GRUNNLAGET LEGGES I GYM OG TURN! Side 1 av 6

Transkript

1 ØSTFOLD GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Ekebergveien 101, 1178 OSLO. Telefon: , E-post: Org.nr: Protokoll Møte i Kretsstyret nr. 4/2016 Avholdt i Rakkestadhallen, 1890 Rakkestad, onsdag , kl Tilstede: Kretsstyret Kretsleder Jostein Juul Nestleder Bodil O. Bjørnevik Aas Styremedlem Trond Andersen Styremedlem Monica Egerø Styremedlem Kirsten Lystad (dro tidligere) Varamedlem Christine Høie Adm. Kretskonsulent Kristin Bjerkli Axberg Forfall: Styremedlem Henry Dall Varamedlem Heidi Kristin L. Ringstad Saksliste: KS -sak 24/2016 Innkommet post KS -sak 25/2016 Forbundsting 2016 KS -sak 26/2016 KS -sak 27/2016 KS -sak 28/2016 KS -sak 29/ Kontingentøkning - Lisensøkning - Annet Agenda sommermøte 14. juni Agenda/arbeidsfordeling arbeidshelg Økonomi - Søknad på vegne av TUM - Søknad fra Rygge - Søknad fra TUGH Bedriftskonto DNB, samt signaturrett/prokura i Brønnøysund. KS -sak 30/2016 Eventuelt/ orienteringssaker - Gymnastikkfestivalen 2016, Sarpsborg - Kurs Side 1 av 6

2 KS -sak 11/2016 Innkommet post - Møtet startet med utdeling av hederstegn under Rakkestads sommeravslutning. Christine Høie ble tildelt kretsens fortjenstmedalje i sølv. - Søknad fra Moss ang refusjon av utgifter til to deltakere på dommerkurs turn kvinner, pålydende kr. 2800,- totalt. Godkjent av styret over e-post. - Ikke mottatt referat/tilbakemelding ØIK ang fellesmøtet. Konsulent hører med ØIK. KS -sak 25/2016 Forbundsting 2016 Det ble informert om viktige saker fra forbundstinget: Forbundskontingent Økes til 150 pr. år, pr. medlem. Frustrasjon overfor foreninger som ikke bruker Mysoft på tross av tingvedtak. Lisensøkninger Trenerlisens: Det vedtas en økning til kr. 400,- Konkurranselisens: Det vedtas en økning til kr. 200,- og 500,- for hhv. Nivå 1 og 2. Navneendring til «Utvidet forsikring konkurranseutøvere» vedtas. Forslag om å opprette en engangslisens for gymnaster som kun deltar på noen få breddekonkurranser i året oversendes styret, som vil utarbeide et nytt mer gjennomarbeidet forslag til neste forbundsting. Annet Endringer i NGTFs lov vedtas. Langtidsplan enstemmig vedtatt, med enkelte endringer. Forbundsstyrets forslag vedtas etter ordlydsendring: Forbundet dekker reise og opphold for kretsleder på kretsledermøter og andre felles møter som forbundet innkaller til. Forbundet dekker ikke reise og opphold for kretsleder på forbundsting. Forbundet dekker inntil 4 deltakere i tillegg til kretsleder på et årlig møte med fokus på aktiviteter på forbunds- og kretsnivå. Nyvalgt forbundsstyre presenteres kort for kretsstyret. KS -sak 26/2016 Agenda sommermøte 14. juni Sted: Leder hører med Høysand om muligheter for å arrangere møtet der. Saker: Mulige oppgaver Kommentar/ ev. forarbeid Aktivitetsutvalg Presisere for utvalgene at det er ønskelig at alle deltar. Ber utvalgene sende inn terminlister for 2016/2017, og notat om langtidsplan til styrets forarbeid. Troppsgymnastikk, ev andre utvalg ved behov - Terminlister - Tanker om tilpasninger reglement, arrangementer/konkurranser, bestemmelser for dommere, etc. Bredde - Evaluere gymnastikkfestival - Retningslinjer for breddearrangement - Tanker om ungdomsarrangement/ ungdomstiltak Utdanning - Tanker om aktuelle utdanningstiltak utover trener-/ dommerkurs Først og fremst troppsgymnastikk Ønsker om at det lages maler og oppdateres retningslinjer for bredde til publisering på nett og sosiale medier Vurdere tiltak for unge som erstatter ungdomsfestival. Vurdere ulike tiltak som kan inspirere og øke kompetanse i kretsen

3 Langtidsplan - Innspill til langtidsplan og andre aktuelle saker fra utvalgene som et grunnlag Konsulent sender ut IPD, NGTFs langtidsplan (når den er lagt ut), og ØGTKs gamle langtidsplan Gruppe fra styret lager et utkast til utsending i forkant av arbeidshelg. KS -sak 27/2016 Agenda/arbeidsfordeling arbeidshelg august Sted: Sjekke Makø Leder sjekker ut og får prisoverslag. Alternativt sjekke mulighet for DNT hytter i området. Mulige arbeidsoppgave/r Langtidsplan - Generell del/ utdanning - Bredde - Turn kvinner - Turn menn - Gymhjul - RG - Tropp - Anlegg Tilpasning kretsreglement, kretsarrangementer/konkurranser, egne bestemmelser for dommere/andre ved kretsarrangementer? Ansvar Styret/adm Breddeutvalg TUK TUM TUGH TURG TUTR Anleggskontakt/styret TUTR/styret /adm. Andre utvalg ved behov Oppdatere retningslinjer breddearrangementer Mal for invitasjon, program/kjøreplan, åpningstale, etc. Ungdomstiltak/ -arrangement. Terminliste ØGTK 2016/2017 Representasjon Tanker om neste års søknad på aktivitetsmidler Utdanningstiltak - Kurshelg/ Convention? - Hjelpetrenerkurs, Trener1 og ev. Trener2 - Sikringskurs Trampett og Trampoline - Dommerkurs konkurransegrener Breddeutvalg Styret Breddeutvalg Styret Utvalgene Styret Alle Styret/adm. + utvalg KS -sak 28/2016 Økonomi Generelt

4 Saldo på brukskontoen er pr. idag ,60. Alt som er kjent av utbetalinger er nå gjort. Kurs er ikke fakturert, men gjennomføres snarlig (ca ). Forhåpentligvis vil også Gymfestivalen være litt innbringende. Sarpsborg skal betale for medaljer, men kan også tenkes å søke om støtte. De senere år er det blitt bevilget ,- som støtte til arrangør, noe som stort sett dekker halleie. Alle kundefordringer er innbetalt, med unntak av kr. 1400,- som ventes fra Spydeberg. Usikker på hva dette er betaling for, men antar at dette kan være for et kurs e.l. Styret tar rapporten til etterretning. Søknad på vegne av TUM Toppidrettsutøver søker støtte på generelt grunnlag. Styret må fatte vedtak på vegne av Teknisk utvalg Turn menn da leder er inhabil. Det er i tillegg søkt om støtte til TI utøvere via aktivitetsmidler fra ØIK; foreløpig usikkert. Kretsstyret mener at leder er habil nok til å kunne sette opp en anbefalt sum. Styret oppfordrer TUM-leder til å behandle søsken og ev. andre TI-utøvere likt, og at han sender forslag til godkjenning i kretsstyret. Kretsstyret bevilger normalt 1000,- til støtte ved utøveres deltakelse i ulike internasjonale arrangement, og styret mener at denne summen kan brukes som en «mal» for utdeling av denne type toppidrettsstøtte. Søknad fra Rygge Rygge IL ønsker å ha med egen trener/støttespiller for sine gymnaster til VM i juni og søker om støtte til dette. Totalt kr ,-. Kretsen har også tidligere avslått søknader som støtte til klubbtrenere i internasjonale mesterskap. Søknaden avslås. Søknad fra TUGH Teknisk utvalg Gymhjul søker om støtte på vegne av 5 utøvere som er tatt ut til VM i juni. Antatt egenandel pr gymnast er på ca. kr ,- inkl. reise/opphold. Kretsen har tidligere vedtatt å støtte deltakere i internasjonale konkurranser med kr. 1000,- pr. utøver. Styret ønsker å fortsette med dette, og bevilger kr. 1000,- pr. deltaker, totalt 5000,-. Søknad fra Fredrikshald Søker refusjon av utgifter til en deltaker på dommerkurs turn kvinner, pålydende kr. 1400,-. Kretsen har tidligere vedtatt å dekke deltakeravgift på godkjente dommerkurs. Søknaden godkjennes. KS -sak 29/2016 a) Bedriftskonto DNB Tidligere kasserer bistår med opprettelse av bedriftskonto. Konsulent fyller ut bedriftskundeprofil.

5 Antatt behov for navn, adresse, og personnummer på disponenter. Dersom alle har BankID kan dette brukes for tilgang, dermed ikke behov for personlig oppmøte i filial. Behandlingstid ca. 2 dager. Gamle konti må sies opp etter hvert, og penger overføres til de nye konti. Styret må ta stilling til: Administrator på bedriftsabonnementet (gi tilgang/ opprette nye konti) Disposisjonsrett på konti (kasserer og kretsleder, ev konsulent, kan endres i ettertid) Behov for ulike konti (f.eks. sparekonto og brukskonto) - Utvalgskonti (mulig aktuelt for TUK, kan ev opprettes i ettertid) - Skattetrekkskonto om kretsen ønsker å opprette egen lønnsklient Både endring i disposisjonsrett og å opprettelse av nye konti kan gjøres i ettertid. Styret vedtar opprettelse av brukerkonto, sparekonto og skattetrekkskonto. Administratorrollen legges til Kretskonsulent. Hovedbruker blir kasserer i styret, sammen med leder og konsulent som brukere med disposisjonsrett. Utvalgskonto opprettes senere ved behov. KS -sak 29/2016 b) Signaturrett/prokura i Brønnøysund Av praktiske årsaker ønsker styret å tildele prokura og ev. signaturrett i Brønnøysund. Kretsstyret består av frivillige tillitsvalgte fra hele Østfold. Det har derfor, både for tidligere og nåværende styre vist seg vanskelig å få samlet hele styret. Kretsens administrasjon har i tillegg kontor i Oslo, noe som er utfordrende i situasjoner hvor signatur er påkrevd. Det er usikkert om det faktisk er nødvendig å tildele signaturrett i forbindelse med opprettelse av bedriftskonto. Det har tidligere blitt anbefalt kretsen å legge inn en generell kommentar i Brønnøysund om at kretsstyret kan gi fullmakt til hvem som kan disponere kretsens ulike konti. Styret tildeler følgende prokura for Østfold Gymnastikk- og Turnkrets: Styrets leder alene og Daglig leder alene. Kretsstyret kan gi fullmakt til disponenter for kretsens ulike konti. Styret tildeler følgende signaturrett for organisasjonen: Styreleder og nestleder hver for seg. KS -sak 30/2016 Eventuelt/ orienteringssaker Gymnastikkfestivalen 2016, Sarpsborg Det er påmeldt ca. 145 deltakere som skal ha stevnemedaljer. Fanebæring/marsjering og åpning av festivalen? - Leder sjekker med arrangør ang aktuelle tidspunkt. Et styremedlem kommer, et styremedlem stiller som trener med en tropp. Styreleder kan kun på lørdag. Kurs Det er sendt forespørsel om tidspunkter for kurs både for høst 2016 og vår Idrettsregistreringen Snart i boks. Fortsatt noen lag som ikke har fått oppdatert alt enda. Det har vært mye feil, men nå nærmer det seg. Siste uke det er åpent denne uka, så følger opp de siste nå.

6 Østfold Idrettskretsting Representasjon og fullmaktsskjema Idrettskretsting 9.6, kl. 17:30, på Quality Hotel Sarpsborg. Leder og nestleder representerer kretsen. Konsulent sender inn fullmaktsskjema til ØIK og eventuelt tingpapirer til kretsens representanter. Møtet ble hevet kl. 22:00 Ref. Kristin Bjerkli Axberg, kretskonsulent ØGTK Jostein Juul, Kretsleder Bodil O. Bjørnevik Aas, Nestleder Trond Andersen, Styremedlem Monica Egerø, Styremedlem Kirsten Lystad, Styremedlem Christine Høie, Varamedlem