SvarUt Offentlig digital post

Transkript

1 SvarUt Offentlig digital post eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no

2 Agenda Digital forsendelse med SvarUt Hvordan fungerer løsningen Erfaringer og hva er utfordringene? eforvaltningsloven / forskriften Hvilke krav stilles til offentlig forvaltning når det gjelder skriftlig korrespondanse med innbygger Hvordan blir vår nye digitale verden Difis kontaktregister og postbokser SvarUt versjon 2 2

3 SvarUt Når det piper i telefonen Som en sjøsyk fiolin Er det kommun som ringer til meg Haalloooo!

4 Fremtidig kommunikasjon med kommunen 4

5 SvarUt SMS 5

6 Altinn 6

7 Dokument sendt via SvarUT 7

8 Hva er SvarUt? En løsning for å kunne sende digital utgående post fra kommunen i et elektronisk format som sentralisert print-løsning for utsending av vanlig brevpost SvarUt Fagsystem Brev Sak/Arkiv

9 SvarUt enkel skisse 9

10 SvarUt - historikk Utviklet av Bergen kommune i drift i Bergen kommune i 2 år Videreutviklet av K10 / KS Nasjonal felleskomponent KS SvarUt 10

11 Regjeringens digitaliseringsprogram, som ble lansert i april 2012, legger grunnlaget for digitalisering av offentlig sektor i Norge I første halvdel av 2014 skal alle de største statlige tjenestene være digitale, og FAD arbeider nå med en lovendring Ny tekst i eforvaltningsforskriften: All post fra det offentlige skal i utgangspunktet sendes digitalt med mindre innbyggerne selv reserverer seg

12 Regjeringens digitaliseringsprogram Du kan få innsyn i dine egne helseopplysninger og ligningsdata gjennom å logge deg inn med sikker elektronisk identifikasjon (eid) Folk og bedrifter skal få post fra forvaltningen i en sikker, digital postkasse, og få varsling på sms og e-post når de har mottatt digital post Du kan fortsatt velge papirbaserte løsninger hvis du foretrekker det, men standardvalget skal være digitale løsninger For bedrifter vil digitale tjenester fullt ut erstatte papir i kommunikasjonen med staten

13 Hvorfor digital post? Forventninger fra våre målgrupper (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav Kommunens ønske om digital samhandling Digitalt førstevalg 13

14 KS SvarUt prosjektet Én løsning for alle kommuner og fylkeskommuner Standardiserte grensesnitt (WS) for overføring fra eksterne systemer f.eks. sak- arkivsystemer til SvarUt En felles avtale for kommunene for SvarUt inkludert overføring til elektronisk meldingstjeneste Valgfritt om en ønsker sentralisert print Styres og forvaltes av KommIT

15 Nasjonale felleskomponenter Felleskomponenter defineres som komponenter i IT-løsninger som kan sambrukes eller gjenbrukes i flere IT-løsninger i offentlig sektor. felles byggeklosser for å kunne utvikle elektroniske tjenester Enhetsregisteret (grunndata om virksomhet) Folkeregisteret (grunndata om person) Kontaktregisteret Matrikkelen (grunndata om eiendom) Altinn (-komponentene) Id-porten (e-id i offentlig sektor) SvarUt 15

16 SvarUt Nasjonal felleskomponent 16

17 KS SvarUt prosjektet Testpiloter (okt 2013) 1000 forsendelser i feb 2014 nå ca 100 brev fra byggesak pr dag Sør Trøndelag fylkeskommune Sørum kommune Røyken kommune Oslo kemnerkontor

18 SvarUT - funksjonalitet Hensikten med SvarUt er: - rimelig, effektiv og sikker formidling av post til innbyggere, næringsliv og andre SvarUt sender utgående post fra kommunen i et elektronisk format til Altinn som sentralisert print-løsning for utsending av vanlig brevpost 18

19 SvarUt avhengigheter Sak/arkivsystemet Fødselsnummer Organisasjonsnummer Postadresse Hos Altinn Privat Registrert e-bruker Mobiltelefon-nummer E-postadresse Virksomheter Registrer varslingstjeneste Deleger tilgang til medarbeidere Veiledninger Trondheim.kommune.no/digitalpost 19

20 Svar ut prinsipper Elektronisk utsending av brev Sak-/arkivsystem eksporterer data og dokumenter til Svar Ut SvarUt pakker og lagrer dokumentene og sender melding til Altinn Altinn sender sms om at brev finnes og kan åpnes fra meldingsboks i Altinn SvarUt sender dokument til printleverandør

21 Forsendelseslogg Forsendelseslogg Lest 39 sekunder etter varsling er gjeldende verdensrekord 21

22 Digital forsendelse i ESA ESA 22

23 ESA forsendelse Henter alle jp med status EF Konverterer alle dok til pdf Lager en forsendelse til hver mottaker Hovedmottaker Kopimottaker Sender til SvarUt Lager logg på jp Ajourfører forsendelsesstatus fra SvarUt og tilbake på mottaker 23

24 Erfaringer og tips 24

25 Post rutiner Innkommende post byggesak Registrer orgnr på virksomheter (ansv.søker) Registrer fnr på privatpersoner (tiltakshaver) Registrer som part i sak Digital dialog / skjema Få tak i orgnr / fødselsnr 25

26 Byggesak kvalitetskontroll merkantilfunksjon før ekspedering Arbeidsflyt med godkjenning Henter journalposter klar til ekspedering Fakturer gebyr Sjekk mottakere Eksterne / interne / kopimottaker Fnr/orgnr Gate- og postadresse Svensker Sjekk brev Kopimottakere (samme i brev og registrering) Ekspeder posten (jp-status=ef) 26

27 Noen problemstillinger Per og Kari Nordmann, Nygata 1, 7000 trondheim Ole Olsen og Hans Hansen, Storbakken 47 og 49 Avsenderbrev har flere avsendere (sameie). Flere personer eller par Orgnr (skrevet med punktum eller mellomrom) Et brev til flere mottakere En med kun e-post Resten til SvarUt Flettebrev til mange Intern enhet som ekst. mottaker (orgnr?) Intern enhet som kopimottaker (reg. som ekst. mottaker) Uoverensstemmelse mellom adr i brev og folkeregister Firma med hovedktr (orgnr) 27 og avd.ktr (samme orgnr)

28 Hva er riktig adresse? Adresseregisteret i ESA Adresse i søknaden Adresse på part i sak Folkeregisteret Enhetsregisteret Postadresse Besøksadresse 28

29 Returpost Returpost til arkivet Returnert av posten Kan være lest i Altinn Ny manuell utsending? 29

30 Digital utfordring For lite digital input Anmodning om ferdigattest oktober 100 totalt 22 sendt inn via KF skjema 78 på papir eller e-post 309 nye saker 429 Innkommende brev med søknad.. 29 innkommende fra byggsøk 30

31 Saksbehandlingstid Tradisjonell Kommunal Saksbehandling 4 dager 1 dag 4 dager Digital Følt saksbehandlingstid - 9 Kommunal Saksbehandling SvarUt 0 dager 1 dag 0 dager Følt saksbehandlingstid - 1 dag 31

32 Nytte Forenkle utsending Spare tid for sekretær Raskere svar Bedre service Spare porto Spare miljøet? 32

33 Trondheim - mengder 1. Kvartal utgående brev pr. måned 600 utg brev pr dag SvarUt mars 2014 Byggesak 100 pr dag 33

34 Nøkkeltall kost/nytte Kostnad pr person / min kr 5,- Tid for print/dok 5 min Papir / Trykk kr 10,- Sendt på gammelmåten kr 35,- Sendt med SvarUt kr Besparelse kr 20 pr /brev Antall forsendelser 600 pr dag 34

35 35

36 Utfordring Altinn bruker Privat Enkel tilgang til egen meldingsboks Virksomheter Lage rolle for postmottak Delegere post-rolle til medarbeider Registrere varslingsadresser Mobilnr E-postadresser Lage rutiner for postmottak i Altinn Innlogging med egen id Les post på vegne av virksomhet Veiledninger på: 36

37 Utfordringer ESA / SvarUt Overvåking av forsendelser Bedre overvåkingsmulighet av forsendelser Overvåke forsendelser i saksystem Overvåke SvarUt Sammenstilling av logg i saksystem og SvarUt Håndtering av avvik Bedre og enklere korrigering av avvik Sak-/arkiv system SvarUt 37

38 Hva kan bli bedre Distribuering av løsningen ut i organisasjonen Arbeidsflyt Maler (1000 stk) Predefinerte spesialsøk Ekspedering av forsendelsen Bedre verktøy for ekspedering Enklere rettemuligheter Enklere ekspedering av blandete forsendelser Bedre overvåking Journalposter og forsendelser (grensesnitt) Bedre logging av hendelser Lokal- og hovedadministrator 38

39 Konklusjon Pilotperioden Begrenset mengde dokumenter Lite feil Grei oversikt over de forsendelsene vi har ekspedert. ESA forsendelse teknisk løsning fungerer i prinsippet Litt tungvindt metode for utrulling Forbedringspotensiale for ekspedering og kontroll SvarUt fungerer greit Levering til Altinn og varsling til SMS Sentral print Forbedringspotensiale for bedre overvåking Behov for bedre verktøy for å øke omfanget vesentlig 39

40 SvarUt? 40