Sammenslåing Roan og Åfjord utvidet Arbeidsgruppe landbruk og teknisk

Transkript

1 Møtereferat Møte nr. 9 Sammenslåing Roan og Åfjord utvidet Arbeidsgruppe landbruk og teknisk Dato/ tid Fredag 02 Mai 2019, kl Sted Roan Rådhus Deltakere Geir Ola Aune Sektorleder (R) Geir.Ola.Aune@roan.kommune.no Arild Busch Byggesak (R) Arild.Busch@roan.kommune.no Hilde H. Humstad Eiendom og beredskap (Å) Hilde.haugdahl.humstad@afjord.kommune.no Elin Skorstad Tillitsvalgt (Å) Elin.Skorstad@afjord.kommune.no Paul Arne Sørgård Landbruk (R) Paul.Arne.Sorgard@roan.kommune.no Elin Skorstad Tillitsvalgt (Å) Elin.Skorstad@afjord.kommune.no Trude Hårstad Plan, kart og byggesak (Å) Trude.Iversen.Harstad@afjord.kommune.no Per Ove Hårstad Landbruk (Å) Per.Ove.Harstad@afjord.kommune.no Magne Silseth VVAR (Å) Magne.Silseth@afjord.kommune.no Lars-H Kolmannskog Sektorsjef (Å) lhk@afjord.kommune.no Fraværende Paul Fjukstad Tillitsvalgt (R) Paul.Fjukstad@roan.kommune.no Erlend Aune Knut Solstad Tillitsvalgt (Å) Oppmåling (R) Erlend.Aune@afjord.kommune.no Knut.Solstad@roan.kommune.no Referent: Neste møte: Lars-Helge Kolmannskog Onsdag 29. mai kl Roan Rådhus Pkt. Sak Ansvarlig Tidsfrist 0 Formål med møtene i arbeidsgruppen er å planlegge og forberede sammenslåing mellom Roan og Åfjord kommuner slik at den nye kommunen kan fungere fra og med I dette møte var ledere og tillitsvalgte fra sektorene i begge kommunene samlet. Agenda for møte var å oppsummere status for prosessen. 0.1 Kommentarer til forrige referat: Arild Busch, Hilde H Humstad og Erlens Aune var oppført som fraværende i forrige møte. Det var feil De var deltok alle i møte. 7.1 Status Eiendom og beredskap Driftspersonale i begge kommuner har vært på «besøk» hos hverandre. Åfjord har i dag overvåkning av ventilasjon og varmeanlegg i de fleste offentlige bygg, mens Roan mangler Hilde Geir Ola

2 dette. Driftspersonell vil se på muligheter for overvåkning av offentlige bygg i Roan, samt kostnader for å få dette etablert. Det utarbeides en oversikt over offentlige bygg i de to kommunene, som beskriver nøkkel informasjon: areal bygg og uteområde, byggeår, brannobjekt, stillingsandel driftspersonell, samt en enkel tilstandsvurdering med fremtidige utfordringer : Oversikt utarbeides til neste møte. Det er forslag om å ansette en egen renholdsleder og legge renhold inn under teknisk sektor, med samme oppbygging som vaktmesterteam, bortsett fra at renholdere er stasjonert på sine respektive bygg. Arbeidsgruppen for personal jobber med forslag til organisering og vil presentere dette etter hvert. 02, : Oversikten over bygningsmasse er delvis på plass, og vil være ferdig til neste møte. Denne vi bidra å gi en oversikt som kan underbygge grunnlaget for bemanning og organisering av drift for kommunal bygg og eiendommer. I Åfjord har vaktmestre oppmøtetid 07.30, i Roan Dette bør harmoniseres. Erfaringene fra Åfjord med at driftspersonell er litt i forkant er gode. Hilde spiller inn behovet for tydeliggjøre og avklare en del roller i forbindelse med drift av kommunale boliger. F.eks. hvem skal sørge for utleien, flytting, fakturering, vasking, vedlikehold, nøkler etc. Både Åfjord og Roan anslår tidsbruk på rundt 20% stilling på henting, bringing og reparasjon av hjelpemiddelutstyr. Dette vil sannsynligvis øke og behovet i den nye kommunen anslås til ca 50%. Dette på grunn av lengre transporter da alt utstyr i den nye kommunen leveres Åfjord, samt at det legges opp til at eldre skal bo hjemme så lenge som mulig fremover. Hilde og Geir Ola diskuterer hvordan beredskap kan planlegges slik at dette er på plass for den nye kommunen fra Ny overordnet ROS vil komme etter hvert når kommuneplanen rulleres eter Status Plan, kart byggesak og oppmåling Det er utarbeidet en egen oversikt over retningslinjer, lover og forskrifter innenfor fagområdet. Det viktigste for fagområdet blir i første omgang: 1. Gi innspill til innhold i delegasjonsreglement 2. Se på organisering/inndeling av gebyrforskrift (forenkle) Trude Geir Ola

3 : Fagområdet er i gang med å utarbeide forslag til oppbygging av nytt gebyrregulativ. Trude har organisert arbeidet som følger: Matrikkellov: - Knut og Gisle Pbl. Byggesak: - Arild, Erlend og Bjørn Pbl. Plansaker: - Kjell, Sverre og Geir Ola. Eierseksjonsloven: - Sverre og Knut Havne og farvannsloven: - Geir Ola og Trude Trude utarbeider forslag til forskrift. 7.3 Status Landbruk Landbruk er rimelig samkjørt i de to kommunene. Det som må sees på er harmonisering av tilskuddsstrategier og fordelingsnøkler på ulike tilskuddsordninger som drenering, smil, hydrologiske tiltak, samt vurdering av lokal tilskuddsordning for drenering. Ovennevnte avhenger av føringer fra Fylkesmannen som ikke vil foreligge før høsten Innenfor skog er forholdene avklart da felles prosjekt i regi av LENSA pågår i begge kommunene. Forskrift om spredning av husdyrgjødsel vil først gjelde for ny kommune høsten Når det gjelder viltforvaltning vil det være forskrift for disponering av viltfond som må på plass i løpet av høsten Det vil være naturlig at arbeidet med ny felles landbruksplan starter etter at sammenslåingen er gjennomført : Avventer resultat fra jordbruksforhandlinger. 7.4 Status VVAR Det er utarbeidet en egen oversikt over retningslinjer, forskrifter og lover innenfor området. Slamordning: Begge kommunene benytter Fosen Renovasjon i dag. Ny forskrift er til behandling i representantskap og vil bli behandlet i fellesnemd og kommunestyrer i løpet av Renovasjonsordning: Kommunene har ulik leverandør av denne tjenesten. Dette er på agendaen og behandles politisk i fellesnemd og kommunestyrer i løpet av Fagområdet må se på inndeling og organisering av sitt området i gebyrforskrift. Paul Arne Per Ove Magne Geir Ola

4 Sanitærreglement for kommunene må samkjøres Det er bare Åfjord som i dag har retningslinjer for overtakelse av tekniske anlegg i forbindelse med private utbygginger. Magne oversender denne til Geir Ola for kommentarer : Oversendt. Geir Ola melder tilbake innen neste møte. Åfjord kommune overtar og drifter private utbygde veilys på offentlige veistrekninger, mens Roan har tilskudd pr. lyspunkt. Ordning må samordnes før : Roan har pr. i dag 7 veglag som eier og drifter 472 lyspunkt. Årlig tilskudd til veilagene var i 2018 kr ,-, dvs kr 76,- pr. lyspunkt. Åfjord har en kombinasjon med veglag som drifter lys uten tilskudd (Staven i Stordalen) samt private utbygde anlegg som er overtatt og blir driftet av Åfjord kommune : Veilysordningen prioriteres ikke i første omgang. Tinglyste avtaler/ rettigheter som berører VA-anlegg må kartlegges, og det må avklares om det må skrives nye avtaler eller om videreføring av avtaler kan gjennomføres på annen måte. Magne og Gisle ser på saken. Det samme med gjeldende klausuleringsavtaler Prioriteres ikke i første omgang : Begge kommunene må avklare brøyting for vinteren 2019/2020. Selv om avtaler er sagt opp må vi avklare og organisere det slik at vi har brøyting på plass for vinteren 2020 og avklare dette med Fellesnemd : Geir Ola oversender IK Mattilsyn til Magne for gjennomsyn. 7.5 Stillinger i ny kommune Stillinger på landbruk og teknisk blir lagt inn på webcruiter i løpet av uke 10. Kim Roger sender link til alle ansatte i begge kommunene. Alle må registrere seg på relevant stilling innen : Renholdstilling og merkantil stilling i Roan var ikke lagt inn på webcruiter, derfor blir fristen forlenget til 09. april. Det er ingen som har registrert sin interesse på nyopprettet stilling som miljøkoordinator. Arild Busch melder sin interesse for stillingen i møtet og foreslår at det tas en kartleggingssamtaler med hver og en med tanke på å få avdekt ønsker, interesser, behov for ulike interesseområder i den nye kommunen. Det vedlegges en oversikt hvor hver og en må

5 sette seg opp på avtalt tidspunkt. 02 mai for Roan, 03 og 10 mai for Åfjord Det er startet med kartleggingssamtaler, de gjennomføres i uke 18 og 19. Skisse til organisasjonskart ble presentert i møtet. Etter at kartleggingssamtaler er gjennomført vil stillingene bli plassert i organisasjonskartet. Foreløpig anslag Bemanningsbehov i nye kommune: VVAR 2 stillinger + drift Plan byggesak, kart og oppmåling: 6-7 stillinger Landbruk: 3 stillinger Eiendom og beredskap: 1 stilling + drift Miljøkoordinator: 1 stilling Koordinator Roan: 1 stilling Total stillinger + drift (total bemanning i dag er 15) Det er intensjonen å ha endelig kart og stillingsplassering på plass til møte 21 juni Havneforskrifter Magne og Geir Ola sjekker ut om det finnes forskrifter for havneforskrifter for de to kommunene til neste møte : Roan hadde et forslag til høring som ikke ble vedtatt for få år siden. Åfjord kommune har et utkast fra 1997 som aldri ble vedtatt. Vi bør ta frem de to aktuelle forskriftene og se om de kan bearbeides til en felles sak : Geir Ola foreslår å legge forskrift fra Roan til grunn med noen tekst justeringer som hensyntar lokale fiskeinteresser. Geir Ola justerer teksten til neste møte. 8.1 Vaktordninger En egen arbeidsgruppe ser på vaktordning for den nye kommunen. Arbeidsgruppen skal vurdere fordeler, ulemper og kostnader med dagens ordninger og vurdere alternative vaktordninger uten at det skal gå på bekostning av brann beredskap, kvalitet og service, arbeidsgruppen består av: Lars-Helge Geir Ola Hilde H (leder eiendom) Magne (representant teknisk vakt) Paul Fjukstad (drift Roan) Ketil (Vaktmesterleder Åfjord) Harald eller Karl Johan (drift VA Åfjord) Oppstartsmøte onsdag 15 mai i Åfjord.

6 : Agenda for møte blir som følger: 1. Formål/ målsetting med vaktordningen 2. Dagens ordning i Roan (organisering / årlig kostnad) Geir Ola 3. Dagens ordning i Åfjord (organisering / årlig kostnad) Magne 4. Bakvakt VA (organisering / årlig kostnad) Karl Johan, Magne 5. Fordeler og ulemper med dagens vaktordninger 6. Brannberedskap kan ny vaktordning eventuelt splittes uten at det går utover brannberedskap 7. Alternative løsninger for den nye kommunen 9.1 Planstrategi for den nye kommunen De ulike fagområdene må komme med innspill til hvilke planer som skal inngå i planstrategi for den nye kommunen. Høst Bli kjenttur i Roan og Åfjord Hele landbruk og teknisk etat var invitert på guidet busstur i Roan kommune tirsdag Tilsvarende busstur i Åfjord gjennomføres torsdag 09. mai. Plan for statusmøter våren 2019 Onsdag 29 mai Roan Fredag 21 juni Åfjord, kommunestyresal Åfjord Lars-Helge Kolmannskog