Introduksjon til. datax. Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet.

Transkript

1 Introduksjon til datax Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet.

2 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Tlf.: , Faks: Åpent: fra kl alle hverdager Internett: E-post: Salg: Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2011 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Versjon 12 ii DX.DOC.INT NO

3 Velkommen til Mamut VELKOMMEN TIL MAMUT Dette introduksjonsheftet gir deg en kort innføring i de muligheter som datax gir deg. Du vil få en rask og enkel oversikt over hvordan du skal installere programmet og hvordan du finner frem. datax-programmene består av en rekke moduler. Hvilke moduler som er tilgjengelige, avhenger av hvilket program du installerer. Du vil derfor kunne oppleve at enkelte funksjoner som beskrives ikke er å finne i det programmet du har kjøpt. I tillegg til dette introduksjonsheftet finnes det to ulike brukermanualer, Privatøkonomi og Totaløkonomi. Informasjonen i disse elektroniske bøkene finner du ved å velge Brukermanual og ønsket tema i menylinjen inne i programmet. I tillegg kan du alltid taste [F1] for å få hjelp i modulen du arbeider med. Vi vil også minne om vår Internett-side Her vil du finne svar på problemstillinger knyttet til ditt program og du kan enkelt søke deg frem til løsningen på de spørsmålene du har, 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at du vil få stor nytte av programmet du har mottatt. Lykke til med datax! iii

4 Introduksjon til datax I dette introduksjonsheftet finner du den informasjonen du trenger for å installere og starte programmet for første gang. Du finner også en kort presentasjon av de ulike modulene som finnes i datax. Ønsker du en brukermanual som tar for seg hver enkelt modul i detalj, velger du Brukermanual fra den øvre menylinjen inne i programmet. Her ligger det én manual for hver modul programmet ditt inneholder. Disse kan det lønne seg å skrive ut slik at du har noe å støtte deg til som ny bruker. Merk! I dette heftet og i brukermanualene er det tatt utgangspunkt i funksjonaliteten som finnes i de mest omfattende programseriene (Faktura Professional, Privatøkonomi Professional osv.). Mangler du enkelte av funksjonene som beskrives, er trolig årsaken at du har kjøpt et enklere program (for eksempel Start eller Standard). Innhold Lisensnummer... 2 Installasjon... 3 Installasjon av programfiler... 3 Førstegangs oppstart... 6 Opprettelse av klient... 9 Ny klient Endre en klient Oppdatering av ditt datax-program Bruk av programmet Start Mamut Information Desk Mamut Supportsenter Kom i gang Kalender Sikkerhets-/Tilbakekopiering Programoppdatering Innstillinger Generelle innstillinger Posttabell Sikkerhetskopiering Kalender Datasynkronisering Brukerrettigheter og passord Utseende og farger Passord til Internett Support Skrivere og utskrifter Sikkerhetskopiering Sikkerhets-/Tilbakekopiering Sikkerhetskopiering Tilbakekopiering Innstillinger for sikkerhetskopiering Opprydding Datasynkronisering Presentasjon av modulene Mer informasjon... 55

5 Introduksjon til datax LISENSNUMMER Ved kjøp av et datax-program vil du motta et lisensnummer. Lisensnummeret er et unikt nummer som må registreres for at du skal få tilgang til en fullversjon av programmet du har kjøpt. Hvor finner jeg lisensnummeret? Lisensnummeret finner du enten på lisensbrevet du fikk med i programpakken eller har fått tilsendt på annen måte fra Mamut. Ny kunde Ved førstegangs oppstart av programmet får du opp et registreringsskjema der du kan registrere ditt lisensnummer. Hvis du har Internett-forbindelse, vil registreringen av lisensen skje umiddelbart, og du vil få fullversjon av det programmet du har kjøpt. Har du ikke har tilgang til Internett, må du ringe og oppgi informasjonen som står i vinduet Registrere offline fullversjon. Du vil da få et registreringsnummer som gir deg fullversjon av programmet. Har du datax Kjørebok Bedrift, er det tilstrekkelig å registrere lisensnummeret på servermaskinen. Oppgradering til fullversjon / annen versjon Har du brukt en evalueringsversjon, eller skal oppgradere til en annen versjon av datax, registrerer du lisensnummeret direkte i programmet. Dette gjør du ved å gå til Hjelp - Om programmet - Registrer lisensnummer. Merk! Har du tegnet <0> i lisensnummeret, er dette alltid tallet 0, ikke bokstaven O. 2

6 Installasjon INSTALLASJON Installasjon av programfiler Følg disse stegene for å installere programmet på datamaskinen din. Slik installerer du programmet 1. Sett inn din Mamut-CD i CD-ROM spilleren. Dersom ingenting skjer etter 10 sekunder, kan du åpne filen manuelt ved å gå til Startmenyen i Windows og velge Kjør (Run). Skriv "X:\Setup" (Bytt ut X med navnet på CD- ROM-spilleren din). Menyen vil da åpnes. Velg ønsket språk hvis du får spørsmål om dette. 2. Velg riktig program og start installasjonen. 3. Les instruksjonene i velkomstvinduet, og klikk Neste. 4. Velg programmet du vil installere fra listen i henhold til lisensen du har kjøpt. Har du allerede et program i vår programserie installert, vil installasjonen foreslå dette. 3

7 Introduksjon til datax 5. Les igjennom lisensavtalen, og merk av for Jeg godtar bestemmelsene i lisensavtalen. Klikk Neste. 6. I neste vindu velger du hvor du ønsker å installere ditt program. Installasjonsprogrammet vil automatisk foreslå et område. Velg eventuelt Bla gjennom for å velge et annet område. 7. Klikk Neste. 4

8 Installasjon 8. Velg hvor på Start-menyen du ønsker snarveien til programmet ditt og merk av for om du ønsker en snarvei til programmet på skrivebordet. Klikk Neste. 9. Klikk Neste for å starte installasjonen. 10. La systemet jobbe seg ferdig. Dette kan ta litt tid. Du skal ikke foreta deg noe før du ser vinduet som sier at installasjonen er fullført. Velg om du vil at programmet skal startes automatisk etter installasjonen, og klikk Avslutt. Programmet er nå installert. Ved oppdatering til ny versjon Dersom du oppdaterer fra en eldre versjon, må du installere i samme katalog som der de gamle programfilene er installert. Har du valgt tilsvarende program, vil samme katalog som den foregående versjonen automatisk foreslås. Hvis du ikke installerer til samme katalog som sist, må du selv overføre dataene dine til den nye plasseringen. Du kan gjøre dette ved å ta en sikkerhetskopi i din gamle versjon og tilbakekopiere denne i den nye. 5

9 Introduksjon til datax Førstegangs oppstart Når du starter programmet første gang, åpnes en veiviser som leder deg gjennom registrering og førstegangs oppstart. Hvis du merket av for Start programmet etter fullført installasjon under installasjonen, skjer dette av seg selv og du kan starte rett på punkt 2. Hvis ikke starter du på punkt 1. Tips! Vi anbefaler at du registrerer kundenummeret ditt samtidig med lisensnummeret. Du vil da ha dette nummeret lett tilgjengelig ved henvendelser til Mamut. Du finner det siden ved å velge Hjelp - Om programmet fra den øvre menylinjen. Slik starter du programmet første gang 1. Dobbeltklikk på snarveien til programmet på skrivebordet dersom du opprettet en slik i forbindelse med installasjonen -- eller -- Åpne programmet via Start-menyen nederst til venstre på skrivebordet. Velg Programmer - Mamut datax Software, og klikk på Mamut-ikonet for å starte programmet. 2. Les innholdet i velkomstvinduet, og klikk Neste. 3. Velg Registrere fullversjon. 4. Klikk Neste. 6

10 Installasjon 5. Skriv inn Lisensnummer til programmet. Klikk Neste. 6. Angi om du har Internettilknytning på din datamaskin. Klikk Neste. 7

11 Introduksjon til datax 7. Fyll ut alle felter markert med en rød stjerne. Har du ikke har kjøpt programmet direkte fra Mamut, og du ikke har tegnet noen supportavtale, vil du ikke ha mottatt noe kundenummer. Klikk Neste. 8. Klikk på knappen midt i bildet for å registrere programmet. Når registreringen er fullført, får du en beskjed om dette. Klikk Neste. 8

12 Installasjon 9. Velg om du vil bruke Mamut Information Desk, eller en startside som viser knapper med snarveier. Du kan senere endre dette valget under Innstillinger - Generelle innstillinger. 10. Klikk Neste. 11. Klikk Ferdig for å fullføre veiviseren og starte opp programmet. Ditt program er nå registrert og klar til å ta i bruk. Les tilbake sikkerhetskopi: Har du tidligere hatt programmet installert, og ønsker å lese tilbake en sikkerhetskopi, kan du starte veiviseren for tilbakekopiering av sikkerhetskopi i vinduet i trinn 3. Opprettelse av klient En Klient brukes til å samle all informasjon om en husholdning, et firma eller en forening. Flere klienter kan være registrert i samme program, og det kan med fordel også opprettes en eksempeldatabase som benyttes for å prøve ut programmet. Informasjonen som samles i en Klient kan være alt fra faktura og regnskap for bedrifter til selvangivelse og privatlån for familier. Når klienten opprettes, registreres også hvilke personer som er knyttet til denne. Disse personene blir tilgjengelige i modulene som brukes - for eksempel regnskap, nettbank og selvangivelse. Merk! Selve begrepet Klient varierer i forhold til hvilket program du har kjøpt. I Næringsøkonomi, Faktura og Reise brukes begrepet Klient. I Privatøkonomi brukes Familie, mens det i foreningsprogrammene heter Forening. Både Klient, Familie og Forening har altså samme betydning, og forklaringen av Klient i dette kapittelet er relevant for samtlige program. 9

13 Introduksjon til datax Ny klient I vinduet Velg/opprett klient som åpnes ved første gangs oppstart av programmet kan du starte veiviseren for opprettelse av ny klient ved å klikke på knappen Ny. Vinduet kan i ettertid åpnes ved å velge Fil - Ny/Endre klient i øvre menylinje i programmet. Veiviseren hjelper deg å opprette din egen klient og registrere nødvendig informasjon som du trenger for å komme i gang med programmet. Eksempeldata: I veiviseren for opprettelse av ny klient kan du velge å opprette en klient med eksempeldata som du kan benytte ved evaluering og test av ulike funksjoner og moduler i programmet. Fordelen med en testklient er at du slipper å bruke dine reelle data i testsammenheng og i stedet kan teste med allerede registrerte fiktive data. Klientinformasjon Under Klientinformasjon registrerer du kontaktinformasjon om klienten. Enkelte felter vil være fylt ut automatisk med samme informasjon som programmet er registrert med. Det er dog mulig å overstyre denne informasjonen om nødvendig. Felter merket med * må fylles ut. 10

14 Installasjon Firmainformasjon I steget Firmainformasjon i veiviseren registrerer du nærmere informasjon om firmaet du oppretter klient for. Organisasjonsnr. består av ni siffer. Du kan skrive inn nummeret uten mellomrom, eller med mellomrom. Bokstavkoden "MVA" vil bli lagt til på slutten av organisasjonsnummeret i Fakturamodulen automatisk dersom foretaket er merket som avgiftspliktig. Avmerkingsboksen Avgiftspliktig er som standard avmerket. Er ditt foretak eller din forening ikke avgiftspliktig, må du ta bort avmerkingen her før du går videre.innholdet i feltene Næringsvei og Bransje benyttes i næringsoppgaven. Merk! Vinduet Firmainformasjon vises ikke i programmer som ikke inneholder foretak/foreninger. Velg type kontoplan Ved valg av kontoplan har du fire valg. Du kan velge om du vil ha en kontoplan tilpasset forretningsform, næringsvei og bransje eller om du vil ha en standard kontoplan. Har du ikke så avanserte behov, kan du velge å bruke en begrenset kontoplan. Velger du Tilpasset kontoplan, vil du kunne velge aktuell forretningsform og næringsvei i de påfølgende vinduene. Du kan også velge å kopiere kontoplan fra et annet regnskap. Velger du dette alternativet, vil du i neste trinn kunne velge hvilken klient, regnskap og regnskapsår kontoplanen skal kopieres fra. Kontoer for lønnsbilag Har du valgt å bruke en tilpasset eller standard kontoplan, vil du få spørsmål om du vil Legge til kostnadskontoer for lønn. Skal du føre lønnsbilag i klienten, bør du merke av her slik at aktuelle kontoer blir lagt til i kontoplanen automatisk. 11

15 Introduksjon til datax Perioder og moms I dette steget merker du av for om regnskapet ditt er momspliktig og hvilken måned som er første periode i regnskapet. Her er det viktig at du velger Januar selv om du kanskje først begynner å føre regnskapet ditt i f.eks. april. Det er kun ved avvikende regnskapsår at du bør velge en annen måned enn januar. Regnskapsår Her velger du hvilket regnskapsår du skal opprette for regnskapet. Vanligvis vil dette være gjeldende år, men det er mulig å endre dersom du f.eks. ønsker å opprette en klient og begynne med å føre fjorårets regnskap. Du kan også bestemme om du ønsker å vise avdeling, prosjekt og forfallsdato i bilagsregistrering. 12

16 Installasjon Personer I dette steget registrerer du personer som tilhører klienten. Informasjon om adresse og telefonnummer vil arves fra tidligere registrert informasjon, men kan overstyres dersom det er aktuelt. Personnummer: Du er ikke nødt til å fylle ut feltet Personnr., men hvis du gjør det, vil programmet vite om det er mann, kvinne eller barn som registreres. Dette vil da vises med ikoner foran navnene i personlisten. Hvis du forsøker å registrere et ugyldig personnummer, vil du få beskjed om dette. Merk! Registrering av personer vises ikke i programmer som ikke krever registrering av personer, for eksempel datax Faktura og datax Totaløkonomi Start. Endre en klient Slik endrer du en informasjon om en klient 1. Marker klienten du ønsker å endre i klientlisten. 2. Klikk Endre. 3. Gjør ønskede endringer, og klikk OK. Du har nå gjort endringer i klienten. Merk! Det er kun mulig å endre navn og adresseinformasjon om klienten samt legge til nye personer/endre informasjon som registrerte personer. 13

17 Introduksjon til datax OPPDATERING AV DITT DATAX-PROGRAM Har du et datax-program installert fra før og skal oppdatere dette til ny versjon, er det viktig at du installerer den nye versjonen til samme katalog som der de gamle programfilene er installert. Installerer du tilsvarende program som tidligere, vil katalogen som den foregående versjonen ble installert til automatisk foreslås. Hvis du ikke installerer til samme katalog som sist, må du selv overføre dataene dine til den nye plasseringen. Du kan gjøre dette ved å ta en sikkerhetskopi i din gamle versjon og tilbakekopiere denne i den nye. Les mer om sikkerhetskopiering i eget kapittel. Tips før oppdatering! - Merk deg hvor du har installert ditt program tidligere. - Ta en sikkerhetskopi ved å velge Fil - Sikkerhets- /Tilbakekopiering - Sikkerhetskopiering. - Finn ditt kundenummer, og hvilken versjon du har nå. Informasjonen finner du ved å velge Hjelp - Om programmet. - Lukk alle programmer. 14

18 Bruk av programmet BRUK AV PROGRAMMET datax er et integrert system med flere moduler som ivaretar ulike funksjoner. Integrasjonen innebærer at informasjon i en modul knyttes til og viderebehandles i andre moduler. I det daglige arbeidet vil du derfor ha nytte av flere moduler. For eksempel krever en faktura registrering av kunder og varer, før den kan overføres til regnskap. Avhengig av hvilket program du har installert vil du ha ulike moduler tilgjengelig. Startvinduet i datax vil være det samme uavhengig av hvilken programversjon du har. Her får du en forklaring på de ulike delene av startvinduet. Tips! For å få hjelp med den funksjonen du arbeider med kan du til en hver tid trykke [F1]. I tillegg finner du brukermanualer under valget Brukermanual i menylinjen øverst i programmet. Menylinjen Via den øvre menylinjen i programmet vil du kunne få tilgang til all funksjonalitet i programmet. Den øvre menylinjen i programvinduet består av følgende valg: Fil Via dette menyvalget kan du opprette og endre brukere og klienter, du kan definere skriveroppsett, og du kan avslutte programmet. I tillegg kan du foreta sikkerhetskopiering og tilbakekopiering. 15

19 Introduksjon til datax Gå til I denne menyen finner du alle modulene som programversjonen din inneholder. Det er det samme om du tar deg fram til modulene via denne Gå til-menyen, eller om du bruker Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Verktøy Her finner du en vanlig kalkulator (standard Windows-kalkulator) og en valutakalkulator. Brukermanual Gir deg én brukermanual for hver modul programmet ditt inneholder. Her finner du forklaringer og beskrivelser til hjelp og støtte under arbeidet ditt. Hjelp En meny som gir deg enkel tilgang til ulike hjelpefunksjoner, både brukerstøtte, nyheter og annet du kan ha bruk for. Merk! Den øvre menylinjen vil alltid være tilgjengelig uansett hvor du befinner deg i programmet. Innholdet i menyvalgene vil imidlertid variere noe i de forskjellige modulene. Oppgaver Den venstre ruten i programmets hovedvindu heter Oppgaver. Denne er igjen delt inn i feltene Mine favoritter og Hovedmeny. Ved hjelp av Hovedmeny kan du navigere deg til alle deler av programmet. Ved å klikke på et av modulnavnene i Hovedmenyen får du se de ulike oppgavene som du kan velge å gjøre i den valgte modulen. Mine favoritter gir deg muligheten til å legge opp snarveier til de datax-funksjonene og nettsidene du bruker mest slik at du enkelt og raskt kan åpne disse uavhengig av hvor du er i programmet. Du angir hvilke snarveier du vil skal vises ved å gå inn på Start - Innstillinger, velg Utseende og farger og klikk på knappen Innhold på favorittmeny. Tips! Du finner en introduksjon til de ulike modulene i kapittelet Presentasjon av modulene. En detaljert gjennomgang vil du imidlertid finne i manualene som du kan lese hvis du klikker på Brukermanual i den øvre menylinjen. 16

20 Bruk av programmet Arbeidsvindu I den store ruten til høyre for Oppgaver utfører du arbeidet i programmet. Overskriften på dette vinduet avhenger av hvilken modul du har valgt å åpne. Ved oppstart av programmet vil du se Mamut Information Desk i dette vinduet. (Les mer om dette i neste kapittel som heter "Start".) Arbeidsvinduet vil endre innhold og funksjoner i de ulike modulene. Du kan også justere kolonnebreddene ved å dra og slippe linjene som skiller kolonnene. I tillegg kan du sortere listene etter hvilken som helst kolonne. Velg en kolonne og klikke på overskriften for å sortere på denne. Du vil se en liten hake (>) som angir at listen er sortert i stigende rekkefølge etter denne kolonnen. Klikk på nytt for å sortere synkende (<). I de av vinduene som inneholder lister, som for eksempel Ordre/Faktura i Faktura, Bilagsføring i Næringsregnskap eller Medlemsregister i Medlem, har du en egen meny tilgjengelig ved å høyreklikke med musen. Ny, Endre, Slett: Oppretter, endrer og sletter poster i registeret som er aktivt. Juster automatisk: Automatisk justering av kolonnebredde i listen. Du kan også justere kolonnebreddene ved å dra og slippe linjene som skiller kolonnene. Utvalg: Sette utvalg i listen. Les mer om utvalg nedenfor. Sorter på (...) : Kriteriet for hva det eventuelt kan sorteres på vil kunne variere avhengig av hvilket register du er inne i. Innstillinger: Innstillingene har undermenyer med flere justeringsmuligheter for kolonnebredden. Skjul kolonne: En kolonne kan skjules. Dette kan for eksempel være praktisk dersom det er kolonner du ikke benytter. Standardformat: Setter listen tilbake til standardformat. Send til: Dette valget har undermenyer der du kan få en grafisk fremstilling på skjerm, skrive ut hele registeret eller bare aktuell side, eller eksportere registeret i html-format eller tekstformat. 17

21 Introduksjon til datax Utvalg De ulike registrene kan ha nedtrekkslister øverst der du kan sette utvalg for hvilke poster som skal vises. I enkelte vil du også kunne søke etter poster, for eksempel etter medlemsnummer i Medlemsregisteret, eller fakturanummer i Ordre/Faktura. I tillegg kan du endre søkekriteriene i listene ved å høyreklikke i registeret og velge Utvalg, slik at du kan finne frem til akkurat den eller de postene du er interessert i. Slik fungerer utvalgene Sett filter til ( Type =): Funksjonen setter filter til å være lik teksten eller sifferet i det feltet der du høyreklikker. Ønsker du for eksempel at medlemslisten skal vise alle med et bestemt fornavn, kan du høyreklikke ved et slikt fornavn i listen, velge Utvalg, og Sett filter til. Hvis fornavnet for eksempel er Kari, vil menyen se slik ut: Sett filter til (Fornavn = Kari). Listen vil da vise kun de med fornavn Kari. Sett filter til (Type ~=): Setter filter til å være ulik kriteriet som er angitt, etter samme mønster som over. Her kan du for eksempel lete fram alle føringer i kjøreboken som har formål som ikke er Privat. Sett filter til (Type <): < betyr "mindre enn". Viser alle som er mindre enn verdien i feltet du høyreklikker i. Mindre enn kan være med referanse til beløp, dato, nummer eller endog tekstfelter (alfabetisk sortering). Sett filter til (Type >): > betyr "større enn. Viser alle som er større enn verdien i feltet du høyreklikker i. Verdien kan være beløp, dato, nummer eller tekstfelter (alfabetisk sortering). Legg til = til filter: Har du valgt større enn eller mindre enn, kan du etterpå legge til =, slik at utvalget også inkluderer poster med samme verdi som kriteriet som er satt. Brukerdefinert filter: Her får du opp et vindu der du kan velge de samme symbolene som over, men sette din egen verdi som søkekriterium. Vil du i Ordre/Faktura for eksempel finne alle fakturaer for en kunde med kundenummer 10002, kan du velge alternativknappen for = og skrive tallet i feltet Verdi. Blank ut filter: Når du setter filter, vil mange poster "forsvinne" fra listene. bruk Blank ut filter til å fjerne filtrene og få postene tilbake i listen. 18

22 Start START Når du åpner programmet første gang, vil modulen Start åpnes automatisk. Modulens innhold vil være det samme uavhengig av hvilken programversjon du har. Her finner du mange viktige funksjoner og innstillinger. For å kunne bruke programmet på best mulig måte er det viktig at du gjør deg kjent med mulighetene som ligger her. Mamut Information Desk Mamut Information Desk er en informasjonskanal mellom deg og Mamut. Den inneholder nyttige nyheter og tips, samt at du kan bruke den til å ta kontakt med Mamut Supportsenter. Avhengig av dine muligheter for oppkobling til Internett, kan du velge om du vil ha en online eller offline variant av Mamut Information Desk. Øverst på Mamut Information Desk har du følgende valg: Home: Under Home finner du lenker til nyheter og brukertips. Support: Under Support er det informasjon om brukerstøtte til programmet. Kontakt oss: Inneholder informasjon om hvordan du kan komme i kontakt med Mamut Knappene øverst til høyre på Mamut Information Desk: Klikk på kloden for å velge online eller offline versjon av Mamut Information Desk. Klikk på pil til venstre når du vil tilbake til den forrige siden du var på i programmet. Klikk på pil til høyre når du vil gå en side fram. Klikk på Stopp for å stoppe nedlastingen av Internett-siden. Denne knappen oppdaterer siden du er inne på. Klikk på Startside-knappen når du vil tilbake til startsiden. 19

23 Introduksjon til datax Mamut Supportsenter Den enkleste måten å ta kontakt med Mamut Supportsenter på, er via eget valg for dette i menyen til venstre i programmet eller via Mamut Information Desk. På sidene til Mamut Supportsenter kan du finne svar på dine spørsmål og opprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finner du på samme sted Kom i gang Under Kom i gang ser du en grafisk oversikt over alle tilgjengelige moduler i ditt program. Piler mellom de ulike modulene viser informasjonsflyten i programmet. Kalender Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. Kalender gir deg mulighet til å holde oversikt over ulike aktiviteter i ditt datax-program. Øverst i vinduet kan du velge mellom dag-, uke- og månedsvisning. Du kan fritt opprette notiser som du ønsker skal vises i kalenderen. Du kan endre eksisterende notiser, slette notiser og velge om de skal ha status som utført eller ikke utført. Du velger selv om kalenderen din skal vise utførte, ikke utførte eller alle notiser. Du vil i tillegg ha mulighet for å automatisk hente informasjon fra andre moduler slik at de vises i kalenderen. Les mer om hvordan du bestemmer innholdet i Kalenderen under Kalenderinnstillinger i neste kapittel Innstillinger. 20

24 Start Sikkerhets-/Tilbakekopiering Under Sikkerhets-/Tilbakekopiering finner du funksjonalitet for å utføre manuell sikkerhetskopiering og tilbakekopiering av sikkerhetskopi. Du har også tilgang til innstillinger for sikkerhetskopiering og du kan rydde opp i tidligere tatte sikkerhetskopier. Les mer om sikkerhetskopiering og tilbakekopiering i eget kapittel. Programoppdatering Når du velger Programoppdatering, kan du klikke på knappen Søk etter oppdateringer. Programmet vil da automatisk sjekke på Internett om det finnes en ny versjon av ditt program tilgjengelig for nedlasting. For å få lov til å laste ned nye versjoner er du nødt til å ha en serviceavtale. Klikker du Komplett endringsliste, vil du få oversikt over alle endringer som har skjedd i denne hovedversjonen. Merk! Du må være tilkoblet Internett for at programmet skal kunne finne eventuelle oppdateringer. 21

25 Introduksjon til datax INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du gjøre tilpasninger som gjør at programmet fungerer slik du ønsker og kan jobbe raskere. Det anbefales at du går gjennom innstillingene før du begynner å arbeide med programmet. Klikk på den innstillingen du vil endre. Se kapitlene nedenfor beskrivelse av hver innstilling. Generelle innstillinger Her kan du fastsette overordnede innstillinger for hvordan programmet skal fungere. Merk at du må starte programmet på nytt for at endringer skal ta effekt. 22

26 Innstillinger Oppstart Merk av for Velg klient ved oppstart hvis du vil slippe å velge klient fra listen hver gang programmet åpnes. Dette vil for eksempel være aktuelt dersom du har opprettet flere klienter, men i en periode kun jobber med en av disse. Dersom du merker av her og ønsker å jobbe med en annen klient, velger du Fil - Ny/Endre klient fra den øvre menylinjen i programmet. Da åpnes listen med oversikt over de ulike klientene, og du kan velge en av disse. Du kan markere Valg ved oppstart av modul hvis du ønsker å velge hvilket regnskap, fakturabok, selvangivelse osv. du vil jobbe med når du åpner en modul. Hvis du ikke merker av for dette valget, vil programmet åpne det regnskapet, den fakturaboken, den selvangivelsen osv. du jobbet med sist når du åpner de respektive modulene. Dette vil gjøre at du sparer tid ved å slippe å gjøre valg hvis du f.eks. bare har ett regnskap eller en fakturabok. Under Startside velger du mellom online eller offline versjon av Mamut Information Desk. Les mer om Mamut Information Desk i kapittelet Start. Programoppdatering I fanekortet Programoppdatering kan du velge hvor ofte du skal få påminnelse om å sjekke om det er en ny programoppdatering tilgjengelig. Programoppdateringen skjer via nedlasting fra Internett og krever at du er oppkoblet. Kataloger I fanekortet Kataloger kan du spesifisere egne standardkataloger for dokumenter og bilder i tillegg til katalog for lagring av vedlegg i PDF, HTML o.l. ved utskrift. Katalogene du angir vil automatisk foreslås, men ønsker du å tilknytte filer som ligger lagret et annet sted eller lagre filer i en annen katalog enn standardkatalogene du har angitt, er selvsagt dette mulig. Katalogene du angir vil automatisk foreslås, men ønsker du å tilknytte filer som ligger lagret et annet sted eller lagre filer i en annen katalog enn standardkatalogene du har angitt, er selvsagt dette mulig. 23

27 Introduksjon til datax Posttabell Når du klikker på knappen Posttabell, åpnes en liste med oversikt over postnumre og kommuner i Norge. I utgangspunktet skal alle poststeder være registrert, men det er mulig å opprette nye og endre/slette eksisterende ved hjelp av knappene Ny, Endre og Slett. Tips! Du kan søke frem poststeder via feltet Søk øverst til høyre. Klikk først på overskriften Postnr., Poststed, Komm.nr. eller Kommunenavn øverst i listen, avhengig av om du vil søke etter navn eller nummer. Skriv deretter inn søkeordet/- sifferet og trykk på [TAB]-tasten. I vinduet Endre posttabell kan du merke av for Finnmarksfradrag eller Oslofradrag dersom det er aktuelt. Opplysningen brukes i modulen Skatt. 24

28 Innstillinger Sikkerhetskopiering Under innstillinger for Sikkerhetskopiering setter du alle innstillinger som har med sikkerhetskopiering å gjøre. I tillegg til å kunne sette innstillinger finner du også en fullstendig logg over alle sikkerhetskopieringer og tilbakekopieringer som har funnet sted i programmet. Innstillingene åpnes ved å velge Gå til - Start - Innstillinger - Sikkerhetskopiering. Automatisk sikkerhetskopi I fanekortet Automatisk sikkerhetskopi setter du innstillinger for om og hvor ofte du ønsker å ta sikkerhetskopi. Som standard vil det være satt innstillinger slik at det vil bli tatt sikkerhets-kopi automatisk når du avslutter programmet, men at du får spørsmål om sikkerhetskopiering før sikkerhetskopiering blir utført. Innstillingen hjelper deg til å huske å ta sikkerhetskopi, noe vi anbefaler du gjør hver gang du har jobbet i programmet. Du kan selv angi hvor ofte du blir påminnet om å ta sikkerhetskopi. Kataloger I fanekortet Kataloger kan du angi filbane for sikkerhetskopier som du tar manuelt, samt filbane for sikkerhetskopier som blir tatt automatisk, f.eks. ved avslutning av programmet. Du kan velge filbane/katalog ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Ønsker du f.eks. at sikkerhetskopieringer du starter manuelt i programmet skal gå til diskettstasjon, skriver du inn A:\ i feltet. Det kan også være at du har en ekstern harddisk eller en USB-enhet som du ønsker å ta manuelle sikkerhetskopier til. Sikkerhetskopier som blir tatt automatisk vil det være mest hensiktsmessig å lagre på samme maskin som du har programmet. 25