ROAN KOMMUNE ÅFJORD KOMMUNE

Transkript

1 ROAN KOMMUNE ÅFJORD KOMMUNE Møtereferat Møte Arbeidsgruppemøte økonomi Tid/sted Tirsdag kl , Roan kommunehus Tilstede Silje Grønflaten, Roald Terning, Ingunn Aasan, Jon Kristian Lomundal, Monica Larsen Torvik Kopi Møtedeltakerne Referent Jon Kristian Vedlegg Mail fra SSB med vedlegg av (videresendt ) Oppdatert oversikt over ansvar og funksjoner Sakliste: Oppsett ansvar og funksjoner i ny kommune/nytt organisasjonskart Jon Kristian gjennomgikk oppdatert oversikt over ansvar og funksjoner. Det er gjort en endring etter forrige møte, og det er at det er tatt inn et nytt ansvar 301 Forvaltningsenhet på helse. Oppsett over ansvar og funksjoner må ses i sammenheng med organisasjonskart for den nye kommunen. Den er ikke helt landet. Økonomigruppa vurderer at oppdatert oversikt over ansvar og funksjoner i ny kommune er å betrakte som den endelige og kan benyttes i det videre arbeid. Dersom det oppstår behov for nye funksjoner må det opprettes og det gjelder også ansvar. Prosjektnummer I Åfjord har tidligere struktur vedrørende inndeling av prosjektnummer vært ift sektor, objekt og investering. Roan bruker prosjekt i investering ift utlån startlån og sosiallån. Prosjektnummer benyttes i investering både i Roan og Åfjord. Åfjord bruker også prosjektnummer på boliger og bruker to ulike funksjoner ift om brukerne/leietakerne har vedtak eller ikke vedtak. Økonomigruppa vurderer at det er mest hensiktmessig å begynne på ny nummerserier for den nye kommunen. Fosen Regnskap ved Gunda sier at et prosjektnummer kan bestå av inntil 8 tegn og kan bestå av både siffer og tall.

2 Økonomigruppa vurderer at det er tilstrekkelig med fem tegn på prosjektnummer i den nye kommunen. Det første tegnet prosjektnummeret består av skal si om prosjektet gjelder driftsregnskapet, investeringsregnskapet eller bygg. Investeringsprosjekter starter på 0, null, og driftsprosjekter starter med bokstaven D, for drift. Prosjekt vedrørende bygg starter med B for bygg. Alle bygg bør ha ett prosjektnummer der driftsutgifter og inntekter føres. Det andre tegnet i prosjektnummeret består av en inndeling på sektor som samsvarer med nummerinndelingen på sektorene i ansvarsoversikten. Det vil si at det er første siffer i enhetenes ansvarsnummer som benyttes. De tre neste tegnene vil være frie tegn pr sektor. Gjennomgående nummerering i drift og investering vedrørende bygg bør søkes. F.eks hvis det bygges et nytt skolebygg så får det i oppbyggingsfasen et prosjektnummer som benyttes i investeringsregnskapet på (0 for investering, 2 for oppvekst og valg nr på 101). Samtidig bør det opprettes tilsvarende prosjektnummer for bygg, B2101, der kostnader og evt. Inntekter på bygge i driftsregnskapet føres. Økonomigruppa vurderer at omtalt inndeling av prosjektnummer medfører at det blir letter å søke på prosjekt. Det bør lages en konverteringsoversikt for pågående prosjekter som viser kobling mellom gamle prosjektnummer i Åfjord og Roan og nye prosjektnummer i den nye kommunen. Økonomigruppa besluttet den overordnede inndelingen ift tildeling av prosjektnummer i den nye kommune som omtalt ovenfor. Rutiner fakturering Iflg. referatet fra møtet i januar skal begge kommunene samle sine rutiner for fakturering og forsystem. Ingunn har samlet rutiner for fakturering i Åfjord som ble utdelt. Det finnes også rutiner i Roan kommune ift fakturering. I møte ble fakturering i de ulike kommunene omtalt. Per Eivind fakturer både barnehage og SFO i Roan. Helse fakturerer selv i Roan. Økonomiavd i Roan fakturerer komm.avgifter via proaktiv. Denne oppgaven kunne teknisk selv har faktuert da de har oversikt over f.eks ferdigattester. I Åfjord er det Hilde Engen som fakturerer for alle barnehagene og har ansvar for redusert foreldrebetaling. SFO faktureres av Tove Staven både for Stokksund og Åset. Vedr. tilfeldigfakturering fakturering så utarbeider teknisk i Roan og Åfjord fakturagrunnlag vi Ephorte som må legges inn i Agresso. I Roan gjennomføres dette av teknisk, men ikke av samme person. Det bør være en kontroll av at alt som ligger i forsystem, her Ephorte, blir fakturert. Åfjord har en godt beskrevet rutine på dette som innebærer utkvittering i Eporte ved faktuering som ser ut til å fungere. All fakturering må være knyttet til oppdragsgiver og artikkelnummer. I Agresso spørring felles, begreper og relasjoner, OPDGIVER og kikkert, får vi oversikt over oppdragsgivere. Ikke helt likt, men ganske likt mellom kommunene. Søk på artikkel gir oversikt over artikkelnummer. Noen nummer har ikke tekst, men kun kontering. Men det er denne teksten som kommer på faktureringen. Artikkelnummeret skal starte på oppdragsgivernummeret. Det er ikke helt slik i dag i Roan, men det bør være slik.

3 Artikkelnummer må lages på nytt i ny kommune fordi vi får ny kontostreng. Vi fikk oversendt oversikt over oppdragsgiver i Indre Fosen kommune pr mail i møte som antas å bli et utgangspunkt for nye Åfjord kommune også. Sammenheng oppdragsgiver, artikkelgruppe og artikkel Ved oppretting av ny artikkel så må relasjoner ansvar og funksjon plasseres. Samtidig må du ha en artikkelgruppe som henter konto. Oppdragsgiver styrer renteberegning, rapportering, forsystem og innkrevingsmåte(eller). Legalpant styres av kundenummerserie. Økonomigruppa mener at enhetene selv må må gjennomføre utfaktureringen da de også har ansvaret for inntektene. I Indre Fosen så velger de å sende over alle grunnlag til Fosen Regnskap til utfakturering. Økonomigruppa vurderer det hensiktsmessig at Nye Åfjord kommune fortsetter som tidligere i de to kommunen i fakturering - å gjennomføre faktureringen selv. Alt bør faktureres via Agresso og dette er noe som også praktiseres i Roan og Åfjord i dag. Kun unntaksvis er det noe som går utenom og som må følges opp manuelt. Oppdragsgiver i ny kommune antas å bli tilnærmet som før da Roan, Åfjord og Indre Fosen har ganske likt oppsett i dag. Artikkelgrupper antas å bli som før. Skal stå mva-paragraf. Artikler antas å måtte opprettes på nytt. Jon Kristian utfordrer sektorsjefer om å få oversikt over hvem som skal fakturerer hva på de underliggende enhetene og rutinen for fakturering. Økonomigruppa bør orienteres ift status på dette arbeidet og bør vurdere rutinene når disse er klar for ny kommune. Lunsj Andre rutiner og reglement Økonomireglement må lages for ny kommune. Innkjøp kan være en del av økonomireglementet. Økonomireglementet bør behandles i 2019 mest sannsynlig av det nye kommunestyret som vil bli konstituert i oktober Eierskapsmelding bør utarbeides for den nye kommunen, men det vurderes som tidsnok at denne utarbeides i løpet av Både Roan og Åfjord kommune har utarbeidet eierskapsmelding. Disse er fra henholdsvis 2017 og Det bør utarbeides en oppstilling for ny kommune som viser samlet eierskap for oversiktens del inntil eierskapsmelding for ny kommune foreligger. Finansreglement og adm. rutiner må utarbeides for nye kommune. Finansreglementet bør utarbeids slik at det kan behandles rundt sommeren av fellesnemnda. Årsaken til at vi ønsker denne tidlig behandlet er i forhold til behov for utlysning av hovedbank og at føringer i finansreglementet bør hensyntas ved utlysningen.

4 Organisering av innkjøp ble diskutert og økonomigruppa mener at innkjøp bør organiseres som fakturering, dvs at innkjøp ligger på enhetene. Det kan være noen fellesanskaffelser f.eks på rådhuset. Reglement for innkjøp kan omtales i øk.reglement. Gjeldende reglement øk.reglement, eierskap og finans som er gjeldende i Åfjord og Roan distribueres i gruppa så ser vi på det i et senere møte. Diskusjon om budsjettprosess høsten 2019 og spesielt ift lønnsgrunnlag. Jon Kristian snakker med Gøril på Fosen Lønn og Terje på Arena for å få innspill i forhold til den praktiske gjennomføringen. Bank/finans - Hovedbankavtale må ut på anbud for ny kommune, og vi må starte prosessen med anbudsrunde på Doffin. Økonomigruppa vurderer at vi har behov for ekstern bistand til dette. Litt usikker om hvem som kan bistå, bør undersøke med f.eks kommunalbanken, Finnans innkjøp AS o.l. Før dette arbeidet starter bør finansreglement utarbeides. Dette kan behandles av fellesnemnda f.eks i møte 6. juni eller et evt. møte i fellesnemnda august/sept. Det må opprettes nye bankkontoer for den nye kommune og disse må være oppe å gå fra Indre Fosen forsatte med bankkontiene til Rissa kommune, men det er ikke en ønskelig løsning for nye Åfjord kommune. Det er noe ulike rutiner i forhold til startlån i kommunene, og vi må legge en plan for hvordan dette skal være i ny kommune. Åfjord bruker Åfjord sparebank og Roan bruker Indre Fosen. Vi må komme tilbake på dette i et senere møte. Vi har hatt besøk av Bergen Capital Management og vi må ta stilling til om vi ønsker bistand fra dem, eller andre på finansområdet. I møte diskuterte vil litt rundt risiko ved sertifikatlån og gevinst. Økonomigruppe vurderer tilbudet fra BCM som ikke aktuelt pr dd. Vedr innlån har Silje undersøkt at den nye kommunen kan ta over lån med avdragsplan og rente. Må gi beskjed til långiver. Dette må vi komme tilbake på. Minimumsavdrag for nye kommune må beregnes ifm budsjett Det må vurderes om det evt blir behov for å justere avdrag/avdragsplan ift denne beregningen og om det evt kan justeres ved nye låneopptak. Det er ikke tatt opp lån verken i Roan eller Åfjord i 2019 og heller ikke for 2018 for Åfjord. Evt avdragsplan for nye låneopptak i 2019 kan justeres ift ny beregnet minimumsavdrag. Dette må vi komme tilbake til. Gunda (FR), Gøril(FL) og Kjell Sverre (Indre Fosen inviteres til et møte for å få tips for hva som bør gjøres og hva vi ikke bør gjøre med bakgrunn i deres erfaringer fra sammenslåingen mellom Leksvik og Rissa.

5 Avtalehåndtering Vi har startet arbeidet med å ta i bruk avtalehåndteringsmodulen fra Arena. Vi må avklare når og i hvilket omfang dette skal tas i bruk i 2019, og hvordan dette skal fungere opp mot arkivsystem. Dette ble drøftet i økonomigruppa. Utfordringen er at Roan og Åfjord kommuner slutter å eksistere i den forbindelse er alle kontrakt/avtaler i dagens form sagt opp. I ny kommune bør det sørges for at nye avtaler inngås for fortsatt aktuelle avtaler. Det vil være arbeidskrevende og få oversikt og legge inn gjeldende avtaler for dagens kommuner for så å måtte legge inn nye avtaler gjeldende fra Økonomigruppa ønsker å få innspill fra Indre Fosen sine erfaring før vi foretar nærmere avklaringer. Jon Kristian undersøker med Kjell Sverre Tung i Indre Fosen kommune om han har mulighet til være med på neste møte i økonomigruppa for å si noen om Indre Fosen sin erfaring ift behov for nye avtaler. Vi avventer innlegging av eksisterende avtaler i modulen. Månedsrapportering I budsjettmodulen fra Arena ligger også en modul for månedsrapportering/perioderapportering. Vi må lage et opplegg for bruk av denne modulen og hvordan regnskapsrapporteringen skal gjøres. Vedrørende tertialrapportering så planlegger Roan å behandle denne i jkommunestyret i juni. Roan har også brukt å saldert på dette møtet. Åfjord planlegger også å legge fram tertialrapporten i kommunestyret i juni. Tertialrapporten bør også via formannskapet. Jon Kristian tar kontakt med Arena. Tar sikte på å bruke månedsrapporteringen til tertialrapportering for 1. tertial både i Roan og Åfjord. Dersom Roan har hatt noen utgifter vedrørende kommunesammenslåing så er det ønskelig fra Åfjord sin side å få en oppstilling over dette, slik at disse kan bli med på 1. tertial også i Åfjord kommune. Evt: VAR-Fond: Størrelsen på VAR-fond bør harmoniseres mellom kommunene inn mot ny kommune. Silje og Jon Kristian har beregnet VAR-fond pr abonnent pr : På vann kr pr abonnement i Roan og i Åfjord kr pr abonnement. På avløp kr 0 pr abonnent i Roan og kr i Åfjord. I budsjett for 2019 for Roan er størrelsen på fond pr abonnement på vann beregnet til pr Når vi tar hensyn til budsjett 2019 i Roan på vann så kan det se ut som at vann vil bli harmonisert pr , men det må undersøkes hvordan vann er budsjettert i 2019 i Åfjord.

6 Det er nesten ingen utgifter vedrørende avløp i Roan. Det vil si at fondsmidler oppstart i Åfjord hovedsak vil komme Åfjordinger til gode selv om det er stort avvik i fond pr abonnement på avløp mellom Roan og Åfjord. Jon Kristian vurderer nærmere på avløp med teknisk. Vi vil komme tilbake på dette på et senere møte. Org.nr og bedriftsnr. Nye kommuner fra må forhåndsregistreres i løpet av SSB ber om at den nye strukturen (virksomheter og organisasjonsledd i ny kommune) meldes til SSB så tidlig som mulig og sendes 1. september i Viser til en mail fra SSB til kommunen (videresendt ). Vedlagt i mailen er det et informasjonsskriv samt oversikt som viser hvordan dagens kommuner er registrert. SSB ber om at vi leser godt igjennom informasjonsskrivet og melder tilbake alle endringer for våre kommuner i vedlagt Excel-skjema. Bedriftsnummer antas mest aktuelt ift sykmeldinger. Vi må se nærmere på dette i et senere møte. Neste møte: 14. mai i Åfjord. Jon Kristian inviterer Gøril, Gunda og Kjell Sverre. Tips ift kommunesammenslåing hva bør gjøres og hvordan bør det ikke gjøres. Tidsplan kan vurderes. Behov for rydding og i hva? Ferdig kl 1450.