Neste generasjon ISO standarder ISO 9001

Transkript

1 Neste generasjon ISO standarder ISO 9001 DNV GL Business Assurance Norway AS 1 SAFER, SMARTER, GREENER

2 Et nytt perspektiv For å sikre at kvalitetsstyring blir sett på som mer enn bare sertifisering... og at det virkelig hjelper organisasjoner med å oppnå langsiktig suksess 2

3 ISO 9001 Hva ser vi etter? Kontekst og interessenter? Kjerneaktivitetene prosessperspektiv Hva kjennetegner gode tjenester? Interessentkrav Faglige krav Hva er kritisk for styring og kvalitet? Risiko og muligheter Endringskontroll Hensiktsmessig Tilstrekkelig Effektivt Kontinuerlig forbedring sammenheng mellom mål og handling Hva ønsker vi å oppnå? Hvordan vet vi at en endring er en forbedring? Hvilke endringer kan vi gjøre for å oppnå forbedring? 3

4 Hva blir den største endringer? Én felles overordnet struktur alle nye ISO standarder for styringssystemer vil ha samme felles struktur såkalt High Level Structure eller på norsk Overordnet struktur. Identisk kjernetekst, felles uttrykk og definisjoner som ikke kan endres. Standard spesifikke tilleggskrav I tillegg til kravene i overordnet struktur vil hver standard ha sine spesifikke krav som kommer i tillegg, men som ikke bryter med de overordnede strukturkravene. ISO 9001 ISO ISO ISO ISO Etc. High Level Structure 4

5 Sett av felleskrav 1. Omfang 6. Planlegging 2. Normative referanser 3. Uttrykk & definisjoner 4. Organisasjonens kontekst 7. Støtte 8. Drift 9. Evaluering av prestasjoner ISO 9001-tillegg ISO tillegg ISO tillegg ISO tillegg etc. 5. Lederskap 10. Forbedring 5

6 Overordnet struktur 10 paragrafer 1. Omfang Spesifikt for hver standard 2. Normative referanser Spesifikt for hver standard 3. Terminologi & definisjoner Spesifikt for hver standard 4.1 Forstå organisasjonen og dens kontekst 4. Organisasjonens kontekst 4.2 Forstå interessentenes krav, behov og forventninger 4.3 Kartlegge omfanget av xxx styringssystemet 4.4 XXX styringssystem 5.1 Lederskap og forpliktelse 5. Lederskap 5.2 Politikk 5.3 Roller, ansvar og myndighet 6

7 Overordnet struktur 10 paragrafer 6. Planlegging 6.1 Tiltak for å adressere risiko og muligheter 6.2 XXX Målsettinger og planlegging for å nå målene 7.1 Ressurser 7.5 Dokumentert informasjon 7. Støttefunksjoner 7.2 Kompetanse Generelt 7.3 Bevissthet Utarbeide og vedlikeholde 7.4 Kommunikasjon Dokumentkontroll 8. Tilvirkning 8.1 Planlegging og kontroll av tilvirkning 9. Evaluering 9.1 Overvåke, måle, analysere og evaluere 9.2 Interne revisjoner 9.3 Ledelsens gjennomgåelse 10. Forbedring 10.1 Avvik og korrigerende tiltak 10.2 Kontinuerlig forbedring 7

8 Målsetting med Overordnet struktur 1. Etablere et sett av felleskrav som skal være gjeldende for alle fremtidige ISO standarder for styringssystemer 2. Økt fokus på effektiv prosessledelse for å sikre forutsigbare resultater 3. Adressere endringer og behovet for endringsledelse i et stadig mer kompleks, krevende og dynamisk marked. (Gjennom identifisering av organisasjonen kontekst, dens interessenter og risikoanalyse) 4. Legge til rette for bærekraftig utvikling 8

9 Løfte blikket utover selskapet 4 vegger Overordnet struktur HLS krever at du tenker bredere: Kartlegge og forstå eksterne og interne forhold som påvirker organisasjonens evne til å oppnå forventede resultater (4.1) - Kontekst Kartlegge relevante interessenter og deres behov & forventninger. (4.2) Bruke oppnådd kunnskap som input til å identifisere risikoer og muligheter. (6.1) 9

10 Organisasjonens kontekst 4.1 Forstå organisasjonen og dens kontekst 4. Organisasjonens kontekst 4.2 Forstå interessepartenes behov og forventninger 4.3 Bestemme omfanget av ledelsessystemet 4.4 Ledelsessystemet for xxx 10

11 Interessenters behov, krav og forventninger Grad av innflytelse Organisasjonens påvirkning og Hvem som påvirker bedriften. 11

12 Interessenters behov, krav og forventninger Forventning reaksjon Aktive Motstandere Forandringsagenter Gatekeepers / Tradisjonalister Sitter på gjerdet Passive Negative Positive Attityde 12

13 Overordnet struktur (HLS - Effektiv prosessledelse Fokus på effektiv prosessledelse for å sikre ønsket resultater (gjennom ledelses forpliktelse og involvering) 5.1 Lederskap og forpliktelse 5. Lederskap 5.2 Policy 5.3 Organisasjonens roller, ansvar og myndighet 6. Planlegging 6.1 Tiltak for å ta hensyn til risikoer og muligheter 6.2 Målsettinger og planlegging for å oppnå målene 13

14 Lederskap (Leadership) 5. Lederskap 5.1 Lederskap og forpliktelse 5.2 Policy 5.3 Roller, ansvar og myndighet 14

15 Forsterket fokus på Lederskap Krav til lederskap er adressert i flere paragrafer. Nye krav og mer spesifikk beskrivelse av krav i eksisterende standard: Ledelsen skal demonstrere lederskap og forpliktelse innen kvalitetsledelse (5.1) Koblingen av styringssystemet til strategi og forretningsprosesser (5.1) Mål og tiltenkt resultatet av styringssystemet (4.1, 5.1, 5.2, 6.1) Prinsipper for management by objectives (5.1, 6.2) Systematisk endringsledelse (4.1, 8.1) 16

16 6. Planlegging Planning 6.1 Tiltak for å ta hensyn til risikoer og muligheter 6.2 XXX målsettinger og planlegging for å oppnå målene 17

17 Risk Management 18

18 Hva er risikostyring? Risikostyring skal være en integrert del av god forretningspraksis på både strategisk, kommersielt og operasjonelt nivå. Hensikten med risikostyring er ikke å eliminere risiko, men å forstå den så man kan utnytte fordelene og minimere ulempene. Risiko & risikostyringsmetoder bør avhenge av organisasjonens kontekst, situasjon, måten å jobbe på, kultur og kompetanse. Sikre mål og strategi Risiko er bra. hvis vi kan kontrollere den! 19

19 Risk management approach? Risk Recognition (ISO 4.1, 4.2, 4.3) Risk Evaluation (ISO 6.1) Risk Control (ISO 6.2, 7, 8) Risk Monitoring (ISO 8,9,10) Establish context Analyze risks Develop control plans Monitor risks & controls Identify hazards, threats, & opportunities Evaluate risks Implement control plans Review & improve risk management system What matters? What is the risk? What do we do now? Is it working? What can go wrong? So what? Let s do it! Can we make it better? 20

20 Risk i forbindelse med Prosesskartlegging 21

21 Endringsledelse - Change Management 22

22 Endringsledelse Både HLS-strukturen og ISO 9001 stiller spesifikke krav til endringsledelse. Hvorfor er det slik? Endringsledelse er adressert gjennom: 4.1 Forstå organisasjonen og dens kontekst 4.2 Nye interessenter eller endringer i interessentene krav og forventninger. 6.3 Planlegging av endring (ISO 9001) 8.1 Operasjonell planlegging og styring (HLS altså krav i alle standardene) Endringer i krav til produkter og tjenester Styring av endringer endringsledelse (ISO 9001) NOTAT: Endringsstyring er ikke spesifikt adressert i ISO (bortsett fra HLS) 23

23 Prinsippene av endringsledelse Endringer skjer hyppigere, mer radikalt og mer komplekst. Feilfrekvensen i endringsprosjekter er høy fordi organisasjoner mislykkes i å fullstendig implementere endringen. Det å ha en god strategi er ikke nok. Vellykkede organisasjoner bør proaktivt utvikle den interne kapasiteten til å implementere endringer raskere, og mer effektivt, enn deres konkurrenter! 24

24 4. Spesifikke endringer ISO SAFER, SMARTER, GREENER

25 Hvilke endringer reflekteres i ISO 9001? Hva går ut? Obligatoriske prosedyrer Krav om en kvalitetshåndbok Ledelsens representant Forebyggende tiltak som begrep og hva kommer inn?. 26

26 Vesentligste endringer i ISO 9001:2015 Risikobasert tenkning som basis for ledelsessystemet istedenfor one size fits all. Risiko og Muligheter introduseres som et nytt konsept. Risikobasert tenkning - erstatter begrepet forebyggende tiltak Forstå organisasjonen og dens kontekst Kartlegg og forstå behovene og forventninger til interessepartene. Sterkere vektlegging av lederskap og forpliktelse fra topp-ledelsen. Ikke noe spesifikt krav til en ledelsens representant. Planlegging og styring av endringer er mer eksplisitt Dokumentert informasjon istedenfor dokumenterte prosedyrer og kontroll med registreringer Innkjøp endres til Styring av prosesser, produkter og tjenester levert fra eksterne Mer eksplisitte krav til styring av prosesser, produkter og tjenester levert fra eksterne og en del omskriving av eksisterende krav. Ingen krav om en spesifikk kvalitetshåndbok men stadig krav til at omfanget av ledelsessystemet skal beskrives. Mer fokus på målstyring og overvåking og at det skal etableres planer for å nå målene. Aktiviteter etter levering (Service) er nytt element i ISO 900. Frigivelse av produkter og tjenester er blitt en egen underparagraf og mer eksplisitte krav. 27

27 Vesentlige endringer i terminologi ISO 9001:2008 Produkt Prosedyrer og Registreringer Arbeidsmiljø Innkjøp Leverandører ISO 9001:2015 Produkt og tjenester Dokumentert informasjon Miljø for drift av prosesser Styring av prosesser, produkter og tjenester levert av eksterne Eksterne leverandører 28

28 Vesentlige endringer sammenlignet med 2008-versjonen: 9 Evaluering av prestasjoner 9.1 Overvåking, måling, analyse og evaluering Generelt Kundetilfredshet Analyse og evaluering 9.2 Intern revisjon 9.3 Ledelsens gjennomgåelse Ingen vesentlige endringer i innholdet men mer spesifikk på metoden/fremgangsmåten som skal benyttes i

29 Vesentlige endringer sammenlignet med 2008-versjonen: 10 Forbedring 10.1 Generelt 10.2 Avvik og korrigerende tiltak 10.3 Kontinuerlig forbedring Ingen nye krav men Forebyggende tiltak er ikke lengre et begrep i standarden og erstattet med risiko-tilnærming på en rekke område som eks. 4.4, 6.1,

30 Step by Step oppgradering til nye ISO krav Vesentligste endringer i ISO standardene? Forstå de nye kravene og intensjonene i standardene. Hva er viktigst? Hvem er påvirket av endringene? 1 Gjennomfør GAP analyse Intern GAP analyse. DNV GL revisjon. Hva er mest viktig? Hva er de store utfordringer og muligheter? 2 Full ut mangler og GAP! Hva er mest viktig? Etabler en plan Forankring i ledelsen er en forutsetning. Low hanging fruits? Hvem skal involveres? 3 Interne revisjoner med fokus på de nye kravene Sikre at all de generiske system kravene er på plass (HLS) Prioriter alt er ikke like viktig! Gjennomfør forbedringer, opplæring og følge opp implementering. 4 Gå for nye ISO standard(er) Ha en løpende dialog med din DNV GL revisor. Bruk periodiske revisjoner til å følge opp nye krav. Avtal tidspunkt for sertifisering iht. de nye ISO standardene. 5 Risk Based Certfication - Fokusområder 31

31 6. Bærekraftig virksomhetsstyring 32 SAFER, SMARTER, GREENER

32 Bærekraftig utvikling - en av mange definisjoner Bærekraftig utvikling (sustainable development) var opprinnelig definert som: (Ref. Brundtlandkommisjonen 1987) «En utvikling som imøtekommer behovene til dagens generasjon uten å redusere mulighetene for kommende generasjoner til å dekke sine behov». 33 Bærekraftig utvikling i DNV GL

33 Hva er bærekraftig virksomhetsstyring? HLS-relaterte undertemaer: Å forstå organisasjonen sin kontekst Kartlegg interessenter og deres krav og forventninger Engasjement fra ledelsen og fokus på endringsledelse Optimal ressursstyring (mennesker og materialer) God og effektiv styring og forbedring av bedriftens prosesser 34

34 Oppsummering Lærte jeg noe nytt? Noe jeg kan bruke? 35

35 36

36 Inger-Marie Schytte Blix SAFER, SMARTER, GREENER 37