Hvordan oppdatere fra gammel til ny standard i bedriften?

Transkript

1 Hvordan oppdatere fra gammel til ny standard i bedriften? Risikostyrt Kvalitet og Miljø Quality Norway 1. februar 2016 Oppdatering av eksisterende «ledelsessystem» Planlegge og forankre Kartlegge og planlegge Gjennomføre tiltaksplan Sette revidert system i drift Evaluere, standardisere og evt sertifisere Tidsplan Informasjonsplan Organisere Avklare og fordele oppgaver GAP analyse Tiltaksplan Kompetanse risk Kompetanse prosess Eksisterende prosessmodellering Systematisk endring av prosedyrer og terminologi Systematisk endring av verktøy og maler Systematisk oppfølging kompetanse Informasjon Opplæring Avviks system Intern revisjon Ledelsens gjennomgåelse Følge systemet Registrere erfaringer Iverksette forbedringsprosjekter Innlede sertifiseringsprosess

2 Kryssreferansen utmerket grunnlag for GAP analyse TRE HOVEDUTFORDRINGER Analysere og bruke organisasjonens kontekst Etablere et mer prosesstyrt ledelsessystem Integrere risikostyring inn i ledelsessystemet.

3 Ledelsesprosesser 5 Politikk og mål Organisasjon og kommunikasjon Ressurser Økonomi Forbedringsprosesser Kunde Hovedprosesser Kunde Salg Planlegging Tilvirkning og kontroll Pakking og leveranse Kundekrav og behov Innkjøp Lager og mottak Kundetilfredshet Utvikling og prosjektering Støtteprosesser Administrasjon Innkjøp Personal Kvalitet og HMS IKT Lager/ vedlikehold PROSESS EIER Enhver prosess skal ha en eier operative ansvaret for prosessen. Prosesseierens ansvar: Prosessbeskrivelsen prosedyrer, sjekklister, maler og annet verktøy Risikostyring av prosessen Oppdatering og endringer av prosessen Ansvarsfordeling innen prosessen Grensesnitt mot andre prosesser Opplæring og informasjon Måling og oppfølging Avvikshåndtering og korrigerende tiltak

4 TI METODEN PROSESSKARTLEGGING Etablering av kartleggingsgruppe. Opplæring og avgrensing av kartleggingsoppgave. Gruppen skal utarbeide en grov prosesskartlegging. Hjelpemidler: 3 4 m gråpapir Farvede ark Gule postit lapper Tusj Tape Limstift METODE PROSESSKARTLEGGING Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3 Trinn 4 Deltakerne i gruppen skriver ned alle aktiviteter på post ip lapper, hver for seg og uten prating med andre. Deltakerne klistrer opp alle sine lapper. Gruppen foretar en sortering (gruppering) av aktiviteter som hører sammen sorterer og arrangerer. De aktiviteter, som hører naturlig sammen, skal etterhvert representere prosesser. Prosessene navngis og gruppen definerer inngangsfaktorer og utgangsfaktorer for hver prosess. Kunder og leverandører identifiseres deres inngangsfaktorer defineres. Gruppen bestemmer relasjonene mellom prosessene og tegner forbindelseslinjer mellom dem.

5 Ledelsesprosesser 9 Politikk og mål Organisasjon og kommunikasjon Ressurser Økonomi Forbedringsprosesser Kunde Hovedprosesser Kunde PROSESS PROSESS PROSESS Inngangsfaktorer Utgangsfaktorer Inngangsfaktorer Utgangsfaktorer Inngangsfaktorer Utgangsfaktorer Inngangsfaktorer Utgangsfaktorer Kundekrav og behov Kundetilfredshet Støtteprosesser Administrasjon Innkjøp Personal Kvalitet og HMS IKT Lager/ vedlikehold INNFØRING AV RISIKOSTYRING Mange bedrifter har et risikofokus som har oppstått helt ubevisst. Organisasjoners kultur vedrørende risiko kan inndeles i følgende typer: Doris Day. Det som skjer, det skjer... Å dæven (reaktivt) Kondom (proaktivt) Fallskjerm på ryggen og fallskjerm på magen (paranoid nivå) I en studie av større norske bedrifter, fremkom det at bare 20% av disse hadde aktiv risikostyring (Aon Grieg, 2008)

6 RISIKOANALYSENS ENKELHET Analysen svarer i enkelhet på tre spørsmål: Hva kan gå galt? Hva er sannsynligheten for at det kan gå galt? Hva er konsekvensen ved at det går galt? RISIKOANALYSEN DREIER SEG OFTE OM ØKONOMI SIKKERHET MILJØ KVALITET LEVERINGSTID OMDØMME SÅRBARHET MULIGHETER

7 Mange har allerede spor av risikostyring i virksomheten i dag: Vernerunder Sikker Jobb Analyser Risikovurderinger Kvalitets og miljøgrupper Kompetanse og opplæring AMU Ledelsens gjennomgåelse Toolbox møter Husmøter Gode innkjøpsrutiner Sjekklister Rutiner og prosedyrer NS EN ISO 31001:2009 Risikostyring KAPITITTEL 5 PROSESS 5.3 Bestemmelse av kontekst 5.4 Risikovurdering Risikoidentifisering 5.2 Kommunikasjon og konsultasjon Risikoanalyse 5.6 Overvåking og gjennomgåelse Risikoevaluering 5.5 Risikohåndtering

8 RISIKO standardenes samboer Hvordan integrerer vi risiko inn i kvalitetsarbeidet? NS 5814 Krav til risikovurderinger. Planlegging Gjennomføring av risikoanalyse Risikoevaluering Identifisere mulige risikoreduserende tiltak og effekt av disse Dokumentasjon NS ISO/IEC 31010:2009 Metoder for risikovurdering Velge verktøy? Målene med studien Behovet for beslutningstakerne Typen og omfanget av risikoene som analyseres Det potensielle omfanget av konsekvensene Graden av fagkyndighet, menneskelige ressurserog annet som er nødvendig Tilgjengeligheten til informasjon og data Behovet for endring/oppdatering av risikovurderingen. Alle krav lovmessige og kontraktsmessige. Ref.: NS ISO/IEC 31010:2009, kap 6.