Introduksjon til datax. Totaløkonomi. Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet.

Transkript

1 Introduksjon til datax Totaløkonomi Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet.

2 datax Totaløkonomi Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2011 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil.mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA.Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. ii Versjon 12 DX.DOC.TOT NO

3 Innhold Innhold Næringsregnskap... 1 Om Næringsregnskap... 2 Opprett/velg regnskap... 4 Velg regnskap og år... 4 Opprett/endre regnskap og år... 5 Årsavslutning og overføring av ny IB... 6 Status... 7 Forklaring til statusvinduet... 8 Bilagsføring Ny/Endre bilag Korrigeringsbilag Repeter bilaget Innbetalinger fra fakturamodulen Skriv ut bilag Slett bilag Eksempler på bilagsføring Nettbank Budsjett Nytt/endre budsjett Kunde/Leverandør Kundeinformasjon Leverandørinformasjon Prosjekt/Avdeling Prosjekter Avdelinger Forfallsbok Rapporter Innstillinger for utskrift Innsending til Altinn Innstillinger Firmaopplysninger Standardbilagregister Bilagsføring Perioder MVA innstillinger og terminavslutning Statusvindu Kontoplan og inngående balanse Utskrift Altinn Nettbankinnstillinger iii

4 datax Totaløkonomi Faktura Om Faktura Velg/Opprett fakturabok Status Tilbud Ordre/Faktura Ordreregistrering Annullere/Kreditere Duplisere ordre Fakturere/skrive ut en ordre Gruppeordre Samleordre Kreditnota Kontantnota Skrive ut en fakturakopi Sette kontaktperson som standard referanse Betalingsoppfølging Registrering av betaling Delbetaling/Kontantrabatt Purring/Inkassovarsel/Rentenota Innbetalingshistorikk Se på faktura Koble poster Overføre til regnskapet manuelt Hent kunde Innbetaling fra BBS Kunde/Leverandør Kundeinformasjon Leverandørinformasjon Varer Vareregistrering Prosjekt/Avdeling Prosjekter Avdelinger Rapporter Type utskrift Innstillinger for utskrift Innstillinger Firmaopplysninger Varegrupperegister Kundetyperegister Statusvindu Transportørregister Global prisjustering iv

5 Innhold Reiseregning Om Reiseregning Velg/opprett bruker Ny/Endre bruker Status Kjørebok Ny/Endre kjøring Reiseregning Ny/Endre reiseregning Refusjon Ny/Endre kostnadsrefusjon Representasjon Ny/Endre representasjon Rapporter/Grafikk Innstillinger for utskrift Innstillinger Faste innstillinger Valuta Reiseregningsmal Utenlandssatser Statusvindu Faste data Kjørebokmaler Innlandssatser Valutakalkulator Medlem Om Medlem Status Medlemsregister Nytt/endre medlem Slette medlem Utvalg/Utskrift Eksporter til fil Veiviser for generering av giro Grupper Ny/Endre gruppe Slå sammen grupper Eksporter til fil Avgift og kontingent Ny Avgift/Kontingent Endre Avgift/Kontingent Skriv ut Avgift/Kontingent Veiviser for generering av purring Betalingsoppfølging v

6 datax Totaløkonomi Rapporter Innstillinger for utskrift Innstillinger Generelle innstillinger Oppsett for giro-utskrift Medlemstyper, verv og egne felter Koble medlemmer og reskontro Statusvindu Regnskapsoppsett Avgift og adresser på giro KlubbenOnline Org. ID Skatt Om Skatt Velg/Opprett selvangivelse Status Selvangivelse Lønns- og trekkoppgave Boligoppgave Bankoppgave Refusjon fra AS og ANS Utland Enslig forsørger, barn 18 år/eldre Skatteberegning RF-Skjemaer Overføring fra andre moduler Innsending til Altinn Rapporter Innstillinger for utskrift Innstillinger Statusvindu Altinn Privatregnskap Om Privatregnskap Opprett/velg regnskap Opprett/endre regnskap og regnskapsår Veiviser for opprettelse av regnskap, kontoplan og standardføringer Status Likviditetsoversikt Forfallsbok Bilagsføring Forenklet bilagsføring Avansert bilagsføring Endre bilag Slett bilag vi

7 Innhold Betal bilag Nettbank Bilagsføring Kontoplan Standardbilag Avansert Budsjett/Samleposter Budsjett/kontooversikt Samleposter Rapporter/Grafikk Innstillinger for utskrift Innstillinger Registreringsmetode Kontoplan og inngående saldo Nettbankinnstillinger Statusvindu Standardbilag Slå sammen regnskap Verdipapir Om Verdipapir Status Portefølje Ny/Endre portefølje Registrering av verdipapir i Portefølje Opplysninger om verdipapiret Kjøp Salg Ligningskurs/Utbytte Historisk utvikling Verdipapirregister Ny/endre verdipapir Verdipapir Kurser Grafikk RISK Ligningskurser Utbytte Rapporter Innstillinger for utskrift Innstillinger Last ned oppdaterte kurser Vedlikehold kursregisteret Statusvindu Overfør til selvangivelse vii

8 datax Totaløkonomi Simulering Om Simulering Status Lån Opprett/endre lån Sparing Ny/Endre sparing Hva hvis Innstillinger Utskrift Statusvindu Kontakt Om Kontakt Kontaktregister Ny/Endre kontakt Synkronisering med Microsoft Outlook Rapporter Innstillinger for utskrift Innstillinger Skype Om integrasjon med Skype Hva er Skype? Kom i gang med Skype Ringe med Skype Inventar Om Inventar Opprett samling Status Inventar Ny/endre gjenstand Skademelding Opprett/endre skademelding Rapporter Innstillinger Mer informasjon Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Videre læring Indeks viii

9 Næringsregnskap Innhold I Næringsregnskap finner selvstendig næringsdrivende, mindre firmaer og foreninger alt som trengs for å føre et godt og grundig regnskap på en enkel måte. Modulen inneholder en standard norsk kontoplan som kan tilpasses etter forretningsform, næringsvei, bransje og egne behov. Det kan opprettes flere forskjellige regnskap, og hvert av disse knyttes til en Klient. For hvert enkelt regnskap kan du sette opp budsjett, og du kan få årsoppgjør, næringsoppgave og ligningsskjemaer på bakgrunn av opplysningene du registrerer i programmet. Det er dessuten mulig å skrive ut en rekke ulike rapporter med oversikt over det du har behov for. Omsetningsoppgaven klargjøres i programmet, og du vil kunne overføre alle relevante opplysninger du har registrert til skattemodulen. Merk! Modulen Næringsregnskap er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Næringsregnskap, kan det hende at enkelte av de omtalte funksjonene ikke inngår i ditt program. Om Næringsregnskap... 2 Opprett/velg regnskap... 4 Velg regnskap og år... 4 Opprett/endre regnskap og år... 5 Årsavslutning og overføring av ny IB... 6 Status... 7 Bilagsføring Ny/Endre bilag Korrigeringsbilag Repeter bilaget Innbetalinger fra fakturamodulen Skriv ut bilag Slett bilag Eksempler på bilagsføring Nettbank Budsjett Kunde/Leverandør Prosjekt/Avdeling Forfallsbok Rapporter Innsending til Altinn Innstillinger Firmaopplysninger Standardbilagregister Bilagsføring Perioder MVA innstillinger og terminavslutning Statusvindu Kontoplan og inngående balanse Utskrift Altinn Nettbankinnstillinger

10 Næringsregnskap OM NÆRINGSREGNSKAP Hva inngår i Næringsregnskap? Status gir deg en total oversikt over det aktuelle regnskapet, hva som er registrert av inntekter og utgifter osv. Ved å åpne Bilagsføring kommer du til et vindu for bilagsføring. Nettbank lar deg hente banktransaksjoner og overføre disse til regnskapet på en svært enkel måte. I Budsjett kan du legge inn budsjett på kontoene dine. I tillegg finner du en oversikt over hva som er budsjettert og ført på hver enkelt konto i fjor sammenlignet med i år. I Kunde/Leverandør registrerer du informasjon om kunder og leverandører du samarbeider med. Informasjonen som registreres her, finner du også igjen i modulen Faktura. I Prosjekt/Avdeling kan du opprette prosjekter og avdelinger til bruk i regnskapet ditt. Alle transaksjoner kan merkes med prosjekt og avdeling, slik at du kan ta ut rapporter med utvalg på disse. Ved hjelp av Forfallsbok holder du oversikt over fordringer både for kunder og leverandører. Du kan velge om du vil se regninger med forfall fram til i dag, neste syv dager, neste 30 dager eller samtlige. Fra Rapporter kan du skrive ut ulike rapporter i forbindelse med regnskapet, for eksempel saldooversikt, budsjett, kontoplan m.m. Du kan eksportere rapportene til flere ulike formater. Herfra kan du også sende inn omsetningsoppgaven til Altinn. Under Innstillinger finner du de sentrale regnskapsinnstillingene, blant annet knyttet til bilagsregistrering. Vi anbefaler at du går gjennom disse innstillingene før du begynner å bruke modulen. Merk! Før du starter bilagsføring bør du tilpasse Kontoplanen til din bruk og virksomhet. Deretter bør du sørge for å legge inn data i Kunde/Leverandør, og gå igjennom relevante Innstillinger. Hvordan kommer jeg dit? Velg Næringsregnskap i Hovedmenyen til venstre i programvinduet, eller velg Gå til - Næringsregnskap. 2

11 Om Næringsregnskap Menylinjen i Næringsregnskap I Næringsregnskap har valget Fil et noe annerledes innhold enn i andre moduler. Fil: Via dette menyvalget kan du opprette en ny Klient, et nytt Næringsregnskap eller endre betingelser for/informasjon om en eksisterende Klient eller et eksisterende Regnskap. Du kan Importere informasjon fra Mamut Lønn & Tid, Hogia lønn, Opus link og PsykBase dersom du har disse programmene. I tillegg er det mulig å Eksportere opplysninger til FINALE Årsoppgjør og FINALE Periodisering. Du kan i tillegg velge Overfør til selvangivelse, Utfylling av næringsoppgave 1, og utføre Sikkerhets- /Tilbakekopiering. Som i alle andre moduler kan du også nå Skriveroppsett fra Fil-menyen, og du kan Avslutte programmet. Gå til: I denne menyen finner du alle modulene som programversjonen din inneholder. Det er nøyaktig det samme om du tar deg fram til modulene via denne Gå til-menyen, eller om du bruker nedtrekkslisten øverst til venstre i hovedvinduet. Verktøy: Her finner du en vanlig kalkulator (standard Windows-kalkulator) og en valutakalkulator. Brukermanual: Her finner du en brukermanual for hver modul programmet ditt inneholder. I disse finner du forklaringer på bruk av programmet, samt gode tips og råd om hvordan du skal utnytte det best mulig. Det kan lønne seg å skrive disse manualene ut i papirform. Merk! Du må ha et program som kan lese PDF-filer, installert på maskinen for å kunne åpne brukermanualene, for eksempel Adobe Reader. Du kan laste ned og installere Adobe Reader fra Hjelp: En meny som gir deg enkel tilgang til ulike hjelpefunksjoner, både brukerstøtte, nyheter og annet du kan ha bruk for. Her finner du også den brukerinformasjonen du registrerte da du startet programmet. 3

12 Næringsregnskap OPPRETT/VELG REGNSKAP Når du velger Fil - Ny/Endre næringsregnskap åpnes et vindu hvor du kan opprette nytt, endre og slette regnskap, samt foreta årsavslutning og overføre ny inngående balanse (startsaldo). Alt dette ligger under disse tre menyvalgene til venstre i vinduet: Velg regnskap og år, Opprett/endre regnskap og år og Årsavslutning og overføring av ny IB. Den delen du er inne i, vil markeres med fet skrift ute i venstre kant, og vinduet til høyre vil endre seg i forhold til hvilket valg du er inne i. Tips! Du kan til enhver tid opprette og endre informasjon om et regnskap. Dette gjør du ved å gå til Næringsregnskap og velge Fil - Ny/Endre næringsregnskap fra den øvre menylinjen. Alternativt kan du klikke på knappen Firmaopplysninger under Innstillinger. Velg regnskap og år Du må velge hvilket regnskap og hvilket år du skal jobbe med hver gang du åpner Næringsregnskap, dersom annet ikke er angitt i innstillingene. Vinduet vil da åpnes automatisk når du går inn i modulen. Dersom du har fjernet avmerkingen for Valg ved oppstart av modul, vil du komme direkte inn i det regnskapet du sist jobbet med. Velg hvilket regnskap du vil jobbe med fra nedtrekkslisten Velg regnskap. Marker hvilket regnskapsår du vil jobbe med i listen Velg regnskapsår. Klikk deretter Velg. 4

13 Opprett/velg regnskap Opprett/endre regnskap og år Du må opprette minst ett regnskap før du kan ta Næringsregnskap i bruk for første gang. Oversikten vil være tom første gang du åpner modulen. Etter hvert vil regnskapene du oppretter bli liggende i listen, og du velger hvilket du vil jobbe med hver gang du åpner programmet (dersom annet kke er angitt i innstillingene). Regnskapet som opprettes blir knyttet til den Klienten du valgte å jobbe med da du startet programmet. Regnskap Klikk på Ny for å opprette et nytt regnskap. Da åpnes en veiviser som støtter deg gjennom opprettelsen av nytt regnskap. Les nøye gjennom de anvisningene du får underveis. Marker regnskapet i listen og klikk Endre hvis du vil endre informasjon om et regnskap. Da kan du redigere informasjon om regnskapsnavn, adresser, bransje og lignende. Marker regnskapet i listen og klikk Slett hvis du er sikker på at du vil slette regnskapet. Tips! Du kan til enhver tid opprette og endre regnskap. Dette gjør du ved å velge Fil - Ny/Endre næringsregnskap fra den øvre menylinjen. Regnskapsår Klikk på Ny for å legge til et regnskapsår i regnskapet som er markert i listen Regnskap ovenfor. Det anbefales imidlertid at du gjør dette via årsavslutning. På den måten forsikrer du deg om at riktig sluttsaldo overføres til neste år. Marker regnskapsåret i listen, og klikk Slett for å slette et år i regnskapet som er markert i listen Regnskap ovenfor. 5

14 Næringsregnskap Årsavslutning og overføring av ny IB I dette vinduet finner du to ulike knapper: Foreta årsavslutning og Oppdatere IB og budsjett. Begge prosesser styres av veivisere som gir viktig informasjon og støtte på hvert trinn. Når årsavslutningen er gjennomført, opprettes et nytt regnskapsår med korrekt inngående saldo. Man kan også få overført årets regnskapstall som budsjett for nytt regnskapsår. Overføre inngående balanse og oppdatere budsjett er aktuelt hvis du får behov for å overføre inngående balanse på nytt. Hvis du for eksempel har foretatt årsavslutning før fjorårets regnskapsår var ferdig, vil det være nødvendig å overføre inngående balanse på nytt. Klikk på knappen Foreta årsavslutning når det er på tide å gjennomføre årsavslutning i regnskapet. Du må foreta årsavslutning for å kunne begynne på nytt regnskapsår. Riktig balanse overføres ved hjelp av funksjonen beskrevet under. Følg veiviserens anvisninger nøye. Les alltid innholdet i vinduet før du foretar dine valg. Klikk på knappen Oppdatere IB og budsjett hvis regnskapet trenger en slik oppdatering. Følg veiviserens anvisninger nøye. Les alltid innholdet i vinduet før du foretar dine valg. Har du lagt inn et eget budsjett, vil dette bli overskrevet hvis du velger å overføre et nytt budsjett. IB står for Inngående balanse. Dette er det samme som startsaldo. Viktig! Regnskapsåret blir ikke sperret for føringer etter årsavslutning. Du kan derfor benytte rutinen for å opprette et nytt regnskapsår selv om du ikke er ferdig med foregående år. Hvis du har avsluttet alle mva-terminer, men har behov for å gjøre visse korrigeringer for eksempel ekstra posteringer fra revisor, kan disse føringene gjøres på dato 31/12, da dette er en fri dato. 6

15 Status STATUS Under Status i Næringsregnskap får du raskt oversikt over status for de ulike sidene ved regnskapet ditt. Øverst ser du hvilket regnskap som er aktivt. Ved å klikke på navnet på aktivt regnskap kan du bytte mellom regnskapene dine. Du kan også bytte regnskap ved å velge Fil - Ny/Endre næringsregnskap. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til - Næringsregnskap - Status, eller ved å velge Status blant snarveiene til venstre. 7

16 Næringsregnskap Statusvinduet viser også informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Næringsregnskap. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register. Du kan skrive ut innholdet i statusvinduet ved hjelp av knappen Skriv ut statusinformasjon. Statusrapport for aktivt regnskap som genereres viser alle opplysningene fra vinduet. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. Ved å klikke på spørsmålstegnet til høyre for Resultat, Balanse, Kalkyle og Nøkkeltall vil du få opp en beskrivelse av hva som inngår i de ulike summeringene. Forklaring til statusvinduet Her finner du forklaringer og kommentarer til punktene under fire av overskriftene i statusvinduet: Resultat, Kalkyle, Balanse og Nøkkeltall. Du kan ikke foreta deg noe aktivt under disse overskriftene, tallene er kun til informasjon. Resultat Inntekter: Sum driftsinntekter: Bedriftens samlede inntekter ( ) Kostnader: Sum driftskostnader: Bedriftens samlede kostnader ( ) Resultat: Resultat: Netto resultat ( ) Avsetninger: Avsetninger: Overføringer og avsetninger som minker årsresultatet. Brukes kun i Aksjeselskap, Andelslag og Samvirkeforetak ( ) Kalkyle Bruttofortjeneste: Formel: ( SI - VK ) * 100 SI SI: Salgsinntekter ( ) VK: Varekostnad ( ) Kommentar: Angir forskjell i kroner mellom varesalg og solgte varers inntakskostnad. Bruttofortjeneste er i stor grad avhengig av samme bransje, og bør derfor kun benyttes for å se forskjell mellom selskaper i samme bransje. Ikke tilfredsstillende: <10 % Svak: % Tilfredsstillende: % God: % Meget god: >28 % 8

17 Status Indirekte kostnader: Formel: ( LK + AD + FK ) * 100 VK LK: Lønnskostnader ( ) AD: Andre driftskostnader ( ) FK: Finanskostnader ( ) VK: Varekostnader ( ) Kommentar: Angir alle kostnader som ikke har en direkte forbindelse til en spesifikk vare. Fortjeneste: Formel: ( SI - DK ) * 100 SK SI: Salgsinntekter ( ) DK: Driftskostnader ( ) SK: Selvkostnader ( ) Avanse: Kommentar: Angir fortjenesten i prosent. Formel: ( SI - VK ) * 100 VK SI: Salgsinntekter ( ) VK: Varekostnader ( ) Kommentar: Angir et tall vi kan bruke i kalkylen for å komme raskere frem til salgspris på varen. Balanse Omløpsmidler: Aktiva bedriften har til disposisjon ( ) Anleggsmidler: Langsiktige aktiva (f.eks. bygninger, varelager, telefoner) ( ) Eiendeler: Kortsiktige og langsiktige aktiva, alle omløpsmidler og anleggsmidler i bedriften ( ) Egenkapital/Gjeld: Alle passiva i bedriften ( ) 9

18 Næringsregnskap Nøkkeltall Likviditetsgrad: Formel: SOM SKG SOM: Sum omløpsmidler ( ) SKG: Sum kortsiktig gjeld ( ) Kommentar: Angir forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Ikke tilfredsstillende: <0,5 Svak: 0,5-0,99 Tilfredsstillende: 1-1,49 God: 1,5-2 Meget god: >2 Soliditet - Gjeldsgrad: Formel: ( SLG + SAP + SKG) SEK SLG: Sum langsiktig gjeld ( ) SAP: Sum avsetninger til forpliktelser ( ) SKG: Sum kortsiktig gjeld ( ) SEK: Sum egenkapital ( ) Kommentar: Viser forholdet mellom fremmedkapital og egenkapital. Ikke tilfredsstillende: >20 Svak: 20-8 Tilfredsstillende: 7-3 God: 2-1 Meget god: <1 10

19 Status Soliditet - Egenkapitalprosent: Formel: SEK * 100 SGE SEK: Sum egenkapital ( ) SGE: Sum egenkapital og gjeld ( ) Kommentar: Hvis sum egenkapital < ,- anses soliditeten uansett for å være svak. Ikke tilfredsstillende: <3 % Svak: 3-9,99 % Tilfredsstillende: 10-17,99 % God: % Meget god: >40 % Rentabilitet - Resultatgrad: Formel: SDR * 100 SDI SDR: Sum driftsresultat ( ) SDI: Sum driftsinntekter ( ) Kommentar: Viser hvor stor del av omsetningen som kan benyttes til fri disposisjon. Ikke tilfredsstillende: <0 % Svak: 0-2 % Tilfredsstillende: 3-4 % God: 5-7 % Meget god: >7 % 11

20 Næringsregnskap Rentabilitet - Kapitalens omløpshastighet: Formel: SDI _ ( SGE(x-1) + SGE(x) ) / 2 SDI: Sum driftsinntekter ( ) SGE(x-1): Sum egenkapital og gjeld, IB pr. 1/1 ( ) SGE(x): Sum egenkapital og gjeld, UB pr. dd. ( ) Kommentar: Er et uttrykk for hvor mange ganger totalkapitalen omsettes pr. år. Høy omløpshastighet indikerer redusert behov for fremmedkapital, hvilket gir lavere rentekostnader. Ikke tilfredsstillende: <1 Svak: 1 Tilfredsstillende: 2-3 God: 4 Meget god: >4 Rentabilitet - Egenkaptialrentabilitet: Formel: AARS * 100 ( SEK(x-1) + SEK(x) ) / 2 AARS: årsresultat ( ) SEK(x-1): Sum egenkapital, IB pr. 1/1 ( ) SEK(x): Sum egenkapital, UB pr. dd. ( ) Kommentar: Formelen viser egenkapitalens avkastning. Ikke tilfredsstillende: <0 % Svak: 0-6 % Tilfredsstillende: 7-11 % God: % Meget god: >17 % 12

21 Bilagsføring BILAGSFØRING I Bilagsføring kan du opprette nye bilag, endre eller slette eksisterende og skrive ut enkeltbilag. Når du åpner Bilagsføring, vil du se en oversikt over alle registrerte bilag for klienten i aktivt regnskapsår. Velg Gå til - Næringsregnskap - Bilagsføring fra menyen, eller klikk på Bilagsføring blant snarveiene til venstre. Klikk på Ny for å føre et nytt bilag. Da åpnes vinduet Ny/endre bilag. Klikk på Endre for å redigere et bilag du allerede har ført. Da åpnes vinduet Ny/endre bilag. Marker en bilagslinje og klikk på Slett for å fjerne bilaget og all tilhørende informasjon. Merk! Du kan kun slette bilag som befinner seg innenfor en uavsluttet mva-termin. Det er heller ikke mulig å endre/slette bilag som er overført fra andre moduler. Du kan sortere listen etter både Nr, Dato, Beskrivelse og Beløp ved å klikke på overskriftene i registeret. Klikk på Skriv ut for å skrive ut bilag. Da åpnes vinduet Skriv ut bilag hvor du kan velge hvilke bilag du ønsker å skrive ut, samt utskriftsmedium og antall utskrifter av hvert bilag. Om bilag Et bilag kan bestå av to eller flere posteringslinjer som til sammen går i balanse. (Summen av Debet for alle bilagslinjene = summen av Kredit). Bilagene nummereres fortløpende og alle bilag starter på nr. 1 pr xx. Bilagsføringen er ikke begrenset til en spesifikk periode, og du kan føre bilag ut hele året. Har du derimot avsluttet en mva-termin, vil alle bilag ført i den perioden, være sperret for videre føring. 13

22 Næringsregnskap For å kunne føre et bilag er du avhengig av å ha en kontoplan. Under opprettelse av en ny klient velger du hvilken type kontoplan du ønsker å bruke (Tilpasset, Standard, Begrenset eller Kopiert fra et annet regnskap), men du kan også redigere denne manuelt ved å gå til Innstillinger - Kontoplan. Hvis du ønsker å endre kontoplanen, bør dette gjøres før du starter bilagsføringen. Ny/Endre bilag Når du klikker på Ny eller Endre i Bilagsføring, åpnes dette vinduet. Vær klar over at bilagene blir ført med neste bilagsnummer idet du klikker OK, og de får bilagsdato ut fra intervallet du har valgt. Tips! I Innstillinger kan du bestemme hvilken metode du vil bruke for å føre bilag på (debet/kredit, pluss/minus eller fra/til konto), og hvilke kolonner som skal vises. Bilagsnr. fylles ut automatisk. Endre Bilagsdato hvis du skulle ønske en annen enn dagens dato. Skriv datoen direkte inn i feltet, bla deg frem/tilbake ved hjelp av pilene, eller klikk på kalenderknappen til høyre for feltet og velg en dato herfra. Velg standardbilag fra nedtrekkslisten hvis du har registrert slike tidligere. Hvis du vil lagre dette bilaget som standardbilag merker du av i boksen Lagre dette bilaget som standardbilag. Ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet Filnavn kan du nå knytte hvert enkelt bilag til et dokument/bilde. Dette kan f. eks. være aktuelt dersom du skanner inn papirbilagene dine og ønsker å knytte disse til bilagene i programmet. Marker avmerkingsboksen Repeter bilaget hvis du vet at du vil føre dette bilaget med jevne mellomrom. Da blir nedtrekkslisten under aktiv, og du kan markere hvilket intervall du ønsker, og i hvilken Periode dette skal gjelde. 14

23 Bilagsføring Tips! Bruk alltid [TAB]-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. [TAB]-tasten finner du rett over [Caps Lock] på tastaturet. Klikk på Ny for å føre en ny linje på bilaget. Markøren plasseres først i feltet Kontonr., og en søkeknapp kommer til syne. Klikk på denne for å åpne kontoplanen og velge en konto herfra. Fyll ut de andre kolonnene. Forflytt deg videre til disse ved hjelp av [TAB]-tasten. Du får da opp bilagslinje nummer to. Klikk på Endre for å redigere en bilagslinje. Plasser markøren i det feltet du vil endre. Benytt deg av [TAB]-tasten for å forflytte deg mellom kolonnene og å lagre endringene. I bilag som er overført fra en annen modul, er det bare Avdeling og Prosjekt du kan endre. Marker bilagslinjen og klikk på Slett for å fjerne linjen fra bilaget. Du kan ikke slette bilagslinjer i et bilag som er overført fra en annen modul. Klikk på Skriv ut hvis du vil ha utskrift av bilaget. Klikk OK for å lagre bilaget. Du kommer nå tilbake til oppdatert register, eventuelt direkte til et nytt bilag hvis du har valgt dette i Innstillinger. Tips! Hvis du opplever at programmet henger under registrering av ny bilagslinje, kan du trykke på [ESC] på tastaturet. Da avsluttes linjen du jobber med. Korrigeringsbilag Bilag som er ført i en åpen periode, kan endres frem til perioden er sperret. Hvis bilaget du vil gjøre endringer i, befinner seg i en sperret mva-termin eller posteringen kommer fra en annen modul, kan du ikke gjøre endringer i selve bilaget. Du må da føre et korrigeringsbilag for å kunne gjøre endringer på disse posteringene. Korrigering av bilag Den enkleste måten å korrigere bilag på, er å ta to kopier av originalbilaget. Deretter fører du et bilag motsatt av det originale bilaget slik at posteringene går i null. Bruk den andre kopien som original for den riktige posteringen. Husk at det kan lønne seg å gjøre endringene i fakturamodulen hvis det er en faktura du vil gjøre endringer i. I Regnskapsloven 2-1 heter det at du skal kunne spore endringer og korrigeringer. Det er derfor viktig at du skriver et kort notat til deg selv om hvorfor du måtte korrigere posteringen. Hvis korrigeringen påvirker mellomværende med Fylkesskattesjef eller annen offentlig etat, bør du ta kontakt med etaten for å høre at du gjør dette riktig. 15

24 Næringsregnskap Repeter bilaget I vinduet for registrering av bilag kan du også opprette repeterende bilag ved å markere avmerkingsboksen for dette. Denne funksjonen er til god hjelp når det gjelder faste bilag med faste kontoer, fast tekst og fast beløp. Du velger selv hvilket intervall dette bilaget skal strekke seg over. Slik oppretter du et repeterende bilag 1. Marker avmerkingsboksen Repeter bilaget i et bilag. 2. Bruk nedtrekkslisten til å markere hvor stort intervall det skal være mellom posteringene. 3. Velg hvilken periode dette bilaget skal føres for. Her vil første dato være dagens dato, den andre datoen viser hva som skal være siste dato for perioden. Merk! Du kan ikke velge dato utenfor regnskapsåret. 4. Før så bilaget på vanlig måte. 5. Klikk OK, og bekreft at du ønsker repetering av bilaget. Det vil nå bli opprettet bilag med fortløpende bilagsnummer ut i fra de kriteriene du har satt. Innbetalinger fra fakturamodulen Betaling kan både registreres i Fakturamodulen og i Næringsmodulen dersom bilaget har en direkte kobling mot fakturaen som er innbetalt. Relaterte fakturaer vil da bli satt som betalt også i Fakturamodulen. Det samme gjelder registrering av tap på fordringer. For å registrere en betaling direkte i bilagsregistreringen, klikker du på Ny for å føre et nytt bilag. Da åpnes vinduet Ny/endre bilag. Legg inn kundenummer i stedet for konto i kolonnen Kontonummer og trykk [TAB]-tasten. Dersom kunden har ubetalte fakturaer som er registrert i fakturamodulen, vil du nå få opp et vindu med oversikt over disse. 16

25 Bilagsføring Marker den fakturaen du ønsker å betale eller registrere som tap på fordring, og klikk Velg. Da vil bilagslinje med kundenummer bli fylt ut. Du må da lage linje to som viser hvilken konto pengene skal til eller konto for tap på fordring. Klikk OK for å føre bilaget. Skriv ut bilag I Bilagsføring kan du skrive ut et eller flere bilag ved å klikke på Skriv ut. Det kan være lurt å skrive ut bilag, spesielt i forbindelse med avslutning av en mva-termin, da det blir opprettet et bilag. Skriv det ut og oppbevar det sammen med resten av bilagene dine. Dette gjelder også gebyrer til banken der du ikke får egne bilag. Når du klikker Skriv ut fra hovedvinduet, åpnes det utvalgsvindu hvor du velger hvilke bilag du vil skrive ut. Velg bilag ved å flytte ønskede bilag fra det venstre vinduet til det høyre. Hvert bilag vil skrives ut på et eget ark. Bilaget som var markert når du klikket Skriv ut, vil være forhåndsvalgt, men du kan velge dette bort ved å flytte det over til det venstre vinduet. Velg til slutt om bilagene skal sendes til forhåndsvisning eller skriver i nedtrekkslisten Send rapporten til, og angi eventuelt Antall utskrifter av hvert bilag i rulleboksen. Klikk til slutt OK. Tips! Enkeltbilag kan også skrives ut direkte fra bilaget. Utskrift av bilagsjournal Ønsker du å skrive ut en Bilagsjournal, må du gå til Rapportmodulen. Bilagsjournalen bør oppbevares sammen med bilagene den gjelder for, eller i en egen perm. En bilagsjournal kan benyttes til å kontrollere posteringene dine. Du bør skrive ut en posteringsjournal etter hver avsluttet termin. 17