Sektorgruppe 4 Stab- og støttefunksjoner

Transkript

1 Sektorgruppe 4 Stab- og støttefunksjoner Informasjon Dokumentsenter Kommunetorg Kommunikasjon og web Rådmann- og ordførersekretariat Personal Personalforvaltning Lønn Lærlingordningen Økonomi og IKT Budsjett og regnskap Innkjøp IKT 1

2 Digitalisering = omstilling Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive, og pålitelige. Digital transformasjon illustrerer at det ofte ikke er tilstrekkelig å digitalisere dagens tjenester og prosesser. For å møte de økende kravene til en effektiv, brukervennlig og åpen forvaltning må vi tenke nytt og kanskje løse våre samfunnsoppdrag på nye måter. Kilde: Difi.no 2

3 ( Difi.no) «Digital transformasjon omfatter mye. Vi mener følgende tema er særlig viktig for offentlig forvaltning:» 3

4 Kostra Det er relativt lite data som dekker administrasjon, ledelse og styring i Kostra Gran tilhører kostragruppe 10 Kostra viser at Gran kommune bruker betydelig mindre på administrasjon, styring og fellesutgifter enn landssnittet og sammenlignbare kommuner 4

5 Brutto og netto driftsutgifter til adm, styring og fellesutgifter (f. 100, 110, 120, 121, ) Mye under både kgr 10 og landet 500 Brutto driftsutgifter til adm., styring og fellesutgifter pr. innb. i kr. Netto driftsutgifter til adm., styring og fellesutgifter pr. innb. i kr. - Gran Ø. Toten Lunner Modum Sande Kgr. 10 Land u/ Oslo Forskjell n.dr.utg. mellom Gran og land u. 5 Oslo = -12,3 mill kr

6 Digital dialog med innbyggerne «Det nye kommunetorget» Nye, mobiltilpassede nettsider som plattform for Min side, digital selvbetjening og innsynsløsninger vil gi færre besøk i skranken. Daglig drift av virksomhetenes nettsider flyttes fra virksomhetene til informasjonsavdelingen - gir økt kvalitet på innhold. Nytt telefonisystem, sosiale medier og chat-løsninger gir rask og effektiv informasjon til og kommunikasjon med innbyggerne. Digital veiledning vil gi innbyggere som kan betjene seg selv Brukertilpasset tjenesteinformasjon i klarspråk vil gi færre telefonhenvendelser. Digital byggesaksbehandling Automatisering av regelstyrte saksbehandlingsprosesser vil gi færre besøk / møter hos saksbehandler. Sikker digital post med fullelektronisk sakarkivsystem, SvarUt og digitale postkasser. SvarInn og digital signatur. Kortere åpningstid og telefontid 6

7 Gevinst Sentral drift av nettsider frigjør tid i noen virksomheter Redusert porto, telefonhenvendelser, skrankebesøk Mulig gevinst Risiko Manglende digital kompetanse hos ansatte og hos innbyggerne Tar vi ut gevinsten for tidlig går det utover sørvisnivå, kvalitet på tjenestene og omdømme Redusere kapasitet i kommunetorget før vi kan tilby digitale tjenester i større omfang enn vi gjør i dag 7

8 Digital arbeidsflyt i Gran kommune Kartlegge og digitalisere arbeidsprosesser (mellom virksomhet og stab) i Gran kommune Digital transformasjon og framtidig oppgavefordeling Prioritere det som gir størst gevinst, og god nok kvalitet Gevinstrealisering Integrasjon og gjenbruk av data utnytte felleskomponenter Digital kompetanse E-læring Internkommunikasjon ansattportal / intranettløsning Digitale «ansattløsninger» som tidsregistrering, egenmelding, reiseregning osv. 8

9 Gevinst Kommunen kan frigjøre mye tid og penger på å effektivisere intern arbeidsflyt. Mulig gevinst Risiko Fare for at gevinstene «forsvinner» og ikke blir tatt ut, fordi de består av «mange bekker små» fordelt i organisasjonen. For mye menneskelige hensyn i omstilling / gevinstrealisering. Digitalisere bare deler av arbeidsprosesser. 9

10 Fordeling av oppgaver mellom virksomhet og stab Fordeling av oppgaver mellom virksomhet og stab revurderes i forbindelse med digitalisering av interne arbeidsprosesser. Prinsipper: Like oppgaver bør gjøres samme sted for effektivitet og for å utnytte kompetanse Oppgaven gjøres der det er logisk og effektivt ikke der det er en ansatt som har tid til det Oppgaver må gjøres med en viss frekvens for at arbeidet skal ha kvalitet og effektivitet. 10

11 Gevinst Effektiv utnyttelse av personalressurser Oppgaveløsning på riktig organisasjonsnivå Oppgaveløsning med riktig kompetanse Mulig gevinst Risiko Silotenking Manglende vilje til å ta organisatoriske grep Manglende samhandling mellom virksomheter og stab Administrative/merkantile ressurser gjenopprettes i organisasjonen 11

12 Omgjøre kommunetorget til resepsjonstjeneste Flytte arbeidsoppgaver fra kommunetorget til virksomhetene. Mulig gevinst Risiko Virksomhetene har ikke kapasitet til å utføre arbeidsoppgavene innenfor de ressursene de har til rådighet. Redusert sørvis til innbyggerne uten at vi tilbyr bedre / flere digitale alternativer. Manglende kapasitet og kompetanse til å utvikle digitale innbyggertjenester 12

13 Diverse tiltak på overordnet nivå uspesifisert (tverrfaglig/flerfaglig - stab/støtte) Vurdere antall dagsentra. Kan vi samordne på tvers av tjenester? Vurdere arbeidsdeling mellom IKT-funksjoner i skole og sentral IKT-avdeling Legge ned rådhuskantina Vurdere behov for ulike rådgiverfunksjoner Tenke nytt om innkjøp av mat og dagligvarer i virksomhetene Gjennomgå og samkjøre kjøp av renovasjonstjenester ikke betale for kapasitet vi ikke trenger Samordning og gjennomgang av bilpark. Hvilke biler skal være tilgjengelig for hvilke tjenester? Vurdere velferdstiltak for ansatte, f.eks julegaver, åremålsgaver, ansattes dag Vurdere kommunale seniortiltak Si opp avtaler om innbruddsalarmer Vurdere bidrag til regionrådet for Hadeland Vurdere bidrag til Frivillighetssentralene Vurdere tilskudd til kirkelig fellesråd Samordne kommunale tjenester i Bjoneroa 15