GRUNNLAGET LEGGES I GYM OG TURN!

Transkript

1 ØSTFOLD GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Ekebergveien 101, 1178 OSLO. Telefon: , E-post: Org.nr: Referat Møte i Kretsstyret nr. 9/2016 Avholdes på Sannesundsveien skole, Sarpsborg, , fra kl ca. 19:30 Middag på Festiviteten, Sarpsborg fra kl Tilstede: Kretsstyret Kretsleder Jostein Juul Nestleder Bodil O. Bjørnevik Aas Styremedlem Trond Andersen Styremedlem Monica Egerø Varamedlem Christine Høie Adm. Kretskonsulent Kristin Bjerkli Axberg Forfall: Styremedlem Kirsten Lystad Styremedlem Henry Dall Varamedlem Heidi Kristin L. Ringstad Saksliste: Orienteringssak Besøk Sarpsborg Turnforening KS -sak 53/2016 KS -sak 54/2016 KS -sak 55/2016 KS -sak 56/2016 KS- sak 57/2016 Økonomi Aktivitetsrapport Ansvarsområder i styret Retningslinjer for tillitsvalgte i ØGTK Avklaring kretsting Eventuelt - Kurs 1

2 Orienteringssak Klubbesøk Sarpsborg Turnforening Presentasjon av klubben - Hva er de gode på, hvilke målgrupper jobber de for - Status hall/anlegg - Hva trenger de mer hjelp/ input på - Hvilke behov har de, har de noen ønsker eller forventninger til kretsens arbeid? Borge er usikre på om de klarer å overleve. De gjennomfører Gymnastikkfestivalen, mai, Sarpsborg bidrar med aktivitetene Trenere får forespørsel om jobb fra Nedre Glomma Turn, og føler anerkjennelse. Man er i utgangspunktet. Troppsgymnastikk: Dommerkurs Turn menn: trenger Dommere. Torgeir fortsetter. Gymnastikkfestivalen: får Østfolds-deltakere. KS -sak 50/2016 Økonomi Orientering status, pr Kretsens inntekter: foreløpig ,05. Innbetalte medlemskontingenter fra Skiptvet, Rygge, Moss, Rakkestad, Fredrikshald, Askim og Skjeberg. Bedriftskonto/ utvalgskonti Endringsmelding til Brønnøysund på kretsens forretningsadresse (Ekebergveien 101, 1178 Oslo) er levert og signert. Bedriftsabonnement i DNB er opprettet, sammen med Vipps og Mastercard. Kretskonsulent administrerer bedriftskonto, kretsleder og kasserer er i prosess med å legitimere seg i banken. Brev for å avslutte gamle konti er sendt DNB ASA, pr Debetkort er også mottatt, men skal med tanke på underslagsforsikring ikke brukes. Kortet vil for sikkerhets skyld bli klippet. Konto Turn kvinner: Prosessen med å avslutte konto er igangsatt og gjennomføres forhåpentligvis før året er omme. Det er TUK kasserer som må avslutte kontoen. Styret bør nå diskutere hvordan man fremover skal organisere midler for utvalgene/konkurransegrenene. Det er greit for utvalgene å ha en fast sum å gå ut fra (normalt ,-), enten de disponerer egen underkonto, eller om de fortløpende kan søke om midler inntil fastsatt sum til «faste aktiviteter», og eventuelt ekstraordinære søknader i tillegg. Vedtak: KS -sak 54/2016 Aktivitetsrapport Østfold idrettskrets skal ha aktivitetsrapport ved tildelte midler. Utvalgene er bedt om å sende inn en kort rapport. Litt kort varsel, men rapporten skal være kort og er tilnærmet ferdig, se vedlegg 1. 2

3 Vedtak: KS -sak 55/2016 Ansvarsområder i styret Fortsettes fra forrige styremøte, grunnet få fremmøtte. Jostein, Bodil og Trond har satt seg opp på mulige tema. Forslag til ansvarsområder i kretsstyret (ØGTK) (se vedlegg 2 for beskrivelse): Utstyr/ anlegg Trenerutvikling/ kurs Arrangementsutvikling Aktivitetskonsepter/ bredde Konkurranseidrett Klubbutvikling Økonomi Jostein Christine (1) Christine Heidi Kristin (1) Kirsten (1) Jostein Bodil Bodil Bodil (1) Monica (1) Trond (1) Bodil Vedtak: KS -sak 56/2016 Retningslinjer for tillitsvalgte i ØGTK Det er ønskelig at styret utarbeider retningslinjer for tillitsvalgte hvor det står nedskrevet rolleavklaringer mellom krets/utvalg og innad i styre/utvalg, mandat til utvalgene, sammen med retningslinjer for de ulike utvalgene (trener-/dommerhonorarer, og andre bestemmelser ift konkurranser/samlinger, resultatlister, tentativt budsjett for utvalgspenger, e.l.). Det er også ønskelig at det settes faste frister for utvalgene mtp innsending av terminlister (tidlig jan og tidlig aug), aktivitetsrapport (nov) og årsrapporter (des/jan), ev. annet. Vedtak: Monica ser på tillitsvalgte rapporten generell struktur. Konsulent ser på forsida og bytter ut loven. Andre styremedlemmer tenker gjennom hvilke oppgaver som man kan tenk e seg å sette seg inn i. KS -sak 57/2016 Avklaring kretsting 2017 Styret må bestemme seg for om kretstinget avholdes på Laholmen Hotel eller Fredriksten Festning. Forslag om kort presentasjon av foreningene på tinget. Forslag til foredrag/underholdning: Erik Søby, Dag Otto Lauritsen, Harald Rønneberg. Kurte, skape miljø i klubb. Hva syns du a? - Kosthold/ kroppspress. Sosiale medier/ nettvett. Engasjere ungdom (ikke ØIK). - Sjekke med Torill ang Lars Kolsrud. - Christine Koht. Guidet tur? Invitere fadder. Vedtak: Fredriksten Festning, Halden får beskjed om at vi ønsker å være der. Gi Laholmen beskjed. 3

4 Eventuelt Utdanning: - Hjelpetrenerkurs Gjennomført 20. november i Halden. 9 påmeldte, 8 deltok (1 måtte melde avbud grunnet deltakelse i Norgesfinalen samme helg). - Sikringskurs 1 Trampett Gjennomført november, i Nedre Glomma. 16 påmeldt, 1 avmeldt. Foreløpig gode tilbakemeldinger. Vår 2017: Trener1 kurs i NGT + Sikringskurs1 Trampett (Rakkestad) er fastsatt, inkl. lokaler (må dobbeltsjekkes) og kurslærer. Grunnet ny løsning for registrering av og påmelding til kurs, vil kretsene våren 17 være nødt til å ta inn og registrere kursene manuelt. Høst 2017: Trener1 utredes i Askim. Neste styremøte blir onsdag 11.01/ torsdag kl Vi prøver oss denne gang i Moss. 14. februar Frist kretsting 15./16. februar Fredrikstad 3. mars Kretsting Halden Ref. Kristin B. Axberg, Kretskonsulent ØGTK 4

5 Vedlegg 1 Aktivitetsrapport 2016 Viser til tildelingsbrev for grunn- og aktivitetsstøtte for 2016, datert 14. september Østfold Gymnastikk- og Turnkrets (ØGTK) har gjennomført følgende aktiviteter i 2016: 1. Deltakelse allaktivitetsdager Nedre Glomma Turnforening har stilt på Allaktivitetsdagene for ØGTK. Tildelte midler har gått til direkte til forening. 2. Ungdomstiltak ØGTK finner det utfordrende å motivere ungdom til å engasjere seg i aktiviteter og verv utenfor klubb. Kretsen har derfor prioritert å jobbe med å utvikle de arrangementene vi allerede har med tanke på ungdom, samt å motivere ungdom til utdanning og til verv i idrettskretsen. Vi håper å få i gang ungdomsforum/ samling igjen i Utdanning: Kretsen gjennomfører årlig flere utdanningstiltak, og har et ønske om å gjennomføre mye mer. Det er stor etterspørsel etter grunnleggende trenerkurs, og et stort behov for dommerkurs fra klubbenes side. Dessverre ser vi likevel at klubbene i mange tilfeller kommer til kort når de skal motivere ungdommene. Hjelpetrenerkurs ØGTK har arrangert 2 hjelpetrenerkurs, og har dermed utdannet totalt 35 hjelpetrenere, hvorav 9 er subsidiert av kretsen. Det er stor variasjon i deltakelse på kursene. Kurs i januar hadde 27 deltakere, mens siste i november hadde 8 deltakere. Klubbene sliter med å skaffe trenere, og kretsen valgte derfor å sette opp kurset, selv med et lite underskudd. Trener 1 kurs Kretsen har arrangert et Trener 1 kurs, og fikk dermed totalt 17 nyutdannede trenere på Trener 1 nivå. Kurset gikk så vidt med et lite overskudd. Det har dessverre ikke vært mulig å få satt opp Trener 1 kurs i høst. Oppslutningen på høstkurs har tradisjonelt vært laber, og det var utfordrende å skaffe lokaler og kurslærer. Arbeidet med å få satt opp kurs i indre Østfold videreføres i SALTO-uke og aktivitetsdag Nedre Glomma Turn har for andre år på rad arrangert en vellykket SALTO-uke i samarbeid med Norges Gymnastikk- og Turnforbund. Kretsen har også gitt støtte til Fredrikshalds turnforening som gjennomfører årlig aktivitetsdag for barn og ungdom i november, med aktiviteter som lek, bading, kampsport, orientering, pølsefest og filmkveld. Kretsen bevilget kr 5000,- i aktivitetsstøtte til «mobil gymsal». 5

6 3. Aktivitetstiltak Utvalgene Turn kvinner og Turn menn Utvalget Turn kvinner har arrangert flere treningssamlinger og kretskonkurranser åpne for alle kretsens utøvere. Kretsen dekker leie av hall og trenerkostnader. Utvalg Turn menn har ikke satt opp egne samlinger i år. Klubbene har utøvere med svært ulike forutsetninger. Klubber med utøvere på et lavere nivå samarbeider for kompetanseoverføring og erfaringsutveksling, men har ellers få muligheter til å stille i konkurranser og samlinger på relevant nivå. Norgesfinalen Norgesfinalen er en nasjonal lagkonkurranse for kretslag, med kvalifisering til individuelle finaler. Kretsen klarte ikke stille fullt guttelag, men sendte to utøvere, trener og dommer til konkurransen. Tre jentelag fra tre ulike klubber deltok også, samt dommer og to trenere. Kretsen ser det som positivt at utøverne får muligheten til å knytte vennskap på tvers og skaffe seg erfaring fra større konkurranser. Kostnader for kretsen inkluderer hotellovernatting, bespisning og hyggekveld for utøvere, trenere og dommere, samt honorar for trenere og dommere, totalt sett i underkant av ,-, ekskl. honorarer og reiseutgifter. Utvalg Troppsgymnastikk Utvalget har fokusert på å skape samarbeid mellom klubbene i kretsen, og få satt opp konkurranser. Det ser ut til at rekruttering til troppsgymnastikk fortsatt er økende, men dommerbehovet er kritisk; en kretskonkurranse som ble forsøkt satt opp i høst, måtte gjennomføres som oppvisning uten dommere. Utvalg Rytmisk gymnastikk Utvalget har arrangert treningssamling innenfor rytmisk gymnastikk, åpen for alle utøvere i kretsen, med nasjonal/ internasjonal instruktør. Utvalg Gymhjul Utvalget arrangerer gratis romjulssamling innenfor gymhjul, åpen for alle utøvere med internasjonale instruktører/trenere. Kostnadsramme 16200,- inkludert reise, overnatting, diett og lønn til trenere, samt leie av hall. Forbundets tekniske komité gymhjul ble i år nedlagt, og det bevilges ikke administrative ressurser til grenen. Det er opprettet et arbeidsutvalg for rekrutteringsarbeid. Kretsen vil vurdere støtte til grenen skal foregå fremover. Det er få utøvere innen gymhjul totalt sett, så rekruttering er viktig for at grenen skal overleve, men Østfold er også den kretsen med flest utøvere som konkurrerer på internasjonalt nivå, og stort sett på egenfinans. Toppidrett Kretsen har, etter søknad, bevilget penger til kretsens utøvere som har deltatt internasjonalt i tre ulike konkurranser, deriblant VM i Gymhjul i USA, hvor 5 jenter fra Rygge Ils turngruppe og Spydeberg Turnforening i år ble tatt ut. Det er også bevilget penger i samme størrelsesorden etter søknad til utøvere fra andre grener, blant annet fra turn menn, som satser på egenfinans. Utøverne bevilges kr. 1000,- pr. pers. pr. konkurranse. 6

7 Dommerkurs Det er ikke satt opp dommerkurs i år. Nye forbundsdommerkurs settes opp i 4 av 5 grener i januar 2017, og kretsen har ventet med å trappe opp arbeidet med å rekruttere dommere i kretsen til Først og fremst trengs det dommere i troppsgymnastikk, hvor kretsen pr. dags dato ikke har noen dommere. Turn menn har også svært få dommere. 5. Deltakerstøtte Arbeidshelg for kretsstyret i Østfold Gymnastikk- og Turnkrets ble gjennomført over en helg på Makø. Det var dessverre lavt oppmøte, og kun totalt 4 tillitsvalgte, samt kretskonsulent, stilte for planlegging og evaluering av kretsens aktiviteter, utarbeidelse av langtidsplan, m.m. Totalkostnad ble 6981,- som inkluderte overnatting for 3 personer, bevertning for 5 personer. ØGTK søkte ikke om støtte til egne kompetansetiltak (pkt. 4) i regi av ØIK, eller prosjektstøtte (pkt. 6) for PÅ VEGNE AV ØSTFOLD GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Axberg, Kristin, Kretskonsulent 7

8 Vedlegg 2 Forslag til ansvarsområder/arbeidsoppgaver i kretsstyret (ØGTK) etter målområder i langtidsplan: Utstyr og anlegg - Kontakt mellom forbundskomiteer, utvalg, klubber, idrettskrets/ik-utvalg - Bygge nettverk, skaffe/distribuere markedsføringsmateriell - Liste over kontaktpersoner (kommuner/idrettsråd, idrettskrets, forbund etc.) - Utarbeide mal/tips for metoder ved endring/oppføring av anlegg - Kompetanseheving (Anleggskonferanse, rekruttering av kandidater, foredrag ting) Arrangementsutvikling - Kurs rettet mot arrangementer (eks. dommer-/ sekretariatskurs for frivillige) - Påmeldingssystem, resultatservice; samle inn resultatlister - Årshjul arrangementer (sammen med konkurranseidrett) - Kontakt for ulike kretsarrangementer - utarbeide retningslinjer, etc. o Gymnastikkfestival, kretskonkurranser/km, Kretsting, Nettverkssamling unge trenere, e.l. Andre arrangementer. Trenerutvikling (utdanning/kurs) - Lage krets-trenerpool, kontakter kurslokaler/haller - Idékurs, convention/seminar, e.l. - Kurs andre aktiviteter (parkour, tricking, freestyle, etc.) - Årshjul utdanning; oversikt trenerkurs, dommerkurs Aktivitetskonsepter (bredde) - Utvikling og markedsføring av aktivitetskonseptene ut i lagene - Kontakt for GymX / voksenmosjon (markedsføre i lagene) - Kontakt med lagene, informere og bistå ift materiell. Konkurranseidrett (toppidrett) - Kontakt med konk.utvalgene TUK/TUM/TUGH/TUTR/TURG, Fellesmøter utvalg - Terminlister, årshjul arrangementer (sammen med arrangementsutvikling) - Rekruttering Turn menn og Gymhjul Klubbutvikling - Markedsføre klubbutviklingsmuligheter ut i lagene - Kontakt med idrettskrets og forbund mtp klubbutvikling - Bistå klubber og kretsstyret med kompetanseheving ift ledelse og styrearbeid, etc. - Lagledermøter Økonomi - Kasserer og bankkontosjef: o Fakturering, kontering, attestering, økonomiorganisering og sist, men ikke minst; innkreving 8