Oslo kommune. Undervisningsbygg Oslo KF. Strategiplan for. Undervisningsbygg Oslo KF

Transkript

1 Oslo kommune Undervisningsbygg Oslo KF Strategiplan for Undervisningsbygg Oslo KF

2 SIDE 2 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

3 Strategiplan for Undervisningsbygg Oslo KF Dette dokumentet er styrende for foretaket i Dokumentet er utarbeidet med bakgrunn i foretakets vedtekter og Oslo bystyres eierstrategi for foretaket. Strategiplanen oppdateres årlig i samsvar med de budsjettrammer og føringer som er gitt foretaket i Oslo kommunes årlige budsjetter og tildelingsbrev. Den årlige utgaven av strategiplanen representerer en gjensidig forpliktende avtale mellom styret og administrerende direktør. Endringer som måtte oppstå, vil bli behandlet som tillegg /endringer i forhold til dette dokumentet. Slike endringer vil derfor skje skriftlig som bilag til dette avtaledokumentet. Ved større endringer vil dette dokumentet bli revidert. Oslo, 22/ Steinar Manengen Styreleder Ingrid Dahl Hovland Nestleder Rigmor Helene Hansen Administrerende direktør STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 3

4 Forord En del av noe større har samtidig lagt opp til et grønt skifte i vår by, Oslo skal halvere klimagassutslippene innen 2020 og Oslo skal bli Europas miljøhovedstad. Det er altså store globale, nasjonale og kommunale krefter i sving når det grønne skiftet nå skal gjennomføres. I det nye felleseuropeiske anskaffelsesregelverket er det videre fastslått at offentlige innkjøpere har plikt til å fremme klimavennlige løsninger. Undervisningsbygg er en del av denne grønne bevegelsen. Vi er en del av noe større. Undervisningsbygg er et stort eiendomsforetak. Gjennom bygging, vedlikehold og andre aktiviteter påvirker vi samfunnet langt mer enn å sørge for gode skolebygg. Vi har innvirkning på nærmiljøet rundt skoler, på elever og familier. Våre avtalegrunnlag kan være bestemmende for lønnsnivået blant bygningsarbeidere, for lærlingplasser i byggebransjen, for om leverandørene satser på klimavennlige alternativer og for utviklingen av innovative løsninger. Vår visjon er «Et skolebygg å være stolt av». Jeg ønsker at alle ansatte i Undervisningsbygg også skal kjenne stolthet fordi vi arbeider i dette kompetente foretaket. Vi er en viktig brikke med et viktig samfunnsansvar som en del av noe større enn oss selv. Klima En av de største utfordringen i verden i dag er de pågående klimaendringer med naturkatastrofer, flom og tørke. Alle verdens land har derfor samlet seg til en global dugnadsinnsats på klimaområdet med klimaavtalen i Paris som forpliktende dokument fra 4. november Gjennom rapporten «Grønn konkurransekraft» har Norges regjering synliggjort hvordan ord skal omsettes til handling. Byrådet i Oslo kommune Innovasjon Innovasjon er ikke bare å dra seg selv fremover. Der er å dra bransjer og næringer fremover, det er å dra samfunnet fremover og det er samarbeid og utveksling av kunnskap. Det utvikles løsninger på tvers av landegrenser. Undervisnings bygg har aldri vært redd for å ta en leder posisjon for å utvikle gode løsninger i vår bransje. I innovasjonsprosjekter er vi alltid en del av en større utviklingsprosess og vi bidrar både på vegne av oss selv og på vegne av fellesskapet. Innovasjonsprosjekter er pr. definisjon en del av noe større. Et seriøst arbeidsliv I Norge har vi lange tradisjoner for et seriøst og organisert arbeidsliv. En negativ utvikling med lave lønninger, manglende arbeidsavtaler, skatteunndragelser og annen arbeidslivskriminalitet truer denne modellen, hindrer bruk av lærlinger og gjør yrkesfag til et lite attraktivt valg for norsk ungdom. Alle politiske partier, regjeringen og Oslo kommune er enige om at vi må intensivere kampen for å bevare et seriøst arbeidsliv. Den såkalte Oslomodellen vil plassere Oslo helt i front i denne satsningen. I det nye anskaffelsesregelverket er det også inntatt regler som gir det offentlige mulighet og plikt til å sikre seriøse rammer. Overordnede organer er helt avhengig av Undervisningsbygg og andre offentlige markeds aktører for at beslutningene skal bli effektuert. Undervisningsbygg skal altså bidra til SIDE 4 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

5 Innhold et ønsket fremtidig Norge. I denne sammenheng er vi en del av noe større. Universell utforming Våre bygninger skal utformes slik at alle har samme mulighet til å komme seg inn og rundt uavhengig av funksjonsevne. Vi må bygge slik at følgene av å ha en funksjonshemming ikke blir mer, men mindre tydelig. Vi skal bidra til det gode samfunn og det er et samfunn der alle kan delta. Sikkerhet I Undervisningsbygg skal sikkerhet alltid ha førsteprioritet. Dette fordi ingen andre hensyn kan gis større oppmerksomhet enn å sikre trygge rammer på byggeplasser og på skolene for øvrig. Våre medarbeidere Undervisningsbygg har dyktige medarbeidere i alle ledd. Det er også mange nyansatte som skal bidra til at Undervisningsbyggs arbeidsoppgaver blir utført på en best mulig måte. Jeg vil her understreke at alle medarbeidere skal bli inkludert i mindre fagkretser, i seksjoner, i avdelinger og i Undervisningsbygg som helhet. Alle må fungere hver for seg og som del av større og mindre team for at Undervisningsbygg skal fungere. Alle medarbeidere har viktige roller, og i Undervisningsbygg er du alltid en del av noe større. DEL 1: Strategiske rammer og retning Formål Visjon Verdier Forretningsidé Byrådets mål for perioden Styrets føringer for perioden Langsiktige mål, delmål, resultatindikatorer og måltall... 8 DEL 2: Strategisk styring Mål- og resultatstyring og strategier Ressurser og organisering Økonomiplanen Resultatindikatorer og måltall Usikkerhet (risikoer, muligheter) og aktiviteter VEDLEGG Eierstrategi Samlet kontrollplan Bemanningsplaner Budsjett for Driftsbudsjett Investeringsbudsjett Prosjekter Når den enkelte medarbeider skal gå løs på oppgaver fremover, kan dere også tenke på at vi er deltakere i en global klimadugnad, vi bidrar til samfunnsutviklingen i Norge og vi er en av Oslo kommunes viktigste redskaper i denne sammenheng. Samtidig skal vi stadig strekke oss for å bli enda bedre til å drifte, bygge, vedlikeholde og utvikle skolebygg og være et forbilde i bransjen. Jeg er stolt av dere. Dere bør være stolte av dere selv. Vi er en del av noe større. Adm. direktør Rigmor Helene Hansen STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 5

7 DEL 1: Strategiske rammer og retning Undervisningsbyggs formål, visjon, verdier, forretningsidé og Oslo kommunes eierstrategi samt langsiktige målsetninger utgjør det strategiske fundamentet som virksomheten bygger på. Foretakets strategiske fundament, skolebehovsplanen og økonomiplanen definer foretakets langsiktige handlingsrom Formål I henhold til eierstrategien og foretakets vedtekter er Undervisningsbyggs formål å ivareta eieransvaret for Oslo kommunes skole- og undervisningseiendommer, samt sikre Oslo kommune en langsiktig portefølje av gode og hensiktsmessige skole- og undervisningslokaler ved å: utvikle eiendommene slik at de er tilrettelagt for en effektiv tjenesteproduksjon og overordnede pedagogiske forutsetninger opprettholde realverdien som eiendommene representerer i henhold til forretningsmessige prinsipper ivareta kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold, utvikling og eventuell utfasing av eiendommene Til hjelp for ledere og medarbeidere er det utarbeidet en egen veileder, «Ledelsesprinsipper i Undervisningsbygg», som gir rettledning for hvordan den enkelte skal opptre for å fremme verdiene. I tillegg er det utarbeidet en egen folder om etikk i Undervisningsbygg Forretningsidé Undervisningsbygg skal levere gode skoleanlegg til Oslos befolkning. Begrepet gode skoleanlegg tilsier at utvikling og vedlikehold av skoler skal planlegges og gjennomføres med god funksjonalitet og bruks kvalitet som bærende elementer. Tekniske løsninger skal være solide, enkle, billige i et livsløps perspektiv, miljøriktige og mest mulig basert på løsninger og standardisering i kravspesifikasjon for skoleanlegg Byrådets mål for perioden Byrådets budsjett 2017 og økonomiplan definerer følgende mål, tiltak og resultatindikatorer for Undervisningsbygg: 1.2. Visjon Et skolebygg å være stolt av! 1.3. Verdier Alle i Undervisningsbygg skal opptre i henhold til foretakets verdier som er i samsvar med Oslo kommunes overordnede verdier: Profesjonell Nytenkende Modig Redelig STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 7

8 Tabell 1 1 Samlet sluttkostnad for prosjektene skal ikke overstige samlet styringsramme for porteføljen, det vil si at samlet sluttkostnad delt på samlet styringsramme er 1 for porteføljen. Prognose for sluttkostnad benyttes dersom sluttrapport ikke er ferdig utarbeidet. Resultatindikatorene gjelder overleverte prosjekter siste tre år. Mål, tiltak og resultatindikatorer Mål: Oslo kommune skal forvalte og drifte kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne. Tiltak 1: Totale sluttkostnader for byggeprosjektene overstiger ikke samlet styringsramme Tiltak 2: Prosjektene skal ferdigstilles til avtalt tid Tiltak 3: Byggene skal være bærekraftige og energieffektive Tiltak 4: Ledigheten i bygningsmassen skal være lav Resultatindikatorer Måltall 2016 Måltall 2017 Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet portefølje av 1 1 ferdigstilte bygg 1 Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid 100 % 100 % Andel nye bygg som tilfredsstiller passivhusstandard 100 % 100 % Andel ledighet 1 % 1 % Det er fra og med 2017 et eget klimabudsjett for Oslo kommune. Tildelingsbrevet for 2017 til Undervisningsbygg innfører rapportering på noen nye områder fra 2018 og legger opp til at det utarbeides konkrete forslag til måltall, se tabell 2. Måltall for den enkelte resultatindikator finnes i tabell 5 i kapittel 2.4. Tabell 2 Mål, tiltak og resultatindikatorer Mål: Klimagassutslipp skal halveres innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå. Resultatindikatorer Undervisningsbyggs forslag Utfasing av gjenstående Antall bygg med oljefyr All oljefyring er utfaset oljefyrer i kommunale bygg Energieffektivisering -og klimatiltak i kommunale bygg kwh/kvm Levert energi til hele foretakets bygningsmasse (kwh/m2/år) Andel totalrehabiliterte bygg som tilfredsstiller passivhusstandard (%). Se måltall i kap. 2.4, tabell 5. Omlegging til grønn anleggsdrift Antall fossilfrie byggeplasser/total antall byggeplasser Se måltall i kap. 2.4, tabell Styrets føringer for perioden Undervisningsbyggs styre ønsker særlig å fokusere på følgende forhold i perioden : Bygge mest mulig skole for pengene i et livssykluskostnads-perspektiv og sikre best mulig arealutnyttelse. Fokusere på hvordan dette skal gjøres og måles. Sluttbruker- orientering og hensyn til brukers ønsker, eksempelvis avviksrapportering, brutto/netto-faktor. Bruke leverandørmarkedet optimalt. Forbedre anbudsgrunnlagene, identifisere krav som kan tas bort. Vurdere mulighetene for å redusere tekniske installasjoner og samtidig bevare kvaliteten på eiendommene, fokusere på kost-nytte. Sørge for sikkerhet på byggeplass og skoler, både for elever og for arbeidere. Prioritere miljøperspektivet i henhold til foretakets miljøstrategi. Bevare og videreutvikle relevant kompetanse i foretaket. Benytte erfaringene i nye prosjekter Langsiktige mål, delmål, resultatindikatorer og måltall Undervisningsbygg har følgende langsiktige mål, delmål, resultatindikatorer og måltall for perioden : SIDE 8 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

9 Tabell 3 Langsiktig mål 1: Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov. Delmål Resultatindikatorer Mål(tall) 2 Delmål 1: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Delmål 2: Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Delmål 3: Reduserte feil og mang ler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Delmål 4: Godt begrunnede planer for utvikling og opp gra de ring av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter 1. Ivaretas av aktiviteter i handlingsplanene. Måloppnåelsen evalueres kvalitativt. Se også mål tall for Delmål Ivaretas av aktiviteter i handlingsplanene. Måloppnåelsen evalueres gjennom interne og eksterne benchmarkinger. Vestli skole brukes som utgangspunkt for beregninger og vurderinger. 3.a. Score på omdømmeundersøkelse 3.b. Kundetilfredshetsindeks (KTI) 3.c. Andel prosjekter som har bestått fullskalatest på 1. eller 2. forsøk (%) 3.d. Andel prosjekter som har bestått teknisk kontrollbefaring på 1. forsøk (%) 3.e. Bygget har ferdig bestått funksjons kontroll av ventilasjon i 1. driftsår. (%) Måltall hvert 2.år Måltall hvert 2. år %-andel %-andel %-andel 3.f.Gjennomføringsgrad reklamasjoner (%) %-andel Utkvitterte/ totalt antall 4. Ivaretas av aktiviteter i handlings planene Måloppnåelsen evalueres årlig Langsiktig mål 2: Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet. Delmål Resultatindikatorer Mål(tall) Delmål 5: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Delmål 6: Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift. Delmål 7: Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. 5.a. Antall prosjekter Undervisnings bygg deltar i /tar initiativ til 5.b. Antall nye løsninger som Undervisningsbygg tar i bruk 6. Levert energi til hele foretakets bygningsmasse (kwh/m2/år) 7.a. Alvorlige avvik meldt i ORRA 3, ikke lukket etter 1 mnd. (akkumulert) 7.b. Uønskede hendelser brann, vannskade mm. meldt Oslo forsikring. Undervisningsbyggs egenandel (gårdseieransvar, ikke hærverk) 7.c. Uønskede hendelser hærverk, leietakeransvar, meldt Oslo forsikring, kundens egenandel. 7.d. Maksimalt antall skader med sykefravær - eiendoms-prosjekter 7.e. Maksimal antall skader med sykefravær på mer enn 4 uker- alle prosjekter 7.f. Maksimal H-verdi 1 4 Årlig måltall Årlig måltall kwh/m2/år Antall Antall Antall meldte saker til forsikringen Antall Antall Beregnet verdi 2 Tabell 5 på side inneholder en detaljert oversikt over måltall og resultater. 3 ORRA Brann (Object Register & Risk Assessment) er et elektronisk rapporterings -og avviks behandlingssystem for branndokumentasjon som erstattet brann- og IKT permer på skolene. Brannvesen, Politi og Beredskaps etaten har tilgang til systemet. 4 Hyppighetsverdi 1: antall skader med fravær per arbeidstimer. STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 9

10 Langsiktig mål 3: Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden. Delmål Resultatindikatorer Mål(tall) Delmål 8: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging 8.Samkjøring av bemanningsplanlegging og kompetanseplanlegging oppnådd gjennom en konkret kompetanse/bemanningsplan Ja/Nei I det etterfølgende beskrives de langsiktige målene, med tilhørende delmål, nærmere. Langsiktig mål 1: Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov Delmål 1: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Delmål 1 er en forutsetning for å oppnå lavest mulig livssykluskostnader. Derfor er det viktig at det oppnås enighet om oppdaterte og tydelige krav både internt og eksternt. Byrådet vedtar funksjonelle kravspesifikasjoner i Oslo kommune. I tillegg til standard kravspesifikasjon blir det utarbeidet tekniske og FDV-begrunnede krav. Disse kravene skal sikre hensiktsmessig drift etter overtakelse. Fravik fra standard kravspesifikasjon skal godkjennes av byrådet. Fravik fra tekniske og FDV-begrunnede krav skal godkjennes av byråd for finans. Foretaket skal bidra til implementering av en effektiv fravikshåndtering, for å hindre at fravikssystemet blir fordyrende og forsinkende. Delmål 2: Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Undervisningsbygg benytter analyser av livssykluskostnader ved valg av alternative løsninger. Det er behov for bedre systematikk og erfaringstall for å kunne benytte slike analyser i enda større grad. Det skal derfor gjennomføres tiltak for å øke kompetansen på området. Delmål 3: Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Undervisningsbygg skal aktivt benytte erfaringer fra gjennomførte prosjekter, eksempelvis erfaringer fra fagteam, resultater av fullskalatester, tekniske befaringer og 3. partskontroller for å redusere feil og mangler ved overlevering. I tillegg skal resultater fra dialogen med kunden, herunder samhandlingsseminaret høsten 2016, legges til grunn for prioritering av aktiviteter. Delmål 4: Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter Skolebehovsplanen, som utarbeides av Utdanningsetaten, gir en oversikt over forventet behov for skoleplasser i en 10- års-periode både for grunnskolen og den videregående skolen, og skisserer hvordan dette behovet kan møtes. Undervisningsbygg skal ha god oversikt over eiendommenes tilstand og kunne dokumentere det langsiktige investeringsbehovet for å tilfredsstille dagens lover og forskrifter og for å unngå tap av kapasitet. Foretaket skal utarbeide begrunnede planer for å skaffe finansiering til nødvendige oppgraderinger. Disse opplysningene er forutsetning for å kunne utarbeide en helhetlig skolebehovsplan som skal sikre fremtidig skolekapasitet på en gunstigst mulig måte. Langsiktig mål 2: Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet Delmål 5: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Hovedmålsettingene for Oslo kommune er 50 % reduksjon i klimagassutslippene sammenlignet med 1990-nivå innen 2020, og 95 % innen Undervisningsbygg har en ambisjon om å ligge i forkant av miljøkrav i lover og forskrifter og være et forbilde i byggenæringen. En av foretakets langsiktige miljømål er: Undervisningsbygg skal bidra til et klimanøytralt samfunn gjennom innovative løsninger. Denne målsetningen innebærer at Undervisningsbygg skal være modig og skal prøve ut nye løsninger. Undervisningsbygg skal også utfordre arealeffektivitet og sambruk i skolene. Som første eiendomsaktør i Oslo kommune og tredje aktør i bransjen, har Undervisningsbygg sluttet seg til Grønn Byggalliansens ti strakstiltak i Eiendomssektorens Veikart mot SIDE 10 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

11 Strakstiltakene er følgende: Miljøsertifisere organisasjonen (ISO eller Miljøfyrtårn for mindre bedrifter) Fjerne fossil oppvarming (olje og gass), også til topplast Kun kjøpe bygningsprodukter uten innhold av helse- og miljøfarlige stoffer Innføre miljøledelsessystem Gjennomføre en utredning om hva takflatene kan og bør brukes til, som for eksempel overvannshåndtering, energiproduksjon, rekreasjonsareal eller birøkt Premiere innovative løsninger og diskutere risikohåndtering Kreve at arkitekten utarbeider plan for hvordan materialene kan demonteres og gjenbrukes ved ombygging eller riving og tilstrebe å finne løsninger og materialer som gir minst mulig avfall Bestille energibudsjett for beregnet reelt energibruk Etterspørre og prioritere bygningsprodukter som har lave klimagassutslipp dokumentert gjennom EPD (Environmental Product Declaration) Etterspørre fossilfri byggeplass Delmål 6: Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Undervisningsbyggs miljøstrategi har klare målsetninger når det gjelder energieffektive skolebygg og energibruk på eksisterende skolebygg. Oslo kommune har satt mål om energieffektivisering i bygg med 27% innen 2030, sett i forhold til 2010-nivå. Undervisningsbygg har satt seg mål om å oppnå dette innen Delmål 7: Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. For Undervisningsbygg har Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) alltid høyeste prioritet, enten det er på skoler i drift eller på byggeplassene. Foretaket skal fortsette sin satsing på SHA-området. Det skal arbeides systematisk med forebyggende arbeid ved bruk av erfaringer fra ulykker, nestenulykker og uønskede hendelser. Videre skal foretaket aktivt påvirke til bevisstgjøring, kompetanse og gode holdninger hos alle aktører som opptrer på vegne av Undervisningsbygg som byggherre. Langsiktig mål 3: Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden. Delmål 8: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging Foretakets langsiktige målsetning er å sikre at kompetansen som organisasjonen besitter er tilpasset fremtidens behov. Dette skal oppnås både ved en bevisst utvikling av kompetanse hos eksisterende medarbeidere og ved rekruttering av nye medarbeidere. Undervisningsbyggs HR-strategi for har tre hovedmål: Ledere som skaper resultater Rett kompetanse på rett sted til rett tid Kultur for kontinuerlig utvikling og samhandling Undervisningsbygg skal satse på følgende midler for å oppnå rett kompetanse på rett sted til rett tid: oversikt over kompetanse, hva foretaket har og hva som trengs og hvor i fremtiden målrettede utviklings- og karrieremuligheter, læring gjennom oppgaver og ansvar samhandling med relevante miljøer kompetanseutvikling i takt med faglig og organisatorisk utvikling rekruttering på bakgrunn av analyser av kompetansebehov i organisasjonen som helhet For at Undervisningsbygg skal fremstå som en attraktiv arbeidsgiver, er det viktig at lederne bidrar til motiverte medarbeidere og formidler en felles forståelse for hvordan de overordnede mål skal nås. Oslo kommune ønsker en åpen og tillitsbasert kultur og ledelse. Det betyr blant annet at samhandling mellom ledere og ansatte skal styrkes. STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 11

13 DEL 2: Strategisk styring 2.1. Mål- og resultatstyring og strategier Undervisningsbygg ledes i overensstemmelse med prinsipper for mål og resultatstyring og anvender i denne sammenheng risikostyring som verktøy for å identifisere muligheter, risikoer (hindringer) og tiltak. Dette er i samsvar med ny instruks for virksomhetsstyring i Oslo kommune (Byrådssak 1070/15) av 25.juni Foretaket har et helhetlig styringssystem som er bygget opp etter prinsippene i NS-EN ISO 9001:2008. Styringssystemet er dokumentert i styringsverktøyet ProSmart. Foretaket har vært miljøsertifisert etter NS-EN ISO 14001:2004 siden januar 2010 og ble re-sertifisert i 2016 etter ISO 14001:2015. Undervisningsbygg samordner de formelle kontrollaktivitetene i en felles kontrollplan (ref. tabell 7). Formålet er å sikre planmessige og risikodrevne kontrollaktiviteter hos Undervisningsbygg, og å unngå unødvendig overlapp. Det er utarbeidet strategier for viktige fokusområder. Disse er følgende: Strategisk plan for universell utforming, IKT-strategi, Kommunikasjonsstrategi, oppdateres i 2017 Miljøstrategi, HR-strategi, Foretakets kvalitetspolicy gir føringer for det kontinuerlige forbedringsarbeidet Ressurser og organisering Foretakets samlede eiendomsmasse har en bokført verdi på 25,6 milliarder kroner. Foretakets eiendomsmasse utgjør ca. 1,5 mill. m2, og fordeler seg på 210 forvaltningsenheter 5, ca. 724 bygg innenfor Oslo kommunes grense. Undervisningsbyggs har 213 bygninger med ulik grad av verneverdi som stiller helt spesielle krav til vedlikehold. Organisering av foretaket er vist nedenfor: Økonomi Organisasjon Prosjekt Styre Adm.dir Innkjøp / Juridisk Kommunikasjon Eiendom En oversikt over ansatte og innleide er vist i tabell Økonomiplanen Byrådets forslag til budsjett 2017 og økonomiplan legger til grunn etablering av 2850 nye skoleplasser i I økonomiplanperioden skal det åpnes nærmere nye skoleplasser, og eksisterende skoleplasser skal rehabiliteres. I følge forslaget er Undervisningsbyggs investeringsbudsjett 3,0 mrd. i 2017 og 10 mrd. i økonomiplanperioden, Tilleggsinnstillingen til budsjett 2017 og økonomiplan fordeler investeringsutgiftene slik til prosjektkategoriene: skoler, 27 idrettshaller, 4 barnehager, 4 bad og 9 OPS/innleie. Tabell 4 Tall i 1000 kr Prosjektkategorier Generell rehabilitering Kapasitetsutvidelse/rehab/nybygg mv Investering avsetning- ikke fordelt UBF Kapasitetsbevarende tiltak Sum investeringsutgifter For nærmere informasjon om budsjettet for 2017 henvises til tabell Resultatindikatorer og måltall I oversikten under gir vi en samlet framstilling av Oslo kommunes mål med resultatindikatorer og måltall for hvert av årene fram til 2020, med angivelse av frekvens for når rapportering skal skje og hvilken enhet i Undervisningsbygg som er ansvarlig. Tilsvarende beskrives for hvert av de åtte delmålene Undervisningsbygg har etablert for perioden. I tillegg angis generelle indikatorer knyttet til økonomi, eiendommer, miljø og medarbeidere. STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 13

14 Tabell 5 Resultatindikatorer/ Måltall Resultat 2015 Resultat/ Prognose Måltall 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Måltall 2020 Frekvens Ansvar Oslo kommunes mål 7 Sluttkostnad delt på samlet styringsramme 0,94 0,83 0,90 0,95 0,96 0,97 Årlig Prosjekt for samlet portefølje av ferdigstilte bygg 8 (P50) Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid. 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Årlig Prosjekt Investeringsprosjekter Andel nye bygg som tilfredsstiller 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Årlig Prosjekt passivhusstandard Andel ledighet 2,2 % 1,39 % 9 1 % 1 % 1 % 1 % Årlig Eiendom Antall bygg med oljefyr Årlig Eiendom Energieffektivisering: Andel total rehabili terte bygg som tilfredsstiller passivhusstandard (%) % 50 % 50 % 50 % 50 % Tertial Prosjekt Omlegging til grønn anleggsdrift: IA IA 20 % 50 % 75 % 100 % Årlig Prosjekt Antall fossilfrie byggeplasser/ total antall byggeplasser Økonomiske indikatorer Netto driftsresultat (MNOK) kommunale , Mnd. Øk. avd. regnskapsregler Investeringsbudsjett (MNOK) Mnd. Øk. avd. Delmål 1: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Ivaretas av aktiviteter i Prosjekt- og Eiendomsavdelingens handlingsplan. Måloppnåelsen evalueres kvalitativt. Se også måltall for Delmål 3. Delmål 2: Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Ivaretas av aktiviteter i Prosjekt- og Eiendomsavdelingens handlingsplan. Måloppnåelsen evalueres gjennom interne og eksterne benchmarkinger. Delmål 3: Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Omdømmeundersøkelse 76,9 IA IA 80 IA 82 Hvert UBF 2. år Kundetilfredshetsindeks (KTI) IA IA 70 IA 72 IA Hvert UBF 2. år Andel prosjekter som har bestått Årlig Prosjekt fullskalatest på 1. eller 2.forsøk (%) Andel prosjekter som har bestått teknisk kontrollbefaring på 1. forsøk (%) Årlig Prosjekt Bygget har ferdig bestått funksjons kontroll av ventilasjon i 1. driftsår (%) Gjennomføringsgrad reklamasjoner (% ) Utkvitterte/ totalt antall IA IA 50% 60% 75% 75% Årlig Eiendom IA 94% 90% 90% 90% 90% Årlig Eiendom 6 Det benyttes prognose når endelig resultat ikke foreligger. 7 Resultatindikatorer som er spesifisert i Byrådets forslag til budsjett 2017 og økonomiplan Samlet sluttkostnad for prosjektene skal ikke overstige samlet styringsramme for porteføljen, det vil si at samlet sluttkostnad delt på samlet styringsramme er 1 for porteføljen. Prognose for sluttkostnad benyttes dersom sluttrapport ikke er ferdig utarbeidet. Resultatindikatorene gjelder overleverte prosjekter siste tre år. 9 1,39% uten Sogn erstatningslokale og 3,43% med Sogn erstatningslokale 10 Ikke oppnådd pga. at prosjektene bestod av vernede bygg 11 Fra årsberetning 2016, side Tall fra byrådets tilleggsinnstilling til budsjett 2017 og økonomiplan SIDE 14 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

15 Tabell 5 forts. Resultatindikatorer/ Måltall Resultat 2015 Resultat/ Prognose Måltall 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Måltall 2020 Frekvens Ansvar Generelt om eiendommer Vedlikeholdsetterslep (mill. NOK) Årlig Eiendom Andel bygningsareal med TG0/TG 13 1/TG2/TG3 (%) IA IA 10/50/ 35/5 10/50/ 35/5 10/50/ 35/5 10/50/ 35/5 Årlig Eiendom Andel bygg med TG0/TG1/TG2/TG3 (%) IA IA 10/50/ 35/5 10/50/ 35/5 10/50/ 35/5 10/50/ 35/5 Årlig Eiendom Delmål 4: Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skole-behovsplan og budsjetter Ivaretas av aktiviteter i Prosjekt- og Eiendomsavdelingens handlingsplan. Måloppnåelsen evalueres årlig. Generelt om miljø 14 Kildesortering av avfall på byggeplass 15 Prosjekt/ 92 % 90 % 90 % 90 % 90 % 90 % Tertial Eiendom Avfallsmengde generert på byggeplass (kg avfall/m2) 16 24, Tertial Prosjekt Delmål 5: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Antall prosjekter Undervisningsbygg deltar i Prosjekt/ IA <3 /tar initiativ til Årlig Eiendom Antall nye løsninger som Undervisningsbygg Prosjekt/ IA 2 tar i bruk Årlig Eiendom Delmål 6: Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Levert energi til hele foretakets bygningsmasse (kwh/m2/år) Tertial Eiendom Delmål 7: Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. Alvorlige avvik meldt i ORRA, ikke lukket etter 1 mnd. (akkumulert) Mnd. Eiendom Uønskede hendelser brann, vann skade mm. Meldt Oslo forsikring Undervisnings byggs egenandel (gårdseier ansvar, ikke hærverk) Mnd. Eiendom Uønskede hendelser hærverk, leietakeransvar meldt Oslo forsikring, kundens egen - andel (Antall meldte saker til for sik ringen) Maksimalt antall skader med sykefravær på eiendomsprosjekter Maksimalt antall alvorlige skader med sykefravær på mer enn 4 uker- alle prosjekter Mnd. Eiendom Mnd. Eiendom Mnd. Prosjekt/ Eiendom Maksimal H1-verdi 20 4,1 5, Mnd. Prosjekt 13 TG: Tilstandsgrad angir tilstandsgrad pr. bygg, første registrering i 2017 basert på ASSE systematikk. TG0 er beste nivå = nybygg. TG3 er laveste nivå= fare for stengning/ akutt behov for tiltak. Tilstandsgraden vurderes opp mot bygningsdelens opprinnelige standard ved byggetidspunktet, angir ikke behov for oppgradering. 14 Undervisningsbyggs miljøstrategi gjelder for perioden Det lovpålagte kravet er minimum 60 % kildesortering (ref. TEK ) 16 Eksklusive riveavfall 17 Dette er foreløpige tall på Teglverket som ble ferdigstilt i Eksempelvis: BestVent, klimatak (Trosterud), solceller, fossilfrie byggeplasser, registrering på byggeplass 19 Klimatak (Trosterud), solceller i fasaden 20 For 2017 er det forventet lavere produksjon som medfører at hver skade vil gi en sterkere påvirkning på H1-verdi. Det forventes en noe høyere produksjon i årene fram mot STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 15

16 Tabell 5 forts. Resultatindikatorer/ Måltall Resultat 2015 Resultat/ Prognose Måltall 2017 Måltall 2018 Måltall 2019 Måltall 2020 Frekvens Ansvar Generelt om medarbeidere Andel egne ansatte årsverk i linjen 83 % 80,5 % % 80 % 80 % 80,0 % Tertial Svarprosent 10 -faktor Hvert IA IA 90 IA 90 2.år Org. Resultat 10-faktor Hvert IA 4,1 IA 4,3 IA 4,5 2.år Org. Sykefravær (%) 4,8 5,2 23 4,0 4,0 4,0 4,0 Mnd. Org. Delmål 8: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging Samkjøring av bemanningsplanlegging og kompetanseplanlegging oppnådd gjennom en konkret kompetanse/bemanningsplan IA IA IA Ja Ja Ja Årlig Org. 21 Fra årsberetning Fra årsberetning Fra årsberetning 2016 Eiendom/ Pro sjekt 2.5 Usikkerhet (risikoer, muligheter) og aktiviteter Undervisningsbygg har utarbeidet et strategikart som viser sammenhengene mellom overordnede målsetninger og usikkerhet dvs. risikoer og muligheter. Det er gjennomført risikokartlegging for ledergruppen, en felles risikokartlegging for linjeavdelingene og avdelingsvise kartlegginger for staben. I tillegg ble det kartlagt usikkerhet på områdene arbeidslivskriminalitet og IKT-sikkerhet. Det er definert strategiske aktiviteter i 2017 og i årene fremover. Enkelte aktiviteter strekker seg utover 2017, og fristene er gitt nedenfor. Disse fristene vil vurderes på nytt, ved årsskiftet. Alle aktiviteter skal være tatt høyde for i den enkelte avdelings handlingsplan og budsjett. Tabell 6 LANGSIKTIG MÅL 1: Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov. DELMÅL 1: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift Risiko/ Mulighet RLG1 24 : Risiko for manglende ressurser/ kompetanse til oppdateringsarbeidet for tekniske HØY 25,0 kravspesifikasjoner. RLG2: Risiko for at arbeidet med forbedring av krav ikke blir omforent internt og eksternt. MIDDELS 17,0 MLG1: Mulighet for å etablere en ledelsesprosess for oppdatering av tekniske kravspesifikasjoner under virksomhetsstyring i Undervisningsbyggs styringssystem. HØY -4,0 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A1. Videreføre implementeringen, evaluere og eventuelt justere prosessen for forvaltning av SKOK. Eiendom og Prosjekt Organisasjon 24 RLG/MLG: Risikoer og muligheter som ble identifisert på ledergruppens risikokartlegging Løpende Evaluering: 3.kvartal 2017 Påstartet. (Redaksjonsrådet) SIDE 16 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

17 DELMÅL 2: Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Risikoer/ Muligheter RLG3: Risiko for at vi ikke har relevante erfaringstall for FDV til bruk i livssykluskostnads vurderinger (Håndteres av aktivitet som er tatt med i Økonomiavdelingens handlingsplan) HØY 20,0 RLG4: Risiko for at Undervisningsbygg ikke har god nok systematikk, kompetanse og ressurser til å gjennomføre LCC-vurderinger ved valg av løsninger HØY 25,0 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar A2. Etablere LCC-strategi og metodikk Eiendom og Prosjekt (Organisasjon), (Økonomi), (I/J) 4.kvartal 2017 A3. Utarbeide BIM-strategi og gjennomføre 1-2 piloter. Eiendom, Prosjekt, (Organisasjon) -Utarbeide BIMstrategi: 4.kvartal Gjennomføre 1-2 piloter: 2018 RLG2016 (risiko fra 2016): Risiko for mangelfullt fokus på virksomhetens langsiktige behov ved etablering og videreutvikling av datasystemer. A4. Gjennomføre implementering av registrerings -og arkivløsning med integrasjon mot fagsystemene i virksomheten. Organisasjon (Prosjekt, Eiendom, Stab) MIDDELS 9, Kan også medføre arbeid i A5. Gjennomføre veikartet for IKT -strategien Organisasjon (Eiendom, Prosjekt og Stab) DELMÅL 3: Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår. RLG5: Risiko for at Undervisningsbygg ikke tidlig nok finner rotårsakene til at tekniske anlegg ikke HØY 38,0 fungerer som forutsatt. RLG6: Risiko for at man ikke prioriterer utbedring av feil og mangler både hos Undervisningsbygg og MIDDELS 19,0 utførende entreprenør. RLG7: Risiko for at ikke oppgaver og ansvar er godt nok avklart mellom Eiendoms- og MIDDELS 13,0 Prosjektavdelingen og mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten/skole. M -Prosjekt og Eiendom: Muligheter for å bruke UBFs fagressurser og erfaring fra driften gjennom hele prosjektforløpet (rådgivning og kontroll) HØY -5,0 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar A6. Bruk av interne faglige ressurser inn i prosjekter og drift reorganisering av eksisterende fagteam. - Fase 0: Kartlegge behov, oppgaver, mandat. - Fase 1: Oppstart, rekruttering og etablering av ny organisering - Fase2: Detaljert behovs-beskrivelse for teknisk rådgivning/ støtte og eventuell kontroll ressurser ifm. forvaltning av SKOK faglige ressurser til avviks-behandling Prosjekt, Eiendom, (Organisasjon) Fase 0: Delrapport 1: Fase 1: Delrapport 2: 4.kv.2017 Fase 2: Delrapport 4.kv og 2. kv Gjennomføres som et internt utviklingsprosjekt med tre faser. STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 17

18 DELMÅL 4: Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter RLG8: Risiko for at tilstandsoversikt over eiendommene som berøres av Skolebehovsplanen ikke er HØY 23,0 oppdatert med riktig type informasjon. MLG2: Mulighet for å benytte resultatene fra samhandlingsseminaret mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten, oktober HØY -4,0 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar A7. Skaffe bedre kunnskap om eiendommene for å prioritere de riktige prosjektene A8. Avklare rolle og organisering i forhold til strategisk tomtekjøp hvor det vil inngå flere leietakere. A9. Definere en hensiktsmessig fordeling av roller, aktiviteter og ansvar mellom UDE og UBF i KVU-fasen. Eiendom og Prosjekt Prosjekt og Eiendom Eiendom og Prosjekt Trinn 1: 4.kv.2017 Deretter løpende. Pågående aktivitet Trinn 1: Etablere systematikk for KVU og oppgraderingsbehov Omfatter både offentligeog private leietakere. 2.kv Pågående aktivitet. -Fullføre til tak fra sam handling s semi na ret. -Fullføre RACImatrise og etablere felles årshjul med rolleavklaring i UDE og UBF. LANGSIKTIG MÅL 2: Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet DELMÅL 5: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien RLG9: Risiko for målkonflikter (miljø, økonomi, drift etc.) og manglende internt samarbeid for å sikre MIDDELS 6,0 oppnåelsen av miljømål) MLG3. Mulighet for å benytte Eiendomssektorens Veikart mot 2050 som et instrument for å oppnå Undervisningsbyggs og Oslo kommunes målsetninger på miljøområdet. HØY -4,0 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar A10. Videreføre arbeidet med å operasjonalisere mål om plusshus. Prosjekt, Eiendom, (I/J) Pågående A11. Følge opp miljøstrategien og miljøkommunikasjonsplanen. Eiendom, Prosjekt Kommunikasjon og I/J, Organisasjon DELMÅL 6: UBF skal bli ledende på energiriktig drift RLG10: Risiko for at vi ikke klarer å forankre og bruke kostnadseffektiv energiledelse i praksis. MIDDELS 19,0 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar A12. Operasjonalisere energiledelse, inkl. innføring av nytt energioppfølgingssystem. Eiendom, (Organisasjon) løpende Oppstart 1. kv SIDE 18 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

19 DELMÅL 7: Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. MLG4: Mulighet for systematisk forebyggende arbeid ved bruk av erfaringer fra nestenulykker og uønskede hendelser HØY -4,0 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar A13. Etablere virkningsfulle sanksjoner mot leverandører som bryter våre SHA-bestemmelser, fastsette incitamenter for godt SHA-arbeid og vurdere om våre avtalegrunnlag bør justeres for å sikre kvaliteten i SHA-arbeidet. Eiendom, Prosjekt, I/J 3. kv A14. Systematisk oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, lærlingordning og øvrige kontraktsbestemmelser som fremmer et seriøst arbeidsliv. I/J, Eiendom, Prosjekt, Løpende Undervisningsbygg skal implementere HMSreg som et viktig oppfølgingsverktøy. LANGSIKTIG MÅL 3: Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden DELMÅL 8: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging. RLG11: Risiko for at vi ikke har kompetanse på fremtidsrettede arbeidsmetoder, muligheter og MIDDELS 17,0 fagområder. RLG12: Risiko for at Undervisningsbygg ikke lykkes med kunnskapsdeling og utvikling av MIDDELS 19,0 medarbeiderne. MLG5: Mulighet for å benytte Undervisningsbyggsskolen (Eiendoms- og Prosjektakademiet) for å skaffe økt kompetanse og en helhetlig forståelse av viktige fagområder for Undervisningsbygg, eksempelvis: - tekniske kravspesifikasjoner - bruk av livssykluskostnader i alternative beregninger MIDDELS -3,0 A15. Etablere og iverksette et spisskompetanseprogram med oversikt over den fagkompetanse som foretaket skal besitte og med en plan for opprettholdelse og utvikling av denne kompetansen. Eiendom, Prosjekt og Organisasjon 3.kv.2017 Programmet baseres bl.a. på kartlegging av faglig spisskompetanse og dagens arbeidsbelastning i UBF STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 19

21 Vedlegg 1. Eierstrategi Undervisningsbygg Oslo KF skal i tillegg til skolene også ivareta eierskapet for, vedlikeholde og utvikle foretakets idrettsanlegg og bad. Videre skal foretaket sammen med Eiendoms- og byfornyelsesetaten, som kjøper og selger eiendom på vegne av kommunen, bidra til å sikre tilgang til tomter for å kunne bygge nye skoler. I 2012 ble ansvaret for indre bygningsmessig vedlikehold overført fra UDE til Undervisningsbygg. Foretaket har i dag ansvaret for og prioriterer selv midlene til generell rehabilitering/ akuttiltak, samt ytre- og indre vedlikehold. I 2012 vedtok byrådet å endre den fremtidige organiseringen av vaktmestertjenesten i Osloskolen. Formålet er å profesjonalisere tjenesten på skolene, og å sikre at driften av kompliserte tekniske anlegg blir ivaretatt av personell med tilstrekkelig kompetanse. Det eksisterer i dag to ordninger for vaktmestertjenester på skolene. Skolen har enten egen vaktmester eller får denne tjenesten levert av Undervisningsbygg via en ekstern rammeleverandør (Neas). Ca. 65 objekter 25 har Neas vaktmester på en eller annen måte. Det er noen objekter som Neas har 20% og skolevaktmester 80% og noen som Neas har 100%. Resterende har skolevaktmester 100%. 2. Samlet kontrollplan Det er utarbeidet en samlet kontrollplan for alle formelle kontroller som gjennomføres i Undervisningsbygg. Denne viser det totale omfanget av alle planlagte kontroller; når de skal gjennomføres (på månedsbasis) og hvem som er ansvarlig for gjennomføring (på avdelingsnivå). Kvalitetsleder etablerer, etter innspill fra avdelingene og i samarbeid med organisasjonsdirektør, årlig den samlede kontrollplanen. Kvalitetsleder rapporterer månedlig gjennomførte aktiviteter og funn, og oppsummerer tertialvis disse månedlige rapportene ved å liste kritiske funn, vesentlige tiltak, og forslag til forbedringer. Måneds- og tertialrapportene omfatter også kontrollaktiviteter som gjennomføres av kommunerevisjonen, tilsynsmyndigheter, samt årlig miljørevisjon gjennomført av et akkreditert sertifiseringsorgan som en del av Undervisningsbyggs ISO sertifisering. Det er utarbeidet «Retningslinjer for utarbeidelse og oppfølging av samlet kontrollplan», disse gir en nærmere beskrivelse av de ulike kontrollaktivitetene. Disse retningslinjene er tilgjengelige i styringsverktøyet ProSmart. 25 Skoler, idrettshall osv. STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 21

22 Tabell 7 Kontroll Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Internrevisjonen IR-17-1: Gjennomføring av mindre rehabiliteringsprosjekter i eiendomsavdelingen og etterlevelse av prosedyrer IR-17-2: Bruk av innleide konsulenter IR-17-3: Etterlevelse av sentrale krav til kontrakter, herunder om lærlinger i prosjektene, antall underleverandører og om arbeidslivskriminalitet IR-17-4 Revisjon av anskaffelser, herunder fullmakter i fakturaprosessen Kvalitetsrevisjoner (Kvalitetsseksjonen) 26 KR-17-x Leverandørrevisjoner, prosjektspesifikke revisjoner, og andre behovsrelaterte revisjoner SHA-inspeksjoner (Kvalitetsseksjonen) 27 SHA SHA-17-02/SHA SHA-17-04/SHA SHA SHA, KS og miljø (Prosjektavdelingen) 28 Gjennomganger/ kontroller på SHA Gjennomganger/ kontroller/revisjoner på KS Byggeplasskontroller på ytre miljø Løpende stikkprøvekontroller av lønns- og arbeidsvilkår SHA, IK, lønns- og arbeidsvilkår (Eiendomsavdelingen) 31 SHA-inspeksjoner IK (ORRA)-gjennomgang Kontroll av lønns og arbeidsvilkår Økonomiske kontroller (Økonomiavdelingen) Interne kontroller Økonomi. 33 Fakturakontroller Revisjonene skal verifisere at foretakets styringssystem blir etterlevd, og at styringssystemet ivaretar myndighetskrav og foretakets egne bestemmelser. I 2017 gjennomføres kvalitetsrevisjoner kun ved behov, og det vil legges ekstra fokus på oppfølging av tiltak fra tidligere revisjoner. 27 Antallet inspeksjoner er tilpasset byggevolum og aktivitetsnivå, samt kapasitet for gjennomføring av inspeksjonene. 28 Fortløpende kontroll- og rådgivningsaktiviteter basert på kvartalsvise planer og risikovurderinger. Rapportering på omfang, funn og tiltak. Prosjektavdelingen deltar dessuten på vernerunder, befaringer og oppstartsmøter på SHA. Disse aktivitetene rapporteres i prosjektavdelingens månedsrapporter. 29 Omfatter både planlagte og ad hoc gjennomganger/ kontroller/revisjoner. Hvilke gjennomganger/ kontroller/revisjoner som gjennomføres vil reflekteres av usikkerhetsstyring av våre kjerneprosesser med tilhørende hovedprosesser og eller delprosesser i avdelingen. 30 Gjennomføres for å undersøke om entreprenør oppfyller miljøkravene på byggeprosjektet, kontrollene i 2017 vil ha fokus på følgende krav: unngå innhold av helse- og miljøfarlige stoffer i produkter på byggeplass emisjonskrav til produkter i bygget forsvarlig håndtering av farlig avfall fossilfri byggeplass 31 Antall kontroller er tilpasset Eiendomsavdelingens kapasitet, samt aktivitetsnivå. Eiendomsavdelingen har i tillegg noen mindre formelle oppfølgingsaktiviteter, disse rapporteres i avdelingens månedsrapporter. 32 Antallet kontroller tilpasses risikobildet, og bestemmes i samarbeid med avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold. 33 Antallet fakturakontroller er veiledende, det endelige antallet vil avhenge av en risikovurdering av øvrige aktuelle aktiviteter i internkontrollen. SIDE 22 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

23 3. Bemanningsplaner Tabell 8 Avdeling Faste stillinger i årsverk Faktisk Adm.dir Adm. dir. og stab Administrerende direktør Miljørådgiver 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 Internrevisor Sum 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 Organisasjon Organisasjonsdirektør HR leder HR rådgiver Kontorkoordinator IKT- sjef Systemarkitekt (IKT) IKT-utvikler Fagkonsulent- IKT/ IKT-konsulent Kvalitetsleder KS- konsulent /rådgiver Leder dokumentasjon og kundesenter Rådgiver dokumentasjon / dokumentasjonskonsulent Servicekonsulent Seniorrådgiver planlegging/ risikostyring Lærling kontorfag Sum Innkjøp/juridisk Avdelingsdirektør juridisk/ innkjøp/kontrakter Juridisk rådgiver Innkjøper Sum Kommunikasjon Kommunikasjonsdirektør Komm. rådgiver/web Sum Økonomidirektør Regnskapssjef Regnskapsrådgiver Seniorrådgiver/ Controller Regnskapskonsulent Økonomikonsulent Seniorrådgiver økonomi Spesialrådgiver Sum Sum adm. direktør og stab 41,2 45,2 46,2 47,2 47,2 Økonomi 1 Funksjonen dekkes p.t ved innleie fra BDO. 2 Ses i forhold til HIT veikart/planer års læringkontrakt sluttet etter 6 måneder STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 23

24 4 En medarbeider går av med pensjon. Lite fagmiljø 5 Ny stilling som konsekvens av økt LCC-fokus. Inngår i LCC-gruppen. 6 Behov for en DI i hvert porteføljeteam pga. økt leveransegrad 7 Til Kuben, pga. mange reklamasjoner/ utbedringer 8 Ansvarsområder: FDV-dokumentasjon, universell utforming/ brannvarsling/ alarmanlegg 9 Grønt anlegg, skjøtselsplan 10 En medarbeider går ut med pensjon. Lite fagmiljø. 11 Forutsetter teknisk drift i egen organisasjon Faktisk Avdeling Faste stillinger i årsverk Eiendomsavdelingen Eiendomsdirektør Økonomikonsulent Controller innkjøp EIT Sekretær HMS/KS- rådgiver EIT Seksjonsleder Porteføljekoordinator FV Forvaltere FV Seniorrådgiver forvalter FV Eiendomsutvikler/LCC FV Controller FV Driftsingeniører DEM Vedlikeholdsingeniører VED Prosjektleder VED Vedlikeholdskoordinator VED Driftskoordinator DEM Driftsansvarlig lekeplasser DEM Fagansvarlig utomhus DEM Fagansvarlig lekeplasser VED Eiendomskonsulenter EIT Seniorrådgiver brannteknisk - EIT Brannteknisk rådgiver EIE Fagansvarlig FDV system - EIT Rådgiver FDV EIT Teknisk tegner EIT Eiendomskoordinator EIT Bestiller/Ordrebehandler EIT Seniorrådgiver IK/FDV EIT Energiledelseskoordinator DEM Energi & miljøingeniør DEM Seniorrådgiver automasjon DEM Automasjonsingeniør DEM Seniorrådgiver reklamasjon EIT Etablering av internt fagteam (3) (3) (3) (3) Teknisk drift (NEAS) 11 (8) (10) (12) (12) Sum SIDE 24 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

25 Avdeling Faste stillinger i årsverk Faktisk Prosjektavdelingen Avdelingsdirektør Prosjekter Prosjektsekretær Prosjektassistent Pedagogisk rådgiver Prosjektutvikler Byplanlegger/ eiendomsutvikler Miljørådgiver 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 Seniorrådgiver Seniorrådgiver kalkulasjon Seksjonsledere SHA-rådgiver Prosjektleder sluttfase (ettermarked) Prosjektledere Prosjektleder Teknisk anlegg Kvalitetsrådgiver Rådgiver prosjektstyring Prosjektøkonom Byggherrens prosjekteringsleder Prosjektleder inventar Prosjektleder paviljonger Fagansvarlig VVS/Elektro/tekniske anlegg Rådgiver/seniorrådgiver kalkulasjon og analyse/lcc Støttefunksjoner Sum 59,8 72,8 72,8 72,8 72,8 Sum linjeavdelinger 122,8 148,8 151,8 149,8 150,8 Sum årsverk Tabell 9 Bemanningsplan innleide Innleide stillinger i årsverk Faktisk Innleid prosjektassistent erstattes med fast ansatt. 13 PL-ettermarked: To innleide blir erstattet med to faste ansatte. 14 PL-utvikling: Innleide erstattes med to faste ansatte 15 Forsterkning på fagansvarlig VVS/tekniske anlegg som Undervisningsbygg tidligere har leid inn bistand til, ref. fagteam 16 Ekstra ressurser på støttefunksjoner kan være innen KS og/eller som prosjektassistent. Eiendom 11,3 8, Prosjekt 21, Sum linjen 33,2 22, Organisasjon 2 1, Økonomi Kommunikasjon Innkjøp Sum innleide totalt (årsverk) 35,2 24, Total ansatte + innleide (årsverk) 199,2 218, STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 25

27 4. Budsjett for 2017 Budsjettforslaget er utarbeidet innenfor de rammer som følger av budsjettforslaget fra byrådet i Oslo. Likeledes er tiltak og forutsetninger blant annet til bemanning som fremgår av foregående kapitler lagt til grunn ved budsjetteringen. 4.1 Driftsbudsjett Tabell 10 nedenfor er satt opp i tråd med de krav som følger av forskrift om særbudsjett for kommunale foretak. Tallene er hentet fra Undervisningsbyggs forslag til budsjett. Tabell 10 Budsjett Driftsbudsjett i henhold til forskrift om særbudsjett for kommunale foretak Regnskap (Dok 3) Budsjett (beløp i tusen kroner) Andre salgs og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp varer/tjenester som inngår i foretakets tj. prod Kjøp varer/tjenester som erstatter foretakets tj. prod Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte Sum eksterne finansinntekter Renteutgifter og låneomkostninger* Avdrag på lån ** Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finansieringstransaksjoner Motpost avskrivinger Netto driftsresultat Bruk av tidl. års mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsbudsjettet Avsatt til disposisjonsfond Sum avsetninger Netto avsetninger Regnskapmessig merforbruk/mindreforbruk *) Inkl. renter og overføring til bykassen for åpningsbalanselån **) Lånefondet og finansiell leasing STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 27

28 4.2 Investeringsbudsjett Tabell 11 viser investeringsrammene. Budsjett for 2017 er lagt inn i tråd med byrådets tilleggsinnstilling til budsjett Tabell 11 Investeringsbudsjett i tråd med forskrifter for kommunale foretak (tusen kroner) Regnskap 2015 Dok 3/2016 Budsjett Akuttiltak/ generell rehabilitering Kapasitetsutvid./rehab/ nybygg mv Investering internt- eget bruk/viderefakt Paviljonger Investeringsavsetning-ikke fordelt UBF- Kapasitetsbevarende tiltak UBF- Energieffektiviseringstiltak skoler Udekket beløp fra Sum investeringer Lån fra lånefondet Salgsinntekt Tilskudd, refusjon og overføringer Komp. MVA påløpt i inv. regn Øvrige overføringer fra drift Sum finansiering Sum udekket/udisponert Byrådet foreslår å innarbeide 2,4 mrd. i prosjektkategorien «UBF-kapasitetsbevarende tiltak» i økonomiplanperioden, til rehabilitering av nedslitte skolebygg som enten skal totalrehabiliteres eller erstattes slik at elevkapasiteten i Oslo kan opprettholdes. I tillegg er det avsatt 150 mill. hvert år i økonomiplanperioden til generell rehabilitering av skoler. Høyeste prioritet har mangler som innebærer umiddelbar sikkerhets-/helserisiko for elever og lærere/ansatte, dernest forhold som gir følgeskader. Det forutsettes at den totale økonomiske og miljømessige effekten for kommunen som helhet legges til grunn. Prosjektkategorien «Kapasitetsutvidelse- / rehabilitering/nybygg mv.» inneholder midler til investeringsprosjekter med vedtatte kostnadsramme og nye prosjekter som har gjennomgått ekstern kvalitetssikring med forslag til kostnadsramme (P85). For 2017 utgjør dette 937,7 mill. Prosjektkategorien «Generell rehabilitering» inneholder midler til bl.a. ventilasjon, elektrisk anlegg m.m. Foretaket skal prioritere forhold som innebærer umiddelbar sikkerhets-/helserisiko, dernest forhold som gir følgeskader. SIDE 28 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

29 4.3 Prosjekter Tabell 12 Investeringsbudsjett Fordelt på prosjekt (mill. kr.) Ferdigstillelse Prosjektramme inkl. MVA Bevilget tom Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Prosjekt Generell rehabilitering Årlig bevilgning 150,0 150,0 150,0 150,0 Prosjekt kapasitetsutvidelse/rehab/nybygg mv. fordeles på følgende prosjekter: *Ris. Rehab skole ,0 462,5 32, *Fernanda Nissen. 1 7 skole ,0 465,0 46,0 - - *Munkerud. 1 7 skole og barnehage ,0 436,0 31, *Tokerud skole ,0 330,0 46, *Groruddalen. Fase 1. Rehab skole ,7 2,0 13, *Brannfjell. Rehab skole ,0 7,3 2, *Haugenstua skole ,0 444,0 32, *Berg vgs. Fase 2. Rehab.1 7 skole ,4 159,3 21, *Vollebekk skole 1-10 skole ,9 292,7 138,9 9,3 - - *Brynseng skole 1 7 skole ,7 466,6 64,9 37,2 - - *Haugen. Rehab. 1 7 skole ,0 215,4 99, *Holmen skole. 1 7 skole ,8 219,0 112,8 160,7 30,3 - *Manglerud. Rehab.1-10 skole ,7 233,6 46,8 32,9 20,4 - *Uranienborg skole. Rehab skole ,0 102,3 58,0 113,6 171,0 81,1 *Gamle Løren -byggetr. 2 rehab/ nybygg 1 7 skole ,7 39,5 23,2 168,0 54,0 23,0 *Hasle skole, utvidelse, rehab-nybygg 1 7 skole ,1 20,0 120,0 180,0 159,9 40,2 *Uranienborg flerbrukshall nybygg ,0 12,3 48,5 105,2 53,0 36,0 Sum prosjekt , ,5 937,7 806,9 488,6 180,3 Sum prosjekt og ,7 956,9 638,6 330,3 Prosjektkategorien Investeringsavsetning - ikke fordelt, angir en overslagsavsetning. Avsetningen benyttes til nye prosjekter som innarbeides i budsjettet når ekstern kvalitetssikring (KS2) er gjennomført. STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 29

30 Bestillingsoversikten Bestillingsoversikten viser de prosjektene som har vært gjennom ekstern kvalitetssikring del 2 (KS2), samt mindre prosjekter som ikke omfattes av investeringsregimet, og hvor det under kap Næring og eierskap- Eiendomsforetakene foreslås kostnadsramme for prosjektene. Nedenfor følger bestillingsoversikt som inngår i byrådets forslag til budsjett 2017 og økonomiplan : Tabell 13 Kapittel Netto økning i elevplasser Sum årlig husleie tusen kr. Endret husleie innarbeidet i økonomiplan tusen kr. 210 Cort Adelersgate / Haugen (nybygg og rehab) / Berg (siste fase) / Manglerud (fase 2) / Brynseng 1-7 skole / Vollebekk 1-10 skole / Lambertseter flerbrukshall (skoledel) / Innleie idrettshaller / Nordstrand U (tilpasninger) / Vahlsgate flerbrukshall / Valle Hovin videregående skole /17 Husleie beregnes fra SIDE 30 UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF STRATEGIPLAN

31 STRATEGIPLAN UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF SIDE 31

32 Et skolebygg å være stolt av!

Vise mer