MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0176/03 02/00332 PLANLEGGING/OMBYGGING AV ADMINISTRASJONSBYGG

Transkript

1 Karlsøy kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Banktun Møtedato: Tid: 0900 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0176/03 02/00332 PLANLEGGING/OMBYGGING AV ADMINISTRASJONSBYGG 0177/03 02/01961 BURØYSUND INDUSTRIOMRÅDE 0178/03 03/00200 OPPVEKSTSENTER PÅ VANNAREID SKOLE 0179/03 03/00737 HELSEHUS VANNØYA 0180/03 03/01285 PLANGRUPPE FOR GYM.BYGG OG SVØMMEHALL, HANSNES, SAMT UTEOMRÅDER ALLE SKOLER 0181/03 03/00584 BUDSJETT/ØKONOMIPLAN Hansnes, Thor Tøllefsen ordfører

2 PLANLEGGING/OMBYGGING AV ADMINISTRASJONSBYGG Saksbehandler: May Jorunn Corneliussen Arkiv: 612 Arkivsaksnr.: 02/00332 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0013/02 Kommunestyret /03 Kommunestyret /03 Formannskapet /03 Kommunestyret /03 Kommunestyret /03 Formannskapet Rådmannens innstilling: Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 0013/02 Behandling: Forslag fra Gudmund Mikkelsen, Andreas Mortensen, Alf Mikkelsen, Anita Ytterland, Frank Pettersen, Thor Tøllefsen, Svein Tårnes, Halvard Karlsen: 1. Administrasjoen får i oppdrag å planlegge nytt administrasjonsbygg/restaurering av det gamle bygget, innenfor en ramme på 10 millioner som var vedtatt i budsjettet i Likeså vil kommunestyret at administrasjonen undersøker markedet for salg av det gamle sykehjemmet, samt de andre kommunale bygg. 3. Kommunestyret ber om at når dette er gjort føres saken fram på nytt. Forslaget falt mot 14 stemmer. Forslag fra Ap, SV, H og FRRR v/bård Eilertsen: 1. Plan og byggekomiteens forslag vedtas i pkt. 1 til 10 med endringer i pkt Endringene skal gi en virkning på økonomiplanen som gir en gevinst i driftsbudsjettet på ,- kr/år. 3. Det tillegges Plan og byggekomiteen å tilpasse prosjektet heretter. Forslaget vedtatt mot 6 stemmer. Forslag fra Freddy Mikkelsen, Freddy Sørensen, Tom Einar Kristoffersen, Mary Ann Myrvang: Nytt forslag til pkt. 1: Total kostnadsramme settes til 14,0 millioner Forslaget falt mot 17 stemmer. Vedtak: Side 2 av 2

3 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å planlegge ombygging av det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i henhold til det framlagte skisseprosjekt Alternativ A med følgende endringer: Kapital Drift Tas med Kapital Endinger i forhold til alternativ A ANNUITET MULIGHET SUM DRIFTSKONS 1 Redusert inngangsparti 1. etg kr 0 2 Ta bort kantineutbygg kr 0 3 Ta bort innvendig trapp mot nord kr 0 4 Ta bort ny innvendig hovedtrapp kr 0 5 Ta bort ny heis kr 0 6 Eksisterende panelovner benyttes kr 0 7 Anlegg for sentral driftskontroll tas ut kr 0 8 Etablere varmepumpeanlegg kr 0 9 Benytte gammelt sanitærutstyr kr Ta ut himling i alle kontorer kr Beholde alle eksisterende vinduer kr Beholde 230 V el-anlegg kr 0 13 Ikke pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres kr kr kr kr Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Kommunestyret tar stilling til realiteten i utbyggingen under behandling av økonomiplan for , etter at forprosjekt er framlagt. 3. Det skal foreligge intensjonsavtaler med aktuelle leietagere før forprosjektet framlegges for kommunestyret til behandling. 4. Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer kr Plan- og byggekomiteen bemyndiges å kontrahere forprosjekt for Karlsøy Administrasjonssenter innenfor en total kostnadsramme på 1,5 mill kr. Kostnadene belastes konto. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 6. Karlsøy kommunestyre vedtar å ta opp byggelån til prosjektet, stort kr Lånets løpetid : 3 år Rentebetingelser: Maks 9% 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre forprosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. 8. Rådmannen bemyndiges å forhandle fram leieavtaler for de ikke-kommunale organer som forutsettes lokalisert i Karlsøy Administrasjonssenter. 9. Karlsøy kommunestyre forutsetter at det under planlegging ivaretas maksimal gjenbruk av inventar, utstyr og bygningsmessige elementer. Side 3 av 3

4 10. Rådmannen bes forberede særskilt sak for kommunestyret vedrørende salg av de gamle administrasjonsbygg, Banktun, Haugjord og Bakkum. 11. Plan og byggekomiteens forslag vedtas i pkt. 1 til 10 med endringer i pkt Endringene skal gi en virkning på økonomiplanen som gir en gevinst i driftsbudsjettet på ,- kr/år. 13. Det tillegges Plan og byggekomiteen å tilpasse prosjektet heretter. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 0004/03 Behandling: Tilleggs forslag fra Svein Harald Tårnes: Nytt pkt.6: Før ombygging settes i gang, så må leietiden for eksterne leietakere avklares. Leietiden bør være 5 10 år. Nytt pkt.7: Det delegeres til formannskapet å godkjenne prosjektet når dette er brakt i orden. Forslag fra Thor Tøllefsen, Mary-Ann Myrvang, Einar Ludvigsen, Stein Hilmarsen, Frank Pettersen, Roar Kristoffersen: 1A. Kommunestyret ber Plan- og byggekomiteen vurdere ytterligere kostnadsreduksjoner med sikte på å få ned total investeringskostnad 18,3 millioner kroner. B. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne prosjektet innenfor en kostnadsramme på 22 millioner kroner, etter at man har vurdert mulighetene for kostnadsreduksjoner i henhold til punkt A. C. Den framlagte kuttlisten er veiledende. Forslaget fra Thor Tøllefsen, Mary-Ann Myrvang, Einar Ludvigsen, Stein Hilmarsen, Frank Pettersen, Roar Kristoffersen ble vedtatt mot 7 stemmer avgitt for rådmannens innstilling punkt 1. Punktene 2, 3, 4, 5 i innstillingen ble enstemmig vedtatt. Tilleggs punktene fra Svein Harald Tårnes ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1A. Kommunestyret ber Plan- og byggekomiteen vurdere ytterligere kostnadsreduksjoner med sikte på å få ned total investeringskostnad 18,3 millioner kroner. Side 4 av 4

5 B. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne prosjektet innenfor en kostnadsramme på 22 millioner kroner, etter at man har vurdert mulighetene for kostnadsreduksjoner i henhold til punkt A. C. Den framlagte kuttlisten er veiledende. K a p ital D rift T as med E n d in g e r i forhold til alternativ A F R A DRAG T ILLEGG S U M 1 R edusert inngangsparti 1. etg T a bort kantineutbygg T a bort innvendig trapp mot nord T a bort ny innvendig hovedtrapp T a bort ny heis E k s is te rende panelovner benyttes A n legg for sentral driftskontroll tas ut E tablere varmepumpeanlegg B enytte gammelt sanitærutstyr T a ut him ling i alle kontorer B eholde alle eksisterende vinduer B eholde 230 V el-anlegg Ik k e pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres E n k le re utomhus opparbeidelse In sta llere vannbåret varm eanlegg F je rn e brannalarmanlegg F je rn e nødlysanlegg F je rn e spesialinstallasjoner el lege/tannlege B enytte wire-heis i stedet for hydraulisk Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer kr MVA-kompensasjon, beregnet til 1,25 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 3. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 4. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet for Karlsøy Servicesenter innenfor en godkjent kostnadsramme på 18,3 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 5. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak planog byggekomiteen gjør. 6. Før ombygging settes i gang, så må leietiden for eksterne leietakere avklares. Leietiden bør være 5 10 år. 7. Det delegeres til formannskapet å godkjenne prosjektet når dette er brakt i orden. Side 5 av 5

6 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 0089/03 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapets forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar tilstandskontrollen av det gamle sykehjemmet til etterretning. 2. Kommunestyret godkjenner hovedprosjektet for Karlsøy Offentlige Servicekontor med en kostnadsramme på totalt 27 mill kr, basert på de kostnadsreduserende tiltak som framkommer av saksutredningen. 3. Kommunestyret ber Plan- og byggekomiteen følge opp potensielle kostnadsreduserende tiltak, og orientere kommunestyret etter innhenting av anbud. 4. Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer kr MVA-kompensasjon, beregnet til 1,5 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 5. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 6. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet Karlsøy Offentlige Servicekontor innenfor en total kostnadsramme på 27 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 0025/03 Behandling: Forslag fra SP, VVUP, FRP, H, Thor Tøllefsen, Frank Pettersen, Roar Kristoffersen 1. Kommunestyret tar tilstandsrapporten av det gamle sykehjemmet til etterretning. 2. Alle planer for nytt rådhus i det gamle sykehjemmet stoppes. 3. Det velges et planutvalg som får i oppdrag å utarbeide alternative løsninger: * Alternative løsninger skal kun dekke kommunens egne behov Vedtak: Formannskapets forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar tilstandskontrollen av det gamle sykehjemmet til etterretning. 2. Kommunestyret ber Plan- og byggekomiteen følge opp potensielle kostnadsreduserende tiltak, og orientere kommunestyret etter innhenting av anbud. Side 6 av 6

7 3. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 4. Kommunestyret ber om at det tas forbehold ved utlysing av anbudsrunden 5. Saken om administrasjonsbygg skal behandles på nytt i kommunestyret etter at anbud er innkommet og alternative utredninger er foretatt 6. Alternative løsninger skal kun dekke kommunens egne behov a. Ett nytt uavhengig bygg b. Det bygges inn fløy/bygg til eksisterende bygg Banktun. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 0057/03 Behandling: Forslag fra Bent Gabrielsen til nytt pkt. 8: Dersom det rimeligste innkomne anbud overstiger 27 millioner, føres saken tilbake til kommunestyret for endelig avgjørelse. Forslaget ble vedtatt mot 9 stemmer. Forslag fra Anne K. Giæver til nytt pkt. 9: Gjennomføring av prosjekt Karlsøy Offentlige Servicekontor må også avveies mot mulige alternativ som kan ligge i tidligere arbeid. Da ved bruk av egne ressurserog med tanke på økonomiske realistiske besparelser. Forslaget fikk 10 stemmer og falt. (Ordfører stemte imot) Vedtak: Forslag til vedtak fra AP, SV, H, FRRR v/bent Gabrielsen: 1. Kommunestyret tar tilstandskontrollen av det gamle sykehjemmet til etterretning. 2. Kommunestyret godkjenner hovedprosjektet for Karlsøy Offentlige Servicekontor med en kostnadsramme på totalt 27 mill kr, basert på de kostnadsreduserende tiltak som framkommer av saksutredningen. 3. Kommunestyret ber Plan- og byggekomiteen følge opp potensielle kostnadsreduserende tiltak, og orientere kommunestyret etter innhenting av anbud. 4. Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer kr MVA-kompensasjon, beregnet til 1,5 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 5. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 6. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet Karlsøy Offentlige Servicekontor innenfor en total kostnadsramme på 27 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. Side 7 av 7

8 8. Dersom det rimeligste innkomne anbud overstiger 27 millioner, føres saken tilbake til kommunestyret for endelig avgjørelse. SAKSUTREDNING TIL FORMANNSKAPET Plan- og byggekomiteen har sitt møte , og vedtak derfra vil bli lagt fram i formannskapet. Saken kom opp som tilleggssak i kommunestyremøtet den Forslag til vedtak fra AP, SV, H, FRRR v/bent Gabrielsen: 1. Kommunestyret tar tilstandskontrollen av det gamle sykehjemmet til etterretning. 2. Kommunestyret godkjenner hovedprosjektet for Karlsøy Offentlige Servicekontor med en kostnadsramme på totalt 27 mill kr, basert på de kostnadsreduserende tiltak som framkommer av saksutredningen. 3. Kommunestyret ber Plan- og byggekomiteen følge opp potensielle kostnadsreduserende tiltak, og orientere kommunestyret etter innhenting av anbud. 4. Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer kr MVA-kompensasjon, beregnet til 1,5 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 5. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 6. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet Karlsøy Offentlige Servicekontor innenfor en total kostnadsramme på 27 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. SAKSUTREDNING TIL FORMANNSKAPET Plan- og byggekomiteen skal ha møte og deres forslag til vedtak vil bli lagt fram for formannskapet i møtet. Hovedprosjekt. På grunn av de funn som er gjort i bygget er det ennå når innkallingen sendes ut ikke mulig å ha en sammenstilling av situasjonen og forslag til omfang av tiltak. Prosjekteringsgruppa arbeider med å få oversikt over konsekvensene av de funn som er gjort. Side 8 av 8

9 Vi vil imidlertid legge dette fram for komiteen i møtet tirsdag 26/5. Vi håper komiteen har forståelse for at det er behov for å få gjort et så nøye grunnlag som mulig, og at dette tar noe mer tid enn forutsatt. Det er imidlertid klart at kommunestyrets intensjon i sitt vedtak i sak 4/03 om reduksjon av kostnader vanskelig kan etterkommes med grunnlag av de funn som er gjort i bygget. I den presentasjon som komiteen vil bli forelagt i møtet vil det bli tatt utgangspunkt i grunnlaget for kommunestyrets vedtak. Her foreligger i hovedsak de samme muligheter for reduksjoner som er lagt fram tidligere. Det vil så bli fremmet overslag for de kostnader som vil påløpe som konsekvens av de funn som er gjort i bygget. Det vil deretter bli lagt opp til en drøfting av hvilke kostnadsreduserende tiltak det er hensiktsmessig å gjennomføre, og hvilken økonomisk ramme Plan- og byggekomiteen skal invitere formannskapet til å godkjenne. Forslag til vedtak vil bli lagt fram i møtet sammen med reviderte tegninger og kostnader. Hovedprosjekt. (tilleggsopplysninger) Viser til opplysninger i tidligere oversendte innkalling. Rådmannen har sammen med ansatteutvalget gjennomgått tidligere aktuelle elementer for reduksjon av kostnader samt konsekvensene av den gjennomførte tilstandskontroll. I forhold til de tidligere vedtatte reduksjoner foreslår rådmannen følgende reduksjoner (oversikten omfatter både tidligere og nye reduksjoner) Side 9 av 9

10 Kapital Drift Tas med Endinger i forhold til alternativ A FRADRAG TILLEGG 1 Redusert inngangsparti 1. etg Ta bort kantineutbygg Ta bort innvendig trapp mot nord Ta bort ny innvendig hovedtrapp Ta bort ny heis Eksisterende panelovner benyttes Anlegg for sentral driftskontroll tas ut Etablere varmepumpeanlegg Benytte gammelt sanitærutstyr Ta ut himling i alle kontorer Beholde alle eksisterende vinduer Beholde 230 V el-anlegg Ikke pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres Enklere utomhus opparbeidelse Installere vannbåret varmeanlegg Fjerne brannalarmanlegg 17 Fjerne nødlysanlegg 18 Fjerne spesialinstallasjoner el lege/tannlege Benytte wire-heis i stedet for hydraulisk Benytte vanlig heissjakt (ikke glass) Dette medfører at de foreslåtte reduksjoner er øket med ca 1,8 mill kr. Rådmannen har i sin kostnadsberegning tatt inn de tiltak som framkommer av sak 015 som omfatter fuktskader og asbest, med samlet 4,8 mill kr. Rådmannen vil videre bemerke at etter de engasjerte rådgiveres medfører de funn som er gjort i bygget, og de krav som fra tidligere foreligger fra arbeidstilsyn og eltilsyn medfører at bygget ikke kan benyttes videre uten at det gjennomføres omfattende tiltak i bygget. På grunnlag av de funn som er gjort i bygget foreslår rådmannen at posten "reserver" økes til 2 mill kr. Kostnadssammenstillingen vedlegges. Etter de konsekvenser som framkommer under vurderingen av asbest i golv vil rådmannen påpeke at det foreligger muligheter til å forbedre planløsningene for de kommunale arealer. Rådmannen vil i sine videre arbeider med saken vurdere hvorvidt det er mulig å finne en mer åpen løsning for de arealer som skal disponeres av Karlsøy kommune. Dersom dette er mulig vil det gi en del besparelser. Disse vil eventuelt fremmes som egen sak for Plan- og byggekomiteen med tilhørende forslag til regulering av ramme. Det ligger et mulig potensiale for reduksjon i størrelsesorden kr. Eksisterende administrasjonsbygg er tidligere taksert for salg. Takstene viser 4,9 mill kr. Kommunestyrets vedtak er basert på denne taksten. Rådmannen vurderer at det er behov for å sikre finansieringen, og foreslår at det forutsettes en salgssum på 3 mill kr. Etterfølgende vedtaksforslag og kostnadsberegninger er korrigert for dette. Sakens ramme ligger utenfor den fullmakt kommunestyret har gitt Plan- og byggekomiteen. 15/2003 Allmen n Konsekvenser av detaljert gjennomgang av bygget (tilstandskontroll). (Saken ble behandlet før sak 14) I henhold til vedtak i Plan- og byggekomiteen har rådmannen besørget tilstandskontroll av bygget. Side 10 av 10

11 tilstandskontroll av bygget. Rådmannen har etter å ha fått vurdert de funn av fukt og asbest som gjort i bygget i forbindelse med tilstandskontroll følgende tillegg og utdypinger av de opplysninger som framkommer av innkallingen og sak Byggets tak-konstruksjon. Under tidligere arbeider var det forutsatt at byggets tak hadde normal standard. Nøyere gjennomgang av bygget viser omfattende lekkasjer og skader på isolasjon. Skadene medfører at både isolasjon og taktekking må skiftes. En benytter samtidig anledningen til å øke isolasjonen fra 10 ti 20 cm. Bygget vil utvikle omfattende følgeskader dersom dette ikke utbedres. Takets varmeisolasjon fungerer ikke. De samlede kostnader for utbedringen forventes å utgjøre ca 1 mill kr inkl mva. 2. Skader på byggets fasader kombinert med asbest. Tidligere arbeider har forutsatt normal standard, og relativt små tiltak i byggets fasader. Nøyere gjennomgang av bygget viser at a. fasadens konstruksjon er mangelfull b. dreneringen kan være mangelfull c. på grunn av konstruksjonsfeil og fuktinntregning fra tak og drenering er det utviket skader i fasadene d. deler av bygget har utviklet muggsopp i fasadene e. fasadeplatens underlag er asbestholdig internitt og må skiftes ut som følge at tiltak i fasaden. Dette medfører omfattende kostnader. På grunn av utvikling av fukt og muggskader kan bygget ikke på sikt være i drift. Det f oreligger uttalelse fra AMU vedrørende registrering av fuktskader i forbindelse med dagens legekontorer. Det er særlig siste år klaget på byggets inneklima. Kostnadene med utbedring av fasadene forventes å utgjøre ca 1,2 mill kr inkl mva. 1. Asbest i golvbelegg. Det er tidligere fortutsatt at hoveddelen av golvbelegg kan beholdes. Ved teknisk gjennomgang av bygget ble det tatt prøver av misstenkelige materialer. Disse er analysert ved Molab. Analysene viser at hoveddelen av alle golvbelegg inneholder asbest. Dette medfører at beleggene må skiftes ut, og at alle vegger som står på slike belegg må fjernes før belegget tas bort. Dette krever spesielle og omfattende prosedyrer som bla medfører at ingen aktivitet kan være lokalisert i bygget i ombyggingsperioden. Asbest i golvbelegg medfører at a. Alle belegg må fjernes etter spesiell prosedyre for asbestfjerning. b. Alle gulvbelegg må fornyes. c. Alle vegger som tidligere var forutsatt beholdt må demonteres/rives og monteres/fornyes. Side 11 av 11

12 demonteres/rives og monteres/fornyes. Kostnadene knyttet til fjerning av asbest innvendig i bygget forventes å utgjøre ca 2,6 mill kr inkl mva. Rådmannens behandling/vurdering: Rådmannen har i møte 26/5-03 orientert ansatteutvalget om de forhold som framkommer ovenfor. Rådmannen har videre til hensikt å gjennomføre en behandling i AMU samt en orientering til de ansatte som er i bygget 27/5-02. Slik det framkommer av situasjonen som er beskrevet ovenfor vil det ikke være mulig å beholde aktivitet i bygget i byggeperioden. Det er videre registrert utvikling av muggsopp i de arealer som i dag er i bruk. Disse elementer gjør samlet at rådmannen anbefaler å snarest mulig omlokalisere de funksjoner som i dag er i bygget. Rådmannen vil fremme denne saken for formannskapet som egen sak. Det er videre rådmannens oppfatning at de tiltak som framkommer ovenfor ikke kan utelates ved restaurering av bygget, og har tatt disse inn i vedlagte kostnadsberegning. Samlede tillegg på grunnlag av tilstandskontroll av bygget utgjør 4,8 mill kr inkl. mva. vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar rådmannens behandling/vurdering av tilstandskontroll i det gamle sykehjemmet til etterretning. Enstemmig Side 12 av 12

13 SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYREMØTET DEN Nedenfor følger Plan- og byggekomiteens behandling i møte Kommunen har nå inngått skriftlige intensjonsavtaler/leieavtaler med følgende eksterne leietaker: Lensmanns-/politietaten Trygdeetaten Fylkestannklinikken Ligningskontoret Kirkelig Fellesråd Videre har man forhandlet med legene og fysioterapeutene med hensyn til justering av avtaleforhold. Kommunestyret vedtok i sitt møte at justerte planer for det nte administrasjonsbygget/osk bør gi enårlig gevinst på kr ,- i driftsbudsjettet. Vedlagt beregninger som var lagt fram for Plan- og byggekomiteens møte viser at man omtrent kommer i balanse. Etter behandlingen i komiteen har rentenivået blitt redusert med ytterligere 0,5 % p.a. Nye beregninger viser at man ved 6 % rente på låneopptakene vil komme i pluss allerede i 2004, og at man i hovedsak vil innfri de forutsetninger som ble lagt i K-sak 13/02 i møte I tidligere økonomiplaner og økonomiske beregninger har vi forutsatt at de 3 gamle administrasjonsbyggene skal selges for 4 millioner kroner. Vi har nå i januar 2003 fått utarbeidet takster på disse byggene, med følgende resultater: Banktun 2,3 mill kr Haugjord 1,0 mill kr Bakkum 1,6 mill kr SUM 4,9 mill kr KOSTNADSOVERSLAG KARLSØY OFFENTLIGE SERVICEBYGG FORPROSJEKT ALTERNATIV A Revidert pr Jhs m2 Prisgrunnlag forprosjekt p Bygningsmessige arbeider kr Ventilasjon kr Rør kr Side 13 av 13

14 Elektrisk kr Heis kr Utomhusarbeider kr Sum fysiske tiltak ex mva kr Inventar kr Generelle kostnader kr Planlegging MVA + off avgifter kr Prisstign midt i byggeperiode 5 % kr Reserve kr Byggelånsrenter Basert på 6 mnd byggetid og 6 % renter kr Tot pr m2 SUM kr Tillegg/fradrag for endring av standard -kr SUM kr Valgt løsning Finansiering Rente 6,0% Tid 30 år Tilskudd kap. 551, Kommunaldepartementet kr Salg av gamle adm.bygg (Banktun, Haugjord og Bakkum) kr Låneopptak Beregnet som serielån kr kr kr MVA-komp. Går til nedbetaling lån kr Årsvirkning på økonomiplanen Finanskostnader kr kr Bygningsdrift 300 kr/m2 og år kr Bortfall driftskostnader gamle adm.bygg -kr Bemanningsreduksjon årsverk kr årsverk innlagt i eksist. ø Bortfall eksisterende leieavtaler gjelder ligningsktr. kr Leieinntekter ikke-kommunale organer -kr Driftskonsekvenser av tillegg/fradrag -kr bla gevinst fra etablering a Øvrige effektiviseringstiltak ved samlokalisering -kr Sum driftstiltak -kr kr kr Sum årskostnad Virkning på økonomiplanen -kr kr 413 Merknader: Bortfall eksisterende avtaler omfatter ikke fiskeri, som utgår uavhengig av prosjektet. Prisstigning er regnet med 5% fram til 3.kvartal 2003 Øket egenkapital i henhold til taks av eksisterende bygg, Det er tidligere medtat 4 mill kr som er innbakt i belø Saken legges med dette fram for behandling i kommunestyret. Side 14 av 14

15 KARLSØY ADMINISTRASJ ONSSENTER. Møte: Møtetid, -sted: Møte i Plan- og byggekomiteen. Tirsdag 3/ kl 0900 på Banktun Innkalles: Hanny Ditlefsen Formann Plan- og Byggekomiteen Thor Tøllefsen Laila B Johansen Liv Marit Edvardsen forfall Ann Ellen Johansen Sekretær Jan Hugo Sørensen Alf Lorentzen Terje Hanssen Rådmann Helse og sosialsjef Norconsult AS (PL) Kopi til: Kommentarer: Protokoll sendes medlemmene kun på e-post. Neste møte: Sak nr: Sak: Ansvar/fris t 01/2003 A Godkjenning av protokoll Protokoll fra møte 21/5-02er tidligere sendt møtedeltagerne på e-post. Enstemmig. vedtak: 1. Protokoll fra Plan- og byggekomiteens møte 21/ godkjennes. 02/2003 A Økonomi og framdrift. Vedlagt innkallingen følger hovedsammenstilling for økonomi for prosjektet. Forprosjekt ble lagt fram fra arkitekten 7/ i henhold til avtale. Prosjektet er tidligere presentert for komiteen. I tiden etter forprosjektet ble lagt fram har rådmannen arbeidet med verifisering av utforming og intensjonsavtaler for eksterne leietagere. Intensjonsavtaler er inngått med politiet, tannhelsetjenesten, kirkelig fellesråd, ligningskontoret, trygdekontoret og fysioterapeut. Konsekvenser for legedelen vil bli behandlet i forhandlinger om fastlegeavtalen som vil foregå i løpet av januar Side 15 av 15

16 behandlet i forhandlinger om fastlegeavtalen som vil foregå i løpet av januar Rådmannen viser for øvrig til vedlagte saksutredning for behandling av forprosjektet. Inngåtte leieavtaler ble gjennomgått i møtet. Enstemmig. vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar rådmannens redegjørelse til orientering. 03/2003 A Forprosjekt. Rådmannen har på oppdrag fra Plan- og byggekomiteen utarbeidet forprosjekt, og inngått intensjonsavtaler for eksterne leietagere til Karlsøy Servicesenter. I vedlagte saksutredning presenterer rådmannen forprosjektet og de økonomiske forhold rundt dette. På grunnlag av vedlagte saksutredning og drøftinger vedtar plan- og byggekomiteen at saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å bygge om det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i henhold til det framlagte forprosjekt med følgende K a p ita l D rift T as med E n d in g e r i forhold til alternativ A F R A DRAG T ILLEGG S U M 1 R edusert inngangsparti 1. etg T a bort kantineutbygg T a bort innvendig trapp mot nord T a bort ny innvendig hovedtrapp T a bort ny heis E k s is te rende panelovner benyttes A n legg for sentral driftskontroll tas ut E tablere varmepumpeanlegg B enytte gammelt sanitærutstyr T a ut him ling i alle kontorer B eholde alle eksisterende vinduer B eholde 230 V el-anlegg Ik k e pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres E n k le re utomhus opparbeidelse In sta lle re vannbåret varm eanlegg F je rn e brannalarmanlegg F je rn e nødlysanlegg F je rn e spesialinstallasjoner el lege/tannlege B enytte wire-heis i stedet for hydraulisk endringer: Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Side 16 av 16

17 2. Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer kr MVA-kompensasjon, beregnet til 1,25 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 3. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 4. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet for Karlsøy Servicesenter innenfor en total kostnadsramme på 22 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 5. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak planog byggekomiteen gjør. Enstemmig. Representanten Thor Tøllefsen fremmet følgende protokolltilførsel "Under forutsetning av at bindende avtaler inngås med de parter som er nevnt i innstillingen, samt at salget av ledige kommunale kontorer selges for den prisen som er antydet i innstillingen. Dette for at kommunen skal få dekket kapitalutgifter i forbindelse med ombygging av det gamle sykehjemmet til rådhus." Thor Tøllefsen (sign) Orginal protokolltilførsel oversendt Karlsøy kommune for arkiv. 04/2003 A Tilskudd til Offentlige Servicekontor. Rådmannen har utarbeidet søknad om tilskudd til prosjektet i henhold til brev fra KAD. Rådmannen har fått avslag på søknad om tilskudd. Enstemmig. vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar til orientering at søknaden er avslått. Side 17 av 17

18 Saksutredning Karlsøy servicesenter - Forprosjekt Viser til kommunestyrets vedtak i sak 013/02 av 21/ Planlegging / ombygging av administrasjonsbygg hvor det ble fattet slikt vedtak: 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å bygge om det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i Kapital Drift Tas med Kapital Endinger i forhold til alternativ A ANNUITET MULIGHET SUM DRIFTSKONS 1 Redusert inngangsparti 1. etg kr 0 2 Ta bort kantineutbygg kr 0 3 Ta bort innvendig trapp mot nord kr 0 4 Ta bort ny innvendig hovedtrapp kr 0 5 Ta bort ny heis kr 0 6 Eksisterende panelovner benyttes kr 0 7 Anlegg for sentral driftskontroll tas ut kr 0 8 Etablere varmepumpeanlegg kr 0 9 Benytte gammelt sanitærutstyr kr Ta ut himling i alle kontorer kr Beholde alle eksisterende vinduer kr Beholde 230 V el-anlegg kr 0 13 Ikke pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres kr kr kr kr henhold til det framlagte skisseprosjekt Alternativ A med følgende endringer: Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Kommunestyret tar stilling til realiteten i utbyggingen under behandling av økonomiplan for , etter at forprosjekt er framlagt. 3. Det skal foreligge intensjonsavtaler med aktuelle leietagere før forprosjektet framlegges for kommunestyret til behandling. 4. Ombyggingen finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr Salg av eiendommer Kr Plan- og byggekomiteen bemyndiges å kontrahere forprosjekt for Karlsøy Administrasjonssenter innenfor en total kostnadsramme på 1,5 mill kr. Kostnadene belastes konto. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 6. Karlsøy kommunestyre vedtar å ta opp byggelån til prosjektet, stort kr Lånets løpetid : 3 år Rentebetingelser: Maks 9% Side 18 av 18

19 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre forprosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. 8. Rådmannen bemyndiges å forhandle fram leieavtaler for de ikke-kommunale organer som forutsettes lokalisert i Karlsøy Administrasjonssenter. 9. Karlsøy kommunestyre forutsetter at det under planlegging ivaretas maksimal gjenbruk av inventar, utstyr og bygningsmessige elementer. 10. Rådmannen bes forberede særskilt sak for kommunestyret vedrørende salg av de gamle administrasjonsbygg, Banktun, Haugjord og Bakkum. 11. Plan- og byggekomiteen forslag vedtas i pkt 1-10 med endringer i punkt Endringene skal gi en virkning på økonomiplanen som gir en gevinst i driftsbudsjettet på ,- kr/år. 13. Det tillegges Plan- og byggekomiteen å tilpasse prosjektet heretter. Forprosjekt Det er utarbeidet forprosjekt for ombyggingen. Forprosjektet et utarbeidet av Espen Aursand Arkitektkontor AS. Forprosjektet ble levert i henhold til avtale, 7/ Forprosjektet vedlegges. I forhold til kommunestyrets vedtak i sak 013/02 har det vært rådmannens hovedutfordring å verifisere prosjektets kostnader og utforming verifisere eksterne leietagere til prosjektet tilpasse prosjektet til de økonomiske rammer som framkommer av kommunestyrets vedtak Forprosjektet har medført en klarere tilpassing av arealene til potensielle leietagere og kommunale brukere. Prosjektets økonomiske rammer er ikke endret vesentlig fra skisseprosjektet. Vedlagt saksutredningen følger en økonomisk sammenstilling av forprosjektet med en del elementer som av kommunestyret kan velges ut eller inn i prosjektet, med tilhørende økonomiske konsekvenser. Rådmannen har etter en gjennomgang med ansatteutvalg og eksterne leietagere foreslått et sett av tiltak i bygget for å tilfredsstille byggets brukere, og i størst mulig utstrekning tilfredsstille kommunestyrets vedtak i sak 0013/02. En del mindre endringer vil bli gjort på tegningene på grunnlag av drøftingene etter at forprosjektet var lagt fram, og de endringer som vil følge av kommunestyrets vedtak i denne sak. Eksterne leietagere / Karlsøy Offentlige Servicekontor Side 19 av 19

20 Formålet med etablering av offentlig servicekontorer er samling av så mange offentlige tjenester som mulig på ett sted for å gi bedre og mer samlet tjenesteyting til kommunens innbyggere, og gi mer effektivt samarbeide mellom de ulike offentlige organer. Sentrale myndigheter har lagt sterke føringer for at det skal etableres OSK i alle kommuner. Statlige organer er pålagt deltagelse dersom tilretteleggingen fra kommunene er hensiktsmessig. Siterer fra St.prp nr 1 ( ) Døgnåpen forvaltning-reformen Reformen skal gi større åpenhet og økt tilgjengelighet til offentlig forvaltning. Reformen omfatter to hovedsatsinger: Offentlig informasjon og tjenester på Internett. Offentlige servicekontor (OSK) i alle kommuner. Regjeringen vil understøtte kommunenes arbeid med etablering av offentlige servicekontor for å realisere målsetningen om tilstedeværelse i alle kommuner. Videre vil det bevilges midler for å styrke samordningen og koordineringen av den tverrsektorielle utviklingen av elektroniske tjenester på Internett. Statlige myndigheter har etablert en målsetting om at det skal være etablert offentlige servicekontorer i alle kommuner i løpet av to år (Arbeids- og administrasjonsdepartementet) Rådmannen har gjennom arbeidene med forprosjektet hatt drøftinger med følgende organer utenfor Karlsøy kommunes administrasjon: 1. Lensmann 2. Ligningsetaten 3. Trygdeetaten 4. Fiskerietaten 5. AETAT 6. Fylkestannklinikken 7. Karlsøy kirkelige fellesråd 8. Legesenter 9. Fysioterapi Alle de aktuelle organer, med unntak av AETAT, som ikke har avklaret internt i hvilken form representasjon i Karlsøy skal være, har gitt positiv tilbakemelding på interesse for videre deltagelse og planlegging av OSK i det gamle sykehjemmet. Etter at skisseprosjektet ble behandlet av kommunestyret har rådmannen kontinuerlig arbeidet med tilrettelegging for eksterne leietagere og interne brukere. Av de eksterne leietagere er det oppnådd enighet om intensjonsavtale med følgende leietagere: Politiet Tannhelsetjenesten Trygdekontoret Side 20 av 20