Generalforsamling. Vår Dato: 30. September Sted: OGNA Tid: 11:20

Transkript

1 Generalforsamling Vår 2014 Dato: 30. September Sted: OGNA Tid: 11:20

2 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Stavanger... 4 Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden... 5 Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter, tellekorps og utdeling av dobbeltstemme... 5 Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat: Ekstraordinær Generalforsamling Sak 4 Saker til eventuelt... 5 Sak 5: Orientering/Ledelsens beretning... 6 Sak 6: Behandling/Godkjenning av regnskap for 1. Halvår i inneværende år... 6 Sak 7: Behandling/Godkjenning av budsjett Høst Sak 8: Behandling/ Godkjenning av Lokalt vedtektsett for Stavanger... 6 Sak 9: Behandling/Valg av Ledelse verv for BIS Stavanger... 7 Sak 10: Behandling/Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv... 7 Sak 11: Eventuelt saker... 7 Vedlegg 1:... 8 Vedlegg 2: Vedlegg 3:

3 3 Forord Vi i BIS-Stavanger ønsker alle herved velkommen til denne Generalforsamlingen. Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ som tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS Stavanger. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på Generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på Generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Stavanger ønsker at alle deltar på Generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til Generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Vi henviser til linken der du vil finne de liggende vedtektene. Hvis(!) det oppstår at en student ikke kan få adgang til vedtektene elektronisk, kan den pårørende gi notis til referent eller bisitter, hvor vi har noen få vedtektsett i så tilfelle. Da vil BIS Stavanger ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS styret og ledelsen Leder: Økonomiansvarlig: Markedsansvarlig: Sosialt ansvarlig: Fagansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: HR-Ansvarlig: HR-Ansvarlig HR-Ansvarlig: Leder for NLD: Kro-Ansvarlig: Kro-Ansvarlig: Erik Taranger Silje Egeli Jens Reed Sørensen Andrea Byding Sissel Aarsvold Irene Økland Martine Pedersen Erik Nilsen Hege Maldal Line Otten Morten Høgenhaug Kenth Paulsen

4 4 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Stavanger 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Stavanger, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Stavanger 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Stavanger som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning.

5 5 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter, tellekorps og utdeling av dobbeltstemme Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Erik Taranger er Ordstyrer Martine Pedersen er Referent Hege Maldal er Bisitter Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat: Ekstraordinær Generalforsamling Forslagsstiller: BIS Stavanger V/Ordstyrer Bakgrunn: Godkjenning av vårens referat Forslag til vedtak: Referat Fra Ekstraordinær Generalforsamling Vedlegg: 1 Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventuelt saker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 11. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Må komme inn skriftlig.

6 6 Sak 5: Orientering/Ledelsens beretning Forslagsstiller: BIS Stavanger Styret Bakgrunn: Ledelsen har skrevet beretninger. Vi henviser til sakspapirene Se vedlegg: 2 Sak 6: Behandling/Godkjenning av regnskap for 1. Halvår i inneværende år Forslagsstiller: BIS Stavanger Styret V/Leder Bakgrunn: Leder presenterer regnskaper for våren 2014 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for våren 2014 Se vedlegg: Presenteres på generalforsamlingen Sak 7: Behandling/Godkjenning av budsjett Høst 2014 Forslagsstiller: BIS Stavanger Styret V/Leder Bakgrunn: Leder presenterer budsjett for høsten 2014 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner budsjettet for høsten 2014 Se vedlegg: Presenteres på generalforsamlingen Sak 8: Behandling/ Godkjenning av Lokalt vedtektsett for Stavanger Forslagstiller: HR V/ Erik Nilsen Bakgrunn: HR har opprettet et felles vedtektsett for lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. HR presenterer forslaget og redegjør for nye vedtekter. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget til lokalt vedtektsett med endringsforslagene som fremkommer på generalforsamlingen. Endringene ved linjeforeningene trår i kraft ved slutten av sittende styres periode. Se vedlegg: 3

7 7 Sak 9: Behandling/Valg av Ledelse verv for BIS Stavanger Forslagsstiller: BIS Stavanger Styret Bakgrunn: Følgende verv i BIS Stavanger skal velges: HR-ansvarlig Faddersjef Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger HR sin innstilling/anbefaling. Sak 10: Behandling/Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv Forslagsstiller: Styret BIS Stavanger Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse til å konstituere eventuelle manglende verv Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å konstituere eventuelle manglende verv. Sak 11: Eventuelt saker Eventuelt saker behandles.

8 8 Vedlegg 1: Ekstraordinær generalforsamling Vår 2014 Dato: 30. Juni 2014 Sted: OGNA Tid: 17:00

9 9 Innholdsfortegnelse Forord 3 Forretningsorden Generalforsamling BIS LA 4 Vedtekter angående ekstraordinær generalforsamling BIS 5 Sak 1: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 5 Sak 2: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 5 Sak 3: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling. 6 Sak 4: Oppføring av saker til eventuelt. 6 Sak 5: Behandling/godkjenning av årsregnskapet for BIS Stavanger 6 Sak 6: Behandling/godkjenning av årsregnskap på BI Kroa 6 Sak 7: Eventuelt saker Sak 8: Behandling/Signering av Protokoll for ekstraordinær generalforsamling BIS Stavanger 6 Vedlegg 1: 7 Vedlegg 2: 20

10 10 Forord Vi i BIS-Stavanger ønsker alle herved velkommen til denne ekstraordinære Generalforsamlingen. Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ som tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS Stavanger. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på Generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på Generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Stavanger ønsker at alle deltar på Generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til Generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Vi henviser til linken der du vil finne de liggende vedtektene. Hvis(!) det oppstår at en student ikke kan få adgang til vedtektene elektronisk, kan den pårørende gi notis til referent eller bisitter, hvor vi har noen få utprintede vedtektsett i så tilfelle. Da vil BIS Stavanger ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS styret og ledelsen Leder: Økonomiansvarlig: Markedsansvarlig: Sosialt ansvarlig: Fagansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: KVK HR-Ansvarlig Valgkomité: Leder for NLD: Kro-ansvarlig: Faddersjef Charlotte Kleming Tommy Tran Erik Taranger Melissa Martens Kristina Botngård Elma Radoncic Henrik Johansen Erik Nilsen Kathrine Hausken / Astrid Eggum Fredrik Brekke Kristian Håvarstein Erik Frøiland

11 11 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Stavanger 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Stavanger, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Stavanger 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Stavanger som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning.

12 12 Vedtekter angående Ekstraordinær generalforsamling i BIS 4-5 Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti prosent av medlemmene ønsker det Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Enstemmig vedtatt godkjent Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent og bisitter Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Tommy Tran er Ordstyrer Irene Økland er Referent Melissa Martens er Bisitter Enstemmig vedtatt godkjent

13 13 Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Generalforsamling vår 2014 Forslagsstiller: BIS Stavanger V/Ordstyrer Bakgrunn: Godkjenning av vårens referat Forslag til vedtak: Referat Fra vårens Generalforsamling godkjennes Se vedlegg 1 Enstemmig vedtatt godkjent Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventuelt saker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 7. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Må komme inn skriftlig. Ingen eventuelt saker meldt opp. Sak 5: Behandling/godkjenning av årsregnskapet for BIS Stavanger Forslagsstiller: BIS Styret V/Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig redegjør for saken Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet for BIS Stavanger Enstemmig vedtatt godkjent Sak 6: Behandling/godkjenning av årsregnskap på BI Kroa Forslagsstiller: BIS Styret V/Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig redegjør for saken Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet for BI Kroa Enstemmig vedtatt godkjent Sak 7: Eventuelt saker Eventuelt saker behandles. Ingen eventuelt saker.

14 14 Sak 8: Behandling/signering av protokoll for ekstraordinær generalforsamling BIS Stavanger Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR redegjør for saken Forslag til vedtak: HR, et styremedlem og referent signerer protokollen. Se vedlegg 2 Protokoll signeres og Enstemmig vedtatt godkjent Generalforsamling avsluttet

15 15 Vedlegg 2: Redegjørelse Leder v/erik Taranger Jeg vil starte med å takke for tilliten jeg ble vist sist generalforsamling. Ledervervet for meg startet allerede 1 juni da forrige leder startet i ny jobb. Hele tiden frem til ferien gikk på å få inn de resterende vervene som manglet i ledelsen, sørge for at mitt nye styre fikk opplæringen de skulle ha. Sommeren gikk på oppussing av kroen og bistand til fadderuken. Dette søkte vi penger til av sentralledelsen. Ledervervet består mye av bistand og koordinering av styret og ledelsen sine arbeidsoppgaver, styremøter og lage sakspapirer. Dette er tidskrevende men lite poeng i å gjenfortelle. Dette går på å hjelpe å besvarer spørsmål om saker dukker opp. Jeg bisto også sentralledelsen med arrangementet Nasjonal Styre Forum som ble arrangert i Stavanger. Her kom alle BIS styrene fra de andre BI skolene til Stavanger. Her hadde lederne media håndteringskurs og styringsgruppemøte. Styringsgruppen er en samling av alle BIS lederne. Jeg har vært i møter med administrasjonen, møte med rektor på BI Oslo og hatt medarbeidersamtaler med hele ledelsen. Jeg sitter også i velferdstinget i Stavanger. Dette er det øverste studentstyret i Stavanger. Før sommeren måtte vi sende inn dokumenter til veldferdstinget for å mottatt en sum penger. Dette måtte inneholde vedtekter, budsjetter og regnskap. Redegjørelse Sosialt ansvarlig /Andrea Meister Jeg takker for tilliten jeg fikk ved forrige generalforsamling. Siden jeg tok over vervet mitt som sosialtansvarlig har jeg hatt det veldig travelt. Først så har jeg sammen med de andre i BIS pussat opp BI Kroa til Fabrikken. Tok lengre tid enn vad vi først hade trott men var ferdige til Fadderugå Under sommaren så planla jeg og Melissa : Fadderugå, i og med at det ikke var någen søkare så tok vi den. Tusen takk til Melissa og alla de flotte faddere vi hade i år. Var veldigt førøjd med hur Fadderugå blev. Av personlige grunner så hade jeg ikke mulighet å medverka alla dagar på NSF men fikk med mig 2 dager. Fikk møte de andre sosialtansvarlige og fikk mange gode ideer før dette året. Etter NSF så sette jag sammen et årsplan over mina ideer med ulike arrangemang m.m Har hatt intervju med min kommande sosialgrupp og er nytt søkar rekord og det syns jeg er utroligt kjekkt at folk engaserar sig på BI Stavanger. Har hatt mit første arrangemang som var Back 2 School med otroligt bra uppmøte på kroa og folk var veldigt førnøjda. Etter vad jeg har hørt fra folk så kommer det at bli et toppen år med mange kjekka studenter og kjekka ting som skjer.

16 16 Redegjørelse Økonomiansvarlig v/silje Egeli: Jeg ønsker å starte med å takke for tilliten jeg fikk ved Generalforsamlingen våren Det har vært en fantastisk start på dette skoleåret, der jeg har lært utrolig mye. Som Økonomiansvarlig har jeg hovedsakelig ansvaret for økonomien til BIS Stavanger. Mer detaljert har jeg bokført regnskapet måned for måned, og betalt en del regninger. Sammen med sosialtansvarlig har jeg også gått gjennom budsjettet for fadderuken. Ellers er vi også midt i prosessen med å bytte bank til SR-Bank. Alle de lokale Økonomiansvarlige og Økonomiansvarlig Sentralt var også på økonomiseminar i Oslo der vi besøkte Visma. Jeg fikk stort utbytte av denne turen, og føler meg nå enda tryggere på Mamut, som er regnskapsprogrammet vi bruker i BIS. Jeg har også deltatt på NSF og møtt utrolig kjekke og dyktige folk. Blant annet de andre lokale Økonomiansvarlige, der vi fikk delt erfaringer og diskutert ulike utfordringer som oppstår kan oppstå i vervet. Det var et lærerikt arrangement, som ga motivasjon til å gjøre mitt beste mens jeg sitter i vervet. Redegjørelse Fagansvarlig v/sissel Aarsvold Hei alle medstudenter. Jeg ønsker å benytte denne anledningen til å takke for tilliten som ble vist på generalforsamlingen tidligere i år, da jeg ble valgt inn som Fagansvarlig i BIS Stavanger. Siden jeg har tatt over vervet har jeg fått vært med på mye kjekt i regi av BIS. Jeg har vært med på overlappingstur til Oslo med de andre lokalt fagansvarlige i BIS, og fått ordentlig innføring i hva vervet går ut på. Som fagansvarlig har jeg ansvaret for klassekontaktene, samt det faglige som skjer på skolen. Til nå har jeg fått på plass alle klassekontaktene og ser frem til et godt samarbeid med dem. Vi har hatt et møte sammen med administrasjonen hvor vi har gått igjennom hva som forventes av en klassekontakt, og satt ulike datoer for innlevering av læringsdialog referat, samt kursevalueringer. 10 oktober 2014 reiser jeg og to av klassekontaktene til Oslo for å bli med på studentpanelet ved BI Nydalen. På studentpanelet diskuterer vi de ulike fagene som går på skolen sammen med andre representanter fra SBIO og BIS. Hva er bra og hva er dårlig? Kan noe forandres på? Jeg har også fått vært med på NSF - Nasjonalt styreform i Stavanger. Der gikk vi gjennom vårsemesterets kursevalueringer, samt diskutert hva vi ønsker å gjøre på de ulike lokalavdelingene. Alle klager som kommer inn på kurs, pensum, forelesere etc. er det jeg som tar meg av. Det går videre fra klassekontakter til meg eller at studenten(e) kommer direkte til meg. Ellers har jeg som en av mine hovedoppgaver å arrangere en temakveld hvert semester. Denne høstens temakveld skal arrangeres torsdag 30 oktober 2014 og har temaet "Hvordan føle seg trygg som student". Ikke alle detaljer er på plass enda, men kan gi dere en smakebit på at det vil bli blant annet selvforsvarkurs. Jeg håper det blir stort oppmøte og at studentene føler seg tryggere når de går hjem for

17 17 kvelden. Redegjørelse Markeds- og næringslivsansvarlig v/jens Reed Sørensen Hei alle medstudenter. Fra 1 Juli til i dag har jeg vært med på å pusse opp Fabrikken slik at den så bra ut til fadderuken. Jeg har fikset invitasjoner til bedriftspresentasjonen til KPMG. Tilbakemeldingene jeg fikk av de som deltok var at de syntes opplegget var interessant og gøy, og at de kunne tenkt seg å delta mer på slike arrangement. Jeg har også deltatt på NSF hvor jeg møtte på BIS- Bergen, Tr. heim og Kr.sand. Jeg fikk veldig mye ut av de individuelle samlingene vi hadde med marked og NLD gjengen (Marked, Næringsliv og Næringslivsdagene). Vi har gjort en god jobb med å spre informasjon om undergruppene vi har. Meg og Erik skal ha alle intervjuene for markedsgruppen i løpet av uke 39. Jeg vil ha undergruppen klar uke 40. Ellers har meg og Line Otten fått sponset flybillett ned til Oslo 25 september hvor vi skal delta på karrieredagene. Vi ble oppfordret av sentralt til å delta og jeg er sikker på at vi kommer til å lære mye. Avtaler som er i orden: Egon Stavanger: 15% på hele menyen med unntak av drikke, pizzabuffet og barnemeny ved fremvisning av skolebevis, gavekort til en verdi av 5000kr og 3 ganger hvor vi blir servert gratis pizza 2 ganger 20 mann og 1 gang 50 mann. Harbour Resturant og bowling 20% på mat mandag til fredag før kl 1800 og 20% på bowling mandag til fredag dersom banen er bestilt før Myhregaard Hotell 50 sponsede rom i året og reduserte priser utenom. Nordic Growth Market 3000 kroner i markedsstøtte til BIS for profilering av Investor- NM. Ittepå nattklubb 3000 kroner i markedsstøtte til BIS for profilering av avtale og reduserte priser. Sportscafeen 8000 kroner i markedsstøtte til BIS for profilering av avtale og reduserte priser. Denne avtalen må fornyes i Oktober. Jeg er i dialog med: SR BANK og Adecco og skal i møte med de i uke 39. Viking og Econa. Gleder meg til resten av skoleåret, til alle utfordringer og erfaringer jeg kommer til å få!

18 18 Redegjørelse Kommunikasjonsansvarlig v/ Irene Økland: Takk for tilliten som ble gitt ved forrige generalforsamling! Det har vært utfordrende, men mest av alt utrolig lærerikt og spennende å være kommunikasjonsansvarlig for BIS så langt. Alle i BIS pusset opp kroen i slutten av sommerferien, slik at den skulle være klar til Fadderuken Resultatet ble meget bra :-) jeg begynte tidlig å tørke støv av BIS' Instagram, som ikke hadde vært i brukt på alt for lang tid. Jeg fikk bestilt kjempefine faddert T-skjorter (som heldigvis kom tidsnok i år!) og deltok på en heidundrende Fadderuke. Her fikk jeg, sammen med de andre i styret og ledelsen, promotert for de ulike undergruppene og fikk mange interesserte tidlig. Det var en fin og engasjert gjeng 1. klassinger som det var kjekt å få bli litt kjent med. Facebook har blitt brukt utrolig mye og sakte, men sikkert har jeg lært meg å håndtere BIS.no sånn noenlunde... Siden er enda "under oppussing", men vil snart være superfresh! Jeg har deltatt på NSF (Norsk Styre Forum) som i år ble holdt i Stavanger. Her traff jeg de andre kommunikasjonsansvarlige og de andre lokalavdelingene fra Kristiansand, Trondheim og Bergen. Dette var gøy, interessant og spennende! Snart er det tid for intervjurunder til min undergruppe og dette gleder jeg meg veldig til. Jeg ser frem til å være med på å øke kvaliteten på studenttilværelsen til alle på BI Stavanger det kommende året og håper at DU er klar for et uforglemmelig år! Vennlig hilsen Irene Økland, Kommunikasjonsansvarlig Redegjørelse Kro- Ansvarlig v/morten Høgenhaug og Kenth Stian Paulsen Vil bruke denne anledning til å takke alle dere som møtte opp og gjorde fadderuken til en god opplevelse. Vil også takke alle dere som har stillet opp og hjulpet til som bartendere til nå og videre fremover. Både vi og resten av BIS har brukt hele slutten av vår sommerferie på å pusse opp og gjøre kroa best mulig for dere studenter, slik at dette kan bli et felles møtested hvor alle i fra 1-3 klasse kan møtes for å bygge relasjoner til fremtiden samt ha det hyggelig sammen. Vi kjører et tett samarbeid med sosialgruppen og har store planer om å stille i stand flere arrangementer med billig drikke i baren og god stemning.

19 19 Redegjørelse HR v/hege Maldal og Martine Pedersen Vi vil gjerne takke for tilliten vi fikk ved generalforsamlingen våren Det var veldig kjekt å bli valgt inn som HR, samtidig litt skummelt siden dette vervet er nytt for lokal avdelingen i Stavanger. Vi deltok på NSF i Stavanger fra 4-7 september. Der fikk vi møte de andre lokal avdelingene og BIS sentral avdelingen. Vi hadde egne møter med de andre HRansvarlige hvor vi vekslet erfaringer og fikk mer opplæring i vervet. Det var veldig nyttig og vi fikk alle bedre innsikt i vervet vårt. NSF gav oss mer motivasjon for å gjøre en god jobb videre i BIS. 8.september arrangerte vi BIS-dagen. Denne dagen blir arrangert årlig for å øke BIS kjennskapen til studentene og for promotering av vervene som skal settes nå til høsten. Ellers har vi hatt intervjurunder med en del av undergruppene. Vi fikk kjempe mange dyktige søkere inn dette året. Det viser bare at det er mange engasjerte studenter på skolen som har ønske om å gjøre studietiden sin til noe mer enn bare forelesninger. Dette er veldig kjekt å se. Martine arrangerte sammen med leder for NLD, Line, en workshop med søkere til NLD undergruppen. Dette var veldig vellykket, og en god erfaring. Ser for oss at denne metoden kan bli brukt senere! For øyeblikket planlegger vi Generalforsamlingen høsten 2014 som vil si promotering av vervene HR og Faddersjef, ferdigstilling av sakspapirene og ser til at vedtektene blir opprettholdt. Med vennlig hilsen Hege Maldal, Martine Pedersen

20 20 Redegjørelse KVK/HR v/ Erik Nilsen: Jeg vi starte med å takke for tilliten jeg ble gitt ved Generalforsamlingen Høst Da jeg startet i vervet ble mye av høste brukt til å sette meg inn i vervet da KVK er ganske omfattende verv. I løpet av perioden min har jeg blitt kjent og jobbet med to fantastiske styrer og utallige BIS engasjerte. Jeg har fått utviklet mine ever innen for HR og blitt godt kjent med hvordan en organisasjon styres og kontrolleres. Jeg har i min periode møtt på utfordringer I løpet av perioden har vi arrangert 3 linjeforenings generalforsamlinger og flere ekstraordinære generalforsamlinger i ulike sammenhenger. Da våren kom gjennomførte jeg og tidligere KVK Henrik internevaluering av styret. I løpet av januar møttes alle KVKene fra alle BI skolene i Stavanger til litt teambuilding og der vi gikk fullstendig gjennom organisasjonens vedtekter. Jeg fikk da diskutert mye med de andre i mitt verv og fikk mye ny kunnskap. Spesielt den våren hadde jeg fått oversikt over BIS LA dokumentbank og startet med å systematisere dokumentene. Jeg deltok og på Landsmøtet som i år, var i Trondheim her ble det diskutert flere store saker og fikk da møte styrene på alle BI skolene. Jeg fikk da tilegnet meg mye nyttig kunnskap som jeg har brukt videre i perioden min. April arrangerte vi vårens store generalforsamling der vi hadde rekord oppmøte. Vi satte da den nye styret og ledelsen. Vi slo da sammen Kontroll og vedtektskomiteen, og Valgkomiteen vervet til HR- Ansvarlig. Det ble valgt in to HR- Ansvarlig. Jeg og avtroppende KVK hadde da omfattende opplæring av de påtroppende. I løpet av sommeren startet jeg med å sette meg inn i VK delen av vervet og vi var på overlappingstur med den nye ledelsen. Vi pusset og opp kroa, så flere dager ble satt av til det. Da høstens semester startet. Brukte jeg og de andre HRene mye tid i i fadderuka og frem til generalforsamlingen til å promotere verv i BIS. Vi hadde dette semesteret et rekord antall søkere til undergruppene. Jeg har og denne perioden jobbet opp mot velferdstingets arbeidsutvalget i forbindelse med å revidere tildelingsprosessen til VT. 4-7 september deltok vi på Nasjonalt Styre Forum, som er et nasjoalt teambuilding event for hele BIS. Der fikk vi møte de andre lokal avdelingene og BIS sentral avdelingen. Vi hadde egne møter med de andre HR-ansvarlige hvor vi vekslet erfaringer og fikk mer opplæring i vervet. Det var veldig nyttig og vi fikk alle bedre innsikt i vervet vårt. NSF gav oss mer motivasjon for å gjøre en god jobb videre i BIS. 8.september arrangerte vi BIS-dagen. Denne dagen blir arrangert årlig for å øke BIS kjennskapen til studentene og for promotering av vervene som skal settes nå til høsten. Ellers har vi hatt intervjurunder med en del av undergruppene. Vi fikk kjempe mange dyktige søkere inn dette året. Det viser bare at det er mange engasjerte studenter på skolen som har ønske om å gjøre studietiden sin til noe mer enn bare forelesninger. Dette er veldig kjekt å se. Martine arrangerte sammen med leder for NLD, Line, en workshop med søkere til NLD undergruppen. Dette var veldig vellykket, og en god erfaring. Ser for oss at denne metoden kan bli brukt senere! Vi brukte mye tid til å planlegge generalforsamlingen og min siste store oppgave var å skrive sakspapirene til generalforsamlingen. Jeg vil tilslutt påpeke at ettersom jeg stiller til gjenvalg som HR ansvarlig. Har jeg stilt meg helt inhabil i søknad og intervju prosessen til ledelse vervene. MvH Erik Nilsen

21 21 Vedlegg 3: Lokale vedtekter BIS Stavanger Gjeldende fra

22 22 Forord: Dette heftet inneholder vedtekter gjeldende for BI Studentsamfunn, Stavanger. Disse skal ikke bryte med de standardiserte vedtektene, som gjelder for alle lokalavdelinger, inkludert Stavanger. Heftet er gyldig frem til eventuelle lokale vedtektsendringer er fattet av Generalforsamlingen. Ved Generalforsamlinger er det viktig at det ikke gjøres vedtektsendringer som strider med, eller avviker fra, det som fremkommer i vedtektene som er vedtatt av BIS Landsmøtet. Ta kontakt med HR(hr3.stavanger@bis.no) i BIS Ledelsen om du/dere er i tvil. Vedtektene er styrets veileder for hvordan en skal drive BIS lokalavdelingene, og det er således særs viktig at alle tillitsvalgte tar ansvar for at man holder seg innenfor de rammer som Landsmøtet og Generalforsamlingen har vedtatt. Innholdsfortegnelse KAPITTEL 1: GENERELLE VEDTEKTER 23 KAPITTEL 2: KRO VEDTEKTER 23 KAPITTEL 3: STILLINGSINSTRUKS FOR KRO- ANSVARLIG & KRO- ANSATTE 24 KAPITTEL 4: RETNINGSLINJER FOR LINJEFORENINGENE 24 KAPITTEL 5: STILLINGSINSTRUKSER FOR LINJEFORENINGENE FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.

23 23 Kapittel 1: Generelle vedtekter 1-1 Endringer i BIS Stavangers lokale vedtektene kan kun vedtas av generalforsamlingen i BIS Stavanger. 1-2 Lokale vedtektsendringer må ha 2/3 flertall på Generalforsamling 1-3 Vedtektsendringer kan ikke komme som benkeforslag 1-4 Mailvedtak 1. Styret kan fatte vedtak over mail dersom det haster at saken behandles 2. Økonomiske beslutninger av betydelig grad kan ikke behandles over mail. 3. Vedtak over mail må være enstemmig vedtatt godkjent og må etter godkjennes på neste ordinære styremøte. 4. Mailvedtaket skal sendes til hele BIS Stavanger 5. Svar på mailvedtak skal være i leders hende innen to -2- dager. Kapittel 2: Kro vedtekter 2-1 Kroa er underlagt samme organisasjonsnummer som BIS, som er registrert i registeret til Brønnøysundregisteret 2-2 BI-kroa skal tilrettelegge for sosialt samvær for studentene og være samlingssted for ulike studentarrangementer av kulturell og sosialt art. Driften skal følge de lover og regler som gjelder for salg/servering av alkohol BI-kroa skal drive som en nullprofitt virksomhet og ikke ha erverv som formål. 2. Alt av overskudd skal gå tilbake til driften av BI-kroa. Det skal ikke overføres midler fra BI-kroa til BIS Stavanger. 2-4 Kro ansvarlig for BI-kroa blir valgt på generalforsamlingen (vår) til BIS Stavanger. Vedkommende får en plass i ledelsen i BIS Stavanger. 2-5 Vervet Kro-Ansvarlig skal bestå av to -2- personer

24 Kro ansvarlig for BI-kroa ansetter kro-crew til drift av BI-kroa. Dette kan gjøres i samarbeid med HR ved BIS Stavanger. 2. BI-kroa skal ikke betale ut honorar/lønn til lederen og Kro-crew utover minstegrense for forskuddstrekk for frivillige og ideelle organisasjoner. 3. Det er ikke lov til å ta med medbrakt drikke i noen som helst omstendigheter Kapittel 3: Stillingsinstruks for Kro-Ansvarlig & Kro-Ansatte Kro-Ansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Kro-ansvarlig er ansvarlig for driften av BI-kroa, og at det skjer etter Norges lover, samt de sentrale, lokale standardiserte vedtektene og BI-Kroa sine vedtekter. Kro-ansvarlig har myndighet overfor alle som jobber på kroa. 2. Samarbeid Kro-ansvarlige plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med hverandre, crew, styret og BIS LA. Kro-ansvarlig er også ansvarlig for samarbeid med leverandører, og for å inngå evt. nye avtaler, samt å holde de gjeldende avtalene. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Kro-ansvarlig har ansvar for all drift av kroen. I dette inngår det å sørge for at det bestilles varer til lager, at bartendere og vakter er pålitelige og å ansette dem, at det alltid er nok folk på jobb og lignende. Kro-ansvarlig skal i samarbeid med økonomiansvarlig i styret sørge for at regnskap er korrekt, samt at budsjett er realistisk og gjennomførbart. Kro-ansvarlig plikter å rapportere til sosialt ansvarlig etter arrangementer. Kro-Ansatte 1. De ansatte på BI-kroa er medlem i Kro-Ansvarlig sin undergruppe under BIS, og er da pliktet til å følge BIS sine vedtekter. 2. De ansatte på BI-kroa skal alle ha gjennomgått et kurs i relevant førstehjelp, samt et kurs i alkoholloven, der det blir gjennomgått alle relevante lover og regler. 3. Alle ansatte skal ha lest rutinene for internkontroll og de relevante lovene i HMS permen. Kapittel 4: Retningslinjer for linjeforeningene 4-1 Formål

25 Linjeforeningene har som formål å fremme interessene til sine respektive studenter og bidra til økt trivsel blant studentene ved BI Studentsamfunn Stavanger. 4-2 Medlemmer Fullverdige medlemmer av linjeforeningene er registrerte studenter ved Handelshøyskolen BI, under sin respektive studieretning. Med krav om å ha betalt kontingent til BIS, fastsatt av Generalforsamlingen Det kan ikke tas avgift for medlemskap i linjeforeningene. 4-3 Organisasjon Linjeforeningene er den del av BIS Stavanger, og er pliktig å følge vedtektene satt av generalforsamlingen Linjeforeningen skal minimum bestå av følgende verv 1. Leder 2. Nestleder 3. Økonomiansvarlig Nestleder, Økonomiansvarlig, og andre stillinger i linjeforeningene settes ved intervju Linjeforeningene sitt fulle navn skal være godkjent av BIS LA Linjeforeningene plikter å holde Styre orientert om sin aktivitet Styret for linjeforeningene plikter å levere en erfaringsrapport til Styre innen 30 dager, i etterkant av sin engasjements periode Alle eventuelle sponsor- og samarbeidsavtaler for linjeforeningene skal gå gjennom MANA i BIS Stavanger Linjeforeningene plikter å informere SA om arrangementer tidligst mulig. 4-4 Generalforsamling Vervet Leder i linjeforeningene skal settes på BIS LA Generalforsamling (vår) Generalforsamlingen skal 1. Behandle og godkjenne årsregnskapet til linjeforeningene 2. Behandle og godkjenne budsjett for inneværende og kommende periode for linjeforeningene.

26 26 Kapittel 5: Stillingsinstrukser for linjeforeningene Leder 1. Ansvars- og myndighetsområde Leder er ansvarlig for at linjeforeningen arbeider i henhold til BIS LA sine vedtekter og vedtak gitt av styret. Leder skal trekke opp retningslinjer for linjeforeningens arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeid. Leder har ansvar for oppfølging av linjeforeningens økonomiansvarlig sine arbeidsoppgaver. 2. Samarbeid Leder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de engasjerte i linjeforeningen, Styret i BIS LA, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og lederne for andre linjeforeninger. Nestleder 1. Ansvars- og myndighetsområde Nestleder er ansvarlig for arbeidsoppgaver som ikke blir utført av leder eller delegert bort fra leder. Nestleder har ansvar for oppfølging av engasjerte i linjeforeningen sammen med leder. 2. Samarbeid Nestleder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre engasjerte i linjeforeningen. Økonomiansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Økonomiansvarlig skal drive oppfølging av budsjett, følge med på likviditeten og sørge for at alle regnskap blir ført i henhold til god regnskapsskikk. Økonomiansvarlig skal levere og presentere budsjett, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret BIS LA. Økonomiansvarlig i linjeforeningen plikter å gi månedlig rapport til Økonomiansvarlig i BIS LA om linjeforeningens økonomiske tilstand. 2. Samarbeid Nestleder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre engasjerte i linjeforeningen.