Status Digital forsendelse

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Status Digital forsendelse eforum, Elin Wikmark Darell, Værnesregionen Trond Persson, Fylkesmannen i S-T

2

3

4 Skjønnsmidler - Fylkesgrep 2014 Folkehelse Samhandlingsreformen og omsorgsplan 2015 Barn og unge Kompetanseutfordringer i kommunene (inkl. heltid/deltid) IKT-strategi og digital samhandling Digital forsendelse E-meldinger på helseområdet Felles IKT-drift

5 Hvorfor SvarUt og Edu? SvarUt er en nasjonal felleskomponent anbefalt av KS/Kommit. Edu (Elektronisk dokumentutveksling) anbefaler KMD Fylkesmennene å bidra til å innføre i eget fylke hos offentlige etater og kommunene. SvarUt: kommunen og borgeren (digital post fra sak/arkiv-system til AltInn). Edu: mellom offentlige etater (digital forsendelse mellom sak/arkiv-system) SvarUt vil etter hvert komme med Edu-funksjonalitet med mere.

6 Digital forsendelse Fylkesmannen (FMST) og kommunene i ST v/rådmenn og ordførere ønsket utrulling av tjenestene SvarUt og Edu via Fylkesgrepet i DDT (Det digitale Trøndelag = 14 kommuner i Sør- og Nord-Trøndelag, 2 FK og 2 FM) har allerede pilotert tjenestene, men ikke alle har tatt dem i bruk. FMST organiserer utrulling både for kommunene i S-T og DDT-kommunene i tett samarbeid med DDT og Stfk.

7 SvarUt En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og som sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost SvarUt loggfører, overvåker og kontrollerer. Sørger for forsendelse til mottaker via meldingstjeneste i Altinn eller via sentral utskriftsleverandør.

8 Hvem bruker SvarUt til hva? Forsendelser i perioden Papir Elektronisk Noen brukere av SvarUt Sørum kommune Lyngdal kommune Oslo Kemnerkontor Finnmark fylkeskommune Røyken kommune Trondheim kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tinn kommune Frogn kommune Ås kommune Oslo, Plan- og bygningsetaten Bergen kommune Værnesregionen Type forsendelser Skoleskyss Byggesaker Parkeringsbevis Varsel til elever Generelle saker Kemnerkontoret Barnehageplass Gevinster Elektronisk forsendelse Papir forsendelse Priser Kvalitet Saksbehandling Kortere saksbehandlingstid Økt automatisering Sporbarhet Dokumentforvaltning

9 Elektronisk dokumentutveksling Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Hornindal kommune

10 Effektiviseringsgevinst, Edu - arkivet Kilde: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

11 Fordeler med Edu Raskere saksbehandling Bedre kvalitet i arkivdanningen Sikker løsning kan sende alle typer dokument sikkert (Vismalink) Kvittering på sending og mottak Reduserte portoutgifter Redusert skanningsarbeid Mindre feilregistreringer/dobbeltregistreringer Import rett inn i eget sak/arkiv-system

12 Hva dekker vi av utgifter? Vi har inngått rammeavtale med Evry for alle både for SvarUt og Edu. Når SvarUt kommer med Edufunksjonalitet, vil de som har Edu få den oppgraderingen gratis. Avrop på den måtte gjøres før Alle gjorde det på SvarUt, alle minus en kommune på Edu. Vi dekker lisens og installasjonskostnader. Eksempel Oppdal kommune: SvarUt: ,- i lisens og ,- for inst. Edu: ,- i lisens og ,- for inst.

13 Dekning av utgiftene hvordan? Refusjon av utgiftene skjer enten fra KMD på felles rammeoverføring av skjønnsmidler til kommunen (brev fra FM kom i slutten av september, overføring av midler i november), eller direkte fra DDT (Værnesregionen, InVest og Innherred samkommune). Totalt kr 3,15 mill. Grunnlag for overføringen var avrop på rammeavtalen.

14 Prosjektet framdrift og status Oppstartsmøte 9. april 2014, med deltakere fra 19 av 25 kommuner (Fosen var representert med en kommune). Prosjektsamling tirsdag 27. mai. Praktisk tilnærming. Hvordan komme i gang, arbeidsrutiner, gevinstrealisering, tips og triks, mm. Statussamling i oktober ble ikke gjennomført. Høst 2014: installasjoner startet i noen kommuner. Værnesregionen installerte SvarUt og Edu. Resten kommer utover vinteren eller tidlig i Oppdal og Orkdal tester Edu mot Fmst i neste uke.

15 Brukerveiledninger, teknisk hjelp Det ligger info og brukerveiledninger på prosjektsidene våre: -forsendelse

16 og på Facebook

17 Kontaktpersoner også i 2015

18 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Spørsmål eller kommentarer? Trond Persson, fmsttpe@fylkesmannen.no, mobil Prosjektside: