RAPPORT GAP-analyse. COWI AS OSLO, Norge. Virksomhet: Navn på virksomhetens kontaktperson: Endre Grimsmo,

Transkript

1 Virksomhet: COWI AS OSLO, Norge Navn på virksomhetens kontaktperson: Endre Grimsmo, Oppdragstype: GAP-analyse, Gjennomgang av WEB-basert styringssystem, modenhet for å ivareta behovene for kunder som skal sertifiseres på ISO9001:2015 og ISO14001:2015 Tidsrom for GAP-analysen: / Referansekrav i henhold til: NS-EN ISO 9001:2015 NS-EN ISO 14001:2015 Rådgivere: Rådgiver Morten Celius Rapportdato Rapport/ Side 1 av 5

2 Oppsummering av gjennomgang av WEB-basert styringssystem Sammendrag og konklusjon: Styringssystemet ble gjennomgått i møte hos COWI 23. juni 2016 og ved gjennomgang av systemet via innlogging. I rapporten er det beskrevet 14 anbefalinger. Dette er anbefalinger som peker på områder hvor det kan være hensiktsmessig for leverandøren av styringssystemet å legge godt til rette for at kundene som skal bruke styringssystemet, enkelt skal kunne legge til rette for å møte standardenes krav. Det vil uansett være den enkelte kundes gjennomføring og implementering som vil avgjøre om kunden er sertifiserbar. Mange av anbefalingene adresserer områder som også kan ivaretas av kundene selv utenfor styringssystemet. Standardene stiller ikke krav til at alle krav må ivaretas gjennom et system. Denne rapporten fra gjennomgangen av styringssystemet kan ikke benyttes som garanti for at kundene som benytter styringssystemet gjennom dette vil bli sertifisert. Hovedinntrykket av styringssystemet er at det synes å være hensiktsmessig tilrettelagt for at brukerne kan ivareta sine behov og krav når de skal være sertifisert iht. ISO9001:2015 og ISO14001:2015. Ved siden av å benytte systemet må brukerne påregne andre aktiviteter for å opprettholde en sertifisering. Rapportdato Rapport/ Side 2 av 5

3 Anbefalinger fra gjennomgangen CM-NO-SYST-340-N Anbefaling 1 av 14: Prosjektfaser Det er lagt til rette for alle faser i prosjektgjennomføringen. Det kom frem at prosjekter kan variere mye i størrelse og omfang, og at det er knyttet forskjellige krav til hvilke faser som er obligatoriske og valgfrie innen de forskjellige prosjektkategoriene. Det bør vurderes om det skal legges til rette i systemet for å tydeliggjøre obligatoriske faser, gitt prosjektets kategori. Anbefaling 2 av 14: Avviksbehandling Det er lagt opp til et enkelt system for avviksbehandling, med registrering av avvikene på WEBsystemet. Systemet gir lite støtte for å arbeide systematisk med avviksbehandling som analyse av statistikk, trender, forberedelse for ledelsens gjennomgåelse og årsaksanalyse. I mange tilfeller bør antakelig kundene benytte annet system for sin avviksbehandling. Det bør vurderes om det skal legges bedre til rette for avviksbehandling i systemet. Anbefaling 3 av 14: Organisasjonens kontekst Det bør legges til rette for å tydeliggjøre kravene mht. kontekst, omfang og interesseparter. Det bør vurderes å etablere forslag til mal som kundene kan benytte til å beskrive disse forholdene. Anbefaling 4 av 14: Inn- og utgangsfaktorer til prosessene Dette synes å være godt tilrettelagt for at kundene kan møte kravene om inn- og utgangsfaktorer i prosessene. Ordlyden angående dette i standarden bør vurderes for å se om ytterligere tilrettelegging bør gjøres. Anbefaling 5 av 14: Ledelsens gjennomgåelse Det bør vurderes å legge godt til rette for at kundene skal kunne møte kravene i standardene om ledelsens gjennomgåelse, slik at input til gjennomgåelsen, gjennomføring og rapport med korrekt innhold blir enkelt å identifisere og sikre gjennomføring. Anbefaling 6 av 14: Miljøpolicy Det bør vurderes om det skal legges bedre til rette for å dokumentere Miljøpolicy i systemet. Anbefaling 7 av 14: Ytre miljø og HMS I systemet er det nå lagt opp slik at bokstaven M i HMS representerer Miljø (ytre miljø). HMS begrepet er imidlertid såpass innarbeidet i næringslivet med betydningen M =«arbeidsmiljø», at det bør vurderes om HMS begrepet skal få forbli Helse, Miljø og Sikkerhet innen arbeidsmiljø. I tillegg bør Ytre miljø løftes opp på linje med Kvalitet og HMS, ikke minst rent kommunikasjonsmessig i virksomhetene. Anbefaling 8 av 14: Internt revisjonsprogram Det er lagt opp støtte for internrevisjonsarbeid i systemet. Det bør vurderes å tydeliggjøre og legge bedre til rette for behov for årsaksanalyse i forbindelse med avvik i internrevisjonene. Anbefaling 9 av 14: Samsvarsvurdering, Miljø Det bør vurderes om systemet skal bidra med mal og støtte for samsvarsvurdering, Miljø. I samsvarsvurderingen skal brukerne dokumentere hvilke regulatoriske krav virksomheten er pålagt å etterleve (lov / forskrift, kundekrav, andre krav som virksomheten velger å forplikte seg til). Det bør være støtte for å dokumentere / erklære samsvar og eventuelt beskrive behov for tiltak hvis det ikke er samsvar. Rapportdato Rapport/ Side 3 av 5

4 Anbefaling 10 av 14: Innkjøp CM-NO-SYST-340-N Det er lagt opp støtte for Innkjøp. Dette er imidlertid lagt opp som ulike inngangsporter i systemet, med ulikt innhold. Det bør vurderes hvordan støtte for innkjøp bør samordnes i en inngangsportal med definisjon av gjeldene krav ett sted. Anbefaling 11 av 14: Miljøaspekter Det er ikke lagt til rette for å dokumentere Miljøaspektene. Det bør vurderes om det skal etableres slik støtte, med ev. mal som ivaretar kravene om aspekter i standarden. Anbefaling 12 av 14: Beredskap Det bør vurderes hvordan det kan etableres støtte / mal for beredskapsarbeidet i virksomhetene, med tilhørende maler for planer og prosedyrer. Anbefaling 13 av 14: Roller / Ansvar / Myndighet Det bør vurderes om systemet skal tilrettelegges med støtte for å beskrive roller / ansvar / myndighet i virksomhetene. Anbefaling 14 av 14: Overvåking, måling, analyse og evaluering Det bør vurderes om kravene i kap. 9.1 i ISO9001 er godt nok lagt til rette for å støtte virksomhetene. Det bør vurderes om eksempel og mal bør legges inn som hjelp for virksomhetene. Rapportdato Rapport/ Side 4 av 5

5 Deltakere ved gjennomgangen Navn Tittel Intervju Åpningsmøte Sluttmøte Endre Grimsmo Rådgivende ingeniør, COWI X X X Frode Skjemstad Managing director, IT-assist X X X Ole Disen Salgs- / Markedsansvarlig, IT-assist X X X Rapportdato Rapport/ Side 5 av 5