KS KommIT. KS SvarUt Brukermøter 3. og 6. mars KommIT

Transkript

1 KS KS SvarUt Brukermøter 3. og 6. mars 2015

2 Pålogging til gjestenettet hos Sør-Trøndelag FK Nett: Stfk-gjest

3 Agenda 10:00 Velkommen og agenda 10:15 Status SvarUt siden forrige møte 10:30 SvarUt i årsrapporten 12:00 Lunsj 12:45 "Åpen post" 14:00 Pause 14:15 Status for videreutvikling, herunder FIKS, SDP og Nivå4 14:45 Oppsummering

4 Årets første brukermøter med deltakere fra Asker Bærum Drammen Fredrikstad Frogn Hordaland FK Horten Kongsberg Kragerø Kristiansand Notodden Oppegård Oslo Røyken Ski Sørum Telemark FK Tinn Vest-Agder FK Bjugn Finnmark FK Hitra IKT ORKide Kristiansund Leksvik Malvik Meråker Midtre Gauldal Nord-Trøndelag FK Oppdal Orkdal Osen Rissa Selbu Skaun Stjørdal Sør-Trøndelag FK Trondheim Tydal Vanylven

5 STATUS PR 1. MARS 2015 KS Kommunal felleskomponent KS SvarUt

6 124 kommuner med avtale per 5. mars Kommuner: Agdenes Alstahaug Alta Arendal Asker Askøy Aure Averøy Balsfjord Bamble Bergen Bindal Bjugn Bodø Brønnøy Bærum Bømlo Drammen Dyrøy Eide Fjell Flesberg Fredrikstad Frogn Froland Frosta Fræna Giske Gjemnes Grimstad Halden Halsa Hamar Haram Harstad Hemne Hitra Horten Jevnaker Jondal Karmøy Kongsberg Klæbu Kragerø Kristiansand Kristiansund Kvam Kvinnherad Kviteseid Lardal Larvik Leksvik Lyngdal Malvik Melhus Meråker Midtre Gauldal Narvik Nedre Eiker Nesset Norddal Nore og Uvdal Notodden Oppdal Oppegård Orkdal Oslo Osen Rana Randaberg Rennebu Rindal Rissa Roan Rollag Rygge Røyken Sandnes Selbu Skaun Skedsmo Ski Skien Skodje Smøla Snillfjord Sola Stavanger Stjørdal Stord Sula Sunndal Surnadal Sørum Tana Tingvoll Tinn Tokke Torsken Tromsø Trondheim Tysvær Tydal Tønsberg Vanylven Vennesla Vinje Voss Ørland Ørskog Åfjord Ås Fylkeskommuner: Aust-Agder Finnmark Hordaland Rogaland Nord Trøndelag Sør-Trøndelag Telemark Troms Vest-Agder Østfold Andre: KS IKT Agder IKS 29 kommuner har avtale til signering.

7 54178 forsendelser i 2015 (januar og februar)

8 Virksomhetspost / Innbyggerpost i 2015 Radetiketter ORGANISASJON PRIVATPERSON Totalsum Innbyggerpost % merknader BKSAK Bergen 0301_oslo_kem Os lo 0301_oslo_pbe Os lo STFK_BizTalk _sandnes _oslo_nae Os lo 1601_trondheim _stjordal (ansatte) 0231_skedsmo _telemark test_sorum _larvik (tildeling skole ) 0604_kongsberg _stavanger _orkdal KEMSAK Bergen 0826_tinn _FFK test_lyngdal _oppegard _royken Public _sola _frosta _surnadal _drammen _malvik _meraker _aas _kragero _barum _kristiansund _averoy _hemne _tydal _tromso

9 Larvik Stjørdal Digitalt lest Tinn Kemneren i Oslo

10 STATUS ÅRET 2014

11 LUNSJ - TILBAKE 1245

12 «ÅPEN POST»

13 Larvik kommune - Oppad Larvik kommune tegnet avtale om bruk av SvarUt i fjor høst Venter på løsning fra Acos for sak/arkivsystemet Parallelt ser kommunen på andre fagsystemer Oppad har levert administrasjonssystem for SFO og Skole. Levert med integrasjon mot SvarUt Ble tatt i bruk i februar for velkomstbrev for årets elever i 1. og 8. klasse.

14 Larvik kommune Oppad Velkomstbrev til elever i 1. og 8. klasse 892 forsendelser ble sendt ut fredag 13. februar Av disse var 880 "adressert" med fødselsnummer Nesten 99 % av forsendelsene. Resten ble sendt direkte til print. Av de 892 forsendelsene ble 498 printet og sendt som brevpost. 44 % av det totale antall forsendelser ble lest digitalt. En del forsendelser ble lest digitalt i tillegg til at de ble printet ut. Totalt utgjør dette 75 forsendelser. Tiden det tar før mottakerne leser digitalt fordeler seg slik: 24 % leser innen 1 time 53 % lest innen 1 døgn. Uavhengig av brevpost har 469 av de 880 lest digitalt. Det utgjør 53 %.

15 Larvik kommune - Oppad Totale portokostnader: kr 2629,44 Gjennomsnitt på 5.28 per forsendelse Totale produksjonskostnader: kr 1040,82 Gjennomsnitt på 2,09 Totale kostnader er altså 3670,26 Innsparingene knyttet til andelen digitalt leste forsendelser: kr 2903,78 Gevinst ved bruk av SvarUt kontra print og postlegging i kommunen KS modell for gevinstberegning (erfaringer fra Bergen og SvarUt): kr ,- Reduserer tidsforbruket fra 5 til 1 minutt per forsendelse Kr ,-

16 Erfaringsutveksling Asker Bærum Drammen Fredrikstad Frogn Hordaland FK Horten Kongsberg Kragerø Kristiansand Notodden Oppegård Oslo Røyken Ski Sørum Telemark FK Tinn Vest-Agder FK

17 Tinn: Gjennomføring av ROS analyse Kommunene må gjennomføre ROS analyse av sin bruk av SvarUt-løsningen. Er det mulig å tenke at man kan lage en mal som kan være et utgangspunkt for hvordan en slik ROS analyse kan/bør gjennomføres? En ting er å tenke/definere alle hendelser som kan gå galt. De vil stort sett være de samme i alle kommuner, men også tekstdokumentet som skal produseres i etterkant av ROS analysen med oppsummering av gjennomføringen og videre plan på oppfølging av analysen.

18 Idar Borlaug og Astrid Øksenvåg VIDEREUTVIKLING

19 Leverandørene integrerer med SvarUT Avsender (kommune) Sak- og arkivsystem, gjennom ekspederingsmodul Evry/ePhorte 4 og ephorte5 Evry/ESA7, ESA8 SI/360 SI/DocuLive ACOS/Websak Egne løsninger i kommuner Skoleskyss (Finnmark fylkeskommune) Manuell opplasting - InfoUt (Oslo kommune, kemneren) EMU/BizTalk (Sør-Trøndelag fylkeskommune) Fagsystemer Agresso Visma Norkart - Kommtek Oppad SvarUt manuell opplasting

20 Teknisk infrastruktur for å realisere målbilde i felles kommunalt rammeverk for digitalisering. Innbygger og næringsliv Felles kommunale brukerreiser Den felles integrasjonsplattform kobler kommunes lokale IKT-løsninger sammen med felles løsningskomponenter og nasjonale grunndata. Felles integrasjonsplattform kommunal sektor Fremtidige Fremtidige komponente Fremtidige komponent r komponenter er Støttesystem (FIKS) Meldinger Kommunen Arbeidsflyt Fagsystem Offentlige fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Integrasjonsplattformen består av løst koblede komponenter som støtter opp under kommunes digitale tjenester. Komponenter kan endres og byttes ut uten omfattende endringer på kommunenes etablerte tjenester.

21 Innbyggere edialoger Næringsliv ID Porten Altinn Felles integrasjonsplattform kommunal sektor (FIKS) Dialog, vedtak eller varsel SDP Utskrift Innsyn Dialog Saksbehandling og samhandling FS Kontaktregister Forsendelses service (SvarUt) MS Mottaks- Service (SvarInn) DS Dialogstyring Forvaltning og sikkerhet ADM GUIbrukere SMS/ePost Folkeregister Enhetsregister Matrikkel Andre registre Offentlige etater Sak- arkiv Sak- arkiv Sak- arkiv Sak- arkiv Fagsystemer Folkeregister Enhetsregister Matrikkel Andre registre Norsk helsenett Ansatte kommune NN PLO

22 Teknisk 2 nye versjoner av forsendelsservice Versjon 2: Støtte for mottakeradresse ihht NOARK5 (inkl. land) Ny metode for å hente historikk for en spesifikk forsendelse Kun digital levering (dvs. dokumenter som ikke skal til print) Støtte for giroark i forsendelse Ny metode for å sette status lest fra eksternt system Versjon 3: Støtte for lenker i forsendelser Støtte for metadata til bruk i automatisk import service

23 Teknisk endringer i forvaltningsweb Helt nytt grensesnitt for manuelle forsendelser Begrenset tilgang, for de som kun skal kunne sende manuelle forsendelser Oversikten over forsendelsene ble redesignet for å takle de store datamengdene. Det samme gjaldt eksportfunksjonenen. Tekniske endringer på statistikkene. Fakturainformasjon registreres nå i grensesnittet. Grensesnittet har fått støtte for innkommet post gjennom SvarInn

24 Teknisk Andre endringer Altinn Kontaktregisteret ID-porten Ny driftspartner Risiko- og sårbarhetsanalyse Applikasjonstest gjennomført i 2013 Risikovurdering av SvarUt tjenesten gjennomført høsten 2014

25 Teknisk - SvarInn Mottaksservice Gjør det mulig å laste ned og kvittere ut forsendelser før de varsles gjennom Altinn og sendes til eventuell printing. består av 3 tjenester: hentnyeforsendelser - Henter nye forsendelser som er klar for import. getforsendelsefil - Henter filen for en gitt forsendelse, enten som PDF eller zipfil. kvittermottak - Kvitterer ut en gitt forsendelse. Forsendelsesstatus vil bli satt til lest. Dette stopper varsel til Altinnog senere printing. Sak/arkivsystemet må klargjøres for bruk av mottaksservicen. Det er utviklet en modul som kan brukes for noen leverandører, samt fungere som et eksempel på hva som er nødvendig for integrasjon med SvarUt.

26 Teknisk - SvarInn

27 Prioritert utvikling 2015 Nivå 4 Sikker Digital Post Folkeregister Enhetsregister Sakarkivsystem Fagsystem SvarUt Altinn Post ID Porten Kontaktregister Sikker Digital Postkasse Digipost eboks

28 SvarUt innbyggerpost via Sikker Digital Post Folkeregister Enhetsregister Sakarkivsystem Fagsystem SvarUt Altinn Post ID Porten Kontaktregister Sikker Digital Postkasse Digipost eboks

29

30 OPPSUMMERING

31 Neste møte Hvor? Når?