Vedlegg 2 Beskrivelse av dagens situasjon

Transkript

1 Vedlegg 2 Beskrivelse av dagens situasjon SIDE 1 av 8

2 Innhold 1 Innledning Status Hovedmål At innbyggerne skal kunne betjene seg selv på nettet Å effektivisere og forenkle interne arbeidsprosesser og heve kvaliteten på informasjonen Miljø Deltakere og samarbeidspartnere Interne deltakere og samarbeidspartnere Eksterne deltakere og samarbeidspartnere Prosessen Oversikt over skjermdialoger Integrasjoner til sak-/arkivsystem og fagprogrammer Autentisering og signering MinSide og Altinn Kartintegrasjon INTERKOMMUNALT samarbeid... 8 SIDE 2 av 8

3 1 INNLEDNING Dokumentet beskriver dagens situasjon for Tk, relatert til digitalisering av tjenester. 2 STATUS Tk opplever en sterk forventning fra innbyggerne om utvikling av nettbaserte tjenester. Dette er en forventning vi ønsker å innfri. Vi opplever også en etterspørsel fra interne enheter i kommunen etter digitale skjermdialoger og integrasjoner for effektivisering. Tk etterstreber å etterleve retningslinjer fra sentrale myndigheter (ekommune2009). Arbeidet er viktig og prioritert både fra politisk og administrativ ledelse. I kommunens It-strategi for perioden er området selvbetjening på nett og elektronisk samhandling med våre innbyggere ett av kommunens fem satsingsområder i årene som kommer. Modernisering er et hovedsatsingsområde for IT-tjenesten i kommunen og vi forsøker å oppnå det blant annet gjennom å tilby elektroniske løsninger til innbyggerne og gjøre prosess- og gevinstrealiseringsarbeid internt. Tk har begge de siste to årene vunnet prisen som årets ekommune. Trondheim kommunes portal har i år også fått kvalitetsprisen som landets beste kommunale nettsted av norge.no. Tk har valgt å først prioritere å digitalisere eksterne skjermdialoger mot innbyggerne først, men en rekke interne skjermdialoger står også for tur. I tillegg til å ha ca. 50 digitale skjermdialoger, har Tk også andre digitale tjenester som Chat med Bytorget og med politikere, overføring av bystyremøter, ris og ros, spørreundersøkelser, innsyn i kommunens korrespondanse, Finn din skole/bydel, Karttjenester, Abonnement på nyheter, integrasjon med norge.no/minside. 3 HOVEDMÅL Tk skal være ledende innen digitale tjenester. Våre hovedmål innen digitalisering av tjenester er: 3.1 At innbyggerne skal kunne betjene seg selv på nettet Innbyggeren skal kunne søke: NÅR som helst: ekommunen er åpen 24 timer i døgnet. HVOR som helst: Uten fysisk å måtte oppsøke kommunen Vi fokuserer på å bedre tilgjengeligheten, forenkle søknadsprosessen samt forbedre kvaliteten på skjermdialogene. Innbyggeren skal oppleve at det blir enklere å fylle ut det digitale skjemaet og at saksbehandlingstiden blir kortere. SIDE 3 av 8

4 3.2 Å effektivisere og forenkle interne arbeidsprosesser og heve kvaliteten på informasjonen Innbyggeren fyller ut skjermdialogen hvor opplysningene sendes direkte til sak-/arkivsystem og fagprogram. Dette vil medføre nye og mer effektive arbeidsprosesser internt i kommunen og frigjøre ressurser som i dag brukes på manuell registrering. Risikoen for feilregistreringer vil bli minimalisert ved at man registrerer data ett sted en gang, og dermed vet man også hvor feilen har oppstått. At innbyggeren selv gjør registreringen bidrar både til opplevelse av bedre service (jf nettbank) samt at saksbehandler slipper å bruke tid på registrering, men heller kan konsentrere seg om saksbehandling. Det blir også nye muligheter for å ta ut statistikk ved at dataene finnes elektronisk. 3.3 Miljø Innføring av skjermdialoger er en miljøgevinst. Mindre bruk av papir og reduserte transportkostnader støtter opp om Tks miljøsatsing. 4 DELTAKERE OG SAMARBEIDSPARTNERE 4.1 Interne deltakere og samarbeidspartnere I Tks prosjekt Digitalisering av tjenester sitter representanter fra IT-tjenesten, Kommunikasjonsenheten, Rådmannens fagstab og Trondheim Byarkiv. IT-tjenesten i kommunen har prosjektlederansvaret for prosjektet Digitalisering av tjenester og ansvar for delprosjekter knyttet til hver enkel skjermdialog (skjermdialogkoordinator). Kommunikasjonsenheten utarbeider og endrer skjermdialoger i dialog med prosesseier hos enhetene. Systemadministrator (ansvarlig for forvaltning og utvikling av det enkelte fagprogram) og saksbehandlere på Byarkivet som skal motta skjermdialogen involveres for test av mottak av skjermdialog og omlegging av arbeidsrutiner. Prosesseier på enheten bidrar også i forbindelse med testing. De aktuelle enhetene internt i kommunen bidrar på sine skjermdialoger. Ledere på forskjellig nivå blir involvert ut fra hvor kompleks prosessen er. Det utnevnes saksbehandler(e) som jobber med skjermdialogen i det daglige og som blir skjermdialogeier for den nye prosessen. Systemadministratorer blir involvert blant annet i forbindelse med integrasjoner. Byarkivet er med på å teste mottak av skjermdialoger. Bytorget informeres for å kunne bistå innbyggere som trenger hjelp til utfylling. 4.2 Eksterne deltakere og samarbeidspartnere Tks hovedleverandør av skjermdialoger er i dag Kommuneforlaget. Tks portalleverandør er Kantega. Avtalen med Kantega inneholder også en modul med mulighet for å lage skjermdialoger. Denne modulen er integrert i Tks publiseringsløsning. I tillegg er det en rekke spesifikke løsninger for skjermdialoger. Eksempler på slike er: Sem&Stenersen ProKom AS Elektronisk stillingssøknad, samt en del interne skjermdialoger. IST International Software Technology AS - IST Dexter - Elektronisk barnehagesøknad Bibliofil skjermdialoger knyttet til Trondheim Folkebibliotek SIDE 4 av 8

5 Fronter skole BE Elektronisk Byggesøknad Enkelte interne skjermdialoger fra EDB Lenker mot statlige løsninger EDB er Tks driftsleverandør og utviklingspartner og deltar i forbindelse med tekniske løsninger. EDB drifter de fleste fagprogrammer i Tks tjenesteproduksjon og samhandler dermed med de ulike fagprogramleverandørene. Tk implementerer for tiden SAP som ERP system. Vi kartlegger hvordan dette vil brukes i forbindelse med digitalisering av tjenester. 5 PROSESSEN Tk anser digitalisering av skjermdialoger som en mulighet for å arbeide med prosessgjennomgang og gevinstrealisering. Vi anser derfor hver skjermdialog som et lite prosjekt hvor vi starter med å spørre: Hvorfor har vi dette skjemaet? Er det mulig å løse dette på en annen og mer effektiv måte? Avhengig av kompleksiteten på skjemaet og prosessen rundt bestemmer vi oss for om vi ønsker å gjøre en mer omfattende gjennomgang eller om skjemaet kan digitaliseres direkte med utgangspunkt i eksisterende skjema på papir. I en omfattende gjennomgang kartlegger vi dagens situasjon, analyserer denne og tegner forslag til ønsket fremtidig situasjon. Vi analyserer skjemaet (ved å stille spørsmål som: trenger vi alle disse spørsmålene eller kan saksbehandlerne finne denne informasjonen på annen måte, er spørsmålene enkle å forstå og språket enkelt, er skjemaet logisk oppbygd osv). Vi analyserer også prosessen for øvrig (for eksempel: hvordan kan vi jobbe mer effektivt ved blant annet å få til integrasjoner til fagprogrammer). Prosessanalysene kartlegger behov for integrasjonsløsninger. De ulike fagprogrammenes systemadministratorer, både på fagprogram og sak-/arkivsystem involveres og går i dialog med leverandørene. I tillegg skjer det kunnskapsutveksling i DDT-sammenheng hvor en møtes ca. en gang per måned. 6 OVERSIKT OVER SKJERMDIALOGER Nedenfor er en oversikt over de skjermdialoger Tk har digitalisert innen kommunens ulike tjenesteområder. Denne listen er under kontinuerlig oppdatering da nye skjema blir digitalisert og andre går ut. Se nærmere oppdatert oversikt over skjermdialoger på Tk sine nettsider Innenfor Byutviklingsområdet har vi digitalisert følgende skjermdialoger: Boligenheten: Boligfinansiering Utleiebolig for ungdom Innherredsveien 51 Utleiebolig for ungdom Innherredsveien 51 - forlengelse av leiekontrakt Byplankontoret: Merknad/innspill til valgt planforslag som er utlagt til offentlig ettersyn SIDE 5 av 8

6 Byggesakskontoret: Byggsøk Kart. og oppmålingskontoret: Rekvisisjon av kartforretning/søknad om deling av grunneiendom Trondheim bydrift Ris og ros tekniske tjenester Juridisk kontor Ambulerende skjenkebevilling Innenfor Kulturområdet har vi digitalisert følgende skjermdialoger: Kulturenheten: Spesialsatsing ungdomstiltak Barne- og likestillingsdepartementet Søknadsskjema FATTIGDOM Barne- og likestillingsdepartementet Gjesteleilighet i Berlin - rapport Gjesteleilighet i Berlin - søknad Kommunal støtte til idrett Idrett - arrangementsstøtte Kulturlegat Kulturstipend Profesjonelle kunst og kulturtiltak - tilskudd Ungdomstiltak - tilskudd Allmenne kulturformål - tilskudd Samfunnshus og grendahus - tilskudd Internasjonalt og flerkulturelt arbeid - tilskudd Integrering av funksjonshemmede i frivillige lag og organisasjoner - tilskudd Analysesenteret: Følgeskjema for produkt og miljøprøver - Bestilling av analyse Kontaktskjema - Analysesenteret Kursønsker Prøvetakingsutstyr Påmelding til kurs og konferanser Innenfor Oppvekst og utdanning har vi digitalisert følgende skjermdialoger: Barnehage: Søk/endre barnehageplass Ris og ros barnehageservice SFO: Meldingsskjema for skolefritid Skolefritid Ny plass/endre plass/si opp plass Musikk- og kulturskolen: Opptak til Musikk- og kulturskolen SIDE 6 av 8

7 Senter for voksenopplæring: Søknad om grunnskoleopplæring Søknad om spesialundervisning Innenfor finansforvaltningsområdet har vi digitalisert følgende skjema: Trondheim kemnerkontor Skatteattest melding om Innenfor Organisasjon har vi digitalisert følgende skjema: Personaltjenesten Søknad på ledig stilling Søknad på lærerstilling Kommunikasjonsenheten Bestilling av dokument fra offentlig postliste Trondheim byarkiv Bestilling av eiendomsinformasjon For Bystyret har vi digitalisert følgende skjema: Bystyresekretariatet Informasjon om nettverksmidler (tildeling av midler fra ungdommens bystyre) For Trondheim Renholdsverk har vi digitalisert følgende skjema: Bestilling av avfallsbeholder Bestilling informasjon om avfall For Trondheim Folkebibliotek har vi digitalisert følgende skjema: Spør oss Innkjøpsforslag For Trondheim brann og redningstjeneste har vi digitalisert følgende skjema: Melding om fakkeltog Oppskyting og avfyring av fyrverkeri Overføring av automatisk brannalarm Melding om overnatting Tillatelse til bålbrenning Avfyring av innendørs fyrverkeri/pyroshow Fyrverkeri - handel og oppbevaring Dette gir Tk rundt 50 publiserte skjermdialoger. SIDE 7 av 8

8 7 INTEGRASJONER TIL SAK-/ARKIVSYSTEM OG FAGPROGRAMMER Tks sak-/arkivsystem er EDB Sak og arkiv (ESA). Tk prøver i disse dager ut de første integrasjoner mellom KFs skjermdialoger og ESA. Det er også tidligere gjort et prosjekt med Kantega for å få til integrasjon med ESA. Det er utviklet en skreddersømintegrasjon mellom elektronisk stillingssøknad (Sem&Stenersen) og ESA. Det er integrasjon mellom BE Elektronisk Byggesøknad og ESA. For barnehagesøknader er skjermdialogen utviklet av IST, denne har en integrasjon mot Dexter. Det er også en integrasjon mellom KFs skjermdialog for opptak til Musikk- og kulturskole og Visma Musikk- og kulturskole. 8 AUTENTISERING OG SIGNERING Tk har mulighet til å bruke MinID og BankID for autentisering og digital signatur. Tk har i dag mulighet for å ta i bruk Signicat sin sikkerhetsportal for autentisering. I samarbeid med DDT kommunene ser vi på en mulighet til å bruke andre løsninger. 9 MINSIDE OG ALTINN Tk publiserer digitale skjermdialoger for innbyggere på MinSide i tillegg til Trondheim kommune sitt nettsted trondheim.kommune.no. Tk jobber for å få næringsrettede tjenester inn på Altinn. 10 KARTINTEGRASJON Tk får levert digitale kart fra Norkart. Kartene skal integreres i skjermdialogene. 11 INTERKOMMUNALT SAMARBEID Tk er en av kommunene i det interkommunale samarbeidsprosjektet Det Digitale Trøndelag (DDT). For mer info om DDT, se SIDE 8 av 8