Reiseregning. Innhold. Om Reiseregning... 2

Transkript

1 I modulen Reiseregning kan du lage din egen kjørebok og skrive dine egne reiseregninger. Du kan registrere dine fortløpende. Kjører du til faste kunder, kan kjøringene defineres som maler. Da blir føringene både raskere og enklere. I Reiseregning kan du skrive ut en oversikt over kjøring for en gitt periode med kilometer og kjøregodtgjørelse. I tillegg får du statistikk over totalt antall kilometer i året osv. Disse utskriftene brukes ikke bare for din egen oversikt, men kan også gis som bilag til den som skal utbetale kjøregodtgjørelse (f.eks. din arbeidsgiver). Det finnes også et område for føring av reiseregninger. Her kan du føre reiseregning i forbindelse med en føring av en postering i kjøreboken, eller en separat reise uten kjøregodtgjørelse. Statens satser for alle verdens land ligger inne i modulen. Du vil raskt få en oversikt over hvor mye penger du skal ha av bedriften for dekking av utgifter ved din reise. I tillegg kan du føre dine utlegg på et refusjonsskjema. Reiseregning gir deg avanserte utregningsog registreringsverktøy for alt som har med reiseregninger, kjørebok, kostnadsrefusjoner og representasjon å gjøre. Du kan skrive ut oversikter over kjøringer og reiser for forskjellige perioder, du kan regne om valuta og du kan få se ulike statistikker. Innhold Om Reiseregning... 2 Hva inngår i modulen Reiseregning?... 2 Velg/opprett bruker... 3 Ny/Endre bruker... 4 Status... 7 Kjørebok... 8 Ny/Endre kjøring... 9 Reiseregning Ny/Endre reiseregning Refusjon Ny/Endre kostnadsrefusjon Representasjon Ny/Endre representasjon Rapporter/Grafikk Innstillinger for utskrift Innstillinger Faste innstillinger Valuta Reiseregningsmal Utenlandssatser Statusvindu Faste data Kjørebokmaler Innlandssatser Valutakalkulator

2 OM REISEREGNING Hva inngår i modulen Reiseregning? Under Status kan du velge om du vil se oppdatert status for Reiseregning, Kjørebok, Representasjon eller Refusjon. Du får oversikt over hvordan alle beløpene er fordelt mellom reiser, kjøring, innland og utland. Med Kjørebok registrerer du kjøringer uten krav på diettgodtgjørelse. Reiseregning brukes til føring av reiser du har vært på hvor du har rett til diett- eller andre godtgjørelser. Gjennom Refusjon dokumenterer du utlegg du har hatt på vegne av firmaet. Under Representasjon kan du legge inn representasjonsutgifter du har hatt utenom reiser, som for eksempel forretningsmiddager og lignende. Med Rapporter/Grafikk kan du skrive ut diverse oversikter og oppsummeringer. I tillegg har du mulighet til å se grafiske framstillinger av kjøringer, reiser, refusjon og representasjon. I Innstillinger justerer du standarder, satser og andre faste innstillinger du trenger for å jobbe med reiseregninger. Hvordan kommer jeg dit? Velg Reiseregning i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til - Reiseregning fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. Merk! Modulen Reiseregning er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Reiseregning, kan det hende at enkelte av de omtalte funksjonene ikke er tilgjengelig i ditt program. 2

3 Velg/opprett bruker VELG/OPPRETT BRUKER Når du starter Reiseregning for første gang, vil du få beskjed om å opprette minst én bruker før du kan fortsette. Du vil deretter få opp et vindu hvor du skal legge inn Informasjon om brukeren. Neste gang du åpner modulen, vil du i stedet møte vinduet Velg/opprett bruker med oversikt over brukere du allerede har registrert. Du vil til enhver tid kunne opprette/endre/slette brukere. Dette kan gjøres fra oversikten som vises hver gang du åpner modulen, eller ved å velge Fil - Ny/Endre bruker i den øvre menylinjen etter du har åpnet Reiseregning. Klikk på Ny for å legge til en bruker. Marker linjen med et museklikk, og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en bruker. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en bruker og alle tilhørende opplysninger. Ved å klikke på Kopier kan du kopiere valgt bruker og all tilhørende informasjon til et nytt år. Du velger hvilket år du vil registrere på, ved hjelp av rulleboksen År. Marker avmerkingsboksen Automatisk velg sist valgte bruker hvis du vil at programmet skal fortsette med denne brukeren neste gang du åpner modulen. Tips! Hvis du etter hvert får mange brukere på listen, kan det være en fordel å benytte seg av Søk-feltet øverst i høyre hjørne. Klikk på overskriften Navn først for å søke etter brukernavn. Du kan dessuten alltid sortere oversiktene i programmet ved å klikke på den kolonneoverskriften du vil sortere etter. 3

4 Ny/Endre bruker Når du klikker Ny/Endre, åpnes vinduet Informasjon om brukeren. Her fyller du ut alle relevante opplysninger om brukeren. Her kan du også registrere en bil og opplysninger om denne. Brukerens personalia I fanekortet Brukerens personalia fyller du ut alle personlige opplysninger om brukeren. Feltet År fylles automatisk ut i henhold til hvilket år som var valgt i rulleboksen i vinduet Velg/opprett bruker, dette kan ikke endres. Tildel brukeren et Ansattnummer, og fyll ut Fødselsnummer på 11 tegn, Navn og eventuelt E-postadresse. Adresse 1 vil være brukerens gateadresse, mens Adresse 2 eventuelt fylles ut med en postboksadresse. Skriv inn riktig postnummer i det første feltet for Postnr./sted og trykk på [TAB]-tasten. Riktig poststed vil da automatisk fylles ut i det andre feltet. Fyll ut bankkontonummeret som penger skal inn på, i feltet Kontonr. Registrer eventuelt også et Avdelingsnummer hvis firmaet består av flere avdelinger. Du henter opp oversikt over registrerte Avdelinger ved å klikke på søkeknappen. (Avdelinger registreres under Innstillinger). Bruk feltet Annen info til å angi eventuelle andre opplysninger som kan være relevante. 4

5 Velg/opprett bruker Opplysninger om bil I fanekortet Opplysninger om bil kan du registrere alle aktuelle biler for brukeren. Klikk på knappen Ny i fanekortet for å registrere en ny bil på brukeren. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en bil du allerede har lagt inn. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en bil og all tilhørende informasjon. Dersom du har flere biler registrert, markerer du den bilen du vil bruke som standard og klikker på knappen Sett som standard bil. Da vil denne få en grønn hake foran seg i listen, og den vil alltid foreslås når du jobber i modulen. Opplysninger om bil/kjøretøy Når du klikker Ny/Endre, åpnes vinduet Opplysninger om bil/kjøretøy. 5

6 Fyll ut riktig Bilmerke og Bilens Reg.nr. Velg om du vil bruke Statens satser eller om du vil definere Egne satser. Feltene nedenfor vil endre seg i forhold til dette. Velger du Egne satser må du selv angi alle relevante satser som skal brukes i programmet. Disse fylles automatisk ut dersom du velger Statens satser. Merk! Dersom du velger Egne satser, vil ikke satsene for kjøretøyet oppdateres ved oppdatering av programmet. Merk av i avmerkingsboksene Verktøy/Tilhenger hvis brukeren alltid kjører med dette. Da vil du slippe å fylle det ut på hver enkelt reiseregning. Merk av for Anleggsvei hvis du vil ha med dette som standard på reiseregningene dine. Angi et fast Ant. passasjerer dersom dette er aktuelt. Tips! Bruk alltid [TAB]-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. [TAB]-tasten finner du rett over [Caps Lock] på tastaturet. Klikk på knappen Oppdater satser nå for å legge inn verdier som du vil oppdatere kjøringene med. Her legger du inn betingelsene for oppdateringen. Programmet vil foreslå verdier hentet fra den siste satsendringen som er registrert, men du kan også legge inn egne satser her. 6

7 Status STATUS Under Status ser du informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Reiseregningsmodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. I Statusbildet ser du også oppdatert statusinformasjon for Kjørebok, Reiseregning, Representasjon og Refusjon. Du kan blant annet se detaljer om antall kjørte km, oppgjør og godtgjørelse, tilgodehavende beløp, utbetalte belø og kostnadsrefusjon. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til - Reiseregning - Status. Ønsker du å se status for en annen bruker eller år, kan du klikke på linken med navn. Du vil da kunne velge blant registrerte brukere og aktuelle år. Du kan også bytte bruker ved å gå til Fil - Ny/Endre bruker. Du kan skrive ut innholdet i statusvinduet ved hjelp av knappen Skriv ut statusinformasjon. Statusrapport for aktiv bruker som genereres viser alle opplysningene fra vinduet. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. 7

8 KJØREBOK Kjørebok inneholder et enkelt system for registrering av kjørelengde. Når du åpner kjørebok, vil du først møte en oversikt over registrerte kjøringer. Velg Gå til - Reiseregning - Kjørebok fra menyen, eller klikk på Kjørebok blant snarveiene til venstre. Da åpnes kjørebokregisteret som viser hvilke kjøringer du har registrert. Tips! Du har alltid mulighet til å knytte nye kjøringer til et spesifikt Prosjekt. Hvis du gjør dette, kan du holde oversikt over hvilke kjøringer som finnes på de ulike prosjektene. Velg Prosjekt fra nedtrekkslisten. Da vil kun kjøringer som er registrert på dette prosjektet vises i oversikten. Velg også et alternativ fra nedtrekkslisten Bil hvis du har flere biler registrert på samme bruker. Da får du kun se kjøringer registrert på denne bilen. Programmet vil alltid foreslå den bilen du har markert som standard for brukeren. Du endrer status på kjøringer ved hjelp av nedtrekkslisten Sett status. Når du registrerer en ny eller endrer en eksisterende kjøring og klikker OK, vil kjøringen automatisk få status Ferdig. Er kjøringen imidlertid ikke ferdig ført, kan du markere linjen og velge Kjøringen er IKKE ferdig ført i nedtrekkslisten. Kjøringen vil da markeres med et rødt utropstegn, og det vil stå Ikke ferdig i statuskolonnen. På denne måten kan du endre status på en ført kjøring, og dermed minne deg selv på om den er ferdig eller ikke. Klikk på Ny for å føre en ny kjøring. Da åpnes vinduet Registrering av kjøring. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger for en kjøring du allerede har ført. Da åpnes vinduet Registrering av kjøring, og du kan gjøre de endringene du vil. 8

9 Kjørebok Marker linjen og klikk på Slett for å slette en kjøring og all informasjon du har registrert på denne. Marker kjøringen du ønsker å bruke som mal for fremtidige føringer, og klikk på Mal. Du kan velge å bruke mal når du registrerer ny kjøring. Marker linjen og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for kjøringen. Den vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Ny/Endre kjøring Dette vinduet åpnes både når du klikker på Ny og når du klikker på Endre. Her registreres detaljene omkring kjøringen på to ulike fanekort. Velg hvilket Prosjekt du ønsker å knytte kjøringen til i nedtrekkslisten øverst til venstre. Du kan også velge å ikke knytte kjøringen til et bestemt prosjekt. Velg hvilken Mal du vil bruke på denne føringen i nedtrekkslisten øverst til høyre. Du er ikke nødt til å bruke en mal. Merk! For å få alternativer i nedtrekkslisten Bruk mal, må du ha registrert minst en mal. Dette gjør du ved å markere en føring i kjørebokregisteret og klikke på Mal-knappen øverst i bildet. Du kan også registrere maler via innstillingene, eller ved å klikke Lag mal når du registrerer en ny kjøring. Kjøring Fyll ut feltene i fanekortet Kjøring. Dersom du har valgt en mal i nedtrekkslisten Bruk mal øverst til høyre i vinduet, vil en del av feltene være forhåndsutfylt. Fyll ut Dato for kjøringen i rulleboksen. Du kan hente opp kalender og velge dato herfra ved å klikke på knappen til høyre for datofeltet. 9

10 Marker deretter om kjøringen er i forbindelse med Næring (arbeid) eller om den er Privat. Dette gjør du i feltet Type kjøring til høyre i fanekortet. Legg inn informasjon i de resterende feltene. I feltet Reiserute må du skrive inn hvor du kjørte fra - til, og dersom du kjørte en omvei skal dette noteres i feltet Omkjøring nedenfor. Du kan også klikke på søkeknappen til høyre for feltet og legge til/opprette standard reiseruter dersom det er ruter du kjører ofte. Kontaktperson kan f.eks. være aktuelt å registrere dersom du har hatt med en passasjer på ruten. Tips! Bruk alltid [TAB]-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. [TAB]-tasten finner du rett over [Caps Lock] på tastaturet. Tilleggssatser Marker eventuelle Tilleggsgodtgjørelser dersom det er relevant for kjøringen. Km fylles automatisk ut når du markerer at du har kjørt med Verktøy/Tilhenger eller at du har kjørt på Anleggsvei, men dette kan overstyres. Fyll eventuelt ut Antall passasjerer. Da blir feltet Navn på passasjerer aktivt, og du registrerer navnene her. Marker videre om kjøringen er foretatt i utlandet eller om kjøringen er godtgjort av arbeidsgiver allerede. Dersom du av en eller annen grunn skulle ha krav på Ekstra sats per km på denne kjøringen, skriver du inn antall km i dette feltet. Fyll også ut kilometerstand ved reisens start og slutt. Skriv inn eventuell sum på Andre utgifter du hadde under kjøringen, og spesifiser dette i feltet under. Klikk på Lag mal hvis du vil beholde denne informasjonen som en del av en mal til senere føringer. Klikk på OK når fanekortet er ferdig utfylt. Du vil da komme tilbake til kjørebokregisteret som vil være oppdatert med kjøringen du nå har ført. 10

11 REISEREGNING Når du skal registrere reiser i Reiseregning, har du mulighet til å gjøre dette ved hjelp av en veiviser. Veiviseren forklarer hvert enkelt punkt i registreringen, og startes ved å gå til Reiseregning og klikke Ny. Veiviseren vil starte automatisk den første gangen du åpner vinduet, men du kan også angi at veiviseren skal starte automatisk hver gang du åpner vinduet ved å merke av for Automatisk legg til ny reise under Innstillinger - Faste innstillinger. Les mer i kapittelet "Innstillinger". Velg Gå til - Reiseregning - Reiseregning fra menyen, eller klikk på Reiseregning blant snarveiene til venstre. Da åpnes reiseregningsregisteret. Dersom du har registrert reiseregninger på ulike prosjekter, kan du sortere visningen etter prosjekt ved hjelp av nedtrekkslisten Prosjekt øverst til venstre. Du kan også merke av for Vis planlagte reiser dersom du ønsker å vise reiser med reisetype Planlagt. Ønsker du å bruke veiviseren når du skal registrere nye eller endre reiseregninger, merker du av for Bruk datax Veiviser øverst i høyre hjørne. Ønsker du å registrere reiseregningene dine manuelt, fjerner du avmerkingen her. Merk at forklaringene nedenfor er basert på manuell registrering av reiseregninger. Klikk på Ny for å føre en ny reise. Da åpnes vinduet Reiseregning hvor du både oppretter og redigerer reiseregninger. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger for en reise du allerede har ført. Da åpnes vinduet Reiseregning hvor du både oppretter og redigerer reiseregninger. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en reise og all tilhørende informasjon. 11

12 Marker reisen du ønsker å bruke som mal for fremtidige føringer, og klikk på Mal-knappen. Du kan velge å bruke mal når du registrerer en ny reise. Noen felter vil da være forhåndsutfylt. Marker linjen og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for reisen. Den vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Marker linjen og klikk på Skriv ut for å få en utskrift av den markerte reiseregningen. Ny/Endre reiseregning Når du klikker på Ny eller Endre i Reiseregning uten å ha merket av for Bruk datax Veiviser, åpnes et vindu for detaljer knyttet til reisen. Vinduet består av fem ulike fanekort. Det første heter Generelt og har en rekke underliggende fanekort. Du kan også velge å bruke en Mal for å føre reiseregningen. Dette vil automatisk fylle ut en del av feltene i reiseregningen. Nedtrekkslisten Mal er tilgjengelig i alle fanekortene. Merk! Bruk av Mal forutsetter at du har opprettet en reiseregningsmal. Disse oppretter du ved å merke av for Merk reiseregning som mal når du fører en reiseregning, eller ved å opprette en mal via Innstillinger - Reiseregningsmal. Du kan også merke en eksisterende reiseregning i listen over reiseregninger, og klikke Mal. 12

13 Generelt Fyll ut informasjonen i øvre del av fanekortet. Velg Reisetype ved å velge aktuelt alternativ i nedtrekkslisten. Dersom du skal ha Ekstra godtgjørelse for reisen, eller du har mottatt Forskudd for utgifter i forbindelse med reisen, skriver du inn beløpene her. Marker hvilket Prosjekt reisen er knyttet til, dersom det er aktuelt. For at det skal være alternativ i denne nedtrekkslisten må prosjektene først registreres under Innstillinger. Klikk på Ny for å registrere nye flyutgifter. Da åpnes vinduet Registrer flybillett. Klikk på Endre for å redigere opplysninger om en flybillett. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en flyutgift og alle tilhørende opplysninger. Merk! Listen med flyreiser vil være tom før du selv registrerer noen. Det er først når du har lagt inn reiser at knappene Endre og Slett blir aktive. Registrer de forskjellige opplysningene. Marker avmerkingsboksen Allerede dekket av firma hvis firmaet allerede har betalt flyreisen din. Kryss av for Bruk valuta hvis du har betalt flybilletten i annen valuta. Da blir feltene i denne ruten aktive. Merk! Du må registrere en eller flere valutaer i fanekortet Valuta før du får opp alternativer i nedtrekkslisten. Registrer Hotell, Taxi, Telefon, Transport, Andre kostn., Representasjon, Parkering/Bom, Kost og Bruk av bil dersom dette er aktuelt, ved å klikke på ønsket fanekort og deretter på Ny. Du vil i alle tilfeller få opp et vindu hvor du spesifiserer kostnaden ved hjelp av visse standardopplysninger. Disse likner i hovedsak på det som er forklart i forbindelse med flybilletten ovenfor. Bruk av bil har imidlertid samme skjema som forklart under Kjørebok. 13

14 Valuta Her kan du legge inn/endre valutakurser som du har bruk for i reiseregningen. Legg merke til at øvre del av vinduet ikke endres selv om du skifter mellom de ulike fanekortene. Dermed vil du hele tiden ha tilgang til nøkkelinformasjon. Klikk på Ny for å registrere en ny valuta. Da åpnes vinduet Legge til valuta. Her velger du valutakode fra en nedtrekksliste med alternativer, før du skriver inn riktig kurs. Du markerer også om valutaenheten er én mot én eller én mot hundre. Klikk på Endre for å redigere opplysninger om en valuta. Da åpnes vinduet Legge til valuta og du kan gjøre de endringene du vil. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en valuta og alle tilhørende opplysninger. Tips! Du kan alltid hente inn oppdaterte valutakurser fra Internett ved å velge Innstillinger - Valuta. 14

15 Utland I dette vinduet registrerer du alle utenlandsopphold som inngår i reisen din. Etter at alle land du har besøkt er registrert, får du beregnet kostgodtgjørelse og nattillegg for reisen. Denne beregningen kan overstyres for hvert land dersom det skulle være nødvendig. Slik oppretter du reiseregning - Utland 1. Velg fanekortet Utland. 2. Klikk på Ny. Da åpnes vinduet Registrer informasjon om utlandsopphold. 3. Velg riktig Land fra nedtrekkslisten og registrer datoer og tidspunkt for oppholdet. 4. Marker avmerkingsboksen Vil du beregne adm. forpleining for hele reisen? om beregningene skal følge fast takst, uten godtgjørelse for diett og nattillegg. 5. Marker Er dette oppdragssted / mål for reisen? dersom hele reisen skal beregnes etter dette landets satser. 6. Velg Boform under dette oppholdet, og legg inn eventuell Reduksjon av godtgjørelse for de forskjellige måltidene. 7. Klikk OK. 8. Gjenta dette for alle land du har besøkt i løpet av reisen. 9. Klikk på knappen Beregn godtgjørelse for reisen i hovedvinduet. Programmet vil nå beregne riktig godtgjørelse ut fra opplysningene du har registrert for hele reisen (også innland). 15

16 10. Klikk på Overstyr beregning. Du får nå se beregnet Antall for hver godtgjørelse og beløpene som er beregnet for landet du har vært i. Disse satsene er forhåndsdefinert ut fra Statens regulativ. Dersom du av ulike grunner ønsker å overstyre antallet kan du også gjøre dette her. 11. Klikk OK. Reiseregning er opprettet. 16

17 Innland I fanekortet Innland legger du inn detaljer om kost og losji i forbindelse med innenlandsopphold. Klikk på knappen Beregn godtgjørelse for reisen hvis du vil at programmet skal gjøre dette automatisk på bakgrunn av opplysningene du tidligere har registrert. En veiviser vil starte, og du følger anvisningene denne gir. Ønsker du å føre kostnadene manuelt, skriver du inn Antall i de ulike feltene. Merk! Det er forskjellige satser for kostgodtgjørelse avhengig av hvor du bor på reisen. Sjekk om ditt overnattingssted gjelder som Vanlig, Pensjonat eller Brakke. 17

18 Totaler Her finner du totalene for det du har registrert i denne reiseregningen. Du kan legge inn et eventuelt Forskudd du har mottatt, bortsett fra det er dette kun et oversiktsvindu. Legg inn eventuelt mottatt Forskudd for reisen. Føres mot konto i regnskap: hent opp kontoplanen ved hjelp av søkeknappen til høyre for feltet og velg riktig konto. Klikk OK for å registrere reiseregningen hvis informasjonen er riktig. 18

19 Refusjon REFUSJON I Refusjon legger du inn kostnader du har hatt for firmaet. Når du åpner Refusjon, vil du først møte en oversikt over kostnadsrefusjoner du har registrert tidligere. Velg Gå til - Reiseregning - Refusjon fra menyen, eller klikk på Refusjon blant snarveiene til venstre. Klikk på Ny for å føre en ny refusjon. Da åpnes vinduet Kostnadsrefusjon hvor du både oppretter og redigerer kostnader. Marker en linje og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en kostnad du allerede har ført. Da åpnes vinduet Kostnadsrefusjon hvor du både oppretter og redigerer kostnader. Marker en linje og klikk på Slett for å slette en kostnad og all tilhørende informasjon. Marker en linje og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for kostnaden. Linjen vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Marker en linje og klikk på Skriv ut for å få en utskrift av refusjonen. Velg eventuelt at oversikten kun skal vise kostnader knyttet til et bestemt Prosjekt ved hjelp av nedtrekkslisten. Marker en linje og velg fra nedtrekkslisten Sett status om Refusjonen er ferdig ført eller Refusjonen er IKKE ferdig ført. Dette vil markeres i kolonnen Status. Tips! Dersom du mangler visse opplysninger i forbindelse med en kostnad, kan det være lurt å markere denne som Ikke ferdig ført ved hjelp av nedtrekkslisten Sett status. På den måten kan du minne deg selv om at denne kostnaden ikke er klar. 19

20 Ny/Endre kostnadsrefusjon Vinduet Kostnadsrefusjon åpnes når du klikker på Ny eller Endre i Refusjon. I øverste del av vinduet registreres kostnaden mer generelt, mens hver enkelt regning spesifiseres ved hjelp av linjene nedenfor. Fyll ut relevant Dato for kostnaden. Marker eventuelt hvilket Prosjekt kostnaden er knyttet til. Skriv en forklaring til kostnaden i feltet Kommentar. Klikk på Ny for å føre en regning, eller Endre for å redigere opplysninger om en kostnad du allerede har ført. Da åpnes vinduet Spesifikasjon av kostnaden. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en kostnad og all tilhørende informasjon. Spesifikasjon av kostnaden Registrer hvilken Dato du hadde denne utgiften. Velg eventuelt et Prosjekt utgiften skal knyttes til, i nedtrekkslisten. Du kan også markere avmerkingsboksen Ikke bruk prosjekt nederst i listen. Fyll så ut en kort Beskrivelse, og eventuelt Årsak hvis det er aktuelt. Skriv inn Beløp for utlegget. Dersom dette går mot en spesiell Konto i regnskap, registrerer du også denne. Du får opp kontoplanen ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Klikk OK. 20

21 Representasjon REPRESENTASJON I Representasjon fører du opp detaljer rundt middager, for eksempel hvilken anledning det gjaldt, hvilken restaurant man var på, hvem som deltok m.m. Når du åpner Representasjon, vil du først få en oversikt over de representasjonsutgiftene du tidligere har registrert. Velg Gå til - Reiseregning - Representasjon fra menyen, eller klikk på Representasjon i Hovedmenyen til venstre. Klikk på Ny for å legge til en ny representasjon. Da åpnes vinduet Spesifiser representasjon hvor du både oppretter og redigerer representasjoner. Marker en linje og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en representasjon du allerede har ført. Da åpnes vinduet Spesifiser representasjon hvor du både oppretter og redigerer representasjoner Marker en linje og klikk på Slett for å slette en representasjon. Marker en linje og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for utlegg i forbindelse med representasjonen. Linjen vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Marker en linje og klikk på Skriv ut for å få en utskrift av representasjonen. Velg eventuelt at oversikten kun skal vise representasjoner knyttet til et bestemt Prosjekt ved hjelp av nedtrekkslisten. Marker en linje og velg fra nedtrekkslisten Sett status om Representasjonen er ferdig ført eller Representasjonen er IKKE ferdig ført. Dette vil markeres i kolonnen Status. 21

22 Ny/Endre representasjon Vinduet Spesifisering av representasjon åpnes når du klikker på Ny eller Endre i Representasjon. Her legger du inn detaljene omkring representasjonen. Registrer først riktig Dato, og knytt representasjonen opp mot et Prosjekt hvis det er aktuelt. Fyll ut feltene nedenfor. Husk at dersom vin eller brennevin er inkludert i regningen, må hele beløpet føres som Ikke fradragsberettiget. I motsatt fall settes hele beløpet som Fradragsberettiget. Merk! Beløpet skal ikke deles mellom disse to postene. Velg Valuta i nedtrekkslisten dersom det ikke ble betalt i norske kroner. Kursen vil komme opp hvis du har lagt denne inn i Innstillinger - Valuta. Registrer Konto i Regnskap dersom du vet hvilken konto dette skal føres mot. Du henter opp kontoplanen ved å klikke på knappen til høyre for feltet. Klikk på Ny for å registrere deltakere på representasjonen. Da blir linjen aktiv, og du kan skrive navnet direkte inn. Trykk [ENTER] for å avslutte en inntasting. Merk linjen og klikk på Endre for å redigere navnet, og merk linjen og klikk på Slett for å fjerne et navn. Klikk OK for å registrere representasjonen. 22

23 Rapporter/Grafikk RAPPORTER/GRAFIKK Fra Rapporter/Grafikk kan du skrive ut oversikter og oppsummeringer. Det er også mulig å få se grafiske framstillinger av kjøringer, reiser, refusjon og representasjon slik at du også får en visuell oversikt. Velg Gå til - Reiseregning - Rapporter/Grafikk fra øvre menylinje, eller klikk på Rapporter/Grafikk i Hovedmenyen til venstre. Tips! Når du markerer en rapport/grafikk, vil du se en beskrivelse i de grå feltene under. Marker linjen til den rapporten du ønsker å skrive ut i det øvre vinduet, og klikk på Skriv ut. Da åpnes vinduet Selektering. Les mer om vinduet nedenfor. Det er mulig å skrive rapporter til forhåndsvisning, skriver, PDF og HTML. Dette valget gjør du i nedtrekkslisten øverst til høyre i rapportbildet. Ønsker du å justere eller kontrollere utskriftsinnstillingene, klikker du på knappen Oppsett. Les mer om Innstillinger for utskrift nedenfor. Marker Bruk farger hvis du har fargeskriver og ikke ønsker sort/hvit utskrift. I det nedre vinduet velger du hva du ønsker å se grafisk fremstilt, og klikker på Vis. Du vil videre kunne foreta avgrensninger knyttet til prosjekter, perioder etc. slik det passer deg. 23

24 Selektering Selekteringsvinduene er noe forskjellige for de ulike rapportene, men prinsippet er det samme. Her vises selektering for Kjørebok som et eksempel. Avgrens først rapporten ved å skrive inn hvilken tidsperiode du ønsker å se. Skriv dette direkte inn i feltene Fra dato og Til dato, eller klikk på kalenderknappen til høyre for feltet. Marker Type kjøring, om det gjelder kjøringer gjort Privat eller i Næring. Marker videre avmerkingsboksene slik det passer dine ønsker. Hvis du vil se kjøringer knyttet til ett enkelt prosjekt, markerer du dette under Velg prosjekt. Nedtrekkslisten blir ikke aktiv før du har markert denne avmerkingsboksen. Innstillinger for utskrift Når du klikker knappen Oppsett, kommer du til vinduet Innstillinger for utskrift der du kan angi standardinnstillinger for utskrift av rapporter. Her kan du blant annet sette opp ulike skrivere som standardskrivere for ulike operasjoner i hverdagen. Dersom ikke annet er valgt, vil systemet benytter skriveren du har definert som standardskriver i operativsystemet. Merk! Innstillinger du gjør her, vil gjelde for utskrifter fra hele programmet, ikke bare fra denne modulen. Skriver I fanekortet Skriver kan du definere Standard utskriftsmedie, som da vil gjelde for alle utskrifter dersom ikke annet er angitt i feltene nedenfor. For enkelte typer dokumenter kan du dessuten spesifisere egen skriver, som vil overstyre skriveren som er valgt som standard i operativsystemet. Dette kan for eksempel være praktisk dersom du skriver ut etiketter og har etikettskriveren satt opp som standard for denne type utskrifter. Det vil også være mulig å skrive ut en faktura med giro til en skriver, og kopien, uten giro, til en annen, eller eventuelt til en annen skuff på samme skriver. 24

25 Rapporter/Grafikk Skrifttype på faktura I dette fanekortet kan du angi hvilken skrifttype du ønsker å bruke på beløp/kid-felt på girodelen ved utskrift av faktura med giro. Dersom du bruker KID, må du huske å få godkjent utskriftene i banken din før du sender ut fakturaer til kunder. Merk! Dette fanekortet er kun tilgjengelig dersom du har modulen Faktura. Kataloger I fanekortet Kataloger kan du angi en standardkatalog som skal foreslås for lagring av dokumenter ved utskrift av PDF, HTML o.l. Programmet vil foreslå en katalog, men du kan endre denne ved å skrive filbanen direkte inn i feltet, eller ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet og bla deg frem til ønsket katalog. 25

26 INNSTILLINGER Under Innstillinger setter du innstillinger for hvordan Reiseregning skal fungere. Flere av disse innstillingene kan også settes andre steder i modulen. Det vil være naturlig å teste modulen en del i praksis før du finner ut hvordan du best kan tilpasse innstillingene til ditt bruk. Velg Gå til - Reiseregning - Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. 26

27 Innstillinger Faste innstillinger Faste innstillinger består av fire ulike fanekort som gjør det enkelt å tilpasse modulen til ditt bruk. Generelt Marker avmerkingsboksene for de funksjonene du vil aktivere i fanekortet Generelt. Automatisk velg sist brukte person betyr at du vil slippe å velge bruker hver gang du starter modulen. Det vil automatisk startes opp på den du sist jobbet med. Det vil likevel være mulig å jobbe med en annen bruker ved å velge Fil - Ny/Endre bruker fra den øvre menylinjen. Standardtider Legg inn Standardtider i fanekortet for dette dersom reiseregningene dine har mange fellestrekk når det gjelder tider. Du kan sette standardtider for både Kjørebok, Reiseregning og Hotell. Disse tidene vil dermed automatisk fylles inn, men du har alltid mulighet til å overstyre opplysningene senere. Eksport Fanekortet Eksport er aktuelt dersom du eksporterer data fra reiseregningsmodulen til andre program. Da kan du fastsette nyttige regler knyttet til denne eksporten. Database Klikk på fanekortet Database hvis du vil koble deg mot en annen database enn den som ligger i programkatalogen. Bla deg fram til riktig plassering ved hjelp av søkeknappen, eller skriv filbanen rett inn i feltet. 27

28 Valuta Du vil ha bruk for oppdaterte valutakurser flere steder i modulen dersom du reiser utenlands. I disse innstillingene kan du sørge for å ha kursene tilgjengelig der hvor det er relevant. Klikk på Ny for å registrere en ny valuta. Da åpnes et vindu hvor du selv velger kode for valutaen, og registrerer navn, kurs, enhet og dato. Marker valutaen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en valuta som allerede finnes i oversikten. Da åpnes samme vindu som når du klikker på Ny, men med utfylte opplysninger som kan endres. Tips! Bruk feltet Søk for å finne raskere fram til valutaer du vil redigere. Klikk først på kolonneoverskriften du vil søke etter, deretter skriver du søkebegrepet inn i feltet. Marker valutaen og klikk på Slett for å fjerne den fra listen. Marker en valuta og klikk på Skjul/Vis for å skjule eller vise valutaen andre steder i programmet. Kolonnen Vis indikerer om valutaen skal vises eller skjules. For å oppdatere kursene klikker du på knappen Hent kurser via Internett. De nye kursene legges inn i feltet Standardkurs. Ingen av kursene du tidligere har lagt inn vil bli overskrevet, kun standardkursene. Merk! Du må være koblet opp til Internett for å kunne hente ned oppdaterte kurser. 28

29 Innstillinger Reiseregningsmal Reiseregningsmaler er ganske enkelt reiseregninger du velger å bruke som mal for andre reiseregninger. Disse malene vil bli tilgjengelige via nedtrekkslister når du fører reiseregninger senere. Klikk på Ny for å registrere en ny reiseregningsmal. Da åpnes vinduet for registrering av reiseregning. Merk! Når du oppretter en reiseregningsmal, vil denne bli ført som en reiseregning og komme med i oversikten over førte reiseregninger. Marker reisen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en mal som allerede finnes i oversikten. Da åpnes vinduet for registrering av reiseregning. Marker reisen og klikk på Slett for å slette reiseregningsmalen. Utenlandssatser Her ligger statens utlandssatser for alle land som har egne satser. Du kan både legge inn nye og oppdatere eksisterende satser herfra. Under hvert land finner du tidligere satser som har vært gjeldende for landet. Marker landet og klikk på Ny for å legge inn nye, oppdaterte satser for et land. Da åpnes et vindu hvor du legger inn Nattillegg og Diett i norske kroner. Klikk OK, og den nye satsen legges inn under landet i oversikten. Klikk på plussknappen foran landet for å se hvilke satser som ligger registrert under dette. Du vil da se både landskode, dato, nattillegg og diett for hver enkelt. Marker en sats du vil redigere, og klikk Endre. Marker en sats du vil fjerne permanent, og klikk Slett. 29

30 Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. Innhold I fanekortet Innhold kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet. En rekke informasjonsbokser vil være forvalgt, men du står fritt til å velge hvilken informasjon du vil vise i statusvinduene i de ulike modulene og i hvilken rekkefølge. Du kan justere hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet ved å markere og flytte ved hjelp av pilknappene mellom vinduene Tilgjengelige informasjonsbokser og Dine valgte informasjonsbokser. Bruk pilknappene til høyre for Dine valgte informasjonsbokser for å justere rekkefølgen på valgte informasjonsbokser. Utseende I fanekortet Utseende kan du velge om informasjonsboksene skal fordeles over to eller tre kolonner eller om hele statusvinduet skal fylles. Ønsker du å skjule informasjonsflytdiagrammet for å få bedre plass til informasjonsbokser, er også det mulig. Valgte informasjonsbokser vil bli skalert i forhold til plassen som er til rådighet i statusvinduet. Faste data Under knappen Faste data finner du innstillinger for opprettelse av flyselskaper, avdeling, lønnskoder, hotellavtaler, prosjekt og kontoplan. Opprettelse av flyselskaper Her oppretter/redigerer du opplysninger om ulike flyselskaper. Disse kommer opp i egen nedtrekksliste når du registrerer reiseregninger som omfatter flybilletter. 30

31 Innstillinger Klikk på Ny for å registrere et nytt flyselskap i oversikten. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn dette navnet. Klikk OK, og det nye selskapet vil være registrert i oversikten og bli tilgjengelig i modulen ellers. Marker navnet og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et eksisterende flyselskap. Marker navnet og klikk på Slett for å fjerne et flyselskap fra listen. Avdeling Du kan i enkelte tilfeller ha nytte av å knytte reiser, utlegg og kjøringer til en spesifikk Avdeling i firmaet. Klikk på Ny for å registrere en ny avdeling. Da åpnes et lite vindu hvor du legger inn et nummer og navn på avdelingen. Når du klikker OK, vil avdelingen vises i oversikten. Marker en avdeling og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en avdeling som allerede finnes i oversikten. Da åpnes vinduet hvor nummer og navn kan endres. Marker en avdeling og klikk på Slett for å fjerne den for godt. Klikk Importer hvis du ønsker å importere avdelinger fra et annet regnskap. Merk et regnskap i listen som åpnes, og klikk Velg. Lønnskoder Her kan du foreta diverse endringer i listen over lønnskoder. Du kan blant annet endre beskrivelse, koble kodene mot konti i regnskapet og administrere TT-koder. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere en kode. Da blir linjen aktiv. Gjør endringer i den kolonnen du ønsker. Du forflytter deg mellom kolonnene ved hjelp av [TAB]-tasten. Sett markøren i Kontonr.-kolonnen, og trykk på [TAB]-tasten igjen for å hente opp kontoplanen. Marker kontoen du vil koble koden mot, og klikk på Velg. 31

32 Tips! Du kan klikke på overskriftene for å sortere listen alfabetisk, etter kode eller konto. Hotellavtaler Her registrerer/redigerer du opplysninger om ulike hoteller firmaet bruker. Disse kommer opp som alternativer i egen nedtrekksliste når du registrerer reiseregninger som omfatter hotellovernattinger. Klikk på Ny for å registrere et nytt hotell i listen. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navn, adresse, telefonnr. og rompris pr. natt. Klikk OK, og det nye hotellet vil være registrert i oversikten og bli tilgjengelig i modulen ellers. Marker navnet og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et hotell som allerede finnes i listen. Marker navnet og klikk på Slett for å fjerne et hotell fra listen. 32

33 Innstillinger Prosjekt Du kan i enkelte tilfeller ha nytte av å knytte reiser, utlegg og kjøringer til et særskilt Prosjekt firmaet holder på med. I disse tilfellene vil det være en egen nedtrekksliste med alternativer tilgjengelig, men denne vil ikke ha noe innhold før du har registrert prosjektene. Klikk på Ny for å registrere et nytt prosjekt. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navn på prosjektet, prosjektnummer og eventuelt et aktivitetsnummer hvis du ønsker det. Klikk OK, og prosjektet vil komme med i listen. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et prosjekt som allerede finnes i listen. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne et prosjekt fra listen. Klikk på Skjul/Vis for å skjule eller vise gamle prosjekter andre steder i programmet. Kolonnen Vis indikerer om prosjektet skal vises eller skjules. Klikk på Importer for å importere prosjekter fra et annet regnskap. Merk regnskapet i listen som åpnes, og klikk Velg. Kontoplanen Alle data du registrerer i forbindelse med regnskap, skal knyttes til en konto i kontoplanen. Ved hjelp av denne innstillingsfunksjonen kan du oppdatere egenskaper for de ulike kontoene. Klikk på Ny for å opprette en helt ny konto. Da åpnes vinduet Opprett ny konto, og her legger du inn kontonummer og kontonavn. Marker hvilken konto du vil redigere, og klikk på Endre. Du kan endre både nummer og navn, men du bør være svært forsiktig med dette. Marker hvilken konto du vil fjerne permanent og klikk på Slett. 33

34 Klikk på Importer for å importere en kontoplan fra et annet regnskap. Merk regnskapet i listen som åpnes, og klikk Velg. Kjørebokmaler I Kjørebokmaler registrerer du data om strekninger du kjører regelmessig. Du vil kunne bruke disse når du fører kjøringer ved senere anledninger, og dermed slipper du å fylle ut all informasjon manuelt. Klikk på Ny for å registrere en ny mal. Da åpnes et vindu hvor du blant annet skriver inn tider, avstander og reiserute. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en mal som allerede finnes i listen. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en mal fra listen. 34

35 Innstillinger Innlandssatser Her kan alle statens satser for innlandsreiser oppdateres. Disse endres ofte, derfor er dette en innstilling du sannsynligvis vil ha mye bruk for. Hver gang du er inne og redigerer, vil dagens dato legges inn i listen. Klikk på Ny for å registrere nye satser. Da åpnes et vindu hvor du legger inn detaljene for de ulike satsene på fire forskjellige fanekort. Når du klikker OK, vil de nye satsene være registrert i oversikten og ta effekt i modulen ellers. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en eksisterende sats. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en oppdatering fra listen. 35

36 VALUTAKALKULATOR Når du velger Verktøy - Valutakalkulator fra den øvre menylinjen i Reiseregning, åpnes vinduet Valutakonvertering. Her kan du regne om utenlandske beløp til norske beløp. Skriv inn summen for fremmed valuta i feltet Utenlandsk beløp. Skriv inn Kurs i feltet under. Marker om kursen gjelder En mot en eller En mot hundre. Da vil riktig beløp regnes ut og vises i feltet Norsk beløp. Klikk på Kopier hvis du vil ta med deg summen kalkulatoren ga deg et annet sted. Når du har klikket på Kopier, vil du kunne lime summen inn andre steder ved å trykke Ctrl + V, eller høyreklikke med musen og velge Lim inn (Paste). 36