Navn Funksjon E-post Fork.

Transkript

1 ARBEIDSMØTE NR 4 SAK: BADEANLEGG Dato: Kl.: Kl Sted: Åfjord Rådhus Deltakere: Navn Funksjon E-post Fork. Tilstede Referat Jon Husdal Politisk valgt jhusdal@online.no JH X X Eli Braseth Sektorsjef Helse Eli.Braseth@afjord.kommune.no EB X X Reidun Momyr Sektorsjef oppvekst. Reidun.Momyr@afjord.kommune.no RM X X Jan Ove Berdahl Kultursjef job@afjord.kommune.no JOB X X Jon Kristian Lomundal Økonomisjef ÅK Jon.Kristian.Lomundal@afjord.ko mmune.no Sissel Rånes Braseth Leder helse og familie Sissel.Ranes.Braseth@afjord.komm une.no Kristin Syltern Gilde Hovedverneombud Kristin.Syltern.Gilde@afjord.komm une.no Veronika Moan Hansen Leder Råd for funksjonshemmede JKL X X SRB X X KSG X X veronikamoanhansen@gmail.com VMH X X Lars Helge Kolmannskog Prosjektleder lhk@afjord.kommune.no LHK X X Per Johansen Rådmann Per.Johansen@afjord.kommune.no PJ X Pkt. Sak Ansvarlig Tidsfrist 0 Formål med møte: Følge opp mandatet arbeidsgruppen har fått av Formannskap som er styringsgruppe for prosjektet. 1 Innhold/ funksjoner 1.1 De enkelte sektorene tar en gjennomgang av sine ansvarsområder, vurderer dagens arealbehov og bemanning samtidig som man gjør et forsøk på å se i «glasskula» hvordan verden ser ut noen tiår frem i tid. Dersom det er funksjoner som kan tenkes flyttet inn i et nytt bygg i sentrum er det viktig å vurdere om de er egnet for samlokalisering i et «publikumsbygg», samt om det er spesielle EB, JOB, RM

2 forhold som må hensyntas, som egne adkomster, skjermede lokaler osv. Arealbehov og antall arbeidsplasser må fastsettes. De funksjonene som har vært med i tidligere planlegging er blant annet bibliotek, cafedrift, kulturskole, frivillighetssentral, legekontor, fysioterapeut osv. I tillegg kan enkelte funksjoner på rådhuset være aktuelle. Dette vil sannsynligvis henge sammen med de diskusjoner som pågår om fremtidig kommunestruktur og resultatet av disse. Kapasiteten på dagen rådhus er tilnærmet sprengt : De ulike sektorene har gjort vurderinger innenfor sine områder for hvilke funksjoner det i nær fremtid kan være aktuelt å flytte, som trenger større areal eller som kan «passe» inn i konseptet for det nye badeanlegget. Disse vurderingene er det redegjort for i egne notat som er lagt ut på web-hotell. Legekontor er positiv til å flytte vil de passe inn konseptet? (Arealbehov ca 320m2) Fritidsklubb ønsker ikke å flytte fra Vassneset Frivillighetssentral bør samlokaliseres med fritidsklubb men holder døra på gløtt.. Kulturskole - ønsker inn i bygget med alle sine funksjoner Bibliotek - skal inn i bygget (Arealbehov m2) : Målsettingen med gruppens arbeidet er å skape bygg med «liv». Med det som utgangspunkt diskuterte gruppen hvilke funksjoner som naturlig vil bidra til dette. I tillegg til badeanlegg, bibliotek, og cafe som allerede er forutsatt lokalisert i nytt bygg, kan frivillighetssentral, kulturskole og fritidsklubb være funksjoner som bidrar til målsettingen om et bygg med «liv». Arbeidsgruppa er bekymret for at en full utbygging med alle ovennevnte funksjoner vil gi økonomiske utfordringer både med tanke på investering og senere drift. Før vi ser på økonomien ønsker gruppa å gjennomføre en befaring/ besøk på bygg med tilsvarende funksjoner for å se på hvilke erfaringer man har med organisering og drift av slike bygg. Gruppe drar på befaring til Kimen på Stjørdal 22 november og Oppdal 23 november : Gruppa har vært på befaring og vil jobbe videre med to alternative løsninger til innhold: Alternativ A: 1. Badeanlegg 2. Bibliotek 3. Spisested

3 4. Kulturskole 5. Fritidsklubb 6. Frivillighetssentral 7. Kino Med tilhørende fasiliteter. Alternativ B: 1. Badeanlegg 2. Bibliotek 3. Spisested 4. Kino Med tilhørende fasiliteter. Parkeringskjeller tas med som en opsjon i begge alternativene. Det gjennomføres et særmøte med Kulturskole, Fritidsklubb og Frivillighetssentral med det aller første for å gjennomgå innhold og arealbehov i et eventuell bygg hvor disse samlokaliseres, jfr. alternativ A ovenfor. Reidun, Jan Ove og Lars-Helge deltar fra arbeidsgruppa. 1.2 Det fremskaffes en oversikt over areal som leies eksternt av Åfjord kommune. Oversikten må vise både areal og leiekostnader : Jon Kristian har laget et notat som viser oversikt over areal som leies eksternt. Notatet ligger på web-hotellet. Vi leier ca 500m2 for en sum av ca ,- pr. år. 2 Økonomi 2.1 Det ble foretatt låneopptak på kr. 10mill for igangsetting og planlegging av badeanlegg i Det er videre anslått ytterligere låneopptak på 60 og 11 millioner i henholdsvis 2017 og Disse tallene justeres i forbindelse med budsjett-behandlingen i høst og fastsettes endelig når forprosjekt er ferdig : Justering av låneopptak for 2017 er tilpasset dagens forslag til fremdrift, dvs 10 mill i Tall for 2018 tas når omfanget av prosjektet er konkretisert og kostnadskalkyler foreligger i JKL, LHK 2.2 Regler og premisser for MVA-kompensasjon avklares og redgjøres kort for i neste møte : Jfr eget notat fra Jon Kristian som ligger på web-hotell. Mva kompensasjon styres i stor grad av byggets innhold og JKL

4 hvordan bygget senere skal driftes. Jon Kristian følger opp dette videre i prosessen : Jon Kristian vurderer mva kompensasjon for alternativ A og B ovenfor. 2.3 Regler og premisser for spillemidler avklares og redgjøres kort for i neste møte, det samme med premisser for interkommunale anlegg : Jfr. eget notat fra Jan Ove. I tillegg badeanlegg, kan også arealer avsatt til enkelte kulturformål utløse spillemidler (bibliotek, utstillingsarealer mm). Også spillemidler for interkommunale anlegg kan være aktuelle. Jan Ove følger opp dette videre i prosessen. Vi legger opp til å sende inn spillemiddelsøknad JOB : Jan Ove vurderer spillemiddeltilskudd for alternativ A og B ovenfor. 2.4 Oversikt over eventuelle andre mulige tilskudd, fond osv sjekkes ut JKL, Alle 3 Involvering og rapportering 3.1 Det utarbeides en oversikt over aktuelle lag, organisasjoner, interessegrupper, brukergrupper osv som bør involveres/ høres i prosessen. Gjennomgås i felleskap i neste møte : Listen er ikke utfyllende. Interessegrupper, brukere bør involveres tidlig. Sissel og Eli planlegger ide-cafe i løpet av november : Det legges opp til dialogcafe onsdag 16 november. Invitasjon sendes ut til aktuelle interessegrupper : Dialogmøte gjennomført med god deltagelse for aktuelle interessegrupper og brukere Det legges opp til et tilsvarende opplegg for ungdommer i januar 2017 for å se på innhold i fritidsklubb. Alle EB, SRB 3.2 Status rapporteres løpende til styringsgruppa som er formannskapet. Komiteene for livsløp og komite for vekst og utvikling holdes løpende orientert om status. Kim Roger Asphaug holdes oppdatert og sørger for løpende oppdatering og informasjon på kommunens medium. LHK ++

5 4 Fremdrift 4.1 Forslag til overordnet fremdrift Fase 1 Innhold og funksjoner (høst 2016) Fase 2 Forprosjekt (vår 2017) Fase 3 Detaljprosjektering (høsten 2017) Fase 4 - Tilbudskonkurranse, kontrahering (Vinter 2018) Fase 5 Utbygging (vår høst 2019) Fase 6 Overtakelse og drift (Årsskifte 2019/2020) : Det jobbes videre med to alternative løsninger som presenteres med arealoversikt og budsjettkostnad for kommunestyremøte 02 februar Diverse 5.1 Det legges opp til en grundig kartlegging av grunnforholdene på tomta så raskt som mulig. Detaljert rapport over grunnforhold bør avklares før oppstart skisseprosjekt : Grunnundersøkelser utføres 43. Rapport skal foreligger tidlig desember Kapasitet levering av biovarme til tomta sjekkes ut. Jon Kristian sjekker ut avtalen mellom Fosen Biovarme og Åfjord kommune vedr. levering av energi : Det ligger ingen forpliktende avtale pr. i dag. Når det gjelder kapasitet tyder mye på at det er mulig å forsyne et nytt bygg med varme fra Biovarmesentral, men dette kan først avklares når størrelse på bygg er endelig definert. 5.4 Flere medlemmer i gruppa har registrert spennende tanker rundt planlegging og bygging av det Deichmanske bibliotek i Oslo. Er det ideer vi kan ta inn i vårt prosjekt? : Skal gruppen foreta befaringer eller besøk av andre bygg med det formål vi er ute etter bør vi ut å hente informasjon så tidlig som mulig. Jan Ove sjekker ut alternative bygg/ anlegg til neste møte : Jan Ove har laget en oversikt over aktuelle badeanlegg/ kulturbygg. Befaringen går i første omgang til Kimen på Stjørdal og Oppdal kulturhus : Jfr. eget Referat fra befaringen av 22 og 23 november er lagt ut på webhotell.

6 : Newtonrom bør innlemmes i bygget : SIAT engasjeres for å bistå i prosjektet. De bør inn raskt for å bistå med anslag på driftskostnader bassenganlegg, samt hvordan vi bør formulere forespørselen i forprosjekt konkurransen. LHK : På dialogmøte var det ønske fra en del seniorer om å skille ut velværebasseng som en egen skjermet enhet fra øvrige funksjoner. Gruppa ønsker ikke dette pga av sikkerhet, det må inn flere personer for å være badevakt noe som vil øke driftskostnader. Da vil vi heller legge opp til å ha egne tider for seniorer dersom det er ønskelig Det legges frem et forslag til endelig romprogram, samt tilbudsgrunnlag for utlysning av konkurranse på forprosjekt til møte 13 januar 2017 LHK Neste møte tirsdag 20.desember kl Åfjord Lars-Helge Kolmannskog