turisme og bistand til øvrige delprosjekter, med hovedvekt på informasjonsprosjektet. I delprosjektet turisme er det ca. 15 norske og 15 svenske turismevirksomheter som deltar i en kurs- og utviklingsserie for å bli Vertskapsbedrifter for nasjonalparkene. Virksomhetene dekker områder som overnatting, bevertning, båtcharter, opplevelser og guiding. Målet er utvikling og økt samarbeid mellom bedriftene og over nasjonsgrensa. I løpet av året er det gjennomført kurs i marinbiologi/-økologi, landbiologi og vertskapsfunksjon. I informasjonsprosjektet skjer en stadig utvikling av informasjonspunkter i parkene, infobrosjyrer og aktiviteter, film, bildespill, bøker mv. Medarbeidere Sykefravær i hele Hvaler kommune Sykefravær i % Legemeldt 1,0 1,2 1,3 Egenmeldt 10,5 9,1 6,8 Totalt 11,5 10,3 8,1 Utvalget for Inkluderende Arbeidsliv (IA) har bistått den enkelte arbeidstaker og virksomhetsleder med råd og veiledning for nødvendig tilrettelegging for at den enkelte skal komme raskest mulig tilbake i arbeid. Utvalget har også satt fokus på forebyggende arbeid. Dette videreutvikles i Videre vil utvalget spisse innsatsen for virksomheter som har det høyeste fraværet. Rådmannen vil fremdeles ha fokuset på å redusere fraværet og styrke nærværet. Sykefravær i sentral stab Sykefravær i % Legemeldt 1,0 1,1 1,0 Egenmeldt 9,8 7,0 3,8 Totalt 10,8 8,1 4,8 Sykefraværet i sentral stab omfatter også 5 lærlinger, 1 hovedtillitsvalgt i hel stilling og 2 hovedtillitsvalgte i deltidsstilling. I all hovedsak har sykefraværet vært sidenr. 15

16 langtidsfravær. Fraværet i 2010 var ikke relatert til den enkelte ansattes arbeidssituasjon. Kjønnsbalanse Hvaler kommune har 309 fast ansatte, hvorav 85 menn og 224 kvinner i I 2009 var det 305 fast ansatte, hvorav 70 menn og 235 kvinner. Kjønnsbalanse etter seksjon Kjønnsbalanse 2009 % 2010 % Seksjon M % K % M % K % Totalt Rådmannens stab og HTV Fagforbundet Miljø og teknikk Helse og sosial Opplæring og kultur Kjønnsbalanse etter ledernivå Kjønnsbalanse 2009 % 2010 % Ledernivå M K M K Totalt Rådmannens ledergruppe Virksomhetsledere Kvinner og menn deltid, totalt 2009 % 2010 % Stilling M K M K Deltidsstilling 25,7 61, ,7 Hel stilling 74,3 38, ,3 Totalt % kvinner som har uønsket deltid i 2010 og 2009 ønsker utvidet stilling ved eget tjenestested. Dette begrenser muligheter til å få utvidet stilling. 50 % menn som har uønsket deltid i 2010 og 2009 ønsker utvidet stilling ved eget tjenestested. Fedrepermisjon Det var ingen fedre som hadde foreldrepermisjon i 2009 og Likelønn Gjennomsnittlig årslønn, alle stillinger (i 1000 kr) M K Differanse i menns favør % M K Differanse i menns favør % , ,7 Gjennomsnittlig årslønn inkluderer alle stillinger som har sentral, og eller lokal lønnsfastsettelse. Individuell lønnsfastsettelse er også inkludert. Hvaler kommune har lokal lønnsstrategi som legges til grunn ved alle lokale lønnsforhandlinger. Gjennomsnittlig årslønn, rådmannens ledere og virksomhetsledere (i 1000 kr) Gjennom snittslønn M K Differanse i menns favør % M K Differanse i menns favør % Totalt , ,3 Rådmannens , ,0 ledergruppe Virksomhets ledere , ,4 Flertallet av kvinnene som har uønsket deltidsstilling ønsker ca 80 % stilling. Mindretallet av kvinnene som har uønsket deltid, ønsker full stilling. Hvaler kommune har arbeidet systematisk fra 2006 for å redusere uønsket deltid. Det foreligger retningslinjer og rutiner for dette arbeidet. Status gjennomgås 2 ganger i året. Etnisitet Hvaler kommune har i 2010 fast ansatt 1,3 % menn og 2,9 % kvinner med etnisk bakgrunn. I 2009 var det 0,16 % menn og 2,7 % kvinner med etnisk bakgrunn. Nedsatt funksjonsevne Hvaler kommune har gjennom IA arbeidet 2010 tilbakeført 1 % menn og 1,2 % kvinner til tilpasset arbeid i kommunen. I 2009 var det tilbakeført 1 % menn og 1 % kvinner til tilpasset arbeid i kommunen. sidenr. 16

17 Gjennomsnittlig årslønn etter utdanning, alle stillinger (i 1000 kr) Gjennom snittsløn n M K Differanse M K Differanse I menns I menns favør % favør % Ufaglært , ,6 Faglært , ,3 3 årig høgskole utdannin g Med enn , årig høgere utdannin g Undervis ningsper sonellet ,9 Gjennomsnittlig årslønn inkluderer alle stillinger som har sentral, og eller lokal lønnsfastsettelse. Individuell lønnsfastsettelse er også inkludert. Lønnsutvikling under foreldrepermisjon og sykdom Arbeidstakere i foreldrepermisjon og sykemeldte arbeidstakere får lønnsvurdering og lønnsutvikling. Faglig utdanning/kompetanseheving Kommunen foretok i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene en kompetansekartlegging i Kompetanseoversikten skal holdes oppdatert. Det skal utarbeides kompetanseoversikt for nyansatte. Den enkelte leder er ansvarlig. Kompetanseutvikling skal være et tema i medarbeider/ledersamtalen. Det ble ført lokale forhandlinger iht. Riksmeklingsmannens møtebok vedrørende tariffrevisjonen Hvaler kommune utarbeider overordnet, strategisk plan for kompetansestyring og kompetanseutvikling i tråd med kommunes mål og med bakgrunn i sentrale og kommunale styringssignaler. Planen skal danne fundamentet for kompetanseutvikling i seksjoner/virksomheter. Økonomi Driftsregnskapet pr Sentral stab Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Det var et merforbruk på økonomi på kroner. Dette skyldes i hovedsak underbudsjettering av lærlingeordningen og merutgifter for overformynderiet. Høydepunkter 2010 Sykefraværet er gått ned fra 10,3 % i 2009 til 8,1 % i 2010 for Hvaler kommune. Nye nettsider Regnskapsresultatet Fiberoptisk kabel til Hvaler Felles servicetorg med Fredrikstad Elektronisk arkiv Prosjektarbeide som verktøy Hovedutfordringer Sykefraværet er fremdeles for høyt. Rådmannen vil sette sterkere fokus på nærvær og forebygging. Videre vil rådmannen spisse fokuset på virksomheter som har høyt fravær. Få samarbeidet om servicetorget og elektronisk arkiv til å fungere ennå mer hensiktsmessig. sidenr. 17

18 3.2 SEKSJON FOR OPPLÆRING OG KULTUR Seksjonen ivaretar kjerneoppgaver som ligger til drift og tilsyn av skoler, drift og tilsyn av barnehager, drift av kulturskole, folkebibliotek og helhetlig kulturutvikling. Seksjonen består av følgende virksomheter og avdelinger, med respektive ledere: SEKSJON OPPLÆRING OG KULTUR Seksjonssjef Astri Engblad Saksbehandler Kirsten Elvsveen Ped.veil barnehager Lisbeth Bustgaard Asmaløy barnehage, Anne-Lise G. Andersen Brekke barnehage, Grete Lemme Abrahamsen Hauge barnehage, Mona Abrahamsen Floren skole, Tom-Herman Lie Åttekanten skole, Rita Wiborg Hvaler oppvekst- og kultursenter, Svein Syversen Hvaler ungdomsskole, Svein Syversen Bibliotek, Karen Johansen Kulturskolen, Knut Egil Knutsen Fritid og idrett, Thomas Holmen Olsen Frivillighetssentral, Siw Bankerud Styringssignaler I 2010 er det innført en ny vurderingsforskrift. Vurdering av elever, lærlinger, lærekandidater og voksne er en del av kjernevirksomheten i grunnopplæringen, og det er viktig at det er fastsatt klare rammer for hvordan vurderingsarbeidet skal gjennomføres. Klare rammer for vurderingsarbeidet skal bidra til en læringsfremmende vurderingspraksis. Det er gitt nye bestemmelser om leksehjelp for elever fra 1-4 trinn. Ved skolestart høsten 2010 innførte kommunene gratis leksehjelp for alle elever på trinn. Leksehjelpen skal bidra til bedre læring gjennom tidlig innsats og styrke skolens rolle som verktøy for sosial utjevning. Skoleeiere skal lage en årlig rapport om tilstanden i opplæringen i alle kommuner. Rapporten baserer seg bl.a.på resultater fra skoleporten.no. Høsten 2009 kom Veileder til opplæringsloven om Spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning - Veiledningsheftet skal bidra til å sikre at barn og unge får oppfylt sine rettigheter etter opplæringsloven kapittel 5. Dette forutsetter at de som arbeider med spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning har en riktig og felles forståelse av regelverket og en felles referanseramme. Alle kommuner skal tilby veiledning til alle nytilsatte nyutdannede lærere i grunnskolen og videregående opplæring fra skoleåret og nytilsatte nyutdannede førskolelærere i barnehagene i løpet av skoleåret Mål for barnehagene i kommunen er å gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklingsmuligheter og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. sidenr. 18

19 Skolene skal, i samarbeid med hjemmet, åpne dører mot verden og fremtiden. Elevene skal utvikle kunnskap, kompetanse og holdninger for å kunne mestre livene sine og for å kunne delta i arbeid og felleskap i samfunnet. Hvaler kommune skal fremme og legge til rette for et bredt spekter av kulturaktiviteter, slik at alle kan få mulighet til å delta i kulturaktiviteter og oppleve et mangfold av kulturinntrykk. Brukere Barnehage Mål for barnehagene på Hvaler er å gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings- og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Det var full barnehagedekning i Hvaler kommune i Det vil si at alle som søkte om barnehageplass i 2010 fikk tilbud i en av kommunens barnehager. Det ble åpnet en ny privat barnehage på Huser høsten Det ble etablert et samarbeid mellom den private og de kommunale barnehagene med felles møter. Det ble gjennomført tilsyn fra barnehageeier i alle kommunens barnehager. Barnehagene våre har fått egne hjemmesider i Her ble det bl.a. lagt ut presentasjonsfilmer som ble laget av elever ved Glemmen videregående skole. Barnehagene har fokus på friskvern for de ansatte og har bl.a. investert i utstyr som letter arbeidsdagen for de ansatte. Gjennom styrking av administrasjon har det blitt utarbeidet og gjennomført interne tilsyn i alle barnehagene. Det er også blitt gitt tilbud om veiledning av barnehagene i forhold til arbeid med hjemmesider. Skole Det heter i Opplæringslova 1-1 bl.a. at Opplæringa i skole skal, i samarbeid og forståing med heimen, opne dører mot verda og framtida og gi elevane og lærlingane historisk og kulturell innsikt og forankring... Elevane skal utvikle kunnskap, dugleik og holdningar for å kunne meistre liva sine og for å kunne delta i arbeid og fellesskap i samfunnet. Dei skal få utfalde skaparglede, engasjement og utforskartrong. Elevane skal lære å tenkje kritisk og handle etisk og miljøbevisst. Dei skal ha medansvar og rett til medverknad. Hvalerskolen har fokus på lesing, IKT og vurdering, ved siden av mål i kunnskapsløftet. Skolene har fokus på lesing bl.a. gjennom kartlegging og oppfølging av den enkelte elev ved bruk av LUS (Leseutviklingsskjema). Skolene bruker Fronter som læringsplattform. Skolene har fått egne hjemmesider i Sertifisering av elevenes IKT kompetanse er et fokusområde. Det ble gjennomført en kursrekke for alle tre skolene i samarbeid med Høyskolen i Østfold i forhold til vurdering og vurderingspraksis. Foreldre og elevmedvirkning er en viktig faktor i dette arbeidet. Ungdomsskolen har etablert bruk av individuelle utviklingsplaner for alle elever. Planene er elektroniske og brukes i forhold til vurderingsarbeidet det foreldre og elever blir invitert til samarbeid på en annerledes måte enn tidligere. De minoritetsspråklige elevene våre er nå intergrert i de ordinære elevgruppene. De har krav på særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter. Skolene i Hvaler har i 2010 hatt et økende antall elever som har fått vedtak om rett til spesialundervisning. Dette gir skolene utfordringer i forhold til organisering og gjennomføring av denne undervisningen. Ledelsen ved Hvalerskolene avsluttet kompetanseheving i regi av BI våren Hvaler oppvekst og kultursenter Hvaler oppvekst og kultursenter ble etablert i HOK inneholder ungdomsskole og kulturskole, bibliotek, fritid og idrett og frivillighetssentral. Det er første gang det rapporteres på denne virksomheten. Det er utviklet og igangsatt en helt ny organisasjonsmodell for virksomheten. Den nye virksomheten skal samarbeide på tvers, og synergieffekt mellom kultur, barnehage og skole er et av målene man legger forholdene til rette i forhold til. Det er utviklet tilbud for barnehage og barneskolene i løpet av Arbeidet med praktisk gjennomføring vil i stor grad vises i sidenr. 19

20 Det har vært økning i antall elever som får et tilbud på kulturskolen og en nedgang i forhold til antall ungdommer som benytter seg av ettermiddagstilbud og ungdomsklubb. Biblioteket er fortsatt lokalisert i kornmagasinet. PPT Det ble inngått en avtale med PPT Fredrikstad i mars Det er nå et team av fagfolk som har ansvar for å utrede og veilede barnehager og skoler i forhold til barn som har behov for spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder og spesialundervisning i grunnskole i henhold till den nye veilederen for spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Medarbeidere Det er også i 2010 gjennomført kompetanseheving blant de ansatte i barnehage og skole. Vi samarbeider blant annet med Fredrikstad kommune og Høgskolen i Østfold i forbindelse med kompetanseheving. Administrasjon er styrket med en midlertidig stilling som blant annet har ansvar for å bygge opp og gjennomføre veiledningstjeneste for nytilsatte nyutdannede lærere og førskolelærere i Hvaler kommune. Sykefravær : Sykefravær seksjon Opplæring og kultur: Sykefravær i % Legemeldt 1,1 1,4 1,3 Egenmeldt 8,3 8,0 6,2 Totalt 9,4 9,4 7,5 Arbeidet med å få positiv utvikling på sykefraværet fortsatte i Det er et område som det må holdes fokus på kontinuerlig. Virksomhetene har arbeidet bra i forhold til friskvern. Selv om tallene viser en gledelig nedgang så er det 2 av virksomhetene som har høye tall på sitt sykefravær. Økonomi Driftsregnskapet pr Opplæring og kultur Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Seksjonen oppnådde samlet et regnskapsmessig merforbruk på kroner i Hovedårsakene til merforbruket er lønnsutgifter, kjøp av tjenester fra PPT og andre kommuner, betaling til privat barnehage og skyssutgifter.. Høydepunkter 2010 Barnehagene og skolene har fått nye hjemmesider og det er tatt i bruk Smartboard i undervisningen Fokus på friskvern i virksomhetene Godt integreringsarbeid i forhold til flyktninger Positive aktiviteter for barn og unge i kommunen Samarbeid med PPT Fredrikstad Styrking av administrasjon Hovedutfordringer Den økonomiske situasjonen for seksjon opplæring og kultur Tilrettelegging for bruk av IT i barnehagene Hvordan imøtekomme økning i behov for spesialundervisning Plassmangel i enkelte av virksomhetene Helhetstenkning innen barnehage og skole Utfordringer i elevgruppene i forhold til spesialundervisning sidenr. 20

21 3.2.1 Virksomhet: Asmaløy barnehage Virksomhetsleder: Anne-Lise Gamst Andersen Nøkkeltall Årsverk 14,5 14,8 14 Ansatte Menn kvinner Antall barn Mål for barnehagene på Hvaler er å gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings- og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Barnehagen er en del av utdanningsløpet og det er nå full barnehagedekning i Hvaler kommune Brukere Virksomheten har gjennomført brukerundersøkelser i forbindelse med utvidet åpningstid og innføring av ny matordning i barnehagen. Foreldrene får tilbud om to samtaler hvert år, eller flere hvis det er ønskelig, og det blir avholdt to foreldremøter. Vi gjennomfører også samarbeidsmøter mellom representanter fra foreldrene og de ansatte (samarbeidsutvalg) og har en del arrangementer som foreldrene blir invitert til. Virksomheten har hele tiden fokus på sykefravær med tett oppfølging av den sykemeldte. For å skape trivsel og samhold i personalgruppa, legger vi vekt på sosialt samvær i form av turer og andre arrangementer. Som friskvernstiltak har vi investert i hjelpemidler som skal avlaste for tunge løft på avdelingene. Vi har også investert i en massasjestol som står til disposisjon for personalet. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Hovedårsaken til merforbruket på kroner er at statstilskuddet ble vurdert for høyt i Dette vil bli dekket av tidligere videreført overskudd. Høydepunkter 2010 Barnehagene har fått egen nettside Innkjøp av utstyr som letter arbeidsdagen for de ansatte To av ped.lederne har avlagt eksamen i Pedagogisk dokumentasjon i regi av Høgskolen i Østfold. Assistenter har gjennomført etterutdanning i Rammeplanen i regi av Høgskolen i Østfold Medarbeidere Det har vært gjennomført medarbeidersamtale med alle ansatte. Verneombud og virksomhetsleder innkaller til IA-samtaler i februar/mars Sykefravær i % Legemeldt 1,5 2,1 1,9 Egenmeldt 5,8 1,9 9,0 Totalt 7,3 4,0 11,0 Hovedutfordringer Bygningsmessig utbedringsarbeid i form av støydempende plater på Muslingen og Knøttene Utbedring av datautstyr og trådløst nettverk Den økonomiske situasjonen innenfor seksjon opplæring og kultur Helhetstenking innenfor seksjonen Korttidsykefraværet er noe lavere enn ved forrige måling, mens langtidsykefraværet har økt med 7,1 %. sidenr. 21

22 3.2.2 Virksomhet: Brekke barnehage Virksomhetsleder: Grete Lemme Abrahamsen Mål for barnehagene på Hvaler er å gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings- og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Nøkkeltall Årsverk Ansatte Menn kvinner Antall barn Barnehagen er underlagt kunnskapsdepartementet og er en del av utdanningsforløpet. Det er nå full barnehagedekning i Hvaler kommune. Brekke barnehage er godkjent for 54 barn hvis alle barn er over 3 år. Brukere Foreldrene får tilbud om to samtaler hvert år, eller flere hvis det er ønskelig. Vi gjennomfører også samarbeidsmøter mellom representanter fra foreldrene og de ansatte (samarbeidsutvalg) og har en del arrangementer som foreldrene blir invitert til. Totalt 20,5 12,2 8,2 Brekke barnehage har hatt en positiv utvikling når det gjelder sykefraværet, selv om vi fremdeles ligger over kommunens resultatmål om nedre grense på 7 %. Vi har hatt tett oppfølging med de som har vært syke og gjort ulike tiltak for å beholde folk i jobb. Friskvern og nærvær på jobben har vært temaer som har blitt jobbet med i personalgruppen, og vi har gjort flere tiltak i så måte. Blant annet har det vært arrangert turgrupper og barnehagen har investert i en massasjestol som står til personalets disposisjon. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Barnehagen hadde et overskudd fra 2008 og Noe av dette overskuddet har blitt brukt til investering av utstyr i forbindelse med friskvernstiltak, som for eksempel hjelpemidler til av og påkledning, elektrisk stellebord, og massasjestol for personalet. Barnehagen har også fått opp en flott grillhytte, 6-seters-vogn på småbarnsavdelingen og ny inngangsport. Høydepunkter 2010 Utviklingen i sykefravær er veldig positiv! Barnehagene har fått egen nettside. To assistenter/fagarbeidere har gjennomført etterutdanning i rammeplanen i regi av høgskolen i Østfold. Barnehagen har fått muligheten til å kjøpe inn utstyr som letter arbeidsdagen for de ansatte. Barnehagen har fått en flott grillhytte i skogen og en godt opparbeidet naturlekeplass! Medarbeidere Det er gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte våren Som et friskvernstiltak har alle barnehagene investert i hjelpemidler i forbindelse med av og påkledning. Sykefravær i % Legemeldt 0,4 1,4 1,6 Egenmeldt 20, ,6 Hovedutfordringer Det er avdekket bygningsmessige feil i gulv i Brekke barnehage. Dette arbeidet er fremdeles ikke sluttført! Utbedring av it-utstyr og trådløst nettverk. Den økonomiske situasjonen innenfor seksjon opplæring og kultur. Helhetstenkning innefor seksjonen. sidenr. 22

23 3.2.3 Virksomhet: Hauge barnehage Virksomhetsleder: Mona Jenny Abrahamsen, august desember Vikar i perioden januar juli 2010: Kirsten Elvsveen. Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 2,0 1,4 1,3 Egenmeldt 5,6 6,0 4,6 Totalt 7,6 7,4 5,9 Virksomheten jobber meget aktivt med å fokusere på forebyggende inkluderende arbeidsliv (IA). Det har ikke vært gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i Virksomheten har jevnlig HMS-møter (Virksomhetsleder, Verneombud og tillitsvalgt). Nøkkeltall Årsverk 15,6 15,2 14,63 Ansatte Menn kvinner Antall barn ,4 Mål for barnehagene på Hvaler er å gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Barnehagen er en del av utdanningsforløpet og det er nå full barnehagedekning i Hvaler kommune. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Virksomheten hadde et overskudd i 2010 på kroner. Videreført overskudd fra 2008 på og 2009 er blant annet tenkt brukt til IT i barnehagen, diverse utstyr og kompetanseheving. I tillegg er ubenyttede videreførte overskudd tenkt benyttet til å bygge opp en økonomisk buffer for å kunne forebygge sykefravær og andre HMS tiltak. Barnehagen er godkjent for 72 plasser for barn over 3 år. Barn under 3 år utgjør to plasser. Det er stadig flere yngre barn som ønsker barnehageplass. Brukere Foreldrene får tilbud om to samtaler hvert år, - eller flere hvis det er ønskelig. Vi gjennomfører også samarbeidsmøter mellom representanter fra foreldrene og de ansatte (samarbeidsutvalg) og har en del arrangementer som foreldrene blir invitert til. FAU har også flere arrangementer i løpet av barnehageåret. Alle brukere får plass i den barnehagen de har som sin førsteprioritet ved opptaket i sidenr. 23

24 Høydepunkter i 2010 Motiverte og engasjerte medarbeidere Barnehagene har fått egen nettside Hovedutfordringer Parkeringsplassen ved Hauge barnehage og Åttekanten skole Den økonomiske situasjonen innfor seksjon opplæring og kultur Helhetstenkningen innenfor seksjonen sidenr. 24

25 3.2.4 Virksomhet: Hvaler Oppvekst- og kultursenter Virksomhetsleder: Svein Syversen Hvaler Oppvekst- og Kultursenter (Virksomhet HOK) ble opprettet i 2010, og omfatter tidligere virksomhet Hvaler Ungdomsskole (HVU) og de delene av tidligere virksomhet Kultur som omfatter produksjon av kommunale tjenester innen Kulturskolen, Fritid og Idrett, Folkebiblioteket og Frivillighetssentralen. I denne årsmeldinga rapporteres det på denne nye virksomheten for første gang. Bemanning HVU Hvaler ungdomsskole Nøkkeltall Årsverk 22,05 25,00 20,9 23,34 24,9 Ansatte Vårhalvåret 2009 var det 22,2 ansatte ved Hvaler Ungdomsskole. Tallet for 2009 over (23,34 stillinger, en økning på 1,14 stilling) omfatter bemanningen fra og med høsthalvåret 2009, da det ble etablert undervisning for asylantelever og bosatte flyktninger ved HVU. Bemanningen ved HVU i 2010 var ytterligere 1,56 stilling høyere. Bemanningsøkningen fra vårhalvåret 2009 (22,2 stillinger) til bemanningen i 2010 (24,9 stillinger) er følgelig på nær 2,8 stillinger. Denne bemanningsøkningen er i sin helhet knyttet til etablering av undervisning for minoritetsspråklige De 24,9 årsverkene ved HVU var fordelt på 27 stillinger. Av disse var 13 menn og 14 kvinner. Brukere Elevtall, Hvaler ungdomsskole Nøkkeltall Antall elever Elevtallet ved skolen var særlig høyt i Det er redegjort for årsakene til dette i Årsmeldinga for Samme sted viser jeg til at prognoser bygget på framskriving av kjente elevtall i barneskolene, samt en tilflytting av barn i ungdomsskolepliktig alder tilsvarende den vi har hatt de siste tre årene, tilsier at elevtallet ved HVU vil ligge nær eller noe over 160 de nærmeste årene. Pr dato er elevtallet ved HVU altså 159, noe som utgjør en økning på! 11,7 % i forhold til oppstartåret for HVU (2006). Utlån biblioteket * *Utlån for 2010 er foreløpig kun registrert til 15. november, på grunn av omlegging av datasystem ved biblioteket Elever i Kulturskolen Antall elever i Kulturskolen viser en økende tendens. I 2010 var det 7 elever på venteliste i tillegg til de 98 som hadde et tilbud i Kulturskolen. Antall elever i 2010 representerer en økning på 34 % siden Deltagere ungdomsklubb (fredager) Deltagere fritidsklubb (ma-to ) Antall deltagere i Fritidsklubben (ettermiddagstilbudet mandag til torsdag og ungdomsklubben på kveldstid på fredager) er avtagende i forhold til de to foregående årene. I 2010 hadde begge tilbudene samme antall brukere som i Bemanning, Kulturavdelingen Kulturavdelingen Nøkkeltall Årsverk 6,4 6,9 6,6 7,1 Ansatte Antall årsverk i Kulturavdelingen har økt fra 6,6 i 2009 til 7,1 i Økningen på 0,5 stilling er knyttet til utvidelse av stillingen som daglig leder av Kulturskolen. Stillingsutvidelsen har ikke medført økning i antall ansatte. Av de 17 ansatte i Kulturavdelingen var 7 menn og 10 kvinner. Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 0,4 1,0 1,1 Egenmeldt 8,8 4,5 3,3 Totalt 9,2 5,5 4,5 sidenr. 25

26 Sykefraværet i virksomheten ligger under kommunens målsatte maksimalgrense. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Virksomhetens første hele driftsår er gjennomført uten vesentlige avvik i netto ramme (et overskudd på kroner.) Høydepunkter 2010 For virksomheten som helhet ble det i løpet av 2010 utviklet og iverksatt en helt ny organiseringsmodell. Den nye modellen omfatter etablering av en egen Kulturavdeling, med avdelingsleder og daglige ledere i de fire kulturenhetene. Det er etablert felles ledergruppe for virksomheten. På skolesida utgjøres høydepunktene i 2010 av at integreringen av de minoritetsspråklige elevene ved skolen er gjennomført uten konflikter, og av at samtlige kunne integreres i ordinære elevgrupper mot slutten av året. I løpet av 2010 ble det videre utviklet Individuelle Utviklingsplaner (IUP er) for alle elevene ved skolen. IUP ene er digitale og nettbaserte, og gir brukerne våre (elever og foresatte) helt nye muligheter for å følge og delta i vurdering av faglig, metodisk og sosial utvikling for den enkelte elev. Innen Kulturavdelingen har Kulturskolen fått endrede arbeidsoppgaver. Hovedoppgaven er fortsatt å drifte det tradisjonelle kulturskoletilbudet. I tillegg arbeides det med å utvikle Den lokale kulturelle skolesekken med særskilte kulturtilbud til barnehagene, SFO, barneskolene og ungdomsskolen. Det er gjort avtaler med lokale kulturaktører om deltagelse i slikt arbeid, og det er gjennomført planmøter mellom Kulturskolen, barnehagene og barneskolene (inkludert SFO). Det tas sikte på å iverksette disse tilbudene i løpet av Hovedutfordringer For virksomheten som helhet er det en hovedutfordring å få iverksatt intensjonen om etablering av nytt bibliotek tilknyttet Hvalerhallen. For ungdomsskolens vedkommende utgjør økningen i spesialundervisning den største utfordringen. Ved skolestart i august 2011 vil omfanget av spesialundervisning ved HVU øke kraftig. På nåværende tidspunkt (mars 2011) ser det ut til at antallet elever med rett til spesialundervisning vil øke fra 13 i 2010 til 21 i Budsjettrammene for 2011 er ikke endelig fastsatt, men det er kjent at det er sannsynlig at netto ramme til HVU vil bli redusert. Det vil bli krevende å organisere dette økte undervisningsomfanget innenfor sannsynlig reduserte rammer. I tillegg øker behovet for nye undervisningslokaler, særlig etter at nåværende lokale for undervisning i særskilt norsk er krevd avviklet (Avd. for Miljørettet Helsevern, Fredrikstad). For Kulturavdelingen er det en utfordring å samordne og målrette aktiviteten til kulturenhetene i virksomheten, slik at intensjonene om spissing av kulturtilbudene inn mot barn og unge kan settes ut i praksis. sidenr. 26

27 3.2.5 Virksomhet: Floren skole Virksomhetsleder: Tom-Herman Lie Nøkkeltall 2009 H 2010 H Årsverk 19,5 20,3 Ansatte Antall elever Floren skole har som sin kjerneoppgave å gi et tilpasset opplæringstilbud innenfor grunnskolens årskull 1-7. Tilbudet styres av lov og læreplan, der det overordnede perspektivet defineres særlig av formålsbestemmelsene i 1-1, nye rettigheter etter 1-3, kapitel 5 om spesialundervisning, og læreplanens generelle del. Elevgrunnlaget er kommunens innbyggere med adresse øst for Asmalsundet. Brukere Grunnskolens brukere defineres som elever og foresatte. Kontakt med foresatte ivaretas gjennom utviklingssamtaler og daglig kommunikasjon. Formell brukerdialog er sikret gjennom elevråd, foreldremøter, vurderingssamtaler, og aktiviteten i Foreldrerådet (FAU) Fronter benyttes i økende grad som felles læringsplattform. Skolen gjennomfører årlig Olweus-undersøkelse om barnas skolemiljø, vi gjennomfører også Elevundersøkelsen (obligatorisk). Medarbeidere Det vektlegges omfattende og åpen medvirkning. Bemanningen er i henhold til ekstern beregning og fordeling av tilgjengelig ramme gjennom året. Situasjonen er stram og vikarutfordringen er uendret med mangelfull tilgang på både personer og lønnsmidler i forhold til de reelle utfordringene. Ved årsslutt er alle langtids vikarbehov dekket, noe lærertid med lærer uten godkjent utdanning. Sykefravær i % Legemeldt 1,3 1,6 1,4 Egenmeldt 8,5 13,2 6,6 Totalt 9,8 14,8 8,0 Sykefraværet er betydelig redusert siste år, legemeldt fravær har størst reduksjon. Det aller meste er fortsatt relatert til kroniske lidelser og er under behandling i IAutvalget. Med støtte fra NAV er det omfattende tilrettelegging med godt resultat for den enkelte. Forut for hvert skoleår føres det samtaler med alle ansatte om jobbsituasjon og ønsker. Kompetanse og motivasjon er to viktige faktorer for utvikling av gode tjenester, og det er bra for virksomheten at medarbeidere jobber mest med det de kan best. For å opprettholde en nødvendig og anbefalt kompetanseutvikling, må det daglig legges til rette for å minimalisere virkninger av press på vikarbruk og disponering av tilgjengelig bemanning. Kompetansetiltak er i hovedsak knyttet til ledelse og til prioritert tema Vurdering. To deltakere har fullført første del av masterstudiet for skoleledelse i regi av Handelshøyskolen BI, og personalet deltar i felles høyskoleprogram om læring og vurdering. Vi følger ellers så godt vi kan, den vedtatte planen for skolering av hele personaler innen IKT /Fronter, sammen med noe deltakelse i nødvendige kurs. Skolens pedagogiske utviklingsarbeid må fortsatt i noen grad vike for de store utfordringene med å sørge for et opplæringstilbud som dekker rettigheter og krav i lov. Ønsket etter- og videreutdanning er likeledes litt på vent. Floren skole opprettholder sin forpliktelse innenfor Olweus-programmet mot mobbing og antisosial adferd. Dette er et av hovedsatsningsområdene på Floren. Vi har en utdannet og godkjent Olweusinstruktør ved skolen, og arbeidet med sertifisering i henhold til Olweus Standard fortsetter. Økonomi Driftsregnskapet for 2010 Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Driftsregnskapet viser negativt resultat. Det skriver seg dels fra generell lønnsutvikling og dels fra økningen av antall ressurskrevende brukere. Behovet for pedagog- og assistentstøtte til elever med individuell rett er betydelig og økende. Mye er knyttet direkte til rettigheter som øker i omfang både som følge av reduserte muligheter, og på grunn av hyppig omdisponering av personal. En stram bemanningssituasjon påvirker bruken av vikarer og overtid i uønsket retning. Refusjon for enkeltelever fra andre kommuner blir tilført den enkelte skole. sidenr. 27

28 Høydepunkter 2010 Vi har nok en gang overlevd et år preget av ressursknapphet, innstramming og mye usikkerhet. Floren skole preges av glade barn og motiverte voksne. Dyktige og engasjerte medarbeidere, både faste og vikarer, viser hver dag at skole er å bry seg om hvordan barn har det og hvordan de utvikler seg. Positive faktorer i arbeidsmiljøet gis mye oppmerksomhet for å motvirke slitasje som kan sette folk utenfor. Resultater på de nasjonale prøvene viser at det jobbes godt, men samtidig et visst forbedringspotensiale. Den store felles juleforestillingen ble som vanlig en flott avslutning på et utfordrende, men godt år for elevene. Tross anstrengt økonomi er det mulig å fokusere på tradisjoner og kanalisere kraft og kreativitet til felles innsats og kvalitet. Olweus-arbeidet er under løpende utvikling, og de fleste tilløp til uønskede og negative former for omgang blir håndtert på et tidlig tidspunkt. Introduksjon av Smartboard er et stort og viktig skritt i forhold til å utnytte digitale muligheter og medier i opplæringen. Hovedutfordringer Økt slitasje på personale og ledelse som er meldt de siste årene, er en aktuell bekymring fortsatt og en alltid nærværende utfordring fordi det tærer på nødvendig overskudd. Kvalitet og læringskultur skal utvikles til tross for at motivasjon og arbeidsglede settes under press Budsjett blir ikke endelig vedtatt og fordelt før i april-mai Det innebærer en usikkerhet for nødvendige muligheter og griper inn i planleggingen for neste skoleår. Rammebetingelsene er fortsatt for dårlig tilpasset de rettigheter og krav som følger av forpliktende styringsdokumenter. Bedriftsøkonomiske forhold styrer hverdagen, samtidig som kvalitet i opplæringen neppe økes ved radikal sparing og ensidig økonomifokus. Nye rettighetsforhold både for inneværende og nytt skoleår skal ivaretas. Antall krevende brukere øker. Det er økende utfordringer innenfor det psykososiale miljø. Skolestart 2011 blir en utfordring i forhold til både bemanning og plass. Bemanningen er avhengig av ny ramme. Plassbehovet gjelder basisrom, arbeidsplasser, og lagerplass. Læreplanarbeidet preges av utfordringene i hverdagen. Vi prioriterer økt tilpasning og tidlig innsats, samt vurderingsarbeid og utvikling av Olweus standard. Det er få mannlige lærere ved skolen. En digital hverdag i rask utvikling oppleves som et økende press på ungdomskulturen. Foresattes stadig viktigere rolle i barnas faglige og sosiale utvikling også på skolen trenger ny oppmerksomhet også som en unyttet ressurs. sidenr. 28

29 3.2.6 Virksomhet: Åttekanten skole Virksomhetsleder: Rita Wiborg Nøkkeltall Årsverk 18,3 19,64 Ansatte Elever Antall elever holder seg på et relativt jevnt nivå. Vi ser en tendens til at færre begynner på 1. trinn, men at klassene fylles opp til et gjennomsnitt på 23 elever i løpet av skoleløpet Det betyr at vi i vår skolekrets har en innflytting av familier med barn i skolepliktig alder. Personalet består av 4 menn og 20 kvinner. 14 av de 24 ansatte er over 50 år. Av dem er 3 over 60 år. Brukere Merknad: Brukere er for skolen definert som elever og foresatte. Brukerne benytter skolenes læringsplattform; Fronter som kanal for brukerrettet informasjon og dialog. Hvert trinn har sin egen hjemmeside på Fronter hvor ukebrev og arbeidsplaner blir lagt ut hver uke. Selve klasseromssiden blir endret ved skifte av tema på det aktuelle trinnet. Her opplyser vi også om det sosiale målet klassen har satt for perioden. Foresatte har sin egen side med nyheter og aktuell informasjon. Ukebrev blir også lagt ut her. Skolen informerer i tillegg elever og foresatte gjennom ukebrev/arbeidsplaner som sendes som ranselpost. Vi har imidlertid fått signaler fra noen foresatte om at de ikke bruker Fronter. Fronter er for oss en viktig informasjonskanal, derfor vil vi legge alle foresatte inn som enkeltbrukere på fronter. Etter dette vil vi holde Fronterkurs og deretter slutter vi å sende ukebrev som ranselpost. Det vil gjøre at foresatte må inn på Fronter for å få ukentlig informasjon om sitt barn. Gjennomføres våren I tillegg har vi fått egen hjemmeside" på: Her legger vi ut aktuell informasjon og gir fortløpende et innblikk i skolens liv. Elevene sikres medvirkning gjennom elevrådet som består av to elever fra hvert trinn. Elevrådet har egen kontaktlærer som innkaller til møte og trener elevene i demokratiske prosesser. Det samme gjøres med alle elevene i klassemøter. I tillegg sikres elevene medvirkning gjennom Skolemiljøutvalget som består av to elever, to foreldre og to ansatte. Skolemiljøutvalget tar opp saker som har med elevenes arbeidsmiljø å gjøre. Fokus i år har vært videreføring av Olweusprogrammet som skolen innførte forrige år. Vi har brukt hele høsten på å diskutere noe vi kaller Gullrekka Det er seks verdisetninger: Være høflig og hensynsfull Være snill og hjelpsom Være ærlig Ta vare på egne og andres eiendeler Gjøre mitt beste og arbeide hardt Lytte til andre Skolen har brukt Utdanningsdirektoratets elevundersøkelse på elever fra trinn. Der skårer vi veldig bra på trivsel, motivasjon, faglig veiledning og elevdemokrati. Skolen har hatt mobbeproblematikk i år. Dette er tatt tak i og vårt mål er at mobbing ikke skal forekomme. Vi opplever at det er vanskelig for brukerne å skille på mobbing og normal erting som alle elever opplever innimellom. Mobbing skal vi ha nulltoleranse for, mens erting/tulling med hverandre må vi se på som en del av det å vokse opp. Det gir dem en oppvekst som gjør dem i stand til å møte livets utfordringer. Det er viktig at unger opplever motgang av forskjellig art for at de skal lære seg å reflektere og tåle at alt ikke går deres vei. Unger skal ut i den normale verden. Den er ikke rosenrød. Vi må ikke ta i fra dem muligheten til å øve seg på å tåle motgang i oppveksten. Andre brukerundersøkelser er foreldreundersøkelsen. Der svarte bare 16 % av de foresatte på undersøkelsen. Andelen svar ble derfor for liten til at skolen kunne bruke den som en styringsparameter. I 2011 vil vi la alle foreldrene ved skolen svare på undersøkelsen. Vi vil bruke klassekontaktene i et samarbeid med å få så mange som mulig til å besvare undersøkelsen. Dette er et viktig styringsverktøy for oss i forhold til å få klarhet i hva vi gjør bra og hva vi bør forbedre. Skolen sikrer formell bruker dialog gjennom foreldremøter, vurderingssamtaler, FAU og elevråd samt formelle/uformelle samtaler med elever og foresatte. Det er avholdt minst to foreldremøter og to utviklingssamtaler per trinn. I tillegg har vi oppfølgingsmøter og tilbakemeldingsmøter med foreldre som har barn med enkeltvedtak 5.1 (spesialundervisning). Det er avholdt 5 møter i FAU og to større skolearrangementer for elevene med familier. sidenr. 29

30 Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 1,3 1,4 1,2 Egenmeldt 4,4 8,3 10,4 Totalt 5,7 9,7 11,5 Sykefraværet er m.a.o. høyere i 2010 enn foregående år. Vi har flere ansatte med kroniske plager som gjør at de er sykemeldt mens utredning pågår. Alle dette gjelder, er fulgt opp med oppfølgingsplan og dialogmøter. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler med 90 % av medarbeiderne i Medarbeiderne uttrykker at de trives på arbeidsplassen. Pedagogene uttrykker ønske om mindre fokus på dokumentasjon og at de heller vil bruke tiden på elevene. Skolen har i 2010 brukt ressurser på å heve kompetanse på flere områder både gjennom ekstern og intern opplæring. Eksempler på slike områder er IKT og flere kurs i norsk lesing. Vi har også kurset hele personalet i elevvurdering. Økonomi Driftsregnskap pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kroner. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig mer refusjonsinntekter for noen flere elever enn forutsatt. Høydepunkter i 2010 LUS- (Leseutviklingsskjema) Vi fortsetter å ha fokus på lusing av elever som et hjelpemiddel for å gjøre elevene til bedre lesere. Mange hyggelige aktiviteter av elevene som markering av Bjørnstjerne Bjørnsons forfatterskap, julepotpurri, barnekonsert og minnefinnere i samarbeid med Østfoldmuseene. Nasjonale prøver Skolen har et bra resultat på nasjonale prøver. Vi ligger over Østfoldsnittet. Dette gjelder så vel 5. som 8.trinn Gullrekka Som et ledd i at vi er blitt en Olweus-skole, har vi jobbet systematisk i høst med seks verdisetninger (se punkt 1). På våren 2011 skal Gullrekka vedtas innført i Skolemiljøutvalget. Når dette er gjort skal Gullrekka offisielt innføres på skolen med synlige plakater i alle rom og en markering for alle elever og voksne ved skolen i Midten. Deretter kommer alle klassene til å fokusere på en og en gullregel i fjorten dager av gangen. Den blir gjenstand for samtale i klassemøte. Ved å fokusere på dette ønsker vi å oppnå et enda bedre læringsmiljø. Utviklingstiltak for skoleledelsen Rektor og inspektør gjennomførte et studium i skoleledelse i regi av BI. Dette var i samarbeid med skoleledelsen i Fredrikstad og ble avsluttet våren 2010 med en prosjektoppgave om elevvurdering. Denne oppgaven er praktisk fundert og er brukt som hjelpemiddel for å heve kompetansen i personalet om elevvurdering. Oppgaven var et samarbeidsprosjekt mellom barneskolene. Hovedutfordringer På grunn av alderssammensetningen ved skolen vil vi de nærmeste årene trenge flere nye pedagoger. Vi ser en tendens til at vi får flere og flere elever med atferdsvansker. Det er en utfordring for læringsmiljøet og vi får problemer med å holde læringstrykket oppe når skolen må bruke store ressurser på elever med problematferd. Skolen har et økende antall elever som trenger spesialundervisning. Det blir svært vanskelig å holde budsjettrammer når flere elever får vedtak om spesialundervisning i løpet av budsjettåret. sidenr. 30

31 3.3 SEKSJON HELSE OG SOSIAL Seksjonen ivaretar oppgaver innen barnevern, helsestasjon, legevakt, pleie og omsorg, hjemmesykepleie, praktisk bistand og opplæring, arbeid og velferdstjenester. Seksjonen består av følgende virksomheter og avdelinger, med respektive ledere: SEKSJON HELSE OG SOSIAL Lars H. Larsen Barn, unge og voksne, Lars H. Larsen Barneverntjenesten, Beate Pedersen Lege og fysioterapi, Lars H. Larsen Helsevern barn og unge, Lars H. Larsen Omsorgstjeneste, Kirsten Piil Avdeling Sykehjem Lene H. Jensen og Vibeke K. Ibsen Avdeling Hjemmetjenesten Sølvi Svendsen og Per Åge Pettersen Tiltak funksjonshemmede, Veronika Kopreitan Kommunale boliger, Lars H. Larsen NAV Hvaler, Knut Tore Eide Styringssignaler Seksjonen utarbeidet kommunedelplan for pleie og omsorgstjenester 2008 til 2020 og kommunestyret vedtok planen i Det vil på grunn av samhandlingsreformen og forslag til nye lover nødvendig med en rullering av planen. Omorganisering av virksomheter i Helse og sosial Året startet med at virksomhetene sykehjem og hjemmetjenester ble slått sammen til en virksomhet under ledelse av en virksomhetsleder og fire avdelingsledere. Bakgrunn for denne organiseringen var utfordringer i lengre tid innenfor ledelse, kvalitet på tjenestene, ansatte og økonomi. Gledelig er det da at det kan rapporteres at virksomheten har gjennomført et stort arbeid med kvalitetsutvikling og oppfølging av ansatte. I tillegg viser regnskap for 2010 et mindreforbruk i forhold til budsjett. Mars 2010 ble avdeling Barneverntjenesten en egen virksomhet. Virksomheten har i dag fire avdelinger ledet av en virksomhetsleder og fire avdelingsledere. Det har innenfor barneverntjenesten vært stor vekst i antall ansatte og økonomi. Dette har bakgrunn i bosetting av mindreårige flyktninger. Bofellesskapene for mindreårige flyktninger har gjennom året hatt flere besøk fra andre kommuner, og vårt arbeid med flyktninger fremstår som et godt eksempel på god integrering. Tilsyn / internrevisjon Fylkesmannen i Østfold har ført tilsyn med virksomhet Tiltak for funksjonshemmede vedrørende bruk av tvang og makt mot psykisk utviklingshemmede. Tilsynet ga ingen avvik. sidenr. 31

32 Helsetilsynet har ført tilsyn med sykehjemmet vedrørende medisinhåndtreing. Tilsynet viste avvik. Det arbeides med å lukke avvikene. Arbeidstilsynet har ført tilsyn med omsorgstjenesten, Rett belastning. Tilsynet omhandler ergonomi, virksomhetens systemer innen HMS og tilknytning til bedriftshelsetjenesten. Det ble avdekket avvik. Det arbeides med å lukke avvikene. Det er gjennomført to internrevisjoner jfr. seksjonens prosedyrer i o Kjennskap til kvalitetssystemet og hvilke rutiner som styrer kvalitetsarbeidet. Internrevisjonen ble gjennomført blant ansatte i omsorgstjenesten. o Prosedyrer og kjennskap til bruk av tvang og makt jfr. Lov om sosiale tjenester 4A. Internrevisjonen ble gjennomført blant ansatte ved Tiltak for funksjonshemmede. I tillegg er det gjennomført flere årlige rutinemessige tilsyn innenfor brannvern, medisinhåndtering og fra Mattilsynet. Samhandlingsreformen Hvaler og Fredrikstad kommune har i hele 2010 arbeidet sammen med utfordringer innenfor Stortingsmelding 47, samhandlingsreformen. Tidlig på året var det stort fokus på nytt helsehus. Senere har samarbeidet vært fokusert på utfordringene som ligger i ny reform som utskrivningsklare pasienter, behandlingssenger, læring og mestringssenter og lignende. Arbeidet er organisert som et prosjekt over tre år og ansatte i Hvaler kommune deltar i alle arbeidsgrupper, rådmann sitter i styringsgruppa og seksjonssjef og spesialkonsulent i Helse og sosial sitter i prosjektgruppa. Tidlig i 2011 vil det bli opprettet eget prosjekt i Hvaler kommune som vil arbeidet med de samme utfordringer spesielt med fokus på utfordringene i Hvaler. Prosjektet sysselsetter mange ansatte i Helse og sosial og krever store ressurser. Samhandling for barn og unges oppvekstvilkår på tvers av virksomheter og seksjoner Prosjektet har bakgrunn i deltagelse i Effektiviseringsnetteverk i regi av KS. Kommunen deltar med ansatte fra Oppvekst og Kultur og Helse og sosial. Prosjektet har som hovedmål å koordinere og samarbeidet enda bedre og øke kvaliteten på tjenestene. Prosjektet hadde oppstart tidlig i 2010 og skal avsluttes i Sandbakken Boliger for vanskeligstilte Hvaler kommune kjøpte i 2010 Sandbakken kurs og konferansesenter av Fredrikstad Energi as. Det er full aktivitet på området og seks boliger, fellesarealer, bruktbod og kontorer vil stå ferdig i løpet av Området og boligene vil gi et stort løft for kvaliteten i arbeidet innefor rus- og psykiatritjenesten vår. Økonomien i prosjektet er innenfor kommunestyrets rammer for prosjektet. Sluttrapport vil bli forelagt til politisk behandling når prosjektet er overlevert til eiendomsforvaltningen i kommunen. Østerhaug boliger for funksjonshemmede Kommunen har kjøpt 11 måls tomt på Østerhaug, Skjærhalden. Formålet med kjøpet er å utvikle bo- og avlastningstiltak til funksjonshemmede i kommunen. Kommunen driver i dag slike tjenester fra Oladammen på Asmaløy, men driften her er lite hensiktsmessig til dagens drift. Det er utarbeidet prosjektplan og kostnadsoversikt i prosjektet. Prosjektet blir videreført og realisert innen få år derom kommunestyret bevilger nødvendig finansiering. Brukere Seksjonen har i flere år rapportert om kvalitetsutviklingsarbeid. I 2010 er det etablert eget kvalitetsteam bare for Hvaler kommune og arbeidet med prosedyrer, avvikshåndtering og oppfølging blir fulgt opp på en kvalitativ god måte. Kvalitetsteamet har møter hver måned. Alle prosedyrer som utarbeides er tilgjengelig for alle ansatte på Hvalnett/intranett. Medarbeidere Sykefravær seksjon Helse og sosial Sykefravær i % Legemeldt 1,1 1,1 1,5 Egenmeldt 14,9 10,5 8,9 Totalt 16,0 11,6 10,4 Seksjonen fikk i 2009 kompetansemidler fra Kompetanseløftet 2015 til kompetanseheving for ufaglærte. De fleste som startet studiene fortsetter og det er ventet at flere ufaglærte tar fagprøve i Seksjonen fikk også i 2010 midler fra Kompetanseløftet 2015 som er benyttet til skolering av ansatte. Det er utarbeidet opplæring og utviklingsplan for seksjonen og som i stor grad er førende for kompetanseheving innefor seksjon Helse og sosial. sidenr. 32

33 Det er gjennomført medarbeidersamtale med de fleste ansatte i Sykefraværet i seksjonen blir fulgt opp etter kommunens regler og i henhold til bestemmelsen i IA avtalen. Økonomi Driftsregnskapet pr Helse og sosial Regnskap Budsjett Avvik kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Seksjon Helse og sosial har et gledelig regnskap for 2010 som viser et overskudd i forhold til samlet budsjett for seksjonen. De fleste virksomheter kan vise til meget god økonomistyring. Seksjonen har i tertialrapporteringene rapportert at vi kan levere et regnskap i balanse. De store avvikene innenfor seksjonen er virksomhet Tiltak for funksjonshemmede og NAV. Tiltak for funksjonshemmede har et større overskudd en forventet, mens NAV avlegger et regnskapsunderskudd i tråd med tertialrapportering. Seksjonssjefen vil foreslå at underskuddet i NAV blir dekket av overskudd fra andre virksomheter i seksjonen slik at flere av virksomheten i seksjonen får redusert sine overføringer til neste år. Høydepunkter 2010 Positive resultater av omorganiseringen av sykehjem og hjemmetjenester. At arbeidet med kvalitetsutviklingssytemet fortsatt har fokus og viser seg som nyttig i praksis for å få oversikt over tjenester og avvik og at snart alle virksomheter i seksjonen deltar. At boliger for vanskeligstilte på Sandbakken er godt i gang og fortsatt gir oss tro på at dette blir en stor kvalitetsforbedring inne rus- og psykiatritjenesten vår. At vi har kjøpt tomt på Østerhaug og at boligprosjektet i løpet av første halvår 2011 kan gi svar på fremtidsplan og økonomi. At seksjon helse og sosial kan levere et regnskap med overskudd i forhold til budsjett. Hovedutfordringer Samhandlingsreformen og forslag til nye lover. Knappe ressurser til administrasjon og planarbeid i seksjonen. Arealbehovet (avlastning, boliger og personalrom) innefor virksomhet Tiltak for funksjonshemmede. sidenr. 33

34 3.3.1 Virksomhet: Barn, unge og voksne Virksomhetsleder: Lars H. Larsen Virksomheten har et merforbruk på kroner i Merforbruket blir dekket av overskudd fra tidligere års regnskaper. Høydepunkter 2010 Oppfølging av barnefødsler fra vår egen jordmor er meget stor og gledelig. Oppstart og fokus på kvalitetssystem. Nøkkeltall Årsverk, samlet 2,05 2,05 2,05 Ansatte totalt Hovedutfordringer Folkehelsearbeid i system etter retningslinjer meldt i samhandlingsreformen. Knappe ressurser til viktig forbyggende arbeid. Nytt datasystem skal innføres i løpet av første halvdel av Virksomhetens kjerneoppgaver Skolehelsetjeneste Helsestasjon Jordmortjeneste Virksomhet Barn og unge og voksne har tidligere vært en virksomhet med flere avdelinger. I 2010 er det bare helsevern barn og unge (helsestasjon og skolehelsetjeneste) igjen. Brukere Vi har en høy prosentvis andel av gravide innbyggere som følges opp av kommunal jordmor. Vi har godt samarbeid mellom kommunal lege og helsesøster på helsestasjon. Medarbeidere Helsevern barn og unge Sykefravær i % 2010 Legemeldt 0,7 Egenmeldt 0,0 Totalt 0,7 Totalt er det lite sykefravær i virksomheten i Det er første år som det rapporteres bare for Helsevern barn og unge derfor er det ingen sammenligningstall fra tidligere år. Ansatte helsevern barn og unge deltar i tverrfaglig team og fagteam barn og unge. Dette gir grunnlag for tverrfaglig samarbeid over seksjonsgrenser. En av helsesøstrene deltar i prosjektarbeid med samhandling barn og unge. Prosjektet er i samarbeid med KS og flere andre østfoldkommuner. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. sidenr. 34

35 3.3.2 Virksomhet: Barneverntjenesten Virksomhetsleder: Beate Pedersen Nøkkeltall Årsverk samlet Barnevern 2,6 Flyktninger 30,43 Ansatte totalt Barnevern (K) 4(K) Flyktninger 13(K) 8(M) 22(K) 15(M) Virksomhetens kjerneoppgaver Gi tiltak etter lov om barneverntjenester Oppfølgning av enslige mindreårige flyktninger i og utenfor bofellesskap. Virksomhet barneverntjenesten består av det tradisjonelle barnevernskontoret som gir hjelpetiltak og omsorgstjenester til barn og ungdom under 23 år. I tillegg har vi bosatt 22 enslige mindreårige flyktninger i bofellesskap og egne boliger. Dette er grunnen til den store økning i antall ansatte i løpet av året. I 2010 ble barneverntjenesten en egen virksomhet. I 2010 ble det åpnet et nytt bofellesskap og et bofellesskap flyttet inn i kommunale boliger. Det ble også startet en oppfølgingsgruppe som gir tjenester til de ungdommene som har flyttet ut av bofellesskapene og til 4 ungdommer som har blitt direkteplassert i egne boliger. Barneverntjenesten har nå 3 bofellesskap og en oppfølgingsgruppe i virksomheten. Brukere Det har vært en økning i antall flyktninger som har blitt bosatt i kommunen. Barneverntjenesten gir hjelpetiltak som boveiledning, besøkshjem, oppfølging av fritidsaktiviteter osv. Virksomheten ligger på lovens minimumskrav når det gjelder tiltak rettet mot barnevernsbrukerne. Alle barn har tiltaksplaner, men det må arbeides mer med kvaliteten. Det samme gjelder for tiltakene barneverntjenesten selv gir som råd og veiledning. Barneverntjenesten har utfordringer med bemanning og klarer i hovedsak å arbeide med det mest prekære, mens det blir liten tid til mer grundig arbeid og kvalitetssikring av igangsatte tiltak og kompetanseheving. Medarbeidere Sykefravær i % 2010 Barneverntjenesten: Legemeldt O,7 Egenmeldt 8,4 Totalt 9,2 Flyktninger: Legemeldt 0,9 Egenmeldt 3,4 Totalt 4,4 I 2010 ble barneverntjenesten egen virksomhet. Tidligere år ble derfor barneverntjenesten målt sammen med flere avdelinger i seksjonen. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Budsjettet for barneverntjenesten har et mindreforbruk i forhold til hva som ble budsjettert på kroner. Dette skyldes i hovedsak at barneverntjenesten ikke hadde så mange tunge hjelpetiltakssaker som tidligere år eller som forventet. Det er et mindreforbruk på rundt i forhold til lønn. Dette skyldes at virksomhetsleder får lønn for deler av stillingen gjennom refusjonsordninger fra Bufetat. Det er ansatt en annen medarbeider som kompensasjon for det merarbeidet virksomhetsleder bruker av tid til flyktningene og denne har vesentlig lavere lønn. Barneverntjenesten søkte om tilsagn fra Bufetat for 2010 som skulle dekke kostnadene til alle de enslige mindreårige. Tilsagnet var større enn utgiftene slik at disse midlene blir tilbakebetalt til Bufetat og regnskapet er i balanse. Høydepunkter 2010 Arbeidet med å etablere boliger og gi hjelpetiltak for flyktninger Opplæring i familieråd Arbeidet med prosedyrer i forhold til flyktningene og barneverntjenesten Hovedutfordringer Arbeidet med å bosette flyktninger Utfordringer i forhold til å få kvalifiserte oppdragstakere Rekruttere besøkshjem Kvalitetssikre hjelpetiltakene Kompetanseheving sidenr. 35

36 3.3.3 Virksomhet: Lege og Fysioterapi Virksomhetsleder: Lars H. Larsen Nøkkeltall Årsverk Legesekretærer 2,80 2,80 2,80 Leger i kommunal tj. 0,32 0,53 0,71* Fysioterapi 0,80 0,50 Overført omsorgstjenesten Ansatte Legesekretærer 4 4(k) 4 Leger i kommunal tj. 3 2(M) 2 Turnus lege Fysioterapi 2 (1) 1(k) Overført Turnus fysioterapi 1 (k) omsorgstjenesten Fysioterapeut med 1(m) 1 avtale *Leger i kommunal tjeneste har økt på grunn av økt stilling som sykehjemslege fra 2009 til Virksomhetens kjerneoppgaver Drift av legekontor, Skjærhalden legekontor og Hvaler legesenter (fastleger) Kommuneoverlegefunksjon Håndtere fastlegeavtaler, avtale med fysioterapeut, samarbeidet med Fredrikstad kommune om smitte- og miljørettet helsevern Legevakt for Hvaler og Fredrikstad kommune Det er i Hvaler kommune 3 fastleger med avtale. Legene er ikke ansatt i kommunen, men har avtale og må i henhold til avtalen utføre kommunalt arbeid tilsvarende hva tabellen over viser. I 2010 er det kun to leger som utfører kommunale oppgaver. Brukere Det er stor aktivitet på begge legekontor og særlig i sommermånedene er det stor arbeidsmengde. Kommunen har tre fastlegeavtaler og har kapasitet til flere pasienter på en av listene, to av legene har fulle pasientlister. Kommunen må betale for at våre innbyggere velger fastlege utenfor kommunen. I 2010 betalte Hvaler kommune samlet kroner for dette til andre kommuner. Dette har pasienten gitt gode tilbakemeldinger på. Økt trygghet på faglige råd gitt av sykepleier. Sykepleieren ved legekontoret er også et godt bindeledd mellom legekontoret og hjemmesykepleien. Konsultasjoner 2008 Kirkøy Dypedalåsen Konsultasjon sum Sykebesøk ø-hjelp Telefoner Konsultasjoner 2009 Kirkøy Dypedalåsen Konsultasjon sum Sykebesøk ø-hjelp Telefoner Konsultasjoner 2010 Kirkøy Dypedalåsen Konsultasjon sum Sykebesøk ø-hjelp Telefoner Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 0,4 0,4 0,3 Egenmeldt 15,2 5,9 2,9 Totalt 15,6 6,2 3,2 Det har vært et totalt fravær på 3,2 %. Det er en stor nedgang fra fjoråret og fortsetter den gode trenden fra tidligere år. Det er på tross av stort arbeidspress en stabil arbeidsgruppe som er tilfreds i sin jobb. Det er ikke gjennomført spesielle tiltak innenfor nærværstiltak. Legetimer for sykehjemslege er økt i 2010 slik at kommunen nå har et legetilsyn på sykehjemmet som er i henhold til statlig norm. Tidligere har turnuslege vært en del av det ordinære tilsyn. Fra 2010 er dette ikke lenger en godkjent ordning og dette er bakgrunn for økt legetilsyn med fastleger. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Virksomheten avlegger et regnskap med et overskudd på kroner. Overskuddet skyldes i hovedsak mindreutgifter på miljørette helsevern og legevakta. Avviket på inntektene skyldes mindre inntekter på egenandeler for medisinske forbruksmateriell og refusjon for turnuslege. Fastlegene har sendt krav på økt lønn for beredskapsvakt i Kravet vil bli innfridd og overskuddet fra 2010 vil bli benyttet til å utbetale dette i Skjærhalden legekontor har fått styrket sin bemanning og tilbud med å ha en sykepleier som hjelpepersonell. sidenr. 36

37 Høydepunkter 2010 Samarbeidsavtale mellom Hvaler og Fredrikstad legevakt er fortsatt et høydepunkt. Samarbeidsavtale og samarbeidet med miljørettet avdeling i Fredrikstad om smitte- og miljørettet helsevern. Flere pasienter velger fastlege i Hvaler. Hovedutfordringer Arbeidet med å forankre og fokusere på folkehelsearbeid i kommunen. Drift av legesentrene med kombinasjonen fastlegeavtaler og kommunalt ansatte legesekretærer. Ferieavvikling og press på våre legekontorer i sommermånedene. sidenr. 37

38 3.3.4 Virksomhet: Omsorgstjenesten Virksomhetsleder: Kirsten Piil Omsorgstjenesten har i 2010 hatt sitt første hele driftsår som ny virksomhet og består av tidligere virksomhet hjemmetjeneste og virksomhet sykehjem. Virksomheten har totalt 51.1 årsverk fordelt med årsverk i sykehjemmet og 20.2 årsverk i hjemmetjenesten. I tillegg til hjemmetjeneste og sykehjem organiserer virksomheten kjøkken, kommunal fysioterapi, dagsenter og vaskeri. Totalt har virksomheten 51.1 årsverk inklusiv virksomhetsleder fordelt på 85 ansatte. Virksomhetens kjerneoppgaver Heldøgns pleie og omsorg institusjonstjeneste. Somatisk langtidspasienter Korttidspasienter Pasienter med behov for opphold i skjermet enhet for demente Støttefunksjoner: Vaskeritjeneste Kjøkkentjeneste Fysioterapi Hjemmesykepleie Praktisk bistand hjemmehjelp Omsorgslønn Dagtilbud til eldre Matombringing Trygghetsalarmer Hjelpemiddelformidling til alle innbyggere Syn- og hørsel hjelpemidler til alle innbyggere Nøkkeltall Årsverk 48,31 51,60 50,69 51,09 Ansatte Årsverkstallene inkluderer vaskeri, kjøkken og kommunal fysioterapeut. Tjenesten ble i 2009 nedbemannet. Senere på året ble ledelse styrket med 1 årsverk. Derfor er det en økning fra 2009 til Av virksomhetens 85 ansatte er 80 kvinner og 5 menn. Brukere Omsorgstjenesten fikk 8 nye plasser i mai 2010, hvorav 4 er i drift. Det har vært utstrakt bruk at vikarbyråer for å sikre forsvarlig sykepleiedekning. Det har vært jobbet med prosedyrer og dokumentasjon. Det er et bra samarbeid mellom hjemmetjeneste og sykehjem, nor som sikrer at brukerne får rask svar på søknader og rask innvilget tjenester. Dette sikrer også at brukerne får rett tjeneste til riktig tid. I hjemmetjenesten har flere fått hjelp til å avslutte livet sitt hjemme og sykehjemmet har tatt imot stadig mer behandlingskrevende brukere. Sykehjemslegetjenesten har blitt økt i omfang. Sykehjemmet har inngått avtale med NOKLUS kvalitetssikring av laboratorietjenester. Omsorgtjenesten får mange hyggelige tilbakemeldinger fra brukere og pårørende som er fornøyde med tjenesten. Virksomheten har fokus på avviksrapportering og ansatte er gode på å melde avvik når det gjelder tjenesteytingen. Det har vært internundervisning i rapportering av avvik. Avvik har økt i hjemmetjenesten fra 2009 til Dette fordi det har vært større fokus på melding av avvik. På sykehjemmet er det en liten nedgang. Det er fortsatt nok en underrapportering av melding av avvik. Rapporterte avvik blir brukt aktivt til forbedring av tjenesten og ansatte får tilbakemelding på meldte avvik. Hjemmetjenesten Avvik Interne rutiner 8 Legemiddelhåndtering - kompetanse 135 Dobbeltkontroll av medisiner 15 Feil ved utlevering av medisiner 40 Feil ved oppbevaring av medisiner 4 Legemiddelendring/istandgj/bestilling 3 Botilbud og privatliv 1 Pleie og omsorg tilpasset den enkelte 28 Oppfyllelse av vedtak praktisk bistand 7 Brøyting av vei 1 Medisinsk undersøkelse 1 Ernæring 1 Samhandling sykehuset 1 Totalt 89 avvik 245 avvik sidenr. 38

39 Sykehjemmet Avvik Interne rutiner 44 Legemiddelhåndtering - kompetanse 10 Feil ved utlevering av medisiner 262 Legemiddelendring/istandgj/bestilling 10 Feil ved oppbevaring av medisiner 1 Botilbud og privatliv 3 Pleie og omsorg tilpasset den enkelte 37 Ernæring 1 Totalt 402 avvik 368 avvik Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 1,5 1,5 1,8 Egenmeldt 18,5 17,7 11,6 Totalt 20,0 19,1 13,4 Sykefraværet i virksomheten har totalt sett hatt en positiv utvikling gjennom de siste 3 årene. Støttefunksjonene har få ansatte og et fravær gir stort utslag. Sykefraværet på sykehjemmet er varierende fra måned til måned og til tider uakseptelt høyt i forhold til å holde en forsvarlig drift. Fraværsårsakene er sammensatte noe er somatisk relatert og noe er arbeidsrelatert i form av høy arbeidsbelastning over tid. Alle sykemeldte blir fulgt opp etter kommunens IA-rutiner. Det er satt fokus på høyt fravær og flere tiltak prøves ut. Medarbeidersamtaler er påbegynt i 2010 og arbeidet videreføres i Virksomheten har fått samarbeidsmøter som HMSmøter og samarbeidsmøter med tillitsvalgte satt i system. Økonomi: Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. vikarer ved fravær der det har vært forsvarlig. Bruk av vikarbyrå er økt på sykehjemmet på grunn av høyt fravær i nøkkelstillinger, men redusert i hjemmetjenesten. Virksomheten har økte inntekter, spesielt for oppholdsbetaling noe som bidrar til et positivt resultat. Virksomheten har et bra samarbeid på ledelsesnivå, noe som gjør at brukerne får rett tjeneste til rett tid. Søknader blir behandlet raskt. Det er stor fleksibilitet mellom hjemmetjenesten og sykehjemmet, noe som gjør at det effektivt og ressursbesparende totalt sett. Det har vært noe ledighet i plasser på institusjonen deler av året, noe som også har gjort driften fleksibel. Høydepunkter 2010 Hjemmetjenesten har fått nye lokaler, 8 nye sykehjemsplasser ble levert fra Stiftelsen, skyllerom er pusset opp og på sykehjemmet er korridorer malt og en avdeling pusset opp. Bygningen er sprinklet og bygget om med bredere dører så bygget er mer brannsikkert. Inngått avtale med Fredrikstad kommune om brannvernleder funksjonen og gjennomført brannøvelse. Det ble fattet vedtak om økning av natt-tjenesten. Sykehjemmet har fått en økning av legetimer. Bra samarbeid med Bygg/vedlikehold om utkjøring av hjelpemidler til hjemmeboende brukere. Virksomheten har hatt mange sykepleiere på legemiddelhåndteringskurs, en sykepleier har avsluttet videreutdanning i kreftsykepleie og en leder har tatt videreutdanning i ledelse. HMS-arbeid, tillitsvalgt arbeid, internundervisning og kvalitetsarbeid er satt i system. Bra samarbeid mellom hjemmetjenesten og sykehjemmet god ressursutnyttelse til beste for brukeren. Hovedutfordringer Sykepleiedekning ved fravær i nøkkelstillinger stor bruk av vikarbyrå. Høyt sykefravær spesielt på sykehjemmet gir utfordringer i driften. Ressurser til praktisk bistand. Helgebemanning sykehjemmet en utfordring. Utvikling og implementering av nødvendige prosedyrer. Virksomheten går totalt sett med et overskudd på kroner. Det har vært stort fokus på bruk av ressurser i Det har vært restriktiv innleie av sidenr. 39

40 3.3.5 Virksomhet: Tiltak for funksjonshemmede Virksomhetsleder: Veronika Kopreitan Nøkkeltall Årsverk 18,7 17,5 17,2 Ansatte Antall brukere I de 17,2 årsverkene er det i beregnet 1,8 årsverk som er ledelse. De brukerne som er registrert i tabellen er brukere som får direkte oppfølging av personalet tilknyttete TFF. Det utgjør en bemanningsfaktor på 0,67 i direkte miljøarbeid. Det er flertall av kvinner som jobber ved virksomheten. Virksomheten har som mål å gi personer med psykisk / fysisk funksjonshemming, bosatt i Hvaler kommune, mulighet til å leve og bo selvstendig og til å ha en aktiv og meningsfylt tilværelse i fellesskap med andre. De tjenestene som gis direkte av personalet tilknyttet virksomheten er praktisk bistand og opplæring og avlastning. Tiltak for funksjonshemmede gir tjenester til brukere i alle aldersgrupper. Det er også viktig å jobbe mot at denne målgruppen skal kunne bo hjemme hos foreldrene så lenge som det er det beste for barnet med å kunne gi nok avlastning og eventuelt omsorgslønn. Brukere Virksomheten gir praktisk bistand og opplæring til 13 brukere som har store variasjoner i forhold til sitt bistandsbehov; det er fra 1:1 oppfølging dag/ kveld til 2 timer i uka. Videre gir virksomheten avlastning i institusjon til 10 barn/unge og voksne. I 2010 registrerte virksomheten 4 brukere for året 2009 som ressurskrevende. I forhold til avlastning har behovet for mer avlastning økt for enkelte som allerede mottar denne tjenesten, og flere brukere har kommet til. Videre ble det avsluttet tjenester til en bruker på senhøsten Meldte avvik: Tiltak for funksjonshemmede Årstall Utfordrende atferd Skadeavvergende tiltak Avvik standard Standard avvikene er delt i to kategorier, i forhold til tjenestene som blir gitt og medisinhåndtering. Det er 100 avvik tilknyttet hvordan tjenestene blir gitt og 984 i forhold til medisinhåndtering. Det blir registrert avvik i forhold til medisinhåndtering når et personale uten medisinkompetanse gir medisiner fra dosett/ multidose. En av grunnene til at virksomheten har et høyt antall avvik for medisinhåndteringen er at personalet har blitt flinkere til å registrere dette, som en konsekvens av tilsynet vedrørende avlastningen. Vi antar at det er liten underrapportering. Til tross for at det er personale med medisinkompetanse på vakten er det ikke alltid mulig å få til at de gir medisiner til alle brukerne. Det har noe med hvem en jobber med, og hvordan brukerens dag er organisert. Noen brukere drar på jobb, mens andre er i ferd med å stå opp. Det lar seg ikke gjøre at brukere må være lenger hjemme på morgenen for at de som er sammen med dem skal få gitt andre medisiner. Det vil med stor sannsynlighet føre til uro for de som da vil dra hjemmefra senere enn planlagt. I hver overlapping brukes en sjekkliste for hvordan man organiserer medisinutleveringen på den enkelte vakt. Videre så vil 2 eller 3 ansatte avlegge fagprøven i Av de som ble fast ansatt i 2010 var det bare to uten medisinkompetanse, og der skal den ene eventuelt begge to avlegge fagprøven i helsefagarbeideren i løpet av året, dette er satt som en betingelse i arbeidsavtalen og skal gjøres innen 2 år. Det er tenkt at bistandsyterne rundt en bestemt bruker skal få medisinkurs for å lukke avvikende i dette teamet. Faggrupper som har denne kompetansen tilknyttet TFF er vernepleiere, omsorgsarbeider og hjelpepleier. At utfordrende atferd og skadeavvergende tiltak har gått noe opp er en indikator på det blir jobbet målrettet rundt de brukerne som er krevende og at det har blitt jobbet med å bevisstgjøre personalet på hvordan skjemaene skal fylles ut. Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 0,8 1 2,2 Egenmeldt 13,8 5,7 11,8 Totalt 14,6 6,8 14,1 sidenr. 40

41 Virksomheten har et sykefravær som er over kommunens ønskede målsetning som er på 7 til 8 %. Virksomheten har hatt tre til fire langtidssykemeldte meste av 2010, dette gjør at totale sykefraværs prosent blir på 14,1. Alle langtidsmeldte har blitt fulgt opp i forhold til IA- tiltak. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Det blir jobbet kontinuerlig med å bevisstgjøre personalet i forhold til det å sette inn vikarer ved sykdom eller ved hull i turnusen. For å holde budsjettet innenfor de økonomiske rammene, har brukere som i utgangspunktet skal ha en ansatt på seg, vært nødt til å dele denne med en eller flere andre brukere. Hovedårsaken til mindreforbruket i 2010 er forsinkelse i behovet for avlastning og tilflytting av ny ressurskrevende bruker. Høydepunkter 2010 Tomten på Østerhaug ble kjøpt våren 2010, med formål om å bygge nye boliger og avlastningsinstitusjon. Det ble også innvilget kroner til prosjektarbeid. Fagprogrammet Gerica blir brukt til daglig rapportering, og alle de som er fast ansatt har tilgang til det. Sommeren 2010 ble avviklet på en god måte både for brukerne og personalet. 1 av assistentene i virksomheten gikk vg 3, og fikk økonomisk støtte av kommunen, med midler som vi søkte om gjennom Fylkesmannen. Skal avlegge eksamen i helsefagarbeideren våren Det ble gjennomført tilsyn av Fylkesmannen i Østfold på vedtak vedrørende bruk av tvang og makt, dette gikk bra (ingen avvik). Virksomheten har et lavt korttidssykefravær. Høsten 2010 ble det startet med multidose i stedet for dosett. Dette er tidsbesparende for vernepleierne. Etter tilsynet vedrørende avlastningen 2009, har det blitt utarbeidet diverse rutiner for å lukke avvikene. Virksomheten har fått tilbakemelding fra Fylkesmannen i Østfold at de anser dette som ferdig- avvikene er lukket. Intern kontroll vedrørende Loven om Sosiale tjenester bruk av tvang og makt 4A. Hovedutfordringer Plassmangel og de fysiske arbeidsforholdene for personale er kritikkverdige, og det vil være utfordringer å finne rimelige løsninger som bedrer arbeidsforholdene med tanke på at vi mest sannsynelig skal bygge nytt i de nærmeste årene. De økonomiske utfordringene med å imøtekomme kravet om lovpålagt avlastning for foreldre med funksjonshemmede barn. Og å kunne legge forholdene til rette for å gi disse familiene nok og tilfredsstillende avlastning, slik at barna kan bo hjemme hos foreldrene lengst mulig. Dersom foreldrene blir utslitte vil sannsynligheten øke for at det blir behov for barnebolig. Kunne gi nye brukere et tilfredsstillende tilbud innenfor de økonomiske rammene som vi har til rådighet, uten at det skal påvirke tilbudet til de som allerede har tjenester fra TFF. Beholde og rekruttere fagpersoner (fagarbeidere og høgskole utdannede innen helse- og sosial). Har et stort behov for flere som har medisinkompetanse tilknyttet virksomheten. Dette for å redusere avvikene i forhold til dette med medisinhåndtering. Motivere og tilrettelegge for at de som har startet med fagbrev skal få tatt den avsluttende eksamen. sidenr. 41

42 3.3.6 Virksomhet: NAV Hvaler Virksomhetsleder: Knut Tore Eide Nøkkeltall Årsverk (menn/kvinner) 12,2 (3/9,2) 11,8 (2,5/9,3) Ansatte (menn/kvinner) 15 (3/12) 14 (3/11) Virksomhetens kjerneoppgaver er å gi mennesker muligheter. Gi mennesker muligheter til å delta i arbeid og aktivitet. Våre verdier er til stede tydelig løsningsdyktig. Vi representerer arbeids- og velferdsforvaltningen i Hvaler kommune. NAV Hvaler ble etablert Virksomheten består av både statlige (2,8 årsverk) og kommunalt ansatte (9 årsverk inkludert leder og tiltakskonsulent). Pr bestod virksomheten av 14 ansatte, inkludert en tiltakskonsulent som er finansiert gjennom eksterne prosjektmidler. Endringen fra 2009 til 2010 skyldes utsettelse av ansettelse i vakant stilling på statlig side. Andelen av befolkningen som har sosialhjelp som hovedinntekt har blitt redusert med 40 % fra september 2009 til september2010. Andelen av sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen år har økt med 29 % i samme periode. Antall registrerte brukere med sosialhjelp har blitt redusert med 23 % fra september 2009 til september Antall arbeidssøkere har gått ned med 1,2 % i samme periode. På den positive siden må nevnes at antall ordinære arbeidssøkere under 25 år som er på tiltak har økt med 75 %. For øvrige nøkkeltall henviser vi til kap 5.6 i statistikkheftet. Brukere Sosialkontor NAV Hvaler satser på å få brukere vekk fra passive ytelser, og over til arbeid og aktivitet. Vi har også i 2010 hatt prosjektmidler til en stilling som tiltakskonsulent. Denne ressursen har gitt oss muligheter til å fokusere på en bestemt gruppe av brukere, nemlig unge brukere som sliter med rus. Vi er opptatt av å ha en tett dialog med tiltaksarrangører, og har et spesielt tett samarbeid med Hvaler arbeidssenter. Vi har ikke gjennomført brukerundersøkelser lokalt i 2010, men det er jevnlig brukerundersøkelser av NAVorganisasjonen som helhet (TNS GALLUP etc). Psykiatri På psykiatriområdet har vi erfart en fortsatt økt pågang fra brukere som ønsker tilbud om tjenester fra vårt kontor. Vi har ikke hatt nok ressurser til raskt å kunne gi tilbud til alle som har søkt om tjenester, og har måttet innføre venteliste for første gang. NAV Hvaler har et lavterskeltilbud innenfor psykiatrien som virker som en meget effektiv og viktig buffer i forhold til 2. og 3.linjetjenesten. Vi er nå enda mer aktive i forhold til å benytte oss av bruktboden, der vi tar imot brukte møbler og inventar, som gis videre til våre brukere etter behov. NAV Hvaler har også ansvaret for å tildele boliger til vanskeligstilte i kommunen. Dette arbeidet er viktig, fordi boforholdene sier mye om hvilken person man er, det har også mye med selvfølelse å gjøre. Vi har også jobbet med prosjektering og utredning i forbindelse med bygging av 5 nye rus- og psykiatriboliger i Hvaler. Dette er det stort behov for, og det kommer på plass i Vi opplever at vi har gode effekter av at psykiatritjenesten er en del av NAV Hvaler, både mht sykefraværsarbeidet og rusarbeidet. Vi jobber bevisst med å tydeliggjøre grunnlaget for å gi tjeneste og beskrive hjelpebehovet, lage mål for tjenesten som i større grad kan måles og evalueres, kvalitetssikre journalnotatskrivingen og bli flinkere til å benytte avviksrapportering som et ledd i å avstemme tjenester mot innholdet i vedtaket. En fordel ved et lite NAV-kontor som Hvaler er et vi har god kunnskap om den enkelte bruker. Det viktigste er å behandle brukerne med respekt, og gi dem muligheter til å bli administrerende direktør i eget liv. Den tette oppfølging som hele NAV-kontoret jobber med, ikke minst på sosialområdet og psykiatriområdet, bygger opp under dette målet. Flyktninger Kommunen bosatte 15 flyktninger fra Afghanistan også i 2010, hvorav 13 barn. Det er positive tilbakemeldinger, og et meget godt samarbeid med Barnevernet og Hvaler ungdomsskole mht. enslige mindreårige flyktninger. Det er viktig å bemerke at flyktningene i 2010 samlet sett, på samme måte som i 2009, ikke har belastet regnskapet for Hvaler kommune. Utgiftene vedrørende flyktninger dekkes av integreringstilskudd fra Staten. Overskudd avsettes i fond, til bruk i årene framover når tilskuddet går ned, og det er større sannsynlighet for at kostnadene kan overstige inntektene. sidenr. 42

43 Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 0,6 0,8 Egenmeldt 9,2 5,7 Totalt 9,8 6,5 Medarbeidersamtaler ble gjennomført høsten Vi har hatt et lavere sykefravær i 2010 enn i Tallene i tabellen ovenfor representerer kun kommunalt område. For de statlig ansatte har sykefraværet vært 8,1 % i Samlet sett er sykefraværet under kontroll, og målsettingen for 2011 er 6,7 %. Vi jobber fortsatt med å skape en felles kultur, og ønsker å hente ut de beste av de 4 kulturene som er samlet. Det har vært stort fokus på NAV i media også i 2010, ofte med negativt fortegn. Dette er det viktig å snakke om, samtidig som vi ønsker å fokusere på hva vi faktisk får til her på vårt kontor. De ansatte gjør så godt de kan i forhold til å ta innover seg nye oppgaver, men mange nok fortsatt er bekymret over at det kan bli lavere fokus på egne kjerneområder. I november 2009 ble det gjennomført en større arbeidsmiljøundersøkelse for alle NAV-kontor i Norge. I 2010 ble det gjennomført en HKI-undersøkelse som en oppfølging av denne undersøkelsen. Tiltaksplan som dekker begge disse undersøkelsene er utarbeidet, og følges opp jevnlig. De ansatte har i løpet av 2010 blitt mer aktive i forhold til å skrive avviksmeldinger for å beskrive forholdet mellom oppgaver og ressurser, og for å synliggjøre prioriteringsutfordringer og ressursutfordringer. henviser vi til politisk sak i forhold til samarbeid og saksbehandling, kontroll og sanksjoner vedr felles skjenkekontroll. Høydepunkter 2010 Fortsatt bosetting og inkludering av flyktninger. Planlegging av Sandbakken som boliger for vanskeligstilte. Lavt sykefravær til tross for stor omstilling Vi klarte å nå noen viktige mål mht målekortet. Kollegastøtte og humor! Bedre rutiner på psykiatriområdet. Samarbeid i Nedre Glomma på alkoholområdet. Hovedutfordringer Innstramming av statlig individstønad, og dermed økte utfordringer mht. sosialstønad. Etablere en effektiv organisering av arbeidet, der alle har samme målsetting og alle kjenner prioriteringene. Fordele nye oppgaver på ansatte som allerede har full timeplan, takle stor arbeidsbelastning. Effektiv deling av saksinformasjon, til beste for bruker, til beste for saksbehandlingen og samtidig holde seg innenfor lovverket mht. taushetsplikt og personvern. Gap mellom oppgaver og ressurser. Innføre begrepet NAV-oppgaver i stedet for statlige og kommunale oppgaver. Takle den daglige utfordringen som ligger i det å betjene over 50 fagområder på ett og samme kontor, et meget bredt sortiment har store krav til kompetanse og deling av kunnskap. Økonomi Driftsregnskapet pr NAV Hvaler Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Resultat for 2010 er et merforbruk på kroner. Dette merforbruket er dekket opp innenfor seksjonens totale ramme for Vi har opplevd en sterk vekst i sosialhjelpsutgiftene også i 2010 som følge av finanskrisen. Vi har også hatt et stort forbruk på ettervern rus, utgifter som ikke var budsjettert. Vi fikk av den grunn tilført ekstramidler som en del av en omfordeling innen seksjonsrammen. Videreført overskudd fra 2008 på kroner er en økonomisk buffer til dårlige tider. Vi må bruke av denne bufferen i Ansvarlig vertskap Prosjektet er avsluttet. Restbeløpet går inn i samarbeidsforumet MAKS. I denne sammenheng sidenr. 43

44 3.4 SEKSJON MILJØ OG TEKNIKK Seksjonen ivaretar kjerneoppgaver som ligger til forvaltning av lovverk knyttet til planlegning og utbygning, miljø-, landbruks- og naturforvaltning, matrikkeltjenester og konsesjon. Seksjonen forestår utvikling og drift av vann- og avløpstjenesten samt drift av renovasjonstjenesten og kommunalt veivedlikehold. Seksjonens eiendomsforvaltning drifter alle kommunale bygg og eiendommer i samarbeid med havnevirksomheten. Sistnevnte enhet har i tillegg all forvaltning av sjøområdene etter havne- og farvannsloven, samt Skjærgårdstjenesten. Fast bemanning består på rapporteringstidspunktet av 48,8 årsverk fordelt på 52 ansatte. SEKSJON MILJØ OG TEKNIKK Heidi Vildskog Plan og miljø, Anna Auganes Plan, Anna Karin Hellstrøm Geodata og oppmåling, Halvor Reff Naturforvaltning, Laila K. Rød Byggesak, Per Otto Rød Kommunal Teknikk, Jan R Aspheim Eiendomsforvaltning, Tore Trondsen Byggvedl. og Renhold, Jon B Eriksen Vann/Avløp/Renovasjon, Roy Hansen Havn, Gunn Karin Karlsen Drift og forvaltning, Gunn Karin Karlsen Skjærgårdstjenesten, Eivind Børresen Styringssignaler Seksjonen forvalter mengde lovverk som er og har nylig vært i endring. Dette gir utfordringer for både intern forvaltning samt det økende kravet til tverrsektoriell og interkommunalt samarbeid. Seksjonen ser at dette er gode og riktige endringer, men som liten kommune er det komplisert å løse oppgavefordeling og delegering av slike nye områder. Vår region Nedre Glomma består foruten om Hvaler av to større bykommuner hvor bemanningssituasjonen er veldig ulik Hvaler kommune, og det krever mye å matche deltakelse på antall påkrevde arenaer, møtefrekvenser og progresjon. Kommunen har gjennom 2010 fortsatt gitt i hovedsak økonomiske styringssignaler til sine drifts- og forvaltningsområder. Dette har medført en ennå tettere oppfølgning av regnskapsbevegelser, og ikke minst endring av interne rutiner for god kontroll. sidenr. 44

45 Brukere Seksjonen har stor kontaktflate mot publikum og har hovedvekten av alle kommunens innkommende henvendelser. Seksjonen har fortsatt økning i aktivitetsnivået mot publikum og brukere for å få medvirkning og involvering i ulike deler av forvaltningsområdene. Særlig har eiendomsavdelingen hatt stor progresjon på systematisering av henvendelser til Kommunal Teknikk. Seksjonen har et inntrykk av tilfredshet blant brukergruppene, noe som også understøttes av klagestatistikken. Allikevel er det fortsatt et betydelig gap mellom hva brukere tror er mulig (forventninger) og hva som faktisk lovmessig lar seg gjennomføre. Seksjonen vil fortsette fokuset på dette temaet fremover, siden dagens situasjon både er tidskonsumerende og uroskapende. Medarbeidere Sykefravær seksjon Miljø og Teknikk: Sykefravær i % Legemeldt 1,0 0,9 1,0 Egenmeldt 7,6 7,8 4,8 Totalt 8,6 8,7 5,8 Sykefraværet i seksjonen er relativt lavt. Seksjonen har i 2010 igangsatt nærværsprosjekt for å beholde denne gode trenden, og ønsker å satse videre på slikt forebyggende arbeid. Økonomi Driftsregnskapet pr Miljø og teknikk Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk. Seksjonen oppnådde samlet et regnskapsmessig merforbruk på kroner i Dette skyldes i hovedsak endring i regnskapsprinsipp innen virksomhet havn hvor reell gjeldsbelastning nå synliggjøres i havneregnskapet. Høydepunkter 2010 Seksjonens har gjennomført en omorganisering i 2010 som har redusert antall virksomheter fra 4 til 3. Dette har vært en omfattende prosess, og nå som alle elementer har falt på plass kan ny virksomhet ta fatt på de viktige bestillingene som konkurranseeksponering og oppbygging av eiendomsforvaltningsmodell. Virksomhetenes kommentarer videre i årsmeldingen viser at de knytter til seg en rekke milepæler i 2010 og klarer innenfor gitte rammer å prioritere stramt mellom pålagt og ikke lovpålagt aktivitet. Hovedutfordringer Seksjonens hovedutfordringer er å ha gjennomføringsevne på oppgaver, planer og prosjekter når infrastrukturen i tillegg er i endring (elektronisk arkiv, servicetorg, omorganisering, mv). Dette er meget krevende. Planstrategien er ett av hovedtemaene som fordrer stor innsats og mye ressurser, for å gjennomføre godt i sammen med Nedre Glomma. Videre er det et absolutt mål for seksjonen å finne gode benchmarkingstall, redusere behandlingstiden for plansaker og dispensasjonssaker samt bli dyktigere på tilgjengelighet, til tross for at arbeidstrykket til tider er enormt. sidenr. 45

46 3.4.1 Virksomhet: Plan og miljø Virksomhetsleder: Anna Auganes tendens. Implementering av stadig nye lovverk øker pågangen fra publikum. Det legges ned mye arbeid i å tilgjengeliggjøre informasjon på kommunens nettsider for i større grad å kunne henvise kunder og brukere til å søke informasjon der først. Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 1,2 0,5 0,8 Egenmeldt 9,4 6,0 7,5 Totalt 10,6 6,5 8,4 Plan og miljø består av 4 avdelinger: byggesak, plan, geodata og oppmåling, naturforvaltning. Kjerneoppgaver: Saksbehandling, informasjon og veiledning i saker etter plan- og bygningsloven (Bygge/meldingssaker, dispensasjonssaker, plansaker), konsesjonsloven, matrikkelloven, landbruks- og naturlovgivningen (bl.a jordlov, odelslov og forpaktningslov, skoglov, lov om motorferdsel i utmark) m.fl. Aktiviteter: se vedlagte nøkkeltall for omfang av produkter og tjenester. Virksomheten har ansvar for kompliserte lov- og regelverk, og behovet for veiledning og informasjon mot publikum / brukere er stort. Sykefraværet er høyere enn i 2009, men fortsatt lavere enn i I en relativt liten virksomhet vil enkelttilfeller med sykemeldinger av noe varighet raskt påvirke statistikken vesentlig. Virksomheten har høyt fokus på oppfølging av sykemeldte med kontakt, dialog og tilretteleggingstiltak i samsvar med fastsatte HMSrutiner og IA-avtalen. Det legges til rette for trivsels- og motivasjonsfremmende tiltak, som fungerer forebyggende og helsefremmende for alle ansatte. Tiltaket friske bedrifter har fokus på å beholde friske medarbeidere på jobb, og ansatte som benytter seg av tilbudet melder at det har god forebyggende effekt. Nøkkeltall pr Årsverk 9,8 10,3 10,3 11,3 Ansatte Kjønnsfordeling 40 % K 60 % M 55 % K 45 % M 55 % K 45 % M 58 % K 42 % M Brukere Virksomheten har bred kontaktflate mot publikum og brukere. Nøkkeltall pr Sum delegerte vedtak i plan og byggesak Klager på delegerte vedtak 20 (3 %) 22 (3 %) Telefonhenvendelser Kundebesøk / møter Det er ikke gjort brukerundersøkelser de siste årene, men antall klager sett ift. antall vedtak og henvendelser / møter er vedvarende lite. Produksjonen er stabil, og antallet klager er lite sett i forhold til antall vedtak. Innføringen av felles servicetorg med Fredrikstad har medført en del utfordringer, spesielt i forhold til avgrensning av oppgaver mellom virksomheten og servicetorget. Dette arbeides det med å finne løsninger på. Medarbeiderne opplever at etterspørselen av veiledning fra publikum er stabil med noe økende Økonomi Driftsregnskapet pr Plan og miljø Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Virksomheten har netto merforbruk på kroner. Dette vil bli inndekket av overført overskudd fra Lavere inntekter enn budsjettert skyldes i hovedsak for lavt kalkulerte gebyrer i selvkostområdene. Dette rettes opp ved korrigerte selvkostkalkyler i Selvkostområdene har hatt små selvkostfond (til sammen på kroner) med tanke på å dekke varierende inntekter fra år til år. Disse er benyttet på sidenr. 46

47 inntektssiden i 2010 for å forhindre større merforbruk enn det tabellen over viser. Høydepunkter 2010 Arbeidet med planoppgaver og planstrategi har fortsatt tatt mye fokus, men produksjonen samlet sett har ligget tilnærmet på samme nivå som andre år. Fylkesmannens behandling av klagesaker med svært lav omgjøringsprosent viser at kvaliteten på vurderinger og konklusjoner er høy. Arbeidet med kommuneplan og planstrategi har gitt økt fokus på betydningen av planlegging. Arbeidet med regionalt samarbeid er blitt mer fokusert og målrettet. 2 av virksomhetens ansatte deltar i 2010/2011 på KS etterutdanningsprogram SAMPLAN, for å styrke kommunens samlede kompetanse innenfor samfunnsplanlegging. Virksomheten har hatt stabil bemanning gjennom året. En nytilsatt i vakant stilling fra august Hvaler kommune har ca. 30 % økologisk landbruksareal, og ligger fortsatt langt over gjennomsnittet for norske kommuner. Innføring av ny naturmangfoldlov. Kommunens karttjenester blir kontinuerlig bedre og mer robuste både for interne og eksterne brukere. Virksomheten har tatt i bruk skråfoto for hele kommunen, som gir nye muligheter for effektiv saksbehandling uten befaringer. av ny matrikkellov har fortsatt medført behov for opplæring og rutineendringer. Vedtak av reviderte lokale forskrifter til konsesjonsloven og hundeloven medfører nye og endrede oppgaver. Arbeidet med planstrategi for kommunen har synliggjort omfattende nye oppgaver for kommunen. Mange av disse oppgavene hører naturlig hjemme i virksomhet Plan og miljø, men manglende langsiktighet i finansiering medfører at bemanningen i avdelingen foreløpig ikke har kapasitet til å håndtere alle de prioriterte planoppgavene. Generelt fokus på internkontroll, kvalitetssikring, forutsigbarhet og etterprøvbarhet har høyt fokus og gjør seg gjeldende både på enkeltsaksnivå, i prinsippavklaringer og på systemnivå. Det er merkbart avvik mellom publikums forventninger om handlingsrom innenfor plan / lovverket, og det lovverket faktisk åpner for. Arbeidet med oppfølging av ulovligheter har pga. manglende finansiering ikke vært høyt prioritert unntatt i de mest alvorlige tilfellene. Hovedutfordringer Innføring av digitalt arkiv og felles servicetorg har foreløpig ikke fungert effektiviserende eller tidsbesparende for virksomheten. Omleggingen har i tillegg medført tap av merkantile funksjoner for Plan og miljø, og effekten av dette samlet sett medfører at saksbehandlerne bruker lenger tid enn før i hver sak. Tidsbruken er delvis forårsaket av tekniske problemer (scanningkvalitet og problemer med saksbehandlingssystemet), delvis av tidkrevende posthåndtering, delvis av uklarheter ved arkivrutiner, og delvis at saksbehandlere i større grad enn før bruker tid på journalføring, kopiering og utsendelse av saker. Innføring og implementering av nye/reviderte lovverk, herunder bygningsdelen til ny plan- og bygningslov og biomangfoldloven medfører opplæringsbehov og rutineendringer. Innføringen sidenr. 47

48 3.4.2 Virksomhet: Kommunal teknikk Virksomhetsleder: Jan R. Aspheim (fra ) og Heidi Vildskog Avfall til energigjenvinning (restavfall) Veien mot Edholmen på Kirkøy. Virksomheten er ny etter omorganisering og består av en fusjon av de tidligere virksomhetene Teknisk drift og Vann, avløp og eiendom (VAE). Virksomheten består av 3 avdelinger: Vann, avløp og renovasjon (VAR) Byggvedlikehold og renhold (BVR) Eiendom Alle historiske nøkkeltall tar hensyn til dagens organisering. Nøkkeltall Årsverk 34,9 31,9 35,5 Ansatte Menn - kvinner Avfallsmengder Grafen avfall til energigjenvinning viser årstidsvariasjoner for restavfall fra husholdningen. Restavfallet leveres via returpunkter (containerne). Grafen illustrerer renovasjonens utfordringer i sommerhalvåret. I tillegg vises en nedgang i avfallsmengden fra Dette viser at avfallsstrømmen for grovavfall er snudd fra containere til Sandbakken. Dette er i tråd med forventet resultat etter omlegging av renovasjonsordningen. Kjerneoppgaver Vann, avløp og renovasjon Avdelingens viktigste kjerneoppgaver er vann og avløp, renovasjon inkl. Sandbakken gjenvinningsstasjon, slamtømming og spyling, samferdsel og trafikksikkerhet herunder vegvedlikehold og gatelys, parkering inklusiv parkeringsmyndighet, torghandel, park og grønt. Byggvedlikehold og renhold Avdelingens viktigste kjerneoppgaver er drifte, vedlikeholde og rengjøre den totale kommunale bygningsmasse - ikke medregnet kommunale boliger. Dette medfører alt fra forhold som reguleres av sentrale lover (inneklima, legionella, opplæring etc) til vedlikeholdsrutiner og daglige henvendelser på forefallent vedlikehold og reparasjoner. I tillegg utføres det oppgaver etter henvendelse, for eksempel transport av sykesenger, hjelpemidler og annet. Eiendom Avdelingens viktigste kjerneoppgaver er eiendomsforvaltning, drift og utleie av 2 kommunale bygg og prosjektledelse i kommunale byggeprosjekter. En utflatning av avfallsmengdene er en positiv trend. Byggevirksomhet er den faktoren som påvirker avfallsmengdene på Hvaler mest. Brukere Virksomheten utarbeidet miljøkalenderen første gang i 2008 med tanke på å gi ut en årlig enkel og oversiktlig informasjon. Den fungerer både som en ordinær kalender og en oppslagsbok for avfallshåndteringen på Hvaler. Kalenderen har blitt svært populær. Etter tre vellykkede utgivelser videreføres kalenderen. sidenr. 48

49 blir fremdeles fokusert på dette tema i samarbeid med resten av kommunen. Det legges stor vekt på medvirkning fra de ansatte i forbindelse økonomi, prosjekter, planlegging og annet som kan påvirke den ansattes hverdag. Økonomi Driftsregnskapet pr Tekst Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Vann, avløp Driftsenhetens brukere er primært kommunens vannog avløpsabonnenter. Disse henvender seg til kommunen som enkeltpersoner og i form av sammenslutninger slik som andelslag, mv. Renovasjon Driftsenheten har også i 2010 deltatt på velforeningsmøter og møter med næringslivet i Hvaler. I forbindelse med den nye renovasjonsordningen som er vedtatt, har vi bl.a. hatt samtaler med velforeninger og næringslivet for å finne frem til nye og bedre hente - og tømmeordninger. Det er gjennomført 2 kveldskurs innen kompostering. Brukerne er svært fornøyd med tilbudet og ønsker at det blir videreført. Byggvedlikehold og renhold Det foreligger ingen nøyaktige nøkkeltall for avdelingenes samhandling med brukerne, men det kan vises til e-poster fra flere av disse hvor de uttrykker sin tilfredshet over produktet som leveres. Videre får man stadig positive tilbakemeldinger på jobbene som blir utført fra begge avdelingene. Et annet uttrykk for avdelingenes innstilling til arbeidet er loggen som viser om lag 140 behandlete henvendelser utover rutiner og lovpålagt arbeid i løpet av 2 måneder. Virksomheten hadde et mindreforbruk på kroner i kr kr kr kr kr kr kr Overtidsbruk Som en følge av ny renovasjonsordning og arbeidsplaner er kostnader til overtid redusert med 70 % sammenlignet med Renovasjonen påvirker ikke driftsresultatet, men nedgangen i overtidsbruk er så synlig at den må nevnes. Budsjett Resultat Eiendom Virksomheten yter en god del konsultative tjenester til andre virksomheter i forbindelse med byggeprosjekter, brannsikring, felles innkjøp med mer. Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 1,4 1,3 1,4 Egenmeldt 9,1 10,5 5,4 Totalt: 10,5 11,9 6,8 Virksomhetens sykefravær har en positiv utvikling med et lavt korttids sykefravær og reduserende langtidssykemeldte. Det arbeides kontinuerlig i forhold til IA i forhold til tilrettelegging og utnyttelse av restarbeidsevne. Det Overtidsbruk før og etter innføring av arbeidsplaner og ny renovasjonsordning. Investeringer renovasjon I forbindelse med omleggingen av renovasjonsordningen er det bevilget totalt kroner til investeringer (selvkost). Medgåtte kostnader på kroner er fordelt på følgende: renovasjonsbil, informasjonstavler, returpunkt, oppsamlingsenheter sidenr. 49

50 (containere og plastbeholdere) ombygging av vinsj og containerhenger. I 2010 ble det anskaffet en større gravemaskin enn den gamle da denne havarerte. En større maskin var nødvendig med økende avfallsmengder til Sandbakken. Videre er renovasjonsordningen supplert med flere oppsamlingsenheter og andre mindre tilrettelegginger. Avgifter Man har de siste årene økt kloakkavgiftene og redusert vannavgiftene. Dette har medført at balansen mellom disse to tjenesteområdene nå virker god. Det er stor aktivitet blant fritidsbeboere som ønsker vann og avløp. Dette kan gi noe høyere inntekter enn budsjettert. Disse blir i så fall avsatt på selvkostfondene. Usikkerhetene ligger i hvilken fremdrift de har på utbyggingen. Derfor vet man ikke hvilket kalenderår tilknytningsavgiftene blir bokført. Driftsfond Vann, saldo Avløp, saldo Renovasjon Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Andre ansvarsområder Herunder Rådhus, Herredshus, eiendom og trafikk har ikke hatt vesentlige driftsmessige avvik verken på inntekts- eller utgiftsiden. Investeringer Noen av de større investeringsprosjektene fra tidligere år vil bli regnskapsavsluttet i løpet av 1. halvår Nettoresultatet ble omtrent som budsjettert. Budsjettjustering mellom de ulike prosjektene ble gjort i forbindelse med siste tertialmelding. Herunder nevnes: Sjøledningene som skulle styrke vannforsyningen til Kirkøy Saneringsarbeidene med kloakken i Stenlia Utvidelse av kontorkapasiteten på rådhuset. Prioritering av investeringsmidler til trafikksikkerhetstiltak med bakgrunn i gjeldende trafikksikkerhetsplan ble behandlet i UMT i april. Disponible midler fra 2010 og tidligere år er på kroner. I investeringsbudsjettet for 2010 er det avsatt midler til å skifte ut utvendige dører og vinduer i Herredshuset. Teakvinduene fra 1938 ble byttet ut med nye i aluminium. Ytterligere fuktsikring i form av utvendig impregnering av vegger/fuger gjøres våren år gamle teakvinduer hadde gjort jobben sin Virksomheten har hatt prosjektoppfølgningen av brannteknisk oppgradering på Dypedalåsen. Dette prosjektet sorterer under ansvar Arbeidene er sluttført, men anlegget på loftet er ikke driftsatt pga. manglende dokumentasjon på vannforsyning. Tiltak blir prioritert hos VAR-avdelingen. Byggvedlikehold og renhold Budsjettet for ansvar nummer for 2010 var pålydende kroner mens regnskapet viser et forbruk på kroner. Dette gir et driftsoverskudd på kroner. Driftsoverskuddet er et resultat av sterkt økonomisk fokus etter et år med to store, uforutsette utgifter. Det dreier seg om omtrent kroner til konsulentbistand for å avdekke årsak til fukt i gulvene etter tilbyggingen av Brekke barnehage, og i underkant av kroner til rengjøring av ventilasjonsanlegget ved Hvaler ungdomsskole. Driftsoverskuddet videreføres til senere år i tråd med rutiner for over/underskuddsmodell. Høydepunkter 2010 Vårdugnaden ble gjennomført på samme vis som tidligere år. Det kom inn forslag til å ha vårdugnad to ganger i året. Dette skal vurderes. Avfall på avveie er redusert vesentlig etter at det blitt satt ut større oppsamlingsenheter. Det ble anmeldt 5 forhold med årsak i at det var satt avfall på utsiden av containerne. Ny brannstasjon er etablert på Sandbakken. Utskifting av manuell port til automatisk (og fjernstyrt) glideport på Sandbakken. Slamtømming er etter konkurranse, tatt over av Pettersen og Pinderød AS med oppstart Automatisert driftstyring av den kommunale vannforsyningen i området Norderhaug Skjelsbusund er etablert. Dette er gjort for å tilfredsstille strenge krav til vannforsyningen for å driftsette nytt sprinkleranlegget på Dypedalåsen. sidenr. 50

51 Det er etablert eget pumpeverksted for vann og avløpsavdelingen. Virksomheten har vært delaktig i kjøp og istandsetting av to nye boliger for flyktninger. Tomtekjøp på Østerhaug er gjort i henhold til kommunestyrets vedtak. Forarbeidene til å planlegge av nye lokaler for psykisk utviklingshemmede er igangsatt. Virksomheten er delaktig i denne prosessen. Planlegging og prosjektering av Skjærgårdens Hus ble igangsatt. Høydepunkt i avdelingen er etter ledelsens syn mottak av julekort fra en foresatt i Brekke barnehage hvor vedkommende skrøt av renholdet. Det er meget gledelig at en så selvfølgelig og usynlig jobb verdsettes på denne måten. Håndverkerne får kontinuerlig gode tilbakemeldinger. Vinteren 2009/2010 bød på mange utfordringer ved at avløpspumpeledninger som ligger i sjøen frøs. Det har også tidligere vært problemer med frosne ledninger ved de østre øyer. Etablering av kravspesifikasjon for kommunale pumpestasjoner er utarbeidet. Dette gjøres bl. a pga. at man får henvendelser fra utbyggere som ønsker å bygge stasjoner i kommunal standard. Den største utfordringen har vært å få økonomien til å sammenfalle med de oppgavene som er påkrevd av avdelingen. Dette har man klart med felles fokus på økonomi og effektivitet, tilfredsheten ved å komme i mål er sterkere med et vanskelig utgangspunkt. Hovedutfordringer Fullføre innføring av internkontroll - kartlegge/ajourføre/opprette rutiner, risikoanalyser og beredskapsplan for renovasjon og veg. Vegvedlikehold. Grøfte, legge nye stikkrenner og rette opp grusveiene i kommunen. Flere parkeringsplasser. Spesielt i Utgårdskilen og Skjærhalden. Vannforsyningskapasiteten vil fortsatt være en utfordring. De siste års investeringer har gitt et pusterom mens man planlegger supplerende vannforsyning mellom Kirkøy og Øra. En nyorganisert og effektiv bygnings- og eiendomsforvaltning er det store forventninger til. Dette vil stille krav til økonomiske ressurser og til organisatorisk endringsvilje. Medvirkning i en evt. utarbeidelse av skolebruksplan og i utbygging på Østerhaug er store løft som krever stort engasjement fra eiendomsforvaltningen. Kontroll i form av befaring av eiendommer hvor det var gitt midlertidig fritak for renovasjonsgebyr. Godkjenning av vannverket med dertil omfattende arbeid i form av ROS-analyse og nedtegning av prosedyrer. Oppgradering av ledningskartverket (GEMINI VA) er et aktivt verktøy for hele virksomheten. Det er fortsatt arbeid som gjenstår med å oppdatere kartet med as built data fra private utbyggere. Oppgradering av driftsovervåkningen ved å få direkte kommunikasjon til samtlige kloakkpumpestasjoner. Noe forsinket, til dels grunnet mangel på bredbånd/fiber inntil nylig. Arbeidet med vannforsyningsplan er startet opp, i samarbeid med blant annet Fredrikstad kommune. sidenr. 51

52 3.4.3 Virksomhet: Havn Virksomhetsleder: Gunn Karin Karlsen Virksomhet havn består av to avdelinger. Det er Skjærgårdstjenesten og havneforvaltning. For havneforvaltningen avlegges det eget havneregnskap. Skjærgårdstjenestens viktigste oppgave er å ivareta de friluftsområdene i kommunen som er sikret for allmennhetens bruk. I denne oppgaven ligger renovasjon, skjøtsel av områdene og av renovasjonsboder og toaletter. I tillegg har Skjærgårdstjenesten bistått Fylkesmannen i Østfold med diverse gjøremål i forbindelse med Ytre Hvaler Nasjonalpark Fra og med januar 2010 ble den nye havne- og farvannsloven innført. Ved denne lovendringen ble forvaltning av kommunenes sjøområder lagt til kommunene. Kystverket har fortsatt ansvar for hovedleder og viktige bileder. Havneforvaltningen behandler alle søknader om tiltak som er søknadspliktige etter havne- og farvannsloven. Videre er drift av havneanlegg med utleie, utvikling og utbygging sentrale oppgaver for virksomheten. Nøkkeltall Årsverk 3,6 3,6 3,6 Ansatte Prosentvis kvinner ansatt 25 % 25 % 25 % Det avlegges eget havneregnskap. Årsmeldingen behandler den samlede økonomi for virksomheten. Brukere Skjærgårdstjenesten brukere er alle de som besøker de sikrede friluftsområder i Hvaler kommune. I tillegg tar Skjærgårdstjenesten private fraktoppdrag, vesentlig avfallshenting fra enkelthytter. Slike private oppdrag tas fortrinnsvis utenom høysesongen. Det registreres en økt etterspørsel i 2010 av denne typen oppdrag. Havneforvaltningen sine brukere er brukere av de havner og brygger som virksomheten har ansvar for. Dette innbefatter trafikkhavn, fiskerihavner og båtplasser for fritidsflåten. I tillegg behandler vi alle søknader om tiltak i sjø etter havne- og farvannsloven. Medarbeidere Sykefravær i % Legemeldt 0,1 0,3 0,1 Egenmeldt 5,3 0,0 0,0 Totalt: 5,4 0,3 0,1 Sykefraværet er betydelig redusert i virksomheten. Med en liten virksomhet vil den prosentvise endringen bli stor selv med bare en ansatts sykdom. Vi har gjennomført medarbeidersamtaler med alle medarbeiderne i virksomheten. De ansatte jobber godt i team og er en positiv ressurs for kommunen. Sommeren 2010 var våre nytilflyttede unge flyktinger sommervikarer i Skjærgårdstjenesten, her sammen med ansatte i Skjærgårdstjenesten og avdelingsleder for bofellesskapet. Økonomi Driftsregnskapet pr Regnskap Budsjett Avvik i kr Sum utgifter Sum inntekter Netto ramme Alle tall i hele tusen, negative avvik viser merforbruk Virksomheten havn hadde ingen nettoramme i Regnskapet viser virksomhetens reelle gjeldsbelastning og ikke som tidligere hva man kan betjene. Skjærgårdstjenesten endring av oppgaver Etter omorganiseringen i 2006 ble det satt fokus på arbeidsoppgavene til Skjærgårdstjenesten. Skjærgårdstjenesten hadde tidligere vært organisert under renovasjon og oppgavene hadde i stor grad vært strandrydding etter vinteren, henting av avfall fra avfallsboder i friluftsområdene og en del hytterenovasjon. Det ble høsten 2006 satt en ny målsetting om å få redusert avfallshentingen med %. Den frigjorte tiden skulle brukes til vedlikehold og skjøtsel av friluftsområdene. I løpet av perioden er antall sekker som fraktes av Skjærgårdstjenesten redusert med ca 75 %. Samtidig er antall anløpssteder redusert med ca 65 % Dette har skjedd ved god informasjon til brukerne som nå frakter sidenr. 52

53 Årsmelding 2010 Hvaler kommune Sekker Sekker Høydepunkter 2010 Den største utfordringen for havneforvaltningen var de mange politiske behandlinger av utbyggingen i Utgårdskilen og de krav til utredninger som dette medførte. En stor del av virksomhetens administrative ressurser gikk til dette utredningsarbeidet. avfallet sitt til konteinere som er utplasser i havnene. Den frigjorte tiden er brukt til å ta etterslep på vedlikehold av gjenstående avfallsboder og toaletter. Av totalt 63 boder er nå 50 boder vedlikeholdt. I tillegg er områdene rundt flere boder ryddet og stelt. For Skjærgårdstjenesten har den største utfordringen vært å få på plass nødvendig anbudsdokumenter for ny Skjærgårdsbåt. SNO (Statens Naturoppsyn) som finansierer Skjærgårdstjenesten sammen med kommunene og Oslofjorden Friluftsråd har en krevende prosess for gjennomføring av kravspesifikasjon i forbindelse med nye båtkjøp. Denne prosessen fortsetter i I tillegg har Fylkesmannen i Østfold stadig etterspurt flere tjenester i Ytre Hvaler Nasjonalpark fra Skjærgårdstjenesten. Dette gir mindre rom for å ta fraktoppdrag for private. Hovedutfordringer Å følge opp alle de utredninger som krevdes for å få et best mulig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosessen i forbindelse med regional fiskerihavn i Utgårdskilen. Finansiering og samarbeidsform ved innkjøpsforberedelser til ny skjærgårdsbåt. sidenr. 53