Saksframlegg. Saksb: Ingar Afseth Arkiv: HEIGB 200/147 10/ Dato:

Transkript

1 Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Ingar Afseth Arkiv: HEIGB 200/147 10/ Dato: UTBYGGING / UTVIDELSER AV LILLEHAMMER KINO / LILLEHAMMER KUNSTMUSEUM; TILSKUDD TIL KUNSTMUSEET FØR BYGGESTART. Vedlegg: Ingen vedlegg. Sammendrag: I denne saken foreslås det å forskuttere ytterligere 3,2 mill. kr til finansiering av utvidelse Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum. Dette skjer for å komme i gang med utbyggingen, og det er forventninger til at stat, fylkeskommune, eventuelt andre senere vil dekke dette som tilskudd. Bakgrunn: Tjenesteområde Eiendom, ved prosjektleder Ingar Afseth, orienterte om hovedtrekkene i det foreliggende saksframlegg i møte i fagutvalg for samfunnsutvikling Fagutvalg for samfunnsutvikling behandlet sak om utvikling av kulturbygg i Lillehammer, sak 6/12. Rådmannens innstilling var som følger: «Rådmannen foreslår at det igangsettes et utredningsarbeid som skal gi en analyse av utbyggingsbehovene ved Lillehammer kunstmuseum, Lillehammer kino, Kulturhuset Banken, og Fabrikken. Dette skal danne vurderingsgrunnlag for kommunens satsing og prioritering». Fagutvalget støttet rådmannens innstilling med følgende forutsetning: «Utbyggingen av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum skal sees i sammenheng slik at ingen av prosjektene er til hinder for hverandres utvikling.» Kommunestyret vedtok strategi- og økonomiplanen , med følgende punkt 2: «Kommunestyret ber rådmannen sette av inntil kroner i investeringsbudsjettet for 2013 til igangsetting av forprosjekt for utbygging av Lillehammer kino. Det forutsettes at forprosjektet avklarer driftsgrunnlaget for en utvidet kommunal kino, og ser prosjektet i sammenheng med planlagt utbygging av Lillehammer kunstmuseum. Forprosjektet skal forelegges kommunestyret for behandling seinest august 2013.» Formannskapet vedtok å legge utbyggingsalternativ 1 til grunn for et forprosjekt, sak 14/13. Det vil si full utbygging av både kino og museet samtidig. Kostnadsrammene for dette var beregnet til 53 millioner kroner +/-20 % inkludert mva. Dette utgjør 42,4 millioner kroner +/-20 % uten mva. Kommunestyret vedtok den følgende i sak 69/13:

2 1. Kommunestyret bevilger 4,2 mill. kr til et forprosjekt for tilbygg til kinoen og kunstmuseet. 2. Kjøpet på 4,2 millioner kroner finansieres ved omdisponering av ubrukte lånemidler 2012, som ved første tertial 2013 ble omdisponert til Vann og Avløp. 3. Det må i forprosjektfasen søkes å redusere prosjektets totale kostnad 4. Kommunestyret ber om å få seg forelagt forprosjektet i januar I den saken forventer kommunestyret at totalkostnaden for prosjektet holder seg innenfor den tidligere skisserte ramme inntil 53 mill. kr. Videre bes det også om at rådmannen fremmer en modell for finansiering av prosjektet hvor andre bidragsytere enn Lillehammer kommune øker sin andel til utbyggingen av Lillehammer kunstmuseum for å finansiere en eventuell merkostnad ut over 10 millioner kroner. Forprosjekt ble utarbeidet og fremlagt for kommunestyret som vedtok følgende den i sak nr 1/14: 1. Kommunestyret godkjenner forprosjektet for tilbygg og ombygging ved Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum. 2. Kommunestyret godkjenner en total finansieringsramme inntil 78,5 mill. kr. til detaljprosjektering og utførelse av tilbygg og ombygging i Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum. 3. Prosjektet forutsettes finansiert som følger: Finansiering av prosjektet pr år i Totalt mill. kroner Brutto investering 15 63,5 78,5 Tilskudd fra staten og Oppland Fylkeskommune (Evt. andre) 5,6 6 11,6 Testamentarisk gave 2,2 2,2 Låneopptak 9,8 55,3 65,1 Låneopptak selvfinansierende Låneopptak ikke selvfinansierende 9,8 17,3 27,1 Avsatt i vedtatt investeringsbudsjett ,6 2,6 Omdisponering investeringsmidler. Oppstart av evt. utbygging av Fåberggt. 152 utsettes med ett år. 5 17,3 21,7 Omdisponering investeringsmidler. Omdisponering av 2,2 mill.kr fra infrastrukturtiltak samferdsel 2,2 2,2 4. For at prosjektet skal gjennomføres forutsetter kommunestyret at tilskuddet til bygging av Lillehammer kunstmuseum totalt utgjør minst 11,6 millioner kroner før bygging igangsettes. 5. Om punkt 4 ikke blir gjennomført, ber kommunestyret om å få saken tilbake. Fakta: Arbeidet med detaljprosjektet: Gjennom vinteren og frem til mai måned ble detaljprosjekteringen gjennomført. Arbeidet ble gjennomført med regelmessige prosjekteringsmøter og dialogen mellom Snøhetta, Rambøll og kommunen var god. Også i detaljprosjekteringen ble prosjektleder fra Oppland fylkeskommune leid inn for å lede arbeidet. I tillegg ble det gjort avtaler med firmaer kommunen har rammeavtale med for oppgaven med SHA (Sikkerhet Helse og Arbeidsmiljø) og UK (Uavhengig Kontroll). Avtalene gjelder både for prosjekteringsfasen og utførelsesfasen. Konkurransen og valg av entreprenører:

3 Konkurransegrunnlaget ble klart og lagt ut på Doffin I og med at prosjektet overstiger EØS-terskelverdien (39 mill. kr. eks mva. for bygge- og anleggskontrakter) ble konkurransen også utlyst på TED; utlysning av konkurranse i Europa. Del III i Forskrift om offentlige anskaffelser kom således til anvendelse. I forkant av konkurransen ble det gjennomført en prekvalifisering av entreprenører. Det var kun entreprenør for byggearbeider, som også skal være hovedentreprenør for prosjektet, hvor det ble prekvalifisert entreprenører; 7 firmaer. På de øvrige fagområdene kom det ikke inn tilstrekkelig med henvendelser til at noen firmaer ble prekvalifisert. Av de 7 prekvalifiserte byggfirmaene kom det inn tilbud fra 3 av de. På de øvrige fagområdene kom det inn 3 tilbud på henholdsvis elektrikerarbeider og ventilasjonsarbeider, 2 tilbud på rørleggerarbeider og 1 tilbud på henholdsvis automatikk, heis og landskapsarbeider. Konkurransegrunnlaget for AV-utstyr (kinoteknisk utstyr) må gjennomarbeides ytterligere og konkurransen vil bli utlyst i løpet av september Budsjett etter konkurransen: Etter en gjennomgang av innkomne tilbud vil prosjektet kunne gjennomføres innenfor det budsjett og den kostnadsramme som kommunestyret vedtok i januar Da er det i budsjettet også lagt inn kostnader til blant annet arkitekt, konsulenter, kommunale avgifter, utsmykking, renter og uforutsette kostnader. Prosjektbudsjettet gir ikke rom for en ekstra kostnad på 3,2 mill. kr. Påløpte kostnader pr august 2014: Påløpte kostnader så langt i prosjektet beløper seg til 12,0 mill. kr. I dette beløpet ligger kostnader til plan- og designkonkurransen samt alle arbeider med forprosjekt og detaljprosjekt. Kostnadene fordeler seg på følgende måte: 4,7 mill. kr går mot den første bevilgningen, og 7,3 mill. kr går av bevilgningen på 78,5 mill. kr. Tilskudd fra Oppland fylkeskommune og Kulturdepartementet: I finansieringen av prosjektet er det forutsatt tilskudd fra både Oppland fylkeskommune og Staten v/kulturdepartementet. Først med 2,6 mill. kr på hver, så ble det søkt om utvidet tilskudd med ytterligere 3,2 mill. kr, til sammen 5,8 mill. kr på hver. Oppland fylkeskommune har i vedtak for tilskudd i 2014 vedtatt et tilskudd på 3,3 mill. kr og tilsagn om ytterligere tilskudd i 2015 på 2,5 mill. kr. Det vil si et samlet tilskudd på 5,8 mill. kr. I Statsbudsjettet for 2014 er det lagt inn et samlet tilskudd på 2,6 mill. kr, hvorav 1 mill. kr er bevilget for Det er gjort henvendelse til Kulturdepartement om det i statsbudsjettet for 2015 kan bevilges ytterligere 3,2 mill. kr til prosjektet. Tilbakemeldingen så langt har ikke gitt noe klart svar på henvendelsen. Statsbudsjettet for 2015 vil bli lagt frem 8. oktober Fasade Weidemannsalen: Under prosjekteringen av Weidemannsalen er det arbeidet med en fasade som kunne utformes av kunstner Bård Breivik. Dette er også vist i illustrasjonen som er benyttet ved tidligere illustrering av prosjektet. En slik fasade vil kreve et ekstra økonomisk tilskudd og det ble søkt om tilskudd fra Sparebankstiftelsen DNB. Imidlertid ble det ikke bevilget noe tilskudd slik at fasaden på Weidemannsalen vil bli tegnet av Snøhetta og får et materiale og utforming som vil passe inn med de to eksisterende bygninger.

4 Vurdering: I vedtaket i kommunestyret i januar 2014, sak 1/14, punkt 5, ba kommunestyret om å få saken tilbake om punkt 4 ikke blir gjennomført. Med bakgrunn i at et ekstra tilskudd fra Kulturdepartementet på 3,2 mill. kr. ikke er avklart fremmes ny sak for kommunestyret. For at planlagte fremdrift og ferdigstillelse kan gjennomføres er det viktig at prosessen ikke forsinkes ytterligere og at oppstart av byggearbeidet kan komme i gang i begynnelsen av oktober måned. Lillehammer kommune må ta risikoen og forskuttere det manglende tilskuddet på 3,2 mill. kr. Det forutsettes at man finner en løsning og Lillehammer kommune har en klar forventning til at staten og fylkeskommunen, helt eller delvis, bidrar med å dekke inn det forskutterte beløpet. Et annet alternativ er kun å bygge ut kinoen i denne omgang og eventuelt på et senere tidspunkt bygge ut kunstmuseet. Dette alternativet vil mest sannsynligvis fordyre prosjektet. Avholdt konkurranse må avlyses og ny konkurranse for henholdsvis kino og kunstmuseum må avholdes. Framdrift: I prosjektet og i tilbudene er det lagt opp til oppstart i begynnelsen av september måned Ved at det fremmes ny sak i kommunestyret vil oppstart tidligst bli i begynnelsen av oktober måned. Med ytterligere forsinkelse av oppstart kommer vi mer inn i vintermånedene med utvendige arbeider, noe som kan forsinke og vil fordyre prosjektet. Kommer ikke arbeidene i gang i oktober måned kan det det være stor sannsynlighet for at merkostnader ved vinterarbeider gjør at vedtatt budsjett ikke vil holde. I konkurransen er det satt en vedståelsesfrist for entreprenørene til mandag 17. november Utsettes oppstart slik at vedståelsesfristen går ut må det gjennomføres ny konkurranse med den usikkerheten man da vil om nye tilbud vil ligge innenfor vedtatt budsjett. Alternativt kan man be entreprenørene om forlengelse av vedståelsesfrisen. Da er man avhengig av at alle valgte entreprenører er villig til å forlenge fristen. Utsettes oppstart ytterligere og man ikke kommer i gang før til våren/sommeren 2015 vil man etter all sannsynlighet også miste den testamentariske gaven på 2,2 mill. kr. Denne har som forutsetning at: "kunstmuseet realiserer et prosjekt som innebærer en permanent utstillingssal for Jakob Weidemanns bilder og formålet skal være oppnådd innen 5 år fra arvefall", det vil si Etter henvendelse til advokatfirmaet som bistod med utformingen av testamentet er det klarlagt at prosjektet ikke trenger å være ferdig utført innen denne dato men må være tilført verdier som minimum overstiger arvepotten og prosjektet må være fysisk igangsatt. Konklusjon: Arbeidet med prosjektet har pågått i over to år og det er nedlagt mye tid, resurser og kostnader. Det er også skapt en forventing om at både kunstmuseeet får sin Weidemannsal og at kinoen får utvidet kapasitet og muligheter. En alternativ løsning kan være og kun bygge ut kinoen i denne omgang og på et senere tidspunkt bygge ut kunstmuseet. Dette alternativet vil mest sannsynlig fordyre hele

5 prosjektet. Det må avholdes ny konkurranse slik at man ikke kommer i gang med utvidelse av kinoen nå i høst. Tilbudene fra entreprenørene og øvrige kostnader ligger innenfor rammen som er gitt for prosjektet og det er kun den siste finansieringen (tilskuddet) på 3,2 mill. kr som ikke er avklart. Rådmannen anbefaler at prosjektet gjennomføres som planlagt uten videre forsinkelser i oppstart av byggearbeidene. Utsettes dette ytterligere vil det påløpe ekstra kostnader knyttet til vinterarbeider. Skal prosjektet gjennomføres etter forutsetningene må kommunen forskuttere det manglende tilskuddet på 3,2 mill. kr. Dette forventes og forutsettes dekket, helt eller delvis, av eksterne tilskuddsgivere (staten/fylkeskommunen/andre). Rådmannen vil holde formannskapet orientert om utviklingen av dette samt presentere endelig prosjektregnskap for formannskapet når det foreligger. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G: 1. Det forskutteres 3,2 mill. kr til finansiering av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum. 2. Følgende prosjektfinansiering legges til grunn: Finansiering av prosjektet pr år i mill. kroner Totalt Brutto investering 15,0 63,5 78,5 Tilskudd fra staten og 4,3 4,1 8,4 fylkeskommune (evt. andre) Forskuttert tilskudd fra staten og 3,2 3,2 fylkeskommunen (evt. andre) Testamentarisk gave 2,2 2,2 Låneopptak 7,5 57,2 64,7 Låneopptak selvfinansierende 38,0 38,0 Låneopptak ikke selvfinansierende 7,5 19,2 26,7 Lillehammer, 3. september 2014 Christian Fotland Rådmann Lars Rudi Kommunalsjef