Beskrivelse av ønsket integrasjon mellom HK oppvekst og ephorte - tredje utkast

Transkript

1 Til prosjektgruppen Noark 5 tjenestegrensesnitt POC og pilot Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2015/ /2017-MOHE Beskrivelse av ønsket integrasjon mellom HK oppvekst og ephorte - tredje utkast Fredrikstad kommune ønsker at dokumentasjon vedrørende det enkelt barn innunder tjenesten skal arkiveres i ephorte. ephortes arkivkjerne er todelt, og dokumentasjon fra skal i sikker sone. Etter at dokumenter er arkivert, er det kun arkivet som har tilgang til dokumentene i ephorte. har tilgang til produksjonsdata i HK oppvekst. Systemsaker i HK oppvekst skal arkiveres i ephortes sakarkiv og beskrives etter sakene som gjelder hver enkelt barn. Regler for å finne korrekt saksmappe det enkelte barn (personsak) 1. Søk etter følgende i tabellen mappe/saksmappe: referansearkivdel: --A saksstatus: R,B,A klasseid: fnr (11 siffer uten mellomrom) Fagsystem skal være master? Når HK oppvekst avslutter en sak, skal status være F eller A? Vi landet ikke her i møtet , måtte gå videre. Fredrikstad byarkiv Besøksadresse: Nygaardsgt , 1606 Fredrikstad Postadresse: Postboks 1405, 1602 Fredrikstad E-postadresse: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx Webadresse: Telefon: Org.nr: Tlf. saksbeh.: Bankkonto:

2 2. Dersom saksmappe finnes, bruk denne (åpne dersom det finnes en avsluttet saksmappe) 3. Dersom det ikke finnes saksmappe, opprett ny Verdier på saksmappe når ny saksmappe opprettes av integrasjonen Noark 5 felt Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader mappeid (saksnr) Automatisk Opprett ny saksmappe dersom det ikke finnes sak på barnet etter kriteriene beskrevet over tittel Persondata: Fornavn Mellomnavn Etternavn Elevmappe Fornavn Etternavn To første ledd i tittel fast tekst Barnets navn (skal skjermes) hentes fra HK oppvekst offentligtittel Elevmappe - saksansvarlig GUTE Navn er Guro Tendal skjermingshjemmel Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 saksstatus B referansearkivdel --A opprettetdato dd.mm.åååå Datoen saksmappen opprettes Klasse klassifikasjonssystem FNR klasseid Fødselsnr Barnets fødselsnummer 11 siffer uten mellomrom eller andre tegn tittel Etternavn Fornavn Mellomnavn Etternavn Fornavn Mellomnavn skjermetklasseid Hake (i ephorte) klasseid skal skjermes skjermetklassetittel klassetittel skal skjermes Få inn saksparter i neste versjon av dokumentet. Side 2 av 8

3 Verdier på journalpost inngående Noark 5 felt Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader Journalposttype Inn/ut/ I journalstatus J journaldato dd.mm.åååå Dato for overføring fra HK oppvekst dokumentetsdato Brevdato dd.mm.åååå Dokumentets dato mottattdato Henvendelsesdato dd.mm.åååå tittel Brevtype Verdi fra feltet Brevtype i HK oppvekst skjermingshjemmel Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 Avskrivning: avskrivningsdato dd.mm.åååå Dato for avskrivning. Finnes ikke feltet i HK oppvekst, bruk brevdato for overføring til ephorte. avskrevetav Skrevet av? Navn saksbehandler referanseavskrevetav Systemid saksbehandler avskrivningsmaate BU/TE referanseavskrivesavjournalpost SystemID journalpost referanseavskrivesavkorresondansepart SystemID korrespondansepart KorrespondansepartPerson korrespondanseparttype foedselsnummer Fødselsnr Fnr avsender 11 siffer uten mellomrom skjermetkorrespondansepart Hake (i ephorte) Korrespondansepart skal skjermes navn Til/fra Fornavn Etternavn Foresatte eller andre, ikke barnet! postadresse adresselinje1 adresselinje2 postnr poststed Side 3 av 8

4 korrespondansepartenhet organisasjonsnummer Orgnr avsender 9 siffer uten mellomrom navn postadresse adresselinje1 adresselinje2 postnr poststed korrespondansepartintern referanseadministrativenhet SystemID saksbehandler Ansvarlig Ident Saksbehandlere i HK oppvekst må være registrert med leserolle i ephorte. referansesaksbehandler SystemID restanse? Flagg Side 4 av 8

5 Verdier på journalpost utgående Noark 5 felt Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader journalposttype Inn/ut/ U journalstatus E Gjerne direkte status J, hvis mulig journaldato dd.mm.åååå Dato for overføring fra HK oppvekst dokumentetsdato Brevdato dd.mm.åååå Dokumentets dato tittel Brevtype Verdi fra feltet Brevtype i HK oppvekst skjermingshjemmel Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 Administrativ enhet Saksbehandler Brukerid Eller ansvarlig? Hentes fra brukerid i HK oppv. Saksbehandlere i HK oppvekst må være registrert med leserolle i ephorte. KorrespondansepartPerson: korrespondanseparttype foedselsnummer Fødselsnr Fnr mottaker 11 siffer uten mellomrom skjermetkorrespondansepart Hake (i ephorte) Korrespondansepart skal skjermes navn Til/fra Fornavn Etternavn Foresatte eller andre, ikke barnet! postadresse? adresselinje1? adresselinje2? postnr poststed korrespondansepartenhet organisasjonsnummer Orgnr avsender 9 siffer uten mellomrom navn postadresse adresselinje1 adresselinje2 postnr Side 5 av 8

6 poststed korrespondansepartintern referanseadministrativenhet saksbehandler referansesaksbehandler Brukerid (Eller ansvarlig?) SystemID Hentes fra brukerid i HK oppv. SystemID Saksbehandlere i HK oppvekst må være registrert med leserolle i ephorte. Forsendelsesmåte og forsendelsesstatus i ephorte (på mottaker) er muligens virksomhetsspesifikke metadata? Fors.måte SvarUt Angis HVIS det er sendt via KS SvarUt. Fors.status Sendt Sendt Angis HVIS det er sendt via KS SvarUt. Verdier på journalpost notat X Dokumenttype Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader journalposttype X journalstatus E Gjerne direkte status J, hvis mulig journaldato dd.mm.åååå Dato for overføring fra HK oppvekst dokumentetsdato Brevdato dd.mm.åååå Dokumentets dato tittel Brevtype Verdi fra feltet Brevtype i HK oppvekst saksbehandler Brukerid Eller ansvarlig? Hentes fra brukerid i HK oppv. Saksbehandlere i HK oppvekst må være registrert med leserolle i ephorte. skjermingshjemmel Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 Dokumenttypene HK data har oppgitt som notat N gjøres om til notat X i denne integrasjonen. Side 6 av 8

7 Regler for å finne korrekt saksmappe systemsaker 1. Søk etter følgende i tabellen mappe/saksmappe: referansearkivdel: -SAS-3 saksstatus: R,B,A tittel: Saknr fra HK oppvekst 2. Dersom saksmappe finnes, bruk denne (åpne dersom det finnes en avsluttet saksmappe). 3. Dersom det ikke finnes saksmappe, opprett ny. Verdier på saksmappe systemsak når ny saksmappe opprettes av integrasjonen Noark 5 felt Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader mappeid (saksnr) Automatisk Opprett ny saksmappe dersom det ikke finnes saksmappe i etter kriteriene beskrevet over tittel Saknr Navn/Instans Systemsak - Saknr fra HK oppvekst Navn/Instans saksansvarlig GUTE Navn er Guro Tendal skjermingshjemmel Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 saksstatus B referansearkivdel -SAS-3 opprettetdato dd.mm.åååå Datoen saksmappen opprettes Klasse Klassifikasjonssystem EMNE2 klasseid B20 tittel PP-tjenesten Felles Verdiene på journalposter i systemsaker kan være lik som på saker for det enkelt barn (personsak). Fast tekst «Systemsak» - de to neste verdiene hentes fra HK oppvekst (tittel tredelt med tankestrek mellom hvert ord) Side 7 av 8

8 Landet vi på at vi må ha manuell oppdatering av saksbehandlere i ephorte? Saksbehandlerne i HK oppvekst bruker ikke ephorte. For å registrere rett saksbehandler på journalpostene, har vi to-tre valg? Saksbehandlerne registreres med ident og leserolle i ephorte må vedlikeholdes. Integrasjonen får regler på å søke etter ident og oppretter ny etter gitte regler dersom saksbehandler ikke finnes. Dette er absolutt et ønsket valg. Reglene: 1. Finnes brukerid fra HK oppvekst i ephorte? - Hvis Ja, er personen aktiv? Hvis ikke, åpne. - Finnes en aktiv rolle tilknyttet adm.enhet? - Bruk i så fall denne rollen - Hvis ingen aktiv rolle hos, fjern sluttdato om det finnes nedlagt rolle. Ev. opprett ny rolle med verdiene adm.enhet,, arkivdel --A, autorisasjon KL (egne saker) 2. Finnes ikke brukerid i ephorte, opprett ny med følgende verdier: - Initialer og brukerident lik brukerid i HK oppvekst (4 eller 6 bokstaver) - Fornavn hentes fra HK oppvekst - Mellomnavn hentes ev. fra HK oppvekst - Etternavn hentes fra HK oppvekst - Passord og bekreft passord det blir vi enige om - Rolle med verdiene adm.enhet enhet,, arkivdel --A - Autorisasjon KL (egne saker) Det siste, men ikke ønskede valget er å angi leder som saksbehandler på alt. Men det er ikke riktig. Vedlegg: Virksomhetsspesifikke metadata (VSM) - verdier Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur Mona Henriksen systemansvarlig sakarkivsystem Side 8 av 8