Trondheim opp i skyen

Transkript

1 Trondheim opp i skyen Organisasjonsutvikling, nye arbeidsformer - med fokus på sikkerhet. Smartere, enklere, sammen Christian Bøhn, tjenesteforvalter, Trondheim kommune Lars Dyrdahl - prosjektleder, Trondheim kommune

2 Trondheim kommune Trondheimsskolen ansatte elever 54 skoler ca 1000 ElevNettPC-er (Windows) 8000 Chromebooks Trondheim kommune innbyggere 220 enheter i TK org ansatte (inkl de i skole) datamaskiner ~200 ulike støtte/fagsystemer ~350 lokasjoner Investerer for mill i IT årlig, og IT driftsbudsjett ~200 mill

3 I dag - innovasjon i Trondheim kommune Ser til IT utenfor kommunesektor - globalt System i sentrum - tilpasse organisasjon Utradisjonell teknologi i kommunesammenheng er ofte billigere og bedre book Chrome Droner i bygningsdriften 3

4 Bygging av Intern digital kompetanse IT-tjenesten: bygging av kompetanse Strategisk viktige områder Fra 22 til 50 ansatte på 3 år Integrasjoner - TIP Robotics / programmering it arkitektur Informasjonssikkerhet virksomhetsarkitektur Maskinintelligens AI 4

5 Hvorfor opp i skyen?

6 Trondheim før skya Skole 2015 Fire elever på en PC = dårligst av storbyene Dårlig hardware, lang oppstartstid. IT i for stor grad opp til hver enkelt rektor/enhet = gav store forskjeller Mamma har ipad, ikke Word = elever manglet verktøy hjemme

7 Status trondheimsskolen Google Apps for Education innført for 3000 ansatte og elever Alle dingser på nett nytt trådløst nett med Cisco ISE Digital Meldebok kommunikasjon med foresatte Ny læringsplattform - IST læring integrerer med Google Classroom 9000 Chromebooks på plass og administrert Ungdomsskole nær 1:1, mellomtrinn måltall 1:2, småtrinn måltall 1:4

8 Alle trinn hos oss jobber nå primært i skyen og jeg hører lite om problemer eller andre ting. - IKT-veileder i barneskolen

9 Sinnsykt raskere oppstart, og plunder med oppdateringer er borte - Lærer på ungdomsskolen

10 Det aller, aller beste? Det er ingen lagreknapp - Lærer i barneskolen

11 Det bare funker Skyen funker Samskriving funker Chromebookene funker Less teching, more teaching

12 Skole schmole... Hva med resten?

13 Trondheim før skya Organisasjon 2016 Utgående kontorpakke og e-postløsning (Office 2007) Utstrakt bruk av skygge-it Forventninger om samarbeidsverktøy.

14 Trondheim før skya Anbudsprosess Flere leverandører Google vs Microsoft 365 Google vurderes som klart best på funksjonalitet og pris

15 Innføringsprosjekt September Oktober November 1 2 Planlegging Desember 3 Early Adopters Core IT Vår 2017 Global Go-Live 3-fase tilnærming Core IT Bekrefte og teste teknisk løsning Verifisere integrasjoner Bli kjent med løsningen Early Adopters Bekrefte om migrasjon går greit Teste løsning i tidlig fase Gi tilbakemeldinger på brukeropplevelsen Først ut med Google Guides Global Go-Live Resten av organisasjonen Opplæres i verktøyene Google Guides fase 2 Intern opplæring org. Kontorpakke

16 Google guides Google confidential Do not distribute Krav: Minimum 1 pr enhet Etter nærmere 600 måtte vi stenge påmelding Grundig opplæring i e-post og kalender oktober/november 2016 Tar dette ut i organisasjonen på en god måte

17 Hele kommunen opp i skyen E-post og kalender for alle - før jul Resten av tjenestene ble innført fra februar til juni Kartlegging er gjort, og utfasing av gammel kontorpakke pågår nå - Office Pilotering av Chromebooks i organisasjonen er i gang. Jobbes med flytting av data opp i skyen målsetting: 90 % før jul 2017

18 Noen Google-produkter vi bruker Tilgang til egne lagringsområder (Google disk), samt Teamdrive for alle Tekstbehandler, regneark og presentasjoner Hangouts...videomøter / chat Google Keep Google nettsteder Google skjemaer Google bilder Google plus Cloud Search Pålogging nettleser Chrome Og nå også Upwave med mer...

19 Utfordringer? Integrasjoner Fagprogram fra steinalderen Korr e knappen min? ESA! LØST! Fletting i Word GSB og GSE - to domener, en kommune Sikker sone - hvorfor får ikke vi?? Sensitive personopplysninger Bevisstgjøring og kompetanseheving. Mye har vært gjort feil tidligere Opplæring, informasjon, kulturendring Jobbe annerledes Kulturendring svir i starten - riv av plasteret!

20 Noen tanker... Det er bare data, det ordner seg - Vi må tørre Skal vi jobbe annerledes, må du jobbe annerledes. Vi ser at folk er gira og vil jobbe smartere Stod i kø for å bli guides ansatte Vi rydder opp i skygge IT Vi har fått stort fokus på sikkerhet og personvern i org. Endelig kan vi jobbe på alt overalt!

21 Sikkerhet og personvern Hva må være på plass? Risiko- og sårbarhetsanalyse Databehandleravtale Revisjon av databehandleren Internkontrollrutiner Overføring av data ut av EU skal følge loven - MCC Nødvendig dokumentasjon Kilde: Datatilsynet Behandling av personopplysninger utenfor EU/EØS Privacy Shield (Safe harbour 2.0) - regulerer at personopplysninger kan utveksles med USA EU model contract clauses (MCC) Egen godkjenning fra EU av Googles model contract clauses GDPR ( ) - ny avtale på plass for å understøtte endrede krav til databehandling

22 Hvorfor ønsker ansatte sky? 1. Samskriving 2. Deling 3. Mobilitet Det du trenger når du trenger det, der du er, på det du har Mer og bedre samhandling bedre

23 Antall svar til nå..

24

25 Når man står overfor valget mellom å endre sin oppfatning eller å bevise hvorfor det ikke er nødvendig å endre seg, blir nesten alle travelt opptatt med å finne bevis for hvorfor man ikke skal endre seg -John Kenneth Galbraith-

26 Fantastisk!

27 Whatever!

28 Innføringsprosjekt vi forventet normalfordeling

29

30

31

32 "Digitalisering av samhandling" Smart kommune? God samhandling er grunnleggende i alle organisasjoner. Uten gode samhandlingsverktøy blir arbeidsstyrken sittende å jobbe i siloer

33 Trondheim flyttet skolen opp i skyen og har nå gjort det samme med resten av organisasjonen. Hvorfor? Hvilke erfaringer har vi gjort oss?

34 Hva legger vi ikke i skyen? Sensitive personopplysninger skal ikke i skyen Datatilsynet sier: Virksomheten må gjøre en risikovurdering. Hovedregelen er at det er konsesjonspliktig å behandle sensitiv informasjon. Sensitive data må oppbevares eller lagres adskilt fra åpen informasjon. For å ivareta sikkerheten, plasseres sensitiv informasjon ofte i egne soner med tilgangskontroll. Arkivet kan heller ikke flyttes i sky utenfor Norge Arkivloven 9 offentlige arkiv (1992) sier: "Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale (b.) førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta".

35 Hvorfor Google Apps? Vi mener Google: har en bedre skytjeneste er best på deling og samhandling er enklest å bruke er en løsning som er laget for sky med fokus på mobilitet og tilgang fra overalt

36 Hvorfor Chromebooks 1. Kjappere 2. Enklere 3. Fleksibelt

37 Smartere, enklere, sammen

38 Vi er på vei til å endre kulturen for digital samhandling...

39 4 tips Tips #1 Forankring i ledelse Tips #2 Entusiasme - finn de rette personene til å drive prosessene. Tips #3 Kommunikasjon og opplæring Tip #4 Ha legal på plass FØR spørsmålene kommer.

40 Spørsmål?