Diplomoppgave ved Handelshøyskolen BI

Transkript

1 Glenn Agung Hole Diplomoppgave ved Handelshøyskolen BI Tittel: Grovanalyse for et administrasjons- og logistikkverktøy for data- og informasjonsflyt i den nasjonale Skolefruktordningen Spesialisering i Supply Chain Management DIP 1731 og DST 1741 BI Oslo Innlevert 10.juni 2004 Student nr Side juni 2004

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Teoretisk forankring Definisjoner og begreper Informasjonsarkitektur Kjerneprosesser og støtteprosesser Leverandørene og Distributør Forvaltning Hvordan arbeidet er gjennomført Datainnsamling Tidligere spørreundersøkelser Avgrensning Business context - Figur System context - Figur Trestrukturen - Figur Interessentanalyse Dagens situasjon for skolefruktordningen Generelt Kjerneprosesser, støtteprosesser og organisasjon - figur Dagens funksjon - utsending av informasjon fra OFG Dagens funksjon - mottak av informasjon ved skolene Dagens funksjon - registrerer skole påmeldingen - OFG Dagens funksjon - utsending fra skolene Dagens funksjon - mottak av info. foreldre-/foresatte Dagens funksjon - å registrere elever til ordningen - Skolen Dagens funksjon - mottak av påmeldingsliste hos leverandøren Dagens funksjon - utkjøring Tine (hvis samdistribusjon) Dagens funksjon - mottak av leveransene - skolene Dagens funksjon - betaling Forslag til endringer i skolefruktordningen Forslag til løsning jmf utsending av informasjon fra OFG Forslag til løsning jmf mottak av informasjon ved skolen Forslag til løsning jmf registrering av skole påmeldingen Forslag til løsning jmf utsending fra skolene Forslag til løsning jmf mottak av info. foreldre-/foresatte Forslag til løsning jmf registrere elever til ordningen Forslag til løsning jmf mottak av påmeldingsliste hos leverandøren Forslag til løsning jmf utkjøring Tine (samddistribusjon) Forslag til løsning jmf mottak av leveransene skolene Forslag til løsning jmf betaling Forslag til løsning jmf bestilling av trykksaker Forslag til løsning jmf generere bestilling til sentrallager Forslag til løsning jmf angående statistikk Kritiske suksessfaktorer for at løsningen skal bli en suksess Mål og forbedringsmuligheter Oppnå en klar effektivisering av arbeidsrutinene /informasjonsflyt Målsettinger på kort sikt Student nr Side juni 2004

3 Målsettinger på lang sikt Målsetninger i forhold til markedet Målsettinger på kort sikt Målsettinger på lang sikt Prosessflyt og funksjoner Generelt Hovedfunksjonsområder - figur Overordnet prosessflyt - figur Effektiv administrasjon (løsninger) Utsending av info. fra driftsorganisasjonene til skolene Skolepåmelding til ordningen Daglig overføring av bestillinger til logistikk lagerstyringssystem Mottak av bestilte trykksaker på skolene (opsjon) Utsendelse fra skolen til foreldre-/foresatte Registrere abonnement / bestillinger til ordningene Overføring av bestillinger til leverandørenes logistikksystemer Distribusjonsliste for elevene Registrer mottatt / ikke mottatt på skolen (opsjon) Påminnelse til foreldre som ikke har betalt (opsjon) Flytting av elever Effektiv administrasjon (organisering) Form for support som tilbys av forvaltningsorganisasjonen Etablere roller innen forvaltningsorganisasjonen Håndtering av økonomiske transaksjoner (løsninger)- figur Betaling fra foreldre-/foresatte Overføring av innbetalinger til webløsningen Betaling til leverandørene Konto oppfølging på skolen (opsjon) Info. til foreldre-/foresatte når for lite betalt Håndtering av økonomiske transaksjoner (organisering) Tilbakemeldinger fra interessentene Publisering av trykksaker til weben Publisering av trykksaker Rapporter /forespørsler Overføring av opplysninger om skolene fra off. etater Ajourhold av basistabeller Registrering av årsplan for skolene Registrering av skoleprofil Registrering av årsplan for forvaltningsorganisasjon Registrering av leveransespesifikasjon Overføring til historikk/ sletting Forslag til datamodell (grov) - figur Tekniske anbefalinger Prioritering og fremdrift Generelt Referanseliste Literaturhenvisninger Kildedata Vedlegg 1- Kritiske suksessfaktorer Student nr Side juni 2004

4 1 Sammendrag Kortfattet betraktninger / konklusjoner for de som ikke skal lese hele dokumentet. Dette er en praktisk Diplomoppgave som vil presentere en grovanalyse for et administrasjons- og logistikkverktøy for data- og informasjonsutveksling mellom denne løsningen og de nevnte aktørers løsninger som ordre/ regnskap og logistikk. Med andre ord så ønsker man å få implementert inn et forvaltningsverktøy for Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker, forkortet OFG som skal baseres som et rammeverk for Supply Chain Management i skolefruktorningen. Dagens arbeidsrutiner i forbindelse med forvaltning av skolefruktordningen er til dels tungvindt og lite rasjonelt. Som nevnt i forordet er det i dag mye manuelt arbeid knyttet til forvaltning som kan effektiviseres. Mye dobbelregistrering av informasjon gir større muligheter for feilregistrering og upålitelig informasjon. Det er i dag få muligheter for sammenstilling og analysering av den data og informasjonen som finnes i ordningen. Dette bidrar dermed til at man ikke får tatt kvalifiserte beslutninger, noe som betyr at det kan bli tatt feil beslutninger på et sviktende data og informasjonsgrunnlag. Diplomoppgaven vil adressere hvordan et web basert administrasjonsverktøy- og logistikksystem kan bidra til å effektivisere berørte arbeidsprosesser, gi økt effekt av data- og informasjonsflyt for ordningen og tilrettelegge for verdi økende tjenester for skolene, foreldre, leverandører, myndighetene, samarbeidspartnere og ikke minst for OFG og Sosial- og helsedirektoratet. Diplomoppgaven inneholder en anbefaling om opprettelse av et felles informasjons og kommunikasjons organ for OFG og Sosialog helsedirektoratet rettet mot Skolemåltidet. Forvaltningen skal ivareta daglig drift av webløsningen, arbeidsprosessene er nødvendige for betjene interessentene og strategien for løsningen. Løsning skal være en interaktiv kommunikasjonsplattform for utveksling av data- og informasjon mellom alle involverte parter og de nevnte løsninger. Dette skal være en løsning for ordningen fullt og helt, ikke stykkevis og delt. Student nr Side juni 2004

5 Diplomoppgaven inneholder en interessentanalyse som beskriver hvilke forventninger interessentene har mht. å få innfridd sine ønsker og krav til den nye løsningen og en liste over kritiske suksessfaktorer. Anbefalingene er grupperte i forhold til en mulig faseinndeling for realisering. Hovedfunksjonsområder er: - løsninger for informasjonsformidling - løsninger for effektiv administrasjon - løsninger for effektivhåndtering av økonomiske transaksjoner Student nr Side juni 2004

6 2 Innledning Dette er en praktisk diplomoppgave i logistikkledelse (DIP 1731 og DST 1741), og dette vil komme sterkt til syne i oppgaven. Oppgaven har ført til at Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker, og Sosial- og Helsedirektoratet har valgt å sette i gang utviklingen av et administrasjons- og logistikksystem for den nasjonale skolefruktordningen på bakgrunn av de innspill som blir presentert i denne oppgave. Det er satt av 2,5 millioner kroner av de 20 millionene som Stortinget bevilget til administrasjon av skolefruktordningen i Utgangspunktet har vært å legge til rette for en utvikling av et administrasjons- og logistikkverktøy for data- og informasjonsflyt i den nasjonale skolefruktordningen. Dagens problemstilling med skolefruktordningen; Er at alle intraksjoner som skjer mellom Opplysningskontoret for frukt og grønsaker, heretter forkortet til OFG, skolen, foreldre og foresatte, leverandører, distributører etc. skjer manuelt. Ved hvert vår- og høstsemesteret sendes felles informasjon til alle landets grunnskoler om skolefruktordningen. Informasjonen sendes til skolensadministrasjon ved rektor, skolefruktansvarlig, ledende helsesøster, elevrådet ved skolen og til foreldrenes arbeidsutvalg, heretter forkortet FAU. Den fysiske informasjonen om skolefruktordningen distribueres i dag til skolen gjennom en samarbeidspartner, Distribusjonspartner AS, heretter forkortet DP. Etter at skolene har mottatt informasjonen, har de en måned til å avgjøre om skolen skal delta i ordningen eller ikke. De som ønsker å delta må innen utgangen av juni og desember ha meldt seg på ordningen, samt bestilt informasjonsmateriell. For skoler som melder seg på ordningen, mottar OFG i juni og november ca påmeldinger og bestilling av materiell. Alt ekspederes i dag manuelt. Bestillingene har inntil siste semester våren 2004 blitt manuelt registrert i SuperOffice. Når registeringen er ferdig, lages det egne ordreskjema for hver enkelt skole som sendes til DP. Som igjen må registre disse manuelt i sitt IT system for å få ut plukklister for hver enkelt skole. Utsendelsene skjer i august-/januar måned, rett etter skolestart. Etter at OFG har mottatt og registrert alle skolene som skal delta i ordningen sendes det et brev til alle leverandørene, i alt 150 stk; butikker, grossister om hvilke skoler som har meldt seg på og hvem de skal levere til. Denne rutinen gjentas ved hvert semester. I august Student nr Side juni 2004

7 og januar mottar skolene informasjons-materiellet som de har bestilt i juni og november måned. Informasjonspakken inneholder et skriv til foreldre og foresatte og en giro med foreslått tekst på innbetaling av abonnement på skolefrukt. Skolene sender dette med elevene hjem som ranselspost. Foreldre og foresatte får som regel to uker til å melde barna sine inn i ordningen. Hvis skolen har gitt beskjed om at pengene skal innbetales kontant har elevene med pengene til skolene. Hvis ikke, betales pengene inn på skolens skolefruktkonto. Hver enkelt klasseforstander mottar påmeldingsslipp fra barna om påmelding til ordningen. Hvis skolen ikke har noen skolefruktkonto mottar de pengene kontant og må føre opp hvilke elever som har betalt og meldt seg på ordningen. Deretter gies informasjonen videre til skolefruktansvarlig ved skolen. Leverandøren mottar skolens påmeldinger. Bestillingen legges deretter inn i leverandørenes IT system (hvis grossist) for så å produsere plukklister og bestillingslister for hver enkelt skole. For leverandører som har direkte leveranser til skolen sendes leveransene direkte til skolen to ganger i uken. For leverandører som distribuerer gjennom Tine sendes det en skoleoversikt med pakke nr. over hvilke skoler som skal ha leveranser. Transport- og lagerleder ved hvert regionalt distribusjonspunkt i Tine mottar leverandørenes distribusjonsliste til de respektive skolene. Tine henter deretter leveransene hos leverandør for ompakking på Tine sitt sentrallager for utkjøring med skolemelk til de respektive skolene. Leverandørene fakturerer skolene en gang i måneden, etterskuddsvis. Skolene får deretter administrative oppgaver i forbindelse med kontoføring av elevinnbetalinger og leverandøroppgjør. Dagens arbeidsrutiner i forbindelse med forvaltning av skolefruktordningen er til dels tungvindt og lite rasjonelt. Dette birdrar til stor arbeidsbelastning for alle innvolverte parter, særlig skolene, leverandørene og OFG. Det er mye manuelt arbeid knyttet til forvaltning som kan effektiviseres. Fokus i denne Diplomoppgaven er å adressere hvordan et web basert administrasjons- og logistikksystem kan bidra til å effektivisere berørte arbeidsprosesser, gi økt effekt av data- og informasjonsflyt for ordningen og Student nr Side juni 2004

8 tilrettelegge for verdiøkende tjenester for skolen, foreldre, leverandør, myndigheter, samarbeidspartnere og ikke minst for OFG og Sosial- og helsedirektoratet. 3 Teoretisk forankring Logistikk er et vidt begrep som de fleste av oss forbinder med forflytning av et eller annet slag. Vi tenker gjerne på transport eller lagring når vi hører begrepet logistikk. Da jeg fortalte til noen av vennene mine at jeg var begynt på BI for å studere logistikkledelse fikk jeg flere spørsmål og tolkninger av studiet. Blant noen av tolkningene jeg fikk; Jaha så du skal begynne å lære deg lagerstyring Så du har tenkt deg inn i transportnæringen altså? Skal begynne med innkjøp? Dette var noen av tolkningene jeg fikk, som vi ser så har alle tre gitt hver sin tolkning av begrepet logistikk. En har tenkt på lagerstyring, inngående og utgående varestrømmer, mens en annen har tenkt transport, har den tredje tenkt innkjøp. Alle tre innspillene blir omfamnet av begrepet logistikk, men dette er bare noen av de områdene logistikk omfamner. Logistikk er først og fremst et militært uttrykk som ble brukt av militæret om troppeforlytninger og våpenforflytninger til de forskjellige militære bataljoner som var i krig. James R. Stock & Doglas M. Lamberts I følge ovennevnte forfattere av boken Strategic Logistics Management, beskriver de supply chain management på følgende måte; Supply chain management is the integration of key business processes from end user through original supliers that provieds products, services, and information that add value from customers and other stakeholders 1 1 What is Supply Chain Management? Side 54 i Strategic Logistics Management Fourth Edition James R. Stock & Douglas M. Lambert Student nr Side juni 2004

9 Med andre ord så ser vi at ordet logistikk er vidt begrep som omfatter en hel del, deriblant effektiv data- og informasjonsflyt fra A til Å. Figur 1. Supply chain management; Integrating and managing business process across the supply chain. 2 I ovennevnte figur vises det at informasjonen ikke er en prosess, men en nøkkelfaktor for et effektivt og rasjonalt logistikksystem. OFG er i dag rik på data og fattig på informasjon. OFG sender for hvert semester ut påmeldingsskjema for skolene til å delta i skolefruktordningen. Mange skoler melder seg på ordningen, men få starter opp. OFG får i dag kun beskjed om de som melder seg på ordningen, og det er mange, men OFG får ikke beskjed om hvem som virkelig deltar i ordningen før hvert semesters slutt. Først ved hvert semesters slutt mottar OFG oversikt over virkelige tall på deltakende skoler i ordningen. Altså så mottar OFG denne informasjonen etter seks måneder. Noe som selvsagt er helt uforsvarlig drift av ordningen. 2 Figure 2-1 Side 55 i Strategic Logistics Management Fourth Edition James R. Stock & Douglas M. Lambert Student nr Side juni 2004

10 Jeg vil komme tilbake til de mer praktiske problemene og løsningene senere i grovanalysen. Hele forankringen i denne praktiske Diplomoppgaven ligger i å skape et informasjons- og logistikksystem for data- og informasjonsflyt i Skolefruktordningen. Det er her mange parter som må forholde seg til hverandre og som skal ha den samme informasjonen, mens andre bare skal videresende den informasjonen de mottar til neste ledd i verdikjeden. Se nedenforliggende figur. Figur 2. Supply chain management framewor: Elements and key decisions. 3 Diplomoppgaven tar sikte på å lage en grovanalyse for hvordan man bør utvikle en løsning for data- og informasjons utveksling mellom OFG og Sosial- og helsedirektoratet som administrativ enhet, Bama som leverandør, Tine som distributør, og landets grunnskoler med med dets elever som sluttkunder. Utveksling av all data og informasjon mellom skolefruktløsningen og de respektive aktørers løsninger (ordre, regnskap og logistikk) bør basere seg på en bruk av Extended Markup Language, heretter forkortet XML. 3 Figure 2-3 Side 59 i Strategic Logistics Management Fourth Edition James R. Stock & Douglas M. Lambert Student nr Side juni 2004

11 Med andre ord så snakker vi her om det man kan kalle Reenginering SCM process jmf. Fig 3. Hele verdikjeden i dagens Skolefruktordning vil bli restrukturert og effektivisert på grunnlag av nevnte prosess. Figur 3. Reenginering SCM process flow chart. 4 Som man forstår så er tanken ikke bare utveksling av data og informasjon mellom de nevte aktørers løsninger men også at disse løsninger skal fritt kunne kommunisere med hverandre. Intensjonen er at denne kommunikasjonen skal danne et adminstrativt forvaltningsverktøy for OFG som skal basere seg på Supply Chain Management prinsippet, som nevnte løsningen, jmf. Fig. 4 4 Figure 2-9 Side 88 i Strategic Logistics Management Fourth Edition James R. Stock & Douglas M. Lambert Student nr Side juni 2004

12 Figur 4. Implementation of supply chain management. 5 Med andre ord så snakker vi her om et rammeverk for en logistikkløsning som skal utveksle alt av data- og informasjon i dagens skolefruktordning, inn i en ny elektronisk løsning, som bl.a. nevnt i forordet. Den nye skolefruktløsningen vi her snakker om skal kun være en ren elektronisk administrasjons- og logistikkløsning for data og informasjonsflyt mellom de ovennvevnte løsninger. Selve transaksjonene må skje i de nevnte løsninger da disse løsningene er konstruert for å håndtere slike transaksjoner, noe som det ikke vil være hensiktsmessig å håndtere i denne løsningen. Ved at man får på plass en slik løsning vil man kunne ha et godt planleggings- og styringssystem for OFG (Supply chain management verktøy). 5 Figure 2-10 Side 89 i Strategic Logistics Management Fourth Edition James R. Stock & Douglas M. Lambert Student nr Side juni 2004

13 4 Definisjoner og begreper Hensikten med dette avsnittet er å gi leserne et felles utgangspunkt i forhold til definisjoner og begreper brukt i denne studien. 4.1 Informasjonsarkitektur Informasjonsarkitektur omhandler organisering, merking av informasjon og design av navigering- og søkesystemer som hjelper brukere å finne og håndtere all data og informasjon med større suksess. En god informasjonsarkitektur vil lette bruken av for eksempel en webløsning. Det gjelder å bygge en struktur eller organisere informasjon slik at den blir lett tilgjengelig for brukerne. En analogi til dette kan være et bibliotek hvor informasjonsarkitekturen gjenspeiler en kombinasjon av et katalog system og den fysiske design av bygningen som inneholder bøker. På web er informasjonsarkitektur en kombinasjon av organisering av informasjon i kategorier og et grensesnitt som presenterer disse i en form som brukerne forstår. 4.2 Kjerneprosesser og støtteprosesser Hovedarbeidsrutinene med tilhørende retningslinjer og hjelpemidler for en virksomhet, eller deler av en virksomhet omtales ofte som kjerneprosesser. Arbeidsrutiner som bidrar til at kjerneprosessene fungerer i praksis kalles støtteprosesser. 4.3 Leverandørene og Distributør Med leverandør menes eksempelvis Bama Gruppen As som frukt og grønnsaksleverandør til skolene. Eventuelt vil nærbutikker eller kjedebutikker i distriktene også fungere som leverandører til noen få skoler. Med distributør menes Tine Meierier BA. 4.4 Forvaltning a) Med forvaltning menes en organisasjonsenhet som tar for seg alle aspekter ved Skolemåltidet, men først og fremst skolefruktordningen. Det nye administrajons- og logistikkverktøyet skal bidra til at nevnte forvaltningsenhet kan drive kundeservice ut fra vi kaller Pretransaction Student nr Side juni 2004

14 elemts, Transaction elements og Possttransaction elements innen Supply Chain Mangement. Dette gjelder: o produksjon/drifting av løsningen samt helpdesk funksjon o koordinering av underleverandører o håndtering av forbedringsforslag o koordinering mot ordre, regnskap og logistikk systemer 5 Hvordan arbeidet er gjennomført Hensikten med dette kapittelet er å beskrive fremgangsmåten for å produsere denne grovanalysen. Glenn A. Hole, leder Nasjonal Skolefrukt ved Opplysningskontoret for Frukt og Grønnsaker har utarbeidet dokumentet. Guttorm Rebnes, direktør ved Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker, har fungert som rådgiver, i utarbeidelsen av analysen for et administrasjons- og logistikkverktøy for data- og innformasjonsflyt i Skolefrukt. 5.1 Datainnsamling I forbindelse med utarbeidelse av analysen har jeg benyttet meg av en markedsundersøkelse fra OFG Total (en månedlig rullende omnibus undersøkelse på den norskebefolkningens spisevaner av frukt og grønnsaker, deriblant knyttet opp til skolefruktordningen). Undersøkelsen utføres av Markeds og Media Instituttet, MMI. 5.2 Tidligere spørreundersøkelser Jeg har også brukt data hentet fra markedsundersøkelser gjennomført av OFG i mars 2003, januar, august Utvalget som har vært brukt består av svar fra 200 grunnskoler i 11 fylker og 95 leverandører i 15 fylker. Student nr Side juni 2004

15 6 Avgrensning Hensikten med dette kapittelet er å illustrere forretningsområder som er berørt av analysen. Effektivisering ligger i informasjonsarkitekturen som tilrettelegger for gjenbruk, koordinering og tilgjengeliggjøring av informasjon, komponenter og erfaringer. Business context diagrammet nedenfor viser aktørene i skolefruktordningen og informasjonsflyt mellom dem. 6.1 Business context - Figur Betaling 2. Påmeldinger 3. Varer 4. Fakturaer 5. Bekreftelser 6. Forespørsler Opplysningskontorene Butikker Grossister 7. Publikasjoner/ artikler 8. Tips og råd TINE Media 9. Oppskrifter 10. Annonser NFGF Samarbeidspartnere Leverandører 11. Mat.no's kokebok 12. Faktasider 13. Frukt og grønt leksikon 14. Generelle leksikonkategorier MMI 3,6,7,8,12, 24,25 6,7,12, 24,25 1,2,3,4,5,6,7,8,12,24, Tilleggskategorier i leksikonet(gross/dagl.) 16. Sesongkomentarer OFG (Skolefrukt) 17. Bruker kommentarer 18. Tilleggskategorier i leksikonet(presse) 19. Næringstabeller 20. Oppskrifter 6,8,12,1,2, 25,26 FAU 2,5,6,7,8,9,11,12,13, 17,19,20,2 1,24,25,26 6,7,12,17, 24,25 Direktoratet 21. Kampanjeoppskrifter 22. Brukeroppskrifter Skoleelever klasse Skoler Mydighetene Departementer 23. Handleliste 24. Nyheter / aktualiteter 25. Statistikk 26. Avbestillinger Skoleelever klasse Foreldre 1,2,5,6,7,12, 17,24,25,26 6 Business context Student nr Side juni 2004

16 6.2 System context - Figur 5 7 System context diagrammet nedenfor viser aktørene i skolemåltidet og tilgrensende systemer og informasjonskilder og informasjonsflyt mellom dem. 1. Betaling 2. Påmeldinger 3. Varer 4. Fakturaer Opplysningskontorene Logistikk-/ kommunikasjonsdatabase Butikker Grossister 5. Bekreftelser 6. Forespørsler 7. Publikasjoner/ artikler TINE Økonomi Distributører 8. Tips og råd 9. Oppskrifter 10. Annonser 11. Mat.no's kokebok 12. Faktasider 13. Frukt og grønt leksikon 14. Generelle leksikonkategorier 15. Tilleggskategorier i leksikonet(gross/dagl.) 16. Sesongkomentarer 17. Bruker kommentarer 18. Tilleggskategorier i leksikonet(presse) NFGF MMI Samarbeidspartnere Skoleelever klasse Skoleelever klasse FAU Skoler 6,7,8,8,10, 12,24,25 1,2,4 1,2,3,4,5,6, 7,8,9,12,24, 25,26 Skolemåltid Leverandører 1,2,3,4,5,6,7,8 6,7,8,10,12, 25 Distribusjons system 6,7,12,24, 25 Myndighetene Media 19. Næringstabeller 20. Oppskrifter 21. Kampanjeoppskrifter 22. Brukeroppskrifter 23. Handleliste Foreldre Skolefruktdriftsorg 6,7,8,9,10, 13,14,15,1 6,17,18,19 1,2,4,5,6,7,8,9,10,12, 24,25,26 SiteEd Departementer 24. Nyheter / aktualiteter 25. Statistikk Frukt.no Mat.no Skolefrukt Skolemelk Direktoratet 26. Avbestillinger 6.3 Trestrukturen - Figur 6 8 Trestrukturen nedenfor viser hovedfunksjonsområder for Skolemåletid, bygger på tankeprinsippet rundt de tre elementene i kundeservice Pretransaction elemts, Transaction elements og Possttransaction elements. Skolemåltid Løsninger for effektiv administrasjon Løsninger for informasjonsformidling Løsninger for effektiv håndtering av økonomiske transaksjoner 7 System context 8 Trestrukturen Student nr Side juni 2004

17 7 Interessentanalyse Hensikten med dette kapittelet er å redegjøre for hvilke forventninger interessentene har mht. å få innfridd sine ønsker og krav til den nye løsningen. Noen av interessentene er mer berørt enn andre, noe man bør ta hensyn til ved prioritering av funksjonalitet. Det er viktig å informere om ønsker, krav og forventninger som ikke lar seg realisere, eller som får lav prioritet, på tidligst mulig tidspunkt. Tabellen inneholder kun sentrale interessegrupper. Tabell 1 Interessent oversikt Interessent Ønsker, krav og forventninger Konsekvenser hvis krav ikke oppfylt? Myndigheter Skolene Foreldre -/ foresatte Leverandørene - /distributørene Informasjons- og database verktøy om ordningene, med krav om en nøytralportal. Effektivisering og tilgjengeliggjøring av informasjon om ernæringsarbeid inn mot landets grunnskoler Et verktøy for å administrere Skolemelk og skolefrukt. Enklere/ sikrere håndtering av pengeflyt Et verktøy som gjør det enklere å administrere ordningene ute på skolen. Enklere å melde på og av barna til de respektive ordningene. Krav til fleksible betalingsformer og perioder. Fastlåste abonnementsperioder hvor skolen ikke kan melde på og av elever i perioden. Enklere å administrere selve abonnements ordning med skoler og elevantall. Enklere rutiner for oppgjør mot skolene. Ikke villig til å bidra med finansiering av løsningen. Nekte driftsorganisasjonene og fronte denne løsningen inn mot grunnskolene. Mindre skoledeltakelse. Melder seg av etter kort tid pga for mye arbeid. Færre barn deltar i ordningene Missnøye hos leverandør, hvor de i verste fall trekker seg. Mindre velvilje hos leverandøren til å bidra Student nr Side juni 2004

18 OFG Samarbeidspartner Et administrasjonsverktøy som muliggjør at man kan ha hands on management Et administrasjonsverktøy som er bedre enn hva man har i dag både med tanke på statistikk og administrasjon. Forventninger om at dette frigir tid fra administrasjonsarbeidet slik at man kan fokusere arbeidet på kundepleie. Et administrasjonsverktøy som muliggjør hensiktsmessige markedsanalyser Må kunne benytte informasjon i portaldatabasen. Ingen oversikt og kontroll med hva som skjer i ordningen Stor usikkerhet mht. faktatall og statistikk. Fortsatt dårlig kvalitetssikring av leddene i verdikjeden og en inneffektiv drift.. Mindre villig til å bidra med ressurser for å ta imot løsningen. Mindre interesse for å etablere et felles administrasjonsverktøy mellom skolemelk og skolefrukt Student nr Side juni 2004

19 8 Dagens situasjon for skolefruktordningen Hensikten med dette kapittelet er å gjengi en beskrivelse av dagens situasjon. 8.1 Generelt Dagens arbeidsrutiner rundt driftingen av skolefruktordningen er til dels tungvindt og lite rasjonelt. Det er mye manuelt arbeid knyttet til dagens drift som kan effektiviseres. 8.2 Kjerneprosesser, støtteprosesser og organisasjon - figur Intro info til foreldre og lev info til skolen Registrer innmeldt skole Distribusjonspartner 3 Innmeldingsbrev Info. bestilling Registrer innmeldt skole Grossist/leverandør/butikk Utsending fra skolene Skole Mottak av info Skole 1 Bestilling Intro brosjyre Utsending of info fra OFG OFG Skole opplysn. 2 Bestill mer info samt påmelding hos OFG Skole Intro info til foreldre + slippene og giro 4 3 Reg påmelding hos OFG OFG Behandle påmelding??? OFG 9 Mottak av info Foreldre-/ foresatte 5 Returslippene Registrer / endre elev til ordningen Skole 6 Sammenstille påmelding - lage kundeliste Skole 7 Varer Utkjøring Disributør Penger 5 Påmelding/ endringer Motta påmelding og betalingsinfo. Logistikksystem hos leverandør Betaling fra foreldre Bekreftelse til skolen Grossist/leverandør/butikk Skole 8 Send bekreftelse Grossist/leverandør/butikk Penger til banken Motta oppkrav - utfør betaling 10 Utsending av oppkrav Grossist/leverandør/butikk Skole 9 Kjerneprosesser, støtteprosesser og organisasjon Student nr Side juni 2004

20 8.2.1 Dagens funksjon - utsending av informasjon fra OFG I månedene mai og november sendes det felles informasjon til alle landets grunnskoler om Skolefruktordningen for høst og vår semesteret. Brevet sendes til; Skolensadministrasjon ved rektor, skolefruktansvarlig, ledende helsesøster, elevrådet ved skolen og til FAU. Originalbrevet sendes fra OFGs driftsorganisasjon til DP som står for den fysiske distribusjonen av brevene. DP bruker i dag ca. en uke på å sende ut brevene. Dette: - gir ingen garanti for at informasjonen er mottatt - fører til unødvendig forsinkelser i utsending av brev Dagens funksjon - mottak av informasjon ved skolene Etter at alle landets grunnskoler har mottatt brevet har skolen en frist på ca. en måned til å bestemme om dette er noe de ønsker å delta i eller ikke. Dersom de ønsker å delta må de innen utgangen av juni og desember måned ha meldt seg på ordningen til OFGs driftsorganisasjon. I tillegg har de en frist til å bestille materiell fra driftsorganisasjonen innen juni og desember måned. Dette: - gir store muligheter for forglemmelser på skolene Det er ønskelig at alt skal kunne bestilles elektronisk og at skolene får et verktøy som forenkler administrasjon (huskelister) av dette Dagens funksjon - registrerer skole påmeldingen - OFG For skoler som melder seg på ordningen, mottar OFG i juni-og november måned ca påmeldinger og bestilling av materiell. Alt dette ekspederes i dag manuelt. Bestillingene har inntil siste semester, vår 2003/2004, er blitt manuelt registrert i SuperOffice hos OFG. Denne registreringen tar ca. mellom to og tre uker å få registrert i SuperOffice. Når skolene er lagt inn i Superoffice lages det egne ordreskjema for hver enkelt skole som sendes til DP. Deretter må DP registre alle disse manuelt i sitt IT system for å få ut plukklister for hver enkelt skole, DP bruker ca.to til tre uker for Student nr Side juni 2004