REFERAT FRA INSTITUTTMØTE 23. APRIL 2009 KL , Gamle Lunsj

Transkript

1 Til stede: REFERAT FRA INSTITUTTMØTE 23. APRIL 2009 KL , Gamle Lunsj Ann-Helén, Grete S., Mari, Rune H., Katrine, Jan-Paul, Ragnhild S-J, Sidsel, Johanne, Vegard, Idunn, Stig, Pål, Julia, Ragnhild W, Håkon, Hilde L., Monica, Inés, Nils-Eivind, Harald, Anja, Johannes, Tordis, Sunniva, Guro, Jorunn, Lillian, Kjersti, Aagoth, Arnfinn, Jo, Bernard, Trygve, Forfall: Jon Haakon, Jørgen, Trude, Karl Henrik, Eva, Luise, Kari, Bernt, Jorun, Marianne R, Vibeke, Jorun S, Miriam, Anders, Stine, Bjørn, Grete B, Elin, Fredrik, Even, Rune K., Jon, Erling B (perm), Kristine von Simson (perm.), Marte Kari (perm.) Møteleder: Jan Paul Brekke Referent: Katrine 1. INSTITUTTMØTENES FORM OG INNHOLD - Innkalling er et resultat av diskusjoner som kom opp i etterkant av styremøtet 25. februar 2009 og på stabsmøtet 24. mars 2009, se pkt. 5. EVENTUELT i stabsmøtereferatet. Instituttmøtet skal være et forum som er ment å ivareta flere funksjoner enn de tidligere stabsmøtene og holdes 6 ganger i året - mellom styremøtene. Dette er en foreløpig en prøveordning frem til jul. Møteplan for 2009: 11. juni, 20. august, 1. oktober, 12. november. Det vises forøvrig til vedlagte notat med beskrivelse av form og innhold. 2. NYTT FRA LEDELSE OG ADMINISTRASJON a) Administrasjon - Sensommertreff 2009: Merk dato 26. august. Tema: Politikk og valg. Vertsgruppe: IMER. Invitasjonslisten legges i resepsjonen. Alle bidrar til å fylle på og korrigere i forhold til hvem som skal inviteres. - 2-dagers stabsseminar blir november Hold av dato, nærmere info kommer senere. b) Ledelse - Rehabilitering vil bli iverksatt, med prioritert oppstart av 6 kontorer i kjelleren. - Etter anbefaling fra UNION AS er det besluttet at ISF kjøper Fuglehauggt. 6/byggetrinn 2 av staten. Dette er basert på en årlig likviditetsbelastning fram til og med 2019 som ble gjort for fire ulike eie/leie-alternativer for ISF der dette alternativet falt best ut. NOVA er orientert om at deres disposisjon av kontorene i 1. etasje ved kantinen i den anledning må opphøre. - Innføring av timeregistrering er i gang. 3. INFORMASJON FRA FORSKNINGSUTVALGET (FU): NOTAT OM "LEDELSE VED ISF". - Det vises til notat om Ledelse ved ISF av Ann-Helén som var sendt ut på forhånd i tillegg til TPG-rapporten (finnes på internweb under personal og økonomi ). Følges opp videre i FU.

2 4. GRUNNBEVILGNING, PUBLISERINGSPOENG OG FORSKERES TILKNYTNING TIL FLERE INSTITUSJONER - I noen år fremover vil grunnbevilgningen til ISF være lite følsom for den nye reglene for beregning av grunnbevilgningen. På sikt vil dette derimot slå ut. Antall tilknytninger til andre institusjoner som oppgis ved publisering vil slå direkte ut på grunnbevilgningen. Se eget notat fra Harald som var sendt ut på forhånd. ISFs policy er at vi ikke er åpne for at andre skal få tilgang til publiseringspoeng som er et klart produkt av egen finansiering. Ved samarbeid deles rimelig i forhold til kontraktsforpliktelser. Hva sier inngåtte kontrakter pr. i dag? Viktig at vi er oppmerksomme i forhold til alle nye kontrakter! Vi er tjent med størst mulig grunnbevilgning. Vi kommer tilbake til diskusjoner rundt dette. 5. EVENTUELT - ingen saker

3 VEDLEGG: Forslag til møteform ved ISF som erstatning for de tidligere stabsmøtene. Pr Instituttmøter I etterkant av diskusjonen på stabsmøtet 24. mars ble det satt sammen en liten arbeidsgruppe som nå legger fram forslag til erstatning for de tradisjonelle stabsmøtene på ISF. Forslaget er satt sammen på grunnlag av innspill på møtet, diskusjon i gruppa og møte med Ann-Helén og Grete. Instituttmøte: Vi foreslår å innføre et møte for alle ansatte kalt instituttmøte. Dette møtet skal ivareta flere funksjoner enn de tidligere stabsmøtene. Formålet er bl.a. å bidra til: - Direkte kommunikasjon mellom ledelse og de ansatte. - Bredest mulig forankring av arbeidet med sentrale saker. - Bedre kommunikasjon mellom de ansatte og deres representanter i Styret og FU, samt AU. Møteledelse: - De ansattes representanter i FU (Forskningsutvalget) og styret setter opp dagsorden og leder møtet. Representant fra AU (Administrasjonsutvalget) spiller inn saker.

4 - Ordningen med forberedende møte i forkant av styremøtet mellom instituttledelsen og ansatterepresentanter fortsetter. - Det sendes ut dagsorden og føres referat som tidligere. Innhold: - Informasjon fra ledelsen er fast punkt på dagsorden. Her informerer Ann-Helén eller andre i ledelsen om saker som er relevante for alle ved ISF. - Referat fra forrige styremøte og saker som ligger an til å komme opp på neste styremøte. - Saker fra FU eller AU som løper over tid og som går utover de to foregående punktene. Deltakere: - Alle ved ISF har møterett. Timing og hyppighet: - Møteplan for styremøter og instituttmøtene fastlegges samtidig, slik at instituttmøtene kommer mellom styremøtene. - Hyppighet: 6 ganger pr. år. - Muligheten for hurtiginnkalte møter holdes åpen for tilfeller der spesielt viktige saker dukker opp (knyttet til informasjon/innflytelse/representasjon). Prøvetid: - Instituttmøtene etableres som en prøveordning fra nå og ut 2009.

5 Anja, Harald, Inés, Jan-Paul, Jon Haakon, Karl Henrik