Oslo kommune. Undervisningsbygg Oslo KF kapittel 053. Årsberetning 2017

Transkript

1 Oslo kommune Undervisningsbygg Oslo KF kapittel 053 Årsberetning 2017 Brynseng skole Manglerud skole Haugen skole Vollebekk skole

2

3 Innhold 1. STYRETS BERETNING ANSVARSOMRÅDE Organisasjon/bemanning MÅLOPPNÅELSE, RESULTATER OG RISIKOVURDERINGER a Situasjonsbeskrivelse b Mål, tiltak og resultatindikatorer c Risikostyring og internkontroll Strategier og tiltak SAMMENLIGNING AV BUDSJETT OG REGNSKAP Driftsregnskap Driftsresultat etter kommuneloven Resultatregnskap etter regnskapsloven Investeringsregnskap Balanseregnskap Balanseregnskap etter kommuneloven Balanseregnskap etter regnskapsloven Forretningsmessige indikatorer Noter i regnskapet SÆRSKILT RAPPORTERING Tiltak for å forbedre service overfor brukerne Saksbehandlingstid Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelse Universell utforming Tiltak/aktiviteter i tråd med Oslo kommunes folkehelseplan Likestillingstiltak rettet mot byens innbyggere Rapportering innen HR-området og helse-, miljø og sikkerhet (HMS) Forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter Rekruttering av lærlinger Bruk av konsulenter Oppdrag og bestillinger i tildelingsbrev UTARBEIDELSE AV OSLO KOMMUNES MILJØ- OG KLIMARAPPORT OPPFØLGING AV VERBALVEDTAK OG FLERTALLSMERKNADER Utkvittering av bystyrets merknader og verbalvedtak Merknader fra kommunerevisjonen og kontrollutvalget

4 1. STYRETS BERETNING Overordnede målsetninger, prioriteringer og tiltak Foretakets eier, Oslo kommune, har i henhold til byrådets forslag til budsjett 2017 og økonomiplan definert en rekke overordnede mål for Undervisningsbygg: Mål. Tiltak og resultatindikatorer Oslo kommune skal forvalte og drifte kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne Tiltak 1: Totale sluttkostnader for byggeprosjektene overstiger ikke samlet styringsramme Tiltak 2: Prosjektene skal ferdigstilles til avtalt tid. Tiltak 3: Byggene skal være bærekraftige og energieffektive Tiltak 4: Ledigheten i bygningsmassen skal være lav Resultatindikatorer: Resultat 2014 Resultat 2015 Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet portefølje av ferdigstilte bygg 1) - - Resultat 2016 P50 0,83 P85 0,76 Måltall Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid % 100 % Andel nye bygg som tilfredsstiller passivhusstandard % 100 % Andel ledighet - - 1,39 uten Søgn 1,0 % Det er fra og med 2017 et eget klimabudsjett for Oslo kommune. Tildelingsbrevet for 2017 til Undervisningsbygg innfører rapportering på noen nye områder og legger opp til at det utarbeides konkrete forslag til måltall: Mål, tiltak og resultatindikatorer Byrådets mål: Klimagassutslipp skal halveres innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå Resultatindikator Utfasing av gjenstående oljefyrer i kommunale bygg Antall bygg med oljefyr Energieffektivisering- og klimatiltak i kommunale bygg kwh/kvm Omlegging til grønn anleggsdrift Antall fosilfrie byggeplasser/totalt antall byggeplasser 6

5 Brynseng skole ferdig 2017 Undervisningsbyggs styre ønsket særlig å fokusere på følgende forhold i perioden : Bygge mest mulig skole for pengene i et livssykluskostnads- perspektiv og sikre best mulig arealutnyttelse. Fokusere på hvordan dette skal gjøres og måles. Sluttbruker- orientering og hensyn til brukers ønsker, eksempelvis avviksrapportering, brutto/netto-faktor. Bruke leverandørmarkedet optimalt. Forbedre anbudsgrunnlagene, identifisere krav som kan tas bort. Vurdere mulighetene for å redusere tekniske installasjoner og samtidig bevare kvaliteten på eiendommene, fokusere på kost-nytte. Sørge for sikkerhet på byggeplass og skoler, både for elever og for arbeidere. Prioritere miljøperspektivet i henhold til foretakets miljøstrategi. Bevare og videreutvikle relevant kompetanse i foretaket. Benytte erfaringene i nye prosjekter. I tillegg til de overordnede mål har Undervisningsbygg tre langsiktige mål og åtte delmål: 1. Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov - Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. - Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader - Reduserte feil og mang ler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår - Godt begrunnede planer for utvikling og opp gra de ring av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter 2. Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet - Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien - Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift - Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter 7

6 3. Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden - Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemmaningsplanlegging Styrets sammensetning i 2017 Undervisningsbyggs styre 2017 Steinar Manengen styrets leder Ingrid Dahl Hovland nestleder Liv Aandal styremedlem Lars Iddeng styremedlem Knut Even Lindsjørn styremedlem Nina Rieber-Mohn ansattes representant Bodil Motzke ansattes representant Styrets arbeid; avholdte møter/behandlede saker Styret avholdt åtte møter i 2017 og behandlet 127 saker. Hovedvekten av sakene omhandlet godkjenning av bygge- og rehabiliteringsprosjekter i form av styringsdokumenter som er grunnlag for husleieavtale. Styret var opptatt av at prosjektene skulle være kostnadseffektive og i tråd med Utdanningsetatens skolebehovsplan. En rekke sluttrapporter for ferdige prosjekter ble også behandlet. Internrevisor var til stede på alle styremøtene og har redegjort for de ulike revisjonsprosjektene som ble gjennomført i løpet av året. I tillegg behandlet styret årsregnskapet 2016, budsjett og økonomiplan samt månedsrapporter og tertialrapporter i

7 2. ANSVARSOMRÅDE I henhold til eierstrategien og foretakets vedtekter er Undervisningsbygg Oslo KFs ansvarsområde og hovedoppgaver å ivareta eieransvaret for Oslo kommunes skole- og undervisningseiendommer, samt sikre Oslo kommune en langsiktig portefølje av gode og hensiktsmessige skole- og undervisningslokaler ved å: Utvikle eiendommene slik at de er tilrettelagt for en effektiv tjenesteproduksjon og overordnede pedagogiske forutsetninger Opprettholde realverdien som eiendommene representerer i henhold til forretningsmessige prinsipper Ivareta kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold, utvikling og utfasing av eiendommene Undervisningsbyggs forretningsidé er å levere gode skoleanlegg til Oslos befolkning. Begrepet gode skoleanlegg tilsier at utvikling og vedlikehold av skoler skal planlegges og gjennomføres med god funksjonalitet og brukskvalitet som bærende elementer. Tekniske løsninger skal være solide, enkle, billige i et livsløpsperspektiv, miljøriktige og mest mulig basert på løsninger og standardisering i kravspesifikasjon for skoleanlegg. Vollebekk skole ferdig 2017 Undervisningsbygg Oslo KF skal også ivareta eierskapet for, vedlikeholde og utvikle foretakets idrettsanlegg og bad. Videre skal foretaket sammen med Eiendoms- og byfornyelsesetaten, som kjøper og selger eiendom på vegne av kommunen, bidra til å sikre tilgang til tomter for å kunne bygge nye skoler. Undervisningsbyggs rammebetingelser er angitt i vedtektene, eierstrategien (byrådssak 1237/05) og de årlige budsjettene. De økonomiske rammebetingelser knyttet til investeringer, akuttiltak og driftsmidler fastsettes av bystyret i den årlige budsjettbehandlingen. Foretaket utarbeider regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Undervisningsbygg forholder seg til kommuneloven, det offentlige anskaffelsesregelverket, lover og regler knyttet til arbeidsgiveransvaret, lover og forskrifter når det gjelder kontraktsinngåelser samt lover og regler knyttet til all form for byggevirksomhet og eiendomsforvaltning. 9

8 Tjenester Undervisningsbygg tilbyr er utvikling, bygging og drifting av skolebyggene i Oslo hvor elever og ansatte er daglige brukere. I tillegg leies skolenes lokaler ut etter skoletid til idrettsklubber, lag, kultur- og fritidsaktiviteter. 2.1 Organisasjon/bemanning Hasleb skole Organisasjonskart pr

9 Tabell 2.1 Bemanning Endring Ansatte Årsverk 161,7 173,7 12 Økningen i antall ansatte er i henhold til foretakets bemanningsplan. Veksten har hovedsakelig vært i linjeavdelingene prosjekt og eiendom. Det har henholdsvis vært erstatninger av innleide prosjektledere, og innenfor eiendomsdrift. Foretaket har nådd planlagt økt volum av egne medarbeidere. Målet var 80 % i linjen. Måloppnåelsen ble 83,1 %. Turnover i 2017 er på 10,2 % inkl. fire ansatte med naturlig avgang. 3. MÅLOPPNÅELSE, RESULTATER OG RISIKOVURDERINGER 3.1.a Situasjonsbeskrivelse Undervisningsbygg har solid kompetanse både som byggherre og som eiendomsbesitter. Foretaket styrer alle faser av verdikjeden for et skolebygg, fra planleggingsfasen til bygget er ferdig overlevert og i drift. Dette gir mulighet til å velge løsninger der planlegging, bygging og drift innretter seg mot robuste, enkle og billigst mulige løsninger i et livssyklus-perspektiv. Haugen skole Undervisningsbyggs tre langsiktige mål i 2017: Langsiktige mål 1 Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov For å nå dette langsiktige mål har Undervisningsbygg definert fire delmål: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Kravspesifikasjon for Oslo kommune består av Standard kravspesifikasjon for skoleanlegg, samt tekniske og FDV-begrunnede krav. Disse kravene skal sikre hensiktsmessig drift etter overtakelse. Det er viktig at det oppnås enighet om oppdaterte og tydelige krav både internt og eksternt. Undervisningsbygg har opprettet et redaksjonsråd som forvalter kravene og foreslår forbedringer og endringer som oversendes til byrådsavdelingene (byrådsavdeling for næring og eierskap og byrådsavdeling for finans) for godkjenning. 11

10 Fravik fra standard kravspesifikasjon godkjennes av byrådet. Fravik fra tekniske og FDV-begrunnede krav godkjennes av byråd for finans. Foretaket skal bidra til implementering av en effektiv fravikshåndtering, for å hindre at fravikssystemet blir fordyrende og forsinkende. Foretaket har opprettet en egen fravikskomite som behandler avvik foreslått av prosjektene. Anbefalte avvik oversendes til byrådsavdeling for finans for godkjenning. Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Undervisningsbygg benytter analyser av livssykluskostnader (LCC) ved valg av alternative løsninger. Det er i 2017 besluttet å styrke kompetansen på LCC og analyse for å utvikle dette fagområdet ytterligere i Undervisningsbygg. Redusere feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Foretaket skal aktiv benytte erfaringer fra gjennomførte prosjekter, eksempelvis erfaringer fra fagteam, resultater av fullskalatester, tekniske befaringer, 3. partskontroller og resultater fra dialogen med bestiller for å redusere feil og mangler ved overlevering. Det er i 2017 etablert rutiner og maler for planlegging av sluttfasen og prøvedriftperioden. Det er avsatt egne ressurser til oppfølging av reklamasjoner i tillegg til økt fokus fra prosjektledelsen. Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter Undervisningsbygg skal ha god oversikt over eiendommenes tilstand for å kunne dokumentere det langsiktige investeringsbehovet for å tilfredsstille dagens lover og forskrifter, og for å unngå tap av kapasitet. Foretaket skal utarbeide begrunnede planer for å skaffe finansiering til nødvendige oppgraderinger. I forbindelse med rullering av Skolebehovsplanen er samarbeidet med Utdanningsetaten styrket. Undervisningsbygg har hatt et tett og godt samarbeid med Utdanningsetaten i gjennomføring av konsekvensutredninger som danner grunnlaget for Skolebehovsplanen. Foretaket har bistått i dette arbeidet gjennom å angi restlevetid for bygg og tekniske anlegg, samt utføre tilstandsvurderinger for oppgradering. Disse opplysningene er forutsetning for å kunne utarbeide en helhetlig skolebehovsplan som skal sikre fremtidig skolekapasitet. Brynseng skole 12

11 Langsiktige mål 2 Vi tar ansvar for miljø Det er definert tre delmål for dette langsiktige målet: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Undervisningsbygg har en ambisjon om å ligge i forkant av miljøkrav i lover og forskrifter, og være et forbilde i byggenæringen. En av foretakets langsiktige miljømål er: Undervisningsbygg skal bidra til et klimanøytralt samfunn gjennom innovative løsninger. Denne målsettingen innebærer at Undervisningsbygg skal være modig og skal prøve ut nye løsninger. Foretaket skal også utfordre arealeffektivitet og sambruk i skolene. Som første eiendomsaktør i Oslo kommune og tredje aktør i bransjen, har foretaket sluttet seg til Grønn Byggalliansens ti strakstiltak i Eiendomssektorens Veikart mot Undervisningsbygg deltar i tre FoU-prosjekter: - BestVent et prosjekt med Sintef som undersøker hvordan ulike strategier for ventilasjon påvirker inneklima og prestasjoner for elever, samtidig som vi kan redusere energibruken - Foretaket har tatt initiativ til en dialogkonferanse hvor vi utfordret leverandørmarkedet om lagring av overskuddsenergi - Sertifisering og godkjenning av vanntåke for å kunne ta i bruk vanntåke i skoler med utetøy hengende i rømningsveier Foretaket tar i bruk fem konkrete innovative løsninger som piloteres og testes ut i prosjekter: fossilfrie byggeplasser på Nordseter, HMS- reg innført på alle byggeplasser, bruk av BIM stasjoner på Holmen skole, fasadeintegrerte solceller på Brynseng og adiabatisk kjøling på Tokerud skole. Videre fremover ser vi på løsninger i forbindelse på prosjektene på Ruseløkka (gjenbruk), Holmlia (solceller og energilagring), Prinsdal (massivtre og minimumsluftmengder). Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Undervisningsbyggs miljøstrategi har klare målsetninger når det gjelder energieffektive skolebygg og energibruk på eksisterende skolebygg. Oslo kommune har satt mål om energieffektivisering i bygg med 27 % innen 2030, sett i forhold nivå. Vi skal aktiv jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter Foretaket skal fortsette sin satsing på SHA-området. Det skal arbeides systematisk med forebyggende arbeid ved bruk av erfaringer fra ulykker, nesten-ulykker og uønskede hendelser. Undervisningsbygg skal aktiv påvirke til bevisstgjøring, kompetanse og gode holdninger hos alle aktører som opptrer på vegne av Undervisningsbygg som byggherre. Foretaket har oppnåd bedre resultater enn noensinne vedrørende sikkerhet på byggeplass H1-verdi =1,9. 13

12 Vollebekk skole Langsiktige mål 3 Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden Det er definert et delmål som bidrar til å nå det langsiktige målet: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging Foretakets langsiktige målsetning er å sikre at kompetansen som organisasjonen besitter er tilpasset fremtidens behov. Dette skal oppnås både ved en bevisst utvikling av kompetanse hos eksisterende medarbeidere og ved rekruttering av nye medarbeidere. Undervisningsbyggs HR-strategi for har tre hovedmål: Ledere som skaper resultater Rett kompetanse på rett sted til rett tid Kultur for kontinuerlig utvikling og samhandling 14

13 Haugen skole 3.1.b Mål, tiltak og resultatindikatorer Bestillingsoversikten I budsjettet for 2017 gis det oversikt over skoleprosjekter som er under bestilling (Bestillingsoversikten). Bestillingsoversikten blir supplert med prosjekter fra Tilleggsinnstillingen. Videre spesifiseres planlagte tiltak som er inkludert i Skolebehovsplanen, både grunnskoler og videregående skoler. For en del av disse skolene har prosjektering eller byggearbeider startet, for noen har det ikke kommet bestilling ved utgangen av Det er kunden, Utdanningsetaten (UDE), som bestiller utredninger, utvikling og bygging av nye prosjekter. Selve beslutningen om utbygging skjer når husleiekontrakt er signert. Figuren under viser fasene i investeringsprosessen fra prosjektinitiering til drift. Denne prosjektmetodikken skal sikre at det er den riktige løsningen som blir valgt. Kilde: Byråd for finans, prinsippdokument, Prinsipper for Investeringsprosesser i Oslo kommune 15

14 Ferdigstilte investeringsprosjekter i prosjekter med individuelle bevilgninger og 3 store rehabiliteringsprosjekter ble ferdigstilt i I tillegg er det gjennomført mange mindre rehabiliteringsprosjekter Overleverte prosjekter med individuelle bevilgninger Brynseng skole Vollebekk skole Haugen skole Manglerud skole Større overleverte prosjekter over Rehab-potten Hellerud skole rehabilitering bygg E og F Manglerud skole - ventilasjon Haugen skole gymbygg Kringsjå skole Øvrige prosjekter som var på bestillingsoversikten i 2017 Bestillingsoversikten viser de prosjektene som har vært gjennom ekstern kvalitetssikring del 2 (KS2), og hvor det er foreslått kostnadsramme for prosjektene. Prosjekter som har kommet inn gjennom tilleggsinnstillingen samt bystyresak er også med i oversikten: Investeringsprosjekt Status Planlagt ferdigstillelse Berg vgs Gjennomføring 2/18 Sofienberg Språksentret Gjennomføring 2/18 Holmen skole (Bjørneveien) Gjennomføring 3/18 Jeriko skole Gjennomføring 3/18 Marienlyst skole Gjennomføring 3/18 Kirkeveien vgs Gjennomføring 3/18 Prinsdal skole Gjennomføring 2/19 Vetland skole Gjennomføring 2/19 Nordseter skole Gjennomføring 2/19 Uranienborg skole Gjennomføring 3/19 Uranienborg flerbrukshall Gjennomføring 3/19 16

15 Investeringsprosjekt Status Planlagt ferdigstillelse Hasle skole utvidelse Gjennomføring 3/19 Gamle Løren byggetrinn 2 Gjennomføring 3/19 Årvoll skole- Flerbrukshall Gjennomføring 4/19 Slemdal skole Gjennomføring 4/19 Østensjø skole Detaljprosjektering/Gjennomføring 2/20 Vestli skole Detaljprosjektering/Gjennomføring 4/20 Skoleprosjekter i utviklingsfasen, jfr. Skolebehovsplanen I tillegg til prosjekter som er på bestillingsoversikten jobber foretaket med prosjekter i utviklingsfasen, jfr. Skolebehovsplanen. For disse prosjektene er ferdigstillelsesår og kapasitetsvekst noe usikre. For enkelte av disse prosjektene er ekstern kvalitetssikring (KS2) gjennomført i løpet av Prosjekt Bygdøy Lambertseter skole Mortensrud skole Lofsrud skole Manglerud bad Ruseløkka skole 17 Status Utvidelse med nybygg for ekstra parallell, minimalt med ombygging i eksisterende skole. Forprosjekt i sluttfase. Utgående kapasitet. KVU pågår. Forventer oppstart forprosjekt mai Utgående kapasitet. Ny skole på Mortensrud vedtatt på annen tomt i skolebehovsplan Forventer oppstart forprosjekt juni Antatt ferdigstillelse Utgående kapasitet. Trenger total oppgradering. Skole forutsatt flyttet til midlertidige lokaler i nye Mortensrud skole Byggefase Lofsrud Bestilling på Manglerud bad mottatt des Nytt bad forutsetter regulering av tomt som ses i sammenheng med regulering av ny vei/adkomst til idrettsanlegg. Reguleringsvedtak planlagt april 2018, ferdigstillelse vei høst 2018, ferdigstillelse bad Utgående kapasitet. Forprosjekt pågår. Skole rives og erstattes av nybygg. Ferdigstilles Planlagt ferdigstillelse 3/2020 Refstad flerbrukshall Ferdigstillelse tidligst Regulering av tomt pågår Skjønnhaug skole Forprosjektfase, erstatning av paviljong med permanent bygg 2019 Tokerud flerbrukshall Vetland skole Engebråten Manglerud skole - adkomstvei Uelands gate 85 Haukåsen skole Forprosjektfase. Reguleringsprosess pågår. Fremdrift avhengig av tid til reguleringsprosess. Tidligst ferdigstillelse 2. halvår Utvidelse for 20 spesialelever. UBF utredet å ta i bruk deler av skoleanlegget til spesialavdeling, utredet også utvidelse av skolen. Uklart om det er behov for tiltak og derav om vi får forprosjektbestilling. Regulering av ny adkomstvei. Ses i sammenheng med reguleringsprosess for Manglerud bad. Forutsatt vedtak april 2018 kan vei ferdigstilles til høst 2018 Undervisningsbygg har sendt inn et kommunalt skolealternativ til boligregulering på tomten. Reguleringsvedtak november 2017 hvor tomten ble regulert til skole. Forhandlinger om kjøp av tomt pågår. Utgående kapasitet. KVU ferdig, avventer forprosjektbestilling. Skole forutsettes å rives, bygges opp på ny lokasjon (Stig skoletomt) Ikke avklart Ikke avklart 2018 Ikke avklart 2022

16 Prosjekt Hovseter skole Trosterud/Haugerud/Hauger ud hallen Status Utgående kapasitet. KVU ferdig, avventer forprosjektbestilling. Utgående kapasitet. Er i KVU-fase. Liten utvidelse samt oppgradering eller nybygg til erstatning av dagens bygningsmasse som er utgående kapasitet. Planlagt ferdigstillelse ikke avklart ikke avklart Hartvig Nissen skole Tveita skole, mindre utvidelse for å få full B2 Nøklevann skole Utgående kapasitet. Forprosjekt pågår. Full oppgradering og utvidelse som medfører regulering. Forutsatt skole i drift hvor man benytter Cort Adler som avlastningslokale. Gir lenger byggetid enn å tømme hele skolen, men det er krevende å finne erstatningslokaler til en hel skole. Detaljprosjektfase. Forprosjekt pågår. Utvidelse av skole til B3, krever ikke regulering ikke avklart 2019 Private innleieprosjekter Undervisningsbygg forvaltet to OPS-skoler ved utgangen av 2017: Persbråten vgs. og Høybråten skole. Undervisningsbygg har innleieavtaler på følgende skoler: Nydalen vgs, Oslo VO Nydalen, Oslo Katedralskole, Oslo VO Skullerud, Bogstad skole (finansiell leasing) samt tilleggsarealer på Elvebakken vgs. (Note 9) Akuttiltak/generell rehabilitering Det ble bevilget 150 millioner i 2017 for dette formål. I tillegg ble det overført uanvendte bevilgninger på 88,2 millioner i investeringsregnskapet (Y-disp) fra I løpet av 2017 ble 3 større prosjekter ferdigstilt. I tillegg ble det overlevert flere mindre rehabiliteringsprosjekter og prosjekter med bygningsmessige tilpasninger i forbindelse med skolestart

17 Brynseng skole Erstatningslokaler og permanente erstatningslokaler Foretaket har gjennomført mange investeringsprosjekter med «skole i drift». Det har samtidig vært svært høyt fokus på å ivareta sikkerheten for elever og ansatte i alle prosjekter. Foretaket har i stor grad gjennomført de prosjektene som kan gjennomføres uten erstatningslokaler, men erfaringer viser at byggearbeider i forbindelse med rehabilitering kan gjennomføres vesentlig raskere og mer kostnadseffektivt dersom undervisningen kan flyttes til et sted utenfor skolen. På grunn av overkapasitet på noen av de nye skolene var det mulig å løse utfordringen i 2016 og i 2017 med å finne og finansiere erstatningslokaler. Det har vært mulig å busse elever til de nye skolene. Foretaket, i samarbeid med Utdanningsetaten, prøver å finne de mest optimale løsninger for å etablere egnede erstatningslokaler. Undervisningsbygg vil understreke at overkapasitet på noen av de nye skolene er midlertidig. Behovet for erstatningslokaler og tilhørende finansiering må planlegges fortløpende. Undervisningsbygg mener at det er behov for andre og mer omfattende løsninger for de store oppgraderingsprosjektene/totalrehabiliteringsprosjektene. Foretaket mener derfor at det ville være mest hensiktsmessig å ha tilgjengelig noen mer permanente avlastningslokaler ved gjennomføring av disse større prosjektene. Det bør vurderes en base med erstatningsskoler som hele tiden kan benyttes til elever fra skoler som skal rehabiliteres. Ved å ha permanente skolebygg for avlastning vil totale kostnader for planlegging og gjennomføring kunne reduseres og forutsigbarhet for skolene også bedres. Drift og vedlikehold av bygningsmassen Undervisningsbygg er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,52 millioner kvadratmeter fordelt på 724 bygg (173 skoler innkl. Inleide skoler). Det er brukere (elever og ansatte) av foretakets lokaler. En viktig oppgave for Undervisningsbygg er å sikre riktig, enhetlig og effektiv drift og vedlikehold av bygningsmassen. En kartlegging av Undervisningsbyggs portefølje viste at: 30 % av bygningsmassen er bygget i førkrigsperioden 19

18 50 % i etterkrigsperioden opp til 1990 og kun 20 % i de siste 20 årene. Når 80 % av bygningsmassen har en alder på 20 år og eldre vil det være store behov for oppgraderinger. Tekniske anlegg har en normal levetid på år, avhengig av type anlegg. Samtidig har kravene til tekniske anlegg og funksjonskrav knyttet til inneklima, IT, samt virksomhetskrav endret seg betydelig i de siste årene. Vedlikehold og rehabilitering av verneverdige bygg er ekstra kostnadskrevende. Ved utgangen av 2017 forvaltet Undervisningsbygg ca. 200 verneverdige bygninger. Vedlikeholdsetterslepet i eiendomsmassen er redusert fra 5 mrd. i 2002 til 0,4 mrd. i 2017 i sammenlignbar kroneverdi. Tilstandsvurdering basert på ASSS (Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner) sin metodikk viser at 72 % av arealet i bygningsmassen har tilstandsgrad 0 eller 1, mens 28 % har tilstandsgrad 2 eller 3. FDV Foretakene skulle til startkonferansen 2017 legge frem et forslag til årlig rapporteringsopplegg for foretakene om deres FDV nivå sett i forhold til Holtenøkkelen. Undervisningsbygg fikk oppdraget med å koordinere arbeidet. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe bestående av representanter fra de 4 foretakene. Arbeidet resulterte i et forslag til felles veileder til kontoplanen med beskrivelse av hvilke kostnader som skal føres under hhv forvaltning, drift og vedlikehold for å sikre en ensartet føring av FDV-kostnadene i regnskapene slik at foretakene lettere kan sammenliknes på FDV-nivå. Foretakene kom frem til at Holtenøkkelen ikke egner seg så godt som instrument for å forklare foretakenes nivå på FDV. Dette skyldes at porteføljene til det enkelte foretaket kan være flytende mellom flere formål og at byggene også er forskjellige i forhold til alder, høyde og materialbruk. Holtenøkkelens bygg-inndeling gir derfor ikke et adekvat bilde av FDV-nivået til foretakene. Foretakene vil føre sine FDVtall i tråd med kategoriene i NS 3454 og KOSTRA kontoplanen. På denne måten kan foretakene sammenlikne sin utvikling på FDV nivå over tid, samt at foretakene kan sammenliknes med hverandre. Organisering av FAGTEAM Det å oppnå feilfrie tekniske anlegg når bygget tas i bruk, er en utfordring i hele byggebransjen. Undervisningsbygg har etablert en ekspertgruppe (fagteam) bestående av innleide rådgivere innenfor fagområdene VVS - ventilasjon og varme, brann og SDstyringssystem som sammen med ressurser fra eiendomsavdelingen og prosjektavdelingen skal jobbe for økt ferdigstillelsesgrad samt sikre færre driftsmessige utfordringer i etterkant av overlevering enn tidligere. Fagteamet oppsøker prosjektene i sluttfasen og utfører kontroller og rådgivning for å bidra til at feil i tekniske anlegg oppdages så tidlig som mulig og rettes 20

19 opp. Erfaringer fra bruk av fagteam siden 2014 viser at det har vært en klar nytteverdi. Undervisningsbygg skal videreføre dette arbeidet i Opprettholde kapasitet I 2017 fortsatte arbeidet, som ble igangsatt i 2014 av Byrådsavdeling for oppvekst og utdanning og Byrådsavdeling for næring og eierskap, med å bedre samordningen av investeringsbehov for kommunale skolebygg. Det er oppnådd gode resultater. Investeringsprosjekter som har konsekvenser for eksisterende kapasitet er inkludert i fremtidige skolebehovsplaner. På en rekke skoleanlegg er det behov for å igangsette omfattende tiltak, enten i form av total rehabilitering eller rivning og nybygg. Totalt er det estimert et behov i størrelsesorden 8-12 milliarder kroner i rehabiliterings-/oppgraderingstiltak. Det er satt spesielt fokus på oppgradering av inneklima/ ventilasjon, rehabilitering av elektrotekniske anlegg og oppgradering/tilpasning i forhold til krav om universell utforming. Dette er forhold som er dekket av lov og forskrift og som vil kunne medføre tap av skoleplasser hvis tiltak ikke gjennomføres. Ved gjennomføring av tiltakene er det en målsetning at byggene ikke skal ha behov for ytterligere tiltak utover verdibevarende vedlikehold i et 15-års-perspektiv. Nye behov knyttet til utgående kapasitet spilles fortløpende inn i Undervisningsbygg sitt budsjettinnspill. Det er veldig positivt at det ble bevilget 2,5 milliarder til dette formålet i perioden Det er i 2016 igangsatt utredning av 13 skoler. Foretaket ser at dette utredningsarbeidet er omfattende og tar mer tid enn forutsatt, blant annet fordi det må samordnes med skolebehovsplanen. Dette gjør at disse prosjektene kommer senere til utførelse enn tidligere angitt. Det er p.t. følgende skoler som står øverst på prioriteringslisten: Ruseløkka riving av det gamle skolebygget avventes rivetillatelse fra PBE. Klage på rivetillatelse er nå til behandling hos Sivilombudsmannen. Nordseter bygging/rehabilitering har startet, ferdigstilles Lambertseter - KVU pågår. Forventes oppstart forprosjekt mai Lofsrud trenger total oppgradering, byggefase Etterstad forprosjekt, ønsket ferdigstillelse

20 Vollebekk skole Vaktmestertjenesten Nye og rehabiliterte skolebygg har i dag blitt så teknisk avanserte at man i større grad enn før må sette inn spesialiserte fagressurser for å løse driftstekniske utfordringer. Spesielt gjelder dette for den driftstekniske delen som krever kompetanse innen IKT og drift av SD-anlegg, samt systemer for internkontroll. Med bakgrunn i dette har Undervisningsbygg overtatt ansvaret for vaktmestertjenesten (både teknisk drift og serviceoppgaver) på nye skoler og større nyrehabiliterte skoler i kommunal regi. Omfanget av tjenesten varierer noe og Undervisningsbygg har inngått en avtale med NEAS for leveranse av disse tjenestene til den enkelte skole. Avtaleperioden er på og utløper 22. april Det er brukt 3 år i regi av Undervisningsbygg og NEAS for å bygge opp det drift/vaktmesterteam som finnes på de skolene hvor UBF har ansvaret for leveranse av vaktmestertjenester. Det er 47 skoler som driftes av NEAS. I avtalen inngår også idrettshaller. Siden Oslo kommune har besluttet at vaktmestertjenesten skal re-kommunaliseres, vil Undervisningsbygg nedskalere avtalen med NEAS. Foretaket har et stort behov for vaktmestertjenester fra NEAS i påvente av endelig organisering og oppbemanning internt i Oslo kommune. For å ivareta nødvendig kontroll på skolene, må innleide tjenester erstattes med kompetent driftspersonell før avtalen avsluttes. 22

21 Haugen skole Foretakets mål og resultater i henhold til foretakets strategiplan for 2017: Oslo kommunes mål Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet portefølje av ferdigstilte bygg Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid Andel nye bygg som tilfredsstiller passivhusstandard MÅL Plan 2017 Resultat 1 Prognose P50 0,94 Prognose P85 0, % Investeringsprosjekter: 100 % (4 av 4) Rehab-pottprosjekter: 75 % (3 av 4) 100 % 100 % Andel ledighet* 1,00 % 1,27 % uten Sogn erstatningslokale og 3,31 % med Sogn erstatningslokale Antall bygg med oljefyr 0 0 Energieffektivisering Andel totalrehabiliterte bygg som tilfredsstiller passivhusstandard (%) Omlegging til grønn anleggsdrift: Antall fossilfrie byggeplasser/total antall byggeplasser Økonomiske indikatorer Driftsresultat (MNOK) kommunale regnskapsregler 50 % To skoler er under totalrehabilitering, Bøler skole og Nordseter skole. Bøler skole har mål om passivhusnivå (2018). Nordseter har mål om nesten Nullenerginivå (2019). 20 % 17 % Opprinnelig (Dok. 3) 100 Regulert 346,4 Netto driftsresultat 2017: 395,4 mill., det vil si 49 mill. bedre enn regulert budsjett. 23

22 Investeringsbudsjett (MNOK) MÅL Plan 2017 Resultat Opprinnelig (Dok. 3) Regulert 2 100,5 (+udekket ,4) Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Omdømmeundersøkelse IA IA 24 Regnskap: 1 456,7 mill. Udekket fra 2016 (805,4 mill.) er dekket med lån i Lånefondet. Mindreforbruket på 643,8 mill. skyldes i hovedsak avvik mellom framdrift og bevilgningstakt, men også til dels innsparinger for enkelte av prosjektene. Udekket fra 2017 på ca. 770,1 mill. blir dekket med lån i lånefondet i Kundetilfredshetsindeks (KTI) 70 IA (gjennomføres i 2018) Andel prosjekter som har bestått fullskalatest på 1. eller 2. forsøk (%) Andel prosjekter som har bestått teknisk kontrollbefaring på 1. forsøk (%) Bygget har ferdig bestått funksjonskontroll av ventilasjon i 1. driftsår (%) Gjennomføringsgrad reklamasjoner (%) utkvitterte/totalt antall % 50 % Generelt om eiendommer Vedlikeholdsetterslep (mill.nok) % 107 % Gjennomføringsgraden beregnes på bakgrunn av hvor mange reklamasjoner som er ukvitterte et år delt på innmeldte reklamasjoner. Når gjennomføringsgraden passerer 100% vil dette si at det er ukvittert «overliggere» fra tidligere år. Andel bygningsareal med TG0/TG1/TG2/TG3 (%) 10/50/35/5 9/63/28/1 Generelt om miljø Kildesortering av avfall på byggeplass 90 % 84 % Målet for prosjektene er 90 % vektprosent kildesortering. Akkumulert i årsskiftet 2017/2018 ligger kildesorteringsprosenten på 84%. Det er flere prosjekter som i en tidlig oppstart har hatt en lav kildesorteringsgrad. Erfaringsvis vil kildesorteringsprosenten øke utover i prosjektet. Avfallsmengde generert på byggeplass (kg avfall/m 2) 25 Prosjektet på Brynseng skole oppnådde 29 kg/m² og Vollebekk skole oppnådde 38,4 kg/m², som gir et snitt på 33,7 kg/m². Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Antall prosjekter Undervisningsbygg deltar i/tar initiativ til Antall nye løsninger som Undervisningsbygg tar i bruk 3 2 Best Vent-prosjektet og samarbeid med NHO om dialogkonferanse om overskuddsenergi. 3 4 Fossilfri byggeplass (Nordseter skole), HMS-reg., BIM-stasjon (Holmen skole) og bygningsintegrerte solceller (Brynseng skole).

23 MÅL Plan 2017 Resultat Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Levert energi til hele foretakets bygningsmasse (kwh/m 2 /år) Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter Alvorlige avvik meldt i ORRA23, ikke lukket etter 1 mnd. (akkumulert) Uønskede hendelser brann, vannskade mm. meldt Oslo forsikring. UBFs egenandel (gårdseieransvar, ikke hærverk) Uønskede hendelser hærverk, leietakeransvar meldt Oslo forsikring, kundens egenandel (Antall meldte saker til forsikringen) Maksimalt antall skader med sykefravær på eiendomsprosjekter Maksimalt antall alvorlige skader med sykefravær på mer enn 4 uker- alle prosjekter Maksimal H1-verdi 5 1,9 Medarbeidere Andel egne ansatte årsverk i linjen 80 % 83,2 % Medarbeidertilfredshet (MTI - indeks) Bortfaller ikke relevant i 10-faktor Svarprosent medarbeiderundersøkelse IA IA Sykefravær (%) 4,0 4,9 Undervisningsbygg har flere ansatte med langtidssykefravær. Dette påvirker resultatet. *Undervisningsbygg rapporterer på tomme bygg. Dersom Sogn tas ut av grunnlaget, er andelen tomme bygg 1,27 %. Foretaket har ikke arealer klare for utleie til andre. Det er derfor ikke ledig areal i foretakets portefølje. Brynseng skole 25

24 3.1.c Risikostyring og internkontroll Risikostyring Undervisningsbygg(UBF) ledes i overensstemmelse med prinsipper for mål og resultatstyring og bruker i denne sammenheng risikostyring som verktøy for å identifisere risikoer, muligheter og tiltak. Dette er i samsvar med instruks for virksomhetsstyring i Oslo kommune (Byrådssak 1070/15) av 25.juni Risikostyring er integrert i mål- og resultatstyring både på strategisk nivå gjennom strategiplanarbeidet og på operativt nivå, bl.a. i styring av byggeprosjekter, administrative prosjekter og av vesentlige arbeidsprosesser. Brynseng skole Haugen skole Risikostyring på strategisk nivå Undervisningsbygg har tre langsiktige mål, som er nærmere konkretisert i åtte delmål. Foretaket definerer risiko i samsvar med NS-ISO 31000:2009 som virkningen av usikkerhet knyttet til mål. Virkningen av positiv usikkerhet (muligheter/ positiv risiko) kartlegges på lik linje med virkningen av negativ usikkerhet. I den årlige strategigjennomgangen blir risikoer og muligheter, som kan påvirke foretakets oppnåelse av sine langsiktige målsetninger identifisert, analysert, kvantifisert og rangert. Foretaket benytter egen-utviklet matrise for kvantifisering av risikoer og muligheter. Risikokartlegginger på virksomhets- og avdelingsnivå utgjorde utgangspunktet for aktivitetene i foretakets strategiplan for og i de avdelingsvise handlingsplanene. Undervisningsbygg definerte resultatindikatorer og måltall for å dokumentere gjennomføringen av aktivitetene og måloppnåelsen. Figuren nedenfor oppsummerer aktivitetene knyttet til mål- og resultatstyring på strategisk nivå: 26

25 Risikoer og aktiviteter I 2017 definerte Undervisningsbygg følgende overordnede risikoer/muligheter og tiltak for å påvirke sannsynligheten og/eller konsekvensen av disse. Foretaket mener at det er betydelig samvariasjon mellom risikoene og mulighetene, og de prioriterte aktivitetene bidrar til håndtering av flere risikoer samtidig. Brynseng skole AKTIVITETER KNYTTET TIL RISIKOER/MULIGHETER LANGSIKTIG MÅL 1: Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov. DELMÅL 1: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift Risikoer/ Muligheter RLG1 1 : Risiko for manglende ressurser/ kompetanse til oppdateringsarbeidet for tekniske kravspesifikasjoner. RLG2: Risiko for at arbeidet med forbedring av krav ikke blir omforent internt og eksternt. HØY 25,0 MID- DELS 17,0 1 RLG/MLG: Risikoer og muligheter som ble identifisert på ledergruppens risikokartlegging 27

26 MLG1: Mulighet for å etablere en ledelsesprosess for oppdatering av tekniske kravspesifikasjoner under virksomhetsstyring i Undervisningsbyggs styringssystem. Aktiviteter HØY -4,0 A1. Videreføre implementeringen, evaluere og eventuelt justere prosessen for forvaltning av SKOK. DELMÅL 2: Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Risikoer/ Muligheter RLG3: Risiko for at vi ikke har relevante erfaringstall for FDV til bruk i livssykluskostnadsvurderinger RLG4: Risiko for at Undervisningsbygg ikke har god nok systematikk, kompetanse og ressurser til å gjennomføre LCC-vurderinger ved valg av løsninger Aktiviteter A2. Etablere LCC-strategi og metodikk A3. Utarbeide BIM-strategi og gjennomføre 1-2 piloter. RLG2016 (risiko fra 2016): Risiko for mangelfullt fokus på virksomhetens langsiktige behov ved etablering og videreutvikling av datasystemer. HØY 20,0 HØY 25,0 MID - DEL S Aktiviteter A4. Gjennomføre implementering av registrerings -og arkivløsning med integrasjon mot fagsystemene i virksomheten. A5. Gjennomføre veikartet for IKT -strategien. DELMÅL 3: Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår. RLG5: Risiko for at Undervisningsbygg ikke tidlig nok finner rotårsakene til at tekniske anlegg ikke fungerer som forutsatt. HØ Y 38,0 9,0 RLG6: Risiko for at man ikke prioriterer utbedring av feil og mangler både hos Undervisningsbygg og utførende entreprenør. RLG7: Risiko for at ikke oppgaver og ansvar er godt nok avklart mellom Eiendoms- og Prosjektavdelingen og mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten/skole. M -Prosjekt og Eiendom: Muligheter for å bruke UBFs fagressurser og erfaring fra driften gjennom hele prosjektforløpet (rådgivning og kontroll) MID - DEL S MID - DEL S HØ Y -5,0 19,0 13,0 Aktiviteter A6. Bruk av interne faglige ressurser inn i prosjekter og drift reorganisering av eksisterende fagteam. - Fase 0: Kartlegge behov, oppgaver, mandat. - Fase 1: Oppstart, rekruttering og etablering av ny organisering 28

27 - Fase2: Detaljert behovsbeskrivelse for teknisk rådgivning/ støtte og eventuell kontroll ressurser i fm. forvaltning av SKOK faglige ressurser til avviksbehandling DELMÅL 4: Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter RLG8: Risiko for at tilstandsoversikt over eiendommene som berøres av HØ 23,0 Skolebehovsplanen ikke er oppdatert med riktig type informasjon. Y MLG2: Mulighet for å benytte resultatene fra samhandlingsseminaret HØ -4,0 mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten, oktober Y Aktiviteter A7. Skaffe bedre kunnskap om eiendommene for å prioritere de riktige prosjektene A8. Avklare rolle og organisering i forhold til strategisk tomtekjøp hvor det vil inngå flere leietakere. A9. Definere en hensiktsmessig fordeling av roller, aktiviteter og ansvar mellom UDE og UBF i KVU-fasen. LANGSIKTIG MÅL 2: Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet DELMÅL 5: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien RLG9: Risiko for målkonflikter (miljø, økonomi, drift osv.) og manglende internt samarbeid for å sikre oppnåelsen av miljømål) MLG3. Mulighet for å benytte Eiendomssektorens Veikart mot 2050 som et instrument for å oppnå Undervisningsbyggs og Oslo kommunes målsetninger på miljøområdet. Aktiviteter A10. Videreføre arbeidet med å operasjonalisere mål om plusshus. A11. Følge opp miljøstrategien og miljøkommunikasjonsplanen. DELMÅL 6: UBF skal bli ledende på energiriktig drift RLG10: Risiko for at vi ikke klarer å forankre og bruke kostnadseffektiv energiledelse i praksis. Aktiviteter 29 MID- 6,0 DEL S HØY -4,0 MID - DEL S A12. Operasjonalisere energiledelse, inkl. innføring av nytt energioppfølgingssystem. DELMÅL 7: Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. MLG4: Mulighet for systematisk forebyggende arbeid ved bruk av HØ -4,0 erfaringer fra nesten- ulykker og uønskede hendelser Y Aktiviteter A13. Etablere virkningsfulle sanksjoner mot leverandører som bryter våre SHAbestemmelser, fastsette incitamenter for godt SHA-arbeid og vurdere om våre avtalegrunnlag bør justeres for å sikre kvaliteten i SHA-arbeidet. A14. Systematisk oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, lærlingordning og øvrige kontraktsbestemmelser som fremmer et seriøst arbeidsliv. LANGSIKTIG MÅL 3: Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden DELMÅL 8: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging. 19,0

28 RLG11: Risiko for at vi ikke har kompetanse på fremtidsrettede arbeidsmetoder, muligheter og fagområder. RLG12: Risiko for at Undervisningsbygg ikke lykkes med kunnskapsdeling og utvikling av medarbeiderne. MLG5: Mulighet for å benytte Undervisningsbyggsskolen (Eiendoms- og Prosjektakademiet) for å skaffe økt kompetanse og en helhetlig forståelse av viktige fagområder for Undervisningsbygg, eksempelvis: - tekniske kravspesifikasjoner - bruk av livssykluskostnader i alternative beregninger MID - DEL S MID - DEL S MID - DEL S Aktiviteter A15. Etablere og iverksette et spisskompetanseprogram med oversikt over den fagkompetanse som foretaket skal besitte og med en plan for opprettholdelse og utvikling av denne kompetansen. Undervisningsbygg har etablert tertialvis risikorapportering til foretakets ledelse og styre, for å sikre at planlagte tiltak blir gjennomført som forutsatt og nye tiltak blir innført i de tilfeller de besluttede tiltak ikke fører til forventet resultat. I tillegg til tertialvis risikorapportering ønsket Undervisningsbyggs styre også en vurdering av de nye risikoer og muligheter som har oppstått i løpet av Disse ble presentert til styret sammen med en selvangivelse som omfatter alle aspekter av foretakets arbeid på risikostyringsområdet. 17,0 19,0-3,0 Internkontroll Undervisningsbygg utarbeider årlig en samlet kontrollplan for alle kontroller som gjennomføres i foretaket. Denne viser det totale omfanget av alle planlagte kontroller; når de skal gjennomføres (på månedsbasis) og hvem som er ansvarlig for gjennomføring (på avdelingsnivå). Planen omfatter: Kontroller gjennomført av Internrevisjonen Kvalitetsrevisjoner gjennomført av Kvalitetsseksjonen SHA-inspeksjoner gjennomført av Kvalitetsseksjonen SHA, KS og miljøkontroller i regi av Prosjektavdelingen SHA, IK, lønns- og arbeidsvilkår kontroller i regi av Eiendomsavdelingen Økonomiske kontroller dvs. fakturakontroller og interne kontroller av Økonomiavdelingen 30

29 Arbeidet med risikostyring og kontinuerlig forbedring gjennomføres i tett samarbeid. Foretakets kvalitetspolicy gir føringer for det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Undervisningsbygg har etablert rutiner og kontrollpunkter rundt anskaffelser, økonomi og fakturahåndtering som tilfredsstiller Oslo kommunes retningslinjer på området. Dette rammeverk bidrar til å forhindre korrupsjon og misligheter ved å fordele godkjenning og kontroll på flere ressurser. Systemet blir løpende sjekket av Controller i Økonomiavdelingen, og det utarbeides rapporter ca. 1 gang pr. mnd. som også oversendes til Kommunerevisjonen. Leverandører på byggeplass kontrolleres via det elektroniske registreringssystemet HMSreg bl.a. for å tilfredsstille Oslomodellens krav. Undervisningsbygg er organisert slik at risikoen for korrupsjon og misligheter skal reduseres til et minimum. Det er etablert stillinger, funksjoner og oppgaver innen internkontroll. Internkontrollfunksjonen er forankret direkte i Undervisningsbyggs styre og opererer organisatorisk ved siden av administrerende direktør og ivaretas gjennom en rammeavtale. KONTROLLER I SAMLET KONTROLLPLAN Intern revisjon Planlagt Utført Gjennomføring av mindre rehabiliteringsprosjekter i eiendomsavdelingen og etterlevelse av prosedyrer 1 1 Bruk av innleide konsulenter 1 På høring Etterlevelse av sentrale krav til kontrakter, herunder om lærlinger i prosjektene, antall underleverandører og om arbeidslivskriminalitet 1 På høring Revisjon av anskaffelser, herunder fullmakter i fakturaprosessen 1 Utsatt til 2018 Kvalitetsrevisjoner (Kvalitetsseksjonen) [1] Planlagt Utført Leverandørrevisjoner, prosjektspesifikke revisjoner, og andre behovsrelaterte revisjoner. 1 1 SHA-inspeksjoner (Kvalitetsseksjonen) [2] Planlagt Utført SHA-inspeksjoner 6 6 SHA, KS og Miljø (Prosjektavdelingen) [3] Planlagt Utført Gjennomganger/ kontroller på SHA Gjennomganger/ kontroller/revisjoner på KS [4] 16 2 Byggeplasskontroller på ytre miljø [5] 6 3 Løpende stikkprøvekontroller av lønns- og arbeidsvilkår [1] Revisjonene skal verifisere at foretakets styringssystem blir etterlevd, og at styringssystemet ivaretar myndighetskrav og foretakets egne bestemmelser. I 2017 ble kvalitetsrevisjoner gjennomført kun ved behov, og det ble lagt ekstra fokus på oppfølging av tiltak fra tidligere revisjoner. [2] Antallet inspeksjoner er tilpasset byggevolum og aktivitetsnivå, samt kapasitet for gjennomføring av inspeksjonene. [3] Fortløpende kontroll- og rådgivningsaktiviteter basert på kvartalsvise planer og risikovurderinger. Rapportering på omfang, funn og tiltak. [4] Omfatter både planlagte og ad hoc gjennomganger/ kontroller/revisjoner. [5] Gjennomføres for å undersøke om entreprenør oppfyller miljøkravene på byggeprosjektet, kontrollene i 2017 har fokus på følgende krav: - unngå innhold av helse- og miljøfarlige stoffer i produkter på byggeplass - emisjonskrav til produkter i bygget - forsvarlig håndtering av farlig avfall - fossilfri byggeplass 31

30 SHA, IK, lønns- og arbeidsvilkår (Eiendomsavdelingen) [6] Planlagt Utført SHA-inspeksjoner IK (ORRA [7] ) gjennomgang Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår [8] 6 5 Økonomiske kontroller (Økonomiavdelingen) Planlagt Utført Interne kontroller Økonomi [9] Arbeidet med risikostyring og kontinuerlig forbedring gjennomføres i tett samarbeid på tvers av avdelingene. Haugen skole 3.2 Strategier og tiltak I henhold til eierstrategien og foretakets vedtekter er formålet å ivareta eieransvaret for Oslo kommunes skole- og undervisningseiendommer, samt sikre Oslo kommune en langsiktig portefølje av gode og hensiktsmessige skole- og undervisningslokaler. Overfor kunden skal det tilbys helhetsløsninger innen forvaltning og drift samt ytre og indre vedlikehold. Årsberetning 2017 punkt 1 og foretakets Strategiplan omtaler nærmere fokusområder for Oslo Kommune, Undervisningsbyggs styre og foretaket. Tiltak Undervisningsbygg har definert risikoer, muligheter og aktiviteter for 2017 på bakgrunn av risikokartlegging. Disse dannet videre utgangspunkt for Strategiplan Enkelte [6] Antall kontroller er tilpasset Eiendomsavdelingens kapasitet, samt aktivitetsnivå. Eiendomsavdelingen har i tillegg noen mindre formelle oppfølgingsaktiviteter. [7] ORRA Brann (Object Register & Risk Assessment) er et elektronisk rapporterings- og avviksbehandlingssystem for branndokumentasjon som erstattet brann -og IKT permer på skolene. Brannvesen, Politi og Beredskapsetaten har tilgang til systemet. [8] Antall kontroller tilpasses risikobildet, og bestemmes i samarbeid med avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold. [9] Antallet fakturakontroller er veiledende, det endelige antallet vil avhenge av en risikovurdering av øvrige aktuelle aktiviteter i internkontrollen. 32

31 aktiviteter strekker seg utover Rapportering på gjennomførte tiltak foretas på virksomhets- og avdelingsnivå. Kartleggingen tar utgangspunkt i Undervisningsbyggs tre definerte langsiktige mål (ref. punkt 3.1.a i årsberetningen og i strategiplan 2017), med tilhørende utfordringer. I vurderingene er nåsituasjonen og eksisterende kontrolltiltak lagt til grunn. De avdelingsvise risikovurderinger har i tillegg fokusert mot fellesrisikoer som involverer to eller flere avdelinger. Det ble utarbeidet forslag til tiltak og mulige samhandlingsaktiviteter på området. Undervisningsbygg har utarbeidet strategier for viktige fokusområder: Miljøstrategi omtalt i kap. 6. Strategi for universell utforming omtalt i kap 5. IKT-strategi strategien er oppdatert i 2017 med målbilde og prioritering av aktiviteter HR-strategi (som bygger på Oslo kommunes personalpolitiske strategi). Kommunikasjonsstrategi (revideres 2018) BIM-strategi er under utarbeidelse Foretakets kvalitetspolicy gir føringer for det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Vollebekk skole Haugen skole 4. SAMMENLIGNING AV BUDSJETT OG REGNSKAP Foretaket fører i henhold til bystyrets vedtak regnskapet etter kommunelovens bestemmelser. I tillegg er det satt opp oppstillinger etter regnskapslovens prinsipper slik kravet er. Ettersom man fører etter kommunelovens bestemmelser vil regnskapsoppstillinger etter regnskapsloven kun gi et tilnærmet bilde. Kommentarene er gitt i forhold til regnskap/budsjett etter kommuneloven ettersom det er dette styret har hatt som grunnlag for sin styring i Regnskap og oppstillinger etter regnskapsloven er satt opp i henhold til mal fra kommunen. Det er gitt en oppstilling som viser sammenhengen mellom tallene etter de to ulike regnskapsregimene. 4.1 Driftsregnskap Driftsresultat etter kommuneloven Følgende tabell viser driftsregnskapet etter kommuneloven. 33

32 Kap. 053 Undervisningsbygg Oslo KF I II III IV V Driftsregnskap etter kommuneloven (1000 kroner) Regnskap 2017 Dok * Reg.bud Regnskap 2016 Avvik 2017 (III-I) Salgs- og leieinntekter Øvrige driftsinntekter A Sum driftsinntekter Kalkulatoriske avskrivninger Øvrige driftsutgifter B Sum driftsutgifter C Brutto driftsresultat Finansinntekter Finansutgifter D Sum finansposter E Motpost kalkulatoriske avskrivninger F Netto driftsresultat Avsetninger til fond Bruk av fond Bruk av tidligere års regnskapsm. overskudd Overføring til investeringsregnskapet G Regnskapsmessig resultat *Bystyret har kun vedtatt krav til netto driftsresultat Årsaksforklaring til avvik mellom regulert budsjett 2017 og regnskap 2017 Foretaket har et positivt regnskapsmessig resultat på 49,0 millioner kroner. Undervisningsbygg har i regnskapet for 2017 overført stabskostnader som er knyttet til investering med totalt 37,9 millioner kroner fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet. I dette beløpet er det inkludert en tilbakeføring av for mye belastet investeringsregnskapet i 2016 med 4,3 millioner kroner. Beregningen er basert på den foretatte kartleggingen av andel arbeidsoppgaver som er direkte henførbare til utbyggingsprosjekter/investering (spesifisert i note 28). Foretaket har også overført 10,1 millioner kroner fra drift til investering som gjelder byggelånsrenter (nærmere omtalt i note 18 og 29). Driftsinntektene er 209,9 millioner kroner høyere enn budsjettert. Viderefakturering av kostnader og mva-kompensasjon knyttet til driften ligger over budsjett. Denne merinntekten må imidlertid sees i sammenheng med merforbruket for øvrige driftsutgifter på 192,3 millioner kroner. Resterende avvik skyldes lavere kostnader knyttet til erstatningslokaler enn det som ble budsjettert. Kalkulatoriske avskrivninger er lavere enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak at avskrivningsbeløpet er vanskelig å estimere på budsjetteringstidspunktet ettersom man ikke kjenner beløpet som skal aktiveres og avskrives påfølgende år. Investeringer gjennomført i 2016 som ikke er overlevert per 1/ er ikke avskrevet for Det ble i forbindelse med årsavslutningen avdekket at dette ikke er i tråd med føringer fra byrådsavdeling fra finans. Foretaket har fått dispensasjon til å føre regnskapet etter disse prinsippene for 2017, men retningslinjene må avklares nærmere med byrådsavdelingen i Avskrivningene har 34

33 tilsvarende motpost på inntektssiden (motpost kalkulatoriske avskrivninger), og påvirker ikke resultatet. Mindreforbruket knyttet til finanspostene utgjør 31,4 millioner kroner. Avviket skyldes hovedsakelig at det var budsjettert med et høyere låneopptak i 2016 samt en høyere rentesats enn den som faktisk ble belastet fra Lånefondet. Foretaket vet ikke hva endelig rentesats blir før endelig avregning fra lånefondet mottas i januar påfølgende år, og da er det for sent å gjøre noe med budsjettet. Det var i budsjettet lagt til grunn at man i 2017 skulle betale avdrag knyttet til samlet eksternt finansieringsbehov for investeringer gjennomført i Investeringsregnskapet for 2016 ble imidlertid avsluttet med et udekket beløp på 805,4 millioner kroner, og av dette beløpet er det kun beregnet renter og ikke avdrag for I 2017 har foretaket overført 200 millioner kroner fra drift til investering for å redusere låneopptaket. Overføringen er gjort i samråd med byrådsavdeling for finans. Samlet gir avvikene kommentert over et brutto driftsresultat som er 60,8 millioner kroner bedre enn budsjettert. Korrigert for motpost til kalkulatoriske avskrivninger og finansposter er netto driftsresultat 49,0 millioner kroner bedre enn man har lagt til grunn i budsjettet. Redegjørelse for budsjettreguleringer i løpet av 2017 (differanse mellom Dok.3 og regulert budsjett) Styret har i mars (jfr. styresak 27-17/VSTY0301) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Fyrstikkallèen skole ventilasjon med 9,4 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/reduksjon av budsjett for finanskostnader og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 7,65 og 1,75 millioner kroner. Styret har i mars (jfr. styresak 27-17/VSTY0302) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Fyrstikkallèen skole (under avsluttede prosjekter) med 11,337 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en tilsvarende økning av budsjett for overføring av driftsmidler/reduksjon av budsjett for finanskostnader. Styret har i april (jfr. styresak 34-17/VSTY0401) vedtatt en økning av budsjett for driftsutgifter for prosjektet Colosseum Torg med 16,8 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering til UDE og Bydel Frogner med 15,250 millioner kroner samt en reduksjon av budsjett for finanskostnader med 1,550 millioner kroner. Styret har i juni (jfr. styresak 53-17/VSTY0601) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for utbedring av skolenes utomhusanlegg med 25,875 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 5,175 millioner kroner, en økning av budsjett for tilskudd med 11,026 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 9,674 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for vedlikehold redusert med 14,4 millioner kroner for å dekke en reduksjon i driftstilskudd på 4,726 millioner kroner samt en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med 9,674 millioner kroner. Styret har i september (jfr. styresak 68-17/VSTY0909) vedtatt en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med 200 millioner kroner mens budsjett for opptak av lån i lånefondet er redusert tilsvarende. I tillegg ble budsjett for ekstraordinære vedlikeholdstiltak økt med 30 millioner kroner mens budsjett for mva/mva-kompensasjon ble økt med 7 35

34 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en reduksjon av budsjett for finanskostnader med 230 millioner kroner. Styret har i september (jfr. styresak 71-17/VSTY0908) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Fyrstikkalleen ventilasjonsprosjekt med 15,1 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 2,8 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 12,3 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 12,3 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Styret har i september (jfr. styresak 73-17/VSTY0901) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for strakstiltak med 6,5 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 1,3 millioner kroner, en økning av budsjett for tilskudd med 4,8 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 0,4 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 0,4 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Styret har i september (jfr. styresak 74-17/VSTY0902) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Lambertseter bad med 6,0 millioner kroner og en reduksjon av budsjett for investeringsutgifter for Holtet vgs med 9,380 millioner kroner. Den samlede reduksjonen i budsjett for investeringsutgifter på 3,280 millioner kroner har medført en reduksjon i budsjett for mva-kompensasjon, tilskudd og overføring fra drift til investering med henholdsvis 0,6 millioner kroner, 0,640 millioner kroner og 2,040 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for overføring fra drift til investering redusert med 2,040 millioner kroner mens budsjett for finanskostnader er økt tilsvarende. Styret har i september (jfr. styresak 76-17/VSTY0903) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Bjerke vgs automatikk anlegg med 10,8 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 1,9 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 8,9 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 8,9 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Styret har i september (jfr. styresak 78-17/VSTY0910) behandlet sluttrapporten for Bjøråsen skole rehab radiatoranlegg. Budsjett for investeringsutgifter for Bjøråsen-prosjektet er i denne forbindelse redusert med 0,095 millioner kroner mens budsjett for mva-kompensasjon er redusert med 0,054 millioner kroner. Netto mindreforbruk er overført til rehab samlebevilgning (EIE) og har økt budsjett for investeringsutgifter for denne prosjektkategorien med 0,041 millioner kroner. Beløpet er finansiert ved økt overføring fra drift til investering (mindreforbruk omdisponert fra Bjøråsen). Administrasjonen har i oktober (VADM1001) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Brannfjell rømningskorridor med 2 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 0,3 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 1,7 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 1,7 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. 36

35 Styret har i desember (jfr. styresak /VSTY1201) behandlet sluttrapporten for Rosenholm skole. Budsjett for investeringsutgifter er i denne forbindelse redusert med 0,019 millioner kroner mens budsjett for mva-kompensasjon og tilskudd/viderefakturering er økt med henholdsvis 0,439 og 3,021 millioner kroner. Budsjett for overføring fra drift til investering er redusert med 3,478 millioner kroner og midlene er tilbakeført til driften og budsjett for finanskostnader. Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2017 og regnskap 2016 Regnskapet viser et netto driftsresultat som er 86,4 millioner kroner bedre enn i Husleieinntektene er økt i forhold til fjoråret, noe som må sees i sammenheng med økte driftsog finansutgifter (avdrag). Det er en økning i sum driftsutgifter fra 2016 til Dette skyldes i hovedsak en økning i kostnader som viderefaktureres. I tillegg er det en økning i avskrivninger. Avdrag på lån er økt fra 2016 til 2017 som en følge av økt gjeld knyttet til investeringer gjennomført i Renteutgiftene er kun økt med et mindre beløp fra 2016 til 2017 til tross for økt gjeld knyttet til investeringer gjennomført i Dette skyldes lavere rentesats knyttet til lån i lånefondet. Overføring fra drift til investering for å finansiere investeringsprosjekter er økt med 120,5 millioner kroner fra 2016 til Ovennevnte har i sum medført at regnskapsmessig resultat, som er resultatet etter overføring til investeringsregnskapet og nettoavsetninger til fond, er 34,1 millioner kroner lavere for 2017 enn for

36 4.1.2 Resultatregnskap etter regnskapsloven Følgende tabell viser resultatregnskapet etter regnskapsloven. Resultatregnskap etter regnskapsloven (1000 kroner) I II III IV V Opprinnelig Regulert Regnskap budsjett 2016 budsjett Regnskap 2017 Avvik 2017 (III-I) Salgs- og leieinntekter Øvrige driftsinntekter Sum driftsinntekter Avskrivninger/nedskrivninger Øvrige driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Sum finansposter Ordinært resultat Sum ekstraord. inntekter/kostn Årsresultat (før overf. til eier) Avstemming regnskapsloven kommunale regnskapsforskrifter: Resultat etter kommunale forskrifter Av-/nedskrivninger komm. forskrifter Avskrivning av MVA Tilbakeføring av tilskudd Avsatt til fond Bruk av fond/disponering av fjorårets resultat Overføring fra drift til investering Overføring til bykassa Avdrag lån Resultat etter regnskapsloven: Tabellen over viser sammenhengen mellom driftsregnskap etter kommuneloven og resultatregnskap etter regnskapsloven. I resultatregnskapet er det ikke tatt inn årsoppgjørsdisposisjoner som for eksempel overføring til eier, jfr. overføring til bykassen på 860,4 millioner kroner i oversikten. Etter regnskapsloven gir ikke resultatet rom for denne overføringen. Årsaksforklaring til avvik mellom regulert budsjett 2017 og regnskap 2017 Årets resultat er 76,1 millioner kroner bedre enn budsjettert, noe som hovedsakelig skyldes at avskrivningene ligger under budsjett. Driftsinntektene er omtrent lik budsjett, mens det er et mindreforbruk knyttet til driftsutgiftene (erstatningslokaler) og et lite merforbruk knyttet til finansposter. Sammenligning av regnskap etter regnskapsloven og kommuneloven kompliseres av at driftsregnskapet etter kommunale bestemmelser og resultatregnskapet etter regnskapsloven på en del områder ikke er sammenlignbare, jfr. avstemmingen mellom de to regnskapsregimene. Se ytterligere kommentarer under årsaksforklaring til avvik mellom regnskap 2017 og

37 Det presiseres for øvrig at det er budsjett etter kommunale forskrifter som legges til grunn ved driften av foretaket. Redegjørelse for budsjettreguleringer i løpet av 2017 (differanse mellom Dok.3 og regulert budsjett) Det vises til tilsvarende punkt under driftsregnskap etter kommuneloven. I forhold til budsjett etter regnskapsloven inngår kun de elementer som skal tas med i resultatregnskapet. Tallene blir derfor ulike i de to oppsettene. Det vises for øvrig til oversikten som viser avstemming av regnskapslov mot kommunale regnskapsforskrifter. Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2017 og regnskap 2016 Resultatet er om lag 120 millioner kroner bedre i 2017 enn for Dette skyldes hovedsakelig at økningen i leieinntekter er høyere enn økning i finanskostnader og avskrivninger. 39

38 4.2 Investeringsregnskap I II III IV V Regnskap Dok. 3 Regulert Regnskap Avvik bud (III-I) Akuttiltak/Generell rehab Kapasitetsutvid./rehab./nybygg mv Investering internt - eget bruk/viderefakt Paviljonger Investeringsavsetning - ikke fordelt Utfasing av oljefyr Manglerud bad Årvoll idrettshall - garderober Avsetning kapasitetsbevarende tiltak Energieffektiviseringstiltak skoler Kapasitetsbevarende tiltak Klimatiltak i kommunale bygg Udekket beløp fra Sum investeringer Lån fra lånefondet Overføringer fra drift Komp. MVA påløpt i inv.regn Salgsinntekt Tilskudd, refusj., og overføringer Sum finansiering Sum udekket/udisponert Årsaksforklaring til avvik mellom regulert budsjett 2017 og regnskap 2017 Bokførte kostnader inklusive avsetninger for 2017 utgjør 1,457 milliarder kroner mot en tilgjengelig ramme for året på 2,101 milliarder kroner når man ser bort fra udekket beløp fra Avviket på om lag 643,9 millioner kroner skyldes hovedsakelig at det er avvik mellom bevilgningstakt og framdrift på prosjektene samt at det er en del prosjekter i porteføljen med reelt eller forventet mindreforbruk. Mange av prosjektene går over flere år - fra oppstart av planlegging til endelig avslutning og får tilsvarende bevilgninger over flere år. Når budsjettene settes opp i forbindelse med budsjettprosessen er dette opptil halvannet år i forkant av regnskapsføringen. Det er derfor vanskelig å gi en korrekt angivelse av hvilket år kostnadene vil påløpe. Mindre endringer i framdrift vil kunne medføre betydelig utslag i forhold til hvilket år kostnadene blir bokført. Eksempler på usikkerhetsfaktorer er fremdrift vedrørende tomtekjøp, regulering, byggesaksbehandling, kapasitet hos rådgivere, tilgang til prosjektledere, entreprenørmarkedet og beslutningstempo hos kunde/oppdragsgiver. Generell rehabilitering (samlebevilgninger) Bokførte kostnader utgjør 249,6 millioner kroner og regulert budsjett inklusive overførte bevilgninger fra tidligere år (y-disp) er på 250,2 millioner kroner. Bokførte kostnader ligger dermed 0,6 millioner kroner under regulert budsjett. Utbyggingsprosjekter Under punkt 3.1.b er det redegjort for status i forhold til bestillingsoversikten for skolebygg. For utfyllende kommentarer i forhold til regnskap/budsjett, se note

39 Regnskapet for prosjektkategorien kapasitetsutvidelse viser en kostnad som er 427,9 millioner kroner lavere enn årets budsjett (Dok. 3 med tillegg av budsjettreguleringer og udisponert bevilgning fra tidligere år). Mindreforbruket i forhold til budsjett skyldes i hovedsak forskyvning av produksjon på enkelte prosjekter, men også til dels et forventet lavere forbruk. Redegjørelse for budsjettreguleringer i løpet av 2017 (differanse mellom Dok.3 og regulert budsjett) Forskjell mellom regulert budsjett og Dok. 3/2017 skyldes blant annet at disponible budsjettmidler overført fra tidligere år (y-disp) er lagt inn i budsjettet for Forskjell mellom regulert budsjett og Dok. 3/2017 skyldes blant annet at disponible budsjettmidler overført fra tidligere år (y-disp) er lagt inn i budsjettet for Styret har i mars (jfr. styresak 27-17/VSTY0301) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Fyrstikkallèen skole ventilasjon med 9,4 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/reduksjon av budsjett for finanskostnader og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 7,65 og 1,75 millioner kroner. Styret har i mars (jfr. styresak 27-17/VSTY0302) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Fyrstikkallèen skole (under avsluttede prosjekter) med 11,337 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en tilsvarende økning av budsjett for overføring av driftsmidler/reduksjon av budsjett for finanskostnader. Styret har i mars (jfr. styresak 26-17/VSTY0304) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Nordstrand skole - innvendige malerarbeider med 6,6 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering til UDE og MVA-kompensasjon med henholdsvis 5,3 og 1,3 millioner kroner. Bystyret har i mars (jfr. bystyresak 33-17/VBYS0301) vedtatt å øke årets budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Marienlyst skole med 50,5 millioner kroner. Økningen er finansiert ved overføring av midler fra den ufordelte investeringsavsetningen. Styret har i juni (jfr. styresak 53-17/VSTY0601) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for utbedring av skolenes utomhusanlegg med 25,875 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 5,175 millioner kroner, en økning av budsjett for tilskudd med 11,026 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 9,674 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for vedlikehold redusert med 14,4 millioner kroner for å dekke en reduksjon i driftstilskudd på 4,726 millioner kroner samt en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med 9,674 millioner kroner. Bystyret har i juni (jfr. bystyresak /VBYS0601) vedtatt å redusere årets investeringsbudsjett med totalt 1,535 milliarder kroner. Det er bevilget 321,1 millioner kroner til pågående investeringsprosjekter mens budsjett for utfasing av oljefyr er redusert med 35 millioner kroner og investeringsavsetning for kapasitetsutvidelse og kapasitetsbevarende tiltak er redusert med til sammen 1,821 milliarder kroner. Administrasjonen har i juni vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Brannfjell - rømningstrapp med 3,8 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en 41

40 økning av budsjett for viderefakturering til UDE og MVA-kompensasjon med henholdsvis 3,1 og 0,7 millioner kroner. Administrasjonen har i august vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Vahl skole tiltak i gammelt gymbygg med 3,328 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering til UDE og MVA-kompensasjon med henholdsvis 2,680 og 0,648 millioner kroner. Prosjektet er avsluttet og budsjettendringen er vedtatt i forbindelse med behandling av sluttrapporten. Styret har i september (jfr. styresak 68-17/VSTY0909) vedtatt en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med 200 millioner kroner mens budsjett for opptak av lån i lånefondet er redusert tilsvarende. I tillegg ble budsjett for ekstraordinære vedlikeholdstiltak økt med 30 millioner kroner mens budsjett for mva/mva-kompensasjon ble økt med 7 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en reduksjon av budsjett for finanskostnader med 230 millioner kroner. Styret har i september (jfr. styresak 71-17/VSTY0908) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Fyrstikkalleen ventilasjonsprosjekt med 15,1 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 2,8 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 12,3 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 12,3 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Styret har i september (jfr. styresak 73-17/VSTY0901) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for strakstiltak med 6,5 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 1,3 millioner kroner, en økning av budsjett for tilskudd med 4,8 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 0,4 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 0,4 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Styret har i september (jfr. styresak 74-17/VSTY0902) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Lambertseter bad med 6,0 millioner kroner og en reduksjon av budsjett for investeringsutgifter for Holtet vgs med 9,380 millioner kroner. Den samlede reduksjonen i budsjett for investeringsutgifter på 3,280 millioner kroner har medført en reduksjon i budsjett for mva-kompensasjon, tilskudd og overføring fra drift til investering med henholdsvis 0,6 millioner kroner, 0,640 millioner kroner og 2,040 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for overføring fra drift til investering redusert med 2,040 millioner kroner mens budsjett for finanskostnader er økt tilsvarende. Styret har i september (jfr. styresak 76-17/VSTY0903) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Bjerke vgs automatikk anlegg med 10,8 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 1,9 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 8,9 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 8,9 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Styret har i september (jfr. styresak 78-17/VSTY0910) behandlet sluttrapporten for Bjøråsen skole rehab radiatoranlegg. Budsjett for investeringsutgifter for Bjøråsen-prosjektet er i denne forbindelse redusert med 0,095 millioner kroner mens budsjett for mva-kompensasjon 42

41 er redusert med 0,054 millioner kroner. Netto mindreforbruk er overført til rehab samlebevilgning (EIE) og har økt budsjett for investeringsutgifter for denne prosjektkategorien med 0,041 millioner kroner. Beløpet er finansiert ved økt overføring fra drift til investering (mindreforbruk omdisponert fra Bjøråsen). Administrasjonen har i oktober (VADM1001) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Brannfjell rømningskorridor med 2 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 0,3 millioner kroner samt en økning i budsjett for overføring fra drift til investering med 1,7 millioner kroner. På driftssiden er budsjett for finanskostnader redusert med 1,7 millioner kroner for å dekke en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med tilsvarende beløp. Administrasjonen har i oktober (VADM1002) behandlet sluttrapporten for Bjørnholt skole endring romløsning bibliotek. Budsjett for investeringsutgifter for Bjørnholt-prosjektet er i denne forbindelse økt med 3,636 millioner kroner finansiert ved en økning i budsjett for mvakompensasjon og tilskudd med henholdsvis 0,626 og 3,010 millioner kroner. Administrasjonen har i oktober (VADM1003) behandlet sluttrapporten for Høyenhall skole ombygging tannlegekontor. Budsjett for investeringsutgifter for Høyenhall-prosjektet er i denne forbindelse økt med 0,223 millioner kroner finansiert ved en økning i budsjett for mvakompensasjon og tilskudd med henholdsvis 0,044 og 0,179 millioner kroner. Administrasjonen har i oktober (VADM1004) behandlet sluttrapporten for Bestum skole ombygging. Budsjett for investeringsutgifter for Bestum-prosjektet er i denne forbindelse økt med 0,720 millioner kroner finansiert ved en økning i budsjett for mva-kompensasjon og tilskudd med henholdsvis 0,124 og 0,596 millioner kroner. Administrasjonen har i oktober (VADM1005) behandlet sluttrapporten for Bjørndal skole utbedring av aula. Budsjett for investeringsutgifter for Bjørndal-prosjektet er i denne forbindelse redusert med 0,018 millioner kroner mens budsjett for mva-kompensasjon er redusert med 0,016 millioner kroner. Mindreforbruket på 0,002 millioner kroner er overført til rehab samlebevilgning. Styret har i oktober (styresak /VSTY1002) behandlet sluttrapporten for Haukåsen skole atrium. Budsjett for investeringsutgifter for Haukåsen-prosjektet er i denne forbindelse redusert med 0,396 millioner kroner mens budsjett for mva-kompensasjon er redusert med 0,333 millioner kroner. Mindreforbruket på 0,063 millioner kroner er overført til rehab samlebevilgning. Byrådet har i november (jfr. byrådssak /VBYR1101) vedtatt å øke budsjett for investeringsutgifter for Holmlia skole med 3,9 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 0,780 millioner kroner samt en økning i budsjett for tilskudd med 3,120 millioner kroner. Styret har i desember (jfr. styresak /VSTY1201) behandlet sluttrapporten for Rosenholm skole. Budsjett for investeringsutgifter er i denne forbindelse redusert med 0,019 millioner kroner mens budsjett for mva-kompensasjon og tilskudd/viderefakturering er økt med henholdsvis 0,439 og 3,021 millioner kroner. Budsjett for overføring fra drift til investering er redusert med 3,478 millioner kroner og midlene er tilbakeført til driften og budsjett for finanskostnader. 43

42 Styret har i desember (jfr. styresak /VSTY1202) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Lindeberg skole med 6,624 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 1,274 millioner kroner samt en økning i budsjett for viderefakturering til UDE med 5,350 millioner kroner. Styret har i desember (jfr. styresak /VSTY1203) vedtatt en økning av budsjett for spillemidler med 15,525 millioner kroner. Budsjett for opptak av lån er redusert tilsvarende. Styret har i desember (jfr. styresak /VSTY1204) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Kringsjå skole med 2,540 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 0,433 millioner kroner samt en økning i budsjett for viderefakturering til UDE med 2,107 millioner kroner. Styret har i desember (jfr. styresak /VSTY1205) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for Manglerud 1-10 med 0,742 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 0,134 millioner kroner samt en økning i budsjett for viderefakturering til UDE med 0,608 millioner kroner. Administrasjonen har i desember (VADM1201) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjekt ITV - kameraovervåkning med 1,690 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 0,325 millioner kroner samt en økning i budsjett for viderefakturering til UDE med 1,365 millioner kroner. Administrasjonen har i desember (VADM1202) registrert en økning av budsjett for investeringsutgifter for Sogn kantinekjøkken med 17,220 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for mva-kompensasjon med 3,220 millioner kroner samt en økning i budsjett for viderefakturering til UDE med 14 millioner kroner. Endringen er i henhold til styringsdokument vedtatt i styresak Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2017 og regnskap 2016 Foretaket har investert for totalt 1,457 milliarder kroner i Tilsvarende beløp i 2016 var på 1,881 milliarder kroner. Dette gir en nedgang i samlede investeringskostnader på 424 millioner kroner. Det vises for øvrig til forklaring av avvik mellom budsjett og regnskap under eget punkt. 44

43 4.3 Balanseregnskap Balanseregnskap etter kommuneloven Balanse etter kommuneloven Regnskap Regnskap Endring (1000 kroner) Anleggsmidler* Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital* Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2017 og regnskap 2016 Endring i anleggsmidler er knyttet til aktivering av investeringer i 2017 fratrukket avskrivninger. Endringen i omløpsmidler relaterer seg i hovedsak til en reduksjon i kortsiktige fordringer vedrørende periodiseringer av regnskapet, samt til en økning i bankinnskudd. Mellomværende med kommunen/bykassen er postert på konto for kortsiktig gjeld i henhold til kommunens regnskapsregler. Økningen i langsiktig gjeld skyldes i hovedsak låneopptak for å finansiere tidligere udekkede investeringer fra Den samlede endringen inkluderer i tillegg betalte avdrag på 308,2 millioner kroner knyttet til lånefondet og finansiell leasing, samt en økning i pensjonsforpliktelse på 29,8 millioner kroner. Udekkede investeringer fra 2017 på 770,1 millioner kroner går over til Investeringsregnskapet er dermed avsluttet med et udekket beløp. Dette gjenspeiles som en negativ endring i egenkapitalen i balanseregnskapet på lik linje med eksterne låneopptak. Betaling av avdrag er betydelig lavere enn årets avskrivninger på 796,9 millioner kroner, noe som innebærer at anleggsverdiene reduseres raskere enn lånegjelden. Dette medfører samlet sett en nedgang i egenkapitalen. 45

44 4.3.2 Balanseregnskap etter regnskapsloven Tabell for balanseregnskap etter regnskapsloven Regnskap 2017 Regnskap 2016 Endring Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Avsetning forpliktelser Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld *Anleggsmidler og egenkapital var 2,332 millioner kroner for lav i oppstillingen for 2016 (manglet akkumulerte avskrivninger knyttet til inventar), dette er korrigert i tabellen over. Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2017 og regnskap 2016 Ettersom foretaket fører regnskap etter kommunelovens bestemmelser blir balanseregnskapet i henhold til regnskapsloven kun en estimert oppstilling, basert på balansetall etter kommunale forskrifter, men korrigert for forhold som ulik håndtering av merverdiavgift og lignende. Som kommentert under resultatregnskapet er det ikke rom for å gjøre de samme overføringene til eier som gjøres i henhold til kommuneloven. Denne posten er i stedet ført som en reduksjon av egenkapitalen. Beløpene i balanseoppstillingene etter de to regnskapsregimene er ulike, blant annet fordi anleggene aktiveres eksklusive merverdiavgift etter regnskapsloven. Dette får også betydning for avskrivningsbeløpene. For øvrig vil forklaringene som er gitt under punktet balanseregnskap etter kommunelovens bestemmelser være de samme som for balanse etter regnskapsloven. 46

45 4.4 Forretningsmessige indikatorer Nedenfor er det presentert forretningsmessige indikatorer etter regnskapsloven som bygger på resultatregnskapet og balansen som er presentert ovenfor. Beregningsmetoden er tilpasset kravene fra kommunen. Pr Pr Foretakets overskuddsskapende evne (rentabilitet): Egenkapitalrentabilitet: Årsresultat/egenkapital *) *) Totalkapitalrentabilitet: Årsresultat/totalkapital 3,44 % 3,08 % Kommentar: Foretakets betalingsevne (likviditet): Likviditetsgrad 1 pr 31/12 Omløpsmidler/kortsiktig gjeld 0,6 0,6 Likviditetsgrad 2 pr 31/12 Mest likvide omløpsmidler/kortsiktig gjeld 0,4 0,4 Likviditetsgrad 3 pr 31/13 Likvider/kortsiktig gjeld 0,4 0,4 Kommentar: Foretakets evne til å tåle tap (soliditet): Gjeldsgrad: Gjeld/egenkapital *) *) Egenkapitalprosent: Egenkapital/totalkapital *) *) Kommentar: Formuens og kapitalens struktur (finansiering): Finansieringsgrad 1: Anleggsmidler/langsiktig gjeld 1,0 1,0 Kommentar: Finansieringsgrad 2: Omløpsmidler/kortsiktig gjeld 0,6 0,6 Kommentar: *) Foretaket nedskrev eiendomsmassen med ca. 3 milliarder i 2012, noe som resulterer i at balansen etter regnskapsloven viser en negativ egenkapital. På grunn av dette beregnes ikke rentabiliteten og soliditeten. 4.5 Noter i regnskapet Noter til regnskapet etter kommuneloven følger som vedlegg til årsberetningen. 47

46 5. SÆRSKILT RAPPORTERING 5.1 Tiltak for å forbedre service overfor innbyggere og næringsliv Publikums-/brukerundersøkelser Undervisningsbygg veksler på å gjennomføre en omdømmeundersøkelse blant viktige målgrupper og en kundeundersøkelse blant rektorene annet hvert år. I 2017 ble det ikke gjennomført noen undersøkelse,. Det er utarbeidet en revidert kunde-/brukerundersøkelse som skal gjennomføres blant rektorene i Virksomhetens nettsider og elektroniske tjenester Kommunen la om nettsidene i 2015 med hovedfokus på tjenester Oslos innbyggere etterspør. Foretakenes viktigste målgruppe når det gjelder nettbasert kommunikasjon er entreprenørbransjen, rådgiverbransjen og det øvrige leverandørmarkedet. Foretakene er avhengig av å kommunisere direkte med markedet på en enkel og moderne måte, spesielt når det gjelder kommende byggeprosjekter. Dette for å få ut informasjon om kommende prosjekter og dermed oppnå tilstrekkelig konkurranse på våre tilbudsforespørsler i et marked som er preget av høy byggevirksomhet. I vår kommunikasjon med entreprenører nevner samtlige at det er viktig å ha god oversikt over fremtidige prosjekter for å kunne prioritere prosjekter de skal gi pris på. I tillegg er det viktig å få kommunisert konkrete krav og veiledninger knyttet til sikkerhet på byggeplassene (SHA), Oslomodellen, Oslo kommunes miljøambisjoner, internkontroll på skolene/byggene, tilstandsvurderinger, service og tilsyn. Foretaket har stort behov for å få etablert en digital plattform som muliggjør en hensiktsmessig og tidsriktig kommunikasjon med bransjen. Utvikling av elektroniske tjenester Undervisningsbygg har fra 2017 utarbeidet et veikart (planverk) som inneholder aktiviteter og prosjekter for effektivisering og digitalisering av våre arbeidsprosesser. Veikartet oppdateres to ganger årlig og besluttes av ledermøtet. Veikartet skal til enhver tid vise prioriterte oppgaver og prosjekter for digitalisering i Undervisningsbygg. I 2017 fullførte Undervisningsbygg prosjektet nytt EOS-system (Energioppfølging) som vil gi bedre kontroll og innsikt i energibruken på alle skoler. Prosjektet Ny forvaltningsplan gir nøkkeltallsinformasjon om alle skoler og kan benyttes både digitalt og som print. Dashboardløsning for oppfølging av vedlikeholdstiltak gir mulighet for bedre styring og kontroll av alle vedlikeholdstiltak i Eiendomsavdelingen. Løsningen er i drift fra januar Prosjektet Helhetlig Informasjonsforvaltning (HIF) skal gi Undervisningsbygg en ny og moderne saksbehandling og arkivtjeneste. Prosjektet har i 2017 gjennomført en designfase og startet et implementeringsløp fra november. Driftssetting er juni

47 Fjerning av tidstyver Etablering av prosjektmodul ved timeregistrering. Ny og forbedret rutine ved innfasing og utfasing av medarbeidere. Bedre arbeidsprosesser, nye løsninger og annet forbedringsarbeid Undervisningsbygg har et helhetlig styringssystem, som beskriver arbeidet med å utvikle, bygge, forvalte, drifte og vedlikeholde skoleanlegg for Oslos befolkning. Systemet omfatter alle prosesser for dette arbeidet. Styringssystemet er tilgjengelig for alle medarbeidere gjennom dataverktøyet ProSmart. Forbedringer som initieres gjennom systemet - via revisjoner, inspeksjoner, årlige gjennomgåelser, avviksmeldinger og forbedringsforslag fra de enkelte medarbeidere - blir vurdert og eventuelt implementert. Undervisningsbygg har etablert et Kontrollforum, der deltagere fra alle involverte avdelinger diskuterer og koordinerer de pågående og planlagte kontrollaktivitetene, og utveksler erfaringer. I 2016 fullførte Undervisningsbygg prosjektet «Effektive prosesser i Undervisningsbygg». I prosjektet ble arbeidsprosesser kartlagt og det ble etablert prosesseiere for de enkelte prosessene. I 2017 har prosjektet blitt fulgt opp med prosjektet «Opplæring prosesseierskap» som del 1 av implementeringen av prosesseierskap. Prosjektet bestod av teoretisk og praktisk opplæring av prosesseiere, samt oppfølging og støtte til dem. Del 2 av implementeringen av prosesseierskap startet i oktober 2017, og fokuserer på prosessforbedring med bruk av Lean - metode og verktøy. Dette vil gjøre prosesseiere i stand til å jobbe systematisk med prosessforbedringer av egne prosesser. Haugen skole 5.2 Saksbehandlingstid Fristene både i forvaltningsloven og bystyrevedtak 43/02 følges. Undervisningsbygg har rutiner og en definert 14- dagers svarfrist for alle skriftlige henvendelser fra eksterne parter med systemstøtte i det elektroniske saks- og arkivsystemet WebSak. Bestemmelsene i forvaltningsloven etterleves. Restansekontroller i Undervisningsbygg initieres fire ganger i året av dokumentasjonssenteret. Avdelingsdirektører og seksjonsledere følger opp at saksbehandlerne går gjennom eventuelle restanser 49

48 Edvard Munch videregående fredet bygg Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelse Foretakets IA-mål (delmål 2) er å tilrettelegge og tilpasse arbeidsforhold for ansatte som har eller får sin funksjonsevne redusert. Dette ble fulgt opp i handlingsplanen for Innenfor Undervisningsbyggs stillingsinstrukser og arbeidsoppgaver gis det tilbud om tilrettelegging og opplæring av praktikanter med nedsatt funksjonsevne. Foretaket synliggjør i alle stillingsannonser at arbeidsforholdene om nødvendig vil bli tilrettelagt for personer med nedsatt funksjonsevne. Foretakets kontorlokaler har universell utforming. Tabell Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser Områder fra handlingsplanen Ja/nei Har virksomheten utarbeidet handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser? Er det utarbeidet konkrete tiltak på handlingsplanens satsingsområder? 1) Tiltak gjennomført i 2017 Midlertidig transport er gjennomført på individuelt nivå. Tilrettelegging er gjennomført for ansatte med nedsatt funksjonsevne. Individuelle, planer og rehabilitering er tilrettelagt. Foretaket har universell utforming på arbeidsplassen, og tilpasser ytterligere på individuelt nivå. Ja Ja Tilpasning av stilling som normalt krever førerkort er tilrettelagt for å kunne løses med andre transportmidler. Installasjon av teleslynge i store møterom 50

49 UU i raksis Universell utforming Oslo kommune har en målsetning om å være universelt utformet innen Det betyr at foretaket må følge opp dette målet på foretakets skoleanlegg. Dette arbeidet har Undervisningsbygg videreført også i Undervisningsbyggs strategiske plan for universell utforming har følgende fem H-er som bærende prinsipp. Disse skal dekkes ved alle Undervisningsbyggs skoleanlegg: H Hovedinngang H Heis H HC-toalett H HC-parkering H Hovedløp Foretaket gjorde i 2016 en kartlegging for å se hvilke behov de enkelte skolene faktisk har på de forskjellige områdene innenfor universell utforming. Vi er nå godt i gang med å samkjøre resultatene fra kartleggingen med planlagt vedlikehold, rehab-prosjekter osv. Kartleggingen ble foretatt av fagspesialister fra Sweco, Universell Utforming AS og Arkitektpartner. Skolebyggene har behov for ca enkelt-tiltak, med en estimert kostnad på rundt 800 mill. kroner. Av dette vil en del tiltak dekkes av allerede planlagt vedlikehold. Noen tiltak vil dekkes av reklamasjoner og noen tiltak er skolenes eget ansvar. I 2017 er det gjennomført en rekke UU-tilpasninger for enkelte elever med spesielle behov. Total er det gjennomført 15 prosjekter til en kostnad på ca 5 mill. kroner. Omfanget vil øke i 2018 og det planlegges tiltak for i størrelsesorden 45 mill. kroner. Bruksmønstre i forhold til bevegelse, syn, orientering, hørsel og overfølsomhet for luftforurensninger må ligge som en forutsetning for hvordan de 5 H-ene løses i oppgraderingen av det enkelte skoleanlegg. Kravene i TEK 10 lå til grunn for kartleggingen som ble foretatt. Den nye TEK 17 vil i liten grad påvirke omfanget av tiltakene i kartleggingen. Undervisningsbygg vil fortsette arbeidet med bevisstgjøring og kompetanseheving på universell utforming hos egne ansatte som skal arbeide innenfor dette feltet. Undervisningsbygg har i 2017 ikke arrangert større kurs i egen regi, men medarbeiderne har fått tilbud om eksterne kurs. 51

50 Tabell Universell utforming Problemstilling Ja/nei Kommentarer Har virksomheten utarbeidet handlingsplan for universell utforming? Ja Er tiltak i handlingsplanen a) Behovsvurdert Ja b) Kostnadsberegnet Har virksomhetene gjennomført opplæring/deltatt på kurs i krav til universell utforming? Ja Er det søkt om tilskudd til evt. tiltak i handlingsplanen? Ja Ved JA i spørsmålet over: Kommenter fra hvilken/hvilke tilskuddsordning det i så fall er søkt om tilskudd 5.4 Tiltak/aktiviteter i tråd med Oslo kommunes folkehelseplan Foretaket tilbyr forskjellige treningsaktiviteter i arbeidstiden, og fysioterapi for å forebygge belastningsplager. Ansatte med belastningsplager unngår i mange tilfeller langtids sykefravær og kommer raskere tilbake i jobb. Oslo kommunes HCfond Folkehelsetiltak/prosjekter pr Ansvarlig Navn på tiltaket kommunal instans Samarbeidspartnere Finansiering Tidsrom Avsluttet Ja/Nei Kontaktinformasjon Trening i arbeidstiden Egne ansatte Budsjett 2017 Nei Organisasjonsdirektør Fysioterapi Fysioterapeut Budsjett 2017 Nei Organisasjonsdirektør 5.5 Likestillingstiltak rettet mot byens innbyggere Ut fra Undervisningsbyggs virke er det mindre aktuelt med direkte likestillingstiltak mot byens innbyggere. For å kunne møte mangfoldet blant innbyggerne ønsker foretaket at medarbeiderne speiler byens befolkning. Dette ivaretas med gode rekrutteringsprosesser, synliggjøring av foretaket som en arbeidsplass for alle og ved å stille opplærings- og arbeidstreningsplasser til rådighet for personer som ikke har arbeidsforhold. 52

51 Tabell 5.5 Diskriminering Har virksomheten innarbeidet mål og tiltak for likeverdige tjenester i overordnede strategiske planer? Har virksomheten gjort OXLO-guiden kjent for sine ansatte, og tatt opp mangfold og likeverdige tjenester internt - på seminar o.l? Har virksomheten benyttet brukerundersøkelser, og konsultert organisasjoner som representerer minoriteter? Ja Ja Nei Nei Nei Hvis ja, gjelder dette (mulig å sette flere kryss) Har virksomheten benyttet OXLO, bilder og andre symboler for mangfold i kommunikasjon med brukere? Har virksomheten benyttet tilstandsanalyse for å kartlegge behov for tilrettelagte tjenestetilbud? Hvis ja, gjelder tilretteleggingen (mulig å sette flere kryss) Har virksomheten deltatt som mentor for flerkulturelle studenter i OXLO-mentorordning? Har virksomheten gitt anerkjennelse til personer eller organisasjoner som bidrar positivt til byens mangfold? Har virksomheten utviklet måter å tilrettelegge tjenester som har vært vellykket (eksempler på beste praksis) Etniske minoriteter Lesbiske, homofile, bifile og transpersoner Mennesker med funksjonsnedsettelser Informasjonstiltak (oversettelse, tolk, o.l.) Samarbeid med frivillige for å nå brukergrupper Tilpasninger til brukernes tro og livssyn Likeverdige muligheter til kommunale tilskudd Nei Nei Nei Nei Nei 53

52 5.6 Rapportering innen HR-området og helse-, miljø og sikkerhet (HMS) Undervisningsbygg har en jevn fordeling av antall ansatte kvinner og menn. Alle stillinger og lønnsplasseringer vurderes likt for menn og kvinner i forhold til kompetanse, ansvar og erfaring. Alle ansatte har like muligheter i foretaket. Det gjennomføres lederutviklingsprogram og kompetanseutvikling i regi av Undervisningsbyggskolens årlige opplæringsprogram. Gjennom foretakets systemer og prosedyrer ivaretas likebehandling og tilrettelegger for etnisk mangfold: Rekruttering Tilrettelegging i forhold til familieliv Lønns- og arbeidsvilkår Kompetanseutvikling De eksisterende systemer og prosedyrer vurderes som et velfungerende utgangspunkt for ytterligere utnyttelse av mangfoldets muligheter. Foretaket har i dag et etnisk mangfold, og fokuserer målrettet på god fagkompetanse uavhengig av etnisitet, kjønn og alder. Det er derfor ikke funnet nødvendig med særskilte tiltak som spesifikt omhandler etnisk mangfold. 54

53 Tabell Likestillingstiltak Tilstandsanalyse Ja Nei Hvis nei, hvorfor ikke? Har virksomheten i løpet av 2017 undersøkt om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling?* x Har ikke vært relevant- ingen utfordringer for foretaket. Jevn fordeling mellom kvinnelige og mannlige ansatte generelt i foretaket, og i ledergruppen. Tabell Likestilling og mangfold Likestillings- og mangfoldstiltak* Bakgrunn/tilstand Mål for tiltaket Beskrivelse av tiltaket Foretakets strategiplan for 2017, og avdelingsvise handlingsplaner, IA handlingsplan med tiltaksplaner Undervsiningsbyggsskolen - årlige opplæringsplaner og individuell utvikling Rekruttering- lønn og arbeidsvilkår Fokus på likhet, mangfold og samhandling Fokus på likhet, mangfold og samhandling Fokus på likhet, mangfold og samhandling Like muligheter for alle ansatte- i henhold til HR/- personalpolitisk strategi Like muligheter for alle ansatte- i henhold til HR/- personalpolitisk strategi Like muligheter for alle ansatte- i henhold til HR/- personalpolitisk strategi Tydeliggjøring av viktighet av seriøst arbeidsliv og betydning av at vi alle er med å bidra til et ønsket fremtidig Norge. Individuelle opplæringsplaner og stor aktivitet på felles kompetansehevende tiltak. Synliggjøring av arbeidsplassen som en arbeidsplass for alle i våre stillingsannonser. Profesjonelle rekrutteringsprosesser som ivaretar vårt ansvar for likestilling og mangfold. Likestilling som et hovedprinsipp i lønnskriterer. Status på rapporteringstidspunktet Kontinuerlig arbeid, gjennomført Kontinuerlig arbeid, gjennomført Kontinuerlig arbeid, gjennomført 55

54 Tabell Rapportering på heltid og deltid Heltid Deltid Totalt i virksomheten (N) Kjønn M % K% M % K% % 100 % 0 % 0 % % 98 % 0 % 0 % HMS Ansvar, oppgaver og myndighet innen HMS-området er delegert til avdelingsledere. HMSopplæring for nye ledere med personalansvar gjennomføres fortløpende. HMS-register og HMS-kalender er etablert og oppdateres årlig. HMS-modulen i Oslo kommunes HR-system er i bruk, og benyttes også til å registrere uønskede hendelser. HMS rapporteres månedlig. Arbeide utføres i tråd med Undervisningsbyggs «Overordnet HMS-dokument. Tabell HR/HMS-området MÅL Ja Nei Hvis nei, kommentarer Er det fastsatt oppdaterte mål på HMS-området? x Sykefravær, skader, brannsikkerhet På hvilke lovområder er det fastsatt HMS-mål: arbeidsmiljø brannsikkerhet el-sikkerhet produktkontroll Med utgangspunkt i målformuleringene, er det utarbeidet tiltaksplaner/handlingsplaner? ytre miljø x x x x Det er fastsatt mål med tiltaks- og handlingsplaner for IA og skader. Brannsikkerhet og el-sikkerhet sjekkes i henhold til intern prosedyre for brannsikkerhet. Er handlingsplaner/tiltaksplaner innpasset i de årlige budsjetter og økonomiplaner? Dette er medtatt i foretakets Strategiplan med budsjett for

55 MÅL Ja Nei Hvis nei, kommentarer REVISJON Er det gjennomført internt tilsyn (systemrevisjon) i egen virksomhet for å sikre at HMS-systemet fungerer som forutsatt? (jfr. HMS forskriften 5 nr. 8 og byrådets HMS instruks del 3) x ARBEIDSTID Har virksomheten rutiner og internkontroll som sikrer etterlevelse av arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser og som fanger opp og retter eventuelle avvik som fremkommer? (Se Rundskriv 24/2013) Har virksomheten rutiner som fanger opp nye og endrede krav i arbeidstidsbestemmelsene? SKADERAPPORTERING - HMS i HRsystemet Har virksomheten rutiner for å sikre registrering av skader, vold og trusler i HMS-modulen i HRsystemet? Har virksomheten rutiner for å sikre varsling av dødsulykker og alvorlige ulykker til Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet? x x x x Ledelsens gjennomgang av HMS i foretaket gjennomføres årlig Virksomheten benytter tidsregisteringssystemet WinTid. Det gjøres månedlig kontroll av den enkelte ansattes tidsregistrering. Nærmeste leder følger opp, sjekker og godkjenner månedsog overtidsrapporter. HR- funksjonen tar ut avviksrapporter månedlig og kontrollerer overtid før overføring til lønn Det er rutine for varsling til leder og verneombud, HR-seksjonen tar seg av registrering i HMS-modulen. Sykefravær Sykefraværet i 2017 gikk ned med 0,3 prosent i forhold til Resultatet er 0,9 prosent høyere enn målet for Den største andelen av sykefraværet var langtidssykemeldte. Det er foretatt tilretteleggingstiltak for å få sykemeldte tilbake i arbeid, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV. Det jobbes jevnlig med tiltak som kan redusere sykefraværet. Ledere og tillitsvalgte gjennomgår årlig opplæring i oppfølging og nærværsarbeid. IA mål med tiltak og handlingsplaner er etablert og gjennomført i Nye ledere har gjennomgått opplæring i HR systemets HMS modul. Trening i arbeidstiden og tiltak for å forebygge belastningslidelser med tilbud om fysioterapi i arbeidstiden er videreført i

56 De nevnte punktene videreføres, samtidig som det i 2018 vil jobbes ytterligere med å løfte ledere og medarbeideres kunnskap om nærværsarbeid. Det skal utarbeides foretakstilpasset veileder for å bedre tilgjengelighet av eksisterende informasjon og verktøy for nærværsarbeid og fraværsoppfølging. Tabell Sykefravær Sykefravær i % Resultat 2016 Mål 2017 Resultat 2017 Endring i %-poeng Menn 4,4 4 3,6-0,8 Kvinner 6,4 4 6,5 0,1 Totalt 5,2 4 4,9-0,3 5.7 Forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter Undervisningsbygg har ansvar for kunstverk plassert utvendig samt bygningsintegrert kunstverk på Osloskolene. Tre nye verk er registrert i Ett på Haugen skole, ett på Fernanda Nissen, og ett på Manglerud skole. Til sammen 21 nye verk er registrert siden Når det gjelder eksisterende kunst er det kun et par kunstverk igjen med tilstandskategori 3 fra NIKUs kartlegging i Enkelte kunstverk kommer ikke til å bli konservert og noen har også blitt kondemnert. For noen bygningsintegrerte verk må det avklares hva som skjer med selve skolebygget. I 2017 satte foretaket i stand: Tut-Ankh-Amon I-IV, Haugenstua skole, Unni Lund, Fire relieffer. Kunnskapsmeddelelse, Oslo VO Sinsen. Knut Løkke-Sørensen, Geometrisk komposisjon, Apalløkka skole. Per Kleiva, Uten tittel, Manglerud skole, Leif Henstad, ukjent tidspunkt. Relieff. Påfugler, Svaner og Barn, Manglerud skole. Edvard Vigebo, Mosaikk. Skulpturen «Katt» av Skule Vaksvik ble høsten 2016 stjålet fra Lakkegata skole. Saken er henlagt av politiet. Oppdatert oversikt over kunstverk: Bygningsintegrert kunst: Utendørs kunst: Løskunst:

57 Tabell Kunstverk FORVALTING AV KUNSTVERK I OSLO KOMMUNES VIRKSOMHETER Det skal kun rapporteres på verk som inngår i Oslo kommunes kunstsamling, ikke uregistrerte verk Antall kunstverk utplassert 491 Antall kunstverk savnet 0 Antall tjenestesteder i virksomheten 210 Antall tjenestesteder som har sjekket utplassert verk 1 Antall tjenestesteder som har rapportert til Kulturetaten vedrørende endringer i henhold til "Instruks for forvaltning av kunstverk i Oslo kommunes virksomheter Rekruttering av lærlinger Undervisningsbygg hadde i 2017 et mål om 1 læring innen enten kontor- eller IKT-fag. Lærlingkontrakt inngått i 2015 ble avsluttet før tiden av læringen selv sent i 2016, og det lyktes ikke å erstatte denne. I 2017 hadde foretaket ingen lærlinger innen nevnte fag. Tabell 5.8 Antall lærlinger Måltall 2017 Resultat 2017 Kommunalt fag Barn- og ungdom Kommunalt fag Helsearbeider 0 0 Kontor-, IKT, renhold mv. Tekniske fag I alt

58 5.9 Bruk av konsulenter Tabell Konsulentbruk DRIFT Bruk av ekstern konsulentbistand i kommunens virksomheter - DRIFTSREGNSKAPET Har virksomheten utarbeidet en strategi for bruk av konsulenter? Ja Nei (Sett kryss) x Pålagt ekstern evaluering / behov for uavhengighet Tall i mill. kr. Øvrig ekstern konsulentbistand i stedet for egenrekruttering Kategori av kjøp/ Type konsulenttjeneste Prosjektering Regnskap pr i mill kr 0 73,30 70,94 Byggeledelse Regnskap pr i mill kr 0 5,80 9,17 Kvalitet og kontroll Regnskap pr i mill kr 1,71 1,77 2,42 2,37 IT Regnskap pr i mill kr 0 0,36 8,24 Organisasjon og organisasjonsutvikling Regnskap pr i mill kr 0 1,79 1,95 HMS Regnskap pr i mill kr 0 0,00 Andre konsulenttjenester Regnskap pr i mill kr 0 30,60 27,94 60

59 Tabell Konsulentbruk Investering Bruk av ekstern konsulentbistand i kommunens virksomheter - INVESTERINGSREGNSKAPET Har virksomheten utarbeidet en strategi for bruk av konsulenter? Ja Nei (Sett kryss) x Pålagt ekstern evaluering / behov for uavhengighet Tall i mill. kr. Øvrig ekstern konsulentbistand i stedet for egenrekruttering Kategori av kjøp/ Type konsulenttjeneste Prosjektering Regnskap pr i mill kr 0 97,87 92,27 Byggeledelse Regnskap pr i mill kr 0 43,02 22,62 Kvalitet og kontroll Regnskap pr i mill kr 1,36 0,97 9,23 6,38 IT Regnskap pr i mill kr 0 0,28 3,39 Organisasjon og organisasjonsutvikling Regnskap pr i mill kr 0 1,25 2,20 HMS Regnskap pr i mill kr 0 0,00 0,06 Andre konsulenttjenester Regnskap pr i mill kr 0 3,36 13, Oppdrag og bestillinger i tildelingsbrev Prioriterte områder i 2017 var punkter i tildelingsbrevet hvor måloppnåelse i kommunen krever felles innsats. Alle oppfølgingspunkter er omtalt under andre punkter i årsberetningen bl.a. i Måltabellen under pkt. 3.1.b, Miljø- og klima under pkt.6, Universell utforming under pkt og pkt.7.1, Arbeidslivskriminalitet under pkt.7.1, Sykefravær under pkt og Konsulentbruk under pkt

60 6. UTARBEIDELSE AV OSLO KOMMUNES MILJØ- OG KLIMARAPPORT 2017 Miljøarbeid i egen virksomhet Undervisningsbygg har gjennomført flere miljøtiltak i den eksisterende bygningsmassen. Foretakets miljøstrategi ( ) skal bidra til det grønne skiftet kommunen er i gang med. Foretaket ønsker å ligge i forkant av miljøkrav i lover og forskrifter. Undervisningsbygg ble re-sertifisert i 2016 i henhold til ISO-standarden for miljø. Sertifiseringen krevde blant annet effektiv kommunikasjon og en egen strategi for miljøkommunikasjon. Foretaket har i lang tid vært opptatt av å satse bredt på de miljøtiltakene som faktisk gir størst effekt for miljøet når det gjelder både nye og eldre bygg. 62

61 Grønn Byggallianse og Norsk Eiendom har utarbeidet et veikart mot 2050 for eiendomssektoren, hvor det er fremmet 10 strakstiltak for små og store byggeiere. Veikartet er et innspill til regjeringens utvalg for Grønn Konkurransekraft, som skal fremme grønn konkurransekraft fram mot 2030 og et lavutslippssamfunn innen Eiendomssektorens veikart mot 2050 skal stimulere til større samhandling slik at bransjen går i takt mot felles mål. Undervisningsbygg har tilsluttet seg de 10 konkrete strakstiltakene. Foretaket ønsker å fortsette som miljøspydspiss med fokus på bærekraftig skolebygg. Undervisningsbygg har i lang tid vært opptatt av å satse bredt på de miljøtiltakene som faktisk gir størst effekt for miljøet når det gjelder både nye og eldre skolebygg. Dette har gitt gode resultater: P.t. er 21 skoler ferdigstilt med passivhusstandard Ferdigstilt Brynseng skole, et nesten-nullenergibygg i Bygget har integrerte solceller i den sydvendte fasaden. Prosjektet ble tatt opp som forbildeprosjekt i FutureBuilt-programmet. Oljefyring er faset ut fra alle bygg Det stilles løpende krav til miljøvennlige materialer Redusert energiforbruket med 23 % de siste 6 årene Fossilfri byggeplass på Nordseter skoleprosjektet Det etableres solceller på flere prosjekter Energi På eksisterende bygningsmasse jobbes det systematisk med energieffektivisering, og det jobbes med å sertifisere virksomheten etter energiledelsessystemet, ISO I 2017 er det implementert et elektronisk, databasert styringssystem for tekniske anlegg på skolene. Energiforbruket på våre skoler ligger på rundt 151 kwh/m², i forhold til fjorårets tall på 152 kwh/m². Ingen av tallene er temperaturkorrigert. Ved prosjektering og bygging av nye skolebygg setter Undervisningsbygg strenge energikrav. Nybygg har krav om passivhus, også rehabiliteringer har krav om passivhusnivå. 63

62 Utfasing av oljefyring Alle bygg som eies av Undervisningsbygg er 100% fossilfrie. Avfall på byggeplass Undervisningsbygg vil også fremover sette krav til en kildesorteringsgrad på 90 % på byggeplassene. Gjennomsnittet på byggeplassene i utgangen av 2017 ligger på 84 %. Byggeprosjektene har i tillegg et krav til mengder avfall generert på byggeplass, som er satt til 25 kg avfall/m². Riveavfallet må holdes utenfor, slik at kravet gjelder kun for byggefasen. Rehabiliteringsprosjekter vil ha noe riving i byggefasen, og kravet er dermed vanskelig å oppnå for disse prosjektene. Kravet vil derfor hovedsakelig gjelde for nybygg. I nybyggprosjekter kan foretaket vise til avfallsmengder på rundt 40 kg avfall/m², og den største avfallsfraksjonen er treverk. Foretaket har også i 2017 fokusert på avfallsmengder generert i prosjektene. Materialvalg Undervisningsbygg har satt som krav at prosjektene skal benytte miljøvennlige materialer. Dette innebærer at materialene skal være lavemitterende, faste produkter og kjemiske produkter skal ikke inneholde helse- og miljøfarlige stoffer, og det skal innhentes miljødeklarasjon på de mest brukte byggeproduktene slik at man også kan vurdere materialets klimagassutslipp. Tropisk trevirke skal ikke benyttes, og annet trevirke skal være sertifisert. Miljømerkede materialer/produkter skal velges der det er mulig. Alt dette gjør prosjektene i stand til å velge miljøvennlig materialer, og dokumentere miljøegenskapene til produktene. På Prinsdal skole skal det etableres et tilbygg i massivtre som også får utstrakt bruk av tre i bygget for å redusere klimautslippet fra materialene. De fleste prosjekter benyttet et elektronisk stoffkartotek, ProductXchange, hvor Undervisningsbygg har lesetilgang. Dette gir oss oversikt over produkter benyttet i prosjektet, og hvorvidt det gjøres substitusjonsvurderinger. Foretaket får også oversikt over annen miljøinformasjon som miljødeklarasjoner, emisjonsdata, BREEAM-dokumentasjon, m.m. Ved bygging av ny Ruseløkka skole planlegges det gjenbruk av materialer fra eksisterende bygningsmasse. I tillegg skal det være fossilfri byggeplass. 64

63 Transport Undervisningsbygg har nå 5 elbiler og en hybridbil, som disponeres av driftsingeniørene. Foretaket har begrenset tilgangen på parkeringsplasser for de ansatte, hvor kun de med spesielle behov får parkering. De fleste benytter kollektiv transport, sykler eller går til jobb. Undervisningsbygg har også årlige sykle-til-jobb-kampanjer hvor alle oppfordres til å sykle i sommerhalvåret til jobb. I lokalene er det god tilgang på sykkelparkering med egen plass for å spyle sykkelen ren. 7. OPPFØLGING AV VERBALVEDTAK OG FLERTALLSMERKNADER 7.1 Utkvittering av bystyrets merknader og verbalvedtak F19/2009 Benytte rentefrie lån fra staten Byrådet bes fullt ut benytte statens rentefrie låneordninger for kommuner og fylkeskommuner til investeringer i skolebygg og svømmehaller. For perioden er Oslo kommune og fylkeskommune tildelt en investeringsramme på henholdsvis 998,5 mill. og 270,7 mill. for rentekompensasjon for skoler og svømmeanlegg. Undervisningsbygg har fått godkjent søknader for hele den tildelte investeringsrammen. Dette gjelder følgende skolebygg/prosjekter: Rommen (ny skole) Lindeberg og Oppsal/Vetland (totalrehabiliteringsprosjekter) Fyrstikkalleen 21, en 8-13-skole og rammen for fylkeskommunen gjelder Foretaket har fått godkjent søknad om utbetaling av rentekompensasjon for hele Oslo kommunes investeringsramme på 998,5 mill. B1/2010 Utskifting av oljefyranlegg i egne bygg/anlegg Alle bygg som eies av Undervisningsbygg er 100% fossilfrie. F21A/2015 Bekjempelse av skatteunndragelse og arbeidslivskriminalitet Oslo kommune skal bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet gjennom aktiv bruk av anskaffelsesprosessen til å stille tydelige krav til leverandører om overholdelse 65

64 av skatteregler og innrapporteringsrutiner. Byrådet bes jevnlig orientere bystyrets organer om fremdriften i dette arbeidet. Byrådsavdeling for næring og eierskap forventer at foretaket i ordinær rapportering redegjør for hva som er gjort for å kartlegge risikoområder og iverksatte tiltak. Undervisningsbygg har innarbeidet systemer for godkjenning og kontroll av leverandører og underleverandører som bidrar til å bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet. Oslomodellen er implementert i våre kontraktsmaler og vi har tatt i bruk HMSREG. Aktører fra ulike avdelinger i Undervisningsbygg møtes en gang pr måned i et samhandlingsteam der prosjektavdelingen, eiendomsavdelingen, SHA-rådgivere, juridisk og økonomi foretar overordnede risikovurderinger og sørger for en enhetlig praksis. For å sikre forankring i ledelsen, er arbeidslivskriminalitet/sosial dumping fast oppfølgingspunkt i de ukentlige ledermøtene. K44 Sikre lagringsplass i fremtidige skolebygg Det er Utdanningsetaten som har ansvar for dette. F23 Opprettelse av flere fulltidsstillinger Undervisningsbygg har kun fulltidsstillinger. F24 Personalpolitikk for redusering av sykefravær Den største andelen av sykefraværet var langtidssykemeldte. Foretaket har foretatt tilretteleggingstiltak for å få sykemeldte tilbake i arbeid, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV. Det jobbes jevnlig med tiltak som kan redusere sykefraværet. Ledere og tillitsvalgte gjennomgår årlig opplæring i oppfølging og nærværsarbeid. IA mål med tiltak og handlingsplaner er etablert og gjennomført i Nye ledere har gjennomgått opplæring i HR-systemets HMS-modul. Trening i arbeidstiden og tiltak for å forebygge belastningslidelser med tilbud om fysioterapi i arbeidstiden er videreført i S17/2010 Nullutslipp og klimanøytral bilpark Foretakets bilpark består av fem elektriske biler og en hybridbil. S40/2008. Universell utforming «Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming, særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Rapporteringen må skje i forbindelse med virksomhetenes og byrådets årsberetning.» -(se kap ) Foretaket gjorde i 2016 en kartlegging for å se hvilke behov de enkelte skolene faktisk har på de forskjellige områdene innenfor universell utforming. Vi er nå godt i gang med å samkjøre resultatene fra kartleggingen med planlagt vedlikehold, rehab-prosjekter osv. Kartleggingen ble foretatt av fagspesialister fra Sweco, Universell Utforming AS og Arkitektpartner. Skolebyggene har behov for ca enkelt-tiltak, med en estimert kostnad på rundt 800 mill. kr. Av dette vil en del tiltak dekkes av allerede planlagt vedlikehold. Noen tiltak vil dekkes av reklamasjoner og noen tiltak er skolenes eget ansvar. I 2017 er det gjennomført en rekke UU-tilpasninger for enkelte elever med spesielle behov. Total er det 66

65 gjennomført 15 prosjekter til en kostnad på ca 5 millioner kroner. Omfanget vil øke i 2018 og det planlegges tiltak for i størrelsesorden 45 millioner kroner Utvidelse av Tøyen skolegård Bystyret ber byrådet sørge for en utvidelse av skolegården på Tøyen skole. Prosjektet som går ut på oppgradering av utomhusanlegg på Tøyen skole er delt opp i tre faser: Fase 1 bestod av strakstiltak i forbindelse med legging av kunstgress i ballbinge, etablering av sittemiljø mellom trær, istandsetting av eksisterende fugleredehuske og rydding av vegetasjon og søppel utenfor rektorbolig. Arbeidet er gjennomført og ble ferdigstilt i desember Fase 2 består av legging av kunstgress på asfaltflate på nedsiden av gjerde, utbedring av basketballbanen, utvidelse av uteareal med hagen til rektorboligen, legging av plasstøpt gummi med fargekombinasjon og maling av husvegg til naboer. Arbeidet er gjennomført og ble ferdigstilt oktober Fase 3 er avhengig av det som skjer med innlemming av vei. Ved positivt svar vil skolens prosjektgruppe, UDE og Undervisningsbygg i fellesskap utarbeide løsning for resterende og nytt areal, hvor det blant annet vil inngå elementer som vil stimulere til fysisk aktivitet, sosialt samhold og som samtidig vil bli en viktig faktor for integrering Utlån og utleie av skolelokaler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner Bystyret ber byrådet legge til rette for at frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner kan leie skolelokaler utenom skoletiden gratis og ubyråkratisk i henhold til forskrift om utlån og utleie av skolelokaler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner. Det er Utdanningsetaten som har hovedansvaret for tilrettelegging og utleie av lokaler til dette formålet. Undervisningsbygg som eier har en påse-plikt. Eier har et krav på seg til å påse at leietakere og brukere følger de sikkerhetskrav som gjelder for byggverket. Undervisningsbygg deltar i en tverretatlig arbeidsgruppe som gjelder oppfølging av frivillighetsmeldingen (Bystyrets vedtak av sak 16). Et av frivillighetsmeldingen hovedformål er at kommunale lokaler, uteområder og anlegg skal være tilgjengelige, mer åpne og fylles med frivillig aktivitet. Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet (KIF) har ansvar for å koordinere oppfølging av vedtaket. Et forstudie startet høsten 2017 for å se på utfordringer og muligheter samt skissere rammer for et pilotprosjekt. Forstudiet har identifisert fire anbefalinger for mulige tiltak som skal testes i en pilot: Romkonsulent som skal kartlegge de skolene og rommene som egner seg til utleie i samråd med bl.a. UBF Utlånsadministrator som skal finne muligheter for mer samarbeid på tvers av bydel/skole og frivillighet. Se på løsninger for hvordan denne rollen kan bidra til mindre administrasjon for skolene ifm utlån 67

66 Tilsyn som er tilstrekkelig på den enkelte skole. Det skal testes ut forskjellig type tilsyn på forskjellige skoler. Tilsyn skal være i tråd med kravene (lov og forskrift) Klarspråk og kommunikasjon på flere nivåer og plattformer. Det gjelder blant annet praktisk informasjon og informasjon om sikkerhetsregler Piloten skal forberedes våren 2018 med mål om å starte pilotprosjektet til skolestart høsten Foretaket vil få en sentral rolle som bidragsyter i samtlige av de fire tiltakene som skal testes ut. 7.2 Merknader fra kommunerevisjonen og kontrollutvalget Undervisningsbygg arbeider aktivt for å redusere risiko for brudd på rutiner/prosedyrer ved å ha kontinuerlig internkontroller som foretas av økonomicontroller og internrevisor. Kopi av alle rapporter oversendes til Kommunerevisjonen. Oppfølging av rapport 13/2014 Kontroll og oppfølging av offentlig-privat samarbeid Kommunerevisjonens brev av og Undervisningsbyggs brev av Kommunerevisjonen undersøkte i 2014 om Undervisningsbygg på en tilfredsstillende måte hadde kontrollert og fulgt opp leveranser av drift og vedlikehold med grunnlag i kontraktene om offentlig-privat samarbeid (OPS) ved Persbråten vgs og Høybråten skole. Kontrollutvalget vedtok at det skal gjennomføres en oppfølgingsundersøkelse, og det ble stilt i den forbindelse følgende spørsmål til Undervisningsbygg: 1. Har Undervisningsbygg etablert skriftlige prosedyrer for foretakets kontroll- og oppfølging Undervisningsbygg har etabler skriftlig prosedyre for foretakets kontroll - og oppfølging av OPS-kontrakter. Prosedyren ble vedlagt i foretakets svarbrev. 2. Vi ber foretaket redegjøre for hva som er gjort for å innhente, oppbevare og anvende tilgjengelig og kontraktsfestet statistikk samt kontroll- og statusrapporter. Vi ber også om å få oversendt dokumentasjon i form av eventuelle rutiner/prosedyrer for dette, og faktiske resultater av utført kontroll. Begge OPS skolene har et webbasert FDV system/brukerverktøy som heter «FDV web». Dette er både et internkontrollsystem samt et informasjonssystem for teknisk informasjon. Dette systemet inneholder informasjon om forvaltning, drift og vedlikehold samt dokumentasjon av internkontroll av byggene. Videre kan man få ut statistikker på utførte kontroller etc. - Undervisningsbygg har vedlagt i sitt svarbrev ulike typer dokumenter som 68

67 ble hentet ut fra systemet som bl.a. viser hvordan det er bygget opp same type informasjon som kan hentes ut her. Undervisningsbygg følger opp eiers internkontroll ved å sjekke systemet jevnlig for å se at internkontroll følges opp ihht. lov- og forskriftskrav samt krav i selve OPS avtalen. Eventuelle avvik blir også gjennomgått i driftsmøter og samarbeidsforum. foretaket har i sitt svarbrev vedlagt referater fra noen av de siste drifts og samarbeidsmøtene i tillegg til dokumentasjon fra FDV systemet som resultat av faktisk utført kontroll. Prosedyre som beskriver rutiner for området beskrevet i spørsmål 2. ble vedlagt i foretakets svarbrev. 3. Vi ber foretaket redegjøre for hva som er gjort for å legge til rette for en mer aktiv kontroll av at skolene drives og vedlikeholdes i tråd med OPS-kontraktene i hele kontraktsforløpet. Vi ber også om å få oversendt dokumentasjon i form av eventuelle rutiner/prosedyrer og faktiske resultater av utført kontroll. Det er utleier har ansvar for drift og vedlikehold av OPS-skolene. I henhold til driftsavtalen skal drifts- og vedlikeholdsoppgaver utføres slik at eiendommen til enhver tid holdes i god stand, og med samme kvalitet som ved oppføring av bygget, dog aksepteres alminnelig slit og elde mellom normale vedlikeholdsintervaller. Vedlikeholdet omfatter også periodisk utskifting for å opprettholde nevnte standard. Undervisningsbygg kontrollerer utleier drifts og vedlikeholdsarbeider jevnlig i form av samarbeidsforum, hvor både skolen, gårdeier, driftsselskap og finansiell eier er representert. Foretaket følger opp eiers internkontroll, ref. punkt 2 over, og det avholdes driftsmøter på eiendommene hver andre uke. Undervisningsbygg kontrollerer også om eier foretar interne kvalitetskontroller i sitt FDV system pr gruppe/fag i den utstrekning som beskrevet i OPS avtalen. Dette berører både oppfølging av sikkerhet og oppfølging av tekniske anlegg og bygget forøvrig. Foretaket har i sitt svarbrev vedlagt referater fra noen av de siste samarbeidsforum og driftsmøter som dokumentasjon. I tillegg ble det også vedlagt dokumentasjon fra utleiers FDV system utførte kontroller og siste utarbeidede vedlikeholdsplan per eiendom. Prosedyre som beskriver rutiner for området beskrevet i spørsmål 3. ble vedlagt i foretakets svarbrev. Revisors beretning for Undervisningsbygg Oslo KF konklusjon jfr. Kommunerevisjonens brev av : «Etter vår mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av foretakets finansielle stilling per 31. desember 2016, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge» 69

68 Oppsummering av regnskapsrevisjonen 2016 brev av : Kommunerevisjonen har ingen forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen til foretaket. Summen av feil på oversikten har ikke vesentlig betydning for avlagt regnskap. Ved årsoppgjørsrevisjonen har vi gjennomgått foretakets avstemminger av balansen pr Dette gjaldt avstemming av bank, kunder, leverandører, merverdiavgift, pensjoner og ulike avsetningskontoer for påløpte utgifter og inntekter. Foretaket var à jour med avstemmingene og avsetninger var tilstrekkelig dokumentert. Gjennomgang av interne kontrollrutiner Interimsrevisjon brev av Foretaket redegjorte på to forhold Kommunerevisjonen har bedt om tilbakemelding på: 1. Fakturabehandling varemottaksdokumentasjon Undervisningsbygg foretar jevnlige kontroller vedrørende varemottak. Dessverre var det i 2017 fremdeles for stor andel av ikke tilfredsstillende bekreftelse på varemottak på de kontrollerte fakturaene. Foretaket har høsten 2017 iverksatt flere tiltak: temaet ble tatt opp på ledermøte, temaet med oppfriskning av rutiner/prosedyrer ble tatt opp på samtlige seksjonsmøter, individuell opplæring eller oppfriskning kjøres kontinuerlig av Økonomi og det foretas hyppigere kontroller av faktura og resultatene rapporteres til ledere og de personene det gjelder. Etter de siste kontrollene har foretaket registrert stor forbedring når det gjelder varemottak, men når det gjelder dokumentasjon registrer vi fremdeles avvik. Undervisningsbygg kommer til å fortsette både med kontroller og opplæring av ansatte som behandler faktura. Kontrollrapportene blir som tidligere oversendt til Kommunerevisjonen. 2. Agresso økonomi regnskapstekniske kontroller Leverandørreskontro mot leverandørhovedbok er avstemt per november Det viser seg at rapport SU05 som inneholdt avvik på kr ,95 er feil. Foretaket har tatt kontakt med UKE som bekreftet at råbalansen stemmer med reskontro og at selve rapporten ikke lister opp riktig grunnlag. UKE meldte feil til Evry. UKE vurderer å endre rutinen slik at den avstemmingen gjøres sentralt fordi UKE har en rapport som lister opp eventuelle feil. 70