Oppdragsgiver Prosjekteier Prosjektleder. UH-sky styringsgruppe Kristin Selvaag Odd A. Halseth

Transkript

1 Utarbeidet av: Odd A. Halseth Sist oppdatert: Godkjent av: Styringsgruppa for UH-sky Dato for godkjenning: 9. september 2016 PROSJEKTINFORMASJON Prosjektnavn Startpakke skytjenester Prosjektnummer U Oppdragsgiver Prosjekteier Prosjektleder UH-sky styringsgruppe Kristin Selvaag Odd A. Halseth NØKKELINFORMASJON Prosjektstart (dato) Formål Prosjektslutt (dato) Arbeidet skal gi erfaring med a skaffe og ta i bruk en skytjeneste gjennom skymegleren. Dette vil videre gi prosjektet og institusjonene en grunnleggende forståelse av dynamikken rundt innføring av "ferdigpakkede" skytjenester, for å utvikle kunnskap og metodikk til bruk i skymeglerfunksjonen. Arbeidet skal bidra til at UH-institusjoner kan ta i bruk skytjenester på en trygg, effektiv og standardisert måte, herunder sørge for at avklaringer rundt jus og sikkerhet, avtaleverk, provisjonering og lisensiering, samt tekniske utfordringer er forhåndsavklart slik at institusjonene slipper å bruke unødig mye tid og ressurser på disse områdene. Prosjektets mål Det skal innen 1. januar 2017 lages en beste praksis for hvordan institusjonene kan ta i bruk Office 365 og lignende skytjenester, inkludert: En sjekkliste som inneholder momenter institusjonene ma tenke pa ved egen risikovurdering av tjenesten. En anbefalt teknisk arkitektur som gir en god løsning pa identifiserte tekniske problemstillinger rundt samhandling med lokale og nasjonale systemer (for integrasjon, autentisering, autorisasjon, provisjonering, dataflyt og evt. migrering). Gjennomføring av nødvendige tiltak for støtte til autentisering og tilgangsstyring til O365 og lignende skytjenester. Tilrettelegge for gjenbruk av resultatene, koble mot Skymegler1- prosjektet, og sørge for overlevering og bruk i Skymegler1-prosjektets aktiviteter. Målene skal oppnås gjennom sektorsamarbeid og konkrete aktiviteter og tiltak i forbindelse med innføringsprosjektet på NTNU. Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

2 Prosjektets målgruppe(r) Institusjoner i sektoren som har tatt, eller er i ferd med å ta, i bruk skytjenester for kontorstøtte og samhandling i større eller mindre omfang. Fokus på IT-avdelingene, som oftest har prosjektansvar for innføring av nye digitale løsninger for kontorstøtte og samhandling. Beskrivelse av prosjektet Beste praksis skal beskrives i form av en dynamisk nettside samt en UFS (UNINETTs "Beste praksis fagspesifikasjoner"), og bygge på erfaringer med innføring av O365 ved NTNU og andre virksomheter i sektoren, samt innspill fra leverandører og konsulenter som daglig jobber med innføring av O365 og tilsvarende skyløsninger. Nettsiden og dokumentet skal brukes aktivt i rådgivingsarbeidet internt i sektoren, og målet er at UH-virksomhetene finner nytte i å lene seg til "startpakken" i planleggingsfasen og i innføringsfasen av skybaserte kontorstøtte- og samhandlingsløsninger. Virksomhetene bes om å gi tilbakemeldinger på erfaring med bruk av nettsiden og dokumentet, slik at disse kan utvikles og oppdateres i takt med erfaringene i sektoren. I neste omgang skal erfaringene med bruk og utvikling av startpakken gi grunnlag for etablering av en robust, pålitelig og permanent skymeglerfunksjon i sektoren. Beste praksis-dokumentet vil inneholde bl.a. Beskrivelse av prosessen med innføring av O365, fra planlegging til gjennomføring ROS-analyse av tjenesten, etter eksempel fra NTNU og UNINETT, med forslag til tiltak Andre sikkerhetsmessige og juridiske avklaringer Eksempel på styrende dokument for drift og forvaltning av tjenesten. Beskrivelse av lisensiering og provisjonering med innspill fra Microsoft Vurdering av standard avtaleverk fra Microsoft Prosedyre for anskaffelse gjennom rammeavtale. Kjente "skjær i sjøen" Avsluttende del av prosjektet innebærer: Generalisere erfaringene og resultatene mot andre sammenlignbare skytjenester Finne pilotinstitusjon som kan bruke dokumentet og revidere basert på egne erfaringer Bruke "faggruppe for porteføljeutvikling og -forvaltning" som høringsinstans Presentere dokumentet i samling for sektoren våren 2017 Det vil også være naturlig å ha en viss dialog med Microsoft Norge, samt konsulentfirmaer som jobber med tilpasning av Office 365 for sektoren. Videre er det aktuelt å holde dialog med andre leverandører av skybaserte kontorstøtte- og samhandlingsløsninger (eks. Google og Amazon), samt brukere av alternative løsninger (eks. Trondheim kommune) for å se hvordan kunnskapen som etableres i dette prosjektet kan gjenbrukes i forbindelse med innføring av konkurrerende løsninger. Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

3 Prosjektets gevinster Samordning og erfaringsgjenbruk på tvers i sektoren. Trygghet i sektoren på at skytjenester er tatt i bruk på en lovlig og sikker måte. Lavere kostnader ved å ta i bruk Office 365 og lignende tjenester. Lavere driftskostnader ved bruk av Office 365 og lignende tjenester. Gjensidig utvikling av kunnskap rundt anskaffelse og implementering av skytjenester generelt, og Office 365 spesielt. Utvikling av generell FEIDE-tilpasning for skytjenester Gevinstrealisering søkes målt gjennom løpende dialog med faggruppa, samt regelmessig kundetilfredshetsundersøkelse. Dato Milepæl Etablert faggruppe for porteføljeforvaltning i sektoren. Løpende aktivitet (Ikke en del av prosjektet i etterkant) Momenter til bruk i risikovurdering av Office 365 tilgjengeliggjort for alle institusjoner i sektoren. (Basert på ROS ved NTNU og UNINETT) Forslag til styrende dokument for forvaltning av O365 er tilgjengelig for sektoren. (Basert på implementering ved NTNU) Første versjon av "beste praksis"-dokument tilgjengeliggjort for sektoren Feide-tilpasninger ferdigstilt, testet og satt i produksjon Gjennomført eget portefølje-spor pa UNINETT teknisk samling "Beste praksis"-dokument tilgjengeliggjort for sektoren (ferdig versjon) Gjennomført første markedsføring/"informasjonskampanje" mot institusjonene Prosjektet avsluttet og overlevert til linja i hht. UNINETT prosjektrammeverk Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

4 AKTIVITETER Navn på aktivitet Jus og sikkerhet. Personvern og ROS-analyse Merkantilt Beskrivelse Utarbeide sjekkliste til hjelp i risikovurdering av O365. Eksempel på gjennomført ROSanalyse. Gjennomgang av databehandleravtale og øvrig avtaleverk med MS. Overføres til Skymegler1-prosjektet. Info skal tilgjengeliggjøres for sektoren. Gjennomgang/avklaring vedr innkjøpsregelverk og lisensiering som sikrer at sektoren tar i bruk tjenesten pa lovlig ma te. Vurdere aktuell rammeavtale Feide-tilpasning Det skal gjøres endringer i Feide som forenkler Feidepa logging til skytjenester som O365, eksempelvis uten bruk av ADFS. Samarbeid med Skymegler1- prosjektet med tanke pa gjenbruk for andre skytjenester. Beste praksis Se pa ulike ma ter a forenkle det a ta i bruk O365 pa. Foresla fornuftige innføringsstrategier, valg av moduler og tjenester, samt forvaltningsregime. Samarbeid med Skymegler1-prosjektet Startdato Sluttdato Hvem Timer Ole-Jon Lund Tommy Tranvik Rolf Sture Normann Ole-Jon Lund Odd Asbjørn Halseth Olav Morken Rune Myrhaug Odd Asbjørn Halseth 200 Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

5 med tanke pa gjenbruk for andre skytjenester. Teknisk utforskning Undersøke/utforske ulike ma ter a bruke APIene i O365. Se pa muligheter for a koble va r SIP-løsning til O Rune Myrhaug Odd Asbjørn Halseth Ressurs fra UNINETT sanntid 60 Sektordialog/ brukerforum Etablere møteplass/community for bruk av O365 og lignende tjenester i sektoren. Sikre god dialog og riktig prioritering av aktiviteter gjennom jevnlige møter og samlinger med interessenter i sektoren og leverandører Odd Asbjørn Halseth Hildegunn Vada Rune Myrhaug 80 SUM TIMER: 670 * * DETALJERT TIMEFORDELING SPESIFISERT UNDER PUNKTET "BUDSJETT" EVENTUELT ANDRE FORUTSETNINGER FOR PROSJEKTGJENNOMFØRINGEN Faggruppe for porteføljeutvikling og -forvaltning blir etablert med bred deltakelse fra sektoren. Gruppa er ikke spesifikt knyttet til dette prosjektet, men skal gi innspill og fungere som høringsinstans for alle prosjektene innen UH-sky porteføljeforvaltning. Det avsettes nok ressurser i UNINETTs systemgruppe til a gjøre de nødvendige avklaringer og tilpasninger i forhold til FEIDE og SIP. ANNEN VIKTIG INFORMASJON Rutiner for overlevering til linja må være på plass og defineres i Skymegler1-prosjektet. Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

6 INFORMASJONSOPPGAVER Målgruppe Oppgave Når oppgaven utføres It-ledere, it-avdelingene i sektoren. Innkjøp og jus ute i sektoren. It-ledere It-ledere, it-avdelingene i sektoren. Innkjøp og jus ute i sektoren. It-avdelinger Informere om at arbeidet er startet opp og planlagte aktiviteter. Etablering av brukerforum/faggruppe Ved publisering av beste praksis (teknisk og personvern). Dele erfaringer fra Ignitekonferansen, UNINETT teknisk samling og GEANTsamarbeidet SELVDEKLARERING SAMORDNING Kjenner du til lignende prosjekt gjennomført tidligere i UNINETT? JA Dersom JA eller DELVIS, gjør kort rede for hvordan dette tas hensyn til i planleggingen: Erfaringer med opprettelse av og dialog med brukerforum/faggruppe fra tidligere prosjekter gjenbrukes. Kjenner du til lignende prosjekt gjennomført tidligere av andre? NEI Dersom JA eller DELVIS, gjør kort rede for hvordan dette tas hensyn til i planleggingen: Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

7 ARKITEKTURPRINSIPPER Vil sektorens og Difi sinearkitekturprinsipper følges? JA Kommentar Sektorens felles IKT-arkitekturprinsipper er som følger: Tjenesteorientering Interoperabilitet Tilgjengelighet Sikkerhet A penhet Fleksibilitet Skalerbarhet Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet:

8 BUDSJETT PROSJEKTPLAN Timebudsjett i hht. aktivtetsplanen beskrevet over. (Totalt 670 timer a kr. 1010,-.) Direktekostnader til møter og reiser: kr ,- * RESSURSER Rolle Avdelings- / Klarert med PE/PL/PD Navn selskapstilhørighet Timer Timepris linjeleder PE Kristin Selvaag UNINETT (UH-sky) 1010 JA PL Odd Asbjørn Halseth UNINETT (UH-sky) JA PD Olav Morken UNINETT JA PD Rune Myrhaug UNINETT JA PD Ole-Jon Lund UNINETT (UH-sky) JA PD Hildegunn Vada UNINETT (UH-sky) JA PD Tommy Tranvik UNINETT JA PD Rolf Sture Normann UNINETT JA PD UNINETT sanntid UNINETT JA Sum (timer) / gjenomsnitt (timepris) * KOSTNADER Kostnadspost Timekostnader Reiser Øvrige kostnader Total kostnad Beløp * FINANSIERINGSKILDER / INNTEKTER Kilde Beløp UH-sky-programmet Total finansiering RESULTAT 0 EVENTUELT ANDRE OPPLYSNINGER OM PROSJEKTET Utkastnummer mal: 2.10 Mal utarbeidet: