Oppdatert per august 2017 Skolefrukt Administrasjonssystemet for leverandører

Transkript

1 Oppdatert per august 2017 Skolefrukt Administrasjonssystemet for leverandører Generell administrasjon... side 2 Plukklister, etiketter og levering av frukt. side 11 Fakturering.. side 32 Informasjon.. side 36 Hjelpe skolene med klasser, kalender og endre bestilling... side 40 Administrering av svalskap side 47

2 Generell administrasjon Side 2

3 Min kontaktinformasjon Hovedmeny: Min kontaktinformasjon Undermeny: Leverandørregister Her ligger kontaktinformasjonen Skolefrukt og skolene benytter. Sørg for at denne informasjonen blir oppdatert ved utskifting av skolefruktansvarlig på avdelingen. Side 3

4 Skoler i ditt godkjenningsområde Hovedmeny: Min kontaktinformasjon Undermeny: Leverandør - Skolekoblinger Tabellen viser alle skoler innen ditt område. Skoler med koblingsstatus Aktiv har enten: 1. Påmeldt og valgt deg som leverandør i dag. 2. Har benyttet deg som leverandør tidligere, men er nå meldt av ordningen. Skoler med koblingsstatus Passiv har ikke valgt deg som leverandør (sier ikke noe om de er påmeldt eller ikke). Side 4

5 Alle skoler i ditt godkjenningsområde Hovedmeny: Min kontaktinformasjon Undermeny: Vis skoler i leverandørområdet Her kan du skrive ut en liste med opplysninger om skoler i området du er godkjent for. Listen har kontaktinformasjon til hver skole, hvilke skoler som er påmeldt/ikke påmeldt, og om de benytter deg eller en annen leverandør (status aktiv eller passiv ). Forklaring til de ulike uttrykkene: Påmeldt/aktiv = skole du leverer til Påmeldt/passiv = skole andre leverer til Ikke påmeldt/aktiv = skole du tidligere har levert til, potensiell ny skole Ikke påmeldt/passiv = skole du ikke har levert til, potensiell ny skole Listen kan formateres i Excel for å sortere på f.eks. postnummer, påmeldingsstatus etc. Side 5

6 Oversikt over alle skoler du leverer til Hovedmeny: Min kontaktinformasjon Undermeny: Vis mine skoler Her kan du skrive ut en liste med alle skolene du leverer til med diverse informasjon. Velg informasjonen du ønsker ved å huske av i lista under Velg variable som skal inngå i lista Side 6

7 Lagre egnede dokumenter Hovedmeny: Min kontaktinformasjon Undermeny: Mitt dokumentbibilotek Her kan du legge inn all slags mulige dokumenter, vedlegg etc. som gjelder Skolefrukt. Eksempel resultater fra undersøkelser. Velg knappen Nytt dokument og last opp. Side 7

8 Slik melder du på nye skoler Hovedmeny: Skoleabonnementer Undermeny: Start lokal påmelding Her kan du som leverandør selv hjelpe skoler du har solgt deg inn til å melde seg på Skolefrukt.no. Ved å merke av til venstre for skolens navn vil det automatisk sendes en påmeldings e-post til skolen. Husk: Kontroller at e-postadressen til skolen er riktig. Hvis adressen er feil, kan skolen kontaktes for å endre e-postadressen. Dette gjør skolen under Min skole Ajourfør skoleinfo. Skolefrukt kan også kontaktes på for å få den endret. Klikk på forhåndsvis e-post for å lese gjennom e-postmeldingen som blir sendt til skolen. Side 8

9 Slik registrerer du flere brukere på systemet Hovedmeny: Adm Undermeny: Brukere Her kan du registrere og administrere flere brukere som tilhører din organisasjon. Klikk på Søk for å se en oversikt over hvor mange brukere som er registrert i din organisasjon. Når listen over brukere vises, kan du klikke på Vis ved brukernavnet for å få se brukerens e- postadresse og passord. Slik sletter du en bruker: Klikk først på Vis ved brukernavnet og deretter på Avslutt bruker. Slik legger du til en ny bruker: Klikk på Ny bruker, og skriv inn BrukerID, e-postadresse og passord. Side 9

10 Slik ser du antall abonnementer på skolene dine Hovedmeny: Elevabonnementer Undermeny: Vis skoleabonnementer Søk opp skolen og velg en dato hvor elevene har frukt på skolen (grønn dag) Side 10

11 Plukklister, etiketter og levering av frukt Side 11

12 Start med ruteplanlegger Hovedmeny: Fruktleveranser Undermeny: Ruteplanlegger 1. Følg kolonneprinsippet 2. Plukkdag er dagen du tar ut plukklista 3. Leveringsdag er ofte én dag etter at plukklista er tatt ut og en dag før det skal spises frukt på skolen 4. De grønne dagene som blir markert er dagene eleven skal spise frukt på skolen for den aktuelle leveringen Side 12

13 Opprette fruktruter (1) Navn på fruktrute blir i dag oppgitt i et tekstfelt i Ruteplanlegger. Før installasjon av utvidelsene vil det bli kjørt en jobb som definerer et sett med ruter for hver leverandør basert på disse tekstene. Første gang fruktruter velges vil de automatisk definerte rutene bli vist Dette tilfellet viser tydelig ulempen med at rutenavn har vært oppgitt som en tekst. Rute Nr. 3 og rute Nr. 3 var trolig ment å være den samme, men den ene teksten har 2 blanke, den andre 1 blank, dermed blir det to forskjellige ruter. Side 13

14 Opprette fruktruter (2) Ved å klikke på rutenavnet får man opp følgende skjermbilde Her kan navn og eventuell beskrivelse endres, og i tillegg kan leveringsrekkefølgen (dvs. den rekkefølgen skolene kommer ut i på plukkliste og etiketter) endres. En skole som flyttes opp eller ned vil bli merket med grå bakgrunn som et visuelt hjelpemiddel Side 14

15 Opprette fruktruter (3) Skoler kan flyttes til en annen rute ved å klikke på Bytt rute i ruteoversikten for å flytte flere skoler samtidig. Side 15

16 Opprette pakkerier (1) Skjermbildet som kommer opp første gang Pakkerier velges ser slik ut: Side 16

17 Opprette pakkerier (2) Skjermbilde for registrering av nytt pakkeri Skriv inn pakkerinavn. Når dette lagres vises oppdatert pakkeriliste Side 17

18 Opprette pakkerier (3) Hvis det registreres mer enn et pakkeri vil pakkerilista bli utvidet Det blir nå vist antall Fruktruter som er koblet til hvert pakkeri, og det er mulig å slette et pakkeri som ikke er koblet til noen ruter. En kan klikke Bytt pakkeri i pakkerilista for å endre pakkeri for flere ruter samtidig. Side 18

19 Kobling mellom fruktruter og pakkerier (1) Hvis leverandøren har definert pakkerier vil det i startbildet under fruktruter være en ekstra kolonne som viser hvilket pakkeri hver rute tilhører Dette skjermbildet viser også hvordan ruter uten noen tilhørende skoler kan slettes. Side 19

20 Kobling mellom fruktruter og pakkerier (2) Skjermbildet for registrering og redigering av fruktrute vil inneholde et ekstra felt for Pakkeri for leverandører med pakkerier Side 20

21 Fruktmenyer (1) Før installasjon av utvidelsene vil alle leverandører (dvs. Testleverandører i første omgang) få definert en standardmeny basert på siste fruktvalg brukt ved utskrift av etiketter Første gang fruktmenyer velges vil dermed skjermbildet se slik ut Side 21

22 Fruktmenyer (2) Her kan leverandøren endre en allerede eksisterende meny eller registrere nye menyer Fruktmenyer kan slettes hvis det er definert mer enn en meny Side 22

23 Reservasjoner (1) Hvis ingen reservasjoner er registrert kommer følgende skjermbilde opp Side 23

24 Reservasjoner (2) Ved klikk på Ny reservasjon må man først velge skole Når skole er valgt velges hvilken frukt skolen har reservert seg mot, og hva som skal leveres i stedet Side 24

25 Reservasjoner (3) Etter at reservasjonen er lagret returneres til lista En reservasjon kan endres ved å klikke på skolenavnet, og slettes ved å klikke Slett. Det er mulig å registrere flere reservasjoner for samme skole. Det kontrolleres i tilfelle at samme frukt ikke blir brukt både som Reservasjon og Erstatning. Side 25

26 Vedlikehold av frukttyper (1) Frukttyper kan nå inneholde informasjon om antall frukt pr. kasse, og det er mulig å angi et tillegg som skal legges til ved generering av plukklister. Skjermbildet for registrering eller endring av en frukttype er nå slik: Hvis antall frukt pr. kasse angis vil antall frukt på etiketter bli vist som f.eks (4 kasser pluss 5) 85 i stedet for bare 85 som tidligere. På plukklister i Excel-format vil antall kasser og brekk (antall frukt i tillegg til hele kasser) bli vist i hver sin kolonne. Side 26

27 Vedlikehold av frukttyper (2) Tillegg oppgis i prosent, og det er mulig (men ikke nødvendig) å angi et minimum og maksimum antall frukt som skal leveres som tillegg. Et eventuelt tillegg vil ikke tas med på etiketter, OLFI fil eller fakturagrunnlag. De nye feltene blir også vist i oversikten over frukttyper: Side 27

28 Generering av etiketter og plukklister (1) Det nye brukstilfellet Skriv Etiketter og Plukklister er en kombinasjon av Vis plukkliste og Skriv etiketter. Startbildet er det samme som for Skriv etiketter, men med mulighet til å velge Pakkeri og Fruktmeny i tillegg. Valg av pakkeri vil naturlig nok ikke bli vist for leverandører som ikke har definert pakkerier. For leverandører med bare en fruktmeny vil navnet på menyen bli vist i stedet for valgboksen. Når alle valg er foretatt, klikk på Fortsett for å gå videre til neste skjermbilde. Side 28

29 Generering av etiketter og plukklister (2) Når alle valg er foretatt, klikk på Fortsett for å gå videre til neste skjermbilde. Valgene som gjøres i dette skjermbildet tas vare på når Generer liste(r) klikkes og vil være forhåndsvalgt neste gang brukstilfellet kjøres. Etiketter åpnes, som tidligere, i eget vindu. Samtidig åpnes print-dialogen for utskrift. Hvis Vis Ascii, Vis Excel fil eller Vis OLFI fil velges, vil i motsetning til tidligere disse ikke åpnes i nytt vindu automatisk. I stedet blir det generert lenke(r) som blir vist nederst på sida Her kan man velge å klikke på en lenke for å åpne (i eget nettleservindu eller i Excel, avhengig av nettleser), eller høyreklikke og velge Save as / Lagre som for å lagre generert fil på lokal disk. Side 29

30 Varsel om skoler med én eller flere fridager Her får du få også opp en liste dersom det er skoler som kun har hvite dager (= fridager) i kalenderen for neste levering. Dette gjør deg i stand til å planlegge alternativ levering i forhold til ferier og helligdager. Dette er viktig i forhold til at vi skal levere frukten det betales for ut i fra registrert kalender. Eksempel: Det leveres frukt tirsdag og fredag. Neste uke er det høstferie ( ) og skolen stengt og markert med hvite dager i kalenderen. Når en velger plukkdato 5.10 vil det komme en grønn eplemelding om at neste leveringsdager er hvite dager. Alternativ levering for spisedager på skolen rett etter hvite dager (høstferie, vinterferie etc) må da vurderes (se mer neste side) Plukkliste skolefrukt for fredag Skole Rute Kundenr Beskrivelse Plukkdag Ma Ti On To Fr Sum Test Royal elever kan Fre 0 barneskole ikke få appelsiner/citr us Sum 0 Høstferie er 8.10 til Side 30

31 Plukklistene i perioder med hvite dager Ved plukkdagene i perioder med hvite dager (for eksempel høstferien) kommer det ikke opp varsel om skoler med hvit dag så lenge systemet generer minst én dag med bestilling. I eksemplet er plukkdag tirdag 9.10 som er tirsdagen i høstferien. Mandag uken etter, altså 15.10, kommer opp på plukklista Men skolen er normalt stengt i høstferien, så det som blir tatt ut av plukklistene tirsdag 9.10 og fredag må enten leveres rett før høstferien (frukt som holder seg godt) eller tidlig mandag Alternativt at skolen har hvit dag mandag (den første dagen av høstferien). Men da går elevene glipp av frukt i én dag og leverandøren får tapt salg. Tips: Kontakt skolene dine via brukstilfellet Send informasjon til skolene før nytt semester om hvilken dag du har mulighet til å starte leveringen slik at de fjerner dag/dager i kalenderen. Eventuelt gjør dette for skolene dine under brukstilfellet Skoler-Skolekalender. Ved foreldrebetaling: Dette MÅ gjøres før bestillinger kommer inn Plukkliste skolefrukt for tirsdag Skole Rute Kundenr Beskrivelse Plukkdag Ma Ti On To Fr Sum Test Royal elever kan Tir barneskole ikke få appelsiner/citr us Sum Plukkliste skolefrukt for fredag Skole Rute Kundenr Beskrivelse Plukkdag Ma Ti On To Fr Sum Test Royal elever kan Fre barneskole ikke få appelsiner/citr us Sum Side 31

32 Fakturering Side 32

33 Fakturering av Skolefrukt til OFG Betalskoler med subsidiert pris (faktura for frukten til OFG). Skoler med vanlig abonnementsordning, der foresatte betaler kroner 3,00 pr frukt. Faktureringsgruppe 0 Gratisskoler med subsidiert pris (faktura til kommune/skole). Dette er skoler der for eksempel kommunen gir gratis frukt. Fordelen vil være at kommunen/skolen vil få faktura etter levering, slik som på den vanlige gratisordningen. Leverandøren fakturerer kommunen/skolen 2,61 ekskl. mva basert på bestillingene. Faktureringsgruppe 3 Leverandørene får tilskudd i slutten av hvert semester på kroner 1,50 inkl. mva fra OFG. OFG faktureres på grunnlag av fakturaforslag skrevet ut for hele semesteret. Antall frukt tilsvarer beløp som faktureres (kr 1,50 per frukt) inkl. mva. Side 33

34 Slik skriver du fakturagrunnlag for levert frukt Hovedmeny: Fruktleveranser Undermeny: Fakturafil med fakturagrunnlag Denne benyttes ved månedlig fakturering til OFG Her vil du se fakturagrunnlaget, som er beregnet med utgangspunkt i betalte skoleabonnementer. Beløpet inkluderer MVA. Skriv ut PDF-filen som vedlegg til fakturaen, med eventuelle justeringer og kommentarer på eget ark. Faktureringsgruppe 0 skal benyttes ved fakturering til OFG Skoler som er i faktureringsgruppe 3 skal faktureres kommune/skole Samsvar mellom fakturagrunnlag og hva som faktisk er levert. Det er kun omsetning fra dette fakturagrunnlaget som utbetales. Dvs. har du levert ut for mye varer i forhold til fakturagrunnlaget, får en ikke kompensasjon for dette. Bruk plukklisten for å sikre at det er sammenheng. Side 34

35 Slik skriver du fakturagrunnlag (ii) Hovedmeny: Fruktleveranser Undermeny: Fakturafil med fakturagrunnlag Kun til og med dato da systemet beregner perioden fra forrige genererte fakturagrunnlag. Denne skal derfor benyttes til fakturering Undermeny: Vis fakturafiler. Her vises tidligere genererte fakturaer. Undermeny: Vis fakturagrunnlag. Her vises leveranser i en til og fra periode. Undermeny: Beregn leverandørtap. Her vises tap som følge av leveranser og foresatte som ikke betaler inn. Side 35

36 Fakturering av tilskudd til OFG Hovedmeny: Fruktleveranser Undermeny: Grunnlag pristilskudd Denne benyttes ved fakturering av tilskudd i slutten av hvert semester. Velg både faktureringsgruppe 0 og faktureringsgruppe 3 Side 33

37 Informasjon Side 36

38 Send informasjon til skolene Hovedmeny: Fruktleveranser Undermeny: Send informasjon til skoler Her får du sende informasjon til skolene enten 1. Egne skoler 2. Alle skoler som kan velge deg som leverandør Tips 1: Bruk denne funksjonen for å informere skolene om nytt semester og at de i den forbindelse er nødt til å registrere klasser og kalender, eventuelt abonnement dersom de benytter multiabonnement eller har gratis frukt. Dette sikrer at fruktleveransene kommer hurtigere i gang etter hvert semesterskifte. Tips 2: Se neste side Side 37

39 Send informasjon til skolene (2) Tips: 2 Bruk denne funksjonen for å informere skolene om leveranser i forbindelse med høstferie, vinterferie etc Side 38

40 Meldinger fra skolene Hovedmeny: Min kontaktinformasjon Undermeny: Meldinger fra dine skoler Du får meldinger direkte fra skolene i innboksen. I tillegg får du lagret meldingene under: Min kontaktinformasjon/meldinger fra dine skoler Funksjonen er ment å bedre den direkte oppfølgingen av skolene og dermed sikre korrekt levering, kvalitet og variasjon. Side 39

41 Hjelpe skolene med klasser, kalender og endre bestilling Side 40

42 Slik hjelper du skoler å registrere klasser Hovedmeny: Skoler Undermeny: Skoleklasser Alle klasser som du vil aktivere slik at foresatte kan registrere sine barn, legger du inn her. Skal alle klasser på skolen få tilbudet, legger du inn alle klassene. Dette fordi foresatte blir bedt om å velge klassen eller gruppen barnet tilhører. Beskrivelsen i kolonnen Klassenavn vil være det foresatte ser. Eksempel: Årstrinn Klassenavn 1 1a 2 2a Klikk på Ny klasse for å legge inn nye klasser/grupper. Hvis du vil endre et eksisterende klassenavn eller en organisasjonsenhet, klikker du på navnet i grønt. Org.enhet er andre enheter enn klasser som ønsker å delta i skolefruktordningen. Dette kan være SFO, kantine eller lignende. Klikk på Ny org.enhet for å legge inn navnet på organisasjonsenheten. Når klassene er lagt inn, kan du bruke samme klassenavn fra høst- til vårsemesteret. Klikk på Kopier mellom semestre. Side 41

43 Slik hjelper du skoler å registrere kalendere Hovedmeny: Skoler Undermeny: Skolekalender Velg semester og kontroller at alle dager det skal spises frukt på skolen er merket med grønt. Det er denne listen som brukes som grunnlag for din plukkliste til hver enkelt skole. Det er derfor viktig at planleggingsdager og andre fridager blir merket med hvitt (klikk på en bestemt dato og den skifter farge). Du velger neste måned ved å klikke på pilen øverst til høyre i kalenderen. Dersom skolen har behov for det, kan det registreres ulike kalendere for ulike klasser ved å hake av i klasselisten til høyre for kalenderen. Merk: Først når det er valgt Lagre og lås kalender er skolen klar for bestilling. Side 42

44 Slik hjelper du skoler med fast bestilling på gratis frukt, samt endre fast bestilling Hovedmeny: Elevabonnementer Undermeny: Bestill frukt - etterksuddsfaktura Velg semester og trykk på knappen Vis bestilling. Gjør endringer under Nytt antall og utenfor raden med klasser, her Hele skolen. Side 43

45 Slik hjelper du skoler med gratis frukt å gjøre midlertidig endring (i) Hovedmeny: Elevabonnementer Undermeny: Bestill frukt - etterksuddsfaktura Velg semester og klikk på knappen Vis bestilling. Klikk så på knappen Foreta midlertidig endring. Hensikt: Midlertidig endring benyttes dersom det skal registreres endringer kun for én, eller noen få dager i et semester. Eksempel kan være når noen klasser skal på tur. En må være oppmerksom på at den midlertidige endringen må foretas noen dager i forkant av ønsket endring. Funksjonen er tilpasset ruteplanlegger hos leverandøren, slik at skolen kun kan endre de dager som leverandøren enda ikke har plukket for. Side 44

46 Slik hjelper du skoler med gratis frukt å gjøre midlertidig endring (ii) Marker datoer det ønskes gjort endringer for. Datoene blir markert med blått. Obs! Eventuelle datoer i grått kan det ikke endres antall for, ettersom dette er datoer leverandøren allerede har plukket og pakket frukt for. Legg inn ønsket endring i rubrikken Endring til høyre i bildet. For tillegg legg inn positivt tall og for reduksjon legg inn negativt tall Ny bestilling for valgte datoer kommer opp helt til høyre under Ny bestilling Klikk Lagre endringer Side 45

47 Administrering av svalskap Side 46

48 Slik registrerer du nye svalskap Hovedmeny: Materiell Undermeny: Skapregistrering Velg Fakbrikat/type fra nedtrekksmenyen. Skriv inn serienummer og År mottatt. Skal skapet rett ut på en skole velger du denne skolen før du lagrer. Hvis ikke blir skapet registrert på lager hos leverandør Side 47

49 Slik administreres svalskap videre Hovedmeny: Materiell Undermeny: Skapoversikt Klikk på knappen Vis skap hos leverandør og du får en oversikt over skap på lager. Du kan redigere informasjon om skapene under kolonnen Rediger og du kan registrere flytting av skap til skole under Flytt til. Under Finn skoler får du en oversikt over skap utplassert på alle skolene dine. Skap kan flyttes fra skole til andre skoler eller til ditt lager. Side 48