Sammenslåing av Roan og Åfjord Fellesmøte for Arbeidsgruppene

Transkript

1 Møtereferat Møte: Sammenslåing av Roan og Åfjord Fellesmøte for Arbeidsgruppene Dato/Tid: Mandag 17. juni 2019, kl Sted: Deltakere: Per O. Johansen Paul Fjukstad Bjørg Markanes Anette Strand Sigrun Hansen Richard Hanssen Harriet Larsen Silje Grønflaten Roald Terning Iren Viken Rita Møllevik Lars H. Kolmannskog Geir Ola Aune Lisbet Nebb Jan Ove Berdahl Kari Helmersen Kim Roger Asphaug Ingunn Aasan Monica Larsen Torvik Jon Kristian Lomundal Paul Arne Sørgård Per Eivind Strudshavn Sissel Rånes Braseth Reidun S. D. Momyr Elin Skorstad Roan kommunehus - Roanstua prosjektleder tillitsvalgt Sykepleierforbundet tillitsvalgt Utdanningsforbundet tillitsvalgt Utdanningsforbundet økonomisjef i Roan kommune økonomikonsulent Roan kom. konsulent Roan kommune enhetsleder Roan kommune sektorsjef Åfjord kommune personalsjef Åfjord kommune kultursjef Åfjord kommune informasjonsmedarbeider ÅFK controller Åfjord kommune contr. kommunestruktur ÅFK økonomisjef Åfjord kommune landbrukssjef Roan kommune prosjektmedarbeider IKT virksomhetsleder Åfjord kom. Sektorsjef Rådgiver landbruk Per.Johansen@afjord.kommune.no Paul.Fjukstad@roan.kommune.no Bjorg.Markanes@afjord.kommune.no Annette.Strand@roan.kommune.no Sigrusrs@online.no Richard.Hanssen@skole.afjord.kommune.no Harriet.Larsen@roan.kommune.no Silje.gronflaten@roan.kommune.no Roald.Terning@roan.kommune.no Iren.Viken@roan.kommune.no Rita.mollevik@roan.kommune.no Lars.Helge.Kolmannskog@afjord.kommune.no Geir.Ola.Aune@roan.kommune.no Lisbet.Nebb@afjord.kommune.no job@afjord.kommune.no Kari.Helmersen@roan.kommune.no Kim.Roger.Asphaug@afjord.kommune.no Ingunn.Aasan@afjord.kommune.no Monica.Larsen.Torvik@afjord.kommune.no Jon.kristian.lomundal@afjord.kommune.no Paul.Arne.Sorgard@roan.kommune.no Per-Eivind.Strudshavn@roan.kommune.no Sissel.Ranes.Braseth@afjord.kommune.no Reidun.Momyr@afjord.kommune.no Elin.Skorstad@afjord.kommune.no Forfall: Wenche Berdahl Anne Turid Strøm Åge Frønes Joar Hauknes Linda Nygård Erlend Aune Bjørn Hosen Laila Refsnes Tillitsvalgt Sykepleierforbundet Tillitsvalgt Fagforbundet tillitsvalgt Delta konsulent / tillitsvalgt Delta tillitsvalgt NITO leder frivillighetssentralen ÅK sektorsjef Åfjord kommune Wenche.Berdahl@afjord.kommune.no Anne.Turid.Strom@roan.kommune.no Age.Frones@afjord.kommune.no Joar.Hauknes@roan.kommune.no Lindaa.1nygaard@yahoo.no Erlend.Aune@afjord.kommune.no Bjorn.Hosen@afjord.kommune.no Laila.Refsnes@afjord.kommune.no Referent: Monica Larsen Torvik Sak nr.: 1-7 Neste møte: 12. september 2019, kl i Åfjord Roan og Åfjord kommuner side 1 av 5

2 1. Fra møte i Fellesnemnda Prosjektleder orienterte fra møte i Fellesnemnda der følgende saker ble behandlet: RS 1/19 kommunevalget valgdag(er), valglokaler, elektronisk manntall og åpningstider på valgdagen PS 13/19 Frivilligstrategi for nye Åfjord kommune saken ble utsatt PS 14/19 Etiske retningslinjer for nye Åfjord kommune - vedtatt PS 15/19 Lønnspolitisk plan for nye Åfjord kommune - vedtatt PS 16/19 Retningslinjer for forebygging og håndtering av mobbing/trakassering i nye Åfjord kommune - vedtatt PS 17/19 Retningslinjer for Forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte - vedtatt PS 18/19 Rutiner Intern varsling i nye Åfjord kommune - vedtatt PS 19/19 Kommuneblomst for nye Åfjord kommune - vedtatt PS 20/19 Ekskursjonsplan og midler til grunnskolene i nye Åfjord kommune - kommune PS 21/19 Møteplan for Fellesnemnda og Partssammensatt utvalg 2. halvår vedtatt PS 22/19 Godkjenning av avtale: «Planlegging videreføring av skredsikringsprosjektet FV 6312» - vedtatt PS 23/19 Politisk organisering i nye Åfjord kommune - vedtatt PS 24/19 Valg av avfallshåndteringsselskap for nye Åfjord kommune - vedtatt PS 25/19 Orientering Søknad om omstillingsstatus for Roan kommune 2. Kort status i arbeidsgruppene / sektorene, herunder IKT, før sommeren 2019 Økonomi v/ Jon Kristian Økonomigruppa hadde siste møte Ansvar og funksjon er forankret. Skal videre jobbe med økonomireglement og finansreglement. Skal ha møte med KLP kommunalbanken i morgen. Hovedbankavtale for nye Åfjord. Utfordringer ift frister for å få denne utlyst og oppe å gå til Velger derfor å videreføre bruk av Åfjord Sparebank som hovedbank inntil hovedbankavtalen lyses ut på nytt neste år. Har anskaffet et avtalehåndteringsverktøy. Planen er å samle alle nye avtaler her. I utgangspunktet skal alle avtaler også ligge i ephorte Landbruk og tekniske tjenester v/ Lars Helge Hadde siste møte 29. mai. Neste møte skal avholdes i slutten av uka. Jobber med forskrifter og gebyrregulative. Disse er gjennomarbeidet av gruppa med unntak av havner. Planen er å behandle disse i fellesnemnd 2. september. Fagleder landbruk er landet. Stillingen innenfor miljø og klima ser også ut til å være avklart. Har begynt å diskutere vaktordning for ny kommune og skal også ha drøfting med Fosen Brann- og Redningstjeneste IKS. Roan og Åfjord kommuner side 2 av 5

3 Kultur v/ Jan Ove Siste møte i gruppa var i slutten av april. Bibliotekstruktur er diskutert bl.a. organisering, ressursbruk, åpningstider, arbeidsgiveransvar, økonomi. Roan ønsker bibliotek som et satsingsområdet. Det tas sikte på å jobbe mer aktivt opp mot skole og barnehage. Begge kommuner har bibliotekbuss. Datatilbud seniorer vil bli lagt til biblioteket. Spelet Bjørnørfolket går som planlagt. Det er én måned til premieren. Billetter er lagt ut til salg og det er solgt 6% av billettene etter at salget startet for en uke siden. Annonsering av forestillingen på kommunens hjemmeside er viktig og kommunen bidrar hvis noen har behov for bistand ift bestilling av billetter. Oppvekst v/reidun Sektoren er sammenslått fra 1. mai Siste arbeidsgruppemøte var 2. mai. Videre arbeid ivaretas i ordinære ledermøter etter 1. mai. Sektorsjef har vært på besøk på skolene i Roan og har blitt tatt imot med åpne armer. Skal ha felles planleggingsdag alle ledere innen skole 14. august og tilsvarende planleggingsdag for barnehage er planlagt i oktober. Fortsatt mye å jobbe med innen sektoren. Det gjenstår bl.a en del harmoniseringsarbeid ift lønn, betalt eller ikke betalt matpause og andre betingelser. Det er ansatt en utviklingsveileder som starter 1. september. Alle planleggingsdager er harmonisert i de to kommunen unntatt én. IKT v/ Per-Eivind Har nylig fått på plass mobilløsning i Roan kommune og har fått ansatte over på Office 365. Også ansatte i Åfjord skal over på Office 365. Det skal utarbeides et nytt kvalitetssystem og intranett. Ulike grupper er nedsatt for å sikre at ulike dataprogrammer er oppe og går til Det jobbes godt rundt omkring i gruppene. Informasjon v/ Kim Roger Ingen nye møter siden forrige fellesmøte. Det vil bli sendt ut informasjon om kommunesammenslåingen til alle husstander i begge kommuner. Ny hjemmeside er lansert. Nyhetsbrev sendes ut med jevne mellomrom og neste nyhetsbrev kommer ut snart. Det jobbes med intranett og grafisk profil. Det bør vurderes om kommunen skal ha en snapchat-konto for å nå ut med informasjon til flere ungdommer. Helse v/ Harriet Siste møte hadde gruppa 14. mai. Det er vedtatt bygging av en ny barnebolig i Åfjord. Gruppa har diskutert litt vedr. sykehjem Roan. Investeringsbeslutning er ikke vedtatt, men ny tegning skal presenteres i KST denne uka. Det blir møte i KST i juli hvor investeringsbeslutning vedr nytt sykehjem Roan sannsynligvis blir vedtatt. Tjenestetrappa er landet i gruppa, men den er ikke vedtatt politisk enda. Etter sommeren skal gruppa jobbe med å samkjøre tjenester med egenbetaling. Roan og Åfjord kommuner side 3 av 5

4 Det skal utarbeides tilstandsrapport på sektoren for begge kommuner som skal danne grunnlaget for en virksomhetsplan for ny kommune. Det er planlagt felles ledermøter i Roan og Åfjord fra høsten. Alle planer skal gjennomgås og samkjøres. Vedrørende stillingen som folkehelsekoordinator så vil denne bli lyst ut før sommerferien. Gruppa vil ha et møte med tema kjøkken til høsten. Servicetorg/personal v/ Lisbet Gruppa har jobbet med reglement og rutiner som ble vedtatt i fellesnemnda Siste møte var sist fredag og neste møte er 2. juli. Det skal være et møte vedr servicetorg 26. juni. Arbeidsoppgaver og fordeling av servicetorgfunksjoner vil være tema. Vedrørende årets lønnsforhandlinger så er det ingen lokal pott for kap 4, kun lokal pott for kap 3 og Lederutviklingsprogram i samarbeid med KS-konsulent status og videre arbeid Forrige samling var et to-dagers møte på Hovde gård 23. og 24. mai. Det var en del forfall på denne samlingen. Det er viktig at forfall som er kjent varsles så tidlig som mulig slik at man kan foreta avbestiller. Prosjektleder oppfordrer alle til å rydde tid og prioritere disse møtene. Neste samling er 18. september Det skal gjennomføres hjemmearbeid til denne samlingen. Det er grupper som allerede er etablert som skal gjøre denne jobben. Personalsjef i Åfjord har sendt mail til gruppa der hjemmeoppgaven er vedlagt. Gruppene selv må avtale nærmere. 5. og 6. desember er det også samling. 4. Program for utvikling av organisasjonskultur status og videre arbeid Det ble orientert om at opprinnelig tidsplan er forflyttet. Det er avtalt en workshop, storsamling med ledere og tillitsvalgte 27. august kl 1115, samling på Fosen Fjordhotell. Allmøter i Roan og Åfjord er avtalt 23. og 24. september. For å få med flest mulig, arrangeres det samme møte i begge kommuner begge dager. Møtet tar ca to timer. 23. september starter med møte i Roan kl 1330 og i Åfjord kl september starter med møte i Åfjord kl 1330 og i Roan kl Budsjett og økonomiplan for Nye Åfjord kommune Økonomisjef i Åfjord kommune informerte om at kommunene har tatt i bruk et budsjetteringsverktøy, Arena, som også vil bli brukt i arbeide med å utarbeide budsjett og økonomiplan for nye Åfjord. Det jobbes med en konverteringsoversikt fra gamle ansvar og funksjoner som brukes i Åfjord og Roan kommune til nye ansvar og funksjoner i nye Åfjord kommune. Arena vil også hjelpe til med dette arbeidet. Roan og Åfjord kommuner side 4 av 5

5 I Arena er det lagt inn stillinger og det er lett å gjøre endringer dersom det er behov for å endre ansvar, art og evt. funksjon for noen stillinger. Det blir en spesiell budsjettprosess i år pga av kommunesammenslåingen fra og høstens kommunevalg. Det vil også i år bli en gjennomgang pr sektor ift budsjett 2020 og økonomi- og handlingsplan. Selve prosessen med utarbeidelse og behandling av budsjett og økonomiplan er ikke helt banket, med tidligere praksis er at rådmannen har lagt fram et forslag til kommunestyret på slutten av oktober og at vedtak fattes i siste møte i KST før jul. Spesielle forhold som må hensyntas i årets prosess er: Folkehelsekoordinator Nye investeringsprosjekter En stilling vedr klima og miljø Opprettelse av forvaltningskontoret Det forventes et høyere lønnsoppgjør i 2020 enn tidligere 6. Øvrig arbeid høsten 2019 før selve kommunesammenslåingen Det er allerede mye arbeid i gang i gruppene og utkast til delegeringsreglement for Nye Åfjord kommune skal legges fram for fellesnemnd i 2. september Hva er det vi må få landet høsten 2019 ifm kommunesammenslåingen? I møte ble det spilt inn følgende momenter: Administrativt organisasjonskart. Det jobbes med et utkast, men alle forhold er ikke avklart enda. Servicetorgfunksjonene. Det jobbes med en avklaring, men alle forhold er ikke avklart enda. Organisering av kultursektoren. En ny sektor i den nye kommunen ift eksisterende sektor i Roan og Åfjord. Det er jobbet med dette, men alle spørsmål er ikke landet. Organisering av sektor teknisk. Det er jobbet med organisering, men noe finpuss gjenstår Nye plattform på GAT/profil. Framdriften er avhengig av framdrift i opprettelse av nye Åfjord kommune i regnskapssystemet med oppbygging av underliggende registre som f.eks stillingsnummer. PLO kunne ha tenkt seg dette så snart som mulig. Det ble orientert om at kontrakten for konvertering og oppretting av ny regnskapsbase ble signert senere en planlagt pga ulike forhold og at det nå må foretas en avklaring ift evt å ta i bruk en ny-lansert versjon av regnskapsprogrammet. 7. Eventuelt Neste møte Neste møte blir i Åfjord kl Roan og Åfjord kommuner side 5 av 5