Generalforsamling BIS DRAMMEN

Transkript

1 Generalforsamling BIS DRAMMEN Tirsdag 11. mars 2014, 17:00 Auditoriet A6509 Side 1 av 17

2 Innholdsfortegnelse: Retningslinjer for GF...3 Forretningsorden...4 Sak 1 Behandling / Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden...6 Sak 2 Behandling / Valg av ordstyrer, referent, tellekorps, bisitter og tildeling av dobbeltstemme..6 Sak 3 Behandling / Godkjenning av referat fra BIS Drammen GF høst Sak 4 Saker til eventuelt...6 Sak 5 Orientering / Beretning fra Styret...6 Sak 6 Behandling / Regnskap / Økonomi...6 Sak 7 Behandling / Budsjett / Økonomi...7 Sak 8 Orientering/ Nedleggelse...7 Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Side 2 av 17

3 Retningslinjer for GF: Generalforsamlingen er BIS Drammen sitt høyeste organ, og skal avholdes to ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. På Generalforsamligen skal de prinsipielle og strategiske retningslinjer for BIS Drammen trekkes. Spesielt inviterte personer kan delta på generalforsamlingen med observatørstatus. Innkalling til Generalforsamlingen skal bekjentgjøres senest 2 uker før møtestart, og sakspapirene skal gjøres tilgjengelig på nettsiden, og ved bruk av hensiktsmessig intern markedsføring. Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. Side 3 av 17

4 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Drammen, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Drammen. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Drammen som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre - 3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to - 2- replikker til hvert innlegg, á to - 2- minutter, samt en - 1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. Side 4 av 17

5 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en - 1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. Maten kom tidlig, møtestart utsatt til 17:15. Side 5 av 17

6 Sak 1 Behandling / Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagstiller: Bakgrunn: BIS Drammen v/ HR-ansvarlig HR-ansvarlig orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Innkallelse godkjent. Sak 2 Behandling / Valg av ordstyrer, referent, tellekorps, bisitter og tildeling av dobbeltstemme Forslagstiller: Bakgrunn: BIS Drammen v/hr-ansvarlig HR-ansvarlig har ansvaret for denne saken. Forslag til vedtak: Tobias Tonum er ordstyrer, Thomas Rokke er referent, Håvard Glimsholt er bisitter, Christoffer Berger +1 er tellekorps og dobbeltstemme avgjøres ved loddtrekning Vedtak godkjennes. Martine Lærum tildeles dobbeltstemme, Thomas Rokke blir +1 på tellekorps. Sak 3 Behandling / Godkjenning av referat fra BIS Drammen GF høst 2013 Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Referat fra Generalforsamlingen Høst 2013 Forsalg til vedtak: Godekjenner referat fra Generalforsamling Høst 2013 Vedlegg: 1 Kosmetisk endring: Generalforsamling godkjenner referatet fra generalforsamling høst Enstemmig vedtatt med kosmetisk endring. Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått igjennom under sak 10. HR-ansvarlig gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Inger saker meldt opp som eventuelt saker. Side 6 av 17

7 Sak 5 Orientering / Beretning fra Styret Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin beretning. Hvert styremedlem presenterer sin beretning. Samt underverv. Håvard: Siden forrige GF har han fått spikret Kjetil Andre Aamodt til, temakveld, holdt seg innenfor budsjett. Etter det var det eksamen, men fra og med januar har han samlet klassekontaktene og hatt samtale med de. Mistet en klassekontakt, Preben, pga. At han byttet linje. Ikke funnet noe ny, da dette ikke var nødvendig. Jobber nå med gallamiddag hvor han har skaffet en komiker. Jobber med å få tak i underholdning til sommeravslutningen. Har også holdt på med kursevalueringer, fått gode tilbakemeldinger. Morten: Satt seg inn i regnskapsprogrammet. Sortert regninger og billag fra måneder. Satt opp budsjetter, og revidert de tidligere. Godtatt LNU midlene, og holdt oversikt over bruken av disse. Fått oversikt over inntekter og utgifter og sendt dette inn til SA. Daglig drift, og hjulpet andre verv med det de trenger. Deltatt som assisterende fagansvarlig på seminar i Oslo pga. At Håvard ikke hadde mulighet til å delta. Christoffer: Vervet ble gjort om til HR, enklere å forstå hva vervet innebærer. Passer på styret, at vi har det bra og deltatt på arrangementer som er i regi av BIS. Var også på HR/Kvk-samling i Stavanger som var veldig bra. Der behandlet de vedtekter som var innsendt fra lokalt og sentralt, dette skal behandles på LM. Hjulpet Morten med å passe på økonomien, og sørget for at vi følger vedtektene. Thomas: Jeg kan nevne at vi avholdt en juleavslutning før jul. Dette var god stemning. I Januar åpnet vi med skidag sammen med HBV. Grunnet lite snø så var det noe usikkert, men det gikk bra. Jeg kunne ikke delta, men hadde stedfortredere. Jeg har deltatt på bedriftsbesøk med haandbryggeriet. Dette var gøy, og moro at en liten avdeling som Drammen starter opp noe nytt siste året. Jeg har vært med på sosialt og kommunikasjon helg i Trondheim. Dette var lærerikt. Vi dro på en knall teambuilding tur i Hemsedal. Der hadde vi en case hva gjelder sommeravslutning. Dette var smart da vi brainstromet mye rundt det som kanskje blir det beste arrangementet i BIS Drammen historie. Jeg har bedrevet promotering via SMS og Facebook. Har den siste tiden jobbet mye med gallamiddagen som er nå på fredag. Vi har sett mye på lokaler, men landet på frimurer losjen. Vi har et nyskapende tema gallamiddag hvor vi har slått sammen ball og temakveld. Vi har fått god oppslutning på påmelding denne kvelden. Tobias: Hvordan har det vært med det grafiske? Thomas: Det har vært mye å gjøre med, mye som skal lages til forskjellige arrangementer og forskjellige verv. Oliver: Studentaksjon har stilt på div. Arrangementer og samlet inn penger til CARE. Promotert SMS-tjeneste, deltatt på skidag og sørget for å få til en avtale med skisenteret. Denne avtalene gikk ut på at man mottok en hvis sum penger pr. solgte ski kort og pr. solgte øl. Jobber videre med Løp for CARE fremover, lite som er gjort.. Mye som skal gjøres. Avsatt dato for bøssedag, jobber inn mot dette. Snakket litt med kommunikasjonsansvarlig sentralt hvis det er noe jeg har lurt på. Hatt bøsser stående ute på butikker. Martine: Kom inn etter forrige GF. Hjulpet til med arrangementer vi har hatt, deriblant en god avtale med Klubbteatere som vi kan bruke i etterkant. Vært med på å sette opp en fantastisk arrangementsplan for det siste samarbeidet. Deltatt på Skidag og vært med å arrangert det. Deltok på teambuilding, forberedelser til vinterlekene og deltatt under vinterlekene. Jobbet med gallamiddagen, promotert og fikset ting som måtte ordnes. Kommer til å jobbe med sommeravslutningen og småarrangementer fremover. Side 7 av 17

8 Tobias: Da er det meg, dere vet hvem jeg er. Spennende, utfordrende, gøy og lærerikt år. Har sikret at vi i styret jobber i en riktig retning for studentene og bis. Har jobbet med å motivere de i styre, og sørget for at de har gjort det de skal. Siden GF i fjor har han fornyet tidligere samarbeidsavtaler, har fått bedre avtaler og nye avtaler. Passet på at vi har brukt samarbeidsavtaler til arrangementer, og fått til mye bra gjennom dette. Fornyet samarbeidet med DNB frem til sommeren. Deltatt på BISniss i Trondheim, gøy og lærerikt å høre hva de andre holder på med. Deltok på NLD i Trondheim for noen uker siden. Startet opp med bedrift besøk, som er en erstatning til markedskvelden som har vært tidligere. Jobbet med å skape en god arbeidsmoral, støttet opp hverandre og fokusert på å bygge opp ett effektivt team blant de engasjerte. Organisert styremøter, og legger opp til at vi skal ha flere av de nærmere sommeren. Lagt opp en plan rundt semesterets arrangementer, og fikk slått i sammen en solid plan der. Sitter i en styringsgruppe, deltatt på møter med disse og har jobbet med blant annet en logoendringen. Jobber med styringsgruppen for øyeblikket rundt en sammenslåing med NSO. Deltatt som frivillig under vinterlekene. Holdt løpende kommunikasjon rundt administrasjonen, og har en veldig god kontakt med de. Vervet har tatt mye tid, men føler at det har ordnet seg med den gode hjelpen han har fra styret. Sak 6 Behandling / Regnskap / Økonomi Forslagstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for høsten 2013 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for høsten 2013 Vedlegg: 2 (Resultat) og 3 (Noter) Kosmetisk endringer: Note 3910 endres til Annen driftrelatert inntekt og note 6245 som endres til Kostnader Drammenstudentenes idrettslag. Forslag til vedtak er enstemmig vedtatt med kosmetiske endringer. Sak 7 Behandling / Budsjett / Økonomi Forslagstiller: BIS Drammen v/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for våren 2014 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for våren 2014 Vedlegg: 4 (Budsjett) Kosmetisk endring fra Banktermental til Bankterminal, Temakvel endres til Temakveld og Kontorrekvesita til Kontorrekvisita. Generalforsamling godkjenner busjett for vår 2014 med kosmetisk endringer med forklaringer til budsjettet. Vedtak enstemmig vedtatt. Sak 8 Orientering/ Nedleggelse Bakgrunn: HR-ansvarlig informerer om nedleggelsen. Vi blir nedlagt, ingen ting å gjøre med det. Generall info kan fåes av administrasjonen, og av oss i BIS. Har vært en infodag i Oslo, og det ble her tatt opp hvordan det kommer til å bli når vi kommer ditt. Vår kontaktperson der er Atle Illebekk. Vi får en kompensasjon for Side 8 av 17

9 at vi legges ned, dette gjelder kun 2. Klassestudentene, og denne lyder på pr. student. De som vil flytte inn til Oslo har 1. Prioritet til å få studentbolig i Oslo. Etter nedleggelsen har studentene fortsatt tilgang til å bruke grupperom hvor man kan sitte å jobbe i Drammen. Forelesningene i Nydalen vil legges slik at vi får fagene på samme dag, slik at man kun skal trenge å reise inn to dager i uka. De pengene som er igjen blir sendt inn til sentralledelsen, hvor disse deler pengene ut til de resterende skolene. Side 9 av 17

10 Vedlegg Side 10 av 17

11 Vedlegg 1 Sak 1 Behandling / Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagstiller: Bakgrunn: BIS Drammen v/ KVK KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Innkallelse godkjennes. Sak 2 Behandling / Valg av ordstyrer, referent, tellekorps, bisitter og tildeling av dobbeltstemme Forslagstiller: Bakgrunn: BIS Drammen v/kvk KVK har ansvaret for denne saken. Forslag til vedtak: Tobias Tonum er ordstyrer, Thomas Rokke er referent, Håvard Glimsholt er bisitter, Christoffer Berger +1 er tellekorps og dobbeltstemme avgjøres ved loddtrekning Tobias Tonun for dobbeltstemme, og Håkon Norberg Pedersen blir satt som +1 tellekorps. Vedtak godkjennes. Sak 3 Behandling / Godkjenning av referat fra BIS Drammen GF vår 2013 Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Referat fra Generalforsamlingen Vår 2013 Forsalg til vedtak: Godekjenner referat fra Generalforsamling Vår 2013 Vedlegg: 1 Enstemmig vedtatt, referat godkjennes. Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått igjennom under sak 10. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Side 11 av 17

12 Kosmetisk endring: Sakene tas opp under sak 11, ikke sak 10. Camilla Tennstrand har 4 saker som skal tas opp under eventuelt. Sak 5 Orientering / Beretning fra Styret Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin beretning. Hvert styremedlem presenterer sin beretning. Tobias: Startet med overlapping. Samlet troppene for å finne ut hvordan vi skulle jobbe. Satt sammen ett effektivt team, mål nådd. Fornyet samarbeidspartnere i år. Gjort elvebredden-avtalen bedre. Jobbet med å få løpende informasjon ut til studentene. Jobbet med å få inn rutiner innen kommunikasjon. Google Disk og kalender for lettere samarbeid. Jobbet med ny logo for hele BIS, og jobbet med studentenes fremtid. Christoffer: Overvåket og passet på at de gjør som de skal. Tolket og fått oversikt over alle vedtektene. Jobbet tett med Morten opp mot økonomien, og bilagsføring. Hjulpet og veiledet de andre i styret. Deltatt på NSF. Morten: Ser på budsjetter, betalt regninger, fått opplæring i nytt regnskapsprogrammer. Deltatt på NSF. Byttet disponent på nettbanken. Jobbet med LNU midlene fra i fjor, og måtte fakturere tilbake til sentralt. Laget budsjett for Revidert budsjett for Håvard: Jobbet med å få satt klassekontakter, og fikk gjort dette på rekordtid. Hatt møte med klassekontaktene i administrasjonen. Har også deltatt på overlapping, styremøter og oppstartsuke. Jobbet mye med motivasjonskvelden, og jobber med å få inn en foreleser her. Hatt kontakt med DNB for å få en foreleser gjennom de. Thomas: Planlagt og gjennomført en åpningsuke. Vært på NSF, som ble avholdt i Drammen. Jobbet med idretten frem til jeg fikk satt Håkon som idrettsansvarlig. Hatt intervjuer og satt to personer som skal jobbe med studentaksjonen. Omorganisert og jobbet med nettsiden som er under oppdatering, denne er oppe om kort tid. Fått lagd en arrangementskalender, som nå står på rollup ved BIS kontoret. Planlagt og gjennomført ett FRAT-party. Drevet med promotering av diverse arrangementer og ting som har krevd dette. Laget nye logo for BISCARE som skal brukes nasjonalt. Sak 6 Behandling / Regnskap / Økonomi Forslagstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for våren 2013 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for våren 2013 Vedlegg: 2 (regnskap) og 3 (Noter) og 4 revidert 2013 Kosmetisk endring: - Side 23. Vedlegg 2: 3080 og 6240 skal fjernes. - Fjerne studentavisen-posten på vedlegg 4, og finne ut hva de 4000 er blitt brukt til. Regnskapet for våren 2013, godkjennes med kosmetiske endringer. Side 12 av 17

13 Pause 18:15 til 18:20 Sak 7 Behandling / Budsjett / Økonomi Forslagstiller: BIS Drammen v/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høsten 2013 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høsten 2013 Vedlegg: 5 Kosmetisk endring: - Skal stå VÅR 2014 i sak 7, ikke HØST Kosmetisk endring på resultateffekt på posten Sommeravslutning. Budsjett for vår 2014 er vedtatt, men kosmetiske endringer. Sak 8 Behandling/ Godkjenning av endring fra Kontroll- og vedtektskomité til HR-ansvarlig. Forslagsstiller: Styret i BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Hensikten med vervet er å ivareta arbeidsoppgavene til KVK, samt gjenopprette oppgavene til det tidligere vervet, valgkomité. HR er et mer tidsriktig verv, noe som vil både øke etterspørsel når det kommer til valg av, samt den satte personens egnethet til å aktivitetsmaksimere på sin egen lokalavdeling. Etter forrige generalforsamling vedtok BIS Drammen å legge ned vervet valgkomité. Vervet (HR) vil etter generalforsamlingens slutt, erstatte KVK-tittelen, men sittende person vil forbli i samme posisjon. Dette vil si at sittende KVK vil bli sittende HR til vårens generalforsamling. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner endring KVK til HR-ansvarlig. Kosmetisk endring: Sittende KVK vil med umiddelbar virkning være HR-ansvarlig frem til sommeren 2014 da BI Drammen avvikles. Vedtak er godkjent. Sak 9 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks HR-ansvarlig BIS LA Forslagsstiller: Styret i BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Forutsatt godkjenning av sak 8. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen Vedlegg: 6 Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen. Side 13 av 17

14 Sak 10 Behandling / Godkjenning av endringer i vedtektssett Forslagsstiller: Styret i BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Forutsatt godkjenning av sak 8 og 9 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de kosmetiske endringene i vedtektssettet Vedlegg: 7 Endringene i vedtektssettet blir godkjent av generalforsamlingen. Sak 11 Behandling / Orientering Eventuelt - Savner referater fra styremøter på nettside. o Disse blir lagt ut i løpet av uken, da nettsiden er under ombygging. - Nettsiden som ikke er oppe, hvorfor? o Nytt design, som har ført til at nettsiden må bygges opp på nytt. - Bruk av plakater inn mot studentene, promotere samarbeidsavtaler og annet inn mot arrangementer osv. o Plakater blir brukt, men skal bli bedre på å fjerne de etter arrangementer for så å henge opp noe annet. - Fjerning av gamle eposter. En fra det gamle styret som har hatt tilgang til eposten sin, uten og sagt fra om at dette var tilfellet. o Epostene ble slettet rett før Generalforsamlingen, da vi ble klar over det. Side 14 av 17

15 Vedlegg 2 Resultat høst Inntekter 3000 Medlemskontigent Støtte LNU Annen driftsrekatert inntekt Sum inntekter Kostnader 6003 Arrangement kostnader Kostnader temakveld Kostnader ball Kostnader NSF Kostnader fadderuke Kostdnader Drammenstudentenes idrettslag Kostnader teambuilding Rekvisita Kontor rekvisita Telefonkostnader Representasjon Bank- og kortgebyr 3065 Sum kostnader Resultateffekt Side 15 av 17

16 Vedlegg 3 Noter 3000 Inneholder medlemskontingenten 3040 Støtte LNU-midler 3910 Inneholder momskompensasjon og renteinntekter 6003 Inneholder kostnader for rollup, GF, fratparty, halloweenparty, vinterlekene promo, bedriftsmøte, vinteravslutning 6007 Motivasjonskveld (mangler faktura) 6081 Betalt tilbake student. Kjøpte en billett for mye 6210 Inneholder kostnader for mat 6242 Inneholder kostnader for et utlegg og tilbakebetaling av billetter for elvefestivalen 6245 Inneholder utstyr til innebandy, drakter, stand, påmeldingsavgift, leie av bane, pokaler 6510 mat på elvebredden, tur til Hemsedal 6560 Inneholder gensere til styret (inneholder også gensere fra fadderuken) 6800 Inneholder innkjøp av patroner til printer 6900 Telefonkostnader 7350 Inneholder visittkort, styremøter, tilbakebetaling LNU-midler 7770 Inneholder bank- og kortgebyr Side 16 av 17

17 Vedlegg 4 Nytt revidert budsjett for vår 2014 disp- kto. Aamodt Blomster Norlifond DNB DNF Sum m/inntekt Disp kto etter inntekt Sommeravslutning Temakvel/gallamiddag Studentaksjon Arrangementer Kontorrekvesita Telefon Banktermental Andre Idrett Disp kto etter kostnad Side 17 av 17