Oslo kommune. Undervisningsbygg Oslo KF kapittel 053. Årsberetning 2018

Transkript

1 Oslo kommune kapittel 053 Årsberetning 2018 Holmen skole Holmen skole Marienlyst skole Berg skole - gymbygget

2

3 Innhold 1. STYRETS BERETNING ANSVARSOMRÅDE Organisasjon/bemanning MÅLOPPNÅELSE, RESULTATER OG RISIKOVURDERINGER a Situasjonsbeskrivelse b Mål, tiltak og resultatindikatorer c Risikostyring og internkontroll Strategier og tiltak SAMMENLIGNING AV BUDSJETT OG REGNSKAP Driftsregnskap Investeringsregnskap Balanseregnskap Forretningsmessige indikatorer Noter i regnskapet SÆRSKILT RAPPORTERING Tiltak for å forbedre service overfor brukerne Saksbehandlingstid Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelse Universell utforming Tiltak/aktiviteter i tråd med Oslo kommunes folkehelseplan Likestillingstiltak rettet mot byens innbyggere Rapportering innen HR-området og helse-, miljø og sikkerhet (HMS) Rekruttering av lærlinger Bruk av konsulenter UTARBEIDELSE AV OSLO KOMMUNES MILJØ- OG KLIMARAPPORT OPPFØLGING AV VERBALVEDTAK OG FLERTALLSMERKNADER Utkvittering av bystyrets merknader og verbalvedtak Merknader fra kommunerevisjonen og kontrollutvalget

4 1. STYRETS BERETNING Overordnede målsetninger, prioriteringer og tiltak Foretakets eier, Oslo kommune, har i henhold til byrådets forslag til budsjett 2018 og økonomiplan definert en rekke overordnede mål for Undervisningsbygg: Mål. Tiltak og resultatindikatorer Oslo kommune skal forvalte og drifte kommunale bygg og anlegg slik at de er godt egnet til formålet og for brukerne Tiltak 1: Totale sluttkostnader for byggeprosjektene overstiger ikke samlet styringsramme Tiltak 2: Prosjektene skal ferdigstilles til avtalt tid. Tiltak 3: Byggene skal være bærekraftige og energieffektive Tiltak 4: Ledigheten i bygningsmassen skal være lav Resultatindikatorer: Resultat 2015 Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet portefølje av ferdigstilte bygg 1) - Resultat 2016 P50 0,83 P85 0,76 Resultat 2017 P50 0,94 P85 0,88 Måltall Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid % 100 % 100 % Andel nye bygg som tilfredsstiller passivhusstandard % 100 % 100 % 1,27* Andel ledighet - 1,39* 1,0 % *Uten Sogn og erstatningslokaler. Holmen skole - ferdig 2018 Det er fra og med 2017 et eget klimabudsjett for Oslo kommune. Tildelingsbrevet for 2018 inneholder følgende målsetning: Redusere klimautslippene med 36 % innen 2020 og 95 % i 2030 sammenlignet med 1990-nivå. Oppnåelsen av dette skal vurderes gjennom følgende resultatindikatorer: 6

5 Resultatindikatorer: Resultat 2015 Resultat 2016 Resultat 2017 Måltall 2018 Andel nullutslipps tjenestebiler under 3500 kg jf. klimabudsjett % Andel nullutslippskjøretøy og kjøretøy på biodrivstoff over 3500 kg jf. klimabudsjett % Antall fossilfrie byggeplasser/total antall byggeplasser* %** (*) Byrådets resultatmål gjelder ikke rehabiliteringsprosjekter. Undervisningsbyggs krav til fossilfrie byggeplasser gjelder også for rehabiliteringsprosjekter. (**) Undervisningsbygg vil ikke klare å oppnå 100% fossilfrie byggeplasser i 2018, men har mål om oppnåelse av dette innen Dette er fordi at det er byggeplasser som er aktive nå, og som ikke har fått dette kravet ved inngåelse av kontrakt. Byrådet har en fremtidsvisjon som handler om hvordan Oslo kommune skal forbedre hverdagen til innbyggerne ved å tilby individualiserte, proaktive digitaliserte tjenester i de ulike fasene i innbyggernes liv. Kommunens helhetlige digitaliseringssatsing ble samlet i prosjektet OSLO: ORIGO som skal realisere målene gjennom ulike tiltak på tvers av Oslo kommune. I tillegg til dette er det også etablert Program for utvikling av digitale tjenester for som blir videreført i 2019 og Programmet skal bidra til modernisering, fornying og forenkling av kommunens tjenestetilbud samt tilrettelegge for realisering av gevinster knyttet til nye elektroniske tjenester. Byrådet mener at økt digitalisering og flere typer tjenester som er tilgjengelig på internett øker kommunens digitale sårbarhet. Arbeidet med å heve kompetansen og forbedre kommunens styringsevne på informasjonssikkerhetsområdet gjennom felles rutiner, metodikk og verktøy er prioriterte oppgaver. Undervisningsbygg sin IKT-strategi og digitale veikart inneholder satsinger og konkrete prosjekter som samsvarer med Oslo kommunes målsetninger på digitaliseringsområdet. Foretaket gjennomfører et prosjekt som vil sikre at Undervisningsbygg oppfyller de tekniske og operasjonelle krav som følge av nye personvernforordningen, GDPR, som trår i kraft i mai

6 Undervisningsbyggs styre ønsket særlig å fokusere på følgende forhold: Bygge mest mulig skole for pengene i et livssykluskostnads- perspektiv og sikre best mulig arealutnyttelse. Fokusere på hvordan dette skal gjøres og måles. Sluttbruker- orientering og hensyn til brukers ønsker, eksempelvis avviksrapportering, brutto/netto-faktor. Bruke leverandørmarkedet optimalt. Forbedre anbudsgrunnlagene, identifisere krav som kan tas bort. Vurdere mulighetene for å redusere tekniske installasjoner og samtidig bevare kvaliteten på eiendommene, fokusere på kost-nytte. Sørge for sikkerhet på byggeplass og skoler, både for elever og for arbeidere. Prioritere miljøperspektivet i henhold til foretakets miljøstrategi. Bevare og videreutvikle relevant kompetanse i foretaket. Benytte erfaringene i nye prosjekter. I tillegg til de overordnede mål hadde Undervisningsbygg tre langsiktige mål og åtte delmål: 1. Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter 2. Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. 3. Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden. Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging 8

7 Styrets sammensetning i 2018 Undervisningsbyggs styre 2018 Ingrid Dahl Hovland styrets leder Hanne Rønneberg nestleder Liv Aandal styremedlem Lars Iddeng styremedlem Knut Even Lindsjørn styremedlem Nina Rieber-Mohn ansattes representant Bodil Motzke ansattes representant Styrets arbeid - avholdte møter/behandlede saker Styret avholdt ni møter i 2018 og behandlet 126 saker. Hovedvekten av sakene omhandlet godkjenning av bygge- og rehabiliteringsprosjekter i form av styringsdokumenter som er grunnlag for husleieavtale. Styret var opptatt av at prosjektene skulle være kostnadseffektive og i tråd med Utdanningsetatens skolebehovsplan. En rekke sluttrapporter for ferdige prosjekter ble også behandlet. Internrevisor var til stede på alle styremøtene og har redegjort for de ulike revisjonsprosjektene som ble gjennomført i løpet av året. I tillegg behandlet styret årsregnskapet 2017, budsjett og økonomiplan samt månedsrapporter og tertialrapporter i

8 2. ANSVARSOMRÅDE Undervisningsbyggs formål, visjon, verdier, forretningsidé og Oslo kommunes eierstrategi samt langsiktige målsetninger utgjør det strategiske fundamentet som virksomheten bygger på. Foretakets strategiske fundament, skolebehovsplanen og økonomiplanen definer foretakets langsiktige handlingsrom. I henhold til eierstrategien og foretakets vedtekter er s formål å ivareta eieransvaret for Oslo kommunes skole- og undervisningseiendommer, samt sikre Oslo kommune en langsiktig portefølje av gode og hensiktsmessige skole- og undervisningslokaler ved å: Utvikle eiendommene slik at de er tilrettelagt for en effektiv tjenesteproduksjon og overordnede pedagogiske forutsetninger Opprettholde realverdien som eiendommene representerer i henhold til forretningsmessige prinsipper Ivareta kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold, utvikling og utfasing av eiendommene Undervisningsbyggs forretningsidé er å levere gode skoleanlegg til Oslos befolkning. Begrepet gode skoleanlegg tilsier at utvikling og vedlikehold av skoler skal planlegges og gjennomføres med god funksjonalitet og brukskvalitet som bærende elementer. Tekniske løsninger skal være solide, enkle, billige i et livsløpsperspektiv, miljøriktige og mest mulig basert på løsninger og standardisering i kravspesifikasjon for skoleanlegg. Marienlyst skole -ferdig 2018 skal også ivareta eierskapet for, vedlikeholde og utvikle foretakets idrettsanlegg og bad. Videre skal foretaket sammen med Eiendoms- og byfornyelsesetaten, som kjøper og selger eiendom på vegne av kommunen, bidra til å sikre tilgang til tomter for å kunne bygge nye skoler. Undervisningsbyggs rammebetingelser er angitt i vedtektene, eierstrategien (byrådssak 1237/05) og de årlige budsjettene. De økonomiske rammebetingelser knyttet til investeringer, akuttiltak og driftsmidler fastsettes av bystyret i den årlige budsjettbehandlingen. Foretaket utarbeider regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Undervisningsbygg forholder seg til kommuneloven, det offentlige anskaffelsesregelverket, lover og regler knyttet 10

9 til arbeidsgiveransvaret, lover og forskrifter når det gjelder kontraktsinngåelser samt lover og regler knyttet til all form for byggevirksomhet og eiendomsforvaltning. Tjenester Undervisningsbygg tilbyr er utvikling, bygging og drifting av skolebyggene i Oslo hvor elever og ansatte er daglige brukere. I tillegg leies skolenes lokaler ut etter skoletid til idrettsklubber, lag, kultur- og fritidsaktiviteter. 2.1 Organisasjon/bemanning Brynseng skole Organisasjonskart pr

10 Tabell 2.1 Bemanning Endring Ansatte Årsverk Undervisningsbygg hadde pr ansatte, en økning på 11 ansatte siden Økningen i antall ansatte er i henhold til foretakets bemanningsplan. Økningen har hovedsakelig vært i linjeavdelingene prosjekt og eiendom. Det har vært erstatninger av innleide prosjektledere, samt styrking av fag- og spesialistfunksjoner innen blant annet brann, energi og miljø, IKT og analyse(lcc). 3. MÅLOPPNÅELSE, RESULTATER OG RISIKOVURDERINGER 3.1.a Situasjonsbeskrivelse Undervisningsbygg har solid kompetanse både som byggherre og som eiendomsbesitter. Foretaket styrer alle faser av verdikjeden for et skolebygg, fra planleggingsfasen til bygget er ferdig overlevert og i drift. Dette gir mulighet til å velge løsninger der planlegging, bygging og drift innretter seg mot robuste, enkle og billigst mulige løsninger i et livssyklus-perspektiv. Marienlyst skole Undervisningsbyggs tre langsiktige mål, delmål, resultatindikatorer og måltall 1. Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov For å nå dette langsiktige mål har Undervisningsbygg definert fire delmål: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Delmål 1 er en forutsetning for å oppnå lavest mulig livssykluskostnader. Derfor er det viktig at det oppnås enighet om oppdaterte og tydelige krav både internt og eksternt. 12

11 Byrådet vedtar funksjonelle kravspesifikasjoner i Oslo kommune. I tillegg til standard kravspesifikasjon blir det utarbeidet tekniske og FDV-begrunnede krav. Disse kravene skal sikre hensiktsmessig drift etter overtakelse. Fravik fra standard kravspesifikasjon skal godkjennes av byrådet. Fravik fra tekniske og FDV-begrunnede krav skal godkjennes av byråd for finans. Foretaket skal fortsette sitt arbeid med å implementere en effektiv fravikshåndtering, for å hindre at fravikssystemet blir fordyrende og forsinkende. Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Undervisningsbygg benytter analyser av livssykluskostnader ved valg av alternative løsninger. Det er behov for bedre systematikk og erfaringstall for å kunne benytte slike analyser i enda større grad. Etablering av ny seksjon Investering og Analyse vil bidra til å øke kompetansen på området. Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Undervisningsbygg skal aktivt benytte erfaringer fra gjennomførte prosjekter, eksempelvis erfaringer fra fagteam, resultater av fullskalatester, tekniske befaringer og 3. partskontroller for å redusere feil og mangler ved overlevering. I tillegg skal resultater fra dialogen med kunden legges til grunn for prioritering av aktiviteter. Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter Skolebehovsplanen, som utarbeides av Utdanningsetaten, gir en oversikt over forventet behov for skoleplasser i en 10- års-periode både for grunnskolen og den videregående skolen, og skisserer hvordan dette behovet kan møtes. Undervisningsbygg skal ha god oversikt over eiendommenes tilstand og kunne dokumentere det langsiktige investeringsbehovet for å tilfredsstille dagens lover og forskrifter og for å unngå tap av kapasitet. Foretaket skal utarbeide begrunnede planer for å skaffe finansiering til nødvendige oppgraderinger. Disse opplysningene er forutsetning for å kunne utarbeide en helhetlig skolebehovsplan som skal sikre fremtidig skolekapasitet på en gunstigst mulig måte. 13

12 Holmen skole 2. Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet Det er definert tre delmål for dette langsiktige målet: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Byrådet og bystyret har tidligere fastsatt mål om å redusere klimagassutslippene med 50 % sammenlignet med nivå innen 2020, og 95 % innen I saken til bystyret ble det understreket at utslippsmålet forutsetter samarbeid med staten om å etablere fullskala karbonfangst ved forbrenningsanlegget på Klemetsrud. Ved en positiv beslutning i Stortinget våren 2019 vil et full-skala anlegg for CO2-fangst på Klemetsrud tidligst kunne stå ferdig i Derfor ble målet til utslippsreduksjon innen 2020 justert til 36 % sammenlignet med 1990-nivå. Undervisningsbygg har en ambisjon om å ligge i forkant av miljøkrav i lover og forskrifter og være et forbilde i byggenæringen. En av foretakets langsiktige miljømål er: Undervisningsbygg skal bidra til et klimanøytralt samfunn gjennom innovative løsninger. Denne målsetningen innebærer at Undervisningsbygg skal være modig og skal prøve ut nye løsninger. Undervisningsbygg skal også utfordre arealeffektivitet og sambruk i skolene. Undervisningsbygg har sluttet seg til Grønn Byggallianses ti strakstiltak i Eiendomssektorens Veikart mot Strakstiltakene er følgende: - Miljøsertifisere organisasjonen (ISO eller Miljøfyrtårn for mindre bedrifter) - Fjerne fossil oppvarming (olje og gass), også til topplast - Kun kjøpe bygningsprodukter uten innhold av helse- og miljøfarlige stoffer - Innføre miljøledelsessystem - Gjennomføre en utredning om hva takflatene kan og bør brukes til, som for eksempel overvannshåndtering, energiproduksjon, rekreasjonsareal eller birøkt - Premiere innovative løsninger og diskutere risikohåndtering - Kreve at arkitekten utarbeider plan for hvordan materialene kan demonteres og gjenbrukes ved ombygging eller riving og tilstrebe å finne løsninger og materialer som gir minst mulig avfall - Bestille energibudsjett for beregnet reelt energibruk 14

13 - Etterspørre og prioritere bygningsprodukter som har lave klimagassutslipp dokumentert gjennom EPD (Environmental Product Declaration) - Etterspørre fossilfri byggeplass Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Undervisningsbyggs miljøstrategi har klare målsetninger når det gjelder energieffektive skolebygg og energibruk på eksisterende skolebygg. Oslo kommune har satt mål om energieffektivisering i bygg med 27% innen 2030, sett i forhold til 2010-nivå. Undervisningsbygg har satt seg mål om å oppnå dette innen Foretaket utarbeider en felles miljø- og energistrategi for Undervisningsbygg skal bidra aktivt til profilering av Oslo som Europeisk miljøhovedstad. Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter. For Undervisningsbygg har Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) alltid høyeste prioritet, enten det er på skoler i drift eller på byggeplassene. Foretaket skal fortsette sin satsing på SHA-området. Det skal arbeides systematisk med forebyggende arbeid ved bruk av erfaringer fra ulykker, nesten- ulykker og uønskede hendelser. Videre skal foretaket aktivt påvirke til bevisstgjøring, kompetanse og gode holdninger hos alle aktører som opptrer på vegne av Undervisningsbygg som byggherre. Gjennomføring av Oslomodellen og arbeidet mot arbeidslivskriminalitet skal fortsatt være viktige fokusområder for Undervisningsbygg. Foretaket har tatt i bruk HMSReg, som er et registrerings- og informasjonssystem for å motvirke arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Marienlyst skole 15

14 3. Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden Det er definert ett delmål som bidrar til å nå det langsiktige målet: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging Foretakets langsiktige målsetning er å sikre at kompetansen som organisasjonen besitter er tilpasset fremtidens behov. Dette skal oppnås både ved en bevisst utvikling av kompetanse hos eksisterende medarbeidere og ved rekruttering av nye medarbeidere. Gjennomføring og oppfølging av Oslo kommunes 10-faktorundersøkelse og «employer branding» vil benyttes for å tiltrekke og beholde de beste talentene. Undervisningsbyggs HR-strategi for har tre hovedmål: Ledere som skaper resultater Rett kompetanse på rett sted til rett tid Kultur for kontinuerlig utvikling og samhandling Undervisningsbygg skal satse på følgende midler for å oppnå rett kompetanse på rett sted til rett tid: oversikt over kompetanse, hva foretaket har og hva som trengs hvor i fremtiden målrettede utviklings- og karrieremuligheter, læring gjennom oppgaver og ansvar samhandling med relevante miljøer kompetanseutvikling i takt med faglig og organisatorisk utvikling rekruttering på bakgrunn av analyser av kompetansebehov i organisasjonen som helhet For at Undervisningsbygg skal fremstå som en attraktiv arbeidsgiver, er det viktig at lederne motiverer medarbeiderne og formidler en felles forståelse for hvordan de overordnede mål skal nås. Oslo kommune ønsker en åpen og tillitsbasert kultur og ledelse. Det betyr blant annet at samhandling mellom ledere og ansatte skal styrkes. Holmen skole 16

15 3.1.b Mål, tiltak og resultatindikatorer Bestillingsoversikten I budsjettet for 2018 gis det oversikt over skoleprosjekter som er under bestilling (Bestillingsoversikten). Bestillingsoversikten blir supplert med prosjekter fra Tilleggsinnstillingen. Videre spesifiseres planlagte tiltak som er inkludert i Skolebehovsplanen, både grunnskoler og videregående skoler. For en del av disse skolene har prosjektering eller byggearbeider startet, for noen har det ikke kommet bestilling ved utgangen av Det er kunden, Utdanningsetaten (UDE), som bestiller utredninger, utvikling og bygging av nye prosjekter. Selve beslutningen om utbygging skjer når husleiekontrakt er signert. Figuren under viser fasene i investeringsprosessen fra prosjektinitiering til drift. Denne prosjektmetodikken skal sikre at det er den riktige løsningen som blir valgt. Kilde: Byråd for finans, prinsippdokument, Prinsipper for Investeringsprosesser i Oslo kommune Markedssituasjon i Oslo-området Markedssituasjonen har i flere år vært gunstig med bra konkurranse på utlyste entrepriser. I 2017 og begynnelsen av 2018 har markedet strammet seg til. På noen av de utlyste skoleprosjektene har vi fått svært begrenset antall tilbud. For noen av disse har også prisnivået ligget et godt stykke over det nivået prosjektene var kalkulert til. For å imøtekomme markedssituasjonen har Undervisningsbygg satset på god dialog med markedet og god informasjon om kommende prosjekter og kontrakter. Foretaket har også vurdert entreprisemodell for det enkelte prosjekt ut fra type og størrelse for å ta i bruk hele bransjen og oppnå best mulig konkurranse for den enkelte kontrakt. Selv om det er stor aktivitet i Oslo-området, har Undervisningsbygg de siste månedene merket at forholdene i markedet normaliseres igjen. Foretaket har fått noen flere og gunstige tilbud på de utlyste skoleprosjektene. Tiltak for bedre kostnadsestimering Det er viktig at skolebyggene planlegges og bygges med tanke på bærekraftige og robuste løsninger som både ivaretar hensyn til funksjon, miljø og lavest mulig kostnad i et livsløpsperspektiv. For å oppnå dette er det nødvendig at foretaket tydeliggjør sine krav til leverandører i kontrakter ved oppstart av nye prosjekter. Like viktig er det å bidra til at det i minst mulig grad kommer endringer og krav sent i prosessen som fordyrer bygget. Mangelfull planlegging 17

16 og utilstrekkelig forankring gir økte kostnader. Ved å involvere relevant kompetanse fra andre avdelinger i foretaket tidlig kan prosjektene få den nødvendige innsikt om driftsaspekter, vedlikehold og forvaltning. Undervisningsbygg arbeider målrettet for å redusere kostnader både på kort og lang sikt, samtidig som konsekvenser av ulike valg blir dokumentert i beslutningsprosessene. Et viktig virkemiddel for kostnadseffektive løsninger er standardisering av løsninger. Kravspesifikasjon (SKOK) legges til grunn i alle prosjekter. Samtidig må SKOK oppdateres fortløpende i tråd med faglig utvikling og ny kunnskap. Undervisningsbygg har i 2018 etablert en seksjon for «Investering og analyse» som skal blant annet utføre LCC- beregninger. Beregningene og de forskjellige alternativene blir presentert i rapporter som danner grunnlag for valg og beslutninger. Seksjonsleder er allerede i gang og to nye medarbeidere starter i begynnelsen av Ferdigstilte investeringsprosjekter i prosjekter med individuelle bevilgninger og 1 stort rehabiliteringsprosjekt ble ferdigstilt i I tillegg er Berg skole gymbygg ferdigstilt, en del av hovedprosjektet som ble overlevert i 2016, og det er gjennomført mange mindre rehabiliteringsprosjekter Overleverte prosjekter med individuelle bevilgninger Holmen skole (Bjørnveien) ny skole Jeriko skole - tilbygg Marienlyst skole - tilbygg Berg vgs - gymbygg del av hovedprosjektet som ble overlevert i 2016 Sofienberg Språksenter Større overleverte prosjekter over Rehab-potten Bøler skole teknisk oppgradering og rehabilitering Holmen skole 18

17 Øvrige prosjekter som var på bestillingsoversikten i 2018 Bestillingsoversikten viser de prosjektene som har vært gjennom ekstern kvalitetssikring del 2 (KS2), og hvor det er foreslått kostnadsramme for prosjektene. Prosjekter som har kommet inn gjennom tilleggsinnstillingen samt bystyresak er også med i oversikten: Investeringsprosjekt Status Planlagt ferdigstillelse Kirkeveien vgs Gjennomføring 2/19* Prinsdal skole Gjennomføring 2/19 Vetland skole Gjennomføring 2/19 Nordseter skole Gjennomføring 2/19 Uranienborg skole Gjennomføring 3/19 Uranienborg flerbrukshall Gjennomføring 3/19 Hasle skole utvidelse Gjennomføring 3/19 Gamle Løren byggetrinn 2 Gjennomføring 3/19 Toppåsen skole - gjenoppbygging etter brann Gjennomføring 3/19 Årvoll skole- flerbrukshall og gymbygget** Gjennomføring 4/19 Slemdal skole Gjennomføring 4/19 Nordvoll skole Gjennomføring 4/19 Østensjø skole Gjennomføring 2/20 Holmlia skole - totalrehabilitering Gjennomføring 3/20 Vestli skole Gjennomføring 4/20 Ruseløkka skole Gjennomføring 2/21 *Kirkeveien vgs ferdigstillelse utsatt med 1 år på grunn av lengre samkjøringsprosess med Byantikvaren. **Årvoll flerbrukshall overlevert i 2018 og gymbyget overleveres i Skoleprosjekter i utviklingsfasen, jfr. Skolebehovsplanen I tillegg til prosjekter som er på bestillingsoversikten jobber foretaket med prosjekter i utviklingsfasen, jfr. Skolebehovsplanen. For disse prosjektene er ferdigstillelsesår og kapasitetsvekst noe usikre. For enkelte av disse prosjektene er ekstern kvalitetssikring (KS2) gjennomført i løpet av Prosjekt Bygdøy Lambertseter skole Mortensrud skole Lofsrud skole Manglerud bad Status Utvidelse med nybygg for ekstra parallell. Er betydelig forsinket etter tilleggskrav fra PBE, bl.a. gymsal og etablering av sykkelvei, og forprosjektet avventer avklaringer mht. regulering. Utgående kapasitet. KVU pågår. Forventer oppstart forprosjekt mai Utgående kapasitet. Ny skole på Mortensrud vedtatt på annen tomt i skolebehovsplan Forventer oppstart forprosjekt 1. kv Krevende felles regulering for flere tomter og formål (skole, sykehjem, park, idrett). Utgående kapasitet. Trenger total oppgradering. Skole forutsatt flyttet til midlertidige lokaler i nye Mortensrud skole når nye Mortensrud skole er ferdigstilt. Ferdigstillelse 2,5 år etter ferdigstillelse av nye Mortensrud skole. Reguleringsvedtak var planlagt april 2018, men kom først i september Ferdigstillelse bad 1. halvår Planlagt ferdigstillelse 3/2020? Refstad flerbrukshall Regulering av tomt pågår. Krevende reguleringsprosess. 4. kv

18 Prosjekt Skjønnhaug skole Tokerud flerbrukshall - UTB4 Engebråten Manglerud skole - adkomstvei Uelands gate 85 Haukåsen skole Hovseter skole Trosterud/Haugerud/Hauger ud hallen Status Prosjektet er satt på hold i påvente av tilbakemelding fra UDE Forprosjektfase. Reguleringsprosess pågår. Fremdrift avhengig av tid til reguleringsprosess. Tidligst ferdigstillelse 2. halvår Regulering av skoletomt med formål om utvidelse av skolen pågår. Regulering vedtatt september Veien er blitt forsinket av forskjellige årsaker. Ferdigstillelse 2. halvår Forprosjekt pågår. Tomta er kjøpt, men har fortsatt leietagere. Ferdigstillelsestidspunkt forutsetter at bygningsmassen er fraflyttet høsten Mottatt bestilling på gjennomføring av forhåndskonferanse for å avklare om tomt for ny skole må reguleres. Avholdt møte med PBE og tomt må reguleres. Avventer videre oppdrag. Utgående kapasitet. Revisjon av tidligere KVU pågår. Tomt for utvidelse av skole reguleres til skoleformål av OBY som har pågående regulering i området ifm bygging av sykehjem. Stram fremdrift. Utgående kapasitet. KVU pågår, avventer KS1 og deretter bestilling av forprosjekt. Planlagt ferdigstillelse (rehab) 2024 (nybygg) Hartvig Nissen skole Tveita skole, mindre utvidelse for å få full B2 Nøklevann skole Utgående kapasitet. Forprosjekt pågår. Full oppgradering og utvidelse som medfører regulering. Forutsatt at elever flytter ut i midlertidige lokaler i byggefase. Detaljprosjektfase gjennomført for nybygget. Prosjektet satt på hold til KS2 er gjennomført. Utvidelse av skole til B3, krever ikke regulering. Forprosjekt ferdig, detaljprosjektering påbegynt. Avventer KS ikke avklart Private innleieprosjekter Undervisningsbygg forvaltet to OPS-skoler ved utgangen av 2018: Persbråten vgs. og Høybråten skole. Undervisningsbygg har innleieavtaler på følgende skoler: Oslo VO Nydalen, Oslo Katedralskole, Oslo VO Skullerud, Bogstad skole (finansiell leasing) samt tilleggsarealer på Elvebakken vgs. (Note 9) Undervisningsbygg har i januar 2018 kjøpt Nydalen VGS og overført til egen portefølje. 20

19 Munkerud skole Tokerud skole Akuttiltak/generell rehabilitering Det ble bevilget 150 millioner i 2018 for dette formål. I tillegg ble det overført uanvendte bevilgninger på 0,6 millioner i investeringsregnskapet (Y-disp) fra I løpet av 2018 ble 1 større prosjekt ferdigstilt. I tillegg ble det overlevert flere mindre rehabiliteringsprosjekter og prosjekter med bygningsmessige tilpasninger i forbindelse med skolestart Erstatningslokaler og permanente erstatningslokaler Foretaket har gjennomført mange investeringsprosjekter med «skole i drift». Det har samtidig vært svært høyt fokus på å ivareta sikkerheten for elever og ansatte i alle prosjekter. Foretaket har i stor grad gjennomført de prosjektene som kan gjennomføres uten erstatningslokaler, men erfaringer viser at byggearbeider i forbindelse med rehabilitering kan gjennomføres vesentlig raskere og mer kostnadseffektivt dersom undervisningen kan flyttes til et sted utenfor skolen. På grunn av overkapasitet på noen av de nye skolene var det mulig å løse utfordringen også i 2018 med å finne og finansiere erstatningslokaler. Det har vært mulig å busse elever til de nye skolene (eksempel: Slemdal skoleelever). Foretaket, i samarbeid med Utdanningsetaten, prøver å finne de mest optimale løsninger for å etablere egnede erstatningslokaler. Undervisningsbygg vil understreke at overkapasitet på noen av de nye skolene er midlertidig. Behovet for erstatningslokaler og tilhørende finansiering må planlegges fortløpende. Det er behov for andre og mer omfattende løsninger for de store oppgraderingsprosjektene/totalrehabiliteringsprosjektene. Foretaket mener derfor at det ville være mest hensiktsmessig å ha tilgjengelig noen mer permanente avlastningslokaler ved gjennomføring av disse større prosjektene. Det bør vurderes en base med erstatningsskoler som hele tiden kan benyttes til elever fra skoler som skal rehabiliteres. Ved å ha permanente skolebygg for avlastning vil totale kostnader for planlegging og gjennomføring kunne reduseres og forutsigbarhet for skolene også bedres. Refstad skole etablering av erstatningslokaler Refstad skole er en fireparallell barneskole. 21. juni 2018 stengte Undervisningsbygg Refstad skole etter at det ble oppdaget alvorlige setningsskader. Det har ikke vært farlig å oppholde seg i bygget, men skolen ble stengt som en føre-var-handling. Skoleåret var over og foretaket måtte undersøke nærmere de registrerte setningsskader. 21

20 I hele sommer 2018 har mange i Undervisningsbygg sammen med Refstad skole, Utdanningsetaten, en rekke leverandører og velvillige aktører i Oslo kommune, jobbet iherdig med å finne løsninger og gjennomført en rekke ombyggings- og utbedringstiltak på to ulike skoler. Løsningen ble Bredtvet skole og Sogn skole: Det ble i samråd med Utdanningsetaten og Refstad skole fort enighet om at Bredtvet skole var den beste løsningen fordi hele skolen kunne flytte inn samlet til skolestart og skolebygget var i god stand. Flere Refstad-foreldre har vært bekymret for flytting til Bredtvet både fordi elevene må på en ny og ukjent skole, skulle busses og fordi det ikke var mulig å ha uteområdet med lekeapparater helt klart til skolestart. Bussingen ble nøye planlagt sammen med FAU på Refstad, skolen og busselskapet. Det var viktig at henting på Refstad og avlevering på Bredtvet skulle være trafikksikkert, trygt og så smidig som mulig. De 200 elevene som egentlig skulle startet på Bredtvet til høsten er minoritetsspråklige elever (MO-elever) i alderen år. Disse elevene utgjør en sårbar gruppe som kommer fra konfliktfylte områder i verden. Løsningen ble å la disse starte på Sogn i bygg I i august. Bygg I trengte en god del ombygging, oppussing, tilpasninger, IKT, møbler og inventar, men det meste var på plass til å ta imot 200 elever 27. august. Alle kostnader i forbindelse med etablering av erstatningslokaler på Bredtvet og Sogn dekkes innenfor foretakets budsjett. Undervisningsbygg er i henhold til husleieavtalen ansvarlig for å dekke kostnader for erstatningslokaler som skyldes feil i eksisterende skolebygg. Status Refstad skole Det ble inngått avtale med to rådgiverfirmaer om en gjennomgang av det skadede skolebygget på Refstad. Foretaket ønsket å være sikre på de vurderingene og anbefalingene som videre arbeider ville bli basert på. P.t. analyserer Undervisningsbygg resultatet av undersøkelsene og det regnes med at forslag/anbefaling til enten rehabilitering/utbedring av eksisterende skolebygg eller riving og bygging av et nytt bygg vil foreligge før sommer Brynseng skole Haugen skole Berg skole Drift og vedlikehold av bygningsmassen Undervisningsbygg er Oslos kommune største eiendomsforvalter med ca. 1,49 millioner kvadratmeter fordelt på 713 bygg (172 skoler inkl. innleide skoler). Det er brukere (elever og ansatte) av foretakets lokaler. En viktig oppgave for Undervisningsbygg er å sikre riktig, enhetlig og effektiv drift og vedlikehold av bygningsmassen. En kartlegging av Undervisningsbyggs portefølje viste at: 22

21 26 % av bygningsmassen er bygget i førkrigsperioden 36 % i etterkrigsperioden opp til % i de siste 20 årene. Når 62 % av bygningsmassen har en alder på nesten 30 år og eldre vil det være store behov for oppgraderinger. Tekniske anlegg har en normal levetid på år, avhengig av type anlegg. Samtidig har kravene til tekniske anlegg og funksjonskrav knyttet til inneklima, IT, samt virksomhetskrav endret seg betydelig i de siste årene. Vedlikehold og rehabilitering av verneverdige bygg er ekstra kostnadskrevende. Ved utgangen av 2018 forvaltet Undervisningsbygg ca. 200 verneverdige bygninger. Vedlikeholdsetterslepet i eiendomsmassen er redusert fra 5 mrd. i 2002 til 375 millioner i 2018 i sammenlignbar kroneverdi. Tilstandsvurdering basert på ASSS (Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner) sin metodikk viser at 76 % av arealet i bygningsmassen har tilstandsgrad 0 eller 1, mens 24 % har tilstandsgrad 2 eller 3. Tomme bygg Frivilligheten Undervisningsbygg leverte i 2018 til byrådsavdeling for næring og eierskap en oversikt over foretakets tomme bygg - ca m² er det ikke planer for og for 5400 m² utredes fremtidig bruk, KVU pågår. Typisk gjelder dette boliger for rektor eller vaktmester, eller tidligere lokaler for tannhelsetjenesten. Undervisningsbygg har foretatt en beregning av hva det vil koste å sette i stand lokalene til skolebruk. Dette for at skolene igjen kan administrere lokalene etter eget behov og slik at frivilligheten kan låne eller leie disse lokalene utenom skolens åpningstid etter forskrift om utlån og utleie av skoler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner i Oslo kommune. Høsten 2017 ble Undervisningsbygg invitert til å delta i prosjektgruppen ifm Frivillighetsmeldingen. Foretakets bidrag har hovedsakelig vært innspill som omfatter foretaket som eier og eierrollen sett i forhold til utlån av skolene etter ordinær skoletid. Gruppen har bestått av medlemmer fra UBF, UDE, NOE, OVK, KUL og med KIF som ansvarlig prosjektleder. Gruppens arbeid resulterte i en rapport som anbefaler fire områder som skal piloteres. Piloten omfatter i første omgang 5 skoler. Målet er mer åpne lokaler og større tilgjengelighet for Frivillig sektor. De fire områdene som skal piloteres er : utlånsadministrator, romkonsulent, tilsynsvaktordning og klarspråk. Piloten ble vedtatt utvidet med 4 nye skoler. Tidsrammen for piloten ble i tillegg utvidet til ut Dersom det vedtas å rulle ut modellen i fullskala etter piloten er ferdig i 2020, må det forventes at foretaket må benytte seg av innleide ressurser til klargjøring av skoler da dette går ut over primæroppgavene til operative ressurser. I tillegg forventer UBF at behovet for 23

22 oppfølging av påseplikten, utarbeidelse av kurspakker, opplæring av tilsynsvakter, vaktordningen til UBF og FDV-kostnader på grunn av økt slitasje, mv, vil øke. Dette er kostnader som er en direkte følge av mer åpne skoler, og disse kostnadene må synliggjøres i budsjettet fremover. FDV Foretakene har i 2017 oversendt til Byrådsavdeling for næring og eierskap et forslag til årlig rapporteringsopplegg for foretakene om deres FDV nivå sett i forhold til Holtenøkkelen. Undervisningsbygg fikk oppdraget med å koordinere arbeidet. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe bestående av representanter fra de 4 foretakene. Arbeidet resulterte i et forslag til felles veileder til kontoplanen med beskrivelse av hvilke kostnader som skal føres under hhv forvaltning, drift og vedlikehold for å sikre en ensartet føring av FDV-kostnadene i regnskapene slik at foretakene lettere kan sammenliknes på FDV-nivå. Foretakene kom frem til at Holtenøkkelen ikke egner seg så godt som instrument for å forklare foretakenes nivå på FDV. Dette skyldes at porteføljene til det enkelte foretaket kan være flytende mellom flere formål og at byggene også er forskjellige i forhold til alder, høyde og materialbruk. Holtenøkkelens bygg-inndeling gir derfor ikke et adekvat bilde av FDV-nivået til foretakene. Foretakene vil føre sine FDV-tall i tråd med kategoriene i NS 3454 og KOSTRA kontoplanen. På denne måten kan foretakene sammenlikne sin utvikling på FDV nivå over tid, samt at foretakene kan sammenliknes med hverandre. FDV satser i husleien er ikke kostnadsdekkende. FDV satser i nye leiekontrakter inngått fra og med 2014 er basert på nye LCC satser, men de fleste eksisterende husleiekontraktene har gamle satser. De siste årene har det vært mulig å tilføye, jfr. styrets beslutning, ekstra driftsmidler til vedlikehold på grunn av lavere kapitalkostnader i forhold til kapitalleien. Organisering av FAGTEAM Det å oppnå feilfrie tekniske anlegg når bygget tas i bruk, er en utfordring i hele byggebransjen. Undervisningsbygg har etablert en ekspertgruppe (fagteam) bestående av innleide rådgivere innenfor fagområdene VVS - ventilasjon og varme, brann og SDstyringssystem som sammen med ressurser fra eiendomsavdelingen og prosjektavdelingen skal jobbe for økt ferdigstillelsesgrad samt sikre færre driftsmessige utfordringer i etterkant av overlevering enn tidligere. Fagteamet oppsøker prosjektene i sluttfasen og utfører kontroller og rådgivning for å bidra til at feil i tekniske anlegg oppdages så tidlig som mulig og rettes opp. Erfaringer fra bruk av fagteam siden 2014 viser at det har vært en klar nytteverdi. Undervisningsbygg skal videreføre dette arbeidet i Brynseng skole Vollebekk skole 24

23 Haugen skole Vaktmestertjenesten Nye og rehabiliterte skolebygg har i dag blitt så teknisk avanserte at man i større grad enn før må sette inn spesialiserte fagressurser for å løse driftstekniske utfordringer. Spesielt gjelder dette for den driftstekniske delen som krever kompetanse innen IKT og drift av SD-anlegg, samt systemer for internkontroll. Siden Oslo kommune har besluttet at vaktmestertjenesten skulle re-kommunaliseres, har Undervisningsbygg nedskalert avtalen med NEAS, som leverte tjenester på nye- og større nyrehabiliterte skoler som foretaket hadde ansvaret for vaktmestertjenester. Foretaket har fremdeles behov for noen vaktmestertjenester fra NEAS i påvente av den pågående oppbemanningen internt i Oslo kommune. Undervisningsbygg bistår Utdanningsetaten i ansettelsesprosessen. Opprettholde kapasitet Investeringsprosjekter som har konsekvenser for eksisterende kapasitet er inkludert i fremtidige skolebehovsplaner. Det er oppnådd gode resultater gjennom arbeidet som ble igangsatt av Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap og Byrådsavdeling for næring og eierskap for å bedre samordningen av investeringsbehov for kommunale skolebygg. Det er veldig positivt at det ble bevilget ca 2,4 milliarder til dette formålet i perioden Det er i 2016 igangsatt utredning av 15 skoler. Det er spilt inn ytterligere 9 skoler som i stor grad er behandlet i skolebehovsplanen for Foretaket ser at dette utredningsarbeidet er omfattende, blant annet fordi det må samordnes med andre behov i skolebehovsplanen. Dette gjør at disse prosjektene kommer senere til utførelse enn tidligere 25

24 antatt men det er viktig å gjøre en totalvurdering av skoleanleggene. Det er p.t. følgende skoler som står øverst på prioriteringslisten: Ruseløkka riving/bygging av et nytt bygg gjennomføringsfase, ferdigstilles Nordseter bygging/rehabilitering - gjennomføringsfase, ferdigstilles Prinsdal tilbygg i massivtre - under bygging, ferdigstilles 2019 Lambertseter - KVU pågår. Lofsrud trenger total oppgradering, byggefase Etterstad bygg E rives i prosjektet er forsinket pga. behov for regulering Haugen skole Foretakets mål og resultater i henhold til foretakets strategiplan for 2018: MÅL Plan 2018 Resultat Oslo kommunes mål Sluttkostnad delt på samlet styringsramme for samlet portefølje av ferdigstilte bygg 1 Prognose P50 0,96 Andel prosjekter ferdigstilt innen avtalt tid Andel nye bygg som tilfredsstiller passivhusstandard % Investeringsprosjekter:75 % (3 av 4) 100 % 100 % Andel ledighet* 1,00 % 1,25 % uten Sogn erstatningslokale og 3,0 % med Sogn erstatningslokale Andel nullutslipps tjenestebiler under 3500 kg jf. Klimabudsjett Andel nullutslippskjøretøy og kjøretøy på biodrivstoff over 3500 kg jf. Klimabudsjett Omlegging til grønn anleggsdrift: Antall fossilfrie byggeplasser/total antall byggeplasser Økonomiske indikatorer 100 % 85 % UBF har 7 biler hvorav 6 er elbiler og en er hybrid. En hybridbil er ikke nullutslippsbil, dermed er resultatet 85% 100 % Ikke aktuelt 60 % 67 %

25 MÅL Plan 2018 Resultat Driftsresultat (MNOK) kommunale regnskapsregler Investeringsbudsjett (MNOK) Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livsykluskostnader Antall prosesser der det er gjennomført formaliserte prosessforbedringer Andel prosjekter som har gjennomført LCC-beregning på en eller flere løsninger - Behovsinitiering /KVU - Prosjekter i senere faser Opprinnelig (Dok. 3) 100 Regulert 291 Opprinnelig (Dok. 3) Regulert 3 976,8 (+udekket ,1 mill.) % 50 % Netto driftsresultat 2018: 362,9 mill., det vil si 71,9 mill. bedre enn regulert budsjett. Regnskap: 3,087 milliarder. Udekket fra 2017 (770,1 mill.) er dekket med lån i Lånefondet. Mindreforbruket på 889,8 mill. skyldes i hovedsak avvik mellom framdrift og bevilgningstakt, men også til dels innsparinger for enkelte av prosjektene. Udekket fra 2018 på ca. 2,269 milliarder blir dekket med lån i Lånefondet i % Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår Omdømmeundersøkelse 80 Ikke gjennomført Kundetilfredshetsindeks (KTI) (Dybdeintervju med utvalgte rektorer gjennomføres i 2019) Andel prosjekter som har bestått fullskalatest på 1. eller 2. forsøk (%) Andel prosjekter som har bestått teknisk kontrollbefaring på 1. forsøk (%) Bygget har ferdig bestått funksjonskontroll av ventilasjon i 1. driftsår (%) 95 % 77 % Skyldes paviljonger 75 % 58 % Skyldes paviljonger 75 % 67 % 2 bestått og 1 ikke bestått, dvs. 67 %. Det er ikke kontrollert og konkludert for alle aktuelle prosjekter i Det skal i 2019 etableres en tydeligere praksis på kontroll og rapportering av DCVkontroller i løpet av 1. driftsår. Det er for øvrig utført 6 DCV-kontroller i 2018 med overlevering , hvorav 3 bestått og 3 ikke bestått. 27

26 Gjennomføringsgrad reklamasjoner (%) utkvitterte/totalt antall MÅL Plan 2018 Resultat Generelt om eiendommer Vedlikeholdsetterslep (mill. NOK) % 109,3 % totalt i 2018 (registrerte i 2018 = 1128, utkvittert i 2018 = 1233) - Gjennomføringsgraden beregnes på bakgrunn av hvor mange reklamasjoner som er ukvitterte et år delt på innmeldte reklamasjoner. Når gjennomføringsgraden passerer 100% vil dette si at det er ukvittert «overliggere» fra tidligere år. Andel bygningsareal med TG0/TG1/TG2/TG3 (%) 10/50/35/5 14/62/24/0 Andel skoleanlegg med behov for tilstandsvurdering 50 % 70 % gjennomført. Generelt om miljø Kildesortering av avfall på byggeplass 90 % 93% Målet for prosjektene er 90 % vektprosent kildesortering. Avfallsmengde generert på byggeplass (kg avfall/m 2) 25 41,02 Gjennomsnitt for Vetland skole (ikke sluttrapportert), Årvoll flerbrukshall (ikke sluttrapportert), Holmen skole (riveavfall fjernet fra sluttrapport) og Marienlyst skole (riveavfall fjernet fra sluttrapport). Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Antall prosjekter Undervisningsbygg deltar i/tar initiativ til Antall nye løsninger som Undervisningsbygg tar i bruk Undervisningsbygg skal bli ledende på energiriktig drift Levert energi til hele foretakets bygningsmasse (kwh/m 2 /år) Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader på skoler og prosjekter Uønskede hendelser brann, vannskade mm. meldt Oslo forsikring. UBFs egenandel (gårdseieransvar, ikke hærverk) 3 5 Løpende prosjekter som går over en viss tid. For 2018 inngår Building HUB, leverandørkonferanse smart energilagring, dialogkonferanse for ombruk av bygningsmaterialer, vanntåke for sikring av rømningsvei, Legionella. 3 2 Omfatter pilotering infrarød brannvarsling for brannsikring av trefasader (Furuset rektorbolig), demontering og lagring av materialer for ombruk på Ruseløkka skole ,

27 MÅL Plan 2018 Resultat Uønskede hendelser hærverk, leietakeransvar meldt Oslo forsikring, kundens egenandel (Antall meldte saker til forsikringen) Maksimalt antall skader med sykefravær på eiendomsprosjekter Maksimalt antall alvorlige skader med sykefravær på mer enn 4 uker- alle prosjekter 5 7 (kostnadene antas å være større en egen andel kr ,-) Maksimal H1-verdi 3 9,8 Skader på elever ved uønskede hendelser forårsaket av feil og /eller mangler på bygg eller installasjoner 0 6 Medarbeidere Andel egne ansatte årsverk i linjen 80 % 85,9 % Svarprosent medarbeiderundersøkelse 90 % 80 % 10-faktor, andel seksjoner gjennomført oppfølging 100 % 100 % Sykefravær (%) 4,0 % 4,6 % Undervisningsbygg har flere ansatte med langtidssykefravær. Dette påvirker resultatet. *Undervisningsbygg rapporterer på tomme bygg. Dersom Sogn tas ut av grunnlaget, er andelen tomme bygg 1,25 %. Foretaket har ikke arealer klare for utleie til andre. Det er derfor ikke ledig areal i foretakets portefølje. 3.1.c Risikostyring og internkontroll Risikostyring Undervisningsbygg (UBF) ledes i overensstemmelse med prinsipper for mål og resultatstyring og anvender i denne sammenheng risikostyring som verktøy for å identifisere risikoer, muligheter og tiltak. Dette er i samsvar med instruks for virksomhetsstyring i Oslo kommune (Byrådssak 1070/15) av 25. juni Risikostyring er integrert i mål- og resultatstyring både på strategisk nivå gjennom strategiplanarbeidet og på operativt nivå, bl.a. i styring av byggeprosjekter, administrative prosjekter og av de vesentlige arbeidsprosesser samt personvernarbeid. Risikostyring på strategisk nivå Undervisningsbygg har tre langsiktige mål, som er nærmere konkretisert i åtte delmål. Foretaket definerer risiko i samsvar med NS-ISO 31000:2018 som virkningen av usikkerhet knyttet til mål. Virkningen av positiv usikkerhet (muligheter/ positiv risiko) kartlegges i lik linje med virkningen av negativ usikkerhet. I den årlige strategigjennomgangen blir risikoer og muligheter, som kan påvirke foretakets oppnåelse av sine langsiktige målsetninger identifisert, analysert, kvantifisert og rangert. Foretaket benytter egen-utviklet matrise for kvantifisering av risikoer og muligheter. Risikokartlegginger var utgangspunktet for aktivitetene i foretakets strategiplan for og for de avdelingsvise handlingsplaner. Undervisningsbygg definerte 29

28 resultatindikatorer og måltall for å dokumentere gjennomføringen av aktivitetene og måloppnåelsen. Figuren nedenfor oppsummerer aktivitetene knyttet til mål- og resultatstyring på strategisk nivå: Risikoer og aktiviteter I 2018 definerte Undervisningsbygg overordnede risikoer/muligheter og tiltak for å påvirke sannsynligheten og/eller konsekvensen av disse. Det er samvariasjon mellom risikoene og mulighetene, og de prioriterte aktivitetene bidrar til håndtering av flere risikoer samtidig. Ris skole Grefsen skole AKTIVITETER KNYTTET TIL RISIKOER/MULIGHETER LANGSIKTIG MÅL 1: Vi utvikler og forvalter eiendommer med lave livssykluskostnader som dekker brukernes behov. DELMÅL 1: Tydelige og oppdaterte tekniske kravspesifikasjoner som gir kostnadseffektive løsninger og som legger til rette for god og effektiv drift. Risikoer/ Muligheter 30

29 RLG1 1 : Risiko for manglende ressurser/ kompetanse til oppdateringsarbeidet for tekniske kravspesifikasjoner. HØY 25,0 RLG2: Risiko for at arbeidet med forbedring av krav ikke blir omforent internt og eksternt. MIDDELS 17,0 MLG1: Mulighet for å etablere en ledelsesprosess for oppdatering av tekniske HØY -4,0 kravspesifikasjoner under virksomhetsstyring i Undervisningsbyggs styringssystem. Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A1. Videreføre implementeringen, evaluere og eventuelt justere prosessen for forvaltning av SKOK. Eiendom og Prosjekt 2.kvartal 2018 DELMÅL 2: Velger prosjekter og løsninger som gir lavest mulig livssykluskostnader Risikoer/ Muligheter RLG3: Risiko for at vi ikke har relevante erfaringstall for FDV til bruk i livssykluskostnadsvurderinger. RLG4: Risiko for at Undervisningsbygg ikke har god nok systematikk, kompetanse og ressurser til å gjennomføre LCC-vurderinger ved valg av løsninger. NR : Risiko for at innbyggerinitiativ påvirker våre saksbehandlingsprosesser. NR : Risiko for at Oslomodellen gjør Undervisningsbygg mindre attraktivt som byggherre. NR : Risiko for at omstillingsfasen fra bemanningsbyråer til fast ansatte skaper akutte kapasitetsutfordringer. (Inngår i NR3 og M1) NR : Risiko for at Undervisningsbygg ikke klarer å nyttiggjøre seg tildelte budsjettmidler. 3 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A2. Bygge opp LCC-fagmiljø i Undervisningsbygg og etablere en LCC-strategi og metodikk. A3. Utarbeide BIM-strategi og eksemplifisere hvordan BIM skal brukes gjennom piloter. Prosjekt Eiendom Økonomi Prosjekt, Eiendom, Organisasjon Risikoer/ Muligheter RLG2016 (risiko fra 2016): Risiko for mangelfullt fokus på virksomhetens langsiktige behov ved etablering og videreutvikling av datasystemer. HØY 20,0 HØY 25,0 MIDDELS 8,0 MIDDELS 19,0 MIDDELS 8, Aktiviteten inngår i Undervisningsbyggs IKT- veikart for MIDDELS 9,0 NR2 2018: Risiko for at Oslo kommunes sentrale løsninger ikke ivaretar Undervisningsbyggs behov. MIDDELS 4,0 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A4. Gjennomføre implementering av Organisasjon Aktiviteten inngår i registrerings -og arkivløsning med Prosjekt, Undervisningsbyggs Eiendom, Stab integrasjon mot fagsystemene i IKT- veikart virksomheten. 1 RLG/MLG: Risikoer og muligheter som ble identifisert på ledergruppens risikokartlegging 2 Nye risikoer definert av ledergruppen for Denne risikoen påvirker også oppnåelsen av delmål 4. 31

30 A5. Planlegge, forankre og sikre levering av aktivitetene i IKT-veikart Organisasjon Eiendom, Prosjekt og Stab Årlig ( ) Aktivitetene prioriteres av styringsgruppen. Risikoer/ Muligheter NR : Risiko for færre tilbud i et marked med høy aktivitet. HØY 56,0 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A6 4.(NY) Markedsføre prosjekter og informere bransjen i god tid før prosjekter kommer til gjennomføring. Risikoer/ Muligheter Prosjekt Kommunikasjon Eiendom, Innkjøp/Juridisk, Organisasjon 2.kvartal 2018 NR : Risiko for at prosesseiere ikke tar aktivt eierskap til sine prosesser. Gjennomføre kommunikasjonsaktiviteter med bransjen. Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A7.(NY)Gjennomføre prosjektet Opplæring i prosessforbedringer. Organisasjon alle avdelinger HØY 25, Videreføring av prosjektet opplæring prosesseiere og prosjektet effektive prosesser. DELMÅL 3: Reduserte feil og mangler i prosjekter ved overlevering til kunde og i første driftsår. Risikoer/ Muligheter RLG5: Risiko for at Undervisningsbygg ikke tidlig nok finner rotårsakene til at tekniske anlegg ikke fungerer som forutsatt. RLG6: Risiko for at man ikke prioriterer utbedring av feil og mangler både hos Undervisningsbygg og utførende entreprenør. RLG7: Risiko for at ikke oppgaver og ansvar er godt nok avklart mellom Eiendoms- og Prosjektavdelingen og mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten/skole. M -Prosjekt og Eiendom: Muligheter for å bruke UBFs fagressurser og erfaring fra driften gjennom hele prosjektforløpet (rådgivning og kontroll). Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A8. Bruk av interne faglige ressurser Prosjekt, Ny modell: inn i prosjekter og drift Eiendom, Organisasjon Avslutning: reorganisering av eksisterende fagteam. HØY 38,0 MIDDELS 19,0 MIDDELS 13,0 HØY -5,0 DELMÅL 4: Godt begrunnede planer for utvikling og oppgradering av skoleanlegg som underlag til skolebehovsplan og budsjetter Risikoer/ Muligheter RLG8: Risiko for at tilstandsoversikt over eiendommene som berøres av HØY 23,0 Skolebehovsplanen ikke er oppdatert med riktig type informasjon. 4 Ny aktivitet som ble definert i

31 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A9. Skaffe bedre kunnskap om Eiendom og Løpende. Pågående aktivitet eiendommene for å prioritere de Prosjekt riktige prosjektene. A10. Avklare rolle og organisering i forhold til strategisk tomtekjøp hvor det vil inngå flere leietakere. Prosjekt og Eiendom 2.kvartal 2018 LANGSIKTIG MÅL 2: Vi tar ansvar for miljø og sikkerhet DELMÅL 5: Gjennomfører innovasjonsprosjekter i tråd med miljøstrategien Risikoer/ Muligheter RLG9: Risiko for målkonflikter (miljø, økonomi, drift etc.) og manglende internt samarbeid for å sikre oppnåelsen av miljømål). MLG3. Mulighet for å benytte Eiendomssektorens Veikart mot 2050 som et instrument for å oppnå Undervisningsbyggs og Oslo kommunes målsetninger på miljøområdet. Omfatter både offentlige- og private leietakere. Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A11(NY). Vurdere gjenbruk i alle bygg som planlegges å rives. A12(NY). Tilrettelegge for innovative anskaffelser ved å samle interne aktører og sørge for at aktuelle behov blir vurdert opp mot innovative anskaffelsesprosesser. A13(NY). Gjennomføre aktivitet for å bidra til profilering av Oslo som MIDDELS 6,0 HØY -4,0 Prosjekt Alle bygg som rives skal kartlegges for gjenbruk av materialer og produkter for gjenbruk i nye bygg. Innkjøp/Juridisk Eiendom Prosjekt Adm. dir miljøhovedstad DELMÅL 6: UBF skal bli ledende på energiriktig drift Risikoer/ Muligheter RLG10: Risiko for at vi ikke klarer å forankre og bruke kostnadseffektiv energiledelse i praksis. MIDDELS 19,0 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A14. Operasjonalisere energiledelse og Eiendom, Sertifisering i etablere en hensiktsmessig Organisasjon henhold til ISO rapporteringsstruktur blir vurdert. DELMÅL 7: Vi skal aktivt jobbe for å redusere alle typer skader 5 på skoler og prosjekter. Risikoer/ Muligheter MLG4: Mulighet for systematisk forebyggende arbeid ved bruk av erfaringer fra nestenulykker og uønskede hendelser. HØY -4,0 NM1 2018: Mulighet for at Oslomodellen bidrar til et mer seriøst arbeidsliv. HØY -4,0 Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A15. Samordne ulike tiltak knyttet opp mot lønns- og arbeidsvilkår, arbeidslivskriminalitet, lærlinger og Bidra til hensiktsmessige prosedyrer og Innkjøp/Juridisk Prosjekt, Eiendom, Økonomi, 5 SHA i videste forstand 33

32 andre krav i Oslomodellen. Organisasjon tilfredsstillende kontrollnivåer. Arrangere samordningsmøter ca. en gang per måned. LANGSIKTIG MÅL 3: Vi tilpasser vår kompetanse til fremtiden. DELMÅL 8: Ha oversikt over Undervisningsbyggs fremtidige kompetansebehov samkjørt med bemanningsplanlegging. Risikoer/ Muligheter RLG11: Risiko for at vi ikke har kompetanse på fremtidsrettede arbeidsmetoder, muligheter og fagområder. MIDDELS 17,0 RLG12: Risiko for at Undervisningsbygg ikke lykkes med kunnskapsdeling og MIDDELS utvikling av medarbeiderne. MLG5: Mulighet for å benytte Undervisningsbyggsskolen (Eiendoms- og Prosjektakademiet) for å skaffe økt kompetanse og en helhetlig forståelse av viktige fagområder for Undervisningsbygg, eksempelvis: - tekniske kravspesifikasjoner - bruk av livssykluskostnader i alternative beregninger A16. Beskrive fremtidig kompetansebehov på kort og lang sikt (2018/2019) Organisasjon Alle avdelinger Risikoer /Muligheter NR8 2018: Risiko for manglende overensstemmelse mellom ambisjoner og tilgjengelige ressurspersoner. Aktiviteter Ansvar Frist Kommentar A17(NY). Dyktiggjøre ledere til Organisasjon Bruke: utvikling av medarbeidere og alle ledere -lederforum delegering faktor A18(NY). Bruke felles styringsgruppemøter til fortløpende oppfølging, vurdering og prioritering av aktiviteter. Eiendom Prosjekt Organisasjon Løpende 19,0 MIDDELS -3,0 HØY 38,0 - utviklingssamtaler Pågående-månedlige møter Undervisningsbygg har etablert tertialvis aktivitets- og risikorapportering til foretakets ledelse og styre, for å sikre at planlagte tiltak blir gjennomført som forutsatt og nye tiltak blir innført i de tilfeller de besluttede tiltak ikke fører til forventet resultat. I tillegg til tertialvis risikorapportering ønsket Undervisningsbyggs styre også en vurdering av de nye risikoer og muligheter som har oppstått i løpet av

33 Bjørnholdt skole Fyrstikkalleen skole Kuben yrkesarena Internkontroll Undervisningsbygg utarbeider årlig en samlet kontrollplan for alle kontroller som gjennomføres i foretaket. Denne viser det totale omfanget av alle planlagte kontroller; når de skal gjennomføres (på månedsbasis) og hvem som er ansvarlig for gjennomføring (på avdelingsnivå). Planen omfatter Kontroller planlagt av Internrevisjonen Kvalitetsrevisjoner planlagt av Kvalitetsseksjonen SHA-inspeksjoner planlagt av Kvalitetsseksjonen SHA, KS og miljøkontroller i regi av Prosjektavdelingen SHA, IK, lønns- og arbeidsvilkår kontroller i regi av Eiendomsavdelingen Økonomiske kontroller dvs. fakturakontroller og interne kontroller av Økonomiavdelingen Undervisningsbygg har etablert rutiner og kontrollpunkter rundt anskaffelser, økonomi og fakturahåndtering som tilfredsstiller Oslo kommunes retningslinjer på området. Dette rammeverk bidrar til å forhindre korrupsjon og misligheter ved å fordele godkjenning og kontroll på flere ressurser. Systemet blir løpende sjekket av Controller i Økonomiavdelingen, og det utarbeides rapporter ca. 1 gang pr. mnd. som også oversendes til Kommunerevisjonen. Leverandører på byggeplass kontrolleres via det elektroniske registreringssystemet HMSreg bl.a. for å tilfredsstille Oslomodellens krav. Undervisningsbygg er organisert slik at risikoen for korrupsjon og misligheter skal reduseres til et minimum. Det er etablert stillinger, funksjoner og oppgaver innen internkontroll. Internkontrollfunksjonen er forankret direkte i Undervisningsbyggs styre og opererer organisatorisk ved siden av administrerende direktør og ivaretas gjennom en rammeavtale. Ekstern revisjon Planlagt Utført Re-sertifisering ISO Miljøledelse 1 1 Intern revisjon Planlagt Utført IR-18-1: Evaluering av sluttfasen av prosjekter, herunder overlevering, 1 1 sluttkontroller, prøvedrift og reklamasjoner. IR-18-2: Evaluering av status og rapportering av aktiviteter knyttet til

34 Ekstern revisjon Planlagt Utført risikovurderingene. IR-18-3: Forebyggende av avdekkende kontroller rettet mot 1 1 misligheter og korrupsjon, herunder fullmakter. IR-18-4: Revisjon av anskaffelser. 1 1 Kvalitetsrevisjoner (Kvalitetsseksjonen) 6 Planlagt Utført KR-18-1: Rutiner for utleie og framleie av skoler og idrettsbygg ORRA. 1 1 KR-18-2: Leverandørrevisjon. 1 1 KR 18-3: Leverandørrevisjon. 1 1 KR-18-4: Etterlevelse ift kontroll-punktene i ORRA som omhandler 1 1 energi og riktig drift og ift energioppfølgingssystem. KR-18-5: Fossilfrie byggeplasser: Kontrollere om de fossilfrie 1 1 byggeplassene benytter elektriske anleggsmaskiner og/eller anleggsmaskiner på drivstoff. SHA-18-6: Etterlevelsesrevisjon SHA. (Utsatt til 2019) 1 0 SHA-inspeksjoner (Kvalitetsseksjonen) 7 Planlagt Utført SHA-inspeksjoner 2 2 SHA, KS og Miljø (PRO) 8 Planlagt Utført SHA-inspeksjoner Gjennomganger/ kontroller/revisjoner på KS Byggeplasskontroller på ytre miljø Løpende stikkprøvekontroller av lønns- og arbeidsvilkår SHA, IK, lønns- og arbeidsvilkår (EIE) 11 Planlagt Utført SHA-inspeksjoner IK (ORRA)-gjennomgang Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår Økonomiske kontroller (ØK) Planlagt Utført Interne kontroller Økonomi 13. Fakturakontroller Totalt Revisjonene skal verifisere at foretakets styringssystem blir etterlevd, og at styringssystemet ivaretar myndighetskrav og foretakets egne bestemmelser. 7 SHA-Etterlevelsesrevisjon med spesielt fokus på tidligere avvik og observasjoner. SHA-inspeksjoner utføres for å verifisere at våre byggeplasser tilfredsstiller kravene i Byggherreforskriften, forskrifter om sosial dumping og påseplikt. I tillegg verifiseres det at all pålagt dokumentasjon er utarbeidet og tilgjengelig som forskrevet. 8 Fortløpende kontroll- og rådgivningsaktiviteter basert på kvartalsvise planer og risikovurderinger. Rapportering på omfang, funn og tiltak. Prosjektavdelingen deltar dessuten på vernerunder, befaringer og oppstartsmøter på SHA. Disse aktivitetene rapporteres i prosjektavdelingens månedsrapporter. 9 Omfatter både planlagte og ad hoc gjennomganger/ kontroller/revisjoner. Hvilke gjennomganger/ kontroller/revisjoner som gjennomføres vil reflekteres av usikkerhetsstyring av våre kjerneprosesser med tilhørende hovedprosesser og eller delprosesser i avdelingen. 10 Gjennomføres for å undersøke om entreprenør oppfyller miljøkravene på byggeprosjektet, kontrollene i 2018 vil ha fokus på følgende krav: unngå innhold av helse- og miljøfarlige stoffer i produkter på byggeplass emisjonskrav til produkter i bygget forsvarlig håndtering av farlig avfall fossilfri byggeplass 11 Antall kontroller er tilpasset Eiendomsavdelingens kapasitet, samt aktivitetsnivå. Eiendomsavdelingen har i tillegg noen mindre formelle oppfølgingsaktiviteter, disse rapporteres i avdelingens månedsrapporter. 12 Antallet kontroller tilpasses risikobildet, og bestemmes i samarbeid med avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold. 13 Antallet fakturakontroller er veiledende, det endelige antallet vil avhenge av en risikovurdering av øvrige aktuelle aktiviteter i internkontrollen. 36

35 Kringsjå skole Risikostyring på operativt nivå I samsvar med kap i Tildelingsbrev 2018 for av ble det gjennomført en kartlegging, analyse og vurdering av risikoer knyttet til følgende områder: - IKT-sikkerhet - Behandling av personopplysninger - Anskaffelse av nytt styringssystem - Prosjekt «nytt arkivsystem- Websak+" - Risikovurdering av personvernkonsekvenser i ORRA og ISY-PØ - HMS Foretaket benytter risikostyring løpende for sine byggeprosjekter, der prosjektleder har ansvar for risikostyring. Arbeidet med risikostyring og kontinuerlig forbedring gjennomføres i tett samarbeid på tvers av avdelingene. 3.2 Strategier og tiltak I henhold til eierstrategien og foretakets vedtekter er formålet å ivareta eieransvaret for Oslo kommunes skole- og undervisningseiendommer, samt sikre Oslo kommune en langsiktig portefølje av gode og hensiktsmessige skole- og undervisningslokaler. Overfor kunden skal det tilbys helhetsløsninger innen forvaltning og drift samt ytre og indre vedlikehold. Årsberetning 2018 punkt 1 og foretakets Strategiplan omtaler nærmere fokusområder for Oslo Kommune, Undervisningsbyggs styre og foretaket. 37

36 Tiltak Undervisningsbygg har definert risikoer, muligheter og aktiviteter for 2018 på bakgrunn av risikokartlegging. Disse dannet videre utgangspunkt for Strategiplan Enkelte aktiviteter strekker seg utover Rapportering på gjennomførte tiltak foretas på virksomhets- og avdelingsnivå. Kartleggingen tar utgangspunkt i Undervisningsbyggs tre definerte langsiktige mål (ref. punkt 3.1.a i årsberetningen og i strategiplan 2018), med tilhørende delmål. I vurderingene er nåsituasjonen og eksisterende kontrolltiltak lagt til grunn. De avdelingsvise risikovurderinger har i tillegg fokusert mot fellesrisikoer som involverer to eller flere avdelinger. Det er utarbeidet forslag til tiltak og mulige samhandlingsaktiviteter på området. Undervisningsbygg har utarbeidet strategier for viktige fokusområder: Miljøstrategi omtalt i kap. 6. Strategi for universell utforming omtalt i kap 5. IKT strategi Det etableres årlig IKT veikart med prioriterte aktiviteter. HR-strategi (som bygger på Oslo kommunes personalpolitiske strategi). Kommunikasjonsstrategi (revidert utgave ferdigstilles i begynnelsen av 2019). BIM-strategi er under utarbeidelse Foretakets kvalitetspolicy gir føringer for det kontinuerlige forbedringsarbeidet. 4. SAMMENLIGNING AV BUDSJETT OG REGNSKAP Foretaket fører i henhold til bystyrets vedtak regnskapet etter kommunelovens bestemmelser. Kommentarene er gitt i forhold til regnskap/budsjett etter kommuneloven ettersom det er dette styret har hatt som grunnlag for sin styring i

37 4.1 Driftsregnskap Kap. 053 I II III IV V Regnskap Dok. 3 Reg.bud. Regnskap * Driftsregnskap etter kommuneloven (1000 kroner) Avvik 2018 (III-I) Salgs- og leieinntekter Øvrige driftsinntekter A Sum driftsinntekter Kalkulatoriske avskrivninger Øvrige driftsutgifter B Sum driftsutgifter C Brutto driftsresultat Finansinntekter Finansutgifter D Sum finansposter E Motpost kalkulatoriske avskrivninger F Netto driftsresultat Avsetninger til fond Bruk av fond Bruk av tidligere års regnskapsm. overskudd Overføring til investeringsregnskapet G Regnskapsmessig resultat *Bystyret har kun vedtatt krav til netto driftsresultat Årsaksforklaring til avvik mellom regulert budsjett 2018 og regnskap 2018 Foretaket har et positivt regnskapsmessig resultat på 71,9 millioner kroner. Undervisningsbygg har i regnskapet for 2018 overført stabskostnader som er knyttet til investering med totalt 46,4 millioner kroner fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet. Beregningen er basert på den foretatte kartleggingen av andel arbeidsoppgaver som er direkte henførbare til utbyggingsprosjekter/investering (spesifisert i note 33). Foretaket har også overført 4,7 millioner kroner fra drift til investering som gjelder byggelånsrenter (nærmere omtalt i note 18 og 34). Driftsinntektene er 264,8 millioner kroner høyere enn budsjettert, hovedsakelig fordi viderefakturering av kostnader og mva-kompensasjon knyttet til driften ligger over budsjett. Denne merinntekten må imidlertid sees i sammenheng med merforbruket for øvrige driftsutgifter på 253,2 millioner kroner. Felleskostnader knyttet til driften av bygningsmassen er omtrent 56 millioner kroner høyere enn budsjettert, men mindreforbruk i forhold til budsjett for en rekke andre poster gjør at det totalt sett er et mindreforbruk for driftsinntekter og driftsutgifter på rundt 12 millioner kroner. Kalkulatoriske avskrivninger er lavere enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak at avskrivningsbeløpet er vanskelig å estimere på budsjetteringstidspunktet ettersom man ikke kjenner beløpet som skal aktiveres og avskrives påfølgende år. Byrådsavdeling for finans har i tillegg endret retningslinjene for avskrivning av bygg under oppføring i 2018 slik at alle nye 39

38 investeringer avskrives fra og med året etter overlevering. Foretaket førte regnskapet på tilsvarende måte også for 2017, men måtte den gang få dispensasjon fra byrådsavdeling for finans til å avvike fra gjeldende retningslinjer. Avskrivningene har tilsvarende motpost på inntektssiden (motpost kalkulatoriske avskrivninger), og påvirker ikke resultatet. Mindreforbruket knyttet til finanspostene utgjør 60,3 millioner kroner. Det ble tidlig i 2018 klart at man ville få et vesentlig mindreforbruk knyttet til finansposter. Dette skyldes dels at det var avsatt en reserve i budsjettet som var planlagt benyttet til å finansiere årets investeringer/redusere årets opptak av lån, og dels at det var lagt til grunn en høyere rentesats ved budsjetteringen enn den renten som ble belastet for lån i lånefondet. I tillegg ble investeringsregnskapet for 2017 avsluttet med et udekket beløp, og av dette beløpet ble foretaket kun belastet renter og ikke avdrag i Styret vedtok i desember å redusere budsjett for finansposter med 230 millioner kroner og overføre midlene fra drift til investering for å redusere årets låneopptak. Samlet gir avvikene kommentert over et brutto driftsresultat som er 92,6 millioner kroner bedre enn budsjettert. Korrigert for motpost til kalkulatoriske avskrivninger og finansposter er netto driftsresultat 71,9 millioner kroner bedre enn man har lagt til grunn i budsjettet. Redegjørelse for budsjettreguleringer for drift og investering i løpet av 2018 (differanse mellom Dok.3 og regulert budsjett) Forskjell mellom regulert budsjett og Dok. 3/2018 for investeringsbudsjettet skyldes blant annet at disponible budsjettmidler overført fra tidligere år (y-disp) er lagt inn i budsjettet for Omtale av øvrige justeringer vedtatt av byrådet, bystyret, styret eller administrasjonen følger under. Bystyret har i januar (jfr. bystyresak 29-18/VBYS0101) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter (kjøp av aksjer) for Nydalen vgs med 1,094 milliarder kroner. Økningen er finansiert ved en tilsvarende økning av budsjett for opptak av lån i lånefondet. Styret har i februar (jfr. styresak 17-18/VSTY0205) godkjent sluttrapporten for prosjektet Persbråten skole på ,- kroner. Prosjektet er finansiert ved viderefakturering til kunde og mva-kompensasjon med henholdsvis ,- og ,- kroner. Styret har i februar (jfr. styresak 14-18/VSTY0206) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet utomhusanlegg med 23,138 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 14,0 og 4,413 millioner kroner. I tillegg er budsjett for tilskudd og overføring fra andre økt med henholdsvis 4,475 og 0,250 millioner kroner. Styret har i februar (jfr. styresak 15-18/VSTY0207) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet UU tiltak med 65,9 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mvakompensasjon med henholdsvis 35,0 og 12,9 millioner kroner. I tillegg er budsjett for tilskudd av HC-midler økt med 18,0 millioner kroner. Styret har i mars (jfr. styresak 33-18/VSTY0304) vedtatt en økning av budsjett for driftsutgifter for prosjektet Holmlia midlertidighet med 35,8 millioner kroner. Budsjettet skal dekke alle tilleggskostnader i forbindelse med gjennomføringen av rehabprosjektet ved 40

39 Holmlia skole og er finansiert ved bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 28,9 og 6,9 millioner kroner. Administrasjonen har i mars (VADM0301) godkjent sluttrapporten for prosjektet Smestad skole på ,- kroner. Prosjektet er finansiert ved viderefakturering til kunde og mvakompensasjon med henholdsvis ,- og ,- kroner. Styret har i april (jfr. styresak 49-18/VSTY0401) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Optimalisering av vannbårne anlegg med 0,5 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/reduksjon av vedlikeholdsmidler og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 0,4 og 0,1 millioner kroner. Styret har i april (jfr. styresak 51-18/VSTY0402) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Kuben oppgradering til LED-belysning med 6,736 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 5,686 og 1,050 millioner kroner. Administrasjonen har i april (VADM0401) vedtatt en økning av budsjett for fellesutgifter med 2,2 millioner kroner knyttet til Kuben vgs. Budsjett for fakturering av leie til private er økt tilsvarende. Administrasjonen har i april (VADM0402) godkjent sluttrapporten for Bjørndal skole HCtiltak med ,- kroner. Prosjektet er finansiert ved viderefakturering til kunde og mvakompensasjon med henholdsvis ,- og ,- kroner. Administrasjonen har i april (VADM0405) godkjent sluttrapporten for Skøyenåsen skole diverse ombygginger med ,- kroner. Prosjektet er finansiert ved viderefakturering til kunde og mva-kompensasjon med henholdsvis ,- og ,- kroner. Administrasjonen har i april (VADM0406) godkjent sluttrapporten for Hellerudhallen tilrettelegging for Tveita skole med ,- kroner. Prosjektet er finansiert ved viderefakturering til kunde og mva-kompensasjon med henholdsvis ,- og ,- kroner. Administrasjonen har i april (VADM0407) vedtatt en økning av budsjett for lønn, arbeidsgiveravgift og pensjon for HR-seksjonen med til sammen 1,140 millioner kroner på grunn av en feil i opprinnelig budsjett. Økningen er finansiert ved en tilsvarende reduksjon av budsjett for finansutgifter. Administrasjonen har i juni (VADM0602) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet HC individuell tilpasning med 4,965 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering til kunde og mvakompensasjon med henholdsvis 3,990 og 0,975 millioner kroner. Styret har i juni (jfr. styresak 71-18/VSTY0602) godkjent sluttrapporten for prosjektet Kjøp av elbiler på ,- kroner. Prosjektet er finansiert ved overføring av 1 millioner kroner fra drift til investering. Mindreforbruket på ,- kroner er overført til rehab/akuttiltak. 41

40 Styret har i juni (jfr. styresak 66-18/VSTY0601) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Oppgradering skolekjøkken med 8,728 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 7,084 og 1,644 millioner kroner. Bystyret har i juni (jfr. bystyresak /VBYS0601) vedtatt å redusere budsjett for kapitaldel husleie med 51,5 millioner kroner. Foretaket kompenseres for tapet ved at overføring til bykassen reduseres tilsvarende. I tillegg er det lagt inn en reduksjon av overføring til bykassen på 2,9 millioner kroner som gjelder kompensasjon for kapitaldel husleie som falt bort fra og med 2017 og derfor ikke er medtatt i foretakets inntektsbudsjett for Beløpet avsettes som en reserve i driftsbudsjettet. For investeringsbudsjettet ble det vedtatt en samlet reduksjon av budsjettet for 2018 på 579,5 millioner kroner. På finansieringssiden har dette medført en reduksjon i budsjett for lån og mva-kompensasjon med henholdsvis 463,6 og 115,9 millioner kroner. Bystyret har i juni (jfr. bystyresak /VBYS0602) behandlet foretakets regnskap for Mindreforbruket på 49,026 millioner kroner er vedtatt avsatt til disposisjonsfond. Administrasjonen har i august (VADM0802) vedtatt en økning av budsjett for driftsutgifter for prosjektet Datakablingsprosjekt, telefoni, intern komm. med 13,0 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering med tilsvarende beløp. Administrasjonen har i august (VADM0804) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Foss oppgradering branntiltak med 4,9 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 4,2 og 0,7 millioner kroner. Administrasjonen har i august (VADM0805) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Oppgradering av brannalarmanlegg på noen skoler med 3,71 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 3,0 og 0,71 millioner kroner. Administrasjonen har i august (VADM0808) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Utfasing av oljefyr med 0,5 millioner kroner. Korrigeringen ses i sammenheng med inndragning av restmidler i forbindelse med revidert budsjett 2017 og Styret har i september (jfr. styresak 84-18/VSTY ) som en følge av setningsskadene ved Refstad skole vedtatt følgende økninger av budsjett for drifts- og investeringsutgifter: prosjekt Flytteprosjekt fra Bredtvet til Sogn: 2,6 millioner kroner (drift) prosjekt Midlertidig paviljong på Bredtvet: 7,3 millioner kroner (drift) prosjekt Bygningsmessige arbeider på Sogn: 24,2 millioner kroner (investering) prosjekt Bygningsmessige arbeider på Bredtvet: 10,0 millioner kroner (investering) prosjekt Nytt inventar til Bredtvet: 9,3 millioner kroner (investering) 42

41 Budsjettet er totalt økt med 53,4 millioner kroner, hvorav 9,9 millioner kroner er drift og 43,5 millioner kroner er investering. Økningen er finansiert ved overføring av driftsmidler/bruk av fond og økning av mva-kompensasjon med henholdsvis 43,6 og 9,8 millioner kroner. Administrasjonen har i september (VADM0901) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Skøyenåsen skole omgjøring auditorium med 1,7 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering og mva-kompensasjon med henholdsvis 1,3 og 0,4 millioner kroner. Administrasjonen har i september (VADM0902) vedtatt en økning av budsjett for driftsutgifter for prosjektet Ulsrud vgs utskiftning kjøkken med 0,307 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering og mvakompensasjon med henholdsvis 0,254 og 0,053 millioner kroner. Administrasjonen har i september (VADM0903) vedtatt en økning av budsjett for driftsutgifter for prosjektet Hellerud vgs midlertidig plasthall med 2,42 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en økning av budsjett for viderefakturering og mvakompensasjon med henholdsvis 2,0 og 0,42 millioner kroner. Bystyret har i oktober (jfr. bystyresak /VBYS1001) vedtatt å øke budsjett for investeringsutgifter for kjøp av Uelands gate 85 med 365 millioner kroner. Økningen er finansiert ved en tilsvarende økning av budsjett for opptak av lån i lånefondet. Administrasjonen har i november (VADM ) økt budsjett for driftsinntekter med 2 millioner kroner mens budsjett for driftsutgifter er redusert tilsvarende. Bystyret har i november (jfr. bystyresak /VBYS1101) vedtatt å øke budsjett for tilskudd av spillemidler med 2 millioner kroner. Budsjett for opptak av lån i lånefondet er reduseres tilsvarende. Styret har i desember (VSTY1201) vedtatt en økning av budsjett for overføring fra drift til investering med 230 millioner kroner med en tilsvarende reduksjon i budsjett for opptak av lån i Lånefondet. Budsjettendringen er finansiert ved en reduksjon av budsjett for finanskostnader. Styret har i desember (VSTY1202) vedtatt en økning av budsjett for tilskudd av spillemidler med 15,206 millioner kroner. Budsjett for investeringsutgifter er samtidig økt med 1,679 millioner kroner, mens budsjett for opptak av lån i Lånefondet og viderefakturering til UDE er redusert med henholdsvis 12,853 og 0,674 millioner kroner. Administrasjonen har i desember (VADM1201) vedtatt en økning av budsjett for investeringsutgifter for prosjektet Oppgradering varmesentral på Kuben med 2,0 millioner kroner. Endringen er finansiert ved en økning av budsjett for overføring av driftsmidler/reduksjon av budsjett for vedlikehold samt en økning av budsjett for mvakompensasjon med henholdsvis 1,6 og 0,4 millioner kroner. Administrasjonen har i desember (VADM1203) vedtatt en økning av budsjett for viderefakturering til eksterne kunder og budsjett for refunderte syke-/fødselspenger med henholdsvis 0,2 og 0,7 millioner kroner. Budsjett for opptak av lån i Lånefondet er redusert med 0,9 millioner kroner. 43

42 Administrasjonen har i desember (VADM1202) vedtatt en økning av budsjett for Enova-støtte til Brynseng skole med 4,556 millioner kroner i tråd med mottatt tilskudd. Budsjett for opptak av lån i Lånefondet er redusert med tilsvarende beløp. Administrasjonen har i desember (VADM1204) vedtatt en økning av budsjett for viderefakturering til UDE og adm. påslag med totalt 4,314 millioner kroner. Budsjett for opptak av lån i Lånefondet er redusert med tilsvarende beløp. Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2018 og regnskap 2017 Regnskapet viser et netto driftsresultat som er 32,5 millioner kroner bedre enn i Husleieinntektene er økt i forhold til fjoråret, noe som må sees i sammenheng med økte driftsog finansutgifter (avdrag). Det er en økning i sum driftsutgifter fra 2017 til Dette skyldes i hovedsak en økning i kostnader som viderefaktureres. I tillegg er det en økning i avskrivninger. Avdrag på lån er økt fra 2017 til 2018 som en følge av økt gjeld knyttet til investeringer gjennomført i Renteutgiftene er noe lavere i 2018 enn i 2017 til tross for økt gjeld knyttet til investeringer gjennomført i Dette skyldes hovedsakelig en lavere rentesats knyttet til lån i lånefondet. Overføring fra drift til investering for å finansiere investeringsprosjekter er 90,1 millioner kroner høyere for 2018 enn for Ovennevnte har i sum medført at regnskapsmessig resultat, som er resultatet etter overføring til investeringsregnskapet og nettoavsetninger til fond, er 22,9 millioner kroner bedre for 2018 enn for

43 4.2 Investeringsregnskap I II III IV V Regnskap Dok. 3 Regulert bud. Regnskap Avvik (III-I) Akuttiltak/Generell rehab Kapasitetsutvid./rehab./nybygg mv Investering internt - eget bruk/viderefakt Paviljonger Investeringsavsetning - ikke fordelt Manglerud bad Årvoll idrettshall - garderober Avsetning kapasitetsbevarende tiltak Energieffektiviseringstiltak skoler Kapasitetsbevarende tiltak Klimatiltak i kommunale bygg Rehab ledige bygg UBF Kjøp av Nydalen vgs Udekket beløp fra tidligere år Sum investeringer Lån fra lånefondet Overføringer fra drift Komp. MVA påløpt i inv.regn Salgsinntekt Tilskudd, refusjoner og overføringer Bruk av fond Sum finansiering Sum udekket/udisponert Årsaksforklaring til avvik mellom regulert budsjett 2018 og regnskap 2018 Bokførte kostnader inklusive avsetninger for 2018 utgjør 3,087 milliarder kroner mot en tilgjengelig ramme for året på 3,977 milliarder kroner når man ser bort fra udekket beløp fra Avviket på om lag 889,8 millioner kroner skyldes hovedsakelig at det er en del prosjekter i porteføljen med reelt eller forventet mindreforbruk samt at det er avvik mellom bevilgningstakt og framdrift for pågående prosjekter. Mange av prosjektene går over flere år - fra oppstart av planlegging til endelig avslutning og får tilsvarende bevilgninger over flere år. Når budsjettene settes opp i forbindelse med budsjettprosessen er dette opptil halvannet år i forkant av regnskapsføringen. Det er derfor vanskelig å gi en korrekt angivelse av hvilket år kostnadene vil påløpe. Mindre endringer i framdrift vil kunne medføre betydelig utslag i forhold til hvilket år kostnadene blir bokført. Eksempler på usikkerhetsfaktorer er fremdrift vedrørende tomtekjøp, regulering, byggesaksbehandling, kapasitet hos rådgivere, tilgang til prosjektledere, entreprenørmarkedet og beslutningstempo hos kunde/oppdragsgiver. For utfyllende kommentarer i forhold til regnskap/budsjett, se note 15. Generell rehabilitering (samlebevilgninger) Bokførte kostnader utgjør 97,8 millioner kroner og regulert budsjett inklusive overførte bevilgninger fra tidligere år (y-disp) er på 139,6 millioner kroner. Bokførte kostnader ligger dermed 41,8 millioner kroner under regulert budsjett. En vesentlig del av mindreforbruket skyldes at bystyret i forbindelse med behandling av revidert budsjett 2018 besluttet å flytte Holmlia-prosjektet fra prosjektkategorien Generell rehabilitering til

44 Kapasitetsbevarende tiltak. Det ble bevilget 21 millioner kroner i oppstartsmidler til prosjektet, finansiert ved en tilsvarende reduksjon i budsjett for generell rehabilitering. Foretaket har bedt Byrådsavdeling for næring og eierskap om at bevilgningen på 21 millioner kroner tilbakeføres til Generell rehabilitering og at det i stedet bevilges midler fra prosjektkategori Kapasitetsbevarende tiltak ikke fordelt. Årlig bevilgning til denne prosjektkategorien er fra og med 2017 redusert fra 300 til 150 millioner kroner per år. Det er mange prosjekter innenfor generell rehabilitering som skal gjennomføres i tiden framover og foretaket har behov for å beholde alle midler som opprinnelig er bevilget til dette formålet for å kunne finansiere disse tiltakene. Kapasitetsutvidelse og kapasitetsbevarende tiltak Under punkt 3.1.b er det redegjort for status i forhold til bestillingsoversikten for skolebygg. Regnskapet for prosjektkategoriene kapasitetsutvidelse og kapasitetsbevarende tiltak viser en kostnad som er 568,3 millioner kroner lavere enn årets budsjett (Dok. 3 med tillegg av budsjettreguleringer og udisponert bevilgning fra tidligere år). Mindreforbruket i forhold til budsjett skyldes i hovedsak forskyvning av produksjon på enkelte prosjekter, men også til dels et forventet lavere forbruk. Kjøp av Nydalen vgs Bokførte kostnader knyttet til kjøp av Nydalen vgs (alle aksjene i Eiendomsselskapet Nydalsveien 30C AS) er 180,2 millioner kroner lavere enn budsjettert. Avviket skyldes at det i budsjettet er lagt til grunn at selskapet skulle oppløses og at latent skatt og dokumentavgifter ville komme i tillegg til selve kjøpesummen. Dette har foreløpig ikke vært aktuelt. Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2018 og regnskap 2017 Foretaket har investert for totalt 3,087 milliarder kroner i Tilsvarende beløp i 2017 var på 1,457 milliarder kroner. Dette gir en økning i samlede investeringskostnader på 1,630 milliarder kroner. Det vises for øvrig til forklaring av avvik mellom budsjett og regnskap under eget punkt. 46

45 4.3 Balanseregnskap Balanse etter kommuneloven Regnskap Regnskap Endring (1000 kroner) Anleggsmidler* Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital* Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld Årsaksforklaring til større avvik mellom regnskap 2018 og regnskap 2017 Endring i anleggsmidler er knyttet til aktivering av investeringer i 2018 fratrukket avskrivninger. Endringen i omløpsmidler relaterer seg i hovedsak til en økning i kortsiktige fordringer vedrørende periodiseringer av regnskapet samt en økning i bankinnskudd. Mellomværende med kommunen/bykassen er postert på konto for kortsiktig gjeld i henhold til kommunens regnskapsregler. Økningen i langsiktig gjeld skyldes i hovedsak låneopptak for å finansiere tidligere udekkede investeringer fra Den samlede endringen inkluderer i tillegg betalte avdrag på 326,5 millioner kroner knyttet til lånefondet og finansiell leasing, samt en økning i pensjonsforpliktelse på 16,8 millioner kroner. Udekkede investeringer fra 2018 på 2,269 milliarder kroner går over til Investeringsregnskapet er dermed avsluttet med et udekket beløp. Dette gjenspeiles i en økning av kortsiktig gjeld og som en negativ endring i egenkapitalen i balanseregnskapet på lik linje med eksterne låneopptak. Betaling av avdrag er betydelig lavere enn årets av- og nedskrivninger på 909,6 millioner kroner. Dette ville normalt innebære at anleggsverdiene ble redusert raskere enn lånegjelden, men i og med at store deler av investeringene i 2018 er finansiert ved overføring av midler fra årets driftsbudsjett er det likevel samlet sett en økning i egenkapitalen fra 2017 til

46 4.4 Forretningsmessige indikatorer Status tilstandsgrad 2018 Overordnet teknisk tilstand (ASSS) % av kvm % av stk Tilstandsgrad 0 14% 8% Tilstandsgrad 1 62% 73% Tilstandsgrad 2 24% 19% Tilstandsgrad 3 0% 0% Areal av bygg som ikke er i bruk eller har import tilstandsrapport ,86 m² Gjennomsnitt pr. bygningsdel vektet areal: ,95 m² Status FDV-forbruk 2018 Kap. 053 Undervisningsbygg Oslo KF Resultat 2013 Resultat 2014 Resultat 2015 Resultat 2016 Resultat 2017 Resultat 2018 Forvaltning, drift og vedlikehold pr kvm. 1) Antall forvaltningsenheter 2) herav skoler (inkl. innleide skoler) Areal kvm (eide skolebygg) ) Inkl. energikostnader 2) Inkl. innleide FDV pr kvm med energikostnader Forvaltning Drift Vedlikehold Sum FDV Antall kvm (eide skolebygg) FDV pr kvm uten energikostnader Forvaltning Drift Vedlikehold Sum FDV Antall kvm (eide skolebygg) Status vedlikeholdsetterslep 2018 Etterslep kategori Idrettshaller Bad Skoler Totalt Etterslep 35 mill. 5 mill. 260 mill. 300 mill. 48

47 Faktiske besparelser i kwh/kvm for midler gitt til energieffektiviseringstiltak Resultater for ENØK-tiltak Investeringsmidler for automasjon/sd-anlegg Det er kun to prosjekter som ble ferdig i Begge to ble ferdig i desember, tallene er derfor hentet fra perioden prosjektet startet til dets slutt og ikke den totale effekten i etterkant. Det er en kort referanseperiode, på tre og fem uker, men det er gjort et anslag utfra de dataene vi har. Kostnad og lengde på periode Faktisk besparelse prosjektperiode 2018 Forvaltningsenhet Energi spart Kostnad Ant uker i Energi spart i Energi spart i i periode eks.mva [kr] periode periode [kwh] periode [kwh/m2] [%] Sollerudstranda skole ,00 5, ,6 11,1 % 6,0 Sørkedalen skole ,00 3, ,6 47,1 % 7,8 Totalt , ,16 For å komme frem til en antatt besparelse for 2019, er det tatt noen hensyn og gjort noen antakelser: 1. Det er antatt lik besparelse i kwh i januar, februar, medio mars, medio november og desember altså fire måneder. Det er deretter antatt noe lavere besparelse ettersom fyringssesongen vil ta gradvis slutt, og gradvis begynne i september/oktober. Vi har derfor antatt en gjennomsnittlig periode på 18 uker med besparelse lik referanseperioden. 2. Strømprisen fra Hafslund for referanseperioden, og fyringssesongen generelt, er satt til gjennomsnittlig 0,92 kr. 3. I Sørkedalen var det kaldere i 2018 enn i 2017 i referanseperioden. Antatt besparelse i 2019 Besparelse i året [kwh] Besparelse i året [kwh/m2] Antatt besparelse 2019 [kr] Nedbetaling [År] ,2 21, ,2 4, ,4 47, ,9 5, , ,12 4,93 Sollerudstranda skole: I perioden arbeidet har pågått har det vært en besparelse på kwh ihht samme periode Det er en besparelse på 11%. I denne perioden var det lik gjennomsnittstemperatur for 2018 og Regner man med en slik besparelse i løpet av 18 uker i året vil vi i 2019 få en årlig besparelse på 21,7 kwh/m2. 49

48 Sørkedalen skole: I perioden arbeidet har pågått har det vært en besparelse på kwh ihht samme periode Det er en besparelse på 47%. I denne perioden var det en kaldere gjennomsnittstemperatur for 2018 enn i 2017, og det kan tenkes at det er brukt mer energi i 2018 pga. dette. Regner man med en slik besparelse ila 18 uker i året vil vi i 2019 få en årlig besparelse på 47 kwh/m2. SD-anlegget er enda ikke (ref ) koblet opp mot teknisk nett, og har derfor ikke lagt inn timeplan (helge-, natt- og feriesenking). Det er derfor trolig mer energi å spare her. Konklusjon Ettersom referanseperioden er kort, og det fortsatt er noe etterarbeid på hvert prosjekt, er det vanskelig å si noe konkret om resultatene. Det er et tynt grunnlag, men det er tydelig at tiltakene er positive. Det er også viktig å påpeke at de nye automasjonsanleggene og SDbildene er til stor hjelp for driftspersonellet. Det vil også spare drift- og vedlikeholdsavdelingen for tid og kostnader. 4.5 Noter i regnskapet Noter til regnskapet etter kommuneloven følger som vedlegg til årsberetningen. 50

49 5. SÆRSKILT RAPPORTERING 5.1 Tiltak for å forbedre service overfor innbyggere og næringsliv Publikums-/brukerundersøkelser Undervisningsbygg veksler på å gjennomføre en omdømmeundersøkelse blant viktige målgrupper og en kundeundersøkelse blant rektorene annet hvert år. I 2018 ble det gjennomført en kundeundersøkelse hvor det fremkom at Undervisningsbygg hadde forbedringsområder for å få mer tilfredse rektorer målt i en overordnet kundetilfredshetsindeks (KTI) som endte på 63 poeng mens 70 poeng regnes som bra med fornøyde kunder. Hovedfunnene viste at rektorene var opptatt av tilgjengelighet, rask service og hjelp til problemløsning slik at de slapp å bruke så mye tid på skolebyggene. Utvikling av elektroniske tjenester Undervisningsbygg har i 2018 etablert en rapporteringsarkitektur med rapporter for porteføljeplan og dashboard-løsninger for Eiendomsavdelingen. Fra Q pågår det et arbeid for å identifisere behov for rapportering, innsikt og analyse. Dette arbeidet vil ferdigstilles 1.mars 2019 og ende opp med konkrete rapporteringsbehov i organisasjonen. Prosjekt Helhetlig informasjonsforvaltning skal levere ny saksbehandlings- og arkivtjeneste. Leveransen med WebSak+ som saksbehandlerklient ferdigstilles i mai 2019 og vil være den første installasjonen i Oslo kommune med denne klienten. Nytt styringssystem fra TQM ble implementert 17.desember og er tatt i bruk for hele organisasjonen. Undervisningsbygg har etablert dokumentasjon og rutiner i henhold til GDPR. En opprettet intern gruppe har ansvar for å sikre at virksomheten følger det nye regelverket og er bindeledd inn mot den sentrale funksjonen i kommunen. Undervisningsbygg har definert et digitalt veikart med prioriterte IT-initiativ som danner grunnlag for digitaliseringen i foretaket. Dette fornyes ved behov og minimum to ganger pr. år. GDPR-arbeidet har vært en del av veikartet for Bedre arbeidsprosesser, nye løsninger og annet forbedringsarbeid Prosjekt «Opplæring i prosessforbedringer» ble avsluttet juni 2018 og prosesseierskap er implementert i foretaket. Undervisningsbygg har 45 prosesseiere som har deltatt på opplæring og mange har også deltatt i prosessforbedringer på egne eller tilliggende prosesser. Foretaket 51

50 implementerte et prosessbasert styringssystem 17. desember 2018 som legger til rette for videre arbeid med prosesser og forbedring av vårt arbeid. Haugen skole Fagerborg skole 5.2 Saksbehandlingstid Fristene både i forvaltningsloven og bystyrevedtak 43/02 følges. Undervisningsbygg har rutiner og en definert 14- dagers svarfrist for alle skriftlige henvendelser fra eksterne parter med systemstøtte i det elektroniske saks- og arkivsystemet WebSak. Bestemmelsene i forvaltningsloven etterleves. Restansekontroller i Undervisningsbygg initieres fire ganger i året av dokumentasjonssenteret. Avdelingsdirektører og seksjonsledere følger opp at saksbehandlerne går gjennom eventuelle restanser Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelse Foretakets IA-mål er å tilrettelegge og tilpasse arbeidsforhold for ansatte som har eller får sin funksjonsevne redusert. Dette ble fulgt opp i handlingsplanen for Innenfor Undervisningsbyggs stillingsinstrukser og arbeidsoppgaver gis det tilbud om tilrettelegging og opplæring av praktikanter med nedsatt funksjonsevne. Foretaket synliggjør i alle stillingsannonser at arbeidsforholdene om nødvendig vil bli tilrettelagt for personer med nedsatt funksjonsevne. Foretakets kontorlokaler har universell utforming. Tabell Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser Områder fra handlingsplanen Ja/nei Har virksomheten utarbeidet handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser? Er det utarbeidet konkrete tiltak på handlingsplanens satsingsområder? 1) Tiltak gjennomført i 2017 Midlertidig transport er gjennomført på individuelt nivå. 1.Tilrettelegging er gjennomført for ansatte med nedsatt funksjonsevne. Individuelle, planer og rehabilitering er tilrettelagt. Foretaket har universell utforming på arbeidsplassen, og tilpasser ytterligere på individuelt nivå. 2. Tilrettelegging av arbeidsoppgaver i forhold til transport, samt utstyr og programmer for å bistå med nedsatt funksjonsevne Ja Ja xxx 52

51 UU i raksis Universell utforming Oslo kommune har en målsetning om å være universelt utformet innen For nye skoleanlegg ligger kravene til universell utforming inne fra start. Utfordringene ligger i eksisterende bygg hvor det er behov for betydelige investeringer for å komme i mål. Undervisningsbygg utarbeidet i 2015 en strategisk plan for universell utforming. De 5 H-er er bærende prinsipp for strategien med andre ord de fem punktene som skal dekkes ved alle Undervisningsbyggs skoleanlegg: H Hovedinngang H Heis H HC-toalett H HC-parkering H Hovedløp Bruksmønstre i forhold til bevegelse, syn, orientering, hørsel og overfølsomhet for luftforurensninger må ligge som en forutsetning for hvordan de 5 H-ene løses i oppgraderingen av det enkelte skoleanlegg. Undervisningsbygg har i dag en god del universelt utformede bygninger. For å oppnå en målsetning om at alle skoleanlegg skal være universelt utformet innen 2025, må i gjennomsnitt 25 skoleanlegg løftes opp til dette nivået årlig frem til Det er så mange at universell utforming må ses på som et eget prioritert område, på linje med klimaskjermer og ventilasjon tidligere. Undervisningsbygg har allerede gjennomført kartleggingen og foreløpig resultater viser at det er behov for tiltak til en kostnad av ca 800 mill. kr. En del tiltak dekkes av allerede planlagt vedlikehold. Noen tiltak dekkes av reklamasjoner og noen tiltak er skolenes eget ansvar. Undervisningsbygg søker hvert år om midler fra Oslo kommunes HC-fond til utbedringer ved enkelte skoler. I 2018 har foretaket fått ca 13,6 mill. I tillegg bruker foretaket midler fra disposisjonsfondet til større UU-tiltak. Foretaket har i 2018 inngått rammeavtaler, blant annet på trappe-markeringer, lederlinjer og skilt, for å kunne gjennomføre planlagte UU-tiltak i 2019 (14 skoler og 20 idrettshaller). Tabell Universell utforming Problemstilling Ja/nei Kommentarer 53

52 Problemstilling Ja/nei Kommentarer Har virksomheten utarbeidet handlingsplan for universell utforming? Ja Er tiltak i handlingsplanen a) Behovsvurdert Ja b) Kostnadsberegnet Ja Har virksomhetene gjennomført opplæring/deltatt på kurs i krav til universell utforming? Ja Er det søkt om tilskudd til evt. tiltak i handlingsplanen? Ja Ved JA i spørsmålet over: Kommenter fra hvilken/hvilke tilskuddsordning det i så fall er søkt om tilskudd Revideres etter kommunens plan er ferdig rullert Oslo kommunes HCfond 5.4 Tiltak/aktiviteter i tråd med Oslo kommunes folkehelseplan Foretaket har ingen direkte aktivitet knyttet til kommunens folkehelseplan. 5.5 Likestillingstiltak rettet mot byens innbyggere I henhold til foretakets oppgaver er ingen direkte likestillingstiltak rettet mot byens innbyggere. For å best mulig kunne møte mangfoldet blant innbyggerne er det vårt ansvar å være en arbeidsgiver som speiler byens befolkning. Disse momentene ivaretar foretaket med gode rekrutteringsprosesser, synliggjøring av oss som en arbeidsplass for alle og ved at vi i forhold til kapasitet stiller opplærings- og arbeidstreningsplasser til rådighet for personer som ikke har arbeidsforhold. 54

53 Tabell 5.5 Diskriminering Har virksomheten innarbeidet mål og tiltak for likeverdige tjenester i overordnede strategiske planer? Har virksomheten gjort OXLO-guiden kjent for sine ansatte, og tatt opp mangfold og likeverdige tjenester internt - på seminar o.l.? Har virksomheten benyttet brukerundersøkelser, og konsultert organisasjoner som representerer minoriteter? Hvis ja, gjelder dette (mulig å sette flere kryss) Har virksomheten benyttet OXLO, bilder og andre symboler for mangfold i kommunikasjon med brukere? Har virksomheten benyttet tilstandsanalyse for å kartlegge behov for tilrettelagte tjenestetilbud? Hvis ja, gjelder tilretteleggingen (mulig å sette flere kryss) Har virksomheten deltatt som mentor for flerkulturelle studenter i OXLO-mentorordning? Har virksomheten gitt anerkjennelse til personer eller organisasjoner som bidrar positivt til byens mangfold? Har virksomheten utviklet måter å tilrettelegge tjenester som har vært vellykket (eksempler på beste praksis) Etniske minoriteter Lesbiske, homofile, bifile og transpersoner Mennesker med funksjonsnedsettelser Informasjonstiltak (oversettelse, tolk, o.l.) Samarbeid med frivillige for å nå brukergrupper Tilpasninger til brukernes tro og livssyn Likeverdige muligheter til kommunale tilskudd Ja x Nei x x x x x x x 5.6 Rapportering innen HR-området og helse-, miljø og sikkerhet (HMS) Alle stillinger og lønnsplasseringer vurderes likt for menn og kvinner i forhold til kompetanse, ansvar og erfaring. Det er en jevn fordeling mellom kvinner og menn i foretaket. Det gjennomføres lederutviklingsprogram og kompetanseutvikling i regi av Undervisningsbyggskolens årlige opplæringsprogram. 55

54 Gjennom foretakets systemer og prosedyrer ivaretas likebehandling og tilrettelegger for etnisk mangfold, i hovedsak gjennom: Rekruttering, inkludert arbeidstrening og utplasseringer i samarbeid med NAV Tilrettelegging i forhold til familieliv, religion mv. Lønns- og arbeidsvilkår Kompetanseutvikling Foretaket har i dag et etnisk mangfold, og fokuserer målrettet på god fagkompetanse uavhengig av etnisitet, kjønn og alder. Det eksisterende arbeidet vurderes som et godt utgangspunkt for å kunne oppnå ytterligere gevinster av en arbeidsplass preget av mangfold. Av denne årsak er det vurdert at det ikke er nødvendig med særskilte tiltak for å styrke etnisk mangfold. Helse, miljø og sikkerhet (HMS), herunder sykefravær og arbeidstid Ansvar, oppgaver og myndighet innen HMS-området er delegert til avdelingsledere. HMSopplæring for nye ledere med personalansvar gjennomføres fortløpende. HMS-modulen i Oslo kommunes HR system er i bruk, og benyttes også til å registrere uønskede hendelser. HMS rapporteres månedlig til adm. direktør og ledelse. Arbeide utføres i tråd med Undervisningsbyggs «Overordnet HMS-dokument». Tabell Likestillingstiltak Tilstandsanalyse Ja Nei Hvis nei, hvorfor ikke? Har virksomheten i løpet av 2018 undersøkt om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling?* x Det er vurdert som mindre relevant- ingen utfordring for foretaket. Jevn fordeling mellom kvinnelig og mannlige ansatte generelt i foretaket, og i ledergruppen. God representasjon og bredde i etniske bakgrunner jevnt fordelt i foretaket. Tabell Likestilling og mangfold Likestillings- og mangfoldstiltak* Bakgrunn/tilstand Mål for tiltaket Beskrivelse av tiltaket Status på rapporteringstidspunktet 56

55 Likestillings- og mangfoldstiltak* Bakgrunn/tilstand Mål for tiltaket Beskrivelse av tiltaket Foretakets strategiplan for 2018, og avdelingsvise handlingsplaner, IA handlingsplan med tiltaksplaner Undervisningsbyggskolen - årlige opplæringsplaner og individuell utvikling Rekruttering- lønn og arbeidsvilkår Fokus på likhet, mangfold og samhandling Fokus på likhet, mangfold og samhandling Fokus på likhet, mangfold og samhandling Like muligheter for alle ansatte- i henhold til HR/- personalpolitisk strategi Like muligheter for alle ansatte- i henhold til HR/- personalpolitisk strategi Like muligheter for alle ansatte- i henhold til HR/- personalpolitisk strategi Tydeliggjøring av viktighet av seriøst arbeidsliv og betydning av at vi alle er med å bidra til et ønsket fremtidig Norge. Individuelle opplæringsplaner og stor aktivitet på felles kompetansehevende tiltak. Synliggjøring av arbeidsplassen som en arbeidsplass for alle i våre stillingsannonser. Profesjonelle rekrutteringsprosesser som ivaretar vårt ansvar for likestilling og mangfold. Likestilling som et hovedprinsipp i lønnskriterer. Status på rapporteringstidspunktet Kontinuerlig arbeid, gjennomført Kontinuerlig arbeid, gjennomført Kontinuerlig arbeid, gjennomført Tabell Rapportering på heltid og deltid Heltid Deltid Totalt i virksomheten (N) Kjønn M % K% M % K% % 43 % 0 % 0 % % 40 % 0 % 0 % 57

56 HMS Ansvar, oppgaver og myndighet innen HMS-området er delegert til avdelingsledere. HMSopplæring for nye ledere med personalansvar gjennomføres fortløpende. HMS-register og HMS-kalender er etablert og oppdateres årlig. HMS-modulen i Oslo kommunes HR-system er i bruk, og benyttes også til å registrere uønskede hendelser. HMS rapporteres månedlig. Arbeide utføres i tråd med Undervisningsbyggs «Overordnet HMS-dokument. Tabell HR/HMS-området MÅL Ja Nei Hvis nei, kommentarer Er det fastsatt oppdaterte mål på HMS-området? x Sykefravær, skader På hvilke lovområder er det fastsatt HMS-mål: arbeidsmiljø brannsikkerhet el-sikkerhet produktkontroll Med utgangspunkt i målformuleringene, er det utarbeidet tiltaksplaner/handlingsplaner? Er handlingsplaner/tiltaksplaner innpasset i de årlige budsjetter og økonomiplaner? ytre miljø REVISJON Er det gjennomført internt tilsyn (systemrevisjon) i egen virksomhet for å sikre at HMS-systemet fungerer som forutsatt? (jfr. HMS forskriften 5 nr. 8 og byrådets HMS instruks del 3) x ARBEIDSTID Har virksomheten rutiner som fanger opp nye og endrede krav i arbeidstidsbestemmelsene? (Se Rundskriv 24/2013) SKADERAPPORTERING - HMS i HRsystemet Har virksomheten rutiner for å sikre registrering av skader, vold og trusler i HMS-modulen i HRsystemet? Har virksomheten rutiner for å sikre varsling av dødsulykker og alvorlige ulykker til Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet? TRAKASSERING x x x x x x x x x Det er fastsatt mål med tiltaks- og handlingsplaner for IA og skader. Brannsikkerhet og el-sikkerhet sjekkes i henhold til intern prosedyre for brannsikkerhet. På bakgrunn av internt prosessforbedringsarbeid, er det besluttet å revidere dagens HMS-system i Det er rutine for varsling til leder og verneombud, HR-seksjonen tar seg av registrering i HMS-modulen. Har virksomheten rutiner for å forebygge og håndtere trakassering, inkludert seksuell trakassering? x Sykefravær Sykefraværet i 2018 (4,6) gikk ned med 0,3 prosent i forhold til Dette følger en positiv trend fra 2017, hvor reduksjonen var tilsvarende 0,3 prosent ned fra Resultatet er 0,6 prosent høyere enn målet for Langtidssykemeldte utgjorde det største delen av fraværet i

57 Foretaket har foretatt tilretteleggingstiltak for å få sykemeldte tilbake i arbeid, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV. Det jobbes jevnlig med tiltak som kan redusere sykefraværet. Ledere og tillitsvalgte gjennomgår årlig opplæring i oppfølging og nærværsarbeid. IA mål med tiltak og handlingsplaner er etablert og gjennomført i Nye ledere har gjennomgått opplæring i HR systemets HMS modul. Foretakets styre fikk i 2018 presentert pågående nærværsarbeid, samt planer for styrking av arbeidet i Foretaket tilbyr trening og fysioterapi i arbeidstiden og som tiltak for å forebygge belastningslidelser. Arbeidsplassvurderinger gjennomføres kontinuerlig etter forespørsel. Foretakets HR personell bisto ledere i oppfølging av alle langtidssykemeldte, samt bistår i vurderinger av tilrettelegginger for å få arbeidstagere tilbake i arbeid. Tabell Sykefravær Sykefravær i % Resultat 2017 Mål 2018 Resultat 2018 Endring i %-poeng Menn 3,6 4 5,1 1,5 Kvinner 6, ,5 Totalt 4,9 4 4,6-0,3 5.7 Rekruttering av lærlinger Undervisningsbygg hadde i 2018 et mål om 1 læring innen enten kontor- eller IKT-fag. Dette lykkes ikke foretaket med å gjennomføre. Tabell 5.7 Antall lærlinger Måltall 2018 Resultat 2018 Kommunalt fag Barn- og ungdom Kommunalt fag Helsearbeider Kontor-, IKT, renhold mv. 0 0 Tekniske fag I alt

58 Fyrstikkallèen skole 5.8 Bruk av konsulenter Konsulenter benyttes i dag primært med bakgrunn i variasjon i prosjektomfang. Kombinasjonen av behov for rask oppstart, riktig kompetanse og tilgjengelige ressurser i foretaket gjør det tidvis nødvendig å benytte innleide konsulenter. Ved å opprettholde målsetningen om minimum 80 prosent fast ansatte i linja, har man lykkes i å bygge og opprettholde kompetansen innad i foretaket. Utover innleide direkte i byggeprosjekter, benyttes det i noen grad innleie for å løse oppgaver som ikke er eller skal være en del av Undervisningsbygg kompetanse eller daglige virke. Eksempelvis innen IKT-prosjekter og tilstandsvurderinger av eiendommene. Unntaksvis har det også vært benyttet konsulenter i kritiske stillinger hvor det har vært krevende å finne og ansette riktig kompetanse. Arkitekter og rådgivere samt noe spesialkompetanse til forberedelse og gjennomføring er tjenester foretaket avroper på rammeavtaler i et velfungerende marked. Dette på lik linje med alle de offentlige og private foretak. 60

59 Tabell Konsulentbruk DRIFT Bruk av ekstern konsulentbistand i kommunens virksomheter - DRIFTSREGNSKAPET Har virksomheten utarbeidet en strategi for bruk av konsulenter? Ja Nei (Sett kryss) x Pålagt ekstern evaluering / behov for uavhengighet Tall i mill. kr. Øvrig ekstern konsulentbistand i stedet for egenrekruttering Kategori av kjøp/ Type konsulenttjeneste Prosjektering Regnskap pr i mill kr 70,94 81,26 Byggeledelse Regnskap pr i mill kr 9,17 13,92 Kvalitet og kontroll Regnskap pr i mill kr 1,77 1,98 2,37 3,58 IT Regnskap pr i mill kr 8,24 10,02 Organisasjon og organisasjonsutvikling Regnskap pr i mill kr 1,95 1,67 HMS Regnskap pr i mill kr Andre konsulenttjenester Regnskap pr i mill kr 27,94 16,94 61

60 Tabell Konsulentbruk Investering Bruk av ekstern konsulentbistand i kommunens virksomheter - INVESTERINGSREGNSKAPET Har virksomheten utarbeidet en strategi for bruk av konsulenter? Ja Nei (Sett kryss) x Pålagt ekstern evaluering / behov for uavhengighet Tall i mill. kr. Øvrig ekstern konsulentbistand i stedet for egenrekruttering Kategori av kjøp/ Type konsulenttjeneste Prosjektering Regnskap pr i mill kr 92,27 89,67 Byggeledelse Regnskap pr i mill kr 22,62 43,53 Kvalitet og kontroll Regnskap pr i mill kr 0,97 0,49 6,38 6,46 IT Regnskap pr i mill kr 3,39 0,05 Organisasjon og organisasjonsutvikling Regnskap pr i mill kr 2,20 0,74 HMS Regnskap pr i mill kr 0,06 Andre konsulenttjenester Regnskap pr i mill kr 13,24 9,60 62

61 6. UTARBEIDELSE AV OSLO KOMMUNES MILJØ- OG KLIMARAPPORT 2018 Miljøarbeid i egen virksomhet Undervisningsbygg har i 2018 oppdatert miljø- og energistrategien for å få med de 10 strakstiltakene fra Eiendomssektorens Veikart mot 2050 samt Oslo kommunes satsingen på fossilfri byggeplass. Undervisningsbygg ønsker også å bli sertifisert innen energiledelse i henhold til ISO50001, og vårt systematiske arbeid rundt energieffektivisering var også viktig å få synliggjort i strategien. I 2019 vil vi bli re-sertifisert på miljøledelse og sertifisert for første gang innen energiledelse. Undervisningsbygg vil være en av få offentlige byggherrer som er sertifisert innen energiledelse og ISO Foretaket har i lang tid vært opptatt av å satse bredt på de miljøtiltakene som faktisk gir størst effekt for miljøet og vil fortsette som miljøspydspiss med fokus på energieffektive og bærekraftig skolebygg. Undervisningsbygg deltar som partner i forskningsprosjektet BEST VENT. Prosjektet skal bidra til mer kunnskap og anbefalinger om riktige luftmengder og ventilasjonsstrategier for behovsstyrte ventilasjonsanlegg i skoler og kontorbygg. BEST VENT er et fire-årig Kompetanseprosjekt for Næringslivet tilknyttet Forskningsrådets program EnergiX. Prosjektperioden er I 2018 har vi initiert to innovative leverandørkonferanser i samarbeid med NHO, andre virksomheter i Oslo kommune, andre kommuner og fylkeskommuner. Teamene på konferansene har vært energieffektiv lagring og styring fra større solcelleanlegg, samt ombruk 63

62 av bygningsmaterialer. Undervisningsbygg har flere læringsprosjekter og pilotprosjekter på miljø: Massivtre tilbygg på Østensjø og Prinsdal skole Solcelle-anlegg ifm rehabilitering av Nordseter og Holmlia skole Bruk av naturlig kuldemedium på Nordseter skole Plusshus-ambisjon på Voldsløkka skole Ruseløkka skole har blitt et forbilde-prosjekt i FutureBuilt med fokus på ombruk Ombruk på Nøklevann skole Satt krav til utslippsfri byggeplass på Ruseløkka skole Energiforbruk På eksisterende bygningsmasse jobbes det systematisk med energieffektivisering, og det er planlagt en sertifisering i februar 2019 etter energiledelsessystemet, ISO Energiforbruket på våre skoler ligger på rundt 152,8 kwh/m², i forhold til fjorårets tall på 151 kwh/m². Ingen av tallene er temperaturkorrigert. Ved prosjektering og bygging av nye skolebygg setter Undervisningsbygg strenge energikrav. Nybygg har skal minimum være passivhus, med mål om plusshus. Solceller skal vurderes også på tak og/eller fasader ved rehabilitering av skolebygg, slik at energiforbruket blir så lavt som mulig. Alle bygg som eies av Undervisningsbygg har 100% fossilfrie energiløsninger. 64

63 Nordseter skole rehabiliteres med solceller i fasade og på tak Avfall på byggeplass Undervisningsbygg vil også fremover sette krav til en kildesorteringsgrad på 90 % på byggeplassene. Gjennomsnittet på byggeplassene i 2018 ligger på ca. 92%. Ombruk av bygningsmaterialer Undervisningsbygg har i 2018 gjort seg noen erfaringer rundt dette med ombruk av bygningsmaterialer på Ruseløkka skole, og ser nå på ombruk på flere bygg hvor det skal rehabiliteres eller hvor bygg skal rives. På Ruseløkka ble 28 tredører remontert for bruk i andre bygg. Dette var resultatet av en annonse på Finn.no om tilgjengelige ombruksmaterialer på Ruseløkka skole. Riveentreprenør fikk også forsiktig revet ned noe teglsten når gamle Ruseløkka skole ble revet, og 4500 teglstein står nå lagret på Sogn vgs for ombruk i den nye skolen på Ruseløkka. Teglstein fra Ruseløkka skole som er lagret for ombruk 65

64 Fossilfri byggeplass Undervisningsbygg begynte i januar 2017 å sette krav til fossilfrie byggeplasser i alle investeringsprosjekter, og i 2018 har foretaket følgende fossilfrie byggeplasser: Prinsdal skole Vetland skole Holmlia skole Nordseter skole Vestli skole Slemdal skole Nordvoll skole På Ruseløkka har det blitt stilt krav til utslippsfri byggeplass, hvor entreprenør vil gjøre så godt de kan for å redusere utslipp fra byggeplass med elektriske løsninger. 7. OPPFØLGING AV VERBALVEDTAK OG FLERTALLSMERKNADER 7.1 Utkvittering av bystyrets merknader og verbalvedtak Verbalvedtak og flertallsmerknader budsjett 2018 K16 Rehabilitering av skolebygg Bystyret ber byrådet sørge for at kravspesifikasjonen legges til grunn også når det gjelder rehabilitering av skolebygg. Det er et mål at også rehabiliterte skoler skal kunne fungere som lokalt kulturhus. Kommentar: I rapporteringen som nevnt under 2. avsnitt over ber vi om at foretaket redegjør for sitt arbeid med planlegging av rehabiliteringsprosjekter og vurderingene som gjøres opp mot standard kravspesifikasjon (SKOK). NOE ber også om en kort beskrivelse av fraviksregimet og hvilke fravik fra SKOK som kan være aktuelle i rehabiliteringsprosjekter. Videre ber vi om en beskrivelse av hvordan foretaket i samarbeid med Utdanningsetaten vurderer kulturhus-funksjoner i skoleprosjekter. Rehabiliteringsprosjekter og vurdering av krav fra SKOK: Standard kravspesifikasjon (SKOK), samt Tekniske og FDV-begrunnede krav, beskriver utgangspunktet for hvilke krav som skal være førende for gjennomføring av våre investeringsprosjekter. 66

65 For å imøtekomme ambisjonsnivå om også å oppfylle SKOK ved mindre rehabiliteringsarbeider, vil det i større grad bli gjennomført tilpasninger til eksisterende bygg, tilpasninger knyttet til tomte- og reguleringsforhold osv. I alle investeringsprosjekter (nybygg, hovedombygginger, rehabiliteringer) avklares og defineres det hvilke SKOK-krav som bør være gjeldende. Kort beskrivelse av fraviksregimet: Ved søknad om fravik fra SKOK følges en prosedyre basert på Byrådssak 1075/16. For å sikre effektive prosesser og god faglig saksbehandling av fravikene, er det hos UBF etablert en egen fravikskomité. Denne består av fire medlemmer, to fra Eiendomsavdelingen og to fra Prosjektavdelingen og har faste møter annenhver uke. Komiteen administreres av en koordinator (FDV-rådgiver) som mottar saker og leder gjennomgangen. Prosjektleder presenterer sine innmeldte saker i komité-møtene. I større rehabiliteringsprosjekter utarbeider prosjektleder også søknad om fravik til komiteen ved å fylle inn opplysninger i omfang- og fraviksskjema. Resultatet av denne interne fraviksbehandlingen sendes Byrådsavdelingen for næring og eierskap for videre behandling/aksept. I øvrige vedlikeholdsprosjekter gjennomføres denne typen formelle fraviksbehandling kun i mindre grad. Hensikten med intern avklaring er å sikre at UBF foretar riktige vurderinger ift. livsløpskostnader, drift, energibruk, innovasjon, innemiljø osv. og at denne fraviksbegrunnelsen baseres på en tverrfaglig vurdering fundamentert på hele UBF sin fagkompetanse. For skole som formålsbygg, koordinerer Undervisningsbygg søknad fra foretaket og Utdanningsetaten ASA (avdeling for skoleanlegg) om funksjonskrav og tekniske og FDVbegrunnede krav. Byrådsavdelingen for næring og eierskap koordinerer behandling av søknad med øvrige byrådsavdelinger. Beslutning for funksjonskrav tas av Byrådet. Beslutning til fravik på tekniske og FDV-begrunnede krav tas av byrådsavdeling for finans (FIN). Fravik som gjelder mindre og nødvendige tilpasninger sendes FIN til orientering. Kulturhus-funksjoner: I KVU-fasen beskriver vi omfanget av prosjektet gjennom en fremheving av arealene det er plass til og informasjon om i hvilken grad disse arealene avviker fra arealnorm i SKOK. Utdanningsetaten avdekker behov for kulturfunksjoner og dette fremkommer i behovsanalyse, mål og krav for den alternativanalysen som utarbeides av foretaket. K17 Universell utforming av skolebygg Bystyret ber byrådet orientere komiteen om framdriften i s arbeid med en plan for universell utforming i skolen. Foretaket bes videre merke seg at det i tillegg til ovennevnte verbalvedtak er fattet følgende flertallsmerknad i finanskomiteen: «Komiteens flertall (A, MDG, SV, R) øker avsetningen på kap. 185 Forskjellige utbedringstiltak fra 15 mill. til 45 mill. i Midlene skal gå til universell utforming innen skolesektoren. Tiltakene vil blant annet bestå i trappemarkering, glassmarkering og akustikktiltak.» 67

66 Kommentar: Vi ber om at foretaket aktivt søker om midler fra kap. 185 Forskjellige utbedringstiltak som administreres av Omsorgsbygg Oslo KF. Undervisningsbygg har søkt om midler fra «Tilskudd UU-fondet» og har fått innvilget et tilskudd fra fondet på 12,9 millioner. kroner. Til oppgradering av uteområder er det i tillegg innvilget 0,7 millioner kroner fra UU-fondet til 2 skoler. Totalt blir tilskuddet fra UU-fondet 13,6 millioner kroner. K44 Sikre lagringsplass i fremtidige skolebygg Bystyret ber byrådet ved rullering av neste skolebehovsplan avklare hvordan nødvendig lagringsplass for skolene og frivilligheten kan sikres i fremtidige skolebyggprosjekter. Kommentar: NOE anser at verbalvedtaket følges opp av byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap (OVK) og Utdanningsetaten, men ber om at foretaket bidrar i arbeidet. Arealbehov til slike arealer må fremkomme i bestillinger og standard romprogram/bygg for læring. Det er også nødvendig å sikre at dette blir et av temaene i mulighetsstudiene og KVUfase. Det piloteres nå løsninger for hvordan rom på eksisterende skoler skal merkes som tilgjengelig for utlån til frivillig sektor i tråd med Frivillighetsmeldingen. Dette vil også på sikt få betydning for skoler under planlegging. Det er derfor viktig å sikre at arealene som settes av til lagringsplass i skolebyggene er tilstrekkelige til å dekke både skolens behov og frivillig sektors behov for lagringsarealer. F23 Opprettelse av flere fulltidsstillinger Bystyret ber byrådet opprette flere fulltidsstillinger. Undervisningsbygg har kun fulltidsstillinger. F24 Personalpolitikk for redusering av sykefravær Bystyret ber byrådet gjennom sin personalpolitikk redusere sykefraværet. Den største andelen av sykefraværet i første halvår 2018 er langtidssykemeldte. Foretaket har foretatt tilretteleggingstiltak for å få sykemeldte tilbake i arbeid, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV. Det jobbes jevnlig med tiltak som kan redusere sykefraværet. Ledere og tillitsvalgte gjennomgår årlig opplæring i oppfølging og nærværsarbeid. IA mål med tiltak og handlingsplaner er etablert og følges. Foretaket tilbyr trening i arbeidstiden og tiltak for å forebygge belastningslidelser med tilbud om fysioterapi i arbeidstiden. Undervisningsbyggs mål for 2018 var 4 %. Resultatet ble 4,6 % Utvidelse av Tøyen skolegård Bystyret ber byrådet sørge for en utvidelse av skolegården på Tøyen skole. Prosjektet som går ut på oppgradering av utomhusanlegg på Tøyen skole er delt opp i tre faser: Fase 1 bestod av strakstiltak i forbindelse med legging av kunstgress i ballbinge, etablering av sittemiljø mellom trær, istandsetting av eksisterende fugleredehuske og rydding av vegetasjon og søppel utenfor rektorbolig. Arbeidet er gjennomført og ble ferdigstilt i desember

67 Fase 2 består av legging av kunstgress på asfaltflate på nedsiden av gjerde, utbedring av basketballbanen, utvidelse av uteareal med hagen til rektorboligen, legging av plasstøpt gummi med fargekombinasjon og maling av husvegg til naboer. Videre er fugleredehusken utbedret og det er etablert diverse paradiser i asfalt. Arbeidet er gjennomført og ble ferdigstilt oktober Fase 3 er avhengig av det som skjer med innlemming av vei. Det er nylig påbegynt reguleringssak i regi av BYM der Cowi er fagkyndig. Reguleringssaken gjelder hovedsakelig stenging av Kolstadgata for å skape et trafikksikkert og trygt miljø som også skal ivareta eksisterende behov ved Tøyen skole. Hvilket reguleringsformål det aktuelle området ender med er ikke avklart. Det er behov for et hensiktsmessig reguleringsformål som dekker tiltenkt sambruk og som tar hensyn til ulike eierforhold og ansvarsforhold videre. Per nå er det uvisst hvilken rolle og grad av involvering som tilfaller Undervisningsbygg, også med tanke på videre drift og ansvar for den aktuelle plassen. Undervisningsbygg avventer videre avklaring og får inntil videre informasjon gjennom tverretatlige møter Utlån og utleie av skolelokaler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner Bystyret ber byrådet legge til rette for at frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner kan leie skolelokaler utenom skoletiden gratis og ubyråkratisk i henhold til forskrift om utlån og utleie av skolelokaler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner. Det er Utdanningsetaten som har hovedansvaret for tilrettelegging og utleie av lokaler til dette formålet. Undervisningsbygg som eier har en påse-plikt. Eier har et krav på seg til å påse at leietakere og brukere følger de sikkerhetskrav som gjelder for byggverket. Sikkerhetskravene er forankret i lov og forskrift. Undervisningsbygg deltar i en tverretatlig arbeidsgruppe som gjelder oppfølging av frivillighetsmeldingen (Bystyrets vedtak av sak 16). Et av frivillighetsmeldingen hovedformål er at kommunale lokaler, uteområder og anlegg skal være tilgjengelige, mer åpne og fylles med frivillig aktivitet. Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet (KIF) har ansvar for å koordinere oppfølging av vedtaket. Et forstudie startet høsten 2017 for å se på utfordringer og muligheter samt skissere rammer for et pilotprosjekt. Forstudiet har identifisert fire anbefalinger for mulige tiltak som skal testes i en pilot: Romkonsulent som skal kartlegge de skolene og rommene som egner seg til utleie i samråd med bl.a. UBF Utlånsadministrator som skal finne muligheter for mer samarbeid på tvers av bydel/skole og frivillighet. Se på løsninger for hvordan denne rollen kan bidra til mindre administrasjon for skolene If utlån Tilsyn som er tilstrekkelig på den enkelte skole. Det skal testes ut forskjellig type tilsyn på forskjellige skoler. Tilsyn skal være i tråd med kravene (lov og forskrift) Klarspråk og kommunikasjon på flere nivåer og plattformer. Det gjelder blant annet praktisk informasjon og informasjon om sikkerhetsregler 69

68 Piloten startet ved skolestart 2018 og skal etter planen vare i 2 år. Foretaket vil få en sentral rolle som bidragsyter i samtlige av de fire tiltakene som skal testes ut. Foretakets erfaringer så langt er at det er ressurskrevende å gjennomgå skolene for å godkjenne de rommene som kan benyttes. Godkjenning av rom er basert på sikkerhet for brukerne basert på flere kriterier og er en konkret vurdering av det enkelte skolebygg. Det oppleves at det stilles spørsmål ved at få rom blir godkjent for bruk. Det er derfor viktig for foretaket å presisere at romgodkjenning er utført i henhold til forskriftene som foretaket er pålagt å følge. Foretaket registrerer også at det ikke er etablert tilsynsvaktordninger som er tilfredsstillende på flere av pilotskolene. Foretaket har gitt tilbakemeldinger til arbeidsgruppen på kriterier og krav til blant annet opplæring av tilsynsvakter. Tilsynsvakten er viktig for å ivareta sikkerheten til brukerne. Dersom sikkerheten til brukerne av bygget ikke ivaretas på en tilfredsstillende måte, kan foretaket i ytterste konsekvens se seg nødt til å stenge bygget for bruk etter skoletid inntil forholdene blir bragt i orden. Foretaket er også bekymret for at skolene forutsettes å bli benyttet til overnatting. Skolene er ikke bygget for å ha overnatting i det omfanget som det legges opp til. Foretaket har derfor rettet en henvendelse til Plan- og bygningsetaten for å be om en uttalelse av lovmessigheten av denne bruken sett opp mot byggesaksforskriften (SAK10) og plan- og bygningsloven. Konkret gjelder dette krav om bruksendring dersom et byggverk skal tas i bruk til noe annet enn det byggverket opprinnelig er godkjent for eller lovlig brukt til. Dette gjelder også for tilrettelegging for annen bruk. Verbalvedtak fra tidligere som fortsatt gjelder F21A/2015 Bekjempelse av skatteunndragelse og arbeidslivskriminalitet Oslo kommune skal bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet gjennom aktiv bruk av anskaffelsesprosessen til å stille tydelige krav til leverandører om overholdelse av skatteregler og innrapporteringsrutiner. Byrådet bes jevnlig orientere bystyrets organer om fremdriften i dette arbeidet. Byrådsavdeling for næring og eierskap forventer at foretaket i ordinær rapportering redegjør for hva som er gjort for å kartlegge risikoområder og iverksatte tiltak. Undervisningsbygg har innarbeidet systemer for godkjenning og kontroll av leverandører og underleverandører som bidrar til å bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet. Oslomodellen er implementert i våre kontraktsmaler og vi har tatt i bruk HMSREG. Aktører fra ulike avdelinger i Undervisningsbygg møtes en gang pr måned i et samhandlingsteam der prosjektavdelingen, eiendomsavdelingen, SHA-rådgivere, juridisk og økonomi foretar overordnede risikovurderinger og sørger for en enhetlig praksis. For å sikre forankring i ledelsen, er arbeidslivskriminalitet/sosial dumping fast oppfølgingspunkt i de ukentlige ledermøtene. 70

69 B1/2010 Utskifting av oljefyranlegg i egne bygg/anlegg Boligbygg Oslo KF, Omsorgsbygg Oslo KF og er ansvarlig for utskiftning av oljefyranleggene i egne bygg/anlegg, og det skal beregnes husleie av investeringskostnadene med fradrag av mva refusjon og støtte fra ENOVA. Byrådet bes i forbindelse med årsberetningene og i forbindelse med de årlige fremleggelsene av budsjettforslagene redegjøre for status knyttet til utskifting av oljefyringsanlegg som benytter fossile drivstoff, herunder fremdrift når det gjelder å skifte ut alle kommunale oljefyrer innen utgangen av 2011 og utskifting av alle private oljefyrer innen Undervisningsbygg har faset ut all bruk av fossilt brensel til oppvarming i samtlige bygg og eiendommer som foretaket forvalter. Grunnlasten ble utfaset i 2011, spiss- og reservelast ble faset ut i løpet av de to påfølgende årene. Vi har også i samarbeid med byggenes eiere fått faset ut bruk av fossilt brensel i tre OPS-skoler. Noen av oljekjelene er ombygget til bruk av biofyringsolje. Disse vil bli faset ut til fordel for helt utslippsfrie løsninger etter hvert som den tekniske levetiden til installasjonene nærmer seg slutten. S17/2010 Nullutslipp og klimanøytral bilpark Ved utskiftning av kommunens bilpark skal det som hovedregel anskaffes tjenestebiler med nullutslippsteknologi eller klimanøytrale drivstofftyper. Dette omfatter alle anskaffelser knyttet til både kjøp og inngåelser av leieavtaler. Foretakets bilpark består av seks elektriske biler og en hybridbil. S21/2010 Rehabilitering idrettsanlegg Byrådet bes i bruken av rehabiliteringsmidler til idrettsanlegg ha særlig fokus på prosjekter som bedrer tilgjengeligheten og sikrer universell utforming. UBF har som målsetting oppgradering av 11 idrettsanlegg i Dette er omtrent halvparten av alle idrettsanlegg foretaket har. Resterende av foretakets idrettsanlegg oppgraderes med hensyn til universell utforming i S40/2008. Universell utforming «Byrådet bes rapportere til bystyret årlig om oppfølging og fremdrift i planene om universell utforming, særlig knyttet til kollektivtrafikk og bygninger. Rapporteringen må skje i forbindelse med virksomhetenes og byrådets årsberetning.» Foretaket gjorde i 2016 en kartlegging for å se hvilke behov de enkelte skolene faktisk har på de forskjellige områdene innenfor universell utforming. Vi er nå godt i gang med å samkjøre resultatene fra kartleggingen med planlagt vedlikehold, rehab-prosjekter osv. Kartleggingen ble foretatt av fagspesialister fra Sweco, Universell Utforming AS og Arkitektpartner. Skolebyggene har behov for ca enkelt-tiltak, med en estimert kostnad på rundt 800 mill. kr. Av dette vil en del tiltak dekkes av allerede planlagt vedlikehold. Noen tiltak vil dekkes av reklamasjoner og noen tiltak dekkes av skolene. Undervisningsbygg søker hvert år om midler fra Oslo kommunes HC-fond til utbedringer ved enkelte skoler. I 2018 har foretaket fått ca 13,6 mill. I tillegg bruker foretaket midler fra disposisjonsfondet til større UU-tiltak. 71

70 7.2 Merknader fra kommunerevisjonen og kontrollutvalget Revisors beretning for konklusjon jfr. Kommunerevisjonens brev av : «Etter vår mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av foretakets finansielle stilling per 31. desember 2017, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge» Oppsummering av regnskapsrevisjonen 2017 brev av : Kommunerevisjonen har ingen forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen til foretaket. Kommunerevisjonen har ikke avdekket vesentlige feil av slikt omfang at det var behov for oversendelse av feilliste. Foretaket har i 2017 vært omfattet av følgende undersøkelser: merverdiavgift skattemelding og innførselsmerverdiavgift og kontraktsoppfølging av samkjøpsavtaler. Det ble ikke avdekket vesentlige svakheter ved foretakets rutiner på disse områdene. Ved årsoppgjørsrevisjonen har Kommunerevisjonen gjennomgått foretakets avstemminger av balansen pr Dette gjaldt avstemming av bank, kunder, leverandører, merverdiavgift, pensjoner og ulike avsetningskontoer for påløpte utgifter og inntekter. Foretaket var à jour med avstemmingene og avsetninger var tilstrekkelig dokumentert. Oppfølging av rapport 02/2016 -Verdibevarende vedlikehold brev av Undervisningsbygg har besvart kommunerevisjonsbrev den foretaket har siden 2016-revisjonen jobbet med forbedringer og prosessen for verdibevarende vedlikehold og har gjennomført tiltak som ble beskrevet i brevet og dokumentert i vedlegg. Forvaltningsrevisjon av informasjonsforvaltning om kommunal eiendom brev av Undervisningsbygg har i e-post oversendt dokumentasjon vedrørende undersøkelse av informasjonsforvaltningen om kommunal eiendom. Undervisningsbygg rapporterer kvartalsvis på status for ledige bygg til Eiendoms - og byfornyelsesetaten (EBY) 72

71 Foretaket skiller på ledige bygg og tomme bygg. Ledige bygg som rapporteres til EBY er vurdert som fristilte fra foretakets side på rapporteringstidspunktet. Det betyr at disse ikke skal benyttes videre til skole og fristilles således til bruk for annen etat eller foretak i kommunen. Tomme bygg er bygg som for en periode ikke er i bruk, men som på sikt skal inn i et av foretakets prosjekter og brukes som skole igjen. Disse vil ikke komme med på lediglisten til EBY. Oppfølgingsundersøkelse etter rapport 7/2016 bruk av konsulenter til ordinære oppgaver brev av Undervisningsbygg har besvart Kommunerevisjonens brev den og meldte om hvilke tiltak har foretaket iverksatt etter behandling av rapport 7/2016. Dokumenter vedrørende tiltak ble oversendt. Gjennomgang av interne kontrollrutiner brev av Foretaket redegjorte i brev av for to forhold Kommunerevisjonen har bedt om tilbakemelding på: 1. Anskaffelsesdokumentasjon 1.1 Godkjennelse av anskaffelsesprotokoll Foretaket kunne ikke fremlegge underskrevet protokoll for en av anskaffelsene. Undervisningsbygg har fulgt opp dette mot aktuelle prosjektleder, seksjonsleder og dokumentasjonssenteret. Det skal her bemerkes at Undervisningsbygg vil innføre et nytt arkivsystem (WebSak+) våren 2019 og at det er et grep for å sikre arkivering på en enklere måte. 1.2 Bokførte utgifter Det gjaldt en endringsmelding som ikke var godkjent i samsvar med foretakets fullmaktsmatrise. Foretaket har tatt opp dette med den aktuelle prosjektleder og har løpende fokus på korrekt fremferd i henhold til fullmaktsmatrisen. 2. Bruk av selvbetjeningsløsning i Agresso HR for kredittkort med bedriftsansvar (Eurocard) Undervisningsbygg gjennomfører løpende kontroll av alle utlegg. Dessverre har vi p.t. ikke skriftlig prosedyre på det. Etter Kommunerevisjonens anbefaling skal foretaket utarbeide prosedyre som sikrer kontroll med hensyn til dobbeltutbetaling. For å redusere risikoen for feilutbetalinger skal det kontrolleres alle utlegg (inkl. kredittkort-transaksjon) mot en rapport fra HR-systemet for å kontrollere at det ikke har blitt krevd tidligere. 73