Digital samhandling i praksis med. Kort om DSS. Departementenes bruk av felles samhandlingsrom og skytjenester

Transkript

1 Kort om DSS Departementenes bruk av felles samhandlingsrom og skytjenester Randi Thomsen og Fabian Forster 27. oktober 2016 Ordinært forvaltningsorgan underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet Leverer fellestjenester til alle departement, samt Statsministerens kontor Budsjett ca. 700 mill. kroner Brukerbetalte inntekter ca. 100 mill. kroner Ca. 700 ansatte Leverer over 70 tjenester Visjon: "Et effektivt og attraktivt byråkrati" Digital samhandling i praksis med ::: utgangspunkt i felles arbeidsoppgaver ::: utgangspunkt i gjeldende teknologi ::: stegvis tilnærming, bygge sten på sten ::: digital kompetanse 1

2 faglig sekretariat for politisk ledelse, politikkutforming politikkgjennomføring og etatsstyring intern administrasjon og forvaltning MÅL Tilrettelegge for gode arbeidsformer og effektive arbeidsprosesser i departementsfellesskapet BRUK AV OFFENTLIG SKYTJENESTER effektivisering bedre kvalitet mer fleksibilitet redusert sårbarhet økt informasjonssikkerhet miljøvennlig Departementene har i flere år uttrykt et behov for Tilnærming til ekstern samhandling... samhandling med underliggende virksomheter og eksterne aktører Risikovurdering i forhold til samhandling med eksterne Verdi og risikovurdering i forhold til anvendelsen Anbefaling: Løse ekstern samhandling ved hjelp av offentlig (allmenn) skytjenester Benytte kryptering for å beskytte sensitiv informasjon (fremtidig prosjekt!) 2

3 Hvorfor ekstern samhandling i offentlig sky? Prosjektet - Ekstern samhandling En kosteffektiv og sikker måte å samhandle med eksterne Endrer ikke risikoprofilen ved eksisterende løsning (skiller intern og ekstern samhandling) En skyleverandør vil av natur være bedre rustet for å motstå trusler fra ukjente enheter (gir bedre sikkerhet) Slipper integrasjonsutfordringer med 3. part (lavere administrasjon) Større fleksibilitet og nye tjenester (noen finnes kun i offentlig sky) Legge til rette for sømløs pålogging mot Office365 Identitetssynkronisering og føderasjon med Azure AD Standardiserte digitale samarbeidsrom i SharePoint Online Automatisk opprettelse av samarbeidsrom i Office365 Databehandleravtale med Microsoft Risikovurdering og anbefaling for bruk av SharePoint Online Stegvis tilnærming til bruk av sky Veien mot skyene Legge til rette for bruk av skytjenester Starte med deling av informasjon med lav verdi Innføre informasjonsbeskyttelse (kryptering av informasjon) Øke mulighetsrommet for bruk av skytjenester over tid Prosjekt ekstern samhandling er "første skritt" på veien mot "skyene" for DSS som leverandør Innebærer starten på en omstilling teknisk og organisatorisk for å bli en skymegler Fortløpende vurdere hvilke tjenester som best kan leveres fra offentlig sky eller privat sky 3

4 Løsningskonsept (hybrid skyløsning) LØSNING Intern samhandling (SharePoint) Ekstern samhandling (SharePoint Online) LOGISK LIK LØSNING Løsning ::: Prosjekter Ny arbeidsprosess Porteføljestyring Fremtidige romtyper Mitt område Melding til Stortinget Oppgaverom Møte-arena Enhets-rom HELHETLIG DESIGN SELVBETJENINGSSIDE TEKNISK RAMMEVERK HELHETLIG INFORMASJONSSTRUKTUR SharePoint/SharePoint Online INTEGRASJON Arkivsystem Andre systemer 4

5 Bestilling av samarbeidsrom ::: Automatisk opprettelse av samarbeidsrom internt og i sky Basert på Prosjektportalen (åpen kildekode) PRIVAT sky ALLMENN sky TEKNOLOGI Bestillingsapp Samarbeidsrom Samarbeidsrom Helautomatisert forvaltning av digitale samarbeidsrom (fra opprettelse til avhending) Rammeverk for provisjonering Føderasjon Føderasjon Synkronisering Synkronisering 5

6 Office PnP Åpen kildekode som lar oss automatisere opprettelse av områder og forvaltning over tid Dra nytte av åpen kildekode og bidra tilbake (gjenbruk) EFFEKTER / GEVINSTER Støtte for både SharePoint Online og lokal SharePoint Effekter ved å ta i bruk skytjenester Ansatte kan, i et samarbeidsrom, Enklere deling av informasjon med eksterne Færre eposter og bruk av minnepinner Redusere bruk av "skygge IT" jobbe mer effektivt Samskriving i dokumenter Bedre versjonskontroll Enklere deling Felles oppgavestyring får støtte til effektiv gjennomføring av arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver i tråd med regjeringens uttalt politikk sammen med eksterne 6

7 For å lykkes Oppsummert Kartlegge behov og identifisere muligheter Gjennomføre risiko og kost/nytte vurdering Utnytte mulighetene som finnes innenfor de regulatoriske rammebetingelser Gradvis tilnærming til allmenn sky utnytte nye muligheter når de oppstår Spørsmål? Takk for oppmerksomheten 7