Erfaringer med eformidling

Transkript

1 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Erfaringer med eformidling Samhandling mellom Kontoret for voldsoffererstatning og Statens sivilrettsforvaltning

2 Forvalter lov om voldsoffererstatning Vurderer regress i saker hvor det er utbetalt erstatning Holder til i Vardø 31 ansatte

3 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING

4 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Hvordan vi samhandler KFV sender over klager til SRF der den som søker har fått avslag på erstatning eller regress Statens sivilrettforvaltning har sekretariatsfunksjon for Erstatningsnemda for voldsofere. Erstatningsnemda for voldsofre er klageorgan for vedtak som Kontoret for voldsofferstatning har gjort etter Voldsoffererstatningsloven

5 Før eformidling Kopierte og sendte klager på papir i esker Kryptert minnepinne EDU- Visma link eformidling del av en større digitaliseringsprosess fra 2011 som omfatter alle oppgaver ved KFV

6 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Situasjonen før eformidling SRF Mottok klagene på papir til postmottak Dokumentene ble sendt i bolker hvert kvartal Mottok etter hvert dokumenter på krypterte minnepinner mottatt hver uke Forsøk med EDU (Visma Link)

7 Pilotprosjektet med eformidling KFV og SRF eformidling gir muligheten til å samhandle på tvers av forvaltningsnivåer og vi meldte oss som pilot Mulighet til å samhandle på tvers av sak-/arkivsystemer Mulighet til å utveksle dokumenter av sensitiv karakter på en sikker og effektiv måte

8 Pilotprosjektet-utfordringer Møysommelig prosess som krevde stor tålmodighet Mange ulike aktører mye koordinering Krevde høy teknisk kompetanse Mange skuffelser på veien Ulike leverandører sak-arkivsystem Skjedde de underligste ting Revolusjon versus de små museskritt

9 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Erfaringer etter produksjon SRF mottar kvittering for at forsendelsen er åpnet av mottaker Kan motta store filer men fremdeles kryptert minnepinne i enkelte saker Større sikkerhet Vi slipper store periodiske arbeidsoppgaver Økt effektivitet mottar dokumenter fortløpende

10 Erfaringer etter produksjon Stor effektiviseringsgevinst når det virker som det skal Ressurskrevende å finne og løse feil pga mange aktører Hyppige oppgraderinger Mange utfordringer som tidlig bruker

11 Forsendelse av dokument(er)

12 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Mottak av dokumenter

13 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Forsendelse av dokumenter

14 Mottak av dokumenter

15 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Oppgaver KFV og SRF bruker eformidling til i dag Vi har mulighet til å sende og motta dokumenter fra offentlige organisasjoner (DPO). KFV og SRF samhandler. I tillegg samhandler KFV og SRF med fylkesmennene SRF sender dokumenter til private virksomheter (DPV)

16 Råd når man skal implementere eformidling Kontakte sak-/arkivleverandør Opprette godt samarbeid internt i virksomheten og god kommunikasjon med ulike parter Planlegge og samarbeide med virksomheten det skal utveksles dokumenter med. Dette effektiviserer innregistrering hos mottaker

17 Muligheter Både SRF og KFV samhandler med andre aktører på tvers av forvaltningsnivåer eformidling har gitt oss muligheten til å samhandle direkte med hverandre forbedring av arbeidsprosessene Ønsker at løsningen utvikles for videre automatisert prosess slik at en del manuelle oppgaver knyttet til blant annet registrering av metadata og journalføring forsvinner Direkte til vårt sak-/arkivsystem selv om avsender ikke er på e-formidling.

18 Digital samhandling med ulike aktører Statens sivilretts forvaltning Søkere 1000 saker Polititet Verger Kontoret for voldsoffererst. Vergemål (Fylkesmenn) 700 NAV Advokater

19 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING

20 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING Flere må samhandle Fortsatt går store og viktige kommunikasjonsprosesser via veldig mange ulike kanaler Ved at flere tar i bruk eformidling vil dokumentasjonsprosessene bli mer helhetlige.