Innkalling til årsmøte

Transkript

1 Innkalling til årsmøte Onsdag 28. februar 2018 kl.18:30 Sted: Dyrløkkeåsen skole, storstua. Ullerudfaret Vel E-post: Årsmøtet behandler: 1) Konstituering a) Godkjenning av innkallingen og dagsorden b) Valg av møteleder c) Valg av referent d) Valg av to til å undertegne referatet 2) Årsmelding 3) Regnskap 4) Innkomne forslag a) Forslag fra styret b) Forslag fra medlemmer 5) Budsjett 6) Valg i hht. 5 Styret i Ullerudfaret Vel Drøbak 2. Februar 2018 Vedlegg: 1. Årsmelding 2. Budsjett og regnskap 3. Innkomne forslag 4. Innstilling fra valgkomiteen 5. Fullmaktsskjema

2 Vedlegg 1 Årsmelding 2017 Styret i 2017 har bestått av: Ullerudfaret Vel E-post: post@ullerudfaretvel.com Bente Arnesen Nr år Leder ( på valg) Svein Dybvik Nr 45-2 år Nestleder ( 1 år igjen) Monica Lillebakken Nr år Styremedlem (1 år igjen) Malin Skogheim Nr 37-2 år HMS ansvarlig (1 år igjen) Magnus Seip Nr 13-1 år Regnskap ( på valg) Revisor: Tore Rytterager Leder av valgkomité: Mette Byrkje Gjennomført styrearbeid: Det er avholdt seks styremøter Velavgift innevd i to terminer. Pr mangler innbetaling seks beboere, purring blir sendt. Videre er det åtte beboere som har betalt for sent (i 2018), det er da totalt 14 halvårsavgifter som ikke inngår i regnskapet. Ordning med bruk av inkassobyrå for inneving av velavgift har fungert veldig bra. Det er ført regnskap for 2017 samt utarbeidet budsjett for Revisjonsberetningen er ferdigstilt og følges vedlagt. To dugnader er utført med normalt oppmøte. Gjennomført HMS kontroller på alle lekeplassene. Tiltak og saker som har evd en del merarbeid : Bebyggelsesplan: Årsmøte 2016 bestemmer og gir styret mandat til å jobbe med å få endret bebyggelsesplan for Ullerudfaret vel. Målet er å få ryddet opp i feil, og få fjernet mulighet til å løfte tak med 80 cm, utvendig mål. Styret gir dette oppdraget (mail av ) til en egen arbeidsgruppe bestående av tre personer: Robert Lund, Svein Oddvik og Jon Ivar Paulsen (leder). Den mottar styret et referat fra arbeidsgruppen. Her refereres det til et møte med kommunen ( ). Kommunen ønsker et uttrykk for enighet blant beboerne i Ullerudfaret vel om en endring av bebyggelsesplanen. Arbeidsgruppen foreslår at dette skjer gjennom at alle medlemmene i Ullerudfaret vel signerer en undersiftsliste. Styret er av den oppfatning at det bør utarbeides et informasjonssiv som deles ut til medlemmene før undersifter innsamles. Dette for at alle medlemmene skal få en riktig oppfatning av hva det vil si at bebyggelsesplan endres. Arbeidsgruppen utarbeidet sivet ( ) og styret avholdt et møte med arbeidsgruppen ( ). Saken har ikke kommet videre etter dette.

3 Trefelling: Styret har gjennomført to befaringer med Frogn kommune ( og ) vedr søknad om trefelling på kommunens eiendom som grenser mot Ullerudfaret vel. Det er innvilget tillatelse for felling av 79 trær. Tillatelsen har en gyldighet på 3 år. Trefellingskart er lagt ut på Ullerudfaret vel sin nettside. Skjødselsplan: Frogn kommune har utarbeidet en skjødselsplan som de ønsker Ullerudfaret vel skal signere. Skjødselsplanen følges vedlagt. Styret mener det er riktig å fremme som sak for årsmøtet hvorvidt Ullerudfaret vel skal påta seg det arbeid som er besevet i planen. Dugnader og lekeplasser: Styret har sett nærmere på forsifter rundt dette med lekeplasser. På lekeplass i øst ble det bygget en ramme fylt med fallmasse. I henhold til forsiften er laget med fallmasse for tynt, i tillegg til at rammen er for liten. Det nye styret bør vurdere hva som eventuelt skal gjøres med lekeplassen på vårdugnaden. Lekeplass i nord. Her foreslår styret at huskestativ fjernes, og at et nytt og noe mindre lekeapparat kjøpes inn. Styret har satt midler til disse formål på neste års budsjett. Fiber: Styret behandlet spørsmål vedr. fiber på styremøte den Konklusjon ble at styret ikke har mandat til å inngå avtale med fiberselskap på vegne av medlemmene. Medlemmene står fritt til å velge leverandør av TV og bredbåndtjenester. Asfaltering av vei i Ullerudfaret etter graving av fiber: Styret var flere ganger i kontakt med entreprenør (Hadeland Maskinservice), da det tok lang tid før veien ble asfaltert. Da veien omsider ble asfaltert syntes asfaltarbeid å være noe dårlig utført. Styret har påklaget dette siftlig til Hadeland Maskinservice, som på sin side ikke besvarer henvendelsen. Drenering sør og sørvest for Ullerudfaret vel: Styret har søkt Frogn kommune om drenering sør og sørvest for Ullerudfaret vel. Dette for å unngå vannansamlinger i hager og på terrasser. Frogn Kommune har avslått søknaden. Avtale om snøbrøyting, strøing og feiing Styret har inngått en avtale med Hans Kristian Raanaas vedr. snøbrøyting, strøing og feiing til fast pris. Etter en vurdering av tidligere fakturaer, er styret kommet fram til at en fastprisavtale er rimeligere for Ullerudfaret vel.

4 Vedlegg 2: DRIFTSREGNSKAP 2017 Kont onr.: Navn: No te: Budsjett Inntekter: 110 Vel-avgift à (2017) Budsjett 2017 Regnskap 2017 Regnskap Andre inntekter Sum Inntekter: Utgifter: 210 Feste-avgift Brøyting/strøing/Feiing Velforbundet/VFO (inkl. forsiing) Utgift i fbm. Inkasso Lekeplass vedlikehold Utgifter ifm Styrearbeid Sommerfest Vedlikehold utearealer Container/papir-/avfall Transport ifbm dugnad Diverse kostnader Styrehonorar Avsetning - Asfaltfond Avsetning - Veilysfond Avsetning - Uforutsette utgifter Tap på fordringer - utestående årsavg Sum utgifter: Overskudd/underskudd før finans: Finansinntekter Finanskostnader/gebyrer Overskudd/underskudd: BALA NSE - overskudd / + underskudd Eiend eler: Utestående årsavgift pr Driftskonto - DNB pr Kapitalkonto - DNB pr Sum eiendeler: På konto pr Egenkapital: EK pr :

5 Årets resultat ( overskudd/+underskudd) EK pr Avsetning - Asfaltfond Avsetning - Veilysfond Avsetning - Uforutsette utgifter Sum avsetninger Sum Avsetning, Egenkapital og gjeld NOTE R 1 Asfaltfond Vedtak av begrenset oppad til Veilysfond. Avsetning pr. år. 6000,-, inntil ,- er avsatt Høst 2017 innbetalt 6 stk og ubetalt 8 stk Januar Regnskapet uten Velavgift iht Noter 4, gir et underskudd på. 55,- Oversikt velavgift: Vår Høst Utestående

6

7 Vedlegg 3: Innkomne forslag til saker til årsmøte A. Forslag fra styret på saker til årsmøte SAK 4 A1: Styret foreslår at årsmøtet tar stilling til hvorvidt Ullerudfaret vel skal signere skjødselsplan slik den foreligger fra Frogn Kommune. I korte trekk er skjødselsplan en avtale mellom Ullerudfaret vel og Frogn kommune om at Ullerudfaret Vel påtar seg vedlikehold av vegetasjon på kommunen sine områder som grenser til vellet. Skjødselsplan følger vedlagt i eget dokument. SAK 4 A2: Styret foreslår at årsmøtet diskuterer/tar stilling til hva som skal gjøres med lekeplassene. Fallsiing rundt huskestativer er ikke helt i henhold til forsift om sikkerhet ved lekeplassutstyr. I all hovedsak er tykkelse på støtsand for tynn, og i øst er også støtsandområdet for lite. B. Forslag fra medlemmer på saker til årsmøte SAK 4 B1: Innkommet forslag fra Svein Oddvik vedr. kollektivavtale for bredbånd og TV. Ref. vedlegg. SAK 4 B2: Innkommet forslag fra Svein Oddvik vedr. biloppstillingsplasser/p-plasser for C-hus. Det har blitt påpekt at styrevedtak fra 1995 om betaling av biloppstillingsplasser ikke har blitt iverksatt. Årsmøtet må ta stilling til hvorvidt man skal iverksette ekstra avgift (. 103,- pr. år) for p-plasser C- hus, eller man skal la det forbli slik det har vært i de siste 23 år. Hvis årsmøtet velger å øke velavgiften for C-hus, vil dette uansett ikke få tilbakevirkende aft.

8 Vedlegg 4: Forslag til nye styremedlemmer 2018 Sitter ett år til: Svein Dybvik Malin Skogheim Monica Lillebakken Nye medlemmer: Anita Gerber UF 33 Andreas Nordby UF 7 Elise Grønseth UF 51 Stein Nygård revisor for 1 år Valgkomitè: Mette Byrkje UF 26 leder for 1 år Kate Skøyum UF 32 2 år Elisabeth Kroge UF 20 2 år

9 Vedlegg 5: FULLMAKT Årsmøte På årsmøtet har hver husstand, og som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift fullt ut, 1 en stemme. Huseier/beboer kan møte personlig eller ved siftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av foreningen som har betalt siste forfalte vel-avgift. Et medlem kan dog bare møte med kun 1 en fullmakt. Jeg gir med dette: i Ullerudfaret nr. fullmakt til å representere meg på årsmøtet i Ullerudfaret Vel den 28. februar 2018 Dato: Signatur: Ullerudfaret nr.

10