Mye arbeid og høye kostnader når arrangementer skal gjennomføres? Liten adminstrasjon og mange deltagere?

Transkript

1 Mye arbeid og høye kostnader når arrangementer skal gjennomføres? Liten adminstrasjon og mange deltagere?

2 Kostnadseffektivt og med full kontroll Her presenterer vi webløsningen for deg som ønsker full kontroll over arrangementer og deltagere. Trenger du i tillegg profesjonell rådgivning, garantert beste pris og best mulig rammer rundt arrangementet sørger vi også for det kostnadsfritt! -Og dette er IKKE for godt til å være sant! Vår forretningsidé: Gi kundene bedre kontroll, redusert ressursbruk og dokumenterte besparelser ved innkjøp og organisering av konferanser og møter

3 Proviso WebCon - komplett administrasjonsverktøy for alle type aktiviteter 5 gode grunner til å benytte elektronisk deltagerhåndtering fra Proviso : Våre erfaringer viser at du reduserer arbeidsmengden med inntil 40% og får flere deltagere Brukervennlige og fleksible løsninger som skreddersys etter behov Automatiserte arbeidsprosesser frigjør ressurser til å fokusere på kjernevirksomheten Bruk av Proviso WebCon er ikke personavhengig, gir full kontroll og alltid oppdatert informasjon, 24 t i døgnet Proviso WebCon krever ingen installasjon og har ingen lisensavgifter

4 Hva sier våre kunder? Gyldendal Undervisning "Vi bruker webverktøyet Proviso på all kursvirksomhet og har gjort det i flere år. Systemet har blitt skreddersydd etter våre behov, og påmelding til alle kurs har blitt samlet i en spesialtilpasset kursportal. Vi bruker også selskapet Proviso for bestilling av hotell og møterom til faste avtalte priser. Vi har aldri hatt bedre kontroll og oversikt over kursvirksomheten vår, jeg vil nesten påstå at vi ikke kunne klart oss uten!" May-Elin Bruneau Markedssjef NRK Aktivum "Vi gjennomfører mange store arrangementer i året for våre kunder og benytter Proviso for å få bedre kontroll på påmelding og informasjonsflyt. Vi har i tillegg benyttet Proviso webtjeneste og fått produsert egne konferansesider for de store arrangementene. Vi ser det som en stor fordel for kundene våre at informasjon og påmelding enkelt kan samles på Internett - uten at egne it-avdelinger behøver å involveres." Ann-Kristin Holen Direktør Aktivum Fagforbundet "Vi benytter Proviso for planlegging og bestilling av kurs og konferanser. Vi har en fast kontaktperson, vi sparer masse tid og slipper alt arbeidet med å finne ledig plass og diskusjon om pris! Det er ingen tvil om at Proviso har spart oss for store beløp i løpet av de årene vi har vært kunde." Leif Handeland Administrativ nestleder

5 Se hvordan det fungerer

6 Send ut profesjonelle invitasjoner Avsender av invitasjonen Personliggjør invitasjon fornavn/ etternavn eller generell invitasjon Egen firmaprofil/ brand/ design Agenda/ deltagerprogram Gjør registreringen enkel : - link til skjema - deltagerhåndtering - link til definert web side - skreddersydd informasjon Kan ikke delta funksjon Elektronisk invitasjon

7 Gjør invitasjonen til hjemmeside Enkelt å produsere profesjonelle hjemmesider for arrangementet Benytt design fra eget registreringsskjema Tilgjengelig for flere Link til all relevant informasjon Ikke behov for ekstra ressurser som IT-programmering eller oppdateringer Hjemmeside

8 Med enkelt registreringsskjema Tilpass tekster og innhold Legg inn tvungne felt Eget brand og design Kapasitetsbegrensninger Tips en venn funksjon Henvendelse med historikk Informasjonsknapp, legg ved agenda og informasjon

9 eller avansert Ulik behov for innhenting av informasjon og krav til tilbakemeldinger Deltagerkategorier, parallellsesjoner, reise- og hotellbestillinger Henvendelse med historikk Hotell og reisebestilling Legg til informasjon Faktura eller kredittkort

10 Automatisk bekreftelse på skjerm og e-post Elektronisk bekreftelse Mottas umiddelbart Deltager kan gjøre endringer på sitt skjema Outlook kalenderfunksjon Deltager kan henvende seg elektronisk ved spørsmål Outlook kalenderfunksjon

11 Enkelt å kommunisere med deltagerne underveis Endringer SMS E-post Databasestyrte henvendelser Deltager gjør selv endringer Support Henvendelser

12 Økonomien håndteres umiddelbart Online / offline betaling Ulike priskategorier, før- og etterpris Økonomirapporter Elektronisk sikkerhet Kredittkort og / eller faktura Enkelt å purre Faktura Kredittkort

13 Løpende rapporter Deltagerlister Aktivitetsrapporter (sesjoner, grupper) Rapport for hotell og romfordeling Økonomisk rapport Rapporter på tvers av aktiviteter Filtrér informasjon Detaljnivå Rapporter til eksternt bruk Excel-format Realtime rapporter 24/7

14 Evaluering, feedback fra deltagere E-post med link til evalueringsskjema Målrettet evaluering Ulike spørsmålsformuleringer: Graderingsspørsmål, 1-10, Flervalg, Fritekst ROI feedback til neste aktivitet

15 Eksempler på kundecaser

16 Arrangement: Eksklusiv Shoppingkveld, Aller Media AS Oppgave: Teaser, invitasjon og påmelding Egen branding og design Bekreftelse direkte på e-post Personlig eller generell invitasjon Link til definert webside Outlook kalenderfunksjon Deltager gjør selv endringer

17 Arrangement: If Sikkerhetssenter Oppgave: Kursoversikt på egen web, teaser, invitasjon, påmelding og betaling Kursoversikt på egen web Grupperegistrering

18 Arrangement: Gyldendal Oppgave: Online kurskalender, teaser, invitasjon, påmelding og betaling Kurskalender Registrering Utfyllende info og påmelding

19 Når arrangementer skal gjennomføres kostnadseffektivt og med full kontroll! Proviso planlegger, legger til rette og setter i gang nødvendige oppgaver. Du som kunde får fordelene av vår erfaring, vårt volum og våre systemer og kan selv prioritere faglig innhold, service og gjennomføring. Det tror vi i Proviso er en bra arbeidsfordeling som gir gode arrangementer. Proviso Holding AS tlf: post@proviso.no

20 Kontakt oss vi har løsningen! Proviso Holding AS tlf: