Generalforsamling. Vår Dato: Sted: Sola Tid: 10.30

Transkript

1 Generalforsamling Vår 2013, Dato: Sted: Sola Tid: 10.30

2 Innholdsfortegnelse Forord...2 Forretningsorden for Generalforsamling for ØAF...3 Vedtekter angående Generalforsamling i ØAF...4 Stillingsinstrukser Saker...10 Sak 1 Behandling/ Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Sak 2 Behandling/ Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps...10 Sak 3 Saker til eventuelt...10 Saker 4 Orientering/ Styrets beretning...10 Sak 5 Behandling/Regnskap/ Økonomi...10 Sak 6 Behandling/Budsjett/Økonomi...11 Sak 7 Behandling av nytt styre og ledelse for ØAF...11 Sak 8 Behandling/Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv...11 Sak 9 Saker til eventuelt.11 Vedlegg...12

3 Forord Da var det tid for vårens generalforsamling ved BI Stavanger. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ som tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til ØAF sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til 8 mars. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for Generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på Generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på Generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved ØAF Stavanger ønsker at alle deltar på Generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til Generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør ØAF sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle ØAF medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil ØAF ønske alle økonomistudenter hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen ØAF ledelsen Leder: Christel Byberg Økonomiansvarlig: Karen Sigland Markedsansvarlig: Thomas Storm Dahl Kommunikasjonsansvarlig: Christer E. Mauritzen

4 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Stavanger 1. Adgang til generalforsamling har alle økonomistudenter, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av ØAF. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder ØAF som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt.

5 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning.

6 Vedtekter for Linjeforeningen for økonomistudenter ved BI Stavanger Kapittel 1: Navn Linjeforeningens fulle navn er Økonomi og administrasjonsforeningen, forkortet ØAF, stiftet 24.februar ØAF er en del av BI Studentsamfunn Stavanger, forkortet BIS LA, og benytter også samme organisasjonsnummer. Kapittel 2: Formål ØAF har som formål å profilere og fremme interesser for økonomistudentene ved Handelshøyskolen BI. Kapittel 3: Medlemmer Som fullverdige medlemmer av ØAF regnes registrerte studenter ved Handelshøyskolen BI som har betalt kontingent til BIS, fastsatt av Generalforsamlingen. Det kan ikke tas videre avgift for medlemskap i ØAF. Alle som vil være medlemmer i ØAF må være student ved en av BI Handelshøyskolene. Medlemmene må oppfylle kravene i Medlemmene i linjeforeningen må gå studieretningen Økonomi og Administrasjon. Kapittel 4: Organisasjon Generalforsamling Generalforsamlingen er ØAF sitt høyeste organ. Generalforsamlingen avholdes en -1- gang i året, lagt til vårsemesteret. Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for ØAF sin virksomhet. Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. Innkalling til generalforsamling skal bekjentgjøres senest to -2 -uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden til BIS LA, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. Saker som ønskes behandlet på generalforsamlingen må være styret i ØAF i

7 hende senest 5 dager etter innkalling. Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1-uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden til BIS LA. Stemmeberettigede ved ØAF generalforsamling er kun linjeforeningens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. Generalforsamlingen skal avholdes i BI LA sine lokaler. Vedtak fattet på generalforsamlingen kan med 2/3 flertall av Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. Vedtektsendringer skal først godkjennes skriftlig av Styret ved BIS LA før det kan bli godkjent ved generalforsamlingen til ØAF. Vårens generalforsamling Vårens generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: -Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Nestleder, Økonomiansvarlig og Kommunikasjonsansvarlig. -Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. -Årsregnskap som er godkjent av Økonomiansvarlig ved BIS LA. -Godkjenne budsjettet for vår-og høstsemester. -Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. Vårens Generalforsamling, oppgaver Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling Vedtekter Lokale vedtektsendringer må ha 2/3 flertall på Generalforsamling.

8 Vedtektsendring, stillingsinstrukser og retningslinjer kan ikke gis tilbakevirkende kraft. Vedtektsendring kan ikke komme som benkeforslag. Avstemmingsregler i ØAF 5. Redegjørelse fra styret. 6. Saker fra styret og ØAF sine medlemmer 7. Behandling og godkjenning av årsregnskapet til ØAF 8. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 9. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 10. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret til ØAF: -Leder -Nestleder -Økonomiansvarlig -Kommunikasjonsansvarlig Tillitsvalgte har funksjonstid fra Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti -10 -prosent av medlemmene ønsker det Kapittel 5: Vedtekter, avstemmingsregler i ØAF og valgprosedyrer Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1- uke før møtedato. Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato. Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og Definisjon av flertallsformer: Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer. Simpelt flertall: Minimum en stemmes overvekt. Ved forslag: Alle saker / forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet. Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. Stemmefordeling: Hver delegat har en stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til den delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Valgprosedyrer Generelle valgprosedyrer: Det skal gjennomføres skriftlig hemmelig valg på alle valg-

9 bare tillitsverv i ØAF. Valgprosedyrer ved valg der flere enn en skal velges: 1: Den er valgt som oppnår minimum halvparten av stemmene. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 2: Dersom ingen kandidat i første valgomgang oppnår flere enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg. Er det flere enn to kandidater, faller kandidaten med færrest stemmer ut i hver valgomgang, inntil en av kandidatene oppnår flere enn halvparten av stemmene. 3: Dersom to eller flere kandidater oppnår samme antall færreste stemmer i samme valgomgang, foretas loddtrekning om hvem som faller ut. 4: Dersom det etter omvalg fortsatt er stemmelikhet, avgjøres rangeringen ved loddtrekning. 5: Dersom den siste gjenværende kandidat til et verv ikke oppnår flertall blant de avgitte stemmer, det vil si et flertall av blanke stemmer, skal det foretas omvalg med bare denne ene kandidaten, som så skal anses for å være valgt bare gjennom absolutt flertall. Valgprosedyrer ved valg der kun en skal velges: 1 Den av kandidatene som har fått flest stemmer blir valgt, -det kreves absolutt flertall. 2. Ved stemmelikhet mellom to eller flere kandidater, foretas omvalg mellom disse. 3. Ved fortsatt stemmelikhet foretas loddtrekning. Det kan føres opp like mange navn som det antall kandidater som skal velges. Kapittel 6: Generelle bestemmelser Leder for linjeforeningen plikter å holde Fagansvarlig ved LA orientert om sin linjes aktiviteter gjennom månedlige møter mellom linjelederne og Fag- ansvarlig med møteplikt. Alle eventuelle sponsor- og samarbeidsavtaler for ØAF skal gå gjennom Markedsansvarlig i BIS LA. KVK BIS LA skal ha overoppsyn med valgprosessen, i den hensikt å sikre at de aktuelle lederne for faglinjene blir valgt korrekt ihht vedtektene. Stillingsinstrukser for Linjeforeningen for økonomistudenter ved BI Stavanger

10 Stillingsinstruks for Leder 1. Ansvars- og myndighetsområde Leder er ansvarlig for at linjeforeningen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av Styret. Leder skal trekke opp retningslinjer for styrets arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeid. Leder har ansvar for planlegging og gjennomføring av valg av ledelse. Leder har ansvar for oppfølging av økonomiansvarlig sine arbeidsoppgaver. 2. Samarbeid Leder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene ØAF, Styret i BIS LA, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og ledere for andre linjeforeninger. Leder skal rapportere til Fagansvarlig BIS LA ved behov. Stillingsinstruks for Nestleder 1. Ansvars- og myndighetsområde Nestleder er ansvarlig for de arbeidsoppgaver som ikke blir utført av leder eller delegert bort fra leder. Nestleder har ansvar for oppfølging av kommunikasjonsansvarlig sine oppgaver. 2. Samarbeid Nestleder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i ØAF Nestleder skal rapportere til Leder for ØAF ved behov. Stillingsinstruks for Kommunikasjonsansvarlig 1. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Se til at kommunikasjonen internt i styret skjer på en hensiktsmessig måte. Se til at markedsføringen av ØAF aktiviteter og tilbud skjer på en hensiktsmessig måte. Være en støttespiller for styret i alle oppgaver som omhandler intern-og ekstern informasjon. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sin funksjon skal kommunikasjonsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med de andre styremedlemmene i ØAF. Kommunikasjonsansvarlig skal, dersom de vil bruke BIS LA sine kommunikasjonskanaler, samarbeide om dette med Kommunikasjonsansvarlig i BIS LA.

11 Stillingsinstruks for Økonomiansvarlig 1. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Økonomiansvarlig skal drive oppfølging av budsjett, følge med på likviditeten og sørge for at alle regnskap blir ført i henhold til god regnskapsskikk. Økonomiansvarlig skal levere og presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret BIS LA Økonomiansvarlig i linjeforeningen plikter å gi månedlig rapport til Økonomiansvarlig i BIS LA om linjeforeningens økonomiske tilstand. 2. Samarbeid Økonomiansvarlig plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i ØAF. Stillingsinstruks for Markedsansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Markedsansvarlig er ansvarlig ovenfor styret at all aktivitet rundt markedsføringen av ØAF skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Alle ønskede samarbeidsavtaler skal presenteres for Markedsansvarlig i BIS LA til godkjenning for å sikre kvaliteten av avtalene. Være representert i Næringslivsutvalget, (NU). (Gjelder kun dersom det er valgt at BIS LA skal ha NU). 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i ØAF og Markedsansvarlig i BIS LA. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon - Fundraising/generere inntekter til ØAF. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av eiendomsmeglerstudenter Bedriftsbesøk Saker til generalforsamling 18 mars 2013

12 Sak 1: Behandling/Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2: Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter, tellekorps og utdeling av dobbeltstemme Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Christer E. Mauritzen (KA ØAF) er ordstyrer Karen Sigland (ØA ØAF) er referent Thomas Storm Dahle (MA ØAF ) er bisitter Fanny Kongevold Fjermeros (KVK) er tellekorps Dobbeltstemme avgjøres ved loddtrekning. Sak 3: Behandling/Godkjenning av referat fra forrige generalforsamling Forslagsstiller: ØAF Stavanger styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamling se vedlegg 1 Forslag til vedtak: Referat godkjennes av Generalforsamlingen Sak 4: Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres og tas opp til slutt. Saker til eventuelt er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under sak 10. Kontroll- og vedtekts komiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Sak 5: Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Leder presenterer sin beretning i korthet. Se vedlegg. Sak 6: Behandling/Godkjenning av budsjett for linjeforening

13 Forslagsstiller: Økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for våren 2013, samt regnskap frem til nå fra 2012/13 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner budsjett for våren 2013, samt regnskap frem til nå fra 2012/13. Se vedlegg 1. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner budsjett for våren Sak 8: Behandling/Valg av nytt styre og ledelse for BIS Stavanger Forslagsstiller: BIS Stavanger Styret Bakgrunn: Følgende verv i ØAF Stavanger skal velges: Leder, Nestleder, Markedsansvarlig, Økonomiansvarlig og Kommunikasjonsansvarlig. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger Valgkomiteens innstilling/anbefaling. Sak 9: Behandling/Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv Forslagsstiller: ØAF styret Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse til å konstituere eventuelle manglende verv Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å konstituere eventuelle manglende verv. Sak 10: Saker til eventuelt Saker til eventuelt tas opp. VEDLEGG 1

14 STYRETS REDEGJØRELSE LEDER & NU. Som leder av ØAF har jeg fått mange nye erfaringer. Det har vært ekstra lærerikt, og få lov å starte linjeforeningen fra begynnelsen. Dette er noe jeg personlig har vokst veldig på. Videre har jeg fått mer erfaring i å lede, og samarbeide med andre mennesker. Som leder må man kunne delegere oppgaver, men samtidig følge opp når, og der det trengs. Det har vært svært lærerikt å kunne sette teori ut i praksis. Jeg har hele veien prøvd å utvikle mine egne sider, og er veldig fornøyd med den utviklingen jeg selv har erfart, og fått tilbakemeldinger på. Jeg valgte å ha næringsliv utvalg vervet selv. Hovedsakelig dreier jobben seg om å komme i kontakt med ulike parter i fra næringslivet. Dette har vært bedrifter som vi ønsker å arrangere faglige arrangementer med, og inngå faste samarbeidsavtaler med. Jeg har inngått ulike avtaler med ulike bedrifter. Dette ga meg en god erfaring i bl.a. forhandlinger av avtaler. Denne rollen har bidratt til at jeg har fått utviklet mine kommunikasjonsevner på ulike språk. Det som har vært mest verdifullt ved å ha dette vervet, er at jeg har fått bygge et større nettverk av verdifulle kontakter, som alltid er viktig i videre karriere. ØKONOMIANSVARLIG Økonomiansvarlig har hatt ansvar til å sette opp budsjett til våre arrangementer. Samtidige følge med på likviditeten og sørge for at alle regnskap blir ført i henhold til god regnskapsskikk. Økonomiansvarlig har hatt ansvaret om å søke penger fra ulike parter som SIS, LNU.. Som økonomiansvarlig skal jeg presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt

15 rapporter vedrørende større arrangementer til Styret BIS LA. Kommunikasjonsansvarlig Mine oppgaver/ansvar har vært å kommunisere ut all informasjon fra ØAF til studentene, via Facebook (person). Jeg har deltatt i planlegging av arrangement til Fadderuken. Ulike arbeidsoppgaver ble påtatt under Fadderuken. Jeg har ansvar for å samarbeide med kommunikasjons ansvarlig/gruppen i BIS. Alt som skal kommuniseres via nettsider, plakater planlegges sammen med kommunikasjonsgruppen. Markedsansvarlig / Arrangement ansvarlig Mine oppgaver har vært knyttet opp mot våre arrangement. Jeg har hatt kontakt med ulike samarbeidspartnere til arrangement vi holdt under Fadderuken, og tok på meg andre arbeidsoppgaver under Fadderuken. Jeg hadde ansvar for å ta kontakt med ulike utesteder, og ordne med en god avtale til linjefesten, som vi hadde holdt etter nyåret. Jeg har ansvaret for holde kontakten / koordinere våre arrangement med sosial ansvarlig/ gruppen i BIS. Slik at vi sikrer et godt samarbeid mellom gruppene.

16 Vedlegg 2 HØST 2012 & VÅR 2013 Regnskap for gjennomførte arrangement Linjefest LNU midler 2200 Støtte SIS 100*50 personer = (5000) Billett inntekter 40*70 = 2800 Støtte bis = 5000 Total inntekt Totale kostnader Overskudd/underskudd (-5000) Avventer støtte fra SIS. Stand ØAF Støtte BiS 100 Total inntekt 100 Kostnader vaffelrøre og smør. 100 Totale kostnader 100 Overskudd/underskudd 0

17 VÅREN 2013 Budsjett for kommende arrangement: INNTEKTER UTGIFTER Inntekt LNU 8300 Faglunsj 2000 Avslutning ØAF 1000 Støtte vår 2012 fra BIS 2000 Avslutning for 3 klasse Gjenstående SUM SUM HØST 2013 INNTEKTER UTGIFTER Støtte fra SIS 3000 Arrangement Støtte høst 2012 fra BIS 2000 Klær styre (pique) 1000 Leie av kro 3000 Sponsor (5000) Underholdning 1000 Teambuilding SUM SUM Gjenstående 100

18