Samarbeidsforum internkontroll

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Samarbeidsforum internkontroll"

Agnar Hjelle
8 år siden
Visninger:

1 Samarbeidsforum internkontroll 10. desember Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 Samarbeidsforum hjelp til selvhjelp! Bidra til å videreutvikle statlige virksomheters og departementers internkontroll Mer effektiv internkontroll gir bedre styring i staten Bidra til samarbeid, læring og deling på tvers gjennom diskusjoner og erfaringsutveksling Bidra til at veiledningsmateriellet i internkontroll blir tatt i bruk og få erfaringer med utfordringer i statlige virksomheters arbeid med internkontroll Side 2

3 DFØs kompetansetilbud Veiledningsmateriell i IK Hovedveileder med et praktisk gjennomgangseksempel Kort om internkontroll for deg som er leder Praktiske verktøy Side 3

4 Tre «kontrollspørsmål» 1. Har du god nok kontroll på det som skjer i sin virksomhet? 2. Hva har du på plass for å gi rimelig sikkerhet for måloppnåelse, effektivitet, overholdelse av lover og regler og pålitelig rapportering? Virker det? 3. Bruker virksomheten for mye ressurser på å hindre avvik fremfor å oppnå resultater?

5 «Intern kontroll» «Internal control» «Intern styring og kontroll» «Styring og kontroll» «Systematiserat sunt fornuft» INTERNKONTROLL

6 Hva er internkontroll? Definisjon (COSO) Internkontroll er en prosess, gjennomført av (foretakets styre,) ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder; målrettet og effektiv drift pålitelig rapportering overholdelse av lover og regler

7 Hva er internkontroll? Et krav i Økonomiregelverket 14 Intern kontroll (reglementet) «Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at.» Bestemmelsene 2.4 «Alle virksomheter skal etablere intern kontroll. Virksomhetens ledelse har ansvar for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. Intern kontroll skal primært være innebygd i virksomhetens interne styring»

8 Hva er internkontroll? Kompetanse Etiske verdier Ledelsesfilosofi Organisering Tonen på toppen Følge opp om internkontrollen fungerer og gir ønsket effekt Løpende /inngår i daglig ledelse Frittstående Identifisere, vurdere og håndtere risikoer - Virksomhet - Avdelings- og seksjon - Prosess Godkjennelser Attestasjoner Verifikasjoner Avstemminger Driftsgjennomganger Ansvarsfordeling Sikring av ressurser Identifisere, analysere og formidle relevant og riktig informasjon til riktig tid Kommunikasjonskanaler

9 Kontrollaktiviteter er ett alternativ

10 men ofte bedre å designe systemet så feil unngås

11 Hva er internkontroll? Internkontroll er ikke et system eller pakke som kan kjøpes! Omfatter alt fra kultur, styrings- og kontrollmiljø til spesifikke kontroller i en prosess Alle statlige virksomheter har mye på plass men ofte stykkevis og delt, ikke helhetlig og dokumentert Mens (strategisk) styring handler om å fastsette hva som skal oppnås og gi retning -> gjøre de riktige tingene, vil internkontrollen understøtte styringen gjennom å definere hvordan oppgaveutførelsen bør innrettes for å nå mål og krav -> gjøre tingene riktig

12 Direktoratet for økonomistyring Side 12

13 God internkontroll gir merverdi Effektiv internkontroll bidrar til: kvalitet, effektivitet og forutsigbarhet å redusere sannsynligheten for feil å frigjøre ledelseskapasitet til strategisk styring kontinuerlig forbedring god kvalitet i ledelsens beslutningsgrunnlag økt evne til å ta risiko for å nå mål Effektiv internkontroll bidrar til at virksomheten når sine mål gjennom en målrettet og effektiv drift, overholdelse av lover og regler, samt pålitelig rapportering

14 Hvordan etablere og forbedre internkontroll? Fundament Internkontrollprosessen Omfatter et godt styrings- og kontrollmiljø og en hensiktsmessig informasjon og kommunikasjon Et godt fundament er en forutsetning for effektiv internkontroll og for at ledelsen skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler En strukturert prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til kontinuerlig forbedring slik at virksomheten skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler

15 Fundamentet for god internkontroll Dyrk frem et styrings- og kontrollmiljø som reflekterer ønsket holdning og kultur Tydeliggjør myndighet, roller og ansvar Dokumenter internkontrollen og etabler styrende dokumenter Ha oversikt over de sentrale prosessene Etabler god informasjons- og kommunikasjonsflyt

16 Internkontrollprosessen En kontinuerlig prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Et kontinuerlig forbedringsperspektiv! Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til å oppfylle de tre internkontrollmålsettingene og kontinuerlig forbedring av virksomheten.

17 Hvordan organisere arbeidet med internkontroll? Virksomhetsledelsen har ansvaret og en viktig rolle Ofte kan det være hensiktsmessig å etablere en funksjon som fagansvarlig for internkontroll Tilrettelegge for en helhetlig tilnærming Ressurs i arbeidet med etablering av internkontroll Utarbeide policyer Bistå ledelsen i gjennomføringen av risikovurderinger Utarbeide opplæringsmateriell og gjennomføre opplæring Utarbeide felles maler og metoder Støtte og bistå i ledelsens oppfølgingen av om etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt Internkontroll må «modnes» over tid

18 Et forankret, systematisk, integrert fundament for styring og kontroll? Etterlevd Sterk intern kultur «God styring og kontroll» «Lite styring og kontroll» Liten effekt Formelle krav og tiltak, dokumentert og etterprøvbart

19 Å leve som man lærer - internkontroll i DFØ Direktoratet for økonomistyring Side 19

20 DFØs «interne internkontroll» lang historie : Etablering og omstilling : Omfattende tjenesteutvikling 2008: Første strukturerte interne notat om IK 2009: Internt kompetanseløp. Reorganisering av sikkerhetsfunksjonen. Oppstart arbeid med rollebeskrivelser. 2010: Oppstart prosessdokumentasjon 2011: Restart av kompetanseløp 2012 dd: Prosesskartlegging og utarbeidelse av styringsdokumenter 2013: Kritikk fra RR. Dok 1 Direktoratet for økonomistyring Side 20

21 Styrings- og kontrollmiljø i DFØ Formelt styrings- og kontrollmiljø Kompetanse Strukturer Strategier Systemer Styrende dokumenter Organisering Internkontrollen er etablert og dokumentert Uformelt styrings- og kontrollmiljø Forpliktelse Evne og vilje Motivasjon Engasjement Verdier og normer Interesser Tenkemåter Følelser Internkontrollen blir løpende gjennomført, dokumentert og fulgt opp iht. styrende dokumenter Direktoratet for økonomistyring Side 21

22 DFØs lærdom Forankring i toppledelsen nødvendig for oppmerksomhet og ressursbruk Finne balansen mellom tempo og forankring/involvering ressurser til utvikling av IK og ressurser til direkte tjenesteleveranser eierskap i linjen og spesialiserte funksjoner Direktoratet for økonomistyring Side 22

23 «Tips og triks» - risikostyring Når noe planlegges, tenk «hva kan gå galt»? Unngå metodediskusjoner! Aksepter at dette ikke er noen eksakt vitenskap. Gjennomfør risikovurderinger og bruk sunn fornuft for å anslå sannsynlighet og konsekvens Ikke la alt ende som kritiske risikoer bruk skalaen. Ha et sted å plassere (og følge opp) svakheter. Ikke bare identifiser risikoer, men utform tiltak, implementer og følg opp effekt og etterlevelse av tiltakene! Direktoratet for økonomistyring Side 23

24 Til slutt Målstyring, resultatoppfølging, internkontroll og risikostyring er (også) prosesser, med fokus på kontinuerlig læring og videreutvikling. Det aller viktigste du kan gjøre som leder er å påse at prosessene «ruller og går» - kontinuerlig forbedring! Etabler roller, send dem på kurs hos DFØ, gi dem støtte og «rom», vis interesse! Ha selv et bevisst forhold til mål, risikoer og risikotoleranse for din virksomhet! Nekt å bli forvirret av kompliserte modeller og begreper. Krev å få det så enkelt at alle skjønner det og føler at det er til nytte! Direktoratet for økonomistyring Side 24

25 DFØs styringskonferanse 2014 Perspektiver på strategi Blair-regjeringens sjefsstrateg, Geoff Mulgan Finansminister, Siv Jensen Professor i offentlig politikk, Åge Johnsen Adm direktør i Norwegian, Bjørn Kjos 22. januar 2014, Oslo konferansesenter Påmelding på dfo.no Direktoratet for økonomistyring Side 25

Like dokumenter

Nytt veiledningsmateriell om internkontroll - lanseringsseminar 23. mai Direktoratet for økonomistyring

Nytt veiledningsmateriell om internkontroll - lanseringsseminar 23. mai 2013 Side 1 Program Tid Tema Hvem 08:45-09:00 Registrering og kaffe 09:00 09:05 Velkommen Roger Bjerke, avdelingsdirektør Forvaltnings-