Sammenslåing av Roan og Åfjord Fellesmøte for Arbeidsgruppene. Parken kjøpesenter 4. etg, i Åfjord

Transkript

1 Møtereferat Møte: Sammenslåing av Roan og Åfjord Fellesmøte for Arbeidsgruppene Dato/Tid: Tirsdag 23. april 2019, kl Sted: Parken kjøpesenter 4. etg, i Åfjord Deltakere: Wenche Berdahl Anne Turid Strøm Bjørg Markanes Anette Strand Harriet Larsen Silje Grønflaten Roald Terning Iren Viken Laila Refsnes Rita Møllevik Lars H. Kolmannskog Geir Ola Aune Lisbet Nebb Jan Ove Berdahl Kari Helmersen Kim Roger Asphaug Erlend Aune Ingunn Aasan Monica Larsen Torvik Jon Kristian Lomundal Paul Arne Sørgård Bjørn Hosen Per O. Johansen Forfall: tillitsvalgt Sykepleierforbundet tillitsvalgt Fagforbundet tillitsvalgt Fagforbundet tillitsvalgt Sykepleierforbundet sektorsjef Roan kommune økonomisjef i Roan kommune økonomikonsulent Roan kom. konsulent Roan kommune sektorsjef Åfjord kommune enhetsleder Roan kommune sektorsjef Åfjord kommune sektorsjef Roan kommune personalsjef Åfjord kommune kultursjef Åfjord kommune sektorsjef Roan kommune informasjonsmedarbeider ÅFK tillitsvalgt NITO controller Åfjord kommune contr. kommunestruktur ÅFK økonomisjef Åfjord kommune landbrukssjef Roan kommune leder frivillighetssentralen ÅF prosjektleder Wenche.Berdahl@afjord.kommune.no Anne.Turid.Strøm@roan.kommune.no Bjorg.Markanes@afjord.kommune.no Annette.Strand@roan.kommune.no Harriet.Larsen@roan.kommune.no Silje.gronflaten@roan.kommune.no Roald.Terning@roan.kommune.no Iren.Viken@roan.kommune.no Laila.Refsnes@afjord.kommune.no Rita.mollevik@roan.kommune.no Lars.Helge.Kolmannskog@afjord.kommune.no Geir.Ola.Aune@roan.kommune.no Lisbet.Nebb@afjord.kommune.no job@afjord.kommune.no Kari.Helmersen@roan.kommune.no Kim.Roger.Asphaug@afjord.kommune.no Erlend.Aune@afjord.kommune.no Ingunn.Aasan@afjord.kommune.no Monica.Larsen.Torvik@afjord.kommune.no Jon.kristian.lomundal@afjord.kommune.no Paul.Arne.Sorgard@roan.kommune.no Bjorn.Hosen@afjord.kommune.no Per.Johansen@afjord.kommune.no Per Eivind Studshavn Sissel Rånes Braseth Reidun S. D. Momyr Richard Hanssen Åge Frønes Joar Hauknes Sigrun Hansen Linda Nygård Paul Fjukstad Prosjektmedarbeider IKT Virksomhetsleder Åfjord k. sektorsjef Åfjord kommune tillitsvalgt Utdanningsforbundet tillitsvalgt Delta konsulent / tillitsvalgt Delta tillitsvalgt Utdanningsforbundet tillitsvalgt Fagforbundet tillitsvalget Fagforbundet Per-Eivind.Strudshavn@roan.kommune.no Sissel.Ranes.Braseth@afjord.kommune.no Reidun.Momyr@afjord.kommune.no Richard.Hanssen@skole.afjord.kommune.no Age.Frones@afjord.kommune.no Joar.Hauknes@roan.kommune.no Sigrusrs@online.no Lindaa.1nygaard@yahoo.no Paul.Fjukstad@roan.kommune.no Referent: Monica Larsen Torvik Sak nr.: 1-8 Neste møte: 17. juni 2019, kl i Roan Roan og Åfjord kommuner side 1 av 7

2 1. Fra møte i Fellesnemnda Prosjektleder orienterte fra møte i Fellesnemnda Av saker som ble drøftet var: Orientering Fosen lensmannsdistrikt og politikontakt Kulturskoleutredning i nye Åfjord kommune Godkjenning av samarbeidsavtale mellom nye Åfjord kommune og krisesenteret for Orkdal og omegn Regnskap fellesnemnda Roan Åfjord for 2017 og 2018 Orientering om status i arbeidet med å slå sammen Roan og Åfjord kommune Utkast til vedtekter for Åfjord ungdomsråd Se ellers protokollen fra møte i Fellesnemnda den Kort orientering fra leder i Frivilligsentralen i Åfjord om tilskuddsportalen. 2. Fra møte i Partssammensatt utvalg Prosjektleder orienterte fra møtet. Av saker som ble drøftet var: Politisk organisering i nye Åfjord kommune Valg av renovasjonsordning i nye Åfjord kommune Ekstra møte i styringsgruppa - organisasjonskultur Eventuelt. Arbeidsform i Fellesnemnda Se ellers protokollen fra møte i Partssammensatt utvalg den Den politiske organiseringen i Nye Åfjord kommune som ble foreslått av Partssammensatt utvalg i møtet ble nærmere gjennomgått: Kommunestyret (27 representanter) Formannskap (7 representanter) som også vil være planutvalg Kontrollutvalg (5 representanter, hvorav ett fra KST) Utvalg for oppvekst og helse (7 representanter) Utvalg for landbruk og teknisk (7 representanter) som også vil være LU-nemnd Utvalg for kultur, idrett og frivillighet (5 representanter) som er et nytt utvalg ift dagens politiske modell både i Roan og Åfjord Med denne fordeling vil alle kommunestyrets representanter være engasjert enten i formannskap eller faste sektorvise utvalg og kontrollutvalg. Det vil bli jobbet med en skisse til delegasjonsreglement basert på denne politiske organiseringen før partssammensatt utvalg behandler saken på nytt. Partssammensatt utvalg vil innstille på saken til fellesnemnda og det tas sikte på at fellesnemnda kan behandle den politiske organiseringen i den nye kommunen før sommerferien Roan og Åfjord kommuner side 2 av 7

3 3. Saker til møter i Partssammensatt utvalg 9. og 29 mai og Fellesnemnda 6. juni. Det er avtalt et ekstra møte i Partssammensatt utvalg 9. mai ut over det som opprinnelig var planlagt, fordi Partssammensatt utvalg vil være styringsgruppe i prosjektet kartlegging og utvikling ny organisasjonskultur for Nye Åfjord kommune. Saker vedr Nye Åfjord kommune som er planlagt behandlet før sommerferien 2019, må behandles på omtalte møter. Følgende saker ble nevnt: Politisk organisering Renovasjonsordning Ulike reglement som personalgruppa har jobbet med Frivilligstrategi Sektorsjef helse og velferd i Åfjord informerte om at det vil bli lyst ut en folkehelsekoordinatorstilling før eller etter sommerferien ihht vedtak i fellesnemnda (fra møte PS 3/19). 4. Status NED-prosjektet Leder i ansattgruppa og personalsjef i Åfjord kommune informerte om NED-prosjektet som har som formål å redusere sykefraværet. Det er i forbindelse med dette arbeidet utarbeidet et skjema «leder før lege» som skal tas i bruk både i Roan og Åfjord kommune. Formålet med skjemaet er å få en dialog mellom ansatte og arbeidsgiver før ansatt går til lege, for å vurdere om arbeidet kan tilrettelegges for å unngå evt. sykmelding. Skjemaet er allerede tatt i bruk i Åfjord kommune. I Roan er ordningen med skjemaet bred drøftet og skal oppe til behandling i arbeidsmiljøutvalget før de også tar det i bruk. Enhetsleder pleie og omsorg i Roan informerte om kommunens arbeid ift NED-prosjektet og at det jobbes målrettet ift tilrettelegging og at det bl.a gjennomføres obligatoriske samlinger. Skjemaet «Leder før lege» er presentert og delt med andre kommuner på en konferanse via KS i Trøndelag. 5. Status Lederutviklingsprogram med fokus på mestringsorientert ledelse i samarbeid med KS-konsulent Personalsjef i Åfjord kommune informert om status for lederutviklingsprogrammet. Ledere, hovedverneombud og tillitsvalgte deltar på et program for leder utvikling som skal gjennomføres over seks samlinger. Første samling ble gjennomført 27. februar og neste samling er 23. og 24 mai på Hovde Gård. Roan og Åfjord kommuner side 3 av 7

4 6. Stauts Program for utvikling av organisasjonskultur for nye Åfjord kommune i samarbeid med PWC Prosjektleder orienterte kort om prosjektet. Det har vært sendt ut en spørreundersøkelse pr mail til alle ansatte og politikere både i Roan og Åfjord kommune for kartlegging. Arbeide skal resultere i ett sett av verdier for den nye kommunen som også vil bli en del av ny kommuneplan. Det vil bli arrangert allmøter underveis i prosjektet. 7. Oppsummering fra arbeidsgruppene - status Helse Alle ansatte skal registrere sin kompetanse. Fristen for dette har gått ut, men alle har ikke registrert kompetansen sin. Dette følges opp. Ut fra kompetansekartleggingen må det tas en vurdering av om sektoren har tilstrekkelige ressurser. Det må tas en vurdering ift hvem som skal kjøre lønn og en tilnærming ift egenbetalinger i de to kommunene. Vedr husleie og boliger så er det drøftet at drift og vedlikehold av disse bør ligge hos teknisk. Vedr forvaltningsenhet så blir Harriet Larsen leder for denne enheten. Merkantile tjenester som er inn under helse blir også langt under denne enheten også ift fagkompetanse i Profil. Det jobbes godt i Profil-gruppa. Indre Fosen sin erfaring ift dette brukes. Frivilligstrategi ligger klar fra gruppe og skal sendes fram til politisk behandling. I planen er også frivilligkoordinator omtalt. Folkehelsekoordinatoren vil også ha en koordinerende rolle ift dette. Gruppa har jobbet med administrativ organisering av sektoren og har landet dette nå. Det vil medføre at sektoren vil ha enheter på mellom ansatte pr leder. Det er planlagt utviklingsdager på helsefagarbeidere i mai med tema samhandling, etikk og jus. Plan om å få til en tilstandsrapport for Åfjord og Roan kommuner. Planen er at denne skal brukes for ny virksomhetsplan for den nye kommunen. Planverk, tjenestetrapp, kjøkkenfunksjon og samhandling øvrige tjenester er tema som er aktuelle til neste møte i gruppa 14. mai. Spørsmål ift turnusavtaler i ny kommune og hvem som vurderer dette. Helsegruppa ser på dette, men personalgruppa kan spørres til råds. Det kan bli turnusmessige forskjeller i den nye kommunen. Det er ikke vurdert hensiktsmessig å endre turnuser som funker i dag i ny kommune. Det ble spørsmål ift ansattnummer, varenr., etc, men dette tar økonomigruppe med seg i det videre arbeidet. Oppvekst Representanter fra oppvekstgruppa har fått permisjon fra dette møtet da de har planleggingsmøte for å forberede samkjøring av oppvekstsektorene i Roan og Åfjord fra Det ble stilt spørsmål om hvilken strategi man har for å informere om at det er felles ledelse av oppvekstsektoren i de to kommunen fra 1.mai. Rådmannen i Roan sørger for at det blir sendt ut informasjon til alle foresatt i Roan kommune om dette. Roan og Åfjord kommuner side 4 av 7

5 Det ble også stilt spørsmål om hvordan en eventuell klagesak fra Roan på oppvekstområdet skal behandles fra 1. mai. Dette må vurderes nærmere. Personal Personalgruppa har jobbet med reglement og retningslinjer og flere er klar for å oversendes partssammensatt utvalg for videre behandling. Det gjelder følgende dokument: Retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mo ansatte. Intern varsling retningslinjer Etiske retningslinjer Retningslinjer for forebygging og håndtering av mobbing/trakassering i Åfjord kommune Utkast til lønnspolitisk plan er utarbeidet og tar sikte på at denne behandles i Fellesnemnda før sommeren. Gruppa har hatt drøftinger ift betalt eller ikke betalt matpause. I utgangspunktet er det ikke betalt matpause, så lenge behov eller spesielle forhold tilsier noe annet. F.eks dersom du ikke har tilgang til spiserom så tilsier dette betalt matpause. Personalgruppa vil laget et dokument som vil si noe om når betalt matpause og ikke betalt matpause kan være aktuelt. Det vil være leder som må ta beslutning om dette, men dokumentet vil være et utgangspunkt for leders vurdering. Personalgruppa vil jobbe med et permisjonsreglement for Nye Åfjord kommune. Organisering av renholdstjenesten er også noe personalgruppa vurderer nærmere. Servicetorg Arbeidsgruppa har ikke hatt møte siden forrige gang. Gruppa må bl.a vurdere hva som generelt skal ligge i et servicetorg og hva som skal ligge i Åfjord og hva som skal ligge i Roan. Landbruk og tekniske tjenester Arbeidsgruppe for landbruk og tekniske tjenester har særlig fokus på organisering, kartlegging av ulike funksjoner og stillingsbeskrivelser. Har hatt ett møte siden sist, man her ikke kommet så mye lengre. Skal ha en medarbeiderprat ila av våren med tema organisering på sektoren. I den nye kommunen er det planlagt at ressurser ift miljø og klima som har vært fordelt på flere stillinger skal samles i en stilling i ny kommune for å få mer fokus på miljø og klima. Gruppa jobber med gebyrforskrift for den nye kommunen ha ønsker å organisere dette før ferien. Renhold er også drøftet da det er et alternativ at denne funksjonen legges under sektoren. Det er planlagt bli-kjenttur i Roan 9. mai og tilsvarende tur til Åfjord dagen etter. En egen arbeidsgruppe ser på organisering av vaktordninger ift brann- og teknisk vakt samt bakvakt vann. Roan og Åfjord kommuner side 5 av 7

6 Økonomi Siste møte i arbeidsgruppen av 9. april. Har landet oppstilling ift ansvar og funksjon som har vært rundt i andre grupper og i ledergruppemøte. Det jobbes med et administrativt organisasjonskart ut fra oppstillingen over ansvar. Det blir jobbet videre med dette i dialog med ledergruppa. Gruppa vil jobbe videre med rutiner og har begynt å se på faktureringsrutiner. Økonomireglement og finansreglement må også på plass for den nye kommunen. Det må tas beslutning ift hovedbankavtale for ny kommune som det må jobbes videre med. Det er foretatt noen vurderinger ift VAR-fondene i Åfjord og Roan. Fondene bør være forholdsmessig like store pr fond pr abonnement. Det ser ut som at Åfjord har størst utfordringer ift dette for fond på avløp. Gruppe jobber videre med dette. Det er planlagt et arbeidsgruppemøte 14. mai der også representant fra Fosen regnskap, Fosen lønn og Indre Fosen er invitert for å samkjøre og få anbefalinger i det videre arbeid. Ved gjennomgang status i arbeidsgruppen på helse ble det stilt spørsmål ift ansattnummer, varenr, etc, men dette tar økonomigruppe med seg i det videre arbeidet. Informasjon Ny hjemmeside for den nye kommunen ble lansert før påske. Arbeidet med dette har tatt lengre tid enn planlagt. Tanken er at hjemmesiden skal bidra til å skape felles identitet. Det ligger et kart på hjemmesiden med oversikt og informasjon om ulike grender/steder. Lenken til den nye hjemmesiden er Du lenkes til denne siden også via hjemmesidene til Åfjord og Roan. Gruppa jobber også med grafisk profil og kommuneblomst og i disse sakene er også innbyggerne involverte. Alle oppfordres til å framsnakke den nye hjemmesiden og grafisk profil. Alle oppfordres også til å bruk infomal/budskapsplattform etter alle møter for å sikre god deling av informasjon. Kommunikasjon med ungdom er også noe det jobbes med og det er avtalt et møte denne uka. Kultur Kulturgruppa har møte i Roan i morgen, , der tema er bibliotek og det må foretas vurdering bl.a ift ambisjoner, satsingsområder og ressursbruk. Det er vedtatt en samarbeidsavtale mellom Roan og Åfjord kommuner om kulturskoletilbud fra ihht vedtak i fellesnemda og de to kommunestyrene. Det jobbes med planlegging ift dette og det er behov for utlysning av stillinger. Spelet Bjørnørfolket er i rute og det er planlagt premiere 18. juli samt forestilling 20. juli. Bjørnørspelet arrangeres i Bessaker ifm Fiskerifestivalens 40-årsjubileum. Åfjord og Roan har to frivilligsentraler i dag. Organisering av de to frivilligsentralene bør vurderes ift om de skal driftes videre som før eller om de bør slås sammen. Finansiering av frivilligsentralene er under Roan og Åfjord kommuner side 6 av 7

7 endring fra 2021 som kan medføre at kommuner under får redusert tilskudd ift dagens ordning. 8. Eventuelt Oppstart omstillingsprogram i Roan Prosjektleder orientert om at det er oppstart av omstillingsprogram i Roan onsdag kl 17. Omstillingsprogrammet forsetter også Status nytt sykehjem i Roan Sektorsjef i Roan informerte om at forhandlingene ikke er avsluttet og at det fortsatt jobbes med endringer. Neste møte Neste møte blir i Roan kl Roan og Åfjord kommuner side 7 av 7