Referat Generalforsamling. Høst Dato: 23. oktober 2012 Sted: Festningen Tid: 17.00

Transkript

1 Referat Generalforsamling Høst 2012 Dato: 23. oktober 2012 Sted: Festningen Tid: 17.00

2 Forord Da var det tid for høstens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt til 6. oktober. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Markedsansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: IT og kommunikasjonsansvarlig: KVK: NLD: Valgkomité: Valgkomité: Leder Studentaksjonen: Idrettsansvarlig: Asle Bruce Mollestad Thea Elise Klingvall Tonje Bjoraa Joar Langeland Rebecca Trollsås Pia Tellefsen Elisabeth Moen Simen Ravndal Bjørn Emil Arctander Silje Damman Marthe Markseth Fredrik Killerud

3 Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling. 8 Sak4: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 5: Redegjørelse fra styret 8 Sak 6: Behandling og godkjenning av revidert regnskap for siste periode 15 Sak 7: Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende periode 15 Sak 8: Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle 15 manglende verv Sak 9: Behandling/ Godkjenning av vedtekter for Agora Aksjeklubb 15 Sak 10:Behandling/ Godkjenning av vedtektsendringer foretatt av Styringsgruppen 16 Sak 11: Eventuelt 16 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat GF V12 16 Vedlegg 2 Resultatregnskap vår12 18 Vedlegg 3 Budsjett høst12 19 Vedlegg 4 Vedtekter Agora Aksjeklubb 20 Vedlegg 5 Vedtektsendringer foretatt av Styringsgruppen 20

4 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning.

5 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 4-2 Høstens Generalforsamling

6 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti prosent av medlemmene ønsker det.

7 4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og

8 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. GODKJENT Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Asle Bruce Mollestad er ordstyrer OK Pia Tellefsen er referent OK Godkjenning av tellekorps OK FREDRIK KILLERUD OG JOAR LANGELAND VELGES SOM TELLEKORPS (Informeres også om feil i regnskap) Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen vår Vedlegg nr. 2. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling vår GODKJENT Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 11. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen INGEN SAKER MELDT OPP TIL EVENTUELT

9 Sak 5 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Styret og ledeslen i BIS Kristiansand har skrevet sin beretning. Hvert enkelt verv informerer. Leders statusrapport, ved Asle Bruce Mollestad: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Som leder har man et veldig variert arbeidsområde, men i hovedsak er min oppgave å få medlemmene i styret til å arbeide for å ivareta studentenes interesser, og dette ved at de jobber sammen for å nå disse målene. Jeg skal ikke bare påse at medlemmene gjør den jobben de har ansvar for, men også motivere og være en støttespiller for styremedlemmene. I år har vi i BIS Kristiansand hatt fokus på synlighet og profilering av BIS ovenfor studentene. Vi ønsker at studentene skal vite at BIS har tilbud de kan benytte seg av, og at terskelen for å ta kontakt med oss skal være lavest mulig. En annen grunn til at vi har arbeidet mot dette er fordi vi ønsker at flere skal engasjere seg i BIS, både i undergrupper, gjennom deltagelse på arrangementer, og selvfølgelig sørge for gode søkertall til neste års styre og ledelse. Mine arbeidsoppgaver til nå som leder for BIS Kristiansand har vært en del organisatorisk arbeid, samt å ha oversikt over det styret og ledelsen til enhver tid jobber med for å kunne fungere som er sparringspartner og støttespiller der det måtte være behov. Ellers har jeg sammen med resten av styret i BIS Kristiansand og styrene fra de andre lokalavdelingene samt sentralledelsen vært på Nasjonalt Styreforum, som i år ble avholdt i Bergen. Dette er en helg hvor fokuset er på opplæring og samhold. Har vært med på opprettelsen av et Studentråd i samarbeid med Kristiansand Kommune, som skal bestå av 2 studenter fra BI, 2 studenter fra Mediehøgskolen, 2 studenter fra Ansgar Teologisk Høgskole og 3 studenter fra Universitetet i Agder. Noen mål vi har satt oss i BIS Kristiansand i år er som nevnt over å øke synligheten blant studentmassen. Virkemidler for å få til dette er blant annet faste kontortider og dager hvor styret og ledelsen går med BIS-genser. Vi vil også legge til rette for bedre relasjoner mellom studenter og næringslivet, hvor vi i stor grad vil bruke samarbeidspartnerne våre. Her har vi allerede hatt Kick Off med presentasjon av samarbeidspartnere, og kommer til å jobbe med lignende arrangementer gjennom skoleåret. Vi vil gjerne ha et bredere aktivitetstilbud enn det har vært tidligere, med ekstra stort fokus på idrett. Jeg håper dere er fornøyd med jobben BIS har gjort til nå, og at dere ikke nøler med å hjelpe oss til å bli en bedre organisasjon ved å både rose og kritisere oss:) Med vennlig hilsen Asle Bruce Mollestad Leder BIS Kristiansand 12/13 leder.kristiansand@bis.no INGEN SPØRSMÅL (OK)

10 Økonomiansvarlig sin statusrapport, ved Thea Elise Klingvall: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Jeg har bilagsført Mai, juni og August. Ingen økonomisk aktivitet i Juli. Satt opp resultat og noter til resultatet for våren Satt opp resultat for fadderuken. Hatt individuelle samtaler med hvert enkelt verv i styret. Formidlet vår økonomisk situasjon og kartlagt inntekter og utgifter for høsten I samarbeid med KVK har vi sett på kostnadene fra våren 2012, og kartlagt hva som vi kan gjøre forandringer på. Jeg har etablert Agora aksjeklubb, hatt første møtet og hatt påmeldingsrunde. Satt vedtekter for aksjeklubben i samarbeid med KVK. Søkt til LNU og Sørbok Kulturfond om midler til aksjeklubben, som skal gå til en foredragsholder, har også vært i kontakt med et par interessante foredragsholdere. Etablert styringsgruppe for aksjeklubben, og hatt to møter. Fakturert samarbeidspartnerne våre. Gjennomført intern evaluering. Vært på NSF i Bergen å fått mye god erfaring. Med vennlig hilsen Thea Elise Klingvall Økonomiansvarlig BIS Kristiansand 12/13 okonomi.kristiansand@bis.no VISER TIL BUDSJETT Fagansvarlig sin statusrapport, ved Rebecca Trollsås: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden tiltredelse i vervet. - Deltatt på fagseminar i Bergen 06 september - Deltatt på NSF i Bergen september - Vurdert alle kursevalueringer og sendt dette videre til fagansvarlig sentralt - Skriver ukesmail til de andre fagansvarlige i BIS - Gjennomført valg av klassekontakter i hver klasse - Gjennomført opplæring og presentasjonskurs for klassekontakter - Samlet inn alle formative evalueringer og sendt dette videre til programansvarlig - Sendt søknad om støtte til LNU og Sørbok Kulturfond - Planlegging av temakveld - Deltatt på Studentpanel i Oslo, med én representant til fra BI Kristiansand

11 - Håndtert klager fra studentene - Planlagt møte mellom administrasjonen i Kristiansand og fagansvarlig i sentralstyret Med vennlig hilsen Rebecca Trollsås Fagansvarlig BIS Kristiansand 12/13 fag.kristiansand@bis.no INGEN SPØRSMÅL (OK) Markedsansvarlig sin statusrapport, ved Tonje Bjoraa: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden tiltredelse i vervet. - Skaffet sponsor til fadder t-skjortene - Arrangert, fått sponset mat og drikke til KICK OFF Fått inn stand støtte til BIS, Memira - 24 september - Ny samarbeidspartner, Sjapper, som gir markedsstøtte til BIS og gode tilbud til BI studentene - Vært med å arrangert quiz, med en av våre samarbeidspartnere GET - Var i Trondheim på BISNISS, sammen med andre BIS`ere der vi hadde presentasjonsteknikker og fikk møte erfarne næringslivledere - Utført spørreundersøkelse der vi ser etter hva studentene ved BI Kristiansand ønsker av nye samarbeidspartnere og jobbe mot det fremover. Med vennlig hilsen Tonje Bjoraa Markedsansvarlig BIS Kristiansand 12/13 marked.kristiansand@bis.no INGEN SPØRSMÅL (OK) Kommunikasjonsansvarlig sin statusrapport, ved Pia Tellefsen: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden tiltredelse i vervet. Laget to utgaver av Flaskeposten Plakater til undergrupper og diverse arrangementer på skolen Tatt bilder på Kick-off og diverse andre arrangementer. Laget albumer til Facebook siden. Rediger hjemmesiden

12 Tatt bilder av alle I styret Fått orden på referater og lagt disse ut på hjemmesiden Jobbet med SA Hatt samtaler med SA teamet Deltatt på NSF Jobbet med å få frem Bis-Julius Hjalp til med arrangering av fadderuken Fått med meg en grafisk ansvarli Blitt mer aktiv på Twitter og jobber med det enda Tatt i bruk instagram og fått bildene våre ut der. #bis Kristiansand) Med vennlig hilsen Pia Tellefsen Kommunikasjonsansvarlig BIS Kristiansand 12/13 kommun ikasjon.kristiansand@bis.no 1 Spørsmål ang instagram. Dette jobbes med. (OK) Sosialtansvarlig sin statusrapport, ved Joar Langeland: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Kjekt og se at det har det har begynt rekordmange studenter på BI Kristiansand i år. Dette gjenspeiler seg i antall deltagere på våre arrangement så langt dette semesteret Siden Mars 2012 har jeg gjort følgende i korte trekk: -Skoleball 24 Mars -BI Alumni samling i samarbeid med BI administrasjonen. -Gjennomført sommeravslutning -Satt fadder-uke komitè -Overlapping tur med BIS Kristiansand -Planlagt fadderuken gjennom hele sommeren, -Gjennomført fadderuken 2012, er fornøyd med resultatet. -NSF med de forskjellige BI avdelingene. Et sted for inspirasjon og samarbeid. -Arrangert beerfest 27 September. Aldri opplevd så stort oppmøte på et skolearrangement i min tid i BIS. Med vennlig hilsen Joar Langeland Sosialt ansvarlig BIS Kristiansand 12/13 sosial.kristiansand@bis.no INGEN SPØRSMÅL (OK)

13 KVK sin statusrapport, ved Elisabeth Moen: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Min oppgave som KVK er å kontrollere og overvåke alt arbeidet styret gjør. Dette blir gjort etter retningslinjer og vedtekter som er satt av Generalforsamlingen og Landsmøtet. I tillegg skal KVK kvalitetssikre alle valgprosesser. KVK har deltatt på intervjuer til undergruppene til både NLD og Sosialt. KVK har også jobbet med vedtektsendringer som blir presentert på generalforsamlingen. Det er også god kommunikasjon mellom KVK ene på de ulike skolene. KVK har ikke funnet noe kritikkverdig ved økonomiansvarlig sitt arbeid. Styret i BIS Kristiansand har til nå handlet i tråd med det som er nedsatt i vedtektene. Med vennlig hilsen Elisabeth Moen Kontroll- og vedtektskomité BIS Kristiansand 12/13 kvk.kristiansand@bis.no INGEN SPØRSMÅL (OK) NLD sin statusrapport, ved Simen Ravndal: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden tiltredelse i vervet. Kontaktet bedrifter og samarbeidspartnere til konferansen. Møter med potensielle og gamle samarbeidspartnere Stillings-utlysning Intervjuer og satt styret sammen med vk Styremøter med undergruppen Deltatt på NSF og BISNISS Booket Kilden 10. April Hjulpet sosialt-ansvarlig med fadderuke Satt budsjett og regnskap sammen med økonomiansvarlig i NLD Vi er enda i startfasen av næringslivs-dagen, men er godt igang med å skaffe sponsorer og dyktige foredragsholdere. Det har vært noen spennende måneder etter at jeg overtok vervet. Ser frem til å fortsette samarbeidet med styret frem mot konferansen. Gled dere! Med vennlig hilsen Simen Ravndal NLD-ansvarlig BIS Kristiansand 12/13 nld.kristiansand@bis.no INGEN SPØRSMÅL (OK) DATO SATT: 10 APRIL

14 Beretning fra øvrige i ledelsen: Idrettsansvarlig sin statusrapport, ved Fredrik Killerud: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg ved å velge meg inn i ledelsen til BIS Kristiansand. Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden tiltredelse i vervet. Planlagt fadderuke med sosialansvarlig Arrangert aktivitetsdag i fadderuken. (Volleyball onsdag 22. Oktober) Fått avtale med Spicheren om 2 gratis uker med trening i skoletartukene. Treningstid i Spicherens gymsal tirsdager kl til (Avlyst etter 3 uker, grunnet dårlig oppmøte) BISmile hver onsdag kl Arrangert beerpongturnering (32 lag) Søkt om midler fra Sørbok og LNU til diverse utstyr Meldt på fotballag til Bedriftserien Begynt med ukentlige fotballtreninger Planlagt og gjennomført fotballkamp mot UIA Planlagt og arrangert Quiz på Bakgården Med vennlig hilsen Fredrik Killerud Idrettsansvarlig BIS Kristiansand 12/13 idrett.kristiansand@bis.no OK Valgkomiteen sin statusrapport, ved Bjørn Emil Arctander og Silje Damman: Først og fremst vil vi benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste oss på vårens generalforsamling. Her er en oversikt over hva vi har gjort siden tiltredelse i vervet. - Fadderuke - Promotert generelt for undergrupper - NSF - Hatt intervjurunder med NLD - Stand for sosialkomiteen - Hatt intervjurunder med sosialkomiteen - Stand for Studentaksjonen - Arrangert Quiz - Vært med å arrangere diverse arrangementer - Skrevet innlegg i flaskeposten

15 Med vennlig hilsen Bjørn Emil Arctander og Silje Damman Valgkomiteé BIS Kristiansand 12/13 OK Studentaksjonen sin statusrapport, ved Marthe Markseth: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg ved å velge meg inn i ledelsen til BIS Kristiansand. Jeg har brukt endel tid denne høsten på å sette meg inn i og planlegge studentaksjonen, men det er fortsatt mange brikker som skal på plass. Vi har nå fått bekreftet at Redd Barna er vår samarbeidspartner i år også, men årets prosjekt er enda ikke klart. Jeg har satt som mål for årets aksjon. Dette er en stor økning fra fjoråret, men jeg har troen på at vi kan klare det. Jeg har hatt veldig mye kontakt med kommunikasjonsansvarlig Pia Tellefsen, og vi har hatt endel samtaler rundt hva vi kan gjøre for å løfte årets aksjon til nye høyder. Jeg har brukt tid den siste måneden på å promotere studentaksjonen, for å få studenter til å bli med i undergruppe. Jeg har vært i klasserom for å snakke om hva aksjonen innebærer. Jeg har også fått god hjelp fra klassekontaktene. Søknadsfristen for dette er fredag , og per i dag, , har jeg fått 2 søknader. Jeg håper å få satt en undergruppe i løpet av uke 42, så vi får satt igang med planlegging og starte aksjonen så fort som mulig. Jeg har også søkt om finansiell støtte fra LNU, som vil gå til matservering og kanskje premier til liveoverføringen. Foreløpig ser det ut som om liveoverføringen vil bli rett over påske. Jeg har brukt facebooksiden til studentaksjonen endel allerede i år, og denne vil bli brukt enda flittigere fremover. Med vennlig hilsen Marthe Markseth Leder Studentaksjonen BIS Kristiansand 12/13 aksjon.kristiansand@bis.no OK Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for våren Vedlegg nr. 3. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for våren THEA PRESENTERER REGNSKAPET

16 Godkjent med forbehold om endringer. (se vedlegg) Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høsten Vedlegg nr. 4. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høsten OK Sak 8 Behandling/ Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv Forslagsstiller: Styret BIS Kristiansand Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse til å konstituere eventuelle manglende verv. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å konstituere eventuelle manglende verv. GODKJENT Sak 9 Behandling/ Godkjenning av vedtekter for Agora Aksjeklubb Forslagsstiller: KVK Kristiansand Bakgrunn: Det er opprettet vedtekter for den nystartede aksjeklubben Agora Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner vedtektene som blir lagt fram. (Se vedlegg) GODKJENT Sak 10 Behandling/ Godkjenning av vedtektsendringer foretatt av Styringsgruppen Forslagsstiller: KVK Kristiansand orienterer på vegne av KVK Sentralt Bakgrunn: Ved Styringsgruppemøte som ble avholdt ble det vedtatt diverse standardiserte vedtektsendringer Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner vedtektsendringene som blir lagt fram. (Se vedlegg) GODKJENT, UTENOM VEDTEKT NR. 7. ( Vedtekt nr.7 virker defust og er svært dårlig formulert, derfor er ikke denne godkjent)

17 Sak 11 Eventueltsaker Eventueltsaker gjennomgås 1. Håkon lileng: Åpningstider på kantinen. Chris Hånes har sett på saken men det er foreløping lite vi kan gjøre med denne saken. Kantinen tjener ikke nok og kan derfor ikke ha åpent lengre. 2. Hva med å se om vi kan fikse lengre åpningstider i eksamenstiden? - Dette skal vi sjekke ut. Vedlegg 1 Referat Generalforsamling vår Sak 1. Bahandling/godkjennelse av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Godkjent, enstemmig Foretningsorden er også godkjent. Sak 2. Bahandling/Valg av ordstyrer, referent Valg av ordstyrer: Ingen andre forlag enn asle som ordstyrer. Referent: Therese velges som referent. Tellekorps: Guro blir valgt som tellekorps sammen med Robin. Sak 3. Behandling/Godkjenning av referat Referatet godkjennes. Sak 4. Sak 5. Orientering/Styrets beretning Hege Kydland henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Guro Oterhals henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Tonje Bjoraa holder sin redegjørelse muntlig. Anton Sindland er ikke tilstedet og har heller ikke sendt inn sin redegjørelse. Asle Mollestad snakker for Anton og svarer på eventuelle spørsmål for kommunikasjonsvervet. Joar henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Robin Bårdsen henviser til sin redegjørelse i sakspapirene. Caja Skyvuldstad holder sin redegjørelse muntlig. Even Fjellestad er ikke tilstedet, men redegjørelsen er å finne i sakspapirene Mariann Olsen Klev og Bjørn Emil henviser til redegjørelsen i sakspapirene. Therese Eftevaag henviser til redegjørelsen i sakspapirene. Sak 6. Behandling/Regnskap/Økonomi Økonomiansvarlig Hege Kydland forteller om regnskapsmessig økonomisk status for høsten Fadderuke, BIS-gensere, Markedsdag, temakvelder, BIS-dag, kamera etc er eksempelvise kostnader. Det ser ut til å være ca samme summen inne på BIS-kontoen nå som det var etterlatt fra fjorårets styre. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for høsten 2011; Enstemmig godtatt.

18 Sak 7. Behandling/Budsjett/Økonomi Økonomiansvarlig Hege Kydland forteller om budsjettert økonomisk status for våren Drikkefontene er en kostnad som kommer til å falle på vårens budsjett. Teambuilding, BISdagen (dekkes av LNU), temakveld er eksempelvise kostnader som vil forekomme. Reise for styret er en ny post som har dukket opp, det gjelder eventuelle reisemål for styremedlemmer som ønsker å reise til andre byer for å oppleve BIS-arrangementer og ta lærdom fra det. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner budsjett fo r våren 2012; Enstemmig godtatt. Sak 8. Behandling/Fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv. Forslag til vedtak: Enstemmig godkjent Sak 9. Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Økonomiansvarlig Asle Mollestad leser stillingsinstruksen/endringer for Økonomiansvarlig. Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen, enstemmig vedtatt. Sak 10. Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Fagansvarlig Asle Mollestad leser stillingsinstruksen/endringer for Fagansvarlig. Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen, enstemmig vedtatt. Sak 11. Behandling/Valg av styret og ledelsen BIS Kristiansand LEDER De som ønsker å benke: Emilie Rogstad Mæland Asle Mollestad holder sin apell. Emilie Rogstad Mælad holder sin apell. Valgkommitéen innstiller Asle Mollestad. Asle Mollestad blir valgt som Leder med 26 stemmer mot 14. ØKONOMI Johannes holder sin appell. Thea Elise Klingvall holder sin apell. Valgkommitéen innstiller Johannes. Thea Elise Klingvall blir valgt som Økonomiansvarlig med 23 stemmer mot 17. FAGANSVARLIG Jan Erik holder sin appell. Rebecca holder sin appell. Valgkommitéen innstiller Rebacca. Rebecca blir valgt som Fagansvarlig med 27 stemmer mot 7. SOSIALANSVARLIG Joar Langeland holder sin appell. Ingen flere stiller til vervet. Valgkommitéen innstiller Joar Langeland. Joar Langeland blir valgt som Sosialansvarlig med 27 stemmer mot 5 blanke. MARKEDSANSVARLIG Tonje Bjoraa holder sin appell. Ingen flere stiller til vervet.

19 Valgkommitéen innstiller Tonje Bjoraa. Tonje Bjoraa blir valgt som Markedsansvarlig med 32 stemmer og ingen blanke. KOMMUNIKASJONSANSVARLIG Pia Tellefsen holder sin appell. Ingen flere stiller til vervet. Valgkommitéen innstiller Pia Tellefsen. Pia Tellefsen blir valgt som Kommunikasjonsansvarlig med 31 stemmer og en blank. NLD Simen Ravndal holder sin appell. Ingen flere stiller til vervet. Valgkommitéen innstiller Simen Ravndal. Simen Ravndal blir valgt som leder i NLD med 29 stemmer og 2 blanke, derav en stemme blir forkastet. VALGKOMMITÉ Bjørn Emil Arktander holder sin appell. Silje Damman stiller til vervet, men er ikke til stedet under Generalforsamlingen. Valgkommitéen innstiller Bjørn Emil Arktander og Silje Damman. Bjørn Emil blir valgt i første omgang med 27 stemmer mot 6 stemmer. Silje Damman blir valgt i andre omgang med 28 stemmer mot 4 blanke. KONTROLL- OG VEDTEKTSKOMMITÉ Elisabeth Blomkvist Moen holder sin appell. Ingen flere stiller til vervet. Valgkommitéen innstiller Elisabeth Blomkvist Moen. Elisabeth Blomkvist Moen blir valgt som KVK-ansvarlig med 29 stemmer og 3 blanke. Vedlegg 2 Regnskap Vår 2012 Inntekter Noter Vårball Andre inntekter Medlems kontingent Samarbeidsinntekter Støtte BI Støtte SIA Inntekter kaffemaskin Inntekter Panteflasker Sum Inntekter: ( Andre inntekter innebærer sammarbeidsinntekter og andre innskudd. Støtte BI er det vi får av administrasjonen. Støtte SIA er i hovedsak Sørbok kulturfond + kjøregodtgjørelser og tlf godtgjørelse.)

20 Utgifter Varekjøp kro Råverer Kaffemaskin BIS-dagen Markedsdag Temakveld Landsmøte Sosiale arrangementer Vårball Bevillingsgebyr Kjørekostnader Sosiale arrangementer styret Fotballlaget Studentavis Bevertning styret NLD kostnader Støtte NLD Reiseutgifter Kontorrekvisita Flaskeposten og bilder Telefon Bankkostnader Andre driftskostnader Sum: driftskostnader: Periodens resultat Varekjøp kro: Premier Kaffemaskin: Service Markedsdag: Her inngår utgiftene for Moteshowet Temakveld: Per inge torkildsen + mat Landsmøte: Reiseutgifter Sosiale arrangementer: Sommeravslutning (mat+båt) Vårball: Dj + pynt+ gaver ( LNU- midler) Sosiale arrangementer styret: Team-building og overlappingstur Fotballaget: Straff for ikke å møte opp til kamp Studentavis: Dekkes av LNU- midler Bevertning styet: Generalforsamling vår (pizza og brus) Støtte NLD: Her kommer ca fra BI admin. Flaskeposten + bilder: Diverse grafiske utgifter Telefon: PING-tjeneste Andre driftskostnader: Gensere til styret, julekort, servering, SA, NRK lisens og den nye vanndispenseren)

21 Vedlegg 3 Budsjett Høst 2012 Inntekter Inntekter fra kro Samarbeidsinntekter Støtte Sørbok kulturfond Medlemskontigent Støtte fra BI Kristiansand Bragdøya Lokale Båt til Bragdøya Bedrift-besøk til Dyreparken Buss til Dyreparken Sum Inntekter og støtte Utgifter Fadder t-skjorter Innkjøp fadderuken Komiker fadderuken Båttur Bragdøya Lokale Bragdøya Bedrift-besøk til Dyreparken Buss til Dyreparken Telefonrefusjon Telefontjeneste Pling Diverse Nasjonalt styreforum 450 Gensere Styret Flaskeposten studentavis Grøtfest / Juleavsluttning Markedskick-off Sjenkebevilninger Innkjøpt drikkevarer Kro Innkjøp Diverse Kro Temakveld Diverse Bankkostnader 530 Sum utgifter:

22 Vedlegg 4 Retningslinjer for Aksjeklubben 1. Utvalgets navn er Agora Aksjeklubb. 2. Formålet til Agora Aksjeklubb er å spre kunnskap og interesse innen aksjer, børs og finansmarkeder til studenter ved Handelshøyskolen BI Kristiansand. 3. Utvalget er åpent for alle studenter ved Handelshøyskolen BI Kristiansand. Opptak skjer I begynnelsen av hvert studiår. Utvelgelsen av medlemmer skjer ved søknadsskjema og påfølgende intervjurunder dersom søkerinteressen er stor. 4. Agora Aksjeklubb er økonomisk underlagt Studentforeningen ved Handelshøyskolen BI Kristiansand BIS Kristiansand. 5. Alle utvalgets aktive medlemmer har møterett, talerett og stemmerett ved møter. 6. Utvalgets økonomi skal håndteres av økonomiansvarlig ved BIS Kristiansand som også fungerer som leder ved Agora Aksjeklubb. 7. For øvrig gjelder de vedtatte vedtektene til studentforeningen ved Handelshøyskolen BI Kristiansand BI Studentsamfunn Kristiansand også for Agora Aksjeklubb. Vedlegg 5 Vedtektsendringer foretatt av Styringsgruppen 1. Referat Generalforsamling Ny vedtekt: : Referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest to 2 uker etter Generalforsamlingen. 2. Internevaluering Ny vedtekt: 4-8-4: Skal ha en internevaluering av samtlige i styret, minst en -1- gang i løpet av hvert semester. 3. Arrangementsrapport Ny vedtekt: 4-8-5: Etter hvert arrangement skal en arrangementsrapport sendes til KVK innen fjorten 14- dager etter arrangementet har funnet sted. 4. Intervjutid

23 Fjernes: : Alle intervjuer skal ha like lang varighet, bestemt av VK Legges til: 4-9-7: Intervjuenes varighet avhenger av når Valgkomiteen synes de har fått tilstrekkelig informasjon om kandidaten. (Så lenge det er ubesvarte spørsmål) 5. Overlapping Ny vedtekt: : Tillitsvalgte valgt av Generalforsamling, eller konstituert i etterkant, har krav på å ha en tilstrekkelig overlapping innen funksjonstidens begynnelse. 6. Tid til benkere Lagt til: 4.3: og 5 min med spørsmål 7. Stillingsinstruks for Markedsansvarlig Ny vedtekt: Markedsansvarlig har ansvar for at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg kontakter Markedsansvarlig før de lager samarbeidsavtaler. (ikke godkjent) 8. Stillingsinstruks for ledelsen Overlapping Ny vedtekt: Ledelsen plikter å ha tilstrekkelig overlapping med sin etterfølger, samt påse at det foreligger erfaringsrapport fra arbeidet som er gjort med prosjektet/ arrangementet. 9. Stillingsinstruks for Valgkomiteen Nye vedtekter: Valgkomiteen er ansvarlig for å promotere undergrupper, arrangementskomiteer og linjeutvalg når disse har stillingsutlysninger. VK har også rett til å delta på intervjuene, dersom det er mulig.

24