BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn - møte i styringsgruppen. 9. april 2019

Transkript

1 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn - møte i styringsgruppen 9. april 2019

2 Agenda 1. O-sak: Overordnet status og sammenheng nasjonalt prosjekt 2. V-sak: Budsjett O-sak: Status Prosesskartlegging 4. V-sak: Møteplan våren Vedlegg 3

3 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 1. O-sak: Overordnet status og sammenheng nasjonalt prosjekt SG møte 9/4-19

4 STATUSRAPPORT BOTT mottak økonomi-prosjektet Fremdrift: Status: Prosjektet er i fase 2, planlegging og kartleggings- fasen. Aktiviteter i nærmeste fremtid: Prosesskartlegging av «nå-situasjon» ved UiO våren 2019 Utarbeidelse av overordnet tidsplan og planlegging/rigging av mottaksapparat for fase 3, gjennomføringsfasen. Oppfølging og koordinering av UiOs fagansvarlige inn i standardiserings og utviklingsarbeid i nasjonalt prosjekt ift forankring av veivalg Utarbeidelse av prosjektbeskrivelse, milepælsplan, Risikoanalyse Dato: Overordnet status Prosjektet er i planleggings- og kartleggingsfase F Forrige N Nå T Tendens F N T Avhengigheter: Status: Planer/avklaringer mot Nasjonalt prosjekt F N T Planlegging- og rigging av mottaksapparat for fase 3, gjennomføringsfasen Behov for avklaringer: Planer/avklaringer mot Nasjonalt prosjekt Metodikk og rammeverk for gevinstarbeid mot programmet Risiko: Topp 3 Risiko for ikke å nå milepælene: R1: Uklare rammebetingelser for UiOs mottaks prosjekt (manglende overordnede milepæler/planer fra det nasjonale prosjektet) R4: Manglende forankring; manglende avlevering av riktige ressurser til prosjektet R17: Komplisert prosjektorganisasjon Risikoreduserende tiltak: R1: Koordinering mot nasjonalt og program ved UiO, planer må på plass. R4: Involvering av enheter i ressursgrupper som støtter UiOs fagansvarlige for forankring og beslutninger om veivalg. Enheter må avgi ressurser. Informasjon skaper velvilje. R17: Kompleksiteten vil alltid være der, men planer og beslutningslinjer er på plass og reduserer sannsynligheten. 2 1 R17 R1 R4 Ressurser og økonomi: F N T Status: Budsjettet for 2019 for mottaksprosjektet er på 3,2 mill kr Totalt budsjett for BOTT Økonomi og lønn for 2019, inkl investeringsavgift DFØ er på 19,5 mill kr Budsjett for 2020 for mottaksprosjektet er utarbeidet Ny økonomimodell for økonomisk oppfølging av prosjektet implementeres slik at direkte kostnader og ressursbelastning kan synliggjøres ADS avgir følgende ressurser inn i prosjektets nåværende fase: Prosjektleder 80 % 1 prosjektmedlem 80% 2 prosjektmedlemmer 60% 2 prosjektmedlemmer 40% 1 prosjektmedlem 10% Tiltak: Ingen konkrete tiltak nødvendig på dette tidspunkt 5

5 Ansvarsdeling DFØ-BOTT (nasjonalt) - innføringsfasen DFØ: har fremdriftsansvaret skal lage planene og følge opp arbeidspakkene overfor det enkelte universitet i innføringsløpet Metodikk: Innføringsløpet er delt i faser med arbeidspakker og milepæler. Produktbeskrivelser og aktiviteter BOTT skal: sikre at mottaksprosjektene følger opp bestillinger fra DFØ og er rigget til å ta imot DFØs lønns- og økonomitjenester sørge for at alle fire universiteter tar et felles ansvar i hele innføringsperioden Forpliktet oss til å opptre som en kunde ovenfor DFØ

6 Rammer for løsningen BOTT markedsgrunnlag/ prosesser DFØs løsninger GAP Gap er identifisert Av faggrupper sammensatt fra alle de fire universiteter Utgangspunkt er markedsgrunnlaget for anskaffelsen og DFØs løsning Løsning av gapene er nedfelt i avtale mellom BOTT og DFØ I 2019/2020 skal vi sammen med dere gjennomføre Prosesskartlegging Identifisere forskjeller mellom dagens UiO prosesser og felles BOTT-standard Endre i forkant (der det er hensiktsmessig) i prosesser, policy/prinsipper og arbeidsmåte Tegne de endrede prosessene Gjennomføre opplæring

7 Statusmøter fagansvarlige UiO Statusmøte ca hver 3.uke Rapporteringsmal

8 Forankringsprosess UiO/Sjekkliste

9 Ressursteam ved UiO Sparring og forankring internt ved UiO Helhet/sammenhenger på tvers av prosesser Representanter fra enhet og sentralt Prosjektøkonomi/Budsjett/Økonomimodell Behov til Betaling Lønnsprosesser Tilsetting og arbeidskontrakt Fordring til Innbetaling Regnskap Arkitektur/Integrasjoner Arbeidsflyt/Fullmaktstruktur

10 Kommunikasjon august 2019 Enhetssamlinger med fagressurser Forskningskonsulenter Økonomikonsulenter (basis og prosjekt) Personalkonsulenter Rekvirenter/innkjøpere Informasjon: om prosjektet, hvilke prosesser, hva vet vi om endringer, hvem blir berørt, hva skjer fremover

11 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 2. V-sak: Budsjett 2020 SG møte 9/4-19

12 Budsjett

13 Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner mottaksprosjektets budsjett for Totalbudsjettet for BOTT Økonomi og lønn tas til etterretning

14 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 3. O-sak: Status Prosesskartlegging SG møte 9/4-19

15 Prosesskartlegging Vår 2019 Kartlegging av «As is» prosesser Lønn og Økonomiprosesser Arbeidsoppgaver SAF /USIT Arbeidsoppgaver Regnskap 16

16 Universitetsstyrets vedtak juni 2018 Universitetsstyret har juni 2018 enstemmig vedtatt å gi sin tilslutning til at det inngås et samarbeid med DFØ om tjenesteleveranser innenfor økonomiområdet inkludert lønn. Styret var opptatt av at det utarbeides en gjennomføringsplan som sikrer ressursbruk, tid og leveranser samt håndterer risiko på en god måte. Disse forhold må avspeiles i avtalen med DFØ og i samarbeidsavtalen med de tre andre universitetene.

17 Et historisk tilbakeblikk BOTT fremtidige prosessbehov beskrevet ØKONOMIMODELL PROSJEKTØKONOM I BEHOV TIL BETALING FORDRING TIL INNBETALING HR BUDSJETT - PROGNOSE LØNN 1. BOTT markedsgrunnlag for anskaffelse Workshops for å beskrive hver prosess Fagpersoner fra de fire universitetene deltok Disse var tilrettelagt og ledet av medarbeidere med kompetanse på prosesskartlegging Resultat: Overordnede behovsbeskrivelser for de ulike prosessene markedsgrunnlag! 2. DFØ vurdering Våren 2017 ble BOTT bedt av KD om å vurdere om Direktoratet for økonomistyring (DFØ) kan levere tjenestene innenfor økonomi og HR til BOTT.

18 Kort om organisering av Bott Nasjonalt DFØ-BOTT Lokalt UiO prosjekt/program UiO linje Strategisk partnerskap DFØ Veikart ledels e UDIR- BOTT Ekstern styringsgruppe Prosjektledelse UDIR UiB IT-DIR UiO ORG.DIR UiT ØK.DIR NTNU Program for forbedring og digitalisering Styringsgruppe mottak UiO Prosjektledelse Linjeledelse Universitetsstyret UDIR Rektor Prosjekt standardiserin g og utvikling Prosjekt innføring og OU UiO mottaksprosjekt Fagressurser Utvikling og innføring av nye løsninger/tjenester, BOTT felles standardisering, oppfølging av de de lokale mottaksprosjektene Forberedelse og tilrettelegging for standardisering, mottak av løsninger/tjenester ved UiO, grunnlag for lokalt gevinstarbeid. Forberedende aktiviteter, omstilling til nye standarder, organisatoriske endringer, gevinstrealisering.

19 Felles standarder ved UiO (Bott) Like behov Like prosesser Standardisering Gevinster

20 Hvorfor er vi samlet her i dag? 2021

21 Overordnet oppsummering: Deltakerne er positive til standardisering og tilstrebing av felles beste praksis prosjektcontrollernettverket/fane/mn/med Ser merverdien av dette arbeidet som forberedende tiltak til mottak av en fremtidig standardisert systemløsning Fornøyde og stolte av å få være med på prosesskartleggingen! Ingen graverende forskjeller er avdekket i dagens praksis mellom de involverte enhetene Viktig forankringsarbeid knyttet til fremtidig løsning!!

22 Status prosessen «fordring til innbetaling» Enighet blant deltakerene at «fordring til betaling» er en ganske standardisert prosess Fagområdet er i stor grad regelstyrt Variasjonene gikk mer på hvordan bestillingen ble initiert; per mail, telefon eller webskjema, Virksomhetene ved UiO er ulike, og derfor er det også ulike årsaker til at prosessen igangsettes ved UiO OD har egne lagringsrutiner for fakturagrunnlag Uttrekk fra pasientregisteret, må ikke legges i økonomisystemet av hensyn til personvernet

23 Status prosessen «behov til betaling» Prosessen er veldig regelstyrt, og således også ganske standardisert Varierende grad hvorvidt det gjøres kontroll av ordrebekreftelse mot bestilling dette fanges uansett opp med vare- og faktura mottak. Fokus på å få frem alle funksjonsområder av bestillings- og faktureringsystemet: Utstyrsregistrering og aktivering av eiendeler (avskriving) KlinMED bruker PM og IP til å følge opp videreformidling av midler til partnerbudsjetter Manglende fokus på konteringsjobben!

24 Status prosessen «budsjett- og prognose» Utgangspunktet for arbeidet var årshjulet; fordeling, plan- og budsjettarbeid, samt tertialrapporteringene Fordelingsprosess og tilhørende plan- og budsjettprosess flyter litt inn i hverandre Fakultetene har egne tildelingsprosesser og tidspunkter for tildelinger Underliggende enheter jobber med plan- og budsjett uavhengig av vedtatte rammer Fakultetene gjør overordnede vurderinger av konsolidert prognose, og eventuelle justeringer før innsending til VØS/ADS God prognosemetodikk innebærer at man korrigere for faktiske tilbakelagte perioder på inntekts- og kostnadssiden virker som fakultetene i varierende grad gjør dette

25 Status prosessen «Søknadsfasen EFV» Informerte om ytterligere forventet systemstøtte på prosjektsiden (søke og prosjektstyringsmodul) I pausen ble det diskutert blant enkelte forskningsadministrative hvilke muligheter en felles søkemodul kunne ha for standardisering av søkeprosessen Alle har faglige og økonomiske godkjenninger av søknader for utsendelse Økonomi legges ofte på instiuttleder/kontorsjefnivå Faglig forankring vil skjer ofte på lavere nivå på større enheter (4 og 5 nivå)

26 Prosesskartlegging lønn Workshoper gjennomført med både enhet og seksjon for lønn: Faste og midlertidige ansatte (samtlige fakulteter representert) Timelønnede og eksterne (Faglig ansvarlig ebilag og utvalgte enheter) Reise- og utgiftsrefusjon (utvalgte enheter) Fellesnevnere for disse workshopene: Standardiserte prosesser fra Personalrutineforvaltningen for fastlønn ebilagsløsningen har bidratt til standardisering på time og oppdrag Papirbilag på vei ned i volum, men standardisert regneark benyttes for timekontrakter hvor ebilag ikke kan benyttes HR portalen gir standardisert måte å registrere reiseregning på 27

27 Prosesskartlegging lønn forts Workshoper gjennomført kun med seksjon for lønn: Håndtering av sykepenger og foreldrepermisjon Behandling av lønnsrelaterte data (fraværskvoter, rapporter før lønnskjøring, lese inn filer osv.) Rapportering til offentlige registre, intern rapportering og datavarehus Oppfølging etter lønnskjøringer (avstemminger, refusjoner, ompostering, fil til regnskap osv.) Brukerstøtte teamet (hjelp og bistand, velferdslån, gjesteregistrering) Gjenstående workshop med seksjon for lønn: Lønns- og trekkjøringer 28

28 Prosesskartlegging lønn videre arbeid Systematisere all dokumentasjon fra samtlige workshoper Tegne opp prosessene i henhold til standard dokumentasjonsmal Forankre dokumentasjon med deltakere fra workshop om at prosessen er korrekt fremstilt EKSEMPEL Reise- og utgiftsrefusjon 29

29 Arbeidsoppgaver SAF/USIT Kartlegging av arbeidsoppgaver knyttet opp mot system og de viktigste arbeidsprosessene i SAF (økonomi og lønn) og Usit Drift Arbeidet mot SAF er startet Vil kalle inn til workshop med Usit (oa-drift, database, usit-gad og sap-drift) ila våren Mål å bli ferdig før sommeren 30

30 Arbeidsoppgaver regnskap Kartlegging av arbeidsoppgaver i seksjon for regnskap som ikke dekkes av faggruppe Regnskap i BOTT Mål å bli ferdig før sommeren 31

31 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 4. V-sak: Møteplan våren 2019 Forslag til møteplan med temaer følger på neste side Styringsgruppen tar forslag til temaer til etterretning SG møte 9/4-19

32 6. Møteplan våren 2019 Dato Tema Tirsdag 21/5 status i prosjektet status prosesskartlegging utkast prosjektbeskrivelse fase 3 (gjennomføringsfase) utkast milepælsplan og prosjektorganisering fase 3 (gjennomføringsfase) Torsdag 20/6 status i prosjektet beslutte prosjektbeskrivelse fase 3 beslutte milepælsplan og prosjektorganisering fase 3 interessentanalyse/kommunikasjonsplan fase

33 BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 5. Vedlegg

34 Deling, refleksjon og oppsummering med nyansering og motstrategier. Hva tar vi med oss videre fra Styringsgruppemøte 12/11-18: Adressere forventninger (nå og løpende) Ha et aktivt forhold til kommunikasjon med interessenter og universitetsmedier Jevnlig sjekke inn med «hvorfor gjør vi dette?» Ha nok oppmerksomhet på særinteresser til riktig tid Være nysgjerrige på hverandres kjepphester Være støttende og kritiske venner internt i SG Bygge både prosjektgruppa og styringsgruppa som team Være oppmerksomt tilstede i møter Sette av nok tid til krevende diskusjoner og beslutninger Være tydelige på hvem som beslutter hva når er hele gruppen besluttende, og når er en besluttende og resten rådgivende sparringspartnere?

35 Organisering i stort Nasjonalt DFØ-BOTT Lokalt UiO prosjekt/program UiO linje Strategisk partnerskap Veikart DFØ ledelse UDIR- BOTT Ekstern styringsgruppe Prosjektledelse UDIR UiB IT-DIR UiO ORG.DIR UiT ØK.DIR NTNU Program for forbedring og digitalisering Styringsgruppe mottak UiO Prosjektledelse Linjeledelse Universitetsstyret UDIR Rektor Prosjekt standardiserin g og utvikling Prosjekt innføring og OU UiO mottaksprosjekt Fagressurser Utvikling og innføring av nye løsninger/tjenester, BOTT felles standardisering, oppfølging av de de lokale mottaksprosjektene Forberedelse og tilrettelegging for standardisering, mottak av løsninger/tjenester ved UiO, grunnlag for lokalt gevinstarbeid. Forberedende aktiviteter, omstilling til nye standarder, organisatoriske endringer, gevinstrealisering.

36 Fagansvarlige UiO Erik Handelsby Budsjett og prognose Tone Rogstadkjærnet Regnskap Økonomimodell Elisabeth Kolstad Arbeidsflyt Integrasjoner Fullmaktsstruktur Bjørn Egil Haugen Tilsetting og arbeidskontrakt Lønn Erik Vollen Fordring til innbetaling Christopher Brown Lønn Raymond Qian Arkitektur Thomas Kjensli Prosjektøkonomi Tori Norheim Sandlie Felles kommunikasjon Lars Myhrvold Behov til betaling 37

37 Arbeidsprosess Administrasjon av prosjektøkonomi (søknads-, gjennomførings- og avslutningsfasen) Behov til betalingsprosessen Fordring til betalingsprosessen Lønnsprosesser Budsjettprosessen Status elektronisk system som understøtter prosessen Finnes ikke i dag, vil komme i 2021 Dagens bestillings- og fakturasystem (Basware PM og Basware IP) vil byttes ut. Ikke klart hvilke system. Dagens system Oracle byttes ut med et nytt system UBW (Agresso) Ny versjon av dagens lønnssystem (SAP) Dagens system Buddy vil byttes ut med et nytt system UBW (Agresso)

38 Organisering UiO våren 2019 Nasjonalt prosjekt UiO Program * Koordinering mot andre prosjekter * Støtte fra prosjektstøttekontoret ift prosjekt/prosess * Felles budskap/kommunikasjon * Rapportering Lokal Prosjektleder Linje/Fagressurser *Linjeledere sette av ressurser og sørge for kapasitet ift drift *Bestilling ressurser Roller i prosjektet: * Gevinstplanansvarlig * Kommunikasjonsansvarlig * Risiko * Økonomi/budsjett Koordinering fagressurser Koordinering og oppfølging av ressurser og beslutninger mot linje Prosess Kartlegging Planlegging Fase 3 Mottaksprosjektet, fase

39 UiO mottaksprosjekt, Prosjektgruppe fase 2 Line Dolmset Prosjektleder Tone Morken Ass. Prosjektleder, Risiko Tori Norheim Sandlie Kommunikasjon Ellen Svendby Gravklev Koordinering fagressurser Kari Oline Bergstrøm Prosesskartlegging Lønn Terje Bakke Prosesskartlegging Økonomi Bjørn Egil Haugen Risikovurdering Marthe Berit Mørck Prosjektstøtte 40

40 Faser i mottaksprosjektet økonomi og lønn Planlegging/ Prosesskartlegging Mottak, testing, opplæring, endringsarbeid Forberedelse produksjon/ overgang forvaltning/realisering Høst 2018 Vår 2019 Høst 2019 Vår 2020 Høst 2020 Vår 2021