Økonomiplan ISK : Utdypende beskrivelser av tiltak

Transkript

1 Økonomiplan ISK : Utdypende beskrivelser av tiltak Prioriterte tiltak Utvikle samkommunen Samkommunens rolle i kommunereformen Arbeidsprosesser, ansvar og organisering inkl. IKT-arkitektur og IKT-strategi Bidrag i velferdsteknologiutvikling Utviklingen av samkommunen må skje med fokus på kommunikasjonen og samhandlingen mellom ISK-lederne, og mellom ISK-lederne, administrasjonssjefen og lederne i deltakerkommunene. Dialogseminaret er en viktig arena for kontakt med den politiske ledelsen i deltakerkommunene. Utredning av arbeidsprosesser, ansvar og organisering av ISK-enhetene krever ledelse. Dette kan skje ved at det avsettes en administrasjonsressurs som leder arbeidet. Et slikt ansvar må innebære vide fullmakter til gjennomføring, og det er viktig at arbeidet er godt forankret i toppledelsen. Finansiering av en slik ressurs må enten skje eksternt eller ved frigjøring av eksisterende kapasitet (er ikke tatt med i tiltaksdelen). Når det gjelder IKT-strategi har samkommunen en rullerende 4-årig IKT-plan, men mangler en strategisk plan med overordnede målsettinger, strategier og tiltak. Deltakelse i «Saman om ein betre kommune» Deltakelse i programmet innebærer støtte til arbeidet med å få redusert sykefraværet og det uønskede deltidsarbeidet, til å få økt kompetansen og rekrutteringa til de kommunale jobbene og til å bedre omdømmet til kommunen. Utarbeide felles arbeidsgiverstrategi, inkl. strategi og prosedyrer for rekruttering Bemanning, kompetanse og rekruttering i kommunene og i ISK. Å jobbe fram en helhetlig arbeidsgiverstrategi med en arbeidsgiverpolitikk, vil bidra til at kommunene jobber mer målrettet og koordinert med utvikling av kommunens arbeidsgiverkvaliteter og med omdømmebygging. Arbeidsgiverstrategien skal omhandle målsettingene for arbeidsgiverpolitikken, tiltak og tydelig oppfølgingsansvar. Den bør også omhandle omdømmebygging, med utgangspunkt i arbeidsgiverpolitikkens budskap om hvem kommunene er og hva slags arbeidsgiverkvaliteter som er her. Arbeidsgiverpolitikken forteller hva arbeidsgiver står for og ønsker å ha som kjennetegn. Arbeidsgiverpolitikken kan uttrykke hvilke verdier som skal gjennomsyre organisasjonen i møte med brukere, innbyggere og samarbeidspartnere. Den kan omhandle hva som forventes av medarbeidere og ledere, og hvilken policy som skal gjelde for eksempel for rekruttering, kompetanseutvikling, lønn og belønning, individuell tilpasning, medbestemmelse og medinnflytelse, inkludering og mangfold.

2 2 Planoppgaver i henhold til Planstrategien Omhandler planer som skal utarbeides eller revideres i perioden, og som er felles for kommunene eller skal utarbeides av samkommunen. Kommuneplanen: Kommuneplanens arealdel, revidering 2015: Områder for spredt boligbygging. Fastsette områdeavgrensninger mer konkret. Kommunedelplaner: Kommunedelplan Næring, landbruk og naturforvaltning, revidering i 2015 Kommunedelplan Anlegg, infrastruktur, samfunnssikkerhet og miljø, ny 2015 Verdal by, nye utbyggingsbehov sentrumsavgrensing, ny Kommunedelplaner areal: Avlastningsveg Levanger sentrum, ny Temaplaner: Arkivplan rulleres kontinuerlig- Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i deltakerkommunene i Innherred samkommune, det vil si Verdal kommune og Levanger kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen: o Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn. o Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring. o Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. Landbruksplan, ny i Planen er en temaplan som skal samkjøres med kommunedelplan Næring. Nye digitale løsninger Innherred samkommune skal på vegne av deltakerkommunene innføre mange nye digitale løsninger av stort omfang. Dette vil kreve tilrettelegging, opplæring og oppfølging. Det er en forutsetning at det ligger en gevinstrealisering gjennom økt kvalitet, raskere saksbehandling, sporbarhet og tilnærmet «papirløshet» i deltakerkommunene. Tiltakene nedenfor peker ut en retning, men farten på innføringene må tilpasses gjennom planperioden. Det vil være viktig å utarbeide en overordnet plan for innfasing. Dette må avklares underveis da det ikke avsatt midler utenfor driftsbudsjettet for innføringen (se også under «Tiltak det ikke er funnet rom for»). Digitale forsendelser (EDU) og «Svar ut» Digitale skjema - Timelister - Fravær

3 3 - Personalmeldinger - Notus Portal Utvidet digital kommunikasjonsplattform (innføre Lync og forberede for andre skytjenester) Innføre MSM Arkivkjerne på lukket nett Digitale forsendelser Program for digital innbyggerdialog: EDU/svarut. Dette er system for å digital kommunikasjon med innbyggerne og offentlig forvaltning. Dette er spesielt viktig nå som digital kommunikasjon er Regjeringens førstevalg (Lov endret fra i fjor). Dette betyr bl.a. at all kommunikasjon fra vårt saksbehandlingssystem ephorte skal foregå digitalt. Digitale skjema Her ønsker vi å ta i bruk en pakke, som består av; personalmelding, timelister, ferie og fraværskontroll, for alle ansatte. Med å få disse skjema digitalt sparer vi manuell behandling av flere tusen skjema i året. En potensiell besparelse på dette kan ligge på ca. 1 årsverk. Største besparelsen vil da ligge på Organisasjonsenheten. Innføre system for dokument- og videokommunikasjon via PC og forberedelse til andre skytjenester Innherred samkommune er en stor organisasjon som er spredt rundt på mange lokasjoner over ett stort geografisk område. Behovet for å ha ett verktøy for samhandling uten å ha et fysisk møte er stort. Vi ønsker derfor å innføre LYNC som er et slikt verktøy som kan formidle tale, bilde og deling av dokumenter samt annen info. LYNC kan brukes til møter og samhandling der folk er på forskjellige lokasjoner. LYNC kan også brukes til møter med eksterne samarbeidsparter. Gevinsten med en slik innføring er vanskelig å anslå, men for hver gang vi har ett LYNC-møte spares det reisetid og reiseutgifter. Det er en trend at flere og flere tjenester skal være tilgjengelig når som helst og hvor som helst. For å oppnå dette må vi flytte flere tjenester ut i skyen. Dette krever noe forberedelser som vi ønsker å gjøre nå, og LYNC vil bli den første tjenesten vi tenker kjørt via skyen. Når LYNC er innført vil det være enklere å flytte flere tjenester i skyen. Innføre MSM (Mobile system management) I dag er det en trend at ansatte/elever skal ha tilgang til andre mobile enheter som mobil og nettbrett i tillegg til en pc. Dette krever nye styringssystem for å administrere enhetene, slik at sikkerheten er i varetatt. Dette for å sikre at data ikke kommer på avveie eller blir misbrukt. For å klare dette må vi innføre et MSM system. Eks.: Dersom en mister en mobil, kan innhold på denne enheten slettes via MSM-systemet. Dette er spesielt viktig nå siden Levanger ungdomsskole ønsker å være pioner på å benytte nettbrett i undervisningen. Arkivkjerne på lukket nett Riksarkivet krever at alle data skal avleveres på et NOARK-format. Dette er i varetatt på «åpent» nett via ephorte som er vårt arkivsystem. På «lukket» nett der fagsystem som behandler sensitiv informasjon kjører, har vi pr. i dag ikke en godkjent NOARK-kjerne. Dette må vi så snart som mulig få på plass for å kunne avlevere/deponere i rett NOARK-format til Riksarkivet (IKA- Trøndelag). Klarer vi ikke å få dette på plass, må vi regne med mye ekstra arbeid når data skal avleveres.

4 4 Innføring av nasjonalt digitalt system for oppgavebehandling knyttet til skatteoppkreverfunksjonen E-DAG Det er nasjonalt besluttet å innføre en ny, felles ordning for arbeidsgiveres innrapportering om ansettelses- og inntektsforhold m.m. til Skatteetaten (herunder Skatteoppkreverne), Arbeids- og velferdsetaten (NAV) og Statistisk sentralbyrå (SSB). Ordningen er omtalt som EDAG (Elektronisk dialog med arbeidsgivere). Målet med ordningen er å samkjøre myndighetens informasjonskrav overfor arbeidsgiver i én felles ordning og legge til rette for at arbeidsgiver på en så enkel måte som mulig kan ivareta sin opplysningsplikt. EDAG-prosjektet innfører a-ordning fra 2015, som er en ny rapporteringsordning til Skatteetaten (herunder skatteoppkreverne), NAV og Statistisk sentralbyrå, for arbeidsgivere og andre opplysningspliktige. Innføring av ordningen vil medføre årlige lisenskostnader på ca. kr ,- som er lagt til IKT-enheten. Innføring av nasjonalt digitalt nødnett Digitalt nødnett er under utbygging, og er forventet satt i drift i Midt-Norge i løpet av høsten Dette vil medføre en god del ekstra øvelser og kursing av ansatte for å være klar til driftsstart. Nødnettet vil påføre kommunene høyere driftskostnader enn det vi har i dag, og ut fra nåværende priskalkyler vil det koste ISK ca årlig. Informasjons- og datasikkerhet Informasjonssikkerhet handler om å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet på informasjon. Flere regelverk stiller krav til sikring av informasjon, og et gjennomgående krav er at sikringen er risikobasert. Med utstrakt grad av digitale løsninger, vil informasjonssikkerhetsarbeidet også henge tett sammen med datasikkerheten. Det er behov for en gjennomgang og revisjon av system og praksis i ISK og deltakerkommunene. Delta i regionale, nasjonale og internasjonale nettverk For eksempel Trøndelags Europakontor i Brussel, vennskapskommuner, KS-nettverk, «Sunne kommuner», «Byer i Midt-Norge», «Det digitale Trøndelag», «Innherredsprogrammet». Prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging» Prosjektet er 5-årig og ble startet i Innherred samkommune har vedtatt at man i prosjektperioden skal fokusere på ulovligheter i tilknytning til strandsonen i Åsenfjord. Det forutsettes medfinansiering gjennom skjønnsmidler fra fylkesmannen i Nord-Trøndelag i 3 år. Midlene må søkes for det enkelte år. I 2013 ble det innvilget 0,7 mill. kroner. Reetablering av prosjektet er påkrevd. Utarbeide tilsynsplan for byggesaker Kommunen har i hht plan- og bygningsloven plikt til å føre tilsyn i byggesaker, for å påse at tiltak gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser i loven.

5 5 Kommunen avgjør i hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn, og tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig. I hht. forskrift om byggesak, skal det utarbeides strategi for tilsynet hvor det tas stilling til målsettinger, rutiner, organisering, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering. Og det skal utvelges og prioriteres fagområder, sakstyper, temaer mv. Det skal også årlig utarbeides en rapport i forhold til strategien. Som følge av dette er det behov for å utarbeide en tilsynsplan. Kompetansekrav for deltidsbemanning Brann og beredskap I følge dimensjoneringsforskriften skal alle mannskaper ha gjennomført yrkesutdanning for brannkonstabel. Utdanningen er viktig for at mannskapene skal være rustet til å takle fremtidens hendelser på en sikker og effektiv måte, både for seg selv og innbyggerne. Hos brann og redning er det per i dag 30 mannskaper som ikke har gjennomført utdanningen. Det legges opp til å gjennomføre kompetansehevingen på 4 år. Gjennomføring forutsetter at det kommer øremerka midler til formålet. Utarbeide beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser Kravet til beredskapsplanlegging og risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) er definert i sivilbeskyttelsesloven med forskrift. Kommunen skal utarbeide en overordnet beredskapsplan som samordner og integrerer øvrige beredskapsplaner i kommunen. Som grunnlag for beredskapsplanleggingen skal det vurderes hvilke områder det trengs ROS-analyser for. Tiltak det ikke er funnet rom for: Øke det brannforebyggende arbeidet Det er behov for ett nytt årsverk som kan ivareta mer brannforebyggende arbeid, en årlig kostnad på kroner ,- Den ressurs som forebyggende avdeling har, er ikke i henhold til lov og forskrift. Den er heller ikke i samsvar med vedtak i samkommunestyrets sak 21/10. Konsekvensen er at viktig brannforebyggende arbeid ikke blir utført fordi det er den tilgjengelige ressursen og ikke den aktuelle risikoen i samfunnet som blir bestemmende for hva som skal prioriteres. Nye digitale løsninger Tiltakene ovenfor peker ut en retning, men farten på innføringene må tilpasses gjennom planperioden. Dette må avklares underveis da det ikke avsatt midler utenfor driftsbudsjettet for innføringen.